La conception du logiciel eyewin

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1 La conception du logiciel eyewin Nous constatons avec plaisir que vous vous intéressez à notre logiciel eyewin. Notre brochure d information eyewin vous donnera un aperçu tout aussi bref qu instructif des caractéristiques de notre logiciel pour opticiens. eyewin est le logiciel Windows 32 bits d avenir pour toutes les tâches relatives à la gestion et au conseil à la clientèle de l opticien suisse. En mettant au point ce logiciel nous avons beaucoup tenu à ce qu il soit ergonomique, puisque seul sera satisfait et seul fera son travail d une façon rapide et effective un utilisateur qui se voit soutenu dans son travail sans être aux prises avec des restrictions dans le déroulement de son travail quotidien. En plus, il ne faudra pas apprendre des séquences d instructions ou des codes numériques incompréhensibles. Tout est conçu d une façon compréhensible et prend comme modèle d ergonomie le comportement des hommes. eyewin a été créé en utilisant les outils de développement Microsoft les plus récents. Pour la gestion des données eyewin utilise une base de données moderne qui garantit une sécurité des données et une disponibilité des données maximales tout en permettant un accès rapide même en cas de grandes quantités de données. eyewin permet l utilisation de la souris ainsi que du clavier. Cet atout s avèrera inestimable surtout lors de l emploi direct de l ordinateur dans l entretien vendeur-client. Et si vous avez besoin d être aidé? Si vous avez tout de même des questions auxquelles les informations fournies par la fonction aide du logiciel ne sauront pas répondre, notre équipe de renseignements téléphoniques sera très volontiers à votre disposition. Ce service est gratuit et vous pourrez joindre notre équipe tous les jours ouvrables. Les pages suivantes vous familiariseront avec la structure et la conception du logiciel eyewin. En cas de questions supplémentaires, je serai heureux de recevoir votre appel ou votre courrier électronique. Avec l expression de mes sentiments distingués. Hans Altherr Propriétaire eyewin software GmbH Rütistrasse Schlieren mail: 1

2 Aperçu des modules du logiciel eyewin La gestion des clients et des commandes voir page 5 Fiche client avec un nombre illimité de fiches de commande Conversion aisée CHF < >Euro Nombre illimité d indices de publicité à définir selon vos besoins, pour une répartition facile de vos clients Intégration d images Etablissement des prix et facturation automatiques, en liaison avec la gestion des prix courants verres Fiche individuelle pour chaque client Intégration de la déclaration de conformité selon la loi sur les produits médicaux Générateur de formulaires pour l impression de formulaires divers, tels que cartes d identité lunettes, autocollants, devis, factures, etc. Système de sécurité avec contrôles de vraisemblance Traitement ultérieur aisé en cas de corrigés ou compléments Contrôle souris confortable Le système de gestion LC et de règlement voir page 9 Gestion complète de l assortiment en LC Etablissement des prix et facturation automatiques, en liaison avec l assortiment en LC Intégration de la déclaration de conformité selon la loi sur les produits médicaux (Medizinproduktgesetz MPG) Générateur de formulaires pour l impression de formulaires divers, tels que cartes d identité lentilles, devis, factures, cartes multi-fonctions, etc. Horloge LC pour inviter les clients à des contrôles ultérieurs, etc. Possibilité d intégrer jusqu à 5 images par commande, en plus des 2 fichiers images par paire de lentilles mesurées Le protocole de réfraction voir page 10 Anamnèse détaillée, qui peut être définie selon vos souhaits Possibilité d intégrer jusqu à 5 images Beaucoup d espace pour vos textes individuels La gestion des prix de verres voir page 11 Gestion particulière de tous les prix de verres (possibilité de créer des listes individuelles) Importation aisée des prix d achat et de vente par téléchargement à partir de tous les producteurs de verres courants, y compris le calcul des prix verres GLK2005 Inutile de conserver des prix courants sur papier Comptabilisation avec établissement du prix automatique Jeu d écriture direct à partir de la gestion commandes 2

