Chapitre Français des affaires

Transcription

1 Deuxième partie FICHE N 10 LES AC H ATS ET L A P P ROVISIONNEMENT DANS L E N T R E P R I S E Chapitre Français des affaires Cette fi che a été élaborée à partir d un ent retien avec deux professionnels du secteur. E l l e est destinée en pri o rité à un public d étudiants étra n g e rs des fi l i è res commerc i a l e s, ou aux p rofessionnels étra n g e rs du secteur ; en eff e t, les ent re p rises françaises re c ru t e nt de plu s en plus d ach e t e u rs étra n g e rs trava i l l a nt dire c t e m e nt avec les fourn i s s e u rs locaux, a u p r è s desquels les ent re p rises françaises s ap p rovi s i o n n e nt de plus en plu s. Ces activités sont tra n s- f é rables à un autre poste de trava i l, à partir de données du même type : e nt retiens avec des professionnels, collecte de documents authentiques (mèls, bons de commande, etc.) Domaine : commerce international achats niveau: à partir de B1 Public : durée: 1 h30 professionnels et futurs professionnels du secteur des achats industriels Étudiants de filières commerciales Nature du support : documents rédigés à partir d un entretien transcriptions d entretiens (extraits) mèls Titre du document: Source: entretien oral Type de texte: explicatif Objectifs : LINGUISTIQUES: lexique des achats. OPÉRATIONNELS : identifier des tâches identifier des acteurs et des postes de travail communiquer par mèl régler un problème par mèl. Sitographie et bibliographie : Dictionnaire d apprentissage du Français des Affaires. Binon et al. Didier,

2 Fiches pédagogiques DOCUMENT 1 : P R É S E N TAT I O N O. G. et C. M. t ravaillent dans la même société: O. G. est ach e t e u r, C. M. est approv i s i o n n e u r. La société H. fa b rique des machines pour la tra n s formation de plaques de carton ondulé, donc des équipements destinés aux cart o n n i e rs qui font des e m b a l l a ge s. Cette société monte ensuite les machines sur les sites. La société emploie 800 personnes et fait partie d un groupe suisse qui emploie au total 5000 pers o n n e s. La société H. est présente dans le monde entier et son ch i ff re d a ffa i res à l ex p o rt représente 95 % du ch i ff re d affa i res global, qui est de millions d euros par an. La société vend entre 80 et 90 machines par an. ACTIVITÉ1 Découvrir les fonctions d acheteur et d approvisionneur a. Voici 4 définitions de fo n c t i o n s. Re t ro u vez celle qui correspond aux fo n c- tions d acheteur. d approvisionneur. À quelle fonction correspondent les deux autres définitions? A. C est un individu dont le rôle est de tro u ver et choisir les fo u r n i s s e u rs et de négocier les conditions d ach a t. Il prospecte les march é s, choisit les produits et négo c i e les tari f s. Il peut exe rcer son activité au sein d une entre p rise pour les ach a t s industriels ou dans une centrale d achat dans la grande distribution. B. Il prospecte l ensemble du marché (clients actuels et clients potentiels). Il est ch a rgé de ve n d re les produits de l entre p ri s e. Il répond aux appels d off re pour obtenir des nouveaux contra t s. Il participe à la définition de la politique commerciale de l entre p ri s e. Il peut assurer une assistance technique auprès des clients, ainsi qu un service après-vente. C. C est un agent économique (entre p rise ou commerçant) qui fait parvenir à un autre agent économique (une entre p ri s e, un commerçant, un part i c u l i e r ) une marchandise ou un service que celui-ci lui a commandé. D. Il a pour responsabilité de commander les pièces, m a rch a n d i s e s, p roduits nécess a i res à son entre p ri s e, et veiller à ce qu ils arri vent en temps et quantités. Il détermine les quantités nécessaire s, ainsi que les dates de livraisons nécessaire s. Il suit les livraisons des fo u r n i s s e u rs et anticipe les pro b l è m e s. Sa fo n c t i o n est une partie de la fonction achats. 133

