La planification des sessions de formation et des intervenants

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1 La planification des sessions de formation et des intervenants GEStion et Suivi Informatisé des Contacts et des Actions LA GESTION DES INTERVENANTS Renseignez les coordonnées de vos intervenants. Gérez leur statut (salarié en CDI, en CDD, indépendant, ) en liaison avec le bilan pédagogique et financier demandé par la DIRECCTE. Un document au format PDF peut être lié à chaque intervenant et permet de conserver un curriculum vitae par exemple. Affectez à chacun d eux des aptitudes (effectives ou potentielles) en fonction de leurs compétences en liaison avec le catalogue de formation. L assistant de planification des sessions vous proposera ainsi une présélection d intervenants en capacité d animer le module de formation concerné. Indiquez les coûts d intervention (en jour, en ½ journée ou à l heure) de chaque intervenant avec un taux général de base ou des taux spécifiques selon les domaines d intervention, selon le contrat ou selon la mission de formation.

2 16 Les coûts intervenants vous permettront de : Réaliser facilement des contrats de mission ou de sous-traitance, pour les intervenants extérieurs, en relation avec la planification des sessions de formation. Identifier de manière très fine l incidence des coûts directs dans l analyse financière des sessions et des conventions de formation. La planification de l intervenant dans la session de formation génère automatiquement une mission. Vous pouvez ainsi éditer directement un ou plusieurs contrats de mission. GESSICA vous permet également de suivre les contrats de mission : date de validation, date d envoi, date de signature, Un système d anomalie permet ensuite de repérer rapidement les incohérences entre la planification réelle et le contrat signé (planification hors date, sur-planification, contrat non envoyé, ).

3 17 Contrat de mission complètement personnalisable. Visualisez les agendas intervenants avec des vues différentes Agenda hebdomadaire d un intervenant Agenda mensuel d un intervenant Agenda journalier d un ou plusieurs intervenants Planning hebdomadaire ou mensuel multi-intervenants Les plannings hebdomadaires sont accessibles en temps réel sur internet à partir du portail SC-Form.net à toutes les personnes autorisées par l organisme.

4 18 Agenda hebdomadaire et Planning multi-intervenants Intervenez sur ces plannings par simple clic en utilisant les fonctions «couper/coller» ou «copier/coller». Vous pouvez également visualiser, éditer et mettre à jour des plannings multi intervenants et multi salles pour gérer tous les aléas du quotidien. Toute modification de planning met à jour en temps réel les plannings des sessions, les temps et les coûts intervenants ainsi que les parcours de formation stagiaires. Portail Pédagogique Web Chaque intervenant dispose d un portail Internet illimité directement intégré dans votre site Internet. Il permet de consulter son agenda, de saisir ses indisponibilités, de consulter les informations sur ses stagiaires, de créer un déroulé pédagogique, d évaluer les stagiaires sur des objectifs définis,

5 19 Le suivi des temps par intervenant La planification des sessions permet de suivre directement sans ressaisie : Les heures des intervenants en «face à face» Les heures des intervenants en «activités connexes» (audit, déplacement, réunion, coordination, ) Vous pouvez compléter ces temps de travail par d autres types tels que la «préparation», les absences (congés, RTT, maladie, ) et suivre le ratio AF/PR. Vous disposez d une fiche temps mensuelle par intervenant qui regroupe les heures par code analytique, par type de temps et par jour. Le suivi du temps de travail permet d orienter le choix des intervenants non seulement en fonction de leur disponibilité, mais aussi selon des critères de gestion (dépassement d heures, ratios, ) apportant ainsi une véritable aide à la décision. Il permet une optimisation et un meilleur contrôle du temps par intervenant et par session.