3 Le module de gestion des stocks pour montures et articles de commerce voir page 12 Gestion particulière de montures et d articles de commerce Gestion complète des données permanentes fournisseurs Gestion automatique des stocks Systèmes de calcul étendus Impression d inventaires et de prix courants Compteur automatique pour l inventaire, avec équilibrage des différences Jeu d écriture direct à partir de la gestion commandes Systèmes de réévaluation pour le bilan annuel Subdivision grâce à des systèmes de groupes de marchandise Etiquettes affichant le prix en CHF et en EURO La gestion des fournisseurs voir page 13 Gestion des données permanentes des fournisseurs de verres et de montures Fiche individuelle pour chaque fournisseur Choix individuel de la monnaie selon le fournisseur Exploitation de eyewin en réseau voir page 13 Intégration d un nombre illimité d ordinateurs dans le réseau de votre établissement Systèmes de sécurité qui protègent contre la perte de données dans le régime réseau Optimisation de l organisation du travail Mises en demeure voir page 14 Détection automatique de tous les clients à recevoir une sommation de paiement Détection automatique de tous les clients à recevoir une lettre de rappel Réalisation individuelle des textes de sommation Fusion automatique des clients et des textes correspondants Impression de listes de propositions Possibilité d intervenir manuellement à tout niveau de la procédure de sommation, selon les besoins individuels Liste de toutes les créances Aperçu des commandes non exécutées jusqu à présent Le marketing direct / Le suivi des clients / La publicité d anniversaire voir page 15 Système de sélection étendu Réalisation individuelle des textes avec différentes formules de début de lettre Impression de listes de propositions Blocage de publicité pour les clients qui ne désirent pas obtenir des circulaires publicitaires Impression sur papier à lettres ou exportation vers Microsoft Word Publicité d anniversaire individuelle, avec sélection par étapes de décennies, détection de l âge ainsi que du jour de l anniversaire, offrant la possibilité de réaliser les textes selon les besoins individuels Module d exportation de données intégré Le traitement de textes voir page 17 Système de traitement de textes pour la correspondance quotidienne Module de gestion d adresses intégrée, y compris pour les adresses privées Possibilité d accéder à la totalité des adresses disponibles dans le système (fiches clients, fiches fournisseurs, etc.) Soutien intégral de toutes les imprimantes courantes Possibilité de réaliser les documents selon les besoins individuels 3

4 Le centre SMS voir page 18 Envoi direct de messages SMS vers les téléphones mobiles de vos clients Messages modèle SMS Envoi de messages SMS à partir de la fiche client Envoi de messages SMS à partir du centre SMS La commande de verres voir page 19 Possibilité confortable de passer des commandes téléphoniques via l écran Liste de commandes automatique Impression de formulaires de commandes par fax préfabriqués Passation de commandes via un logiciel de partenaires industriels Les mises en valeur statistiques voir page 20 Mise en valeur des données clients, collaborateurs, réfractionnistes, marchandises et chiffres d affaires Listes des «best-sellers» et des «rossignols» dans le domaine des montures Comparaisons périodiques des mises en valeur Préparation graphique claire Disponibilité rapide des données de base pour prendre des dispositions La caisse informatisée de eyewin L ordinateur se transforme en caisse la caisse enregistreuse devient obsolète voir page 21 Possibilité de raccorder un tiroir caisse et une imprimante thermique Accès total aux données clients, commandes et stock Sortie automatique du compte des marchandises vendues Répartition selon les différents collaborateurs Compte rendu de caisse quotidien et mensuel Intégration totale de codes à barres Rationalisation de l organisation de l entreprise grâce au complément automatique des fiches lunettes Manipulation aisée, comme d habitude L agenda avec fonction aide-mémoire voir page 22 Vue claire de l agenda, par semaine et par mois Organisation parfaite grâce à des catégories définies selon les besoins individuels Vue instantanée du jour actuel dans le masque principal Impression aisée des rendez-vous du jour Quelques indications générales par rapport à eyewin voir page 23 Conditions requises pour l utilisation de eyewin voir page 24 La version d entraînement et d instruction du logiciel eyewin voir page 25 Les services et séminaires eyewin voir page 26 Etiquettes et impression échantillons voir page 27 MODULES SUPPLÉMENTAIRES Vous pouvez suivre l étape actuelle du développement de la version eyewin sur Internet, sous l adresse 4