3 Deuxième partie b. Les diff é rentes tâches de l acheteur et de l approv i s i o n n e u r. At t ribuez les tâches suivantes à l approvisionneur ou à l acheteur. Acheteur Approvisionneur ACTIVITÉ 2 Lexique Chercher des nouvelles sources d approvisionnement. Participer à des foires et des salons. Relancer les fournisseurs en cas de retard. Chercher de nouveaux fournisseurs. Passer les commandes. Assurer le suivi des commandes. Faire de la prospection à l étranger. Gérer tout ce qui est lié aux livraisons. a. Lisez le texte suivant. Je suis ach e t e u r, donc mes fonctions pri n c i p a l e s, c est tout d abord de t rava i l l e r en amont avec le bureau d études pour tro u ver des solutions pour réduire les coûts des pièces des mach i n e s - o u t i l s, t ro u ver des nouvelles sources d approv i s i o n n e m e n t, c e s t - à - d i re fa i re de la pro s p e c t i o n à l étra n ge r, fa i re les salons pour tro u ver des nouve a u t é s, et le fa i re remonter au bureau d études. U n e fonction importante ce sont les consultations, ça consiste à ch e rcher des fo u r- n i s s e u rs, soit en travaillant avec des fo u r n i s s e u rs qui sont déjà en place et en mettant en place des nouvelles conditions pour réduire les coûts d ach a t, s o i t en ch e rchant des nouveaux fo u r n i s s e u rs pour élargir le panel fo u r n i s s e u r, e n France ou à l étra n ge r. Ensuite il faut bien définir tout ce qui est conditions, i l faut fi ger au maximum les conditions pour pouvoir après passer le dossier à l a p p rov i s i o n n e u r, qui lui n aura plus qu à passer les commandes et à gére r l approvisionnement des pièces. Donnez une définition pour les ex p ressions soulignées. Vous pouvez vo u s aider du dictionnaire en ligne h t t p : / / w w w. o l f. go u v. q c. c a / re s s o u rc e s / g d t _ b d l 2. h t m l. Si l ex p ression n est pas dans le dictionnaire, aidez-vous du contexte. 1. Travailler en amont: Le bureau d études : Faire de la prospection :

4 Fiches pédagogiques 4. Un panel fournisseur: Figer les conditions: b. Complétez le texte avec les ve r b e s : c o n t a c t e r, r é g l e r, s e n g a g e r, p a s s e r, re l a n c e r. Vous devez également ajouter un article et, é ve n t u e l l e m e n t, une préposition (à, de, sur). Je suis approv i s i o n n e u r, mon travail c est essentiellement de. c o m m a n d e s. Si les besoins de l entre p rise sont très urge n t s, on doit. fo u r n i s s e u r,ça on le fait par mail ou par fa x, pour savoir si on peut. d é l a i s. J utilise le téléphone essentiellement pour. fo u r n i s s e u rs pour des délais qui sont très urge n t s, pour des litiges de livraison ou des litiges fa c t u re s. J utilise également le téléphone en interne pour. l i t i ges de livraison ou pour connaître les urge n- ces plus précises de ce qu on nous demande. c. Retrouvez les verbes correspondants à ces substantifs. 1. Fournisseur : Livraison : Facture: Approvisionnement: Saisie des commandes: Gestion de l approvisionnement : d. Re t ro u vez le substantif correspondant au verbe et réécri vez l ex p re s s i o n. 1. Réduire les coûts : Élargir le panel: Passer une commande : Régler un litige : Traiter un accusé de réception: Valider un fournisseur : ACTIVITÉ3 Communiquer par mèl Dans l entre p rise H, la plupart des commandes auprès des fo u r n i s s e u rs se fo n t a u t o m a t i q u e m e n t. L o rsqu un problème se présente (re t a rd de livra i s o n, b e s o i n de modification, etc.), la communication se fait par mèl. a. Voici des exemples de mèls échangés entre un fournisseur et le service a chat de l entre p rise H. Dites s ils ont été écrits par le fournisseur (F) ou par l approvisionneur (A). 135

5 Deuxième partie Exemple 1 Bonjour, J aimerais modifier les quantités des commandes comme suit : 45BX3 passer de 2 pièces à 4 pièces délai au 13/10 prix pour 4: 54,18 45BX4 passer de 2 pièces à 4 pièces délai au 13/10 prix pour 4: 54,18 45BX5 passer de 1 pièce à 6 pièces délai au 19/10 prix pour 6: 98 Merci de votre réponse. Meilleures salutations Exemple 2 Bonjour, Les pièces sont parties de chez nous hier et seront chez vous ce matin. Sincères salutations Exemple 3 Bonjour, Désolé mais je ne peux pas vous livrer la pièce avant le 16/11. Salutations Exemple 4 Bonjour, Nous avons besoin de pièces comme suit: 3 x pour le 10/11 4 x pour le 10/11 4 x pour le 10/11 Merci de m indiquer si vous pouvez tenir ces délais. Cordialement b. Voici des mèls écrits par l approvisionneur au fo u r n i s s e u r. Re t ro u vez l objet du mèl dans la liste suiva n t e : demande d annulation de commande re l a n c e re t a rd de liv raison relance pièce urg e nte demande d engagement de délai demande d augmentation de quantité sur commande en cours mise au point sur commandes pièces non conformes à récupérer. 1. De : Caroline Mondovino À : François Martin Envoyé : mardi 11 juillet :17 Objet: Vous avez 5 palettes (2 normales + 3 assez grandes) à récupére r. Il s agit de pièces qui ne correspondent pas à notre commande. Merci de faire le nécessaire au plus tôt car ce matériel encombre nos locaux. Meilleures salutations 136

