I. CONNEXION... 4 II. CRÉER UNE FICHE DE POSTE... 5

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2 I. CONNEXION... 4 II. CRÉER UNE FICHE DE POSTE Description du poste Rattachement hiérarchique Missions Activités / compétences Niveau de diplôme requis pour le poste Horaires de travail Conditions de travail Liste de tâches Affecter la fiche de poste...13 III. CONSULTER, MODIFIER OU IMPRIMER UNE FICHE DE POSTE IV. AFFECTER UNE FICHE DE POSTE VACANTE V. PARAMÉTRAGES Gestion des utilisateurs Paramétrages de l application Gestion des rattachements hiérarchiques Gestion des services...17 CDG 54 - Guide Fiche de Poste 2

3 La fiche de poste est un outil de communication qui : - Définit les finalités ou missions d un poste, fait la synthèse des principales activités inhérentes au poste et des compétences qui y sont associées ; - Facilite l évaluation de l agent lors de son entretien professionnel en identifiant les écarts entre les niveaux de compétences requis et atteints ainsi que la définition d objectifs ; - Permet l identification des besoins de formation. Elle se distingue de : - La fiche de tâches qui décrit l enchainement chronologique d opérations indispensables à l exercice d une seule activité ; - La fiche de procédure qui décrit étape par étape une façon de réaliser correctement une activité ou un ensemble d activités et les règles à respecter (acteurs, moyens, activités, temps, résultats ). Chaque fonctionnaire des collectivités jouit d un statut particulier lui garantissant un certain nombre de droits et devoirs. Les CAP, émanation et représentant ces fonctionnaires ont pour mission de veiller à l application homogène sur tout le territoire du statut spécifique à la fonction publique territoriale. Les membres des CAP sont obligatoirement consultés et émettent des avis préalables à toute décision de l autorité territoriale ayant une incidence sur le déroulement de la carrière de chacun de ses fonctionnaires (avancement d échelon, de grade, inscription sur une liste d aptitude au titre de la promotion interne, reclassement professionnel, ) La recherche d homogénéité de l application du statut s exprime par la compétence de la CAP pour l ensemble des agents employés par les collectivités territoriales affiliées au CDG. Pour éclairer les membres des CAP appelés à émettre des avis, il est nécessaire de mettre en place un système commun à tous les employeurs, faute de quoi il leur serait impossible d apprécier les mérites de chaque fonctionnaire évalué par plusieurs centaines d employeurs différents. C est en s appuyant sur les outils et l expertise du CNFPT, que le centre de gestion a construit cet outil en concertation avec les utilisateurs : Les fiches métier sont issues du répertoire des métiers du CNFPT Les fiches de postes sont construites à partir de fiches métier et adaptées aux spécificités du poste occupé par le fonctionnaire dans sa collectivité L entretien professionnel s appuie d une part sur le niveau de compétences requis par les missions et d autre part sur les objectifs collectifs et individuels Les écarts constatés entre les niveaux requis et les niveaux atteints, et par les demandes de mobilité ou d évolution, constituent les matériaux pour l élaboration des plans de formation. CDG 54 - Guide Fiche de Poste 3

4 Il est fortement conseillé de créer les fiches de postes en commençant par celle située au sommet de la hiérarchie (directeur général des services ou secrétaire de mairie) puis de décliner les autres fiches de postes de responsables en subordonnés. Avec cette méthode, certaines informations seront renseignées automatiquement entre les fiches. Une fiche de poste n est plus modifiable au bout de 2 ans après sa création. Il convient alors de dupliquer la fiche à l aide du bouton «Dupliquer». La fiche de poste sera alors de nouveau modifiable pour une durée de 2 ans et l ancienne fiche est automatiquement archivée. Lorsqu un agent quitte la collectivité, sa fiche de poste est automatiquement archivée lorsque le centre de gestion valide l arrêté après sa réception (retraite, mutation, etc.). I. CONNEXION La connexion à l outil fiche de poste s effectue avec vos identifiants AGIRHE via le lien suivant : Vous pouvez aussi accéder à l application en passant par AGIRHE (onglet «collectivité» puis «fiche de poste»). Pour faciliter votre accès à l application, nous vous conseillons d enregistrer le lien ci-dessus en favoris sur votre navigateur internet. Saisir votre identifiant et votre mot de passe AGIRHE, puis cliquer sur «Valider» CDG 54 - Guide Fiche de Poste 4

