Enjeux et contraintes de la mutualisation des ressources pour les collectivités et les agents

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1 Mercredi 5 novembre 2014 Enjeux et contraintes de la mutualisation des ressources pour les collectivités et les agents

2 Hervé PETTON, Directeur Territorial 35 ans d expérience professionnelle en collectivités territoriales et EPCI de agents et plus Quimper Ville et Communauté, agents DRH depuis 2 ans La Roche sur YonVille et CA,1 500 agents DRH pendant 4 ans Nantes Métropole Communauté Urbaine, agents 5 ans : Responsable Service Emplois et Compétences, Mairie et Communauté Urbaine de Brest, agents 4 ans : Responsable Service Formation, 1 an ½ : Chargé de mission évaluation professionnelle. Mairie de Brest, agents 10 ans : Responsable Service Gestion Prévisionnelle RH, 6 ans : Coordonnateur modernisation des services.

3 Les raisons de l'importance de la mutualisation Contraintes budgétaires de plus en plus fortes : maîtrise de la dette publique, décision politique de ne pas augmenter les impôts locaux, stabiliser la masse salariale (<=2% en 2015), limitation de l endettement Évolutions organisationnelles (réforme territoriale, réduction du nombre de régions, avenir incertain des départements, développement de l intercommunalité) Exigence plus forte des citoyens sur la qualité du service rendu

4 Les leviers pour conduire la mutualisation Évolutions stratégiques et technologiques (modernisation de l administration, recherche de gains de productivité, déploiement de nouvelles technologies ) Vieillissement des pyramides des âges avec potentialité accrue de départs, reconfiguration des ressources disponibles dans les collectivités, élément d attractivité supplémentaire pour attirer les cadres à potentiel, Attente des agents en terme d opportunités de carrière,

5 Objectifs 1. Articuler GRH et recentrage des ressources 2. Repérer les outils pour développer les marges de manœuvres et accompagner les agents 3. Savoir élaborer et utiliser des outils adaptés 4. Acquérir des techniques d entretien d accompagnement car le changement se fera avec les agents

6 Exemples de mise en œuvre des outils GPEC et fusion de services : l exemple de la fermeture de la fourrière municipale de Nantes en 2008 L association des agents pendant la démarche de mutualisation : exemple de la création de la CA de La Roche sur Yon fin 2009 Construire une identité nouvelle : l exemple du projet de service d un service de reprographie à Quimper fin 2013 L entretien professionnel un outil de dialogue et de management avec chaque agent L accompagnement à la mobilité : création de la fonction de chargée de mobilité en 2014 Le plan de formation triennal : l exemple de la formation-action pour les encadrants de proximité en 2015

7 Exemple de la fermeture de la fourrière municipale Décision de fermeture par le Maire de Nantes Engagement de reclassement des 10 agents dont 4 agents à Nantes Métropole 1 an avant la fermeture Tous les agents rencontrés par les psychologues chargés de mobilité Ville de Nantes Portage politique par l Adjoint au personnel également Viceprésident chargé du personnel à Nantes Métropole Présentation des candidatures aux Directions concernées lors des vacances de postes Atteinte de l objectif au bout de 8 mois

8 L accompagnement des agents lors de la création de La Roche sur Yon Agglomération 22 septembre 2009 : approbation en Conseil de Communauté de Communes de l'élargissement du périmètre de ses compétences, 10 novembre 2099 : approbation en Conseil de communauté de transformation de la CC en CA, entre le 25 novembre et le 3 décembre 2009 : organisation de 7 conférences d'information à destination des 300 agents dont les postes seront mutualisés ou transférés, 16 décembre 2009 : vote Conseil Municipal transférant 200 postes de la Ville vers la CA effet au 1er janvier 2010, Arrêté du Préfet de la Vendée portant création statutaire de la CA Création de La Roche-sur-Yon Agglomération le 1 er janvier 2010 Transfert de 215 agents municipaux (La Roche-sur-Yon, Mouilleronle-Captif, Venansault, La Ferrière) sans aucun remous social Mutualisation des agents de la DRH entre la Ville et l Agglomération

9 Les enjeux du projet de service du centre de reprographie à Quimper Renouvellement du matériel Évolution des pratiques d impression de la collectivité Mission du centre de reprographie : clarification, reconnaissance et valorisation, professionnalisation des process adéquation entre les Ressources Humaines disponibles et les missions Optimisation budgétaire Développement durable (pédagogie auprès des services sur l évolution des pratiques en matière de reprographie et d impression

