PROCEDURE P-DGEP TENUE DE LA COMPTABILITE DES ECOLES/ETABLISSEMENTS

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1 REPUBLIQUE ET CANTON DE GENEVE Département de l'instruction publique, de la culture et du sport Enseignement primaire Direction générale - Ressources financières PROCEDURE P-DGEP TENUE DE LA COMPTABILITE DES ECOLES/ETABLISSEMENTS Nom de l'entité : DGEP Activités/Processus: Tenue de la comptabilité des écoles/établissements Entrée en vigueur : 27/08/12 Version et date : 6.0 du Remplace la directive D-DGEP-04B-06 Date d'approbation de la Direction générale de l'enseignement primaire : Responsable de la directive : Directrice des finances I. Cadre 1. Objectif(s) Faire appliquer les règles internes en matière de tenue de la comptabilité dans les écoles. 2. Champ d application Ensemble des établissements de l'enseignement primaire. 3. Personnes de référence Anne-Marie Mighali anne-marie.mighali@etat.ge.ch 4. Documents de référence Loi sur la gestion administrative et financière de l'etat de Genève (LGAF) D Lois sur la surveillance de la gestion administrative et financière et l'évaluation des politiques publiques D Règlement concernant la responsabilité des caissiers des services de l'administration cantonale B Règlement de la centrale commune d'achat B Directive départementale D.FIN Directive D-DGEP-02A-30- Excursions scolaires. Directive D-DGEP Dotation DGEP aux écoles / établissements (pot commun) Directive départementale D.FIN.1.01 (gestion des caisses comptabilité générale) Direction générale Service finances et administration Rue Jean-Calvin Genève Tél. +41 (22) Fax +41 (22) veronique.bigio@etat.ge.ch

2 Page : 2/8 I. Tableau de synthèse des rôles et responsabilités Personne Responsabilité Périodicité Teneur de comptes Est responsable de la bonne tenue de la comptabilité (lisibilité, exhaustivité, sincérité) Continue Tient régulièrement les comptes et conserve le classeur de comptes Signe et conserve les justificatifs et les documents de contrôle Transmet la situation bancaire (Relevé BCGE au ), le PV de caisse (annexe 02A) et l'extrait du journal comptable (annexe 01) à la direction ressources financières (DRF) de la DGEP Au mieux quotidienne, au moins mensuelle Ponctuelle Annuelle au 31/12 Ordonnateur de la dépense- enseignant et directeur d'établissement Signe les justificatifs Indique le détail, motif de la dépense, la date du remboursement et le mode de remboursement (caisse ou banque). Si la dépense n'est pas détaillée dans la comptabilité école; il conserve les justificatifs pour les dépenses liées aux sommes reçues (exemples: atelier du livre, sorties scolaires, pot commun alloué) et les tient à disposition pour d'éventuels contrôles Au mieux quotidienne, au moins mensuelle Continue Continue Vérificateur des comptes, (enseignant autre que le teneur de comptes) Vérifie la bonne tenue de la comptabilité (lisibilité, exhaustivité, sincérité) Effectue une prise de caisse avec établissement d'un Procès Verbal (voir annexe 02) Trimestriel (31 mars-30 juin-31 décembre) Trimestriel 31 mars, 30 juin, 31 décembre) Le/la directeur/trice d'établissement Signe, en fin d'année scolaire, le "rapport du vérificateur de comptes" (voir annexe 06) Assure l'intérim en cas d'absence du teneur de comptes Désigne un teneur et un vérificateur de comptes et communique leurs coordonnées à la DGEP signe et envoie à la DGEP le "rapport de transmission comptabilité école" Effectue une prise de caisse à l'improviste avec établissement d'un procès verbal et le formulaire "liste de contrôle caisse" (annexe 02B) à envoyer à la DRF - DGEP en fin Annuel Ponctuelle Annuelle, puis ponctuelle en cas de changement de teneur de compte Ponctuelle en cas de changement de teneur de compte 1 fois par an

