Les nouvelles obligations comptables des comités d entreprises

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1 BULLETIN D INFORMATION DU GROUPE CEOLIS DECEMBRE 2014 Les nouvelles obligations comptables des comités d entreprises La loi du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle, à l emploi et à la démocratie sociale a introduit de nouvelles obligations comptables à la charge des comités d entreprises (CE). Jusqu à maintenant, les obligations comptables des comités d entreprises étaient posées en termes assez vagues par le Code du travail. Transparence financière et bonne gestion Cette réforme vise à assurer une transparence financière et une bonne gestion des comités d entreprises. D après plusieurs études, à ce jour, 97 % des CE tiennent déjà une comptabilité et 37 % utilisent un logiciel comptable. 3 niveaux d obligations comptables Le législateur a défini 3 niveaux d obligations comptables pour les CE : Grands CE Moyens CE Petits CE Tous les comités, sans exception, sont soumis aux nouvelles obligations (comité d établissement, comité d entreprise, comité central d entreprise, comité de groupe). Obligatoire à compter du 1 er janvier 2015 Les nouvelles obligations sont applicables à comptes du 1 er janvier Ce bulletin d information a pour objectif de vous permettre d harmoniser vos pratiques avec les nouvelles normes. Didier FORNO Président-Directeur Général Groupe CEOLIS Editorial Bonnes fêtes de fin d année L année 2014 a été riche en actualités pour les élus du personnel : mise en place de la base de données économiques, consultation sur les orientations stratégiques, réforme de la comptabilité des comités d entreprises. Elle a été, aussi, catastrophique pour les salariés : forte hausse du chômage, précarité accrue et conditions de travail toujours plus dégradées. Dans ce contexte difficile, les fêtes de fin d année sont l occasion de se ressourcer. CEOLIS vous souhaite un joyeux noël.

2 Quelles obligations comptables pour votre CE? Les nouvelles obligations comptables des comités d entreprises varient selon la taille de ceux-ci. Il convient de distinguer les «petits» CE, les CE «moyens» et les «grands» CE. Pour différentier les CE, il convient de retenir 3 critères : - Les ressources annuelles du comité, - Le total de son bilan, - Le nombre de salariés du comité. Critères Obligations Petits CE Ressources inférieures à euros Comptabilité de trésorerie Moyens CE Ressources supérieures à euros et qui ne remplissent pas 2 des 3 critères suivantes : - Le CE emploie au moins 50 salariés en équivalent temps plein, - Le total du bilan dépasse 1,55 millions d euros, - Le total des ressources dépasse 3,1 millions d euros Comptabilité d engagement simplifiée Grands CE Les comités dont les ressources sont supérieures à euros et qui remplissent 2 des 3 critères suivantes : - Le CE emploie au moins 50 salariés en équivalent temps plein, - Le total du bilan dépasse 1,55 millions d euros, - Le total des ressources dépasse 3,1 millions d euros Comptabilité de droit commun Quel que soit la taille de votre CE, les obligations suivantes s imposent : - Nomination d un trésorier, - Rédaction d un règlement intérieur, - Conservation des pièces comptables pendant 10 ans.

3 Quelles obligations comptables pour les «petits CE»? «Petits CE» Les CE de «petite taille» devront remplir les obligations suivantes : - Tenir un livre retraçant chronologiquement les montants et l origine des dépenses et des recettes, Par Nom - Etablir, du style une fois par an, un état simplifié contenant des informations sur le patrimoine et les engagements en-cours, - Etablir un rapport de gestion simplifié, - Fournir dans le rapport de gestion, toute information sur les transactions significatives, - Présenter un rapport sur les conventions passées entre le CE et l un de ses membres. Quelques conseils : - Actualiser le plan de comptes, - Actualiser le règlement intérieur, - Actualiser les clés de répartition entre les budgets (fonctionnement et ASC), - Mettre en place un minimum de procédures de contrôle

