ORGANISATIONADMINISTRATIVE DUCOMITE GESTION DESMEMBRES ET SAISON DESPRATIQUANTS

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1 ORGANISATIONADMINISTRATIVE DUCOMITE GESTION DESMEMBRES ET DESPRATIQUANTS SAISON

2 1. Accueil au comité 2. Organisation du Service 3. Affiliations / Renouvellements 4. Mutations 5. Oppositions 6. Indemnités de Formation et reversement 7. Entraineur / Educateur 8. Etrangers 9. Tutorats 10. Mention 1 ère Ligne 11. Protocole 1 ère Ligne 12. Arbitres 13. En cas de besoin 2

3 1-ACCUEIL AUCOMITÉ Matin Après-midi Accueil Téléphone Accueil Téléphone LUNDI 9h00-12h30 13h30-17h30 MARDI fermé 9h00-12h30 13h30-17h30 fermé MERCREDI 9h00-12h30 13h30-16h30 JEUDI fermé 09h00-12h30 13h30-17h30 fermé VENDREDI 9h00-12h30 13h30-16h00 3

4 2-ORGANISATION DUSERVICE GESTION DESDOCUMENTS Les documents reçus les lundi, mardi et mercredi seront traités au plus tard le vendredi de la même semaine. Les documents reçus ou déposés les jeudi et vendredi seront traités début de semaine suivante => pas de traitement direct le vendredi Toujours sous réserve de dossier complet! Le traitement des licences (réception, vérification, retour, saisie, classement) représente 100 jours de travail ; travail fait uniquement par des bénévoles. 4

5 IMPORTANT Ne seront traités que les DOSSIERS COMPLETS et SANS ERREURS. Pas de possibilité de laisser des dossiers incomplets au comité. En cas d erreur, retour du dossier avec fiche explicative (pages suivantes) Numéro d ordre sur le tampon du médecin OBLIGATOIRE Plus de photo(ni pour les renouvellements ni pour les nouvelles affiliations) => voir intranet Bien vérifier la mention 1 ère ligne et le nombre de cases cochées Les demandes de licences scannées ne seront pas traitées = document original par courrier Dès 40 ans : examens médicaux complémentaires (voir page 8 de la présentation) 5

6 Agrafer ici!!! 3-AFFILIATIONS RENOUVELLEMENTS Pour les nouvelles affiliations uniquement Possibilité de générer des demandes à compter du 10 juin Validation par le comité : après le congrès FFR qui a lieu le 1 er et 2 juillet : mail de confirmation du comité dès ouverture de la nouvelle saison Tous les parties encadrées doivent être correctement remplies sinon retour au club 6

7 FICHEERREURS En cas de dossiers erronés, les demandes d affiliations vous seront renvoyées avec cette fiche Merci de nous retourner le tout : fiche et demandes 7

8 PROCÉDUREMÉDICALE JOUEURS DE PLUS DE40 ANS 3 catégories : Joueurs de 40 à 44 ans : questionnaire à remplir. Celui-ci doit être conservé par le joueur et à la disposition de la commission médicale du comité. Validation de la licence par le comité territorial. Joueur de 45 à 49 ans : nombreux examens médicaux spécifiques, dossier complet à envoyer au comité qui transmettra au médecin référent du comité du lyonnais. Validation informatique par le comité territorial. Joueur au-delà de 50 ans : dossier médical spécifique qui doit être adressé au service médical de la FFR, qui vérifie et valide la qualification. 8

9 4-MUTATIONS PÉRIODES CHAPITRE IV DES RG, ARTICLE 252 Mutations libres: du 10 juin au 5 juillet 2016 Mutations autorisées: du 6 juillet au 30 septembre 2016 Mutations contrôlées: Clubs fédéraux: du 1er octobre au 31/12/2016 Séries territoriales: du 1 er octobre au 28 (29)/02/2017 Mutations EDR(éducatif) : du 10 juin 2016 au 30 mars 2016(le dossier complet doit parvenir au comité au plus tard le 30 avril) 9

10 MUTATIONS DEMANDE DELIASSES Les liasses seront disponibles au comité à compter du mardi 7 juin. Tarifs : Clubs Professionnels : ère Division Fédérale, Féminines TOP8 et Armelle Auclair : ème et 3 ème Division Fédérale, Fédérale Féminine (jeu à XV) : 125 Séries territoriales, Promotion Fédérale Féminines (jeu à 7) : 80 Ecole de Rugby : 20 (de M6 à M14) Sous réserve d être à jour financièrement auprès du comité => Ces tarifs sont identiques à la saison = pas d augmentation 10

11 2 formulaires de demande : - Un formulaire pour les liasses «compétition» - Un formulaire pour les liasses «éducatif» Formulaires disponibles sur le site du comité, rubrique documentation/imprimés et formulaires 11