6 20 L OUVERTURE ET LA PLANIFICATION DES SESSIONS DE FORMATION Il existe dans GESSICA deux approches pour ouvrir une session de formation : Par le biais du projet commercial en intra entreprise Par le biais de l outil de planification en inter entreprises et en contrat de professionnalisation qualifiant Les sessions intra entreprise peuvent également être ouvertes à partir de la planification. En intra entreprise : Lors de la réussite d un projet en intra entreprise, vous pouvez directement à partir de la fiche projet ouvrir, planifier et gérer l intégralité de la session jusqu à la génération de la convention et à l inscription des stagiaires. Un assistant vous guide dans toute la mise en place de la session depuis le projet jusqu à l établissement de la convention de formation. Les lignes du devis se transforment automatiquement en modules de formation entièrement personnalisables en termes de libellé, de durée, de type, de lieu de formation,

7 21 Affecter un intervenant principal et un pôle analytique à votre session. Le niveau et la spécialité pour le bilan pédagogique et financier sont repris automatiquement. La session de formation ainsi générée pourra également être planifiée directement à partir du projet de suivi commercial. A partir de ce même projet, la convention de formation sera également établie, ainsi que l inscription des stagiaires. En inter entreprises ou en contrat de professionnalisation qualifiant : La session de formation est identifiée par un code analytique, un libellé, un lieu de formation et une couleur planning. Elle est reliée par son niveau de formation et sa spécialité au bilan pédagogique et financier. Une session de formation peut se composer d un ou de plusieurs modules indépendants les uns des autres et possédant leurs propres informations en terme de durée, d unité de planification, de libellé et de lieu. Elle peut panacher des modules en face à face ou en auto formation, voire des modules en AC (Activités Connexes) permettant de gérer des plages de déplacement, de coordination, d audit, de réunion ou d entretien individuel,.

8 22 Un module est en liaison avec le catalogue de formation. Il récupère, par défaut, ses caractéristiques de base qui restent entièrement modifiables et qui permettent ainsi de réaliser des sessions sur mesure. Une session de formation peut servir de modèle pour l ouverture d une nouvelle session par duplication. Les critères et les modalités d évaluations stagiaires de chaque module de formation sont récupérés par défaut du catalogue et peuvent être spécifiquement adaptés par session. Définition de critères d évaluation des stagiaires en termes d objectifs et de modalités d évaluation. Les modules de formation sont planifiés graphiquement dans un calendrier de saisie. Les dates ou plages horaires sont sélectionnées ou désélectionnées par simples clics de souris. Une planification peut être réalisée en jour, en demi-journée ou à l heure (l unité minimale étant le quart d heure). Les jours fériés apparaissent en rouge dans le calendrier de sélection.

9 23 Deux manières de planifier un module de formation : Choisissez des dates ou des plages horaires et obtenez les intervenants disponibles et ayant la compétence requise. Sélectionnez un ou plusieurs intervenants ayant la compétence et obtenez des plages de disponibilité. Un assistant guide l utilisateur et lui propose un choix d intervenants pour une sélection de dates, en fonction de critères précis tels que la présence, la disponibilité, la compétence et la validité de contrat. Le choix de l intervenant revient toujours à l utilisateur qui peut forcer, à tout moment, les propositions de l assistant. La planification du module de formation peut être orientée en fonction de la disponibilité restante des intervenants. Le choix des dates se fait sur un calendrier qui affiche les disponibilités d un ou plusieurs intervenants sélectionnés au préalable, et permet ainsi une optimisation des «face à face» dans les plannings. Les sessions inter-entreprises peuvent être publiées en temps réel dans votre site Web par le biais du portail SC-Form.net afin de les proposer en pré-inscriptions en ligne.

10 24 Plusieurs plannings sont à votre disposition à l ouverture d une session : Planning graphique mono ou multi-sessions hebdomadaire ou mensuel Planning graphique mono ou multi-intervenants Planning détaillé de la formation Planning graphique mono ou multi-salles Le logiciel intègre un système de planification puissant et particulièrement novateur. Les coordinateurs ou responsables de formation peuvent ainsi planifier plusieurs sessions de formation en parallèle.