3 Page : 3/8 d'année scolaire. Vérifie et envoie à la DRF-DGEP le PV de caisse au 30 juin du vérificateur (annexe 02) Signe et envoie à la DGEP le "rapport d'utilisation du pot commun" (annexe 05) en fin d'année scolaire 1 fois par an (fin d'année scolaire) 1 fois par an (fin d'année scolaire) Responsable de l Atelier du Livre Effectue les contrôles détaillés (par sondage) de décomptes financiers d'excursions et envoie le "rapport annuel du contrôle d'excursions scolaires" (annexe 07) à la DGEP en fin d'année scolaire. Formule toute demande d ouverture, de modification, de fermeture d un compte bancaire, ainsi que les demandes d'accès e- banking, auprès de la DGEP et avise les partenaires hors DIP des changements. Tient régulièrement les comptes et l'inventaire des livres de l'atelier. Ces documents comptables sont tenus à disposition pour tout contrôle éventuel. 1 fois par an (fin d'année scolaire) Ponctuelle (en cas de changement) Au mieux quotidienne, au moins mensuelle DGEP Analyse et traite toute demande d ouverture, de modification ou de fermeture de compte bancaire ainsi que les demandes d'accès e- banking et demande de carte de dépôt. Ponctuelle (sur demande) Veille au respect des lois et normes applicables en matière de gestion comptable, et assure les contrôles qui en découlent Continue II. Procédure détaillée Pour rendre le texte plus lisible, nous avons adopté le masculin alors que ce texte s adresse bien entendu autant à des hommes qu à des femmes. Nous vous rendons particulièrement attentifs au point 3.2 Sécurité, caisse et liquidités Responsabilités. 1. COORDONNEES ET UTILISATION DU COMPTE BANCAIRE AUPRES DE LA BCGE 1.1. Titulaires et signataires Titulaire : l Etat de Genève- DIP / Ecole de... Le titulaire du compte bancaire est dans tous les cas l Etat de Genève-DIP et par délégation l école concernée de l'établissement scolaire. Tout compte bancaire doit être ouvert auprès de la BCGE comme suit: Etat de Genève-DIP / Ecole de...

4 Page : 4/ Signataires : les enseignants Le mode de signature est impérativement une signature collective à deux. Les signataires sont des enseignants de l établissement scolaire. Le directeur d'établissement peut également être signataire. Il est conseillé d'enregistrer un minimum de trois signatures pour ne pas être bloqué en cas d'absence. Chaque changement dans la liste des signataires autorisés doit faire l objet d une demande écrite à la DGEP (anne-marie.mighali@etat.ge.ch). Ce processus, impliquant différents acteurs est long. Il convient de s'y prendre suffisamment à l'avance, en prévoyant un minimum de quinze jours ouvrables une fois l'intégralité des documents dûment remplis Accès e-banking Il est possible d'obtenir des accès e-banking pour consultation et opérations sur le compte BCGE. Ces accès sont réservés aux signataires et sont collectifs à deux. Pour les obtenir, il faut faire une demande écrite à la DGEP (anne-marie.mighali@etat.ge.ch). Pour les comptes ayant des accès e-banking, plus aucun relevé ne sera envoyé par courrier. Le teneur de compte devra imprimer les relevés mensuels, les avis de débit et crédit ainsi que le relevé de bouclement et classer ces documents dans la comptabilité école Carte dépôt Il est possible d'obtenir une carte de dépôt. Pour ceci, veuillez transmettre un message à (annemarie.mighali@etat.ge.ch) Adresse et unicité du compte bancaire auprès de la BCGE Le compte de tiers unique auprès de la BCGE est le seul et unique compte autorisé. L adresse de ce compte bancaire est celle du directeur/trice d'établissement et toutes les correspondances sont envoyées à l'attention du directeur/trice d'établissement Utilisation du compte bancaire Le compte bancaire recueille l'intégralité des sommes versées par tous les partenaires de l établissement. Toutes transactions sur le compte doit être liée à un fond et autorisé par le règlement de ce fond (ex : versement du pot commun, excursions scolaires, fêtes d écoles). Tous ces fonds font l'objet de règlements validés en conformité avec la directive D.FIN En ce qui concerne les dons versés ou dons en natures faits aux établissements / écoles par des particuliers (y compris les représentants légaux), associations, fondations ou entreprises privées, ils doivent être, conformément à la LIP, autorisés par le Conseil d'etat. Cette autorisation doit faire l'objet d'un arrêté du Conseil d'etat. Ce compte est également utilisé dans tous les cas possibles pour effectuer des règlements par virement (voir point 3.2). Note importante : à l'exclusion des paiements effectués avec un BVR orange, il est impératif d'indiquer les détails du paiement (no de facture, référence, etc. ) ainsi que le nom de votre école dans la partie "motifs de versement". En effet, étant donné la structure particulière du tiers unique, seule la mention "Etat de Genève - DIP" apparaîtra en ce qui concerne le donneur d'ordre. En l'absence de ces informations, il est extrêmement difficile voir impossible pour le bénéficiaire de déterminer votre identité. Votre identification engendrera un travail de recherche chronophage. 1.4 Transactions interdites

