IFS (INTERNATIONAL FEATURED STANDARDS)

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1 IFS (INTERNATIONAL FEATURED STANDARDS) Vers une structure paritaire industriels - distributeurs Révision de l IFS Food version 5 SIAL octobre 2010, Mezzanine Hall 3 Intervenants Isabelle Formaux - Responsable Qualité, SCAMARK LECLERC, Cécile Gillard-Kaplan Directeur Qualité Epicerie Liquides, CARREFOUR Groupe, Stéphanie Lemaitre - Responsable IFS, FCD Laurence Manuel - Directeur Groupe Qualité, PROVERA France Alimentaire, Pascal Beyrand - Direction Audit et Qualité Easydis, Groupe CASINO Xavier Lallement, Directeur Qualité de SIPLEC, société d importation de E. LECLERC Alexander Rogge, Directeur IFS et Chef de Service Europe, FCD, François Thiebault, Meralliance, Président de la Commission Qualité de la FEEF Stephan Tromp, Directeur IFS, Secrétaire Général Adjoint, HDE 2 1

2 Sommaire 1. La certification IFS au niveau international 2. L entrée des industriels dans les différents groupes de travail IFS 3. Le processus de révision de l IFS Food version 5 4. Questions - réponses 5. Le nouveau référentiel IFS Broker 6. L assurance qualité IFS 7. La révision de l IFS Logistics Conclusion Introduction Stephan Tromp, Directeur IFS, Secrétaire Général Adjoint, HDE (Hauptverband des Deutschen Einzelhandels) 4 2

3 Content 1. Introduction 2. IFS Standards 3. IFS Services 4. IFS Integrity Program 5. Conclusion Learning, adapting, changing Figures 1. Introduction > IFS Food audits > 800 IFS Logistics audits 67 certification bodies 800 auditors in over 20 languages > 200 registered retailers Born in Europe, used and developed worldwide 3

4 IFS development worldwide IFS development in North America: Creation of a US IFS working group, with representatives of retailers, industry/manufacturers and certification bodies Qualification of US auditors IFS development in Asia: Implementation of a partnership with a Chinese training centre to qualify IFS auditors (Asian auditors, but with European audit culture ) 7 2. IFS Standards For more product safety together 4

5 IFS standards 2. Standards IFS Food Safety and quality standard for the auditing of food manufacturers IFS Logistics Safety and quality standard for auditing of logistic service providers IFS HPC Safety and quality standard for the auditing of manufacturers of household and personal care products IFS standards 2. IFS Standards IFS Cash & Carry / Wholesalers Safety and quality standard for the auditing of cash&carries and wholesalers IFS Broker Safety and quality standard for the auditing of traders/importers 5

6 IFS Guidelines for packaging material 2. IFS Standards IFS has developed guidelines for the implementation of the IFS requirements for packaging material (4.5) The guidelines have been developed in cooperation with the food and packaging material industry, retailers, certification bodies and experts Main goal is a uniform understanding and application of these requirements in daily business The guidelines will be published in EN,FR,GE,IT and SP. IFS Food Defence Checklist 2. IFS Standards 15 extra requirements around food defence Developed by US experts Especially for the US market Not an obligation Scoring same like all other IFS requirements Extra scoring and report for these requirements 6

7 3. IFS Services More than the sum of its parts IFS services 3. Services Database containing all audit reports, action plans and certificates Software for quick and error free analysis of all IFS audits E-Learning and courses for the training of quality managers and auditors on IFS 7

8 3. Services 3. Services 8

9 Next steps 3. Services Upgrade auditxpress on microsoft.net Converter-tool : IFS audit results/report automatically converted into a ISO & ISO TS report Corrective actions comparison tool (automatical comparison between two audit reports of a company to analyse the improvement) AuditXpress corrective actions management tool for manufacturers Expanding analyse tools for CBs 4. IFS Integrity Program 9

10 IFS Integrity Program 4. Integrity Program 5. Future Safety for a shared future 10

11 Next steps 5. Future Finish the review process of IFS Logistics end 2010 Start the review process of IFS Food in autumn 2010 Integrate manufacturers into the IFS working groups Roll-out of the IFS Integrity Program Continously improve the IFS etools Thank you for your attention! Together successfully Contact: Mr. Stephan Tromp IFS Managing Director Phone: 0049-(0) Fax: 0049-(0)

