Les archives électroniques Manuel pratique

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1 Archivistique Les archives électroniques Manuel pratique Direction des Archives de France février 2002 Catherine Dhérent conservateur général avec la collaboration de Françoise Banat-Berger (Ministère de la Justice), Christian Biard (SNCF), Bruno Delmas (École des Chartes), Geneviève Drouhet (groupe Médéric), Thibaut Girard (EDF-GDF), Claude Huc (Centre National d'études spatiales), Marie-Noëlle Leblanc (Centre des archives contemporaines), Christian Perrot (SNCF), Joël Poivre (Direction des Archives de France) et les membres du groupe de réflexion de la Direction des Archives de France sur la conservation des documents électroniques Nous remercions aussi pour la relecture Claude Aubrie (INRIA, Direction de l'informations Scientifique et de la Communication) et Julien Masanès (Bibliothèque nationale de France) Membres du groupe de réflexion de la Direction des Archives de France sur l'archivage des documents électroniques sous la présidence de Martine de Boisdeffre, directrice des Archives de France

2 Françoise Banat-Berger, Ministère de la Justice, chef du service des archives Philippe Barbat, Direction des Archives de France Jean Bartolt, Ministère de l'intérieur David Barthe, Assemblée des départements de France Jean-Louis Beaufrère, consultant Agnès Chauvet, Conseil général du Var Olivia Perez, Ministère des Affaires étrangères Florence Clavaud, Centre historique des Archives nationales, responsable du service des Nouvelles technologies de l information et de la communication Rosine Cleyet-Michaud, Archives départementales du Nord, directrice Martine Cornède, Direction des Archives de France, inspectrice générale Catherine Dhérent, Direction des Archives de France, responsable du département Innovation technologique et normalisation Geneviève Drouhet, groupe Médéric Gérard Ermisse, Direction des Archives de France, chef de l Inspection générale Geneviève Etienne, Archives départementales du Var, directrice Pierre Fuzeau, SERDA Véronique Godefroy, Ministère des Affaires étrangères Claude Huc, Centre national d'études spatiales Frédérique Jacquet, Archives municipales de Saint-Denis Marie-Claude De La Godelinais, Institut national de la statistique et des études économiques (INSEE) Jean-Pierre Lalaut, Direction des Archives de France Isabelle de Lamberterie, CECOJI-CNRS Marie-Noëlle Leblanc, Centre des archives contemporaines Jean Le Pottier, Direction des Archives de France, inspecteur général Jean-Dominique Mathias, Conseil supérieur du notariat Juliette Nunez, ministère de l'équipement, responsable de la mission des Archives nationales Gaëlle Ogé, ministère de l'équipement Gauthier Osseland, groupe Pinault-Printemps-la Redoute Jean-Louis Pascon, Speos e-arch, directeur général Christine Pétillat, Centre des archives contemporaines, directrice Anne-Laure Pierret, Archives municipales de Saint-Denis Joël Poivre, Direction des Archives de France Laurent Prével, Association des professionnels de la gestion électronique de documents (APROGED) Elisabeth Rabut, Direction des Archives de France, inspectrice générale Paule René-Bazin, ministère de la Défense Olivier de Solan, Archives départementales de la Loire Pascal Souhard, Agence pour les technologies de l information et de la communication dans l administration (ATICA) Jean-Pierre Teil, Centre des archives contemporaines, responsable du programme CONSTANCE Evelyne Van den Neste, Services Premier ministre, responsable de la mission des Archives nationales

3 TABLE DES MATIÈRES I Introduction * II L objet d archivage * III Rôle et compétences de l'archiviste * III.1 L archiviste et ses interlocuteurs * III.2 Les qualifications que doit réunir un service d archives * III.3 Stratégies à mettre en oeuvre * IV Préparer le versement * IV.1 Repérer les données numériques existantes * IV.2 Constituer les métadonnées * IV.3 Rédiger le plan de classement de l organisme de production * IV.4 Rédiger les tableaux de gestion * IV.5 Sélectionner les données * ^ Les obligations fixées par la CNIL * IV.6 Conserver les données sous forme papier, numérique ou analogique * ^ Faut-il numériser les documents papier? * IV.7 Garantir l'identité et l'intégrité des données électroniques * ^ Réflexions sur la signature électronique * IV.8 Assurer le transfert * V Garantir la conservation * V.1 Conditions minimales requises pour l acceptation d un versement de données électroniques * V.2 Choix des formats et supports * V.2.1 Formats et langages d encodage * ^ Les formats textuels * Les traitements de texte *

4 ^ Les formats image * ^ Les formats mixtes (texte et image) * ^ Critère de choix des formats * V.2.2 Supports * Les méta-langages et langages de balisage * V.3 La conservation à long terme des données * V.3.1 Migration des données * V.3.2 Les microformes COM (Computer Output Microform) * V.4 Les locaux d archivage * VI Mettre à disposition les données * VI.1 Les instruments de recherche * VI.2 Communication des données * VII Etudes de cas * VII.1 Bases de données * VII.2 Les documents issus de la bureautique et le courrier électronique * VII.2.1 Les documents issus de la bureautique * VII.2.2 Le courrier électronique * VII.3 Ressources du Web * VIII Conclusions * IX Annexes * IX.1 Poids moyens des documents électroniques et capacité des supports * IX.2 Les métiers liés à l informatique : exemple du ministère de l Équipement * IX.3 Quelques principes de base pour évaluer le coût de l archivage électronique * IX.3.1 La capture * IX.3.2 L archivage *

