STS-WEB. Bascule vers «l année en préparation» - Préparation de DGH

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1 STS-WEB Bascule vers «l année en préparation» - Préparation de DGH Bascule STS Page 1 sur 25 DATSI Suivi EPLE

2 SOMMAIRE ETAPE 1 : BASCULE VERS L ANNEE EN PREPARATION 1. Généralités a. Quels sont les objectifs de la bascule b. Quand peut-on lancer la bascule? c. Quelles données sont basculées? d. Quand peut-on relancer la bascule? e. Que peut-on faire en année en préparation? f. Que faire pendant ces périodes? 2. Les différentes étapes de la bascule vers l année en préparation a. Se connecter à STS-WEB b. Sélectionner les éléments à basculer c. Description des différentes possibilités d. Si le choix «sélection du type d ARE» a été fait e. Lancer la bascule f. Fin de la bascule g. L utilisateur doit se reconnecter dans STS-WEB, mise à jour ETAPE 2 : ANNEE EN PREPARATION 1. Connexion à l année en préparation 2. Situations différentes obtenues à partir des choix effectués a. Ecran émanant du choix «TOUT BASCULER» b. Ecran émanant du choix «BASCULEMENT DES STRUCTURES ET DES SERVICES» c. Ecran émanant du choix «BASCULEMENT DES STRUCTURES SEULEMENT» 3. Les «services libres» : généralités 4. Les «services libres» : constitution 5. Les «services libres» : gestion 6. Les «services libres» : création a. Créer un service en cliquant sur le lien de la MATIERE b. Créer un service en cliquant sur le lien de la STRUCTURE c. Créer un service en cliquant sur le bouton "Ajouter un service libre" 7. Les «services libres» : modification 8. Les «services libres» : suppression a. Suppression à l unité b. Suppression par lot 9. Les «services libres» : consultation a. Objectifs b. Consultation par matières : c. Consultation par structures : ETAPE 3 : AIDE A LA PREPARATION DE LA DGH ETAPE 4 : EXPORT VERS LES LOGICIELS PRIVES D EMPLOI DU TEMPS Bascule STS Page 2 sur 25 DATSI Suivi EPLE

3 ETAPE 1 BASCULE VERS L ANNEE EN PREPARATION 1. Généralités Quels sont les objectifs de la bascule Dans STSWEB la bascule permet De créer une année en préparation De transférer certaines données de l'année en cours vers l'année en préparation. Quand peut-on lancer la bascule? Dans STSWEB, la bascule des données peut être lancée dès que la campagne de rentrée est clôturée dans l'établissement (c'est à dire après la mise en paie des HSA). Elle ne peut être lancée qu'à partir d'une année en cours, avec un profil d'utilisateur de type "Mise à jour" Avant la fermeture de campagne de rentrée Le menu «BASCULE» n est pas visible Après la fermeture de campagne de rentrée Le menu «BASCULE» est visible Quelles données sont basculées? Au choix de l'utilisateur: La structure: o Les divisions o Les divisions et les groupes o Aucun élément de structure Les ressources locales (toutes ou aucune) Les services: o Tous ou aucun o Avec ou sans les rattachements aux professeurs o Avec ou sans les pondérations Les ARE: o Aucune o Selon un choix par rapport au type d'are qui étaient saisies en année en cours Automatiquement: Les MEF Les matières Et les programmes de l'année en cours. Bascule STS Page 3 sur 25 DATSI Suivi EPLE

4 Quand peut-on relancer la bascule? Il est possible de relancer plusieurs fois la bascule, tant que les nomenclatures de la prochaine année scolaire n'ont pas été réceptionnées dans STSWEB. Attention: il s'agit d'un traitement de type annule et remplace : o Lors de la relance de la bascule, les données basculées précédemment, ou saisies directement dans l'année en préparation depuis la précédente bascule seront supprimées. o Si des services existent dans l'année en préparation, car basculés précédemment ou saisis depuis la précédente bascule un message d'avertissement apparaît à l'écran et permet éventuellement d'annuler la relance de la bascule : Que peut-on faire en année en préparation? «Durée de vie» de l année en préparation L'année en préparation peut aller du mois de novembre/décembre environ (selon la date de clôture de la campagne de rentrée) au 1 er septembre de rentrée suivante. A cette date du 1 er septembre, l'année en préparation devient automatiquement «Année en cours». «Périodicité» de l année en préparation L'année en préparation est divisée en deux périodes : o Période 1 : avant la réception des nouvelles nomenclatures de scolarité (MEF, matières, programmes) de l'année en préparation, qui en moyenne a lieu au mois de mai. o Période 2 : après la réception des nouvelles nomenclatures de scolarité ATTENTION : Il faut impérativement basculer en Année en Préparation avant le 1 er septembre de la prochaine rentrée scolaire, sinon, l'établissement n'aura pas d'année en cours après cette date Que faire pendant ces périodes? A. Période 1 : AVANT la réception des nouvelles nomenclatures (D environ novembre/décembre à mai) Objectif Pendant cette première période, l'utilisateur prépare la prochaine année scolaire avec les nomenclatures de l'année en cours. Possibilités o Créer, modifier, supprimer des éléments de structure o Créer, modifier, supprimer des services libres o Créer, modifier, supprimer des services o Créer, modifier, supprimer des ARE o Saisir ou supprimer des pondérations pour des classes de niveau CPGE ou post Bac, le cas échéant. Bascule STS Page 4 sur 25 DATSI Suivi EPLE