12 La certification IFS au niveau international : chiffres et dernières évolutions Laurence Manuel, Directeur Groupe Qualité PROVERA France Alimentaire 23 L IFS Food : de 2004 à aujourd hui Nombre d organismes de certification Fin 2004 Fin 2007 Fin Nombre d auditeurs IFS Food Nombre d audits (de certificats IFS Food) > >

13 Les organismes de certification accrédités pour la certification IFS Food Absolute Number: 63 > IFS certificats 13

14 Les certificats IFS en France Les enseignes utilisatrices de l IFS! IFS 2003 "!! Aide à la qualification des auditeurs IFS 2004 IFS enseignes utilisent à la base de données IFS 14

15 De nouveaux référentiels, pour répondre à de nouvelles demandes 2004 IFS Food version IFS HPC 2006 IFS Logistics 2010 IFS Broker 29 L entrée des industriels dans les différents groupes de travail IFS Alexander Rogge, Directeur IFS et Chef du Service Europe FCD (Fédération des entreprises du Commerce et de la Distribution) François Thiébault, Président la Commission Qualité de la FEEF (Fédération des Entreprises et Entrepreneurs de France) 30 15

16 L entrée des industriels dans les différents groupes de travail IFS Décision du Board IFS, janvier 2010 Organisation / modalités validées lors du International IFS Working Group de septembre 2010 Applicable dès décembre 2010 (pour le International IFS Working Group) Pour la France, dans le cadre de l Engagement de collaboration PME/Commerce entre la FEEF et la FCD Cap sur la croissance 2010/2012 signé le 31 mars L entrée des industriels dans les différents groupes de travail IFS 32 16

17 L entrée des industriels dans les différents groupes de travail IFS Modalités : un représentant industriel pour chaque pays (FR, DE, IT, CH/NE/BE) Déjà le cas : Groupe de travail IFS US et Groupe de travail révision IFS Logistique Première étape : Groupe de travail International IFS Groupes de travail nationaux IFS Groupes de travail sur la révision de l IFS Food version 5 Deuxième étape : Groupe de travail Examens IFS Groupe de travail Assurance Qualité IFS Groupe de travail IFS DPH 33 L entrée des industriels dans les différents groupes de travail IFS Témoignage de la FEEF sur l entrée des industriels dans les groupes de travail IFS François Thiébault, Président la Commission Qualité de la FEEF (Fédération des Entreprises et Entrepreneurs de France) 17

18 Le processus de révision de l IFS Food version 5 Isabelle Formaux, Responsable Qualité SCAMARK LECLERC François Thiébault, Président la Commission Qualité de la FEEF (Fédération des Entreprises et Entrepreneurs de France) 35 Calendrier prévisionnel de la révision Déc Démarrage des travaux Jan sept Groupes de travail pour la révision Sept déc Validation du référentiel et traductions Publication début 2012 Application mi 2012 Déc fév Déc avr 2011 Jan sept Questionnaire de satisfaction en ligne sur le site internet En allemand, anglais, français et italien Questionnaire public, destiné à tous (propositions de modifications, suppressions, mises à jour, etc.) Constitution, par les bureaux IFS, d une matrice de travail réunissant tous les inputs reçus sur le référentiel Inputs reçus : via internet, appels téléphoniques, consultation des fédérations partenaires Répartition du travail de révision par groupes de travail : allemand, français, italien, US Participation de représentants industriels et organismes de certification dans chaque groupe de travail, à toutes les étapes 36 18

19 IFS Food version 6 : les principales modifications Partie 1 : protocole d audit Intégration des notes de doctrine Inclusion d une annexe de clarification sur le périmètre d application de chaque référentiel IFS (Broker, Logistics, Food, etc.) Clarifications sur les déterminations des durées d audit Clarifications sur les périmètres de certification (en cas de sites déportés, d activité de négoce sur site, de process séquencés sur différents sites, etc.) Ajout d une règle sur la certification des produits saisonniers 37 IFS Food version 6 : les principales modifications Partie 2 : check-list d audit Intégration des notes de doctrine Intégration de la check-list sur la lutte contre les actes de malveillance dans la chaîne alimentaire ( food defence ) demande de la GFSI Création d exigences pour la sous-traitance En général, révision des exigences de la check-list qui sont régulièrement évaluées B d un audit IFS à l autre (e.g. exigence trop forte, non mise en oeuvre mais ne présentant pas de risque, etc.) 38 19