5 IX.3.3 La consultation/archivage * IX.3.4 La migration * X Glossaire des sigles * XI Bibliographie * XI.1 Normes * XI.2 Généralités * XI.3 Métadonnées * XI.4 Archivage de bases de données * XI.5 Archivage des ressources Web * I. Introduction Les 8 et 9 mars 2000, la Direction des Archives de France a organisé des Journées internationales sur la conservation à long terme des documents électroniques. Celles-ci au cours desquelles dix-neuf experts du monde entier ont exposé leurs expériences, succès et questions, ont eu une grande audience. 500 personnes venant tant du secteur public que du secteur privé y ont assisté. Au cours de ces échanges, est apparu le besoin pour les professionnels des archives et leurs interlocuteurs de disposer d'un outil de référence simple, de première approche, qui leur donne des recommandations et procédures générales et rédigé dans un langage qui leur soit compréhensible. Le contexte est aujourd hui plus favorable qu il n y a dix ans. Des travaux français, européens et internationaux dans le domaine de l interopérabilité, des standards d échange et de la conservation à long terme confortent les actions des archivistes et gestionnaires de documents. On peut citer parmi eux, les standards internationaux validés par le W3C (World Wide Web Consortium) pour la structuration et l échange des documents, le manuel et l appel à l industrie lancés par le DLM-Forum au niveau européen, enfin le programme d action gouvernemental français (PAGSI) qui a eu pour conséquence notamment la création en 1998 de la MTIC (Mission pour l introduction des technologies de l information et de la communication dans l administration) devenue en 2001 l ATICA (Agence pour les technologies de l information et de la communication dans l administration). On peut aussi citer la circulaire du Premier ministre du 2 novembre 2001 relative à la gestion des archives dans les services et établissements publics de l'état qui souligne le rôle des responsables d archives intermédiaires dans la bonne gestion et communication des données électroniques.

6 La Direction des Archives de France a été associée à tous les travaux menés dans le cadre de ce programme gouvernemental en ce qui concerne la conservation à long terme des documents électroniques que ce soit à la préparation du Guide publié par la MTIC en janvier 2001, que ce soit aux réflexions du groupe chargé du travail préparatoire et d'un rapport sur l'établissement et la conservation des actes authentiques électroniques, en vue de la rédaction du décret prévu dans la loi du 13 mars 2000, que ce soit aux réunions du Conseil supérieur du notariat. Le temps n'est plus où, juridiquement, le papier était le seul vecteur fiable pour transmettre à la postérité données et informations : le droit national et le droit européen confèrent désormais, sous certaines conditions, le même poids à l écrit électronique qu'au document sur papier. Si on pouvait encore, naguère, s abriter derrière le " droit à l oubli " pour laisser disparaître des données informatisées, la loi concilie maintenant, de la façon la plus nette, protection de la vie privée et besoins de la recherche historique, ce qui place le contenu des mémoires d ordinateurs sur le même plan juridique que les fonds d archives traditionnels. En somme, la conservation à long terme et la restitution de tout ce qui est produit en mode numérique et enregistré sur des supports magnétique ou optique sont désormais des sujets dont nul archiviste n est en droit de se désintéresser. Fruit d'expertises et d'expériences diverses, ce manuel a été conçu pour des archivistes, mais son contenu pourra être utile à toutes les personnes susceptibles d'intervenir dans la constitution des systèmes et des bases. Son ambition est en effet d'aider les uns et les autres à assurer la préservation et l'accessibilité à long terme des documents et des données électroniques, notamment en leur indiquant ce qu'il est actuellement possible de mettre en pratique, compte tenu de l état des techniques et de la réglementation. Ce manuel destiné à se trouver sur le bureau de tout gestionnaire d'archives contemporaines, n est cependant pas un recueil de recommandations techniques et fonctionnelles pour lesquelles nous conseillerons aux lecteurs de consulter des documents comme la norme AF Z , version 2 de décembre 2001 et le Guide publié par la MTIC. Le souci de pragmatisme a amené à opérer, aussi souvent que nécessaire, une distinction entre plusieurs cas de figure ou plusieurs scénarios : on trouvera ainsi dans le présent ouvrage aussi bien les procédures idéales que des conseils pour faire face à des situations dégradées, pour rattraper des arriérés ou pour sauver ce qui peut l'être de systèmes mal conçus dès l'origine. Il sera complété de publications plus spécifiques, propres chacune à un mode de production ou de restitution de l information numérique. La présente version est appelée à être remplacée par une version mise à jour régulièrement que l'on trouvera sous forme électronique sur le site de la Direction des archives de France (

7 II. L objet d archivage Dans l'environnement numérique, l'unité élémentaire d'information est la donnée qui n'est qu'une chaîne de caractères ou octets constitués de bits (0 ou 1). Les données sont inscrites sur des supports numériques. Il est indispensable de recourir à des outils technologiques pour les exploiter et les lire. En cela, elles diffèrent entièrement du document papier qui véhicule un message immédiatement utilisable. Dans un environnement papier, les données et leur mise en forme et en oeuvre sont sur le même support et le même document. L archiviste dispose, sur le document même, d une grande partie des éléments qui serviront à sa critique, à son étude diplomatique. Il en est tout autrement dans l environnement électronique : les deux sont séparés, conservés souvent par des services différents. Ils doivent cependant être collectés ensemble pour rendre les données compréhensibles et susceptibles de faire l objet d une analyse historique. Une typologie sommaire des différents objets d'archivage montre leurs grandes différences et spécificités. L'archiviste aura à conserver sur le long terme, trois grands types d'objets numériques : le document qui rend compte d'une activité ou d'un raisonnement, dont les limites sont fixes et précises et dont la taille est en général faible (ex. : document géré par traitement de texte, courrier électronique), la base de données qui est un réservoir de données parfois très volumineux, dynamique, mis à jour périodiquement, certains objets d'information numériques qui associent les deux types précédents, sont composés d'éléments statiques et dynamiques et contiennent des liens vers des ressources externes (ex. : sites Web). On peut ensuite affiner ces grands types et prendre en compte d'autres éléments d'identité en sachant par exemple : qu'une base de données peut induire plusieurs documents que le document peut être produit dans un processus de workflow (flux de tâches qui régule le déroulement d'une action) et avoir de multiples versions avant validation, qu'un nouvel objet d'information numérique peut résulter de la réorganisation, de la sélection, voire de la recherche de données. Les données et documents numériques sont plus faciles certes à manipuler, dupliquer, transférer. Mais ils sont également plus faciles à modifier et ils peuvent, très rapidement et de façon irréversible, perdre leur intégrité d'origine. Des exigences nouvelles, dues à l'évolution rapide des langages, des formats et des supports numériques, apparaissent donc pour la conservation à long terme de l'information. Les données et documents numériques ne sont accessibles qu'une fois tout un travail de description, d'évaluation et de sélection terminé. La description en est d'autant plus ardue que leurs contenus sont composites et qu'ils coexistent avec des types documentaires sur papier. Leur classification est aussi d'autant plus cruciale pour la recherche de l'information que leur production est abondante. En cela encore, ils sont différents des documents sur papier, dont la

