1. Traitement du courrier p. 2-3

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1 Memento Traitement du courrier 1. Traitement du courrier p Généralités p Organisation interne p Affranchissement p Commandes de fournitures pour le courrier p Envois de lettres en Suisse p Envois de lettres à l étranger p Envois de lettres recommandées p Envois en nombre (pour la Suisse uniquement) p Envois en «P.P.» (pour la Suisse uniquement) p Envois de colis en Suisse p Envois de colis à l étranger p Consignes de la Poste pour les colis p Contacts UniNE pour la gestion du courrier p. 12

2 TRAITEMENT DU COURRIER Le traitement du courrier à l UniNE fonctionne de la manière suivante : a. Prestations contractuelles de la Poste (pour les 4 sites principaux) : COURRIER EXTERNE ENTRANT : Livraison quotidienne du courrier sur les quatre sites principaux, entre 07h30 et 09h00 (dans le local courrier) : 1. Rue Emile-Argand 11 (EA11) 2. Espace Louis-Agassiz 1 (LAG) 3. Av. du 1 er -Mars 26 (PM26) 4. Fbg du Lac 4a (L5A) COURRIER EXTERNE SORTANT : Prise en charge quotidienne du courrier sur les quatre sites principaux, en fin d'après-midi (dans le local courrier), puis traitement informatique du courrier COURRIER INTERNE ENTRE LES SITES PRINCIPAUX : Navette quotidienne entre les quatre sites principaux avec distribution (dans le local courrier) b. Prestations contractuelles de l entreprise Gary (pour les bâtiments décentralisés) : Les bâtiments universitaires géographiquement décentralisés sont desservis par une entreprise privée (courrier entrant, courrier sortant, externe et interne). Le courrier en provenance ou à destination de ces adresses est considéré comme COURRIER INTERNE et doit ainsi être déposé dans le casier «COURRIER INTERNE AV. DE 1 ER -MARS 26» de chacun des 4 sites. Les bâtiments universitaires suivants sont concernés : - Av. de Peyrou 4-6 (DUP4-6) - Fbg de l'hôpital 27 (HOP27) - Fbg de l'hôpital 61 (HOP61) - Fbg de l Hôpital 77 (HOP77) - Fbg de l Hôpital 106 (HOP106) - Rue A.-L. Breguet 1 (ALB1) - Rue A.-L. Breguet 2 (ALB2) - Rue de la Maladière 10 (MAL10) - Rue de la Pierre-à-Mazel 7 (PAM7)

3 - 3 - Prestations de l entreprise Gary : - Matin : Livraison et distribution du courrier externe et interne - Fin d après-midi : Prise en charge et traitement du courrier externe et interne 2. GENERALITES Les envois destinés aux entités suivantes sont considérés comme COURRIER EXTERNE : - Aumônerie Rue de la Pierre-à-Mazel 11, CH-2000 Neuchâtel - CIES Av. du Peyrou 1, CH-2000 Neuchâtel - Institut d'ethnologie Rue St-Nicolas 4, CH-2006 Neuchâtel - Laténium Espace Paul-Vouga, CH-2068 Hauterive Seul le courrier comportant un EXPEDITEUR (service/institut) est traité par la Poste. Une inscription manuelle peut être prise en compte pour autant qu elle soit lisible. Tout courrier ne mentionnant pas d expéditeur ne sera pas pris en charge. Les ERREURS D ADRESSAGE sont signalées par la Poste et seront corrigées par le service/institut concerné. Les courriers qui ne peuvent pas être distribués par la Poste seront retournés à l UniNE. Ne doivent être déposés au local courrier que des ENVOIS PRÊTS POUR L EXPEDITION. Les services/instituts préparent les envois pour l expédition et complètent les formulaires utiles, par exemple lors d envois de colis à l étranger. Il en va de même pour les envois en provenance décentralisés et acheminés vers le site «Av. du 1 er -Mars 26» (PM26) par l entreprise Gary. En cas d AFFRANCHISSEMENT INSUFFISANT, le formulaire retourné par la Poste sera transmis au service/institut concerné pour qu il s acquitte du complément d affranchissement (collage de timbres postaux). NB : Les régisseurs ne disposent pas d une réserve de timbres!