5 II. CRÉER UNE FICHE DE POSTE Cliquer sur «Créer une nouvelle fiche» 1. Description du poste Sélectionner la ou les fiches métiers correspondant au poste de l agent. Ces fiches métiers sont issues du répertoire des métiers du CNFPT. Sélectionner la fiche métier dans le menu déroulant Les fiches métiers de couleur rouge ne sont pas encore disponibles (en cours d élaboration par le CDG et seront disponibles au fur et à mesure). Une fois la fiche sélectionnée, vous pouvez soit ajouter le métier à la fiche de poste, soit consulter la fiche métier. CDG 54 - Guide Fiche de Poste 5

6 Cliquer sur «Ajouter ce métier» pour l affecter à la fiche de poste Une fois la fiche métier ajoutée, vous pouvez en ajouter d autres pour créer votre fiche de poste. Le procédé est identique. Après l ajout de la (ou des) fiche(s) métier(s), vous devez renseigner le taux d occupation : Laisser 100 % si une seule fiche métier est sélectionnée Répartir en pourcentage le taux d occupation si plusieurs fiches métiers sont sélectionnées Champ de saisie du taux d occupation Saisir l intitulé du poste (appellation interne à la collectivité) et cliquer sur «Suivant» CDG 54 - Guide Fiche de Poste 6

7 2. Rattachement hiérarchique 1. Sélectionner le service du poste. Vous pouvez ajouter un service depuis le menu «Gestion des services» de l onglet «Paramétrages» 2. Sélectionner le supérieur hiérarchique en choisissant son service de rattachement puis sa fiche de poste 3. Dans le cas où le poste est rattaché directement à l autorité territoriale 4. Indiquer le lieu d affectation principal du poste REMARQUE : un seul rattachement hiérarchique est possible. Le rattachement fonctionnel permet de créer une relation de travail avec un agent autre que le supérieur hiérarchique. Par exemple, un ATSEM peut être rattaché au directeur de l école par ce biais. Cliquer sur «ajouter» REMARQUE : l application ne limite pas le nombre de rattachements fonctionnels. Saisir le site du rattachement Saisir le rattachement fonctionnel Cliquer sur «enregistrer» Puis cliquer sur «suivant». CDG 54 - Guide Fiche de Poste 7

8 3. Missions Indiquer le niveau d encadrement et les fonctions spécifiques du poste. RIFSEEP : ces données peuvent être prises en compte dans le cadre de la cotation du poste pour le calcul du régime indemnitaire (voir guide RIFSEEP) Une extraction des missions de la fiche de poste en format Word est possible Les missions proposées sont issues des fiches métiers du CNFPT. C est un champ libre modifiable Vous pouvez désigner l agent qui assure la suppléance en cas d absence 4. Activités / compétences Les activités proviennent des fiches métiers du CNFPT que vous avez sélectionnées plus tôt. A chaque activité sont attendues plusieurs compétences. Il est possible de supprimer les activités et les compétences ne correspondant pas au poste de l agent. Le niveau de chaque compétence n est pas le niveau de l agent mais le niveau requis pour le poste. Il est fortement conseillé de ne pas créer un nombre excessif de compétences étant donné que cellesci doivent être évaluées lors de l entretien professionnel. De plus, un nombre trop important d activités, métiers et/ou compétences peut contribuer au développement de risques psycho-sociaux chez l agent. Cliquer ici pour réinitialiser l ensemble des compétences Cliquer ici pour ajouter une compétence supprimée CDG 54 - Guide Fiche de Poste 8

9 Cliquer sur «supprimer» pour supprimer une activité Cliquer sur «supprimer» pour supprimer une compétence Pour chaque bloc de compétences, il convient d indiquer le niveau requis en cliquant sur «modifier» (ces éléments seront à évaluer dans l entretien professionnel) Puis sauvegarder Vous pouvez obtenir plus d informations sur le positionnement du poste en cliquant sur : CDG 54 - Guide Fiche de Poste 9