8 consultation n'est pas conditionnée par l'achèvement du travail de classement et de description. De plus, une application ne remplace pas forcément strictement un type documentaire existant sous forme papier. Elle peut aussi regrouper plusieurs types documentaires sur papier préexistants, être composée d éléments d un ou plusieurs types documentaires sur papier, mais aussi de données nouvelles ne faisant pas l objet de transcriptions antérieurement. Le type documentaire électronique enfin peut être entièrement nouveau dans son contenu informatif car il résulte du constat de lacune dans les types documentaires papier préexistants. Ainsi la Nouvelle Chaîne Pénale de Paris et de la région parisienne dans laquelle sont enregistrées les affaires portées devant les formations pénales des tribunaux de grande instance depuis 1975, intègre des informations qui donnaient lieu auparavant à la création de plusieurs types de documents différents et compte une douzaine de modules fonctionnels gérés par 265 tables dont cinq principales. C'est donc à une grande variété d'objets numériques dont les contenus ont évolué par rapport aux documents papier préexistants, que l'archiviste est confronté. A chacun de ces types correspond une méthodologie de conservation appropriée. III. Rôle et compétences de l'archiviste L'archiviste accoutumé à des objets stables et pérennes se trouve confronté désormais à une tâche plus complexe et dont il perçoit encore mal toute l'étendue. Décrire des données numériques, les évaluer et les sélectionner prend beaucoup plus de temps que de classer des archives de format traditionnel ou de rédiger un instrument de recherche de type classique, fût-il très détaillé. De cela découle la nécessité d avoir une démarche globale de repérage de l information, de ses circuits et de la production documentaire. L'archiviste se doit d'intervenir beaucoup plus tôt dans le cycle de vie de l'information. Il continue à être de façon privilégiée et presque exclusive, responsable des documents lorsque ceux-ci ont atteint l'âge historique ou définitif. Mais il doit aussi revendiquer un rôle dès l'amont de leur chaîne de traitement. Dans l'entreprise comme dans l'administration, en effet, les bouleversements fréquents d'organigrammes et le renouvellement rapide des responsables privent de plus en plus la tradition orale de son efficacité et rendent de plus en plus nécessaire une organisation des flux documentaires dès l'origine : produire des documents en se disant que pour la conservation, on verra plus tard, est une politique à courte vue, incompatible avec la recherche croissante de qualité et avec la nécessité fréquente de justifier ses décisions passées. Ceci est d'autant plus vrai s'agissant du document électronique. La seule solution est de faire intervenir en amont, aux côtés des producteurs et techniciens, l'archiviste qui sait ce qu'il faut conserver et comment. Ce nouveau rôle de l'archiviste est parfaitement affirmé dans la norme ISO sur le Records management. Toutefois selon la taille et le type d'institution dont il dépend, l'archiviste s'impliquera à des degrés divers au début du cycle de vie documentaire. Autant il