5 Page : 5/8 a) Recours à des sources de financement non autorisées par la DGEP ou la Dirfin ou pour financer des prestations ou activités des établissements (p.ex: ventes de moyens d'enseignement, d'équipements, location de locaux, forfaits relatifs aux cours dont les charges sont imputées dans les comptes de l'état) b) Dépenses (ou recettes) non conformes au but assigné par le règlement de fond correspondant. Par exemple: achat d'équipements, financement de repas ou de repas hors voyages scolaires, cadeaux aux membres du personnel, étrennes, salaires, indemnités, dédommagements ou toute autre forme de rémunération; travaux de réfection ou d'aménagements, apéritifs pour les membres du personnel, remboursements suite à un refus d'assurance, dédommagement à un élève / parent élève. c) Octroi de prêts. d) Placements financiers. e) Contournement des règles comptables et procédures financières en vigueur, par exemple pour le réapprovisionnement des caisses. f) Dépenses sans validation des personnes habilitées g) Ouverture ou détention d'un compte autre que le seul compte autorisé (compte de tiers unique auprès de la BCGE). h) l'utilisation de cartes de crédit. A noter que ces exemples ne sont pas exhaustifs, en cas de doute, il convient de se renseigner avant d'engager la dépense (sortie de liquidités) ou d'enregistrer une recette (entrée de liquidités). 2. METHODOLOGIE DE LA TENUE COMPTABLE : COMPTE BANCAIRE ET CAISSE 2.1. Écritures comptables L école/établissement tient un journal comptable qui enregistre de façon chronologique tous les mouvements financiers affectant le compte bancaire ou la caisse. Ce décompte doit permettre d'identifier dans le détail les différents fonds concernés, notamment la dotation DGEP aux écoles/établissements (Pot commun), afin de pouvoir en donner le solde précis. Un exemple vous est proposé en annexe (annexe 01). Une écriture comptable enregistrée sur ce journal doit permettre au minimum de savoir : quel est le fond concerné (pot commun, excursion, fête d'école, etc.) quand le mouvement a eu lieu (date) quel est le numéro de la pièce justificative liée brève explication de la dépense ou recette quel est le montant de la transaction si c est le compte bancaire et/ou la caisse qui est concerné/e Les comptes sont établis et arrêtés au choix sur une période de douze mois, (par exemple 1er janvier N au 31 décembre N ou 1er septembre N au 31 août N+1). Dans tous les cas, une situation est établie à fin décembre de chaque année, situation qui inclut les éventuels intérêts et/ou frais bancaires. 2.2 Pièces justificatives Toute écriture est justifiée par une pièce qui fait partie de la comptabilité, qu'il s'agisse d'une entrée ou d'une sortie. Réciproquement, toute pièce justificative implique sa contrepartie dans le journal comptable. Le teneur de comptes doit posséder la liste des personnes autorisées à engager des dépenses. Tout justificatif est signé par deux personnes : le teneur de comptes et l'ordonnateur de la

6 Page : 6/8 dépense/recette ou, s'il s'agit de la même personne, également par un autre enseignant signataire du compte bancaire. Toute pièce justificative, (facture, quittance, ticket de caisse, avis de retrait, avis de virement...), est numérotée par ordre chronologique. Le numéro de cette pièce est repris dans le journal comptable, (voir point 3.1). Toutes les pièces justificatives sont impérativement les documents originaux. En cas d absence de justificatif et à titre exceptionnel (maximum une fois par an), un document est établi et signé par le teneur de comptes, l ordonnateur de la dépense ou de la recette et le/la directeur/trice d'établissement. Au-dessus de F 100 ce document doit être contresigné par la DGEP- DRF. Il tient lieu de justificatif et est conservé, numéroté comme tel. Tout versement d'avance d'argent cash doit être documenté au moyen d'une quittance (cf. modèle annexe 08) datée et signée par la personne qui a reçu l'argent, cette dernière doit être en mesure de présenter les justificatifs des dépenses liées à la somme remise (voir tableau des responsabilités). Au moment de la comptabilisation, la quittance de cette avance doit être archivée et ainsi permettre sa traçabilité. Toute excursion scolaire fait l'objet d'un décompte financier tenu par les enseignants auquel seront joints les justificatifs de dépenses. Ces documents sont tenus à disposition du directeur pour tout contrôle éventuel. Les enseignants devront établir un récépissé (modèle joint en annexe 08) pour toute somme perçue supérieure à F Réconciliation: le suivi des avis bancaires Tous les mois, le teneur de comptes effectue une comparaison de sa comptabilité avec les avis bancaires: c'est la réconciliation Conservation et archivage des documents comptables Toute la comptabilité doit être disponible dans l établissement : journal comptable, pièces justificatives, avis bancaires. La liste des signataires autorisés et les documents d ouverture du compte bancaire doivent également être archivés et tenus à jour au sein de l école. Les justificatifs des dépenses non détaillées dans la comptabilité école (pot commun alloué à l'enseignant, atelier du livre, excursions scolaires, etc..) doivent être disponibles sur demande et gardés pendant 10 ans comme tout document comptable. Il en est de même pour tous les documents concernant l'atelier du livre. La comptabilité est archivée et conservée pendant 10 ans. Le journal comptable, s il est informatisé, est imprimé régulièrement (au minimum une fois par trimestre). La conservation et le classement des pièces comptables doivent en permettre une consultation aisée et rapide par des tiers autorisés, étrangers à l'établissement (direction de l'enseignement primaire, inspection cantonale des finances, direction financière du DIP). 3. CONTROLES ET SECURITE 3.1. Contrôles Objet des contrôles Les contrôles visent tout d'abord à valider la justification des recettes et des dépenses et à s'assurer de la correcte compréhension et du respect des règles comptables. Ils sont également l'occasion d'assurer un soutien aux teneurs de comptes en leur apportant un support méthodologique lorsque le besoin s'en fait sentir. Ils visent enfin à limiter les risques d'erreurs et de malversations.