10 5. Niveau de diplôme requis pour le poste Vous pouvez importer les informations issues de la fiche métier Vous pouvez indiquer le niveau de diplôme et l intitulé de celui-ci* Cliquer sur «suivant» 6. Horaires de travail Par défaut, l application affiche les horaires de la collectivité saisis dans AGIRHE, dans le menu collectivité, détail de la collectivité, informations complémentaires. Cliquer sur «modifier» pour adapter les horaires Indiquer si l agent est à temps complet ou non Indiquer le temps de travail hebdomadaire Saisir des observations si besoin Indiquer si les horaires sont variables Indiquer si le poste est soumis à astreintes Cocher les cases où le poste est concerné* Cliquer sur «suivant» * RIFSEEP : ces données peuvent être prises en compte dans le cadre de la cotation du poste pour le calcul du régime indemnitaire (voir guide RIFSEEP) CDG 54 - Guide Fiche de Poste 10

11 7. Conditions de travail Vous pouvez soit importer les éléments depuis une fiche métier, soit saisir les informations directement Le cas échéant, indiquer la catégorie de retraite du poste* Indiquer les caractéristiques fonctionnelles* Un champ de saisie libre permet d indiquer vos observations Indiquer le rythme des déplacements* En cliquant sur «oui» un champ de saisie libre permet de saisir les permis de conduire En cliquant sur «oui», vous indiquez les habilitations indispensables au poste Les informations sur les risques professionnels liés au poste provenant du Document Unique sont reprises* Sélectionner les équipements de protection individuelle liés au poste * RIFSEEP : ces données peuvent être prises en compte dans le cadre de la cotation du poste pour le calcul du régime indemnitaire (voir guide RIFSEEP) CDG 54 - Guide Fiche de Poste 11

12 Indiquer les moyens alloués au poste Permet d enregistrer la fiche de poste en la laissant vacante Permet d enregistrer et d affecter la fiche de poste à un agent REMARQUE : la case «logement de fonction pour nécessité absolue de service» permet d attribuer à l agent le montant plafond du régime indemnitaire (RIFSEEP) spécifique aux agents logés. 8. Liste de tâches REMARQUE : la liste de tâches n est pas activée par défaut. Pour la faire apparaitre, aller dans l onglet «Paramétrages», puis «Paramètres» (voir Paramétrages de l application p. 16). Saisir la ou les tâches de l activité de cette fiche métier Réaliser la même chose pour les autres activités de la fiche métier Réaliser la même chose pour la ou les autres fiche(s) métier(s) de la fiche de poste Saisir éventuellement des tâches complémentaires Enregistrer et/ou imprimer la liste des tâches CDG 54 - Guide Fiche de Poste 12

13 9. Affecter la fiche de poste Cliquer sur le menu déroulant afin de faire apparaitre la liste contenant les agents de la collectivité Indiquer la date d entrée dans le poste Cliquer sur «valider» Retourner à la liste des fiches de postes CDG 54 - Guide Fiche de Poste 13

14 III. CONSULTER, MODIFIER OU IMPRIMER UNE FICHE DE POSTE Dans l onglet «Fiches de postes» cliquez sur «Consulter les fiches» Permet de faire un tri par agent Permet un tri par fiche de poste Permet l affichage uniquement des fiches de postes non affectées Permet un tri des fiches de postes par état Permet l impression de l ensemble des fiches de postes REMARQUE : lors d une recherche par agent, l historique des fiches de l agent est affiché, c est-à-dire que les anciennes fiches de postes de cet agent apparaissent également. Pour consulter/modifier une fiche de poste, il faut effectuer un clic simple sur la ligne de la fiche. Le double-clic sert à actualiser la liste des fiches. Les fiches de postes sont directement modifiables jusqu à 2 ans après leur création. Date de création de la fiche de poste Nom de l agent Dupliquer : reproduire une copie de la fiche de poste. Cela permet de modifier une fiche de plus de 2 ans Imprimer la fiche de poste Reproduire une copie vacante de la fiche de poste. A utiliser notamment pour affecter un autre agent sur un poste identique CDG 54 - Guide Fiche de Poste 14

15 IV. AFFECTER UNE FICHE DE POSTE VACANTE Dans l onglet «Fiches de postes», cliquer sur «Consulter les fiches» REMARQUE : pour consulter vos fiches de postes vacantes, il faut cliquer sur la case «Vacant», située au niveau des filtres de recherche. Cliquer sur «Vacant» Les fiches de postes vacantes apparaissent alors en rouge et les options relatives aux fiches sont légèrement différentes de celles des fiches de postes affectées à un agent : Affecter la fiche de poste à un agent Supprimer la fiche vacante Reproduire une copie vacante de la fiche de poste CDG 54 - Guide Fiche de Poste 15