5 La gestion clients La gestion clients constitue le système nerveux central de tout le logiciel eyewin. C est ici que vous gérez vos clients et les commandes correspondantes comme dans une boîte aux fiches. Chaque client a sa propre fiche qui contient toutes les informations importantes relatives au client. Une multitude de fonctions automatiques vous aideront pour que vous puissiez économiser un maximum de temps. Ainsi, des noms de villes ou des codes postaux fréquemment utilisés sont commandés par des menus déroulants et transmis vers le masque écran. Saisir inutilement des données deviendra ainsi obsolète. Afin de vous faciliter l accoutumance, le masque écran rappelle une fiche ordinaire telle qu elle est utilisée dans toutes les entreprises d opticiens. Masque écran d une «fiche client» Garder la vue d ensemble La structure ergonomique et claire des masques écran vous permettra de travailler longtemps sans vous fatiguer. Une recherche rapide En utilisant son nom, prénom ou sa date de naissance vous pouvez appeler en un clin d œil tout client que vous avez déjà enregistré. Même si vous ne vous souvenez que d une partie du nom, le système détectera, grâce à ce fragment, tous les clients qui correspondent à vos données. Notre base de données ne se fatiguera pas, même en cas de quantités de données considérables (p.ex clients), mais recherchera le client désiré avec la rapidité de l éclair. 5

6 «Pense-bête» En plus des données provenant du masque client, vous avez à votre libre disposition, pour chaque client, une fiche comprenant plusieurs pages d écran. Vous pouvez ainsi sauvegarder des informations supplémentaires relatives à vos clients afin d être «up to date» à tout moment. Sécurité Le logiciel vérifiera automatiquement toutes les données que vous entrez et procédera à un contrôle de vraisemblance. Ainsi les noms de lieux ou de personnes écrits avec minuscule seront immédiatement transformés en orthographe correcte - et ceci tout à fait automatiquement. Cela vous permettra de n utiliser que des minuscules en saisissant rapidement vos données. Le logiciel s occupera du reste. Organisation Afin de rendre votre gestion plus efficace vous pouvez imprimer, directement à partir de la fiche client ainsi que de la gestion commandes, des formulaires divers contenant les données relatives aux clients. C est à vous de décider si vous voulez utiliser les formulaires que nous mettons à votre disposition, si vous voulez les modifier ou si vous préférez utiliser vos propres formulaires. Vous avez libre accès à tout le générateur de formulaires et pouvez ainsi adapter à vos besoins spécifiques tous les formulaires (tels que cartes d identité lunettes, factures, devis, etc.). Distinction Nous avons tenu beaucoup à ce que vous puissiez vous adresser correctement à vos clients. La formule de début de lettre indiquée dans la fiche client (Monsieur, Madame, etc.) fait une distinction nette entre les groupes de personnes auxquelles vous pouvez vous adresser en utilisant respectivement «vous» et «tu». Ainsi vous pouvez éviter l impression typique que fait une lettre écrite par ordinateur, en profitant d un degré maximum d individualité. Pas de doubles La saisie multiple d un client (double) est quasiment exclue grâce à une procédure de saisie particulière à moins que vous ne souhaitiez une telle saisie double d un client. Images Il est possible d intégrer dans le système plusieurs images par client, afin de pouvoir rappeler à tout moment la présentation de lunettes. 6

7 La gestion commandes Pour vous permettre de saisir des commandes rapidement et sans problèmes, eyewin lie la gestion commandes directement à la fiche client pour chaque opération de vente. Il va de soi que vous avez un accès intégral aux commandes déjà passées, qui sont présentées en ordre chronologique. Vous pouvez ajouter un nombre illimité de nouvelles commandes. La structure choisie est éminemment simple: Cette image vous montre que le client «Wiegand» est déjà enregistré avec quatre commandes. Chaque commande consiste en deux parties distinctement séparées l une de l autre: La section données Dans la section données vous saisissez toutes les données concernant la réfraction, les verres et les montures. Masque écran d une «commande lunettes» 7