9 lui est possible s'il gère les archives d'une commune ou d'une entreprise et a un mandat très précis pour cette production, d'être associé étroitement à l'élaboration des structures de fichiers, des arborescences, au nommage des répertoires, à la prise en compte de l'évaluation, de la révision de l'évaluation, des droits et de la commmunicabilité, avant que les données même ne soient créées, autant cela sera impossible pour le responsable d'un service d'archives départementales responsable de la gestion à long terme des informations produites par des centaines d'organismes différents. Celui-ci s'attachera en ce cas à former de très bons relais et correspondants dans chaque institution et à les faire intégrer dans la chaîne de Records management de celle-ci. L'archiviste est en mesure de répondre aux besoins nouveaux car les règles et les méthodes qu il met en oeuvre pour transmettre aux générations futures les documents de forme traditionnelle ne sont en rien remises en cause dans un contexte de production documentaire dominé par l informatique. Il devra cependant rappeler et faire reconnaître ces compétences en matière également de documents électroniques car les divers intervenants dans la création et l'analyse des données et de l architecture des systèmes d'information, ne pensent pas toujours à faire appel aux capacités des archivistes, dont parfois ils ne soupçonnent même pas l'existence. Il est vrai que l'intervention d'un professionnel de la conservation à long terme peut être perçue comme une complication supplémentaire, susceptible de retarder la réalisation des projets et d'engendrer un surcroît de dépenses. Dans un tel contexte, l'archiviste aura donc à démontrer la légitimité de sa présence sur ce terrain, notamment en expliquant que formaliser les systèmes de gestion et de production documentaires est forcément bénéfique à terme et en rappelant que perdre des documents du fait d'un archivage défectueux ou se trouver dans l'incapacité de les produire en cas de contentieux peut, au sens propre du terme, se révéler ruineux. Cette nécessité de plaider sa propre cause n'est pas le seul obstacle que l'archiviste risque de rencontrer sur sa route car il lui faut prendre en compte une autre difficulté : l'utilisation des mêmes mots sous des acceptions différentes, qui complique parfois le dialogue entre personnes de métiers différents et qui rend certains milieux professionnels (les informaticiens, par exemple) réticents à la collaboration avec les archivistes ou sceptiques quant à l'opportunité de celle-ci. Ainsi du mot archivage que l'archiviste voit comme le transfert de documents ayant cessé d'être d'utilité courante vers un local de conservation et/ou un service d'archives ayant la capacité de les recevoir, alors que c'est pour d autres le " nettoyage " des systèmes et des mémoires de tout ce qui n'est plus d'usage courant, via le stockage sur d'autres supports d'accès problématique, pour ne pas dire hypothétique (ce qui amène parfois archivage à signifier pratiquement destruction!). De même archive -que les archivistes privent rarement du S final- signifie service d'archives chez les bibliothécaires et les documentalistes et système ou service d'archivage virtuel chez certains informaticiens. Documentation, enfin, qui pour les archivistes désigne soit une discipline et une profession en rapport avec la recherche et la restitution de l'information, soit un ensemble d'informations réunies sur un sujet donné, est considéré par beaucoup d'informaticiens comme l'équivalent de métadonnées. L archiviste veillera donc à être parfaitement compris de ses interlocuteurs et s attachera à faire expliciter par ceux-ci leurs terminologies propres. L archiviste doit garder à l esprit quels sont ses rôles et attributions exacts en matière de documents électroniques. Il lui revient : d identifier les exigences en matière de conservation,

10 d aider les producteurs à la création et à l'établissement des données et des documents afin qu'ils aient les caractéristiques suivantes : authenticité, fiabilité, intégrité, capacité à être réexploités, d aider à la modélisation des circuits de l information de l institution, d'inciter les producteurs à conserver des documents de travail et des états préparatoires non validés, officieux mais qui permettent de comprendre la genèse des dossiers et constituent à terme des traces historiques importantes, d'aider à la mise en place d'un système de conservation fiable, intègre, conforme aux exigences de l'environnement réglementaire, de veiller à ce que tous les documents soient intégrés dans le système de conservation mis en place, de s'assurer que le système de conservation est correctement maintenu et est pérenne, d assurer les accès et possibilités de retrouver les données en fonction de droits déterminés (notamment par les législations en vigueur). L archiviste dispose pour cela de qualités résultant de sa formation : capacité à communiquer avec d autres spécialistes capacité à analyser des systèmes complexes et les décrire capacité à évaluer les documents et les décrire L'archiviste est un acteur mais il est neutre, et le seul de la chaîne de traitement documentaire préoccupé par le temps et l'espace, car d'une part, il envisage l'utilisation du document par d'autres communautés que celles des producteurs, d'autre part, il est préoccupé par la conservation des données au-delà de leur utilité temporelle immédiate. Autant, au moment de la création des données, il se doit d'être le plus actif possible et d'intervenir, autant il devra par la suite se garder de la tentation de reconstruire l information. En effet, là où la production traditionnelle de l information sous forme papier était relativement encadrée et structurée, celle de l information électronique s est développée de façon sauvage en dehors des circuits existants ou officiels. C est ainsi que l archiviste peut se trouver confronté à des productions bureautiques pour lesquelles aucune sauvegarde n a été prévue, où on trouve X versions d un document sans pouvoir déterminer la définitive... L archiviste pourrait alors être tenté de compenser au moment de l archivage définitif et de faire ce qui ne l a pas été durant le cycle de vie de l information. Vu l'immensité de la tâche à laquelle il se trouverait alors confronté, il est déconseillé d'essayer de reconstituer soi-même une information mal documentée et donc parfois impossible à conserver. Le mieux sera alors de ne pas archiver. Pour certaines données particulièrement importantes, cela lui semblera peut-être indispensable ou cela sera demandé par l organisme producteur ou détenteur de l information. Mais cette reconstitution de la documentation et des données ne devra être qu'exceptionnelle, devra toujours être faite avec leur producteur initial et devra être validée par celui-ci afin d'éviter toute subjectivité de la part de l'archiviste qui ne connaît pas totalement le contexte de production d'origine. Il faut donc se demander quelle est la pertinence de l information rencontrée au moment de l archivage. Si le cadre dans lequel elle a été produite ne permet pas de la conserver dans sa totalité de façon satisfaisante, il faut examiner si elle peut l être de façon partielle et si on