4 - 4 - Les envois de l UniNE ne doivent pas être déposés dans une BOÎTE AUX LETTRES PUBLIQUE OU AU GUICHET DE LA POSTE car ils doivent être traités et comptabilisés spécialement pour facturation à l UniNE. La Poste traite uniquement les COLIS JUSQU A 30kg (tolérance max : +10%!). Au-delà de ce poids, le recours à des entreprises de transport privées (UPS, DHL, FedEx, etc.) est obligatoire. Le COURRIER INTERNE doit être adressé de manière claire et lisible et déposé dans la boîte du site de destination. Le nom du service destinataire doit être mentionné en toutes lettres. L envoi de COURRIER PRIVE doit rester exceptionnel. L envoi de courrier privé doit comporter le nom de l expéditeur et être affranchi de manière correcte (timbres postaux) pour être pris en charge par la Poste. Attention : Tout courrier privé non-conforme ne sera pas traité et sera retourné à l expéditeur (si connu!). 3. ORGANISATION INTERNE EA11 - Unimail LAG - FLSH PM26 Bâtiment principal L5A - Rectorat Pour le TRI DU COURRIER SORTANT, chacun des quatre sites principaux disposent des 6 boîtes à courrier suivantes : 1. Courrier externe CH 2. Courrier externe étranger 3. Recommandés 4. Courrier interne : «1 er des trois autres sites» 5. Courrier interne : «2 ème des trois autres sites» 6. Courrier interne : «3 ème des trois autres sites» 4. AFFRANCHISSEMENT Le COURRIER A doit être affranchi au moyen de timbres postaux achetés par les services/instituts (à leurs frais). Une vignette bleue «prioritaire» doit également être apposée sur les envois, l inscription manuelle d un A n étant pas toujours prise en compte par les lecteurs optiques de la Poste.

5 - 5 - Les ENVOIS POUR L ETRANGER doivent être affranchis au moyen de timbres postaux achetés par les services/instituts (à leurs frais). 5. COMMANDES DE FOURNITURES POUR LE COURRIER Des enveloppes de format C4 ou C5, à deux fenêtres, peuvent être commandées auprès de l Economat de l Etat de Neuchâtel, à l adresse suivante : Attention : Un numéro de client nécessaire! Tél Article no Enveloppes format C5 (2 fenêtres), grises, sans impression aucune Enveloppes format C4 (2 fenêtres), grises, sans impression aucune Afin que le logo UniNE apparaisse toujours sur les envois des différentes entités de l UniNE, les normes suivantes doivent être respectées: - Le logo UniNE doit toujours figurer à gauche du papier à lettre et le logo des instituts (ou autres entités) à droite. Divers modèles et de plus amples informations sont disponibles sur le site du service de communication : Pour le courrier interne, chaque service/institut veillera à se procurer suffisamment d enveloppes réutilisables, de couleur beige et format C4, pour ses besoins. Ces enveloppes peuvent être commandées auprès des maisons IBA, à Bolligen, ou Bolomey, à Marin.

6 ENVOIS DE LETTRES EN Pas d affranchissement nécessaire Boîte «Courrier externe CH» Affranchissement avec timbres postaux par les services/instituts Boîte «Courrier externe CH» + autocollant bleu «Prioritaire» (mis en évidence!) Lettre standard (jusqu'à B5 = 250 x 176 mm; jusqu'à 20mm) Poids Prix * gr CHF 1.00 Midilettre (jusqu'à B5 = 250 x 176 mm; jusqu'à 20 mm) Grande lettre (jusqu'à B4 = 353 x 250 mm; jusqu'à 20 mm) gr gr gr CHF 1.30 CHF 2.00 CHF ENVOIS DE LETTRES A L ETRANGER ETRANGER Pas d affranchissement nécessaire Boîte «Courrier externe étranger» ETRANGER Affranchissement avec timbres postaux par les services/instituts Boîte «Courrier externe étranger» + autocollant bleu «Prioritaire» (mis en évidence!)

7 ENVOIS DE LETTRES RECOMMANDEES Depuis le 1er avril 2015, la Poste se charge d affranchir les envois recommandés (suisse et étranger). Il n est ainsi plus nécessaire de coller une étiquette avec code barre sur l envoi, ni de préparer un bordereau d accompagnement. Il suffit de mentionner «Recommandé» au-dessus de l adresse d envoi et de déposer l enveloppe dans la boîte à courrier «Recommandés» prévu à cet effet. En cas de besoin, les régisseurs fourniront aux personnes autorisées le résumé des envois recommandés du jour. Attention : Pour les lettres recommandées à destination de l étranger et qui contiennent de la petite marchandise, une étiquette de douane verte (CN 22) doit être collée sur l envoi par l expéditeur (voir modèle sous chiffre 12). 9. ENVOIS EN NOMBRE (pour la Suisse uniquement) Les envois en nombre (à partir de 350 envois!) sont à déposer au local courrier dans des caissettes spéciales. Ces caissettes doivent être commandées par les régisseurs auprès de la Poste en sorte qu il convient de les informer suffisant tôt avant un envoi en nombre. A noter encore que, pour tout volume supérieur à deux caissettes, le régisseur doit en sus avertir 24h00 à l avance le service compétent auprès de la Poste ( rdc.neuchatel@post.ch) en sorte qu un envoi de plus de deux caissette doit également être signalé au régisseur. Pour l étranger, il n y a pas d envois en nombre. Chaque envoi est traité individuellement par la Poste et bénéficie d autres avantages contractuels. Attention : Les envois en nombre doivent être TRIES PAR POIDS ET FORMAT. Un mélange de poids ou format dans une même caisse ne permet pas de bénéficier du tarif «envois en nombre». Des billets d information pour le postier sont disponibles sur le site prêts à l impression. Ils sont à déposer sur chaque caisse :