8 Gestion stock Le fait que vous pouvez directement, à partir de tous les domaines du stock (verres, montures, marchandises),contre-passer vers la commande en important toutes les valeurs, vous épargnera beaucoup de travail de saisie. Vous sélectionnez tout simplement les articles nécessaires dans un menu déroulant. Services supplémentaires Les prestations de service supplémentaires telles que réfraction, polissage, etc., ou bien la vente de produits tels qu étuis ou produits de nettoyage, seront saisies dans la section facturation et prises en compte dans la facture. Impression de factures Vous pouvez à souhait imprimer les factures préfabriquées sur vos propres feuilles de papier individuelles ou bien sur du papier blanc, en y intégrant votre logo. Vous pouvez réagir à des cas particuliers en y intégrant un texte individuel supplémentaire. Impression de formulaires Il est possible d imprimer des formulaires selon vos besoins, directement à partir de la commande. Pour cela faire vous utilisez soit les formulaires que nous vous proposons et que vous pouvez toujours modifier, soit des formulaires que vous avez créés vous-mêmes. Les possibilités offertes vont des formulaires de factures différents jusqu aux devis ou feuilles de travail, en passant par les cartes d identité lunettes. Même la création d un formulaire multi-fonctions avec commande atelier, facture, carte d identité lunettes et bon de récupération ne présente aucun problème. Détermination des prix Le système détermine tous les prix de vente. En appuyant tout simplement sur un bouton vous invitez le système à déterminer le prix total. Il va de soi que le logiciel sait utiliser l Euro. EURO La conversion CHF < > Euro ne présente aucun problème. Evaluation En répartissant vos collaborateurs dans les domaines conseil, atelier et contrôle, vous pouvez à tout moment retracer l exécution d une commande. Traitement ultérieur Toute commande peut à n importe quel moment être modifiée ou complétée dans les domaines souhaités. Vous pouvez également intervenir manuellement et à tout moment dans les fonctions automatiques. Pour les encaissements ultérieurs une fonction de saisie raccourcie est à votre disposition, qui vous évitera de parcourir à chaque fois la commande entière. Ici une fois de plus le plus important c est un travail efficace avant tout grâce à un contrôle moderne utilisant largement la souris. Le système de gestion et de facturation LC 8

9 La section données Dans la section données vous saisissez toutes les données relatives aux lentilles et vous activez, en cas de besoin, la fonction horloge pour LC. Ici vous documentez le moment exact de la remise ainsi que le numéro LOT. Sur une fiche séparée vous pouvez même saisir avec une image les lentilles de mesure nécessaires. En outre vous avez la possibilité d enregistrer jusqu à 5 images supplémentaires ainsi que d entrer une bonne quantité de texte individuel. Il va de soi que les données réfraction sont elles aussi intégrées. Masque écran d une commande de LC Services supplémentaires Les prestations de service supplémentaires telles qu ajustage, réfraction, exercice de maniement, etc., ou bien la vente de produits tels que produits de nettoyage pour LC, seront saisies dans la section facturation et prises en compte dans la facture. Gestion lentilles Ici vous saisissez toutes les données permanentes des lentilles. Ces données peuvent être intégrées directement dans la commande, la détermination du prix y étant inclus, bien sûr. Masque de saisie pour la gestion des données permanentes lentilles 9

10 Le protocole de réfraction La section données Ici vous saisissez non seulement les valeurs de correction définitives, mais vous documentez aussi les différents résultats de réfraction. Vous pouvez définir une anamnèse détaillée et individuelle et, qui plus est, vous avez la possibilité d enregistrer des images et un texte individuel. Masque écran d un protocole de réfraction Pas de saisies doubles Il va de soi que vous pouvez utiliser vos entrées en tant que base pour des commandes ultérieures, aussi bien dans la commande lunettes que dans la commande LC. La gestion des prix de verres 10

11 La gestion des verres vous libère de la gestion des prix courants verres de vos fournisseurs, qu elle intègre dans la facturation automatique. Gestion Dans la gestion stock de vos verres toutes les données relatives aux produits et aux prix sont gérées de façon centrale. Masque de saisie clairement structurée pour la gestion des prix courants verres Prix Dès que des prix sont modifiés, vous pouvez télécharger et intégrer directement dans votre système les prix courants verres offerts par tous les producteurs de verres courants, couvrant toute la gamme de produits. Ainsi vous économisez votre temps précieux et vous disposez des prix les plus récents sans avoir à les entrer manuellement dans votre système - SANS QUE CELA ENTRAÎNE POUR VOUS DES COÛTS SUPPLÉMENTAIRES! 11