11 dispose d éléments suffisants pour expliquer son état lacunaire au futur chercheur dans la description ; le lecteur pourra ainsi évaluer quel poids accorder à l information. III. 1. L archiviste et ses interlocuteurs Plus que par le passé, l'archiviste devra donc participer à l'élaboration et à la diffusion des politiques, pratiques et lignes directrices de l'institution relative à la conservation des documents dans le respect de la législation applicable aux archives publiques et privées. Mais, seul, il ne peut pas grand chose. Sauver les données et informations produites en mode numérique d'une destruction inconsidérée et assurer leur accessibilité à long terme ne peut être qu'une oeuvre collective. Chacune des parties prenantes à la création et à la vie des bases, des sites et des systèmes doit apporter sa pierre au processus de sauvetage et d'archivage. Titres et attributions de ces intervenants varient selon les organismes et les circonstances. L'archiviste devra en fait identifier quelques grandes fonctions et leurs titulaires (administration des données, création des droits, gestion des espaces de travail, création des données, sauvegarde, gestion des réseaux, sécurité...). C'est avec eux qu'il repérera les diverses applications numériques et assurera leur traitement. Ces interlocuteurs sont : ceux qui produisent données et informations (les producteurs et/ou les maîtres d'ouvrage), ceux qui les administrent (administrateurs de données, qualiticiens), les traitent et les diffusent (documentalistes, correspondants des services d'archives historiques) ceux dont le métier est de concevoir et de mettre en oeuvre, pour les précédents, les solutions et infrastructures nécessaires, les informaticiens. L archiviste sera aussi attentif au fait que pour une même application, il peut avoir à faire à plusieurs producteurs, à plusieurs informaticiens, internes ou externes à l institution productrice des données. Parfois ces diverses fonctions sont identifiées lors de la conduite d un projet, en maîtrise d ouvrage et maîtrise d oeuvre. Ces concepts en usage en matière de construction peuvent être transposés à la conduite des projets informatiques car ils mobilisent des acteurs de spécialités différentes, dont la qualité du travail de collaboration est déterminante pour l aboutissement et la réussite d opérations complexes et onéreuses. La maîtrise d ouvrage regroupe les acteurs à l origine de la commande par opposition à la fonction de fournisseur remplie par la maîtrise d oeuvre. Le maître d ouvrage a le pouvoir de décision et d impulsion dans la conduite du projet ; dans certaines institutions, ce peut être le directeur en personne. Dans les projets importants, la maîtrise d'ouvrage est organisée autour d'un directeur ou d'un chef de projet qui est un expert du domaine fonctionnel couvert et façonne le squelette de l application, en liaison étroite avec le maître d oeuvre et avec les utilisateurs. Il gère l organisation du projet et les lignes budgétaires qui lui sont propres. Le maître d oeuvre du projet conçoit techniquement l application (traduit les modalités fonctionnelles en langage de programmation, tout en faisant valoir les possibilités et

12 contraintes techniques au maître d ouvrage pour qu il infléchisse au besoin le projet fonctionnel), la développe. Un chef de projet de la maîtrise d oeuvre est désigné au niveau de chaque projet pour être l interlocuteur unique du chef de projet de la maîtrise d'ouvrage. La définition préalable du rôle de chacun permet d éviter les interférences, les ambiguïtés et un meilleur échange dans le respect des spécialités de chacun. Multiplicité des partenaires : exemple d'une application informatique du ministère de la Justice Cette application (projet) vise à enregistrer et assurer le suivi des affaires passées devant les juges d'application des peines (qui appartiennent à la juridiction et se situent dans le champ de l'application des peines) et leurs partenaires des SIP (services d'insertion et de probation, créés depuis 1999 qui se situent eux, dans l'administration pénitentiaire, et remplacent les anciens comités de probation et d'assistance aux libérés -milieu ouvert- et les services socio-éducatifs des établissements pénitentiaires). Pour mener un tel projet, plusieurs interlocuteurs sont pris en compte : - la maîtrise d'ouvrage administration pénitentiaire (côté SIP) soit le bureau en charge de l'insertion de la population pénale, - la maîtrise d'ouvrage des services judiciaires (côté JAP) soit le bureau chargé de l'informatisation des juridictions (qui lui-même travaille en association avec d'autres directions ou bureaux du ministère " sachants " ou " experts ", notamment dans cet exemple d'autres services de la direction des services judiciaires ainsi que la direction des affaires criminelles et des grâces), - la maîtrise d'oeuvre pour l'administration pénitentiaire, soit le bureau en charge de l'informatisation des services de l'administration pénitentiaire au sein de la direction de l'administration pénitentiaire, - la maîtrise d'oeuvre pour les services judiciaires, soit un des bureaux de la sous-direction de l'informatique cette fois au sein de la direction de l'administration générale et de l'équipement. A cela, il faut ajouter, côté maîtrise d'oeuvre, au sein de la sousdirection de l'informatique, le bureau en charge des réseaux et de l'architecture technique. Au sein de la maîtrise d'oeuvre, apparaissent en outre des personnesressource en charge de la rédaction du plan d'assurance qualité, dont il convient de se rapprocher dans la mesure où ces personnes ont notamment en charge la gestion de la documentation de la future

13 application et auxquelles on peut apporter une aide en matière de structuration de cette information dont on devra assurer à terme l'archivage. L archiviste peut demander à être associé à certaines de ces fonctions et à les accompagner. Il peut alors participer à la rédaction de cahier des charges pour la réalisation d applications et y veiller à la mise en place de modules d archivage, participer à la recette des maquettes, assurer la formation des services utilisateurs des applications pour la partie archivage, veiller avec les informaticiens lors des transferts dans les services d archives que les données ayant migré n ont pas subi d altérations et ont gardé leur caractère authentique. L archiviste peut aussi apporter son aide aux services pour la mise en place de plans de classement et d arborescences de répertoires électroniques. III. 2. Les qualifications que doit réunir un service d archives Si l archiviste doit se tenir au courant des évolutions technologiques concernant le secteur de l archivage des données numériques, il ne peut les maîtriser complètement. Il serait particulièrement utile qu il puisse constituer auprès de lui une équipe vouée à la conservation des documents électroniques. Le mieux est le développement d un pôle de compétence de ce type avec un technicien informatique, comme cela est le cas dans les grands services de conservation nationaux, par exemple l équipe CONSTANCE au Centre des archives contemporaines (CAC) de Fontainebleau. Lorsque la constitution d une équipe de spécialistes n est pas possible, l archiviste devra trouver un agent de son service dont les compétences en ce domaine puissent être développées, grâce à des formations spécifiques. Sinon, il se tournera vers les services informatiques les plus proches, par exemple, les services informatiques du département pour des archives départementales. L archiviste devra de même s adjoindre les compétences d un juriste, soit en interne, soit en ayant recours à celui qui sera le plus proche de son institution (la plupart des grandes administrations ont aujourd hui un tel service). III. 3. Stratégies à mettre en oeuvre Il ne peut y avoir de bonne politique d archivage sans une prise de conscience de son importance et une validation au niveau le plus haut de la hiérarchie de l institution productrice, au niveau de la direction générale. La première condition à remplir est donc la reconnaissance, à ce niveau, du caractère stratégique d une politique visant à conserver à long terme les données numériques, par exemple en prenant en compte leur archivage dans le schéma directeur de l institution.