5 B. Période intermédiaire : la réception des nouvelles nomenclatures dans l année en préparation o L'import des nomenclatures est fait de façon automatique dans STS, et donc transparent» pour l utilisateur. C. Période 2 : APRES la réception des nouvelles nomenclatures (De mai au 1er septembre de la prochaine année scolaire) En année en préparation, après la réception des nomenclatures, de nouveaux menus sont accessibles et permettent de: Saisir les différentes indemnités: professeur principal, éventuellement chef de travaux et CPGE Réaliser des exports : o Des structures vers Sconet o Des services vers Sconet, ou vers les logiciels privés de gestion des notes o Vers les logiciels d'emploi du temps Réaliser des imports o A partir de logiciels d'emploi du temps De calculer les HSA, sans avoir toutefois la possibilité de valider le calcul. RETOUR AU SOMMAIRE Bascule STS Page 5 sur 25 DATSI Suivi EPLE

6 2. Les différentes étapes de la bascule vers l année en préparation A.- Se connecter à STS-WEB en année en cours Année 2009 / 2010 Après la fin de la campagne de rentrée le menu «bascule» est accessible B.- Sélectionner les éléments à basculer Faire apparaître l écran de choix Cliquer sur pour faire apparaître l'écran de choix des éléments à basculer L écran de choix apparaît : Par défaut les éléments ci dessous sont sélectionnés pour être basculés vers l'année en préparation. L'utilisateur peut modifier cette sélection. ATTENTION : le choix effectué dans cet écran détermine les éléments présents dans la future «année en préparation» (voir descriptif : page 6 étape 1-2 C) Bascule STS Page 6 sur 25 DATSI Suivi EPLE

7 C.- Description des différentes possibilités Choix «Tout basculer» o Choix : Les divisions et les groupes, les ressources locales, les services, les ARE, et les rattachements aux professeurs avec les pondérations. o Résultat : ATTENTION l année en préparation sera alors une copie intégrale de l année en cours choix «Basculement des structures et des services» o Choix : Les divisions et (ou non) les groupes, les ressources locales, les services, les ARE, mais pas les rattachements aux professeurs. ATTENTION : les groupes non utilisés dans les services de l année 2009 / 2010 devront être supprimés (voir page 9 : vérification de la structure) o Résultat : L année en préparation aura alors les services existant en année en cours, mais non rattachés à des enseignants (services libres) choix «Basculement des structures seulement» o Choix : Les divisions et (ou non) les groupes o Résultat : Les services libres devront alors être constitués dans l année en préparation Possibilité de visualiser chacune des situations obtenues en fonction du choix : page 8, Etape 2, 2 D Si le choix «sélection du type d ARE» a été fait Le bouton radio est coché L écran suivant apparaît automatiquement : Sélectionner ou désélectionner les types d'are pour choisir les ARE à basculer vers l'année en préparation Puis, cliquer sur E Lancer la bascule Tous les choix ayant été faits, on revient à l écran suivant : Puis, cliquer sur Bascule STS Page 7 sur 25 DATSI Suivi EPLE

8 Un écran de confirmation apparaît : Cliquer sur F Fin de la bascule A la fin de la bascule un message avertit l'utilisateur du bon déroulement de l'opération L utilisateur doit «QUITTER» l année en cours en cliquant sur le bouton G L utilisateur doit se reconnecter dans STS-WEB, mise à jour L utilisateur a maintenant le choix entre deux années : : année en cours : année en préparation RETOUR AU SOMMAIRE Bascule STS Page 8 sur 25 DATSI Suivi EPLE

9 ETAPE 2 ANNEE EN PREPARATION 1. Connexion à l année en PREPARATION Cliquer sur 2. Situations différentes obtenues à partir des choix effectués au 2B (Etape 1) A - Ecran émanant du choix «TOUT BASCULER» L année en préparation sera alors une copie intégrale de l année en cours Bascule STS Page 9 sur 25 DATSI Suivi EPLE

