Chorus Pro. Guide utilisateur «Saisir une sollicitation et suivre son traitement» (Structure privée et publique) Date de mise à jour : 22/12/2016

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1 Chorus Pro Guide utilisateur «Saisir une sollicitation et suivre son traitement» (Structure privée et publique) Date de mise à jour : 22/12/2016

2 Dispositif de support : problème d utilisation de Chorus Pro 2

3 Les fonctionnalités proposées pour gérer son compte utilisateur 3 1. Préalable à la saisie d une sollicitation Solliciter l avatar 2. Saisir et suivre une sollicitation en mode déconnecté 3. Saisir une sollicitation en mode connecté 4. Suivre une sollicitation A. Présentation des statuts B. Les sollicitations à traiter C. Rechercher une sollicitation 5. Consulter une sollicitation 6. Ajouter des informations supplémentaires 7. Traiter et clôturer une sollicitation

4 Les sollicitations 4 Définition : Lorsqu un utilisateur rencontre une situation entraînant des difficultés dans l utilisation de Chorus Pro et que les outils d aide en ligne ne peuvent pas lui apporter de réponse, il a la possibilité d émettre une «Sollicitation». Selon le besoin, la sollicitation peut être à destination : - de la structure publique à qui l utilisateur destine sa facture ; - du support Chorus Pro. Principe : Lors de la saisie, les sollicitations sont classées par catégories : - Pour une sollicitation à destination de la structure publique à qui l utilisateur destine sa facture : sélectionner la catégorie «Facture émises». - Pour une sollicitation à destination du support technique de l AIFE : sélectionner les autres catégories. Afin de préciser le champ de la requête, pour chaque catégorie, un ensemble de sous-catégorie est proposé.

5 Liste des catégories de sollicitation (1/2) 5 Liste des catégories pour les sollicitations destinées au support technique de l AIFE : Type d accès Catégories Inscription et authentification Sollicitations émises Accueils connecté et déconnecté Navigateur Métier / Réglementaire Spécification externe Réglementaire Gestion de mon compte Gestion des structures et des utilisateurs Factures reçues Factures à valider Accueil connecté uniquement Factures Exemples sous-catégories Connexion, navigation... Délais traitement, création de ma sollicitation... Métier / Réglementaire Spécification externe Réglementaire Ajout de pièces jointes, Suppression de compte.. Rattachement des utilisateurs, Création gestionnaire secondaire.. Traitement de la facture, Mise à jour statut.. Désignation du titulaire, Consultation.. Facture originale Sollicitations émises Consultation de la sollicitation, Ajout de pièce jointe.. Sollicitations reçues Erreur destinataire, Ajout de pièce jointe.. Suivi et qualification des flux Connexion services exposés, suivi flux.. Raccordement EDI Tests, environnement.. Raccordement API Demande de raccordement, signature..

6 Liste des catégories de sollicitation (2/2) 6 Liste des sous-catégories de la catégorie «Facture émises» pour une sollicitation à destination de la structure publique destinataire de la facture : Catégorie Sous-catégorie Commentaire Motif de rejet Rejet d une facture Montant payé différent Suspension Factures émises La sollicitation fait référence au numéro de la facture Intérêts moratoires Délais de paiement Rejet comptable Facture brouillon La sollicitation fait référence au SIRET et au code service du destinataire

7 Statuts des sollicitations 7 Le tableau ci-dessous liste tous les statuts liés au traitement de la sollicitation émise par l utilisateur : Statut En cas de demandes d informations Fin du traitement Action attendue de l émetteur Brouillon L émetteur a commencé à saisir une sollicitation sur le portail mais celle-ci n a pas été envoyée. Elle est toujours modifiable Modifier et envoyer la sollicitation Envoyée La sollicitation a été envoyée sur le portail - En cours La sollicitation est en cours de traitement par le destinataire - Répondue Le recepteur a répondu à la sollicitation reçue Clore la sollicitation Répondue Mauvaise affectation Le receveur a répondue à la sollicitation reçue en indiquant que la catégorie indiquée lors de la saisie était incorrecte, celle-ci est envoyée au NS1 - Informations complémentaires requises Le receveur a demandé à ce que l émetteur donne plus d informations concernant la sollicitation Transmettre les informations demandées Informations complémentaires transmises Les informations complémentaires demandées par le receveur ont bien été transmises par l émetteur - Close La sollicitation a été traitée, il ne peut plus y avoir d intervention sur celle-ci - Lors du dépôt Lors du traitement Fait générateur

8 1 Préalable à la saisie d une sollicitation (1/2] 8 Solliciter l avatar Depuis n importe quelle page, poser une question dans le champ prévu à cet effet puis cliquer sur le bouton «Demander» en haut de l écran. La fenêtre ci-contre s affiche alors afin de questionner l avatar : - Saisir sa question dans la zone «Question». - Cliquer sur le bouton «OK». - Consulter la réponse apportée par l avatar (l avatar fait le lien entre la question et la base des questions déjà posées pour lesquelles il a une réponse). Si la question n a pas été comprise, l avatar demande de la reformuler. Si l avatar n a pas la réponse ou si la réponse proposée ne satisfait pas, vous aurez la possibilité : - D être mis en relation avec un conseiller, via le chat en ligne. Il pourra si nécessaire vous rappeler. Le chat en ligne est accessible :. Pendant la plage d ouverture du support (8h-19h, du lundi au vendredi) ;. Si l avatar n a pas compris la question au 3 ème essai ou sur demande explicite de l internaute. - Demander à être rappelé pour échanger avec les équipes du support.