12 La gestion stock pour montures et articles de commerce Gestion Dans la gestion stock pour montures et articles de commerce toutes les données relatives aux caractéristiques, aux produits et aux prix sont gérées de façon centrale. Calcul Le système de calcul flexible vous permet dès maintenant de laisser votre calculette dans le tiroir de votre bureau. Une fois le schéma de calculs réglé, la fixation des prix de montures achetées est vite faite. Pendant que vous entrez les montures, le système vous propose déjà le prix de vente calculé. Recherches Si le nombre disponible d un produit tombe au-dessous de la quantité minimale prévue du stock, votre système vous en avertira. Si vous le désirez, eyewin déterminera immédiatement les quantités manquantes soit par rapport à des fournisseurs individuels soit par rapport à votre gamme de produits entière. Gestion stock montures Gestion stock articles de commerce Affichage des prix Une simple pression sur le bouton correspondant suffit pour que vous ayez à votre disposition des autocollants divers pour l affichage des prix de vos montures et marchandises. Le prix sera imprimé soit en une seule monnaie soit en notation double (CHF + EURO). Ces étiquettes sont offertes par la eyewin software GmbH (pour les échantillons voir appendice). 12

13 N ayez pas peur! L inventaire perd de son horreur. Des feuilles de pointage triées ainsi que des réajustements de la valeur confortables donnent le bon résultat en considérablement moins de temps qu avant. Notre compteur automatique fera preuve d une efficacité toute particulière en vous permettant de saisir directement dans le masque écran le nombre de montures trouvées et de clarifier immédiatement des différences éventuelles, sans perdre du temps en cherchant dans des documents imprimés. Impression La vérification permanente des stocks vous fournit à tout moment des inventaires actuels. Ces derniers peuvent être dressés par rapport à un fournisseur individuel ou par rapport à la gamme entière de vos produits. La gestion fournisseurs La gestion fournisseurs de eyewin prend en charge la gestion des fournisseurs de verres, de LC, d articles de commerce ainsi que de montures. Ici vous pouvez accéder à chacun de vos fournisseurs pour lui attribuer les produits fournis. La gestion fournisseurs La mise en réseau d ordinateurs eyewin Si vous souhaitez relier plusieurs ordinateurs dans votre entreprise afin de pouvoir travailler simultanément à plusieurs postes avec les mêmes données, nous vous conseillons d installer un réseau informatique. Pour ceci vous aurez besoin d une version eyewin multiposte afin d`éviter des conflits au sein des stocks de données ainsi que de supprimer d autres sources d erreurs. Outre le logiciel vous aurez besoin d un «raccordement technique» de vos ordinateurs qu assure un réseau informatique. Etant donné que les réseaux sont une construction hautement complexe, une installation effectuée par un expert s impose. Si vous désirez obtenir des informations supplémentaires, n hésitez pas à nous contacter. 13

14 Les mises en demeure Ce module vous garantit un contrôle optimisé des créances de vos clients. Un système de mise en demeure et de rappel à trois étapes couvre respectivement les cas de lunettes non récupérées ou de factures impayées (la combinaison des deux cas est également possible). Texte Vous pouvez librement rédiger les textes de mise en demeure nécessaires et les réutiliser pour d autres clients en cas de besoin. Les données relatives aux clients et aux commandes spécifiques sont contrôlées par des caractères génériques (jokers) et insérées dans vos textes. Ainsi l impression montrera toujours les données correctes. Une sélection selon les mises en demeure nécessaires Détection Vous êtes à la recherche de vos «brebis galeuses»? Une sélection effectuée par eyewin les trouvera sûrement. Vous ne devez définir qu une seule fois, d après vos habitudes, au bout de combien de temps et dans quels intervalles vous voulez envoyer des lettres de rappel. Un tableau clair vous donnera ensuite des renseignements précis à propos du: Qui? Pourquoi? et Combien? Fusion Dès que vous êtes contents des propositions de mise en demeure faites par votre logiciel, l imprimante attend vos ordres. Elle commencera alors automatiquement la fusion des clients à être sommés et des textes de mise en demeure correspondants ainsi que l impression des lettres. Déroulement 1.Sélection 2.Vérification 3.Impression eyewin détecte tous les cas de mise en demeure. Vous vérifiez les propositions afin de pouvoir effacer toute mise en demeure que vous ne souhaitez pas envoyer. Vos lettres de mise en demeure sont générées par votre imprimante. Information Chaque sélection des mises en demeure engendre un petit «produit collatéral»: vous obtiendrez une liste détaillée des créances de vos clients ainsi qu un aperçu des commandes qui jusqu à présent h ont pas été menées à bien. 14