4 Quelles obligations comptables pour les «moyens CE»? «Moyens CE» Les CE de «taille intermédiaire» devront remplir les obligations suivantes : - Présentation simplifiée de leurs Par Nom comptes du style (bilan, compte de résultat, annexe comptable), - Enregistrement des créances et des dettes à la clôture de l exercice (comptabilité d engagement), - Intervention obligatoire d un expert-comptable pour valider les comptes, - Etablissement d un rapport de gestion, - Etablissement d un rapport sur les transactions significatives, - Etablissement d un rapport sur les conventions passées entre le CE et l un de ses membres. Intervention d un expertcomptable obligatoire Intervention de l expert-comptable : Le coût de la mission est à la charge de l expert-comptable et s impute sur le budget de fonctionnement. Quelques conseils : - Actualiser le plan de comptes, - Actualiser le règlement intérieur, - Actualiser les clés de répartition entre les budgets (fonctionnement et ASC), - Formaliser des procédures internes, - Préparer le passage à une comptabilité d engagement (inventaire du patrimoine et reconstitution des réserves)

5 Quelles obligations comptables pour les «grands CE»? «Grands CE» Les CE de «grande taille» devront remplir les obligations suivantes : - Présenter une comptabilité de droit commun (bilan, compte de résultat, annexe comptable), Par Nom - Etablir du style un rapport de gestion, - Nommer des commissaires aux comptes, - Créer une commission des marchés, chargée de choisir les fournisseurs et de définir les procédures d achats, - Etablir des comptes consolidés, si le CE contrôle plusieurs entités. Ces obligations vont pousser les CE à formaliser et contrôler l ensemble de leurs processus et organisation. Le rôle du commissaire aux comptes : Son rôle est de certifier les comptes du CE. Le commissaire aux comptes est désigné par le CE pour six exercices. Il va formuler une opinion sur la régularité et la sincérité des comptes. Pour cela, il va mettre en place des diligences sur les comptes et les procédures internes pour identifier la présence d erreurs, d anomalies significatives ou même de fraudes. Le commissaire aux comptes peut être amené à révéler des faits délictueux au procureur de la république. Quelques conseils : - Actualiser le plan de comptes, - Actualiser le règlement intérieur, - Actualiser les clés de répartition entre les budgets (fonctionnement et ASC), - Rédiger un manuel des procédures internes, - Prévoir un audit «à blanc» pour s adapter aux normes de contrôle du commissaire aux comptes. Nomination d un commissaire aux comptes obligatoire La désignation d un commissaire aux comptes est obligatoire à compter des comptes 2016.

6 Rapport d activité et de gestion Le compte rendu annuel détaillé de gestion financière du CE est remplacé par un rapport d activité et de gestion. Il présentera des informations de nature à éclairer l analyse des comptes. Il contiendra des informations qualitatives et Par quantitatives Nom du style susceptible d éclairer les choix de gestion. Obligation d établir un rapport d activité et de gestion Cette nouvelle obligation s applique à tous les comités, mais le contenu variera selon leur taille (à définir par décret). Il devra contenir une présentation du CE, de ses missions, le bilan de l activité de l année écoulée (fonctionnement et œuvres sociales) et le bilan financier. Les modalités d établissement de ce rapport devront être prévues par le règlement intérieur du CE. Le rapport sera présenté lors de la réunion d approbation des comptes. Arrêté, approbation et publicité des comptes Les comptes annuels du CE sont arrêtés selon les modalités définies par le règlement intérieur. L employeur ne participe pas à l arrêté des comptes. «arrêter les comptes» signifie s assurer de leur régularité et de leur sincérité avant Par Nom de du les style soumettre à l approbation par les élus. Les élus devront donc vérifier que la règle de séparation des budgets (fonctionnement et ASC) est respectée. L approbation des comptes sera le seul point à l ordre du jour Les comptes annuels du CE sont approuvés par les membres élus du CE réunis en séance plénière, dédiée à ce sujet. L approbation des comptes devra être le seul point à l ordre du jour. Un procès-verbal spécifique est rédigé. Le président ne prend pas part au vote. Les comptes doivent être communiqués aux membres du CE au moins trois jours avant la séance plénière. Le CE doit porter à la connaissance des salariés de l entreprise le rapport d activité et de gestion et les comptes annuels. Cette communication peut se faire par tout moyen. Les nouveaux organes légaux du CE La désignation d un trésorier devient obligatoire. Il doit être désigné parmi les membres titulaires. Cette désignation doit résulter d un vote. Il est élu à la majorité des voix. La nomination d un trésorier est obligation La commission des marchés : Elle est obligatoire dans les grands CE. Cette commission sera chargée de choisir les fournisseurs et les prestataires, pour les achats importants (montant à fixer par décret). Le CE devra donc comparer différentes offres. Cette commission rendra compte de ses choix, une fois par an, au CE. Elle établit un rapport d activité annuel, joint en annexe, au rapport d activité et de gestion du CE. Les membres de la commission sont désignés parmi les membres titulaires du CE. Les modalités de fonctionnement de la commission sont fixées par le règlement intérieur. Le règlement intérieur du CE La rédaction d un règlement intérieur devient obligatoire. Il fera office de statuts. Celui-ci devra notamment prévoir : - Les modalités d arrêté des comptes, - Les modalités d établissement du rapport d activité et de gestion, - Les modalités de désignation des membres de la commission du marché. Le règlement intérieur devient obligatoire C est un outil indispensable pour faciliter et sécuriser le mandat des élus. Si votre règlement intérieur existe déjà, il faudra vraisemblablement le modifier, pour intégrer les nouvelles obligations prévues par la loi.