10 B - Ecran émanant du choix «BASCULEMENT DES STRUCTURES ET DES SERVICES» L année en préparation comporte des «services libres» constitués qui sont la copie des services de l année en cours La constitution des services libres peut cependant être relancée ou modifiée C - Ecran émanant du choix «BASCULEMENT DES STRUCTURES SEULEMENT» L année en préparation ne comporte que des structures La constitution des services libres est à faire RETOUR AU SOMMAIRE 3. Vérifications de la structures Objectifs Supprimer, créer les divisions et les groupes afin qu ils soient en parfaite adéquation avec la structure utilisée dans les services de l année 2010 / RAPPEL : toute structure non utilisée dans les services sera «bloquante» pour la «mise en paie» en période de campagne d HSA. Il est donc INDISPENSABLE d effectuer ces vérifications avec rigueur Bascule STS Page 10 sur 25 DATSI Suivi EPLE

11 Afficher la structure Cliquer sur Cliquer sur ou Vérifier et modifier la structure Utiliser le bouton pour créer Utiliser le bouton pour supprimer RETOUR AU SOMMAIRE 4. Les «services libres» : généralités Définition Un service libre est un service auquel aucun enseignant n'est rattaché. Un service libre est défini par o Un élément de structure o Une modalité de cours o Une matière. o Un nombre d heures Objectifs La constitution et la gestion des services libres sont des nouvelles fonctionnalités de STSWEB visant à aider à la préparation d'une année scolaire. La gestion des services libres permet au Chef d'établissement de créer un ensemble de services qu'il pourra par la suite, lorsque les ressources EPP ou locales seront définies, rattacher à des enseignants. Bascule STS Page 11 sur 25 DATSI Suivi EPLE

12 5. Les «services libres» : constitution Remarque La constitution des services libres est une fonctionnalité optionnelle de STSWEB. Elle est utile dans le cas d'un basculement des données de l'année en cours vers l'année en préparation, pour lequel le chef d'établissement a choisi de ne pas basculer les services et de repartir avec la création de services en fonction des programmes. Objectifs Elle permet de créer, pour tous les éléments de structure, en fonction de leur MEF d'appartenance, des services libres avec les modalités définies par le programme. Il est possible de présélectionner les matières pour lesquelles on veut créer des services libres. Condition de réalisation : aucun service affecté à des enseignants Si des services ont été affectés à des enseignants, il est impossible de constituer des services libres: le message suivant apparaît à l'écran : Attention, la constitution o supprime tous les services non rattachés à des enseignants o supprime tous les services libres avant de les constituer. Lancement de la constitution des «services libres» Cliquer sur Bascule STS Page 12 sur 25 DATSI Suivi EPLE

13 Sélection des matières pour la constitution des services libres L'utilisateur doit sélectionner les matières pour lesquelles il souhaite constituer les services. Cliquer sur Lorsque la constitution des services libres est terminée: le message suivant apparaît à l'écran : RETOUR AU SOMMAIRE Bascule STS Page 13 sur 25 DATSI Suivi EPLE

14 6. Les «services libres» : gestion Cliquer sur Choix d un niveau de formation: L'utilisateur doit sélectionner le niveau de formation pour lequel il souhaite afficher le tableau de gestion des services libres L utilisateur a alors à l écran le tableau des services libres, pour le niveau sélectionné. Celui-ci permet de consulter les «services libres constitués» par rapport aux matières au programme Les services libres qui y sont présentés sont la conséquence : Soit du basculement des services de l'année en cours vers l'année en préparation Soit de la constitution des services libres Soit de la création dans la page de gestion elle même Bascule STS Page 14 sur 25 DATSI Suivi EPLE

15 Description du tableau obtenu : ATTENTION : sélection pour l édition Les colonnes: Matières correspondant au niveau sélectionné, avec le nombre d'heures total de services Les lignes: Eléments de structure correspondant au niveau sélectionné, avec le nombre d'heures total de services Intersection: Les services libres, avec le nombre d'heures et la modalité de cours. Services libres sont affichés avec un lien: accès en mise à jour Services affectés partiellement ou en totalité, non modifiables affichés sans lien Fond jaune: Signale une association matière-mef hors programme. Bascule STS Page 15 sur 25 DATSI Suivi EPLE

16 Editions obtenues : Coût de la structure par niveau de formation : détail par division Coût de la structure par niveau de formation : global par niveau de formation RETOUR AU SOMMAIRE Bascule STS Page 16 sur 25 DATSI Suivi EPLE