8 ENVOIS EN «P.P.» (pour la Suisse uniquement) A partir de 50 envois, il est judicieux d ajouter la mention «P.P Neuchâtel» au-dessus de l adresse, cette solution permettant d économiser 0.03 CHF par envoi. Cette manière de faire (ajout du «P.P Neuchâtel») est également valable pour les envois en nombre. La mention «P.P Neuchâtel» doit figurer sur l étiquette d adressage comme sur le modèle cidessous : 5 mm P.P. Neuchâtel

9 ENVOIS DE COLIS EN PostPac Economy Pas d affranchissement Attention : Dès qu un envoi fait plus de 2 cm d épaisseur, il est considéré comme un colis. PostPac Priority Pas d affranchissement Attention : Apposer un autocollant bleu «Prioritaire» sur le colis Les colis sont à déposer au local courrier. Les colis déposés dans les bâtiments décentralisés seront acheminés par l entreprise Gary jusqu au bâtiment principal. Rappel : La Poste traite les colis (CH ou étranger) jusqu à 30kg maximum (tolérance de 10%!). Au-delà, le recours à des entreprises de transport privées (UPS, DHL, FedEx, etc.) est requis. 12. ENVOIS DE COLIS A L ETRANGER Une documentation complète de la Poste concernant les envois à l étranger (lettres et colis) est à disposition à l adresse suivante : PostPac Economy Pas d affranchissement Attention : Dès qu un envoi fait plus de 2 cm d épaisseur, il est considéré comme colis. PostPac Priority Pas d affranchissement. Attention : Apposer un autocollant bleu «Prioritaire» sur le colis Les colis sont à déposer au local courrier. Les colis déposés dans les bâtiments décentralisés seront acheminés par l entreprise Gary jusqu au bâtiment principal. Rappel : La Poste traite les colis (CH ou étranger) jusqu à 30kg maximum (tolérance de 10%!). Au-delà, le recours à des entreprises de transport privées (UPS, DHL, FedEx, etc.) est requis.

10 Colis de -2 kg : Les services/instituts rempliront l étiquette «DECLARATION EN DOUANE» CN 22 : Colis de +2 kg : Les services/instituts rempliront le formulaire «LETTRE EN VOITURE» : Afin que les inscriptions soient lisibles sur tous les feuillets, merci d écrire en pressant fortement! En cas de problème ou pour toute question, les régisseurs restent à disposition.

11 CONSIGNES DE LA POSTE POUR LES COLIS Emballage de couleur claire, sans motifs, afin que les appareils de lecture puissent identifier l'adresse du destinataire. Les colis ficelés ne sont pas autorisés, sauf s'il s'agit de colis cerclés ou ficelés à la machine qui ne peuvent rester coincés dans les installations postales. La ficelle ou la bande de cerclage ne doit pas chevaucher le code à barres ni l'adresse du destinataire. Bon rembourrage intérieur, d'au moins 3 cm d'épaisseur, pour les marchandises délicates ou les pièces détachées. Expédier les envois délicats avec la prestation complémentaire Fragile Les adresses manuscrites doivent être écrites en caractères d'imprimerie, sans ligne vide dans l'adresse. Des étiquettes-adresse peuvent être obtenues gratuitement auprès de chaque office de poste. Taille des caractères min. 3 millimètres/max. 4 millimètres, adresse de l'expéditeur sans logo. Pas de polices ornementales, pas de lignes vides dans l'adresse. L'étiquette-adresse doit être apposée en bas à droite sur la plus grande surface du colis. Décoller les restes d'anciennes étiquettes ou codes barres, qui pourraient occasionner un mauvais acheminement de l'envoi. Ne pas attacher plusieurs colis ensemble. Les ficelles ou bandes de cerclage pourraient se détendre durant le transport, auquel cas des colis sans étiquette-adresse et code à barres pourraient se perdre.

12 CONTACTS UNINE POUR LA GESTION DU COURRIER Faculté des sciences (Unimail) - Régisseur M. Pajazit AJRIZAJ Tél pajazit.ajrizaj@unine.ch Facultés de droit et des sciences économiques (Bâtiment principal) - Régisseur M. François BOURQUIN Tél francois.bourquin@unine.ch Faculté des lettres et sciences humaines - Régisseur M. Arsène LOPEZ Tél arsene.lopez@unine.ch Rectorat - Chef du service de la comptabilité générale M. Denis BOILLAT Tél denis.boillat@unine.ch M. Gianfranco DI ROCCO Tél gianfranco.dirocco@unine.ch contact.intendance@unine.ch