14 Pour convaincre les responsables de l institution de production et sa propre hiérarchie, de l utilité de la conservation à long terme des données numériques et de l investissement intellectuel, financier et humain qu elle suppose, il faut mettre en avant des arguments de conservation (juridique, financier) mais aussi de valorisation et réutilisation par la communication. Une expérience du Centre des archives contemporaines Le Centre des archives contemporaines (Fontainebleau) a pu tirer des conclusions positives d une opération de sauvetage d enquêtes anciennes mais intéressantes lors de laquelle il a été nécessaire de reconstruire toute la documentation technique décrivant la structure des fichiers. La mission fondamentale du service versant était la publication de résultats à partir de ces enquêtes. Les fichiers étaient un outil de travail n'ayant de valeur que pour les publications auxquelles il permettait de parvenir. Dans cette logique, le producteur des données n'y a accordé d'attention que tant qu'elles étaient utilisables et, une fois utilisées, ne les a pas considérées comme des informations ayant une valeur en soi et dont la conservation était nécessaire. Le CAC a rendu compte de son opération d'archivage, de son travail laborieux de reconstitution de la documentation associée et a formulé l idée que sa conservation pouvait présenter un intérêt. Le service versant a ainsi pris conscience que la perte des données pouvait lui être préjudiciable d autant que des enquêtes peuvent se répéter dans le temps et il peut être rentable d accéder à une précédente version électronique. Il a donc décidé d envisager la constitution d'un comité d'archivage qui étudierait, entre autres, les mesures nécessaires pour organiser la conservation des enquêtes sur une longue durée. Le recours aux données pour des besoins juridiques peut aussi être un argument plaidant en faveur d une bonne conservation des données électroniques (c'est ainsi qu'un des responsables de l'informatisation des juridictions au ministère de la Justice s est rendu compte de l importance des procédures de pérennisation lorsqu il a fallu retrouver des données pour l affaire des disparues de l Yonne ; pour la même enquête judiciaire, la SNCF a dû retrouver rapidement les horaires des trains de l époque pour vérifier la validité des informations fournies par les suspects...)

15 Exemple de stratégie au ministère de la Justice L implication de l archiviste a commencé avec l acceptation par ses interlocuteurs de sa présence au sein des comités de suivi civil et pénal du ministère, avec le soutien du directeur. Cette participation a permis le rapprochement avec les services statistiques du ministère dont les objectifs sont de mettre en place des modules statistiques efficaces au sein des applicatifs, d où la nécessité d intervenir en amont, exactement comme les archivistes. C est d ailleurs la lecture du compte rendu du comité de programmation de la statistique qui a permis de savoir que le répertoire général civil dans les juridictions était en cours de refonte (afin que toutes les affaires passant par une juridiction, qu elles relèvent du judiciaire ou du rôle de dépôt et d enregistrement des greffes, soient enregistrées dans le répertoire général). Un volet a alors pu être rédigé concernant l archivage électronique des données figurant dans le répertoire général (un volet identique était mis en place pour les statistiques) en listant les données essentielles et en précisant qu elles seraient transférées régulièrement à l administration des Archives. On voit par cet exemple qu il s agit d intervenir très en amont : dans ce cas précis, les préconisations du répertoire seront transmises aux sociétés gérant les applications civiles en place dans les cours, les tribunaux et les conseils de prud hommes pour être ensuite prises en compte et permettre les évolutions des produits. En tout état de cause, ces évolutions n interviendront pas avant 2002, 2003 voire 2004 (pour les tribunaux d instance) tant sont grandes les lourdeurs inhérentes aux marchés, à la rédaction des cahiers des charges et aux opérations en aval (tests, sites pilotes, implantation progressive...). On comprend aussi qu intervenir une fois les jeux faits (c est-à-dire les applicatifs modifiés) est contreproductif. La participation à ce comité a permis de se positionner lors du lancement d un nouveau projet d envergure d une nouvelle chaîne pénale pour tous les tribunaux -hors Paris et la région parisienne. Dès la phase de rédaction du cahier des charges pour l assistance à la maîtrise d ouvrage, l archiviste a été sollicitée en tant que maître d ouvrage associé, la collaboration avec l équipe en charge du projet portant sur trois points : intervention dans les groupes de travail sur la reprise des données des anciennes applications, arguant du fait qu il serait utile de pointer les affaires suffisamment anciennes pour être archivées afin de les stocker dans une base archives, évitant ainsi une reprise des données dans la nouvelle application trop importante ; définition, module fonctionnel par module fonctionnel, des données destinées à être pérennisées et donc à être basculées dans une base archives centralisée (aux côtés de l infocentre, le même mécanisme dans les deux cas d extraction et d injection des données étant mis en oeuvre) ; conseils sur les formats, les pièges à éviter pour la numérisation de certains documents et plus généralement la gestion électronique de documents.