7 Page : 7/ Organisation des contrôles Contrôle interne à l'établissement Contrôle du vérificateur de comptes Une fois par trimestre, un enseignant autre que le teneur de comptes, le vérificateur : contrôle que la comptabilité est correctement tenue, (selon les points listés en 2.1., et 2.4), contrôle que le montant de la caisse et le montant de la banque correspondent aux soldes indiqués dans la comptabilité (aux mêmes dates) et que les différences éventuelles soient documentées, dans ce cas il est de la responsabilité du teneur de comptes de les repérer et les corriger. Le procès verbal de prise de caisse est complété, signé et archivé avec la comptabilité (formulaire de PV en annexe). En fin d'année scolaire, le vérificateur et le teneur de comptes complètent le "Rapport annuel du vérificateur de comptes" (modèle en annexe 06), ce document est conservé dans le classeur de comptes et une copie est remise au directeur. Contrôle du/de la directeur d'établissement Le directeur d'établissement effectue: une prise de caisse à l'improviste avec un PV et le formulaire "liste de contrôle caisse" à envoyer à la DGEP à la fin de l'année scolaire. un contrôle détaillé (par échantillonnage) de décomptes financiers d'excursions. Ainsi, un établissement de classes devra procéder à deux contrôles d'événements, pour classes trois contrôles, classes 4 contrôles, le résultat de ces contrôles est consigné dans le "rapport annuel de contrôle des décomptes financiers d'excursions scolaires" qui est transmis à la DGEP en fin d'année scolaire. Le directeur veille également à ce que les écoles, qui utilisent des estampilles, tiennent un décompte précis et soient en mesure de justifier de leur utilisation en cas de contrôle. Contrôle de la DGEP Chaque année, la DGEP demande à certaines écoles de lui retourner l'intégralité des classeurs de comptes: journal des écritures, justificatifs, relevés bancaires et procès-verbaux de caisse et rapports figurant en annexe de cette directive. Un rapport de contrôle est établi par la DGEP et remis au DIR-E. Les documents sont ensuite retournés aux établissements Sécurité, caisse et liquidités Conformément à la directive départementale, c'est le compte bancaire qui a vocation à recueillir les avoirs de l'école, et non pas la caisse. En d'autres termes, les liquidités maintenues dans l'école doivent être les plus faibles possibles, conservées dans une caisse fermée à clef, placée dans une armoire fermée ou un coffre-fort. L'accès à la caisse doit être réservé à un nombre de personnes limité et connu du teneur de comptes et communiqué à la DGEP lorsqu'il s'agit de clés de coffresforts. Par ailleurs le solde de la caisse doit être déposé sur le compte bancaire de façon à ne pas laisser de liquidités dans l'école pendant les vacances. Selon la directive D.FIN.1.09, tout mouvement de fonds de plus de 5'000.- CHF doit être effectué par un transporteur de fonds, mandaté par un ordre de transport. Pour les mouvements importants, mais inférieurs à 5'000.- CHF, il est fortement recommandé de les effectuer à deux. Pour rappel : les accès e-banking évitent la circulation de gros montants en espèce et d'avoir une liquidité importante en caisse.

8 Page : 8/8 L'accès aux documents comptables permettant l'établissement de la comptabilité sera strictement réservé aux personnes responsables de sa tenue ou de son contrôle. Madame Anne-Marie Mighali est votre interlocutrice à la DGEP, par messagerie annemarie.mighali@etat.ge.ch ou par tél Véronique Bigio Directrice Annexes : P-DGEP : modèle de journal comptable P-DGEP A : procès-verbal de prise de caisse P-DGEP B : formulaire "liste de contrôle caisse" P-DGEP : bon de retrait P-DGEP : rapport de transmission comptabilité école ( ) P-DGEP : rapport d'utilisation du pot commun ( ) P-DGEP : rapport annuel du vérificateur de comptes ( ) P-DGEP : rapport annuel de contrôle d'excursions scolaires ( ) P-DGEP : quittance P-DGEP : charte éthique