16 V. PARAMÉTRAGES Dans l onglet «Paramétrages», plusieurs menus offrent diverses possibilités : 1. Gestion des utilisateurs Cliquer sur «Ajouter» pour créer un nouveau compte utilisateur En cliquant sur «Ajouter un utilisateur», ce menu apparait : Sélectionner l agent Définir le nom d utilisateur Saisir l adresse mail de l utilisateur Permet de réinitialiser le mot de passe de l utilisateur Permet de définir les droits de l utilisateur en lecture et/ou en écriture : - Tous les agents de la collectivité - Les agents rattachés hiérarchiquement à l utilisateur - Aucun agent Un mail est alors instantanément envoyé à l utilisateur sur l adresse renseignée. Ce mail lui précise ses identifiants en lui demandant de changer son mot de passe lors sa première connexion. 2. Paramétrages de l application Sur l onglet «Paramétrages» puis «Paramètres», il est possible d activer certaines fonctionnalités : Faire apparaitre ou non la liste des grades correspondants à la fiche métier. Faire apparaitre ou non la saisie des moyens alloués Faire apparaitre ou non les risques professionnels issus du DUERP (AGIRHE) Activer la liste de tâches (annexe à la fiche de poste) CDG 54 - Guide Fiche de Poste 16

17 3. Gestion des rattachements hiérarchiques Ce menu vous permet de modifier les rattachements hiérarchiques des fiches de postes. Cela permet à un évaluateur d avoir accès à la fiche de poste de son subordonné. Sélectionner le supérieur hiérarchique Ajouter le subordonné à rattacher 4. Gestion des services Ce menu vous permet de gérer (ajouter et supprimer) les services de votre collectivité. Un service doit être crée sur ce menu avant de pouvoir le sélectionner lors de la création d une fiche de poste. REMARQUE : un service ne peut être supprimé que lorsque plus aucune fiche de poste n y est affectée. CDG 54 - Guide Fiche de Poste 17

18 DOMAINE D INTERVENTION OU D ACTIVITÉ : regroupement de familles professionnelles par grands domaines d actions d une collectivité, et/ou par politiques publiques. FAMILLE PROFESSIONNELLE : ensemble de métiers, concourant à une même finalité de service. MÉTIER : ensemble d emplois liés par une même technicité, présentant un socle commun d activités et de compétences. MISSIONS : ensemble d activités qui expriment le sens du poste et correspondent à ses différentes finalités. Elles permettent de répondre à la question : pourquoi ce poste? Elles commencent toujours par un verbe d action. ACTIVITÉS : ensemble des compétences décrivant ce qui doit être effectué pour réaliser les missions relatives au poste. Elles permettent de répondre à la question : que fait-on dans ce poste? COMPÉTENCES : combinaison de savoirs associés mobilisés en situation de travail. L application distingue : - les compétences techniques spécifiques à l exercice d une activité - les compétences transverses, communes à l ensemble des activités SAVOIRS ASSOCIÉS : savoirs requis pour disposer d une compétence. Ces savoirs sont structurés en trois grandes catégories : Savoirs : ensemble des connaissances théoriques, généralement acquises par l éducation formelle : enseignement, formation etc. Savoir-faire : ensemble des savoirs techniques et relationnels résultant de la pratique et de l expérience. Savoir-faire relationnel : ensemble des aspects comportementaux et relationnels spécifiques au poste. POSTE DE TRAVAIL : ensemble des missions et activités effectuées par un agent au sein d une organisation. RATTACHEMENT FONCTIONNEL : relations de travail entre deux ou plusieurs agents sans que l'un ne possède d'autorité sur l'autre. RATTACHEMENT HIÉRARCHIQUE : lien d autorité d un responsable hiérarchique sur un agent. TRAVAIL AU CONTACT DU PUBLIC : c est le fait d être capable de répondre aux sollicitations des usagers, d être à leur écoute, de savoir les orienter. TRAVAIL EN AUTONOMIE : c est le fait de prendre en charge seul une mission confiée (prendre des décisions, gérer son travail, etc.). TRAVAIL EN ÉQUIPE : c est le fait de réaliser un projet en association avec une ou plusieurs personnes, afin d atteindre un objectif commun. CDG 54 - Guide Fiche de Poste 18