20 IFS Food version 6 : les principales modifications Partie 3 : exigences pour les organismes d accréditation (OA), les organismes de certification (OC) et les auditeurs Intégration des notes de doctrine Intégration des exigences supplémentaires GFSI pour les organismes d accréditation ( GFSI additionnal requirements on ISO norm ) Intégration des exigences d assurance qualité pour les OC Champs obligatoires à renseigner par l auditeur Modifications des secteurs de qualification des auditeurs (approche risque process / 39 produits) Révision de l IFS Food version 5 Témoignage de la FEEF sur la révision de l IFS Food version 5 François Thiébault, Président la Commission Qualité de la FEEF (Fédération des Entreprises et Entrepreneurs de France) 20

21 Sommaire 1. La certification IFS au niveau international 2. L entrée des industriels dans les différents groupes de travail IFS 3. Le processus de révision de l IFS Food version 5 4. Questions - réponses 5. Le nouveau référentiel IFS Broker 6. L assurance qualité IFS 7. La révision de l IFS Logistics Conclusion Le nouveau référentiel IFS Broker, pour les courtiers, importateurs et agents de négoce Stéphanie Lemaitre, Responsable IFS Xavier Lallement, Directeur Qualité SIPLEC, société d importation de E. LECLERC 42 21

22 IFS Broker : historique Groupe de travail composé d enseignes, d OC et de courtiers (2009) Référentiel publié en allemand et en anglais en février 2010 Publié en espagnol et italien en juin 2010 Publié en français en octobre certificats émis (principalement pour les fruits et légumes) IFS Broker Périmètre de l audit L IFS Broker est applicable aux sociétés qui : ont essentiellement des activités de négociant sélectionnent les fournisseurs, achètent et/ou négocient des produits les expédient aux clients, facturent les clients Les produits concernés sont alimentaires et DPH (de droguerie, parfumerie, hygiène). Les sociétés, courtiers et intermédiaires n ayant aucun contact avec les produits doivent être audités selon le référentiel IFS Broker. 22

23 IFS Broker Partie 2: Exigences de l IFS Broker 1. Responsabilité de la direction 2. Système de management de la qualité 3. Gestion des ressources 4. Process de services 5. Mesures, analyses, améliorations 6. Exigences spécifiques (IFS Broker) Dans la plupart des cas, les exigences de l IFS Food version 5 ont été reprises Total: 67 exigences IFS Broker Qualification des auditeurs Auditeurs qualifiés IFS IFS Food pour les audits des brookers de produits alimentaires IFS HPC (DPH) pour les audits concernant les produits non alimentaires Participation obligatoire à la formation pour les auditeurs IFS Broker (proposée par l IFS, pas de formation en interne) 23

24 IFS Broker Témoignage Xavier Lallement, Directeur Qualité SIPLEC, société d importation de E. LECLERC L assurance qualité des organismes de certification et des auditeurs : premier bilan du système mis en place par l IFS Cécile Gillard-Kaplan, Directeur Qualité Epicerie Liquides CARREFOUR Groupe 48 24

25 L assurance qualité IFS / Constats et enjeux Nombre d organismes de certification Fin 2004 Fin 2007 Fin Nombre d auditeurs IFS Food Nombre d audits (de certificats IFS) > > Les enjeux pour l IFS Comment garantir une application rigoureuse des exigences de l IFS? Comment s assurer de l application uniforme des exigences de l IFS par les OC ainsi que de «l homogénéité» des certificats émis (à l échelle nationale et internationale)? Comment assurer une confiance totale des distributeurs dans les certificats IFS émis? 49 L assurance qualité IFS / Moyens mis en place Les moyens mis en place par l IFS pour renforcer la qualité des audits réalisés (1) Renforcement du contrat entre l OC et les bureaux IFS Mise en place d une liste de pénalités applicables aux OC : à chaque non-conformité détectée chez un OC correspond une pénalité => applicable depuis le 1er juillet 2010 Hiérarchisation des types de non-conformités (niveaux 1, 2 et 3 en fonction de la gravité) 50 25

