Guide simplifié d utilisation. CommPortal Assistant

Transcription

1 Guide simplifié d utilisation CommPortal Assistant

2 Que puis-je faire avec CommPortal Assistant? CommPortal vous permet de synchroniser votre annuaire unique avec vos contacts Outlook, de lancer un appel depuis votre annuaire unique ainsi que d accéder à des fonctions avancées de gestion de présence et de personnalisation du répondeur. Mon ordinateur est-il compatible? L application CommPortal Assistant est compatible avec Windows XP, Vista, Windows 7 ou une version plus récente. Pour les utilisateurs de Mac, seul le portail utilisateur MetaCentrex est disponible. Cette interface, accessible depuis permet aux utilisateurs de Mac d accéder aux fonctionnalités de CommPortal Assistant. Attention! la fonctionnalité de synchronisation des contacts avec un annuaire Outlook n est pas disponible depuis le portail MetaCentrex. Les 3 étapes du démarrage : 1 / Personnalisez votre mot de passe Le mot de passe pour se loguer à MetaCentrex est le même pour toutes vos applications : Le portail web MetaCentrex, Accession Mobile, Accession pour PC et CommPortal Assistant. A la souscription, OpenIP vous communiquera un mot de passe 1. Connectez-vous au portail MetaCentrex sur et personnalisez votre mot de passe. 2. Utilisez ce mot de passe pour accéder à l ensemble de vos applications MetaCentrex. En cas de perte de mot de passe, l administrateur de votre entreprise peut changer celui-ci. Vous pouvez aussi appeler le support OpenIP au / Installez l application Utilisateurs PC : 1. Rendez vous sur l onglet «Apps» du site 2. Cliquez sur «Sur votre ordinateur» et sélectionnez Assistant 3. Cliquez sur le lien XP / Vista / Windows 7 / Windows 8 4. Téléchargez, enregistrez et exécutez 5. Une fois l application téléchargée, faites un clic droit sur la barre d outils Windows en bas de votre écran, cliquez sur «Barre d outils» et sélectionnez Metaswitch Search Bar. Cette action vous permet d afficher le composeur CommPortal Assistant directement sur votre bureau.

3 3 / Créez votre liste de contacts Utilisateurs PC : 1. Faites un clic droit sur l icône représentant CommPortal Assistant depuis votre barre d outils Windows. 2. Cliquez sur «Synchronisation des contacts Outlook». 3. Dans la rubrique «Options», sélectionnez «A partir d Outlook seulement» pour le paramètre «Sens». Attention, si vous choisissez «dans les deux sens» la synchronisation peut potentiellement créer des doublons dans vos contacts Outlook. 4. Votre annuaire unique et vos contacts Outlook sont ainsi synchronisés. Utilisateurs Mac : 1. Exportez les contacts que vous souhaitez ajouter à votre annuaire unique dans un fichier CSV (séparateur: point-virgule). 2. Connectez-vous au portail MetaCentrex Depuis l onglet «Contacts», cliquez sur «Importer». Choisissez le fichier CSV à importer à l aide du bouton «Parcourir», cliquez sur «Importer» puis cliquez sur le bouton «Confirmer». Vos contacts seront ainsi ajoutés à votre annuaire unique. 4. Si vos contacts ne s affichent pas automatiquement, cliquez sur l icône en forme de roue dentée en haut à droite de votre interface et cliquez sur «Réactualiser». Créez vos groupes de correspondants VIP et Indésirables 1. Depuis l onglet «Contacts» de CommPortal Assistant, cliquez sur le groupe «Appelants VIP». 2. Cliquez sur le bouton «Modifier» en bas à droite de votre écran. 3. Sélectionnez les contacts que vous souhaitez ajouter à ce groupe depuis votre liste de contacts affichée sur la droite. 4. Cliquez sur «Sauvegarder». 5. Cliquez ensuite sur le groupe «Indésirables». Reproduisez les mêmes actions pour sélectionner vos contacts indésirables.

4 Utilisation de CommPortal Assistant 1/ Mettez à jour votre annuaire simplement Regroupez tous vos contacts dans un seul répertoire. CommPortal Assistant vous permet de créer votre annuaire unique que vous retrouverez ensuite sur l ensemble de vos applications MetaCentrex. Utilisateurs PC: Lorsque vous ajoutez un nouveau contact à votre annuaire Outlook, il vous suffit de cliquer sur l icône CommPortal Assistant sur la barre d outils Windows pour synchroniser votre annuaire unique. Utilisateurs Mac: Les contacts Outlook peuvent être importés manuellement depuis le portail MetaCentrex: Pour ajouter un nouveau contact à votre annuaire unique, il vous suffit de sélectionner «Nouveau Contact» depuis l onglet «Contacts» et de remplir ensuite la fiche contact de ce dernier avant de cliquer sur «Sauvegarder».

5 2/ Téléphonez efficacement CommPortal Assistant vous permet de lancer un appel depuis votre annuaire unique. L ensemble de vos terminaux sonnent. Décrochez le terminal de votre choix pour lancer l appel (PC, mobile, tablette ou poste IP). Utilisateurs PC: 1. Utilisez le composeur CommPortal Assistant qui se trouve sur votre barre d outils Windows pour taper le nom ou le numéro de téléphone de la personne que vous souhaitez appeler. 2. Cliquez sur le contact de votre choix ou appuyez sur «Entrée» pour lancer l appel. Utilisateurs Mac: 1. Depuis le portail MetaCentrex, cliquez sur le bouton «Appeler» en haut à droite de votre interface. 2. Tapez ensuite le nom ou le numéro de téléphone de la personne que vous souhaitez appeler. 3. Cliquez sur le contact de votre choix puis appuyez sur «Composer» ou sur la touche «Entrée» pour lancer l appel.