15 Le module de publication directe Votre publicité doit être à l heure? Aucun problème avec le puissant module de publication directe de eyewin. Ce système complexe de sélection avec traitement de textes intégré constitue un outil formidable pour le suivi des clients et la réactivation de clients, pour vous rendre possible la mise en valeur intégrale du potentiel de votre marché régional. Nous avons réparti le module de publication directe en trois composantes importantes: 1) La publication directe bien orientée En faisant de la publicité directe bien orientée vous vous adressez à des groupes spécifiques parmi l ensemble de vos clients. Ce courrier publicitaire est on ne peut plus «personnalisé» afin d assurer un maximum d individualité et de vous garantir un succès maximal de votre campagne publicitaire. 2) La publication d anniversaire Sans grand effort vous obtiendrez une fidélisation émotionnelle de vos clients en leur adressant une lettre personnalisée de félicitations. 3) Le service après-vente Ce module vous permet de vous occuper pleinement de vos clients. Quelques semaines après l exécution de la commande vous écrivez à votre client une lettre pour savoir s il est content de vous et de ses nouvelles lunettes. Vous invitez ainsi votre client d aller vous voir encore une fois afin de faire corriger la position de ses lunettes, si besoin est. Une deuxième lettre sera envoyée au bout d un certain temps, p.ex. au bout de trois ans. Elle vous permettra par exemple de signaler à votre client un éventuel changement de vision, afin de réactiver votre client. C est à vous de fixer les délais pour l expédition de ces lettres, et eyewin s occupera du reste. Exemple d une publication directe Sélection Vous sélectionnez pour vos publipostages le groupe cible selon tous les critères importants. Pour cela vous utilisez soit le procédé des conditions affirmées, c est-à-dire vous choisissez tout simplement une caractéristique spécifique en tant que critère de sélection positive, soit le procédé des conditions niées, c est-àdire vous choisissez une caractéristique qui servira de critère d exclusion. Vous pouvez naturellement combiner ces deux procédés. Nous avons tenu beaucoup à ce que vous puissiez aisément saisir toutes les options du module. Les compositions compliquées et déconcertantes, aboutissant souvent à des résultats indésirables, seront ainsi exclues. eyewin présélectionne votre courrier d anniversaire en intervalles de décennies. Au lieu de vous occuper tous les jours de vos clients fêtant leur anniversaire, vous générez tous les 10 jours les lettres nécessaires que vous envoyez à temps. 15

16 Contrôle Avant l impression vous pouvez vérifier et, le cas échéant, corriger les résultats de votre sélection. Il va de soi que vous pouvez également supprimer des adresses de votre sélection. Liste des critères de sélection possibles Conception En vous offrant la possibilité de définir vous-mêmes des caractéristiques client, nous vous garantissons un degré maximum de flexibilité supplémentaire. Pas besoin d avoir recours à des caractéristiques qui peuvent vous sembler inutiles. Vous répartirez plutôt vos clients sur des catégories qui correspondent le plus à votre situation de marché. Vous pouvez par exemple procéder à la répartition de vos clients potentiels selon des critères tels que pouvoir d achat, orientation à la dernière mode ou bien d après les différentes formes d offres possibles, dépendant p.ex. de la capacité de porter des lentilles de contact. C est surtout cet aspect qui vous assurera un impact publicitaire particulier même dans le cas de stratégies publicitaires hors du commun. Outres les caractéristiques définies individuellement, tous les autres critères de sélection sont bien sûr à votre disposition. Textes Le traitement de textes intégré de eyewin vous permet de créer vos textes publicitaires. Seront utilisés deux textes différents: D une part, un texte d un style plutôt cérémonieux, avec la formule d adresse «vous», d autre part, un texte moins cérémonieux avec la formule d adresse «tu». Ceci vous permettra de trouver le «bon ton» pour tous vos clients. Lors de l impression le logiciel s occupera de la fusion correcte des textes et des adresses. Impression Dans tous les domaines du marketing direct vous pouvez imprimer vos lettres personnalisées, tout en profitant de la performance de votre imprimante. Sortie de fichiers Vous pouvez exporter tous les clients que vous avez sélectionnés dans un fichier à part, qui sera à votre disposition pour tout traitement ultérieur sous forme de lettre en série, p.ex. dans votre logiciel de traitement de textes Microsoft Word. 16