12 DOCUMENTSOBLIGATOIRES POUR TOUSDOSSIERS DEMUTATION Recommandés (preuves de dépôt et de réception) Lettre de démission Liasse de mutation Demande de mutation (AS via intranet club) Pas d obligation d envoyer les dossiers complets en recommandés au CRL Pour certains dossiers : Chèque d indemnité de formation (montant précisé sur demande de mutation) Documents pour les étrangers (voir plus loin) Pièce d identité et photo : uniquement joueur venant d un comité extérieur En cas d identité erronée: pièce d identité (nom, prénom, date de naissance, nationalité) 12

13 RECOMMANDÉS Merci de mettre le nom du joueur ici afin de ne pas mélanger les dossiers Preuve dépôt de l envoi en recommandé au club quitté de la lettre de démission Permet de connaitre la période de mutation durant laquelle est envoyé le recommandé Date d envoi impérative et lisible Preuve de réception par le club quitté de la lettre de démission Permet de calculer les 20 jours de délai avant de pouvoir qualifier le joueur Date de réception impérative et lisible 13

14 N qui doit être identique à celui de la liasse de mutation LETTRE DE DÉMISSION Liasse de 3 volets Codes clubs et comités disponibles sur le site de la FFR. volet 1 : à envoyer en LRAR au club quitté (impératif) Si le comité quitté n est pas le lyonnais : volet 2 : à envoyer en LRAR au comité quitté Volet 3 : pour le comité du lyonnais Si le comité quitté est le lyonnais : volet 2 et 3 : à envoyer au CRL avec le reste du dossier Partie réservée au club quitté Cocher la case selon la période de mutation pour donner votre accord + date + tampon + signature 14

15 LIASSE DE MUTATION N qui doit être identique à celui de la lettre de démission Liasse de 4feuillets. Ces 4 feuillets ne doivent pasêtre déliassés. A envoyer en totalité au comité nouveau avec le reste du dossier. Remplir au mieux les informations demandées. Codes clubs et comités disponibles sur le site FFR N d affiliation : idem que sur la demande de mutation émise via l intranet Ne pas oublier: signature du joueur, signature du club et tampon club sur les 4 feuillets 15

16 DEMANDE DE MUTATION Numéro d affiliation a recopier sur la lettre de démission et sur la liasse de mutation Si indemnités de formation : joindre impérativement le chèque au dossier de mutation complet Toutes les parties entourées doivent être obligatoirement remplies. 16

17 DOSSIER DE MUTATION INCOMPLET Club : Licencié : Date : Documents reçus Demande de mutation (AS intranet club) Lettre de démission (volet 2 et/ou 3) Liasse de mutations (volets 1 à 4 inclus) Preuve de dépôt LRAR club quitté et/ou comité quitté Récépissé du recommandé du club quitté et/ou comité quitté Accord club quitté Attestation affiliation Sécurité Sociale Pièce d identité Photo Autre: Documents manquants Demande de mutation (AS intranet club) Lettre de démission (volet 2 et/ou 3) Liasse de mutations (volets 1 à 4 inclus) Preuve de dépôt LRAR club quitté et/ou comité quitté Récépissé du recommandé du club quitté et/ou comité quitté Accord club quitté Attestation affiliation Sécurité Sociale Pièce d identité Photo Autre: En retour tous les documents reçus pour ce dossier, ne pas oublier de nous les retourner avec les compléments ainsi que cette feuille. 17

18 5-OPPOSITIONS Mutations libres : possibilité de faire opposition : voir article 252 des RG (chapitre IV) LRAR au club quitté dans les 15 jours suivant la réception de la lettre de démission. Bien cocher la case sur la lettre de démission => décision par la commission des mutations Mutations autorisés : pas de réponse pendant les 15 jours suivant la réception de la lettre de démission = accord. possibilité de refus : voir article 252 des RG => commission des mutations pour recevabilité ou non. Mutations contrôlées : pas de participation aux matchs de l équipe I. Même traitement que les mutations autorisées (15 jours = accord ou refus possible) Si pas d équipe réserve, appréciation de la commission des mutations. => Plus de mutations «compétition» possibles au-delà de ces 2 dates (31/12 et 28 ou 29/02) Attention: Toute opposition doit être accompagnée d un chèque 75 euros pour les clubs de Série Territoriale et de Promotion Fédérale Féminines 230 euros pour les autres divisions 18

19 6-INDEMNITÉS DEFORMATIONS CHAPITREIV DESRG, ART. 260 ET TITREVI DURÈG. FINANCIER Toute association (relevant des groupes 1 à 5) est redevable d une IF si : - Le joueur a passé 2 saisons successives minimum dans le club quitté (saisons précédant la saison en cours) - l association quittée est située soit : - dans le même groupe que le sien : G1 : TOP14 G2 : Pro D2 G3 : 1 ère Div. Fédérale G4 : 2 ème Div. Fédérale G5 : 3 ème Div. Fédérale G6 : Séries Territoriales - dans l un quelconque des groupes inférieurs - dans le groupe immédiatement supérieur - Le groupe d appartenance d un club est défini ainsi : - Club quitté: niveau saison précédente - Club nouveau: niveau saison en cours 19