26 L assurance qualité IFS / Moyens mis en place NC niveau 1 Élément remettant sérieusement en question la compétence globale de l OC et posant un risque pour la sécurité des aliments Exemple : informations mensongères dans le rapport, notation de complaisance, etc. 1 : formation interne / AC sous 3 semaines 2 : EUR d amende / suspension de l auditeur pendant 1 an 3-4 : suspension du contrat pendant 6 mois > 4 : annulation du contrat NC niveau 2 Faiblesse de l OC ou de l auditeur, sans problème de sécurité des aliments Exemple : comportement critique vis-à-vis de l IFS, durées d audit non justifiées, mauvaise qualification, etc. 1 : formation interne / AC sous 3 semaines 2 : 5000 EUR d amende / formation auditeur 3-6 : suspension du contrat pendant 3 mois > 6 : annulation du contrat NC niveau 3 Non conformités «administratives» Exemple : non respect du délai de mise en ligne des rapports, fonction agenda non remplie sur le portail, etc. 1 : formation interne / AC sous 3 semaines 2-6 : 1000 EUR d amende / formation 7-9 : suspension du contrat pendant 3 mois > 10 51: annulation du contrat Comment notifier une non-conformité? Via le formulaire en ligne sur le portail ou en contactant directement les bureaux IFS 26

27 Assurance qualité / Premier bilan Réclamations reçues via le formulaire en ligne : 13 depuis mi juillet Réclamations administratives reçues : 45 depuis début juin Réclamations «qualité» reçues depuis début janvier : 20 => Réclamations traitées par une ressource dédiée au bureau IFS à Berlin L assurance qualité IFS / Moyens mis en place Système de gestion des réclamations Comité de sanction - 1 avocat - 3 enseignes - 3 industriels - 1 OC Dossiers anonymes Système formalisé de gestions des réclamations (ensemble de procédures) Audits d investigation : - audit sur site avec l auditeur IFS - audit sur site sans l auditeur IFS (contre audit) - audit du siège de l OC Surveillance (indépendante des réclamations) Audit sur site Audit du siège de 54 l OC 27

28 L assurance qualité IFS / Moyens mis en place Les moyens mis en place par l IFS pour renforcer la qualité des audits réalisés (2) Les audits de surveillance et d investigation Réalisés par un pool d auditeurs indépendants, recrutés et formés par l IFS (réussite de l examen, signature d un engagement de confidentialité, calibration, etc.) Audits de surveillance : démarrage en juillet 2010 / premiers retours positifs Chaque OC doit être audité tous les 3 ans L assurance qualité IFS / Moyens mis en place Conséquences de ce programme sur les entreprises certifiées : Les entreprises certifiées peuvent faire l objet d audits menés par les auditeurs du programme ou d audits observés par ces auditeurs Les entreprises certifiées peuvent être sollicitées par les organismes de certification pour clarifier / argumenter les réclamations => Objectif : améliorer la qualité et l homogénéité des résultats d audit d une entreprise à l autre, d un pays à l autre, d un OC à l autre 28

29 L assurance qualité IFS / Moyens mis en place Les moyens mis en place par l IFS pour renforcer la qualité des audits réalisés (3) Amélioration de la formation des auditeurs Séminaires IFS plus fréquents Formations des formateurs IFS (Train the trainer) renforcée sur l application du référentiel Formations de calibration "IFS Academy" : mise à disposition des auditeurs IFS de modules de formation spécifiques (HACCP, techniques d audits, connaissances process, etc.) pour renforcer et calibrer leurs connaissances 57 Le référentiel IFS Logistics Révision de la version 1 Retour d expérience Stéphanie Lemaitre, Responsable IFS Pascal Beyrand, Direction Audit et Qualité Easydis, Groupe CASINO 58 29

30 IFS Logistics : historique Publié en 2006 (version 1) Environ 1000 certificats Démarrage des travaux de révision début 2010 Groupe de travail francophone sur le projet de version 2 : 22 novembre Objectif de publication de la version 2 : mi 2011 La certification IFS Logistique Pascal Beyrand, Direction Audit et Qualité Easydis, Groupe CASINO 30

31 Sommaire La certification IFS au niveau international L entrée des industriels dans les différents groupes de travail IFS Le processus de révision de l IFS Food version 5 Questions - réponses Le nouveau référentiel IFS Broker L assurance qualité IFS La révision de l IFS Logistics Conclusion Merci de votre attention! Si vous avez des questions supplémentaires sur l'ifs, n hésitez pas à contacter les bureaux de l'ifs Bureau IFS Paris (FR) Stéphanie Lemaitre lemaitre@ifs-certification.com Bureau IFS Berlin (DE) Maria Thalmann thalmann@ifs-certification.com Bureau IFS Milan (IT) Serena Venturi venturi@ifs-certification.com Bureau IFS Saint Louis (US) Georges Gansner gansner@ifs-certification.com 31