16 Par la suite, cette première intégration a permis à l archiviste d être associée aux travaux de préparation du nouveau schéma directeur informatique. Cette association a consisté à intervenir pour le référentiel technologique, en y faisant intégrer les outils d interface pour l archivage ; dans l élaboration du référentiel des métiers de l informatique au ministère en y faisant intégrer l archiviste en tant que, d une part, maître d ouvrage associé et, d autre part, aide pour les services dans leurs méthodes de travail (afin d améliorer la gestion documentaire) ; pour la mise en place d une méthodologie type pour le lancement d un projet suivant le niveau du projet, en tentant de définir le rôle d un maître d ouvrage associé ; pour la cartographie des applications en intégrant une colonne " module d archivage " permettant de distinguer les applications pour lesquelles il convenait de prévoir un archivage, de celles pour lesquelles c était inutile (suivi des plannings des personnels, par exemple) ; pour la révision du dictionnaire des données partagées permettant pour toutes les applications, de s entendre sur les mêmes concepts et enfin, pour la définition des domaines d action du ministère, visant à modéliser les circuits et les procédures du ministère (en lien avec les métiers et par conséquent avec les applications), domaine sur lequel la valeur ajoutée de l archiviste était bien réelle en raison de sa connaissance globale des attributions du ministère. Autre exemple du ministère de la Justice L association aux travaux d un groupe de travail mis en place dans le cadre de la R.T.T., sur les façons de mieux travailler avec les nouveaux outils (travail collaboratif, enregistrement du courrier, archivage du courrier électronique, mise en réseau au sein des bureaux...). Le point de vue de l archiviste a pu ainsi être entendu et notamment l importance de prendre en compte l archivage très tôt dans la chaîne du traitement documentaire. A partir des conclusions de ce groupe de travail, ont été créés deux autres groupes. Le premier concerne la mise en place d un outil d enregistrement du courrier unique pour l ensemble du ministère (permettant d assurer la traçabilité du suivi des courriers et documents entrant au ministère) : dans cette optique, il est possible d orienter vers une organisation calquée sur l expérience du ministère des affaires étrangères où tous les documents dès leur enregistrement sont " tracés " grâce à un enregistrement efficient (mention d un objet mais également d un lien avec un plan de classement, avec un dossier), ce suivi couvrant toutes les étapes jusqu à l archivage du document. L autre groupe de travail concerne l amélioration de la façon de travailler des secrétariats, dont on sait le rôle central en matière de maîtrise de la production documentaire au sein du bureau : de l enregistrement des courriers au rangement et au classement des dossiers, au versement dans le service des archives. On pressent alors la possibilité pour l archiviste de

17 mettre en place d une manière systématique de bonnes procédures en matière de traitement de l information, en intégrant aux anciennes pratiques basées sur le papier les nouveaux modes de travail induits par la généralisation de l informatique dans les bureaux. Pour assurer l'efficacité d'un archivage de données sur le moyen et le long terme, la politique de l organisation productrice doit être clairement établie et l un des premiers objectifs à atteindre est d intégrer la fonction archives dans le champ couvert par les différentes applications de l institution. Lorsqu on aura spécifié le périmètre à couvrir, c est-à-dire précisé le besoin d archivage, on établira une organisation avec les personnes concernées, organisation prenant en compte les liens entre ces personnes et les relations qu elles entretiennent. Sans cette base, il sera très difficile de dégager les moyens financiers et humains nécessaires pour l archivage des données. L archiviste doit être associé à l élaboration de cette politique pour se faire entendre des informaticiens et les influencer. Il est important de ne pas confondre les fonctions et de faire en sorte que la fonction archives soit clairement identifiée face à celle de l informaticien. Ainsi l archiviste pourra jouer le rôle de médiateur neutre entre l informaticien et tout utilisateur. La conservation à long terme des données numériques est une opération coûteuse. Mais reconstruire des données perdues, détériorées ou détruites l'est encore plus. Ces coûts importants ont un impact dans la vie quotidienne de l institution de conservation. Il s agira donc de faire des évaluations et des tris sélectifs tout d abord en fonction de l intérêt scientifique des données, puis en fonction des capacités humaines et financières de l institution à traiter cette première sélection. On ne cherchera pas à faire preuve de la même rigueur pour des documents destinés à une conservation à long terme et pour des documents éliminables à brève échéance (avant 10 ans). Cependant l archivage intermédiaire étant de plus en plus souvent un moyen pour les services d archives, de justifier leur existence et de se développer, la question devra être examinée en fonction des situations. On ne dira du reste jamais assez l importance pour l archiviste de savoir se positionner très amont dans les processus de création documentaire et d intervenir dès l âge vivant des documents. La méthodologie de préservation qui suit est donc essentiellement conçue pour les documents qui, dès leur création ou leur transfert dans un service d archives, sont destinés à être conservés définitivement. Les méthodes de description, leur approfondissement, les choix de supports devront être plus ou moins poussés en fonction de l intérêt et de la durée de vie des documents et des besoins de disponibilité et communication des données. Il faudra alors que l archiviste examine avec l institution productrice comment rationaliser la politique et la production documentaire et comment la rendre claire à tout utilisateur. De plus en plus souvent, l'archiviste est confronté au souhait des gestionnaires de mettre en oeuvre des systèmes globalisants de gestion électronique de documents (GED). Cette orientation naît souvent de l'idée fausse que la dématérialisation fera gagner de précieux