20 INDEMNITÉS DEFORMATIONS CHAPITREIV DESRG, ART. 260 ET TITREVI DURÈG. FINANCIER - Sont automatiques et obligatoires= chèque à joindre avec le dossier de mutation complet à l ordre du CRL, sinon pas de qualification du joueur => alinéa 7 art. 260 (calcul du montant de l IF : voir article et 661 des RG) - Reversement d indemnités de formation: en cas de mutation pour une seule année (soit retour au club, soit vers nouveau club) => alinéa 5 art En cas de joueur issu d un centre de formation= courrier d attestation obligatoire => alinéa 4 art Possibilité de renoncement à l IF(après traitement complet du dossier et règlement de l IF) => alinéa 8 art

21 7-EDUCATEUR/ ENTRAINEUR Demande d affiliation obligatoirement validée par la DTN (Direction Technique Nationale) Choix du diplôme fait par le comité d après les fichiers de la DTN Faire attention à la partie médicale : bien cocher : «autoriser à entrainer» ou «joueur compétition» Ajout de qualité à un licencié déjà joueur => inutile de retourner chez le médecin, la demande en tant que joueur est valable pour l éducateur, fournir une copie de la carte de qualification de joueur 21

22 FICHE ERREURS EDUCATEUR/ENTRAINEUR En cas de dossiers erronés, les demandes d affiliations vous seront renvoyées avec cette fiche Merci de nous retourner le tout : fiche et demandes 22

23 8-AFFILIATION DESETRANGERS Dossiers traités par la FFR(délai plus long : dossiers envoyés par courrier à la FFR, pas de scan possible) Documents obligatoire : Document lisible justifiant la nationalité Attestation d affiliation à la Sécurité Sociale (à retourner avant mars sinon cout de la licence élevé : 500 ) ; pas de copie de la carte vitale Titre de séjour en cours de validité Clearance IRB(*) Demande de mutation internationale(*) (*) Ces documents doivent impérativement être signés et tamponnés de la fédération => Cette liste apparait sur la demande d affiliation 23

24 9-TUTORATS CHAPITRE IV DES RG, ARTICLE 259 Formulaire FFR Association tutrice: niveau supérieur à l association sous tutelle Entre 2 associations du même comité territorial ou entre 2 comités limitrophes (sous réserve que ces 2 associations soient les plus proche dans la classe d âge et le niveau de compétition) Pas de tutorat possible pour un joueur muté ni pour un joueur éducatif Valable pour la saison en cours et renouvelable, saufpour les U16 et U18 (voir exceptions clubs professionnels <-> division fédérale) Editions de 2 cartes de qualification identiques (1 pour chaque club) Au plus tard le 1 er novembre Attention à la limitation du nombre de joueurs prêtés et sur la feuille de match 24

25 10-MENTION«1 ÈRE LIGNE» Mention «1 ère ligne» : Vérification impérativepar les clubs avant envoi du dossier au comité. Si oubli : application de l article des Règlements Généraux 25

26 11-VALIDATIONPROTOCOLE1 ÈRE LIGNE Uniquement pour les joueurs/joueuse seniors des clubs de Fédérale 2 et Fédérale 3 et Fédérale Féminines à XV Les joueurs/joueuses gardent le bénéfice du protocole tant qu ils sont licenciés FFR(sauf 2 cas : arrêt du rugby au moins une saison, blessure importante) Saisie du protocole dans Ovale : apparaitra automatiquement sur la licence (si celle-ci est éditée après la validation du protocole), sinon voir avec Sandra pour la réédition de la licence avec la mention. Les dates de passage des protocoles seront données par la commission Académie des 1ères Lignes aux entraineurs de clubs En cas de problème, voir avec Sandra MARVIE 26

27 12-ARBITRES Demande d affiliation obligatoirement validée par le DTA (validation via son accès externe à Ovale, pas de délai) «Mutations arbitres» LETTRE DE SORTIE OBLIGATOIRE AVANT LE 1 ER JUILLET DU PRESIDENT DU CLUB QUITTE(sauf mutation professionnelle) 27

28 13-EN CAS DEQUESTIONS Sujet Qui Coordonnées Qualification des Joueurs Gestion des Mutations Gestion des Oppositions Qualification des Educateurs Gestion des Tutorats Qualification des Arbitres Questions d ordre général Finances Virginie DE SAINTE FOY Patrick BAYLE Sandra MARVIE Agnès DACHIS Virginie DE SAINTE FOY René VAUDANT Jean-Claude GROS virginie.desaintefoy@rugbylyonnais.fr patrick.bayle37@sfr.fr Sandra.marvie@rugbylyonnais.fr Agnes.dachis@rugbylyonnais.fr virginie.desaintefoy@rugbylyonnais.fr rene.vaudant@ffr.fr jean-claude.gros@ffr.fr Commission des Mutations: Président : Patrick BAYLE Membres : Jean-Claude GROS, Thomas BACONNIER, René VAUDANT et Virginie DE SAINTE FOY 28