7 Conclusion Ces nouvelles obligations doivent être perçues comme une opportunité. Elles vont permettre aux CE de se doter d outils de pilotage et d organiser clairement les différentes fonctions au sein Par Nom du CE. du style Elles vont permettre de faire mieux comprendre aux salariés de l entreprise le rôle des élus. Quelques points à analyser : Combien de membres composent la commission d arrêté des comptes? Qui composent la commission d arrêté des comptes? Quelles modalités d arrêté des comptes? Quelle majorité est requise pour l arrêté des comptes? Qui préside la commission et quel est son rôle? Qui rédige le rapport d activité et de gestion? Quelles informations doivent figurer dans le rapport?

8 Partenariat CEOLIS / PLATEFORME CE CEOLIS est heureux de vous annoncer son partenariat avec la société PlateformeCE! Plateforme CE est un logiciel de gestion et de comptabilité conçu pour qu'une personne n'ayant aucune connaissance en comptabilité puisse s'en servir. Il est simple à utiliser et parfaitement adapté à la comptabilité du CE.. Voici les principales caractéristiques du logiciel : Automatisé Renseignez les dépenses, recettes, créances et dettes. Les documents comptables obligatoires (journal, grand livre, compte de résultat et bilan) sont émis automatiquement pour le budget de fonctionnement et le budget ASC. Des tableaux de bords vous aident à piloter votre CE. Simple Le fonctionnement du logiciel est simple et convivial : pas besoin d'être expert en comptabilité pour s'en servir! Fiable PlateformeCE et CEOLIS travaille ensemble pour vous permettre de respecter facilement les nouvelles exigences comptables. Les mises à jour fréquentes vous permettent d'être toujours en phase avec la législation. Intégré Toutes les opérations effectuées en ligne sont automatiquement enregistrées en comptabilité, ce qui constitue un gain de temps considérable. La comptabilité est interfacée avec votre politique de subvention et votre base de salariés. Vous pouvez demander une démonstration du logiciel en contactant directement notre partenaire au ou par mail : nous-contacter@plateforme-ce.com. Site internet :

