Logiciel de Gestion de Garderie Périscolaire

Transcription

1 Logiciel de Gestion de Garderie Périscolaire Installation Downloadez puis double-cliquez sur le fichier gpssetup.exe, et suivez l expert d installation. Cet expert installe les fichiers ci-dessous dans le répertoire de votre choix et crée pour vous les raccourcis pour lancer l application

2 Démarrage, sélection, compactage et sauvegarde de la base de données Le logiciel est livré avec 3 bases de données. La base DbDemo.mdb qui contient quelques données de démonstration et qui peut servir de test pour prendre en main le logiciel. La base Db.mdb qui contient une base vide pour démarrer une utilisation réelle. La base DbVide.mdb est une simple copie de la base Db.mdb et qui peut servir pour repartir d une base vide à nouveau. Choix de la base à utiliser : Par défaut, le logiciel utilise la base Db.mdb. La base en cours d utilisation est affichée en entête de la fenêtre principale de l application. Pour changer de base de données, utilisez le menu Paramétrage > Base de données > Sélectionner une autre base de données. Puis sélectionnez, la base DBDemo.mdb par exemple : Puis redémarrer l application pour que le changement soit pris en compte. Compactage de la base de données : Pour réduire la taille de votre fichier base de données et pour améliorer les performances du logiciel, il est nécessaire de procéder tous les mois environ au compactage de votre base de données. Pour cela, il suffit d utiliser le menu Paramétrage > Base de données > Compacter la base de données en cours.

3 Sauvegarde de la base utilisée : Il est important d effectuer régulièrement des copies de sauvegarde de votre base de données. Pour cela, utilisez le menu Paramétrage > Base de données > Faire une copie de sauvegarde. Puis saisissez le nom du fichier de sauvegarde et le répertoire de sauvegarde, par exemple : Cette manipulation ne change pas le fichier de base de données qui est en cours d utilisation. Paramétrage Une fois GPS.exe lancé, la première étape consiste à paramétrer les jours et heures d ouverture et le tarif horaire par défaut et le tarif du goûter. Cela se fait avec l écran ci-dessous disponible dans le menu Paramétrage>Divers

4 Saisie des familles En suite, il faut saisir les données des familles. Pour cela allez dans Paramétrage>Familles pour faire apparaitre l écran suivant Pour ajouter une famille, il suffit de saisir ses informations dans la ligne «Cliquer ici pour ajouter une nouvelle ligne». La touche «INS» permet de se positionner automatiquement sur cette ligne. La touche F10 permet de valider création de la nouvelle famille. Le champ «Actif» permet de dire si cette famille fréquente toujours la garderie. Le champ «Resp. assos» permet de dire si cette famille occupe une responsabilité dans l association qui gère la garderie Le champ «Tarif horaire» permet de préciser un tarif spécifique par famille. Si ce champ n est pas renseigné, c est le tarif horaire par défaut qui est utilisé. La petite croix en bas à coté de (Actif = Vrai ) permet d indiquer que l écran n affiche que la liste des familles actives. En décochant cette croix, on affiche toutes les familles. Le bouton «Filtrer» permet d effectuer d autres filtres sur la liste mais cela fait parti des choses que vous pourrez découvrir par vous-même plus tard La petite croix au début de la ligne de chaque famille est importante, elle permet d accéder aux données détaillées de chaque famille et de saisir l adresse, les enfants et des remarques libres.

5 La suppression définitive d une famille ou d un enfant n est possible que s il n existe pas de présence saisie ou de facture pour cet enfant ou cette famille. Ce qui est le cas lors de la création d une nouvelle famille. Cette suppression est possible en sélectionnant l enfant ou la famille et en pressant «Ctrl+Del» Si la famille ou l enfant ne fréquente plus la garderie, il est faut simplement décocher les zones «Actif» correspondantes au niveau «Enfant» et/ou «Famille» Attention, bien quitter la fenêtre «Famille» pour le bouton «OK». En effet, le bouton «Abandon» annule toutes les modifications. Saisie des présences L écran principal de l application permet de saisir les présences. Pour cela, il faut : - Sélectionner à l aide du calendrier, le jour pour lequel on veut saisir une présence ; - Sélectionner la demi-journée «Matin» ou «Soir» - Utiliser la ligne «Cliquer ici pour ajouter une nouvelle ligne» pour saisir les présences «Ins» créer une nouvelle présence et éventuellement valide la présence en cours de saisie «F10» valide la présence en cours de saisie Une recherche incrémentale est disponible sur le champ «enfant». La liste de contient que les enfants actifs. Il est possible de supprimer une ligne avec «Ctrl+Del» Il est possible de préciser pour chaque ligne de présence si l enfant a pris un goûter ou non. Une présence prise en compte dans une facture n est plus modifiable. Il faut d abord annuler la facture (voir plus loin) Avant de passer à une autre journée ou demi-journée, il faut utiliser le bouton «Sauver» pour enregistrer les présences ou «Annuler» pour tout annuler.