9 2 Saisir une sollicitation en mode déconnecté 9 Depuis l écran d accueil déconnecté, cliquer sur «Nous contacter» situé dans la bannière en bas de page. L écran de saisie de sollicitation s affiche : - Sélectionner une catégorie et une sous-catégorie parmi celles de la liste déroulante (par exemple, catégorie «inscription et authentification» et sous-catégorie : mail d activation, utilisation de France Connect, déblocage de compte ). - Saisir une adresse électronique de contact (sur laquelle la réponse sera envoyée) et la confirmer en la saisissant une seconde fois. - Décrire de façon détaillée l objet de la sollicitation (question, problème bloquant, ). - Saisir le «catcha» de validation. Cliquer sur le bouton «Valider». Une fois la sollicitation envoyée, la fenêtre de confirmation d envoi ci-contre s affiche. Vous pouvez prendre note du numéro de la sollicitation pour faciliter le suivi par la suite. et Point d attention : Les réponses à ces sollicitations seront apportées par courriel à l adresse électronique de contact. Ces sollicitations ne pourront pas être suivies. Elles ne seront pas non plus consultables dans Chorus Pro elles ne bénéficieront donc pas d un historique.

10 3 Saisir une sollicitation en mode connecté 10 Depuis l écran d accueil connecté ci dessous, cliquer sur l onglet «Sollicitations émises» afin d accéder à l écran de synthèse des sollicitations.

11 3 Saisir une sollicitation en mode connecté 11 La page de consultation des sollicitations émises s affiche : Cliquer sur l onglet «Saisir sollicitation» pour saisir une sollicitation.

12 3 Saisir une sollicitation en mode connecté 12 Saisie d une sollicitation (1/3) Après avoir cliqué sur le bouton «Saisir sollicitation», l écran de saisie de sollicitation ci-dessous s affiche : - Dans le bloc «En-tête de la sollicitation». Sélectionner une catégorie et une sous catégorie dans les listes déroulantes respectives.. Saisir le numéro de la facture dans le cas d une question ou problème portant sur une facture en particulier (exemple : «Factures émises / Montant payé différent»).. Pour certains couples de catégorie/sous-catégorie, il faut choisir le type d objet concerné par la sollicitation (facture, facture de travaux, mémoire de justice ou demande de remboursement). - Dans le bloc «Structure émettrice».. Sélectionner la structure émettrice pour laquelle vous souhaitez saisir la sollicitation (le menu déroulant liste l ensemble des structures auxquelles l utilisateur est habilité). L identifiant est mis à jour automatiquement.. Sélectionner un service le cas échéant.

13 3 Saisir une sollicitation en mode connecté 13 Saisie d une sollicitation (2/3) Certaines sollicitations sont transmises au support technique, l utilisateur n a donc pas de destinataire à choisir. En revanche, d autres sont envoyées au destinataire de facture qui est mis en cause dans la sollicitation. - Le bloc «Destinataire» n est présent que lorsque le couple de catégorie/sous-catégories «Factures émises / Facture brouillon» est sélectionné.. Indiquer si le destinataire est l État en cochant «Oui», si ce n est pas le cas cocher «Non». Cliquer sur «Rechercher» pour sélectionner la structure destinatrice. - Dans le bloc «Description». Décrire de façon détaillée l objet de la sollicitation (question, problème bloquant ). - Dans le bloc «Pièces jointes» Ajouter des pièces jointes en cliquant sur le bouton «Gestion pièce jointe». La fenêtre suivante s ouvre.

14 3 Saisir une sollicitation en mode connecté 14 Saisie d une sollicitation (3/3) Cliquer sur le bouton «Parcourir» et sélectionner la pièce jointe à télécharger sur l ordinateur. - Renseigner le champ «Désignation» avec le nom de la pièce jointe. - Sélectionner le type de pièce jointe parmi la liste déroulante proposée. Cliquer sur le bouton «Ajouter». Une fois la saisie de la sollicitation terminée : Cliquer sur le bouton «Enregistrer» pour sauvegarder la sollicitation au statut «Brouillon». Cliquer sur le bouton «Valider et envoyer» pour finaliser la sollicitation. Une fois la sollicitation envoyée, la fenêtre de confirmation d envoi ci-contre s affiche.

