PROJET TAWTIK. Expression de Besoins ERP Notaires (Extrait)

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1 2014 PROJET TAWTIK Expression de Besoins ERP Notaires (Extrait) CONSULTATION RELATIVE A L ACQUISITION ET L INSTALLATION D UN ERP DESTINE A LA COMMUNAUTE DES NOTAIRES, ET LES PRESTATIONS DE FORMATION ET DE MAINTENANCE Y AFFERENTES, EN LOT UNIQUE CONSEIL NATIONAL DE L ORDRE DES NOTAIRES DU MAROC Chef du projet : Amine ZNIBER 01/06/2014

2 SOMMAIRE Introduction Principes directeurs Consistance de la prestation Prestation détaillée à réaliser Gestion interne des dossiers o Création des dossiers et implémentation des données o Gestion comptable o Consultation des données et édition des contrats o Archivage Dématérialisation des procédures (EDI) o Notaire/DGI o Notaire/CDG o Notaire/Banques o Notaire/TGR o Notaire/conseil régional des notaires Page 2 sur 7

3 INTRODUCTION Le conseil national de l ordre des notaires du Maroc (CNONM) envisage de créer un ERP destiné à la communauté des notaires (actuellement 1400 notaires). Il s agit d une plate-forme web partagée, sécurisée et évolutive. L objectif consiste à introduire une gestion informatisée des dossiers et de passer progressivement à la dématérialisation des échanges des données juridiques avec l environnement extérieur de l étude notariale. Le conseil national de l ordre des notaires du Maroc prendra en charge le coût du développement, la maintenance et l hébergement du système d information. Le développement ci-après a pour objet de mettre en exergue le contenu du projet et les fonctionnalités dont le notaire aura besoin. Page 3 sur 7

4 PRINCIPES DIRECTEURS L application Full web doit être ouverte uniquement aux notaires qui auront adhéré au système. Chaque notaire possédera un accès privé. Le Conseil National de l ordre des notaires n a aucun droit d accès, en revanche, l application doit prévoir un état statistique dynamique et à la demande dudit conseil. Gestion de rôle : chaque cabinet peut avoir un au plusieurs accès avec des privilèges différents (Notaire, assistante) Le notaire pourra à tout moment réaliser des recherches multicritères ou éditer des états de synthèse en fonction des besoins prédéfinis avec le chef de projet. Optimisée et évolutive : la plateforme proposée (logiciels, matériels) doit être dimensionnée d une manière optimisée pour les besoins décris dans la consultation, et elle doit être évolutive à moindre coût pour les besoins futures. Etanchéité : l architecture technique de la solution proposée doit garantir le principe de l étanchéité des espaces privatifs des notaires, de telle façon que chaque notaire n a accès qu à son espace de travail et qu à ses propres données. Modularité et personnalisation : o Le système doit être modulaire (modules fonctionnels pouvant être intégrés séparément). o L ensemble des champs nécessaires au besoin du Conseil National de l Ordre des Notaires du Maroc (CNONM) doivent être existants ou paramétrables o La solution doit gérer des référentiels centraux transverses aux différents modules o La solution doit fournir des outils pour permettre des développements supplémentaires totalement intégrés avec les applications de la solution L application doit répondre aux normes de sécurité les plus élevées. Elle doit cependant permettre un échange avec l environnement extérieur du notaire selon le mode qui sera défini avec chaque administration. Page 4 sur 7

5 Le système doit être en mesure de signer des documents avec une clé de signature propre à chaque notaire (Baridesign). Interface unique : Le système doit offrir une interface unique aux notaires via laquelle ils peuvent accéder au service voulu et procéder aux échanges avec les partenaires externes. Le système devra être multi-langues afin de prendre en charge aussi bien le français que l arabe sur les zones de saisie. Gestion des incidents : Le système devra comporter un module de gestion des incidents à la disposition des notaires leur permettant de déclarer les anomalies ou disfonctionnements constatés sur le système. A travers le même module, le prestataire en charge de la maintenance devrait, une fois le problème est corrigé, renseigner l origine de l incident et la solution apportée. Messagerie interne : Le système devra permettre une communication interne entre les notaires à travers une messagerie faisant partie de la solution ERP et garantissant le principe de l interface unique. Cette messagerie interne servira également comme sorte de réseau social où le conseil peut publier des notes pour des groupes de notaires selon certains critères (ville, région ). Moteur de recherche : Le moteur de recherche qui doit exister au niveau de tous les modules de la solution ERP, doit permettre aux utilisateurs d effectuer des recherches simplifiées ou avancées (multicritères) afin de trouver rapidement et aisément l information correspondant le mieux à leurs critères. Générateur d'états statistiques : Le système doit disposer d un générateur de statistiques sous forme d une plateforme Business Intelligence permettant de fournir au CNONM des informations volumétriques sur les opérations enregistrées dans le système. Exemples de données statistiques que la solution cible devra permettre de générer : Nombre de reçus Nombre d affaires Nombre dossiers par type d opération Nature de ventes par zone géographique Nature de financement par nature de transactions Volumes des transactions selon plusieurs critères Nombre de transactions transférées par EDI Etc Page 5 sur 7

6 Cet outil doit suivre l évolutivité du système et doit également être paramétrable selon les besoins du Maitre d ouvrage. Ces données doivent être affichées : En totalité Par Région Par mois-années Les états statistiques générés doivent être exportable sous format *.xls, et *.pdf Archivage : Le système conservera de manière sécurisée l ensemble des échanges et preuves électroniques associées. Les archives pourront être téléchargées sous un format exploitable par l utilisateur. Le prestataire indiquera dans son offre comment sa solution assure la sécurité des archives conservées et sous quel format il les met à la disposition de l utilisateur. Dimensionnement des volumes : Le Titulaire dimensionnera le matériel et les logiciels de base ou applicatifs avant de les mettre en service pour le système. L architecture proposée doit être suffisante pour assurer une exploitation sur les 5 premières années d exploitation sans avoir à procéder à des extensions. La solution doit être dimensionnée pour prendre en charge 400 à 600 opérations par année et par notaire. Dimensionnement de la capacité de raccordement et d accès : La solution doit être dimensionnée pour connecter au système jusqu à 2000 notaires pendant les 5 premières années d exploitation. Dans chaque cabinet de notaire, il y a entre 2 à 5 utilisateurs du système. Performances attendues : La plateforme proposée par le Titulaire doit assurer les performances des temps optimum de réponse (apparition d un écran, validation d un écran, traitement données et message ), selon les normes internationales en vigueur. Le Titulaire doit assurer un niveau de disponibilité adapté aux exigences suivantes : o Un fonctionnement de la plateforme 24 h/ 24 h de haute disponibilité : soit 99,97% du temps de bon fonctionnement pendant les heures de travail de 8 heures à 19 heures ; o Une indisponibilité sur incident < 15mn ; o Archivage et sauvegarde. Page 6 sur 7

7 Sauvegarde et restauration : Le système doit disposer d un mécanisme automatique de sauvegarde de l ensemble des données gérées (base de données, système de fichiers etc.) et des fichiers de configuration et de paramétrage. De même, un outil de restauration doit permettre la restauration complète de la solution à un statut équivalent à la dernière sauvegarde. Normes et standards : Une attention particulière sera portée sur le respect, par la solution proposée, de normes et standards ouverts. Les standards techniques retenus pour ce projet seront les standards internationaux en vigueur dans le domaine de développement et de la sécurité. Page 7 sur 7