6 3/ Gérez votre statut de présence Utilisateurs PC : Vous pouvez modifier votre statut de présence directement depuis le composeur CommPortal Assistant sur votre barre d outils Windows. Utilisateurs Mac : Rendez vous sur votre portail MetaCentrex, onglet «Gestion de Présence», pour modifier votre statut : 1. Disponible : Votre téléphone sonne 2. Ne pas Déranger : Votre téléphone ne sonne pas et votre correspondant est directement dirigé vers votre répondeur 3. Renvoi : L ensemble de vos appels est transféré sur le numéro de votre choix / Depuis l onglet «Gestion de Présence», découvrez les fonctionnalités plus avancées : Choisissez des comportements d appels spécifiques pour vos appels VIP et appels Indésirables : - Faire sonner plusieurs téléphones en même temps ou renvoyer les appels vers plusieurs numéros pour les appels VIP - Rejeter les appels ou les renvoyer directement vers votre boîte vocale pour les appels indésirables Définissez également un comportement d appels spécifique pour les appels Anonymes : - Les faire sonner comme des appels normaux - Demander aux correspondants de décliner leur identité avant de faire sonner vos téléphones - Les renvoyer directement sur votre boîte vocale Configurez le comportement d appels sur non-réponse ou lorsque vous êtes déjà en ligne : - Renvoyer les appels vers un autre numéro ou renvoyer les appels vers votre boîte vocale Pour paramétrer les comportements d appels de votre choix, sélectionnez les options souhaitées et appuyez sur «Appliquer». Consultez vos messages et fax 1. Rendez vous sur l onglet «Messages & Appels» 2. Cliquez sur l onglet «Répondeur» pour accéder à vos messages 3. Consultez vos messages dans l ordre que vous souhaitez simplement en cliquant sur le message que vous désirez écouter. Vous pouvez recevoir des messages vidéos de vos collaborateurs ou autres utilisateurs MetaCentrex. 4. Cliquez sur l onglet «Télécopies» pour accéder à vos fax.

7 5/ Personnalisez votre Répondeur Rendez vous sur l onglet «Paramètres» de CommPortal Assistant. Cliquez sur l onglet «Répondeur». Depuis cet onglet, vous avez accès à des fonctionnalités avancées de personnalisation du répondeur: Activer la messagerie vidéo pour recevoir des messages vidéo : 1. Depuis la rubrique «Général» cochez la case «Activer la messagerie vidéo» 2. Cliquez ensuite sur «Appliquer» en bas de la page Envoyer vos messages vocaux par 1. Depuis la rubrique «Général» cochez la case «Transmettre les messages vocaux et télécopies par » 2. Cliquez sur «Ajouter adresse », saisissez ensuite votre adresse dans la fenêtre qui s ouvre 3. Cliquez sur «Ajouter». Vous pouvez ajouter plusieurs adresses 4. Cliquez ensuite sur «Appliquer» en bas de la page Personnaliser le message d accueil de votre répondeur : Depuis la rubrique «Messages d accueil de la boîte vocale», vous pouvez définir le type de message d accueil que vos correspondants entendront en arrivant sur votre répondeur : 1. Absence prolongée : message personnalisé après lequel vos correspondants n auront pas la possibilité de vous laisser un message vocal 2. Personnel : vous enregistrez vous-même votre message d accueil personnalisé 3. Par défaut avec un nom : message d accueil standard annonçant votre nom 4. Par défaut avec un numéro : message d accueil standard annonçant votre numéro de téléphone 5. Système : message standard indiquant que le correspondant n est pas disponible Sélectionnez le type de message d accueil que vous souhaitez utiliser pour votre répondeur puis cliquez sur «Modifier» pour enregistrer l annonce.

8 Vous avez la possibilité d enregistrer directement vos messages d accueil à l aide d un casque pour PC. Vous pouvez également utiliser un fichier audio existant. Attention : les formats de fichier audio valables sont : - G711 WAV (8-bit, ulaw / alaw, mono, 8kHz), - 16-bit PCM WAV (16-bit, PCM, mono, 16kHz) Les messages d accueil ne peuvent pas dépasser 30 secondes. L astuce OpenIP : Si vous n avez pas de casque pour PC pour enregistrer votre annonce, voici l astuce MetaCentrex : - Laissez un message sur votre boite vocale avec l annonce que vous souhaitez utiliser pour votre répondeur - Rendez vous sur l onglet «Messages & Appels» de CommPortal Assistant pour récupérer votre annonce et vous l envoyer par - Le fichier audio que vous recevez par est au bon format pour être utilisé comme message d accueil Une fois que vous êtes satisfait de votre annonce d accueil, cliquez sur «Sauvegarder». Cliquez ensuite sur «Appliquer» pour enregistrer vos modifications. Retrouvez tous les guides détaillés sur wiki.openip.fr Support Commercial Téléphone : Télécopie : mail : commercial@openip.fr Support Technique Téléphone : Télécopie : mail : support@openip.fr