9 Le régime social des bons d'achat de noël attribués par le comité d'entreprise Le comité d'entreprise peut offrir des bons d'achat (ou des cadeaux) aux salariés. Les bons d'achat (hors chèques-lire, chèques-disques et chèques-culture) que les comités d'entreprise offrent aux salariés sont, en principe, soumis aux cotisations sociales, à la CSG et à la CRDS. L'administration admet que les bons Par Nom d'achats du style (ou les cadeaux) soient exonérés de cotisations et contributions de Sécurité sociale dès lors que le montant global des bons d'achat et des cadeaux attribués à un salarié, par année civile, n'excède pas 5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale, soit 156 en 2014 (5 % de ). Le cas particulier des bons d'achat offerts pour Noël : Lorsque plusieurs bons d'achat ou cadeaux sont alloués pour Noël et que le seuil annuel global est dépassé (156 euros), les bons d'achat accordés peuvent tout de même être exonérés de cotisations et contributions à condition que leur utilisation soit déterminée (c'est à dire en rapport avec l'événement), et qu'ils ne dépassent pas le seuil de 156 euros par salarié et par enfant (de moins de 16 ans). Exemple : Un couple travaille dans la même entreprise et a trois enfants. Le Comité d'entreprise a déjà versé un bon de 156 euros pour la fête des mères. Le Comité d'entreprise peut offrir des bons d'achat de Noël pour une somme de 780 euros (5 personnes x 156 euros), sans que cette somme soit réintégrée dans l'assiette des cotisations sociales. Chèques-lire, chèques-disques et chèques-culture : ils sont considérés comme la prise en charge d'une activité culturelle et ne sont donc pas soumis à la limite des 156 euros. Comité d entreprise et confidentialité des informations reçues Le code du travail précise que les membres du comité d entreprise ont une obligation générale de discrétion à l égard des informations revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l employeur. Cette obligation s impose également aux représentants syndicaux. La Cour de cassation vient de préciser dans un arrêt (5 novembre 2014) que «l information donnée aux membres du comité d entreprise, doit non seulement être déclarée confidentielle par l employeur, mais encore être de nature confidentielle, au regard des intérêts légitimes de l entreprise, ce qu il appartient à l employeur d établir». Les élus sont donc tenus à une obligation de discrétion qu à deux conditions : - L employeur doit déclarer que l information est confidentielle et le mentionner dans le procèsverbal de la réunion, - La confidentialité des informations doit être objective. En cas d abus de l employeur dans le classement des documents comme confidentiels, celui-ci pourrait porter atteinte aux prérogatives du comité d entreprise, justifiant la reprise de la procédure d information-consultation depuis le début. Il convient de préciser que concernant les informations figurant dans la base de données économiques et sociales (BDES), l employeur doit également indiquer la durée du caractère confidentiel de ces informations.

10 L emploi des travailleurs handicapés en France en 2012 Pour répondre à l obligation d emploi des travailleurs handicapés, les entreprises peuvent : - Employer directement des handicapés, - Employer indirectement des handicapés par l intermédiaire d établissements agrées du secteur protégé ou des entreprises adaptées, - Mettre en œuvre des accords d entreprise, de groupe, de branche, relatifs à l emploi des personnes handicapées, - Verser une contribution financière à l AGEFIPH, - Recourir à des stagiaires handicapés. En 2012, la part des travailleurs handicapés en équivalent temps plein représentait 3,1 % de l effectif des entreprises, soit personnes. L industrie représente le taux d emploi le plus élevé (3,6 %). Seuls 67 % des établissements emploient directement des travailleurs handicapés. Plus l effectif salarié est important et plus la part des emplois directs augmente : 68 % dans les établissements de 20 à 49 salariés, 99 % dans les établissements de 500 salariés et plus. Les travailleurs handicapés sont en moyenne plus âgés et moins qualifiés que les autres salariés. Ils sont plus nombreux à exercer leur activité à temps partiel. Le contrôle des heures supplémentaires par le comité d entreprise Le recours aux heures supplémentaires relève du seul pouvoir de direction de l employeur. Toutefois, le comité d entreprise dispose d un certain contrôle sur celles-ci. Une information préalable des élus Le comité d entreprise ou à défaut les délégués du personnel doivent être informés préalablement, avant l accomplissement d heures supplémentaires, effectuées dans la limite du contingent annuel. Au-delà du contingent d heures supplémentaires, le comité d entreprise ou les délégués du personnel doivent donner leur avis sur l opportunité de réaliser celles-ci. Chaque année, l employeur doit transmettre aux élus le bilan des heures supplémentaires (volume et utilisation). Les élus doivent surveiller l utilisation et les volumes des heures supplémentaires. En effet, le recours à un nombre d heures supplémentaires trop important peut avoir un effet néfaste sur la santé des salariés : fatigue, stress, etc