6 Fiches pédagogiques 2. Envoyé : lundi 2 octobre :10 Objet: Nous avons besoin pour le 16/10 d une pièce réf Pouvez-vous tenir ce délai? Merci de votre réponse. Meilleures salutations 3. Envoyé : lundi 25 septembre : 50 Objet: Finalement la modification prévue par le Bureau d Études est annulée. De ce fait, il nous faut annuler la commande réf Merci de me confirmer par retour. Meilleures salutations. 4. Envoyé : jeudi 9 novembre :30 Objet: Nous avons besoin en urgence des pièces suivantes : , que vous avez, bien sûr, en commande et dont le délai est dépassé. Merci de me répondre que tout va être livré avant la fin de la semaine. Meilleures salutations. c. Vo t re entre p rise doit en permanence adapter sa production à la demande de ses clients.vous écri vez un mèl à vo t re fournisseur pour lui demander de m o d i fier une commande, d après les informations suiva n t e s : r é f é rence SA046 commande passée 12 pièces besoin actuel 3 pièces/référence SA047 commande passée pour 24 pièces besoin actuel 48 pièces, besoin urgent. Envoyé : jeudi 21 février : 15 Objet:

7 Deuxième partie d. Vo t re fournisseur s est trompé dans sa livra i s o n. Vous lui écri vez pour lui demander de rectifier son erreur, d après les informations suivantes : pièces commandées : pièces à 58 /pièce pièces reçues : pièces à 64 /pièce Cette erreur de livraison vous pose un problème au niveau de la pro d u c t i o n, vous insistez pour que les pièces soient livrées très rapidement. Envoyé : mercredi 20 février : 45 Objet: ACTIVITÉ4 Le point sur le lexique Vous avez rencontré au long des activités précédentes des termes du domaine des ach a t s. En voici quelques-uns ; complétez cette liste. Si leur s i g n i fication ne vous semble pas claire, consultez le dictionnaire commerc i a l en ligne : Délai livraison commande fournisseur approvisionneur etc. CORRIGÉS 1 a. Ach e t e u r : A - Ap p rov i s i o n n e u r : D La définition B correspond à la fonction de Technico-commercial - La définition C correspond à la fonction de Fournisseur b. Chercher des nouvelles sources d approvisionnement. Participer à des foires et des salons. Relancer les fournisseurs en cas de retard. Chercher de nouveaux fournisseurs. Passer les commandes. Assurer le suivi des commandes. Faire de la prospection à l étranger. Gérer tout ce qui est lié aux livraisons. Acheteur Approvisionneur 138

8 Fiches pédagogiques 2 a. 1. t ravailler avant la réalisation de la tâche principale 2. service technique d une e n t re p ri s e, ch a rgé de concevoir les produits et d établir la nomenclature des fo u r n i- t u res nécessaires à leur réalisation 3. re ch e rcher de nouveaux clients ou de nouve a u x fo u r n i s s e u rs pour des biens ou des services 4. ensemble des fo u r n i s s e u rs de l entreprise 5. établir des conditions définies très précisément b. passer les/des contacter le s enga ger sur des relancer les régler les/des c. 1. fournir 2. livrer 3. facturer 4. approvisionner 5. saisir 6. gérer d. 1. la réduction des coûts 2. l é l a rgissement du panel 3. la passation d une commande 4. le règlement d un litige 5. le traitement d un accusé de réception 6. la va l i d a t i o n d un fournisseur 3a. exemple 1 A exemple 2 F exemple 3 F exemple 4 A b. 1. pièces non conformes à récupérer 2. demande d enga gement de délai 3. d e m a n d e d annulation de commande 4.relance pièce urgente ou relance retard de livraison c. exemple de mèl: Envoyé : jeudi 21 février : 15 Objet: Demande de modification de commande Pouvez-vous modifier les quantités de cette commande comme suit : référence SA046 passer de 12 à 3 pièces référence SA047 passer de 24 à 48 pièces Nous avons besoin de ces pièces pour le 27/02. Merci de m indiquer si vous pouvez tenir ces délais. Salutations d. exemple de mèl: De : Caroline Mondovino Envoyé : mercredi 20 févrirer : 45 Objet: erreur de livraison Vous nous avez livré hier 6 pièces réf à 64 /pièce. Or notre commande était de 6 pièces réf à 58 /pièce. La production a un besoin urgent de ces pièces. Veuillez nous livrer les pièces commandées avant la fin de la semaine. Merci de confirmer par retour. Salutations 139