15 4 Suivre une sollicitation 15 Depuis l écran d accueil connecté, après avoir cliqué sur l onglet «Sollicitations émises», l écran de synthèse cidessous s affiche : A partir de cet espace, il existe plusieurs possibilités pour rechercher et visualiser les sollicitations émises et leurs statuts d avancement : A Bloc «Mes sollicitations» : en cliquant sur le numéro de sollicitation parmi celles affichées dans le tableau. B Onglet «Rechercher» : En recherchant des sollicitations sur d autres critères (Numéro, Date, ). Chaque bloc sera détaillé dans les diapositives suivantes. B A

16 4 Suivre une sollicitation 16 B Les sollicitations à traiter Le bloc «Mes sollicitations» récapitule l ensemble des sollicitations en attente de traitement par l émetteur. Pour chaque sollicitation il est possible de la : Consulter ou traiter en cliquant sur le numéro de référence de la sollicitation ; Télécharger au format PDF ; Visualiser au format PDF ; Supprimer (si la sollicitation est au statut «brouillon») ; Cliquer sur le bouton ci-contre pour télécharger les sollicitations pour lesquelles les cases sont cochées.

17 4 Suivre une sollicitation 17 C Rechercher une sollicitation Après avoir cliqué sur l onglet «Rechercher» la page de recherche d une sollicitation s affiche : - Dans le bloc «Critères de recherche» : L utilisateur doit remplir au minimum un champs de recherche. Par exemple le numéro de la sollicitation ou la structure destinatrice. Cliquer sur «Rechercher» pour afficher les résultats. - Dans le bloc «Résultats de la recherche» : Cliquer sur le numéro de la sollicitation pour l afficher. Selon le statut de la sollicitation, il est possible de : La télécharger au format PDF (une fenêtre s affiche afin que l utilisateur indique s il souhaite inclure les pièces jointes au Téléchargement) ; La visualiser au format PDF ; La supprimer (si le statut est «brouillon»).

18 5 Consulter une sollicitation 18 Après avoir effectué une recherche, les sollicitations trouvées peuvent être consultées et l écran ci-contre s affiche. Cet écran permet de consulter les informations saisies par l émetteur de la sollicitation ainsi que : - Les informations générales concernant la sollicitation :. Numéro de sollicitation attribué automatiquement par Chorus Pro ;. Statut ;. Catégorie et sous catégorie. - Les informations concernant la structure émettrice. - La réponse ou la demande de complément d information suite à la réception de la sollicitation. - L historique des événements de la sollicitation. - Les pièces jointes ajoutées par l émetteur et, le cas échéant, par le récepteur.

19 5 Consulter une sollicitation 19 Les actions en bas de page sont les suivantes : Télécharger le détail pour obtenir un fichier au format PDF. Ajouter un complément d information si le récepteur manque d information pour traiter la sollicitation (statut «Informations complémentaires requises»). Clore la sollicitation après avoir reçu une réponse du récepteur. Chacune de ces fonctionnalités va être détaillée dans les pages suivantes.

20 5 Consulter une sollicitation 20 Après avoir cliqué sur le bouton «Télécharger détail», l écran ci-contre s affiche avec le détail des informations de la sollicitation. La fenêtre ci-dessous s affiche également afin de préciser si l utilisateur souhaite inclure les pièces jointes au téléchargement.

21 6 Ajouter des informations complémentaires à une sollicitation 21 Après avoir cliqué sur le bouton «Ajouter complément d information» la page ci-contre s affiche. Ce bouton n est disponible que pour l émetteur lorsque la sollicitation est au statut «Informations complémentaires requises». Il est alors possible de : - Ajouter/supprimer si besoin des pièces jointes ; - Compléter/modifier le champ «Mise à jour de Sollicitation». Cliquer sur le bouton «Valider et envoyer» pour soumettre la sollicitation.

22 7 Traiter et clôturer une sollicitation 22 Après avoir cliqué sur le bouton «Clore», l écran ci-contre s affiche : Dans le bloc «Clôture d une sollicitation», cocher les cases (Oui/Non) afin de préciser : - Si la réponse apportée a permis de résoudre le problème. - S il est nécessaire de ré-ouvrir la sollicitation, un second choix est demandé à l utilisateur :. Si l utilisateur coche «Oui», la sollicitation sera renvoyée au récepteur. Le bloc commentaire devra alors être renseigné afin de préciser pourquoi la réponse n est pas satisfaisante.. Si l utilisateur coche «Non», une seconde question apparaît et il est possible de ré-ouvrir la sollicitation. Si l utilisateur coche «Non» à nouveau, la sollicitation sera fermée. Cliquer sur le bouton «Valider». Point d attention : Il est possible de clore la sollicitation avant la réponse du récepteur si la question ou le problème n est plus d actualité.