11 La «mise au placard» : un délit de harcèlement moral Un employeur ne peut pas enlever toutes les fonctions d un salarié. Dans un arrêt récent (2 septembre 2014), la Cour de cassation vient de rappeler que la fourniture de travail, qui est la contrepartie du salaire perçu, est une obligation pour l employeur. A défaut, l employeur pourrait commettre un délit de harcèlement moral. La Cour de cassation précise, dans l affaire jugée : «les retraits successifs de fonction sans en avertir préalablement l intéressée, son exclusion de l organigramme de direction de l établissement, l absence de sa convocation aux réunions de direction et l absence d évaluation annuelle constituent l élément matériel du délit de harcèlement moral. En outre, la répétition des agissements avait conduit à isoler progressivement et à déconsidérer la victime aux yeux de sa hiérarchie, de ses collègues et de ses subordonnés. Or, en sa qualité de supérieur hiérarchique, le responsable de la salarié ne pouvait ignorer que ces agissements étaient de nature à entraîner des effets sur la santé, la dignité les conditions de travail et l avenir professionnel de celle-ci, d autant qu il était destinataire des avis d arrêt de travail». Infos express Refus de mise en place de la base de données économiques et sociales : moyens d actions du CE La base de données économiques et sociales (BDES) devait être mise en place le 14 juin 2014, dans toutes les entreprises d au moins 300 salariés. Que faire si cette base n a pas été mise en place? Dans un premier temps, il convient de mettre en demeure l employeur pour qu il instaure la base. Si cela ne suffit pas, les représentants du personnel peuvent saisir le président du tribunal de grande instance pour qu il ordonne sa mise en place. De même, si la BDES est incomplète ou non actualisée, vous pouvez également agir en justice. Un quart des français travaillent le week-end! Le travail dominical touche de plus en plus de français. D après l INSEE, un quart des français travaillent le weekend, dont 17 % le dimanche. Le nombre de personnes qui travaillent le dimanche est en forte augmentation. Le travail du week-end touche principalement les secteurs du commerce, de l agriculture, de l hôtellerie restauration et des transports. Avec l adoption de la loi Macron, ce phénomène devrait se renforcer. En effet, il sera possible dans le commerce d ouvrir 12 dimanches par an. Les magasins dans les zones commerciales ou touristiques pourront ouvrir, eux, tous les dimanches. L employeur peut-il fouiller un salarié en cas de présomption de vol? Un salarié peut-il être fouillé par l employeur? Cette fouille peut-elle donner lieu à licenciement? Un employeur ne peut fouiller les affaires personnelles d un salarié que si les 3 conditions suivantes sont réunies : - Il recueille l accord du salarié pour la fouille, - Il informe le salarié de son droit d opposition à la fouille, - Il informe le salarié de son droit d exiger la présence d un témoin. Si ces 3 conditions ne sont pas remplies, même en présence d une preuve de vol, le licenciement fondé sur ledit vol serait dépourvu de cause réelle et sérieuse. Accident survenu pendant un détachement syndical Un délégué syndical est victime d un accident de la route lors de la participation à un colloque, dans le cadre de son détachement. La caisse prime d assurance maladie (CPAM) refuse de qualifier l accident d accident de travail. La Cour de cassation (18 septembre 2014) confirme la position de la CPAM. Pour les juges, cet accident s est produit

12 dans le cadre de son détachement syndical. Or, pour être qualifié d accident du travail, l accident doit être survenu par le fait ou à l occasion du travail. Véhicule de fonction : qui paie les réparations en cas d accident? Le dessin du «moi» Lorsqu un salarié endommage un véhicule de fonction suite à une erreur de conduite, l employeur ne peut pas lui infliger une sanction pécuniaire. La Cour de cassation vient de le rappeler dans un arrêt du 30 septembre Il en est ainsi même s il existe dans le contrat de travail, une clause prévoyant qu en cas d accident responsable ou sans tiers identifié survenu avec le véhicule fourni par l entreprise au salarié, le salarié paiera une franchise. Une telle clause est nulle et non avenue. La sanction pécuniaire ne peut être appliquée qu en cas de faute lourde du salarié, c est à dire dans le cas où le salarié avait l intention de nuire à l entreprise.

13 Connaissez-vous la stratégie de votre entreprise? CEOLIS vous propose une formation d une journée, pour comprendre la stratégie de votre entreprise : Pour maîtriser : Les opportunités du marché, Les menaces du marché, Les forces de l entreprise, Les faiblesses de l entreprise, Formation indispensable en vue de la nouvelle obligation de consultation du CE sur les orientations stratégiques! Programme détaillé sur simple demande

14 Groupe CEOLIS : implantations géographiques Groupe CEOLIS Expertise-comptable des comités d'entreprises Expertise-comptable des Syndicats Commissariat aux comptes Expertises CHSCT Formation des Instances Représentatives du Personnel Assistance juridique Tél : Mail : contact@groupe-ceolis.fr Site internet : groupe-ceolis.fr