18 mètres carrés qui ne seront plus consacrés à du stockage de documents papier. Si le discours de l'archiviste doit faire prendre conscience aux décideurs, des réorganisations internes importantes qu'implique une telle entreprise pour la production documentaire et modérer quelque peu leur enthousiasme, il doit aussi accompagner cette démarche innovante et inéluctable. Un système de GED est un ensemble composite de documents relevant d'un grand nombre de producteurs différents. L'archiviste devra en examiner chacun des sous-ensembles, en se fondant sur le principe de respect des fonds et devra examiner chacune des typologies à l'intérieur de ses sous-fonds. Chacune aura sa méthode de traitement appropriée, certains documents étant du type courrier électronique, d'autres images de documents numérisés, d'autres dossiers partagés, d'autres bases de données... L archiviste doit aider le producteur à expliciter ses intentions et les objectifs de la production des données. Tous ces éléments serviront à alimenter la documentation sur l objet d information numérique d une part, la réflexion sur l'évaluation et la sélection de ces objets d autre part. L archiviste est aujourd hui un des personnages clés du Records management en contribuant à une formalisation des systèmes de gestion et de production documentaire qui ne peut être que bénéfique à l institution. IV. Préparer le versement Si l institution décide d avoir une politique optimale de Records management, l archiviste est associé à la création des documents et les fonctionnalités d évaluation, de sélection, de communication des données sont intégrées dans la couverture fonctionnelle des applications. Mais si, comme c est encore fréquent, l archiviste n a pas été associé à la création du document électronique non plus qu à la gestion de son cycle de vie, il se trouve souvent, comme dans le cas du papier, confronté à un archivage de données dont il n a aucune connaissance préalable. Que faire en ce cas? IV. 1. Repérer les données numériques existantes L archiviste devra tout d abord essayer d anticiper des versements anarchiques en tentant de faire le relevé le plus complet possible de la production de l institution. Il devra repérer les applications électroniques existantes ainsi que les informations ne faisant plus l objet d une impression papier, qui sont les plus fragiles d entre toutes. Pour cela, il demandera tout d abord aux services informatiques du producteur la liste des applications dont ils ont connaissance. Il est aussi souvent obligé de compléter cette liste avec les producteurs eux-mêmes qui peuvent avoir produit des applications ou des fichiers divers sans avoir fait appel aux techniciens. L'article 22 de la loi du 6 janvier 1978 portant création de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) précise que " la commission met à la disposition du

19 public la liste des traitements, qui précise pour chacun d'eux : la loi ou l'acte réglementaire décidant de sa création ou la date de sa déclaration ; sa dénomination et sa finalité ; le service auprès duquel est exercé le droit ; les catégories d'informations nominatives enregistrées ainsi que les destinataires ou catégories de destinataires habilités à recevoir communication de ces informations ". Sont tenus à la disposition du public, dans les conditions fixées par décret, les décisions, avis ou recommandations de la commission dont la connaissance est utile à l'application ou à l'interprétation de la présente loi. Pour connaître les applications nominatives, une source utile est donc l ensemble des actes réglementaires portant décision de traitement automatisé d'informations nominatives après avis motivé de la CNIL pour les traitements opérés pour le compte de l'état, d'un établissement public ou d'une collectivité territoriale, ou d'une personne morale de droit privé gérant un service public, ainsi que les arrêtés du ministère des finances portant approbation des programmes d'enquêtes statistiques obligatoires et d'intérêt général. Les finalités, noms des commanditaires et utilisateurs des applications, éléments de documentation minimale des applications, pourront servir à la description archivistique de celles-ci. Il est à noter que certains actes réglementaires relatifs à des traitements intéressant la sûreté de l'état, la défense et la sécurité publique ne sont pas publiés. On s'assurera aussi de ce que certains programmes aient pu ne pas être déclarés auprès de la CNIL. Dans certaines institutions, par méconnaissance en général, ce cas peut être fréquent. On recourra enfin à tous les documents des directions des finances, des conférences budgétaires, dans lesquels sont signalées les applications à mettre en oeuvre sur le prochain exercice. Lorsqu il existe des schémas directeurs informatiques, on consultera les bilans de ces schémas afin de juger des réalisations et des applications mises en service. Ces bilans donnent souvent lieu à la programmation d un nouveau schéma que l archiviste devra attentivement prendre en compte pour repérer les projets à venir et se tenir informé de leurs évolutions. Exemple d'archives communales L archiviste de la commune X demande à ses collègues des services informatiques de faire cet état des applications. Il reçoit le tableau suivant (extraction d un tableau original de 35 applications pour une commune de habitants) : Contenu Type d information système Perte écrit observations Gestion de l aide sociale + RMI texte Oracle texte Oracle Gestion des élèves texte Access Informations cadastrales, permis,... texte, images Fox liste des électeurs texte Oracle

20 actes de naissance, actes de décès mariage... texte Oracle inscrits au concours + notes + résultats texte Quattro dev interne plans, cadastre, informations cadastrales texte + fichier au format " star " Oracle + Star Oui plans Quelques remarques sur le tableau précédent Il s agit d un premier repérage sur lequel les archivistes et les informaticiens pourront travailler. Ces éléments sont une partie des métadonnées de description et d archivage des données numériques. Il sera nécessaire de compléter un tel tableau sur les points suivants : format précis des fichiers avec l identification de leurs versions versions des systèmes de gestion bases mises à jour ou pas, périodicité des mises à jour dates de création, de modification, voire de fin volume des données au moment T accroissement annuel Il faudrait également utiliser des termes plus explicites et archivistiques. Les intitulés doivent être compréhensibles par tout utilisateur. Les services informatiques de la commune X ont indiqué sous la forme " dev interne ", le fait que le programme ait été écrit par leurs soins et qu ils maîtrisent les informations. L'expression " perte écrit " n est pas plus explicite. Il s agit en fait des bases ne donnant lieu à aucune impression papier. La notion est fondamentale dans le cas d un tableau de gestion, car elle sert à déterminer quel support sera conservé de préférence à un autre mais elle doit être exprimée autrement pour être intelligible par tous. Le service appelé utilisateur est en fait le service producteur des données, c est-à-dire pour les informaticiens celui " qui utilise " la base. Il serait donc bon de tenir compte aussi du ou des services seulement utilisateurs et non producteurs des données, donc des