17 7. Les «services libres» : création Dans le tableau de gestion des services libres, pour le niveau de formation choisi, il est possible de créer ou de modifier un service libre en cliquant sur la matière sur l'élément de structure sur le bouton "Ajouter un service libre" 3 façons de créer un service libre: En cliquant sur le lien de la matière En cliquant sur le lien de la structure En cliquant sur le bouton "Ajouter un service libre" A - Créer un service en cliquant sur le lien de la MATIERE Fenêtre récapitulant les structures présentes pour le niveau choisi par l utilisateur 1 Saisir un nombre d heures pour la structure 2 - Cliquer sur 3 - Un écran de confirmation apparaît, permettant la mise à jour de l écran 4 - Cliquer sur Bascule STS Page 17 sur 25 DATSI Suivi EPLE

18 B Créer un service en cliquant sur le lien de la STRUCTURE Fenêtre récapitulant les matières présentes pour le niveau choisi par l utilisateur 1 Saisir un nombre d heures pour la matière 2 - Cliquer sur 3 - Cliquer sur C Créer un service en cliquant sur le bouton "Ajouter un service libre" 1 Renseigner les champs obligatoires (*) Par la liste déroulante Par la recherche 2 - Cliquer sur RETOUR AU SOMMAIRE 8. Les «services libres» : modification Bascule STS Page 18 sur 25 DATSI Suivi EPLE

19 Choisir le menu : Services libres / gestion» Faire apparaître le niveau souhaité Cliquer sur le lien du service à modifier La fenêtre suivante apparaît permettant de mettre à jour le service 1 Saisir le nombre d heures souhaité Possibilité de modifier la modalité de service 2 - Cliquer sur Après validation, les nouvelles caractéristiques du service sont reportées dans le tableau de gestion des services RETOUR AU SOMMAIRE 9. Les «services libres» : suppression Bascule STS Page 19 sur 25 DATSI Suivi EPLE

20 A Suppression à l unité Choisir le menu : Services libres / gestion» Faire apparaître le niveau souhaité Cliquer sur le lien du service à supprimer La fenêtre suivante apparaît permettant de mettre à jour le service 1 Saisir «0» dans le champ du nombre d heures 2 - Cliquer sur Après validation, le service libre a été supprimé Bascule STS Page 20 sur 25 DATSI Suivi EPLE

21 B Suppression par lot Choisir le menu «services libres / suppression» 1 - Cliquer sur 2 - Cocher les services à supprimer Un message de confirmation apparaît : 3 - Cliquer sur Cliquer sur RETOUR AU SOMMAIRE 10. Les «services libres» : consultation Objectifs La consultation des services libres permet de connaître dans le détail la consommation de l établissement : Par matières Par structures Cliquer sur Bascule STS Page 21 sur 25 DATSI Suivi EPLE

22 Consultation par matières : A l écran 1 - Cocher le bouton radio devant la matière choisie Le détail apparaît dans la partie basse de l écran A l impression Détail du coût par structure, puis par matière Bascule STS Page 22 sur 25 DATSI Suivi EPLE

23 Consultation par structures : A l écran 1 - Cocher le bouton radio devant la structure choisie Le détail apparaît dans la partie basse de l écran A l impression Détail du coût par matière, puis par structure RETOUR AU SOMMAIRE Bascule STS Page 23 sur 25 DATSI Suivi EPLE

24 ETAPE 3 AIDE A LA PREPARATION DE DGH Menu «services libres / gestion / choix du niveau de formation» : Les lignes: Consommation totale de la division (Somme des consommations dans toutes les matières) Les colonnes Consommation totale de la discipline (Somme des consommations dans cette discipline, pour l ensemble des divisions) L intersection Consommation totale du niveau de formation (Somme des consommations pour toutes les disciplines, dans toutes les divisions du niveau de formation) RETOUR AU SOMMAIRE Bascule STS Page 24 sur 25 DATSI Suivi EPLE

25 ETAPE 4 EXPORT VERS LES LOGICIELS PRIVES D EMPLOI du TEMPS Objectifs Exporter dès maintenant, vers les logiciels privés d emploi du temps les nomenclatures et les enseignants de l année en cours la structure prévisionnelle les services libres constitués Et pouvoir commencer à effectuer un certain travail ATTENTION Il sera indispensable, pour assurer la cohérence entre STS-WEB et les logiciels privés d emploi du temps, d effectuer un nouvel export vers ces logiciels : Après la réception des nomenclatures de l année en préparation Après les affectations des enseignants pour l année n+1 Menu : export / emploi du temps» 1 - Cliquer sur 2 - Cliquer sur L écran suivant apparaît, vous demandant d enregistrer votre fichier Nom du fichier constitué De STS Vers l EMPloi du temps N établissement Année en préparation ( ) RETOUR AU SOMMAIRE Bascule STS Page 25 sur 25 DATSI Suivi EPLE