17 Le traitement de textes Le traitement de textes eyewin vous offre un éditeur convivial à gestion d adresses intégrée. Le point fort de ce module est la possibilité de taper une lettre «en passant», sans la contrainte de devoir se familiariser avec un système complexe. Il va de soi qu une forme agréable ainsi que l arrangement en bonne et due forme des textes imprimés sont entièrement assurés. Vous saurez vite apprécier les qualités de ce module de traitement de textes, aussi bien dans votre correspondance commerciale que dans le secteur privé. Rapidité Vous n avez à définir qu une seule fois la configuration de base ainsi que le design de votre courrier et de vos documents. Vous pouvez aussi les modifier selon vos souhaits. En tout cas, ils resteront à votre disposition pour toute utilisation ultérieure. Vous n avez plus qu à vous occuper du texte proprement dit, votre ordinateur s occupera du reste. Le système intégrera pour vous l adresse postale, la formule de début de lettre, l en-tête, la formule de politesse, la date actuelle, le bas de la lettre, etc. Mémoire Tous les textes que vous avez conçus seront sauvegardés et resteront par conséquent à votre disposition jusqu au moment où vous les écraserez par réécriture. Ainsi vous pourrez toujours profiter de textes déjà existants en n appliquant que des modifications légères. Dans le cas d un envoi en retour d une marchandise ou d une réclamation vous utiliserez donc le texte préfabriqué auquel vous ne devrez ajouter que la date actuelle. Accès total L intégralité des données adresses enregistrées dans le système entier (clients, fournisseurs, etc.) est à votre disposition dans le module de traitement de textes. Une fois le texte saisi, vous indiquez tout simplement au système la forme et le destinataire de la lettre. Adresses La gestion d adresses supplémentaire est destinée à toutes les adresses qui ne sont enregistrées dans aucun des autres modules du logiciel. Une fois de plus, vous pouvez répartir les adresses sur plusieurs catégories que vous avez définies vous-mêmes. Il va sans dire que vous pouvez y intégrer aussi vos adresses de nature privée. La gestion d adresses La rédaction d une lettre 17

18 Le centre SMS Le centre SMS vous permet d envoyer des messages brefs vers le téléphone mobile de vos clients. «Vos lunettes sont prêtes» sera sans doute le message le plus fréquemment envoyé. Théoriquement le système peut communiquer avec tous les réseaux de téléphones mobiles dans le monde entier. Modèles de SMS Afin de pouvoir réactiver des textes fréquemment utilisés, vous profiterez de la possibilité de créer des messages type que vous pouvez ensuite envoyer autant que vous voudrez. 1. SMS à partir de la fiche client Vous pouvez d une façon très confortable déclencher l envoi de SMS à partir de la fiche client. Vous choisissez tout simplement un message type, vous entrez le numéro de téléphone et un clic de plus préparera le SMS. 2. SMS à partir du centre SMS Une autre possibilité consiste en l envoi de SMS directement à partir du centre SMS. Pas besoin pour cela d établir une fiche de client. L accès intégral à vos messages type est aussi assuré. 18

19 La commande de verres Pendant que vous saisissez une nouvelle commande, vous pouvez déjà déclencher une commande verres. Le module de la commande verres sert de dépôt pour toutes les commandes prévues. Téléfax Vous demandez sans peine une liste de commande verres que vous enverrez ensuite par téléfax à votre fournisseur correspondant. Téléphone Si vous ne disposez pas de télécopieur vous pouvez vous servir des tableaux de commande clairs visualisés sur l écran que vous offre le logiciel et qui faciliteront la commande passée par téléphone. Contrôle En outre le module commandes verres vous donne un aperçu de tous les verres que vous avez déjà commandés mais qui ne sont par encore arrivés chez vous. Ainsi vous pourrez tout de suite détecter des retards de livraison. Ecran visualisant le système de commandes verres 19

20 Les mises en valeur statistiques Pour la gestion de votre entreprise eyewin vous fournit une vaste base d informations. La mise en valeur de votre chiffre d affaires vous procurera une base solide pour vos décisions futures. Chiffre d affaires Le chiffre d affaires trimestriel sera réparti en différents chiffres d affaires partiels. Le chiffre d affaires actuel sera comparé avec le chiffre d affaires de l année précédente. Vous comparez par exemple les parts du chiffre d affaires des différents types de verres ou vous pouvez vous renseigner sur la question de savoir, lesquels de vos genres de montures sont les plus populaires. Ainsi vous pourrez p.ex. réajuster votre stratégie de marketing d après ces critères. Statistique du groupe d échange d expériences (Erfa) 20

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