6 Facturation Une fois toutes les présences saisies, sélectionnez la période à facturer à l aide de la zone «Facturation» et indiquez un nom pour ces factures (exemple : SEPTEMBRE 2008). Puis pressez sur le bouton «Facturer». Un message indique le nombre de factures produites et les présences sont associées à ces factures. Le bouton «Facturer» est grisé s il existe des présences non encore «sauvées» La facturation facture toutes les présences de la période sélectionnée qui ne sont pas déjà associées à une facture. Pour annuler les factures, sélectionnez un nom de facture existant dans la liste de la zone «Facturation» et cliquez sur «Annuler». Les présences sont désaccociées des factures et redeviennent modifiables. Consultation et impression des factures Une fois les factures produites, sélectionnez un nom de facture existant dans la liste de la zone «Facturation» et cliquez sur un des liens à droite suivants : «Impression mensuelle» ou «Impression mensuelle détaillée» ou «Récapitulatif mensuel» Confirmer la boite «Conditions» par Ok (ou saisissez éventuellement un autre nom de facture) et l aperçu des factures apparaît. Cliquez en suite sur le petit bouton «imprimante» en haut à gauche, puis :

7 - Cliquez sur «Ok» pour imprimer directement sur votre imprimante ou - Cochez la boite «imprimer dans un fichier» et sélectionnez «PDF File» et le chemin du fichier pour créer un fichier PDF (ce qui est très utile pour archiver les factures dans un format électronique facile à lire) Autres impressions En procédant de la même manière mais en utilisant les autres liens de droite il est possible de visualiser et d imprimer : - Les présences saisies dans une période - Les recettes d une période - L état CAF d une période - Des mailings aux familles - L état présence Mairie - Une facture à partir de son numéro - Une facture détaillée à partir de son numéro Personnalisation des impressions existantes Les impressions existantes font apparaître des informations propres à notre garderie (logo, adresse, etc ). Pour mettre les informations qui vous sont propres, il est nécessaire de modifier ces impressions. Pour cela, cliquez sur Paramétrage>Avancé>Rapports La fenêtre suivante apparait, elle montre tous les modèles d impression qui existent classés par dossier.

8 Double cliquez sur le modèle à modifier, par exemple dans le dossier «Facture», le modèle «Facture» L écran ci-dessous apparaît Dans une modification simple d un rapport existant, on ne cherche pas à aller dans les onglets «Donnée» ou «Calc» ou dans les autres points du menu. On reste dans l onglet «Conception». En revanche, il faut aller dans le menu Affichage>Barres d outils et sélectionnez les barres suivantes : - Editer - Standard - Déplacement On peut ainsi : - déplacer une zone d impression (exemple l adresse est trop haute, je la baisse un peu) - changer les textes fixes (sélectionnez un texte et modifier le dans la zone en haut à gauche)

9 - Pour modifier les zones multi-lignes, sélectionnez le texte et faites clique-droit «Lignes», la petite fenêtre suivante apparait pour modifier la zone - Pour modifier une image, sélectionner l image et faites clique-droit «Photo» puis sélectionnez la nouvelle image. Création de nouvelles impressions Il est possible d aller beaucoup plus loin dans la modification des impressions (affichage de nouvelles données, ajout de logique à appliquer, ) et même de créer de nouvelles impressions mais cela demande une bonne maîtrise de l outil. Les documents ci-dessous expliquent en détail le fonctionnement de l outil (mais ils sont en anglais) - LearnReportBuilder.pdf (ne traite pas de l aspect «ajout de logique» dans l impression) - LearnRAP.pdf (permet en plus de rajouter de la logique dans l impression) Pour chaque nouveau rapport, il est en suite nécessaire de créer un lien à droite dans l application. Cela peut se faire en faisant un clique-droit dans la barre de droite et en sélectionnant «Ajouter» La fenêtre suivant permet ainsi de donner un nom à ce lien et de dire quel rapport est associé.

10 Pour chaque modèle d impression, il est possible de définir des paramètres d entrée (exemple : période pour laquelle on veut faire l impression). Le nom de ses paramètres et la valeur par défaut peuvent également être précisés dans cette fenêtre.