10 La formation-action des encadrants de proximité à Quimper Durée de la formation proposée : 4 modules x 2 jours + 1 jour de présentation de projet managérial Apports intercalés par des intervenants internes sur les fondamentaux culture territoriale 6 groupes sur trois ans Contenu des modules : Module 1 Manager une équipe aujourd hui Module 2 Animer une équipe Module 3 Motiver individuellement et gérer les situations particulières Module 4 Planifier et organiser l activité

11 La formation-action des encadrants de proximité la contextualisation du projet phase d immersion : interviews de cadres et d agents pour adapter le projet utilisation des outils internes (fiches d entretien professionnel, fiche de poste ) Une pédagogie favorisant l implication des agents Une méthodologie incitant la participation et la responsabilisation de l ensemble de la chaîne hiérarchique Mise en place du groupe de pilotage : encadrants de proximité et n+1 auront ici l occasion d exprimer leur attente, d assurer le suivi du projet et de l adapter si nécessaire. Interviews lors de l immersion : tous les niveaux d encadrement seront entendus ½ journée d information : les responsabilités de chacun, notamment agents en formation et n+1 seront clairement définis Mise en œuvre du projet managérial présenté en fin de parcours managérial et suivi dans la durée

12 L entretien annuel professionnel à Quimper Création d un guide de l entretien professionnel annuel Négociation avec les représentants du personnel et mise en œuvre de la fiche d entretien professionnel annuel Formation de 3 jours (2j+1j retour sur expérience) à l entretien professionnel Suppression formelle de la noter chiffrée en 2014 Poursuite du travail d approfondissement de cet outil comme point d appui managérial

13 La mise en place d un accompagnement à la mobilité à Quimper Création d un guide de la mobilité Recrutement d une chargée de la mobilité-psychologue du travail au sein de la DRH Définition de la mobilité comme règle de gestion : tous les candidats internes disposant d une partie des compétences demandées sont reçus en jury. Ceux non reçus sont vus par la chargée de mobilité Mise en œuvre de contrats de transition professionnelle pour les mobilités accompagnées Internalisation des bilans professionnels avec structuration de la procédure (conditions d accès, modalités de mise en œuvre )

14 B e s o in s a c tu e ls e xig e n ces d e co m péte n ce s e ffe ctif O rie n ta tio n s s tra té g iq u e s P ro je t d 'é ta b lis s e m e n t M é tie rs (a ctiv ités/com p é tence s) R e s s o u rc e s d is p o n ib le s com p é te n ce s e xe rcées e ffe ctif F a cte u rs clés d 'é v o lu tio n (p a r se cte u r) Im p a ct su r le s m é tie rs D iag n o stic d 'écarts S im u la tio n d 'é volu tio n se lo n p o litiq u es a ctu e lle s d e G R H B e s o in s fu tu rs e ffectif com péte n ce s P o litiq u e G R H P la n s d 'a ction R e s s o u rc e s fu tu re s e ffe ctif com p é te nce s M o ye n s d 'a ccom p a g n em e n t R e c ru te m en t d é fin itio n d e s b e so in s p ro fils/ré fé re n tie l m é tie r M o b ilité p a rco u rs p ro fe ssio nnel q u a lifia n t p la n d e recla ssem e n t re co n v e rsio n F o rm a tio n b e so in s in div id u e ls/colle ctifs b eso in s a ctu e ls/fu tu rs C om m un icatio n M a na gem e nt O rie ntation pro fe ssio nn e lle A R T T A p p ré cia tio n O rg a n isa tio n D ia lo gue so c ia l

15 Du point de vue des collectivités Il s agit de relier les différents outils RH en vue de satisfaire les besoins en compétence : Le recrutement comme définition du bon niveau de compétences attendu sur un poste L évaluation et la formation comme outils de réduction des écarts entre compétences requises et compétences acquises La GPEC afin d anticiper l évolution des besoins en compétences et d accompagner l évolution professionnelle des agents, La détection des potentiels à occuper des postes différents de niveaux équivalents ou plus larges.

16 Du point de vue des agents La motivation au travail résultante de leurs attentes : L intérêt du travail en terme de contenu, La qualité des relations au travail (avec ses supérieurs et ses subordonnés), La rémunération, Le plus ou moins grand de gré d autonomie ressenti ou réel dans l organisation de son travail, L image de la collectivité, la notion de service public.

17 Réalisateur informatique Chargé de formation Techn. Pr estations Tec hnicien Ser vice Médical Technicien Retraite Responsable d'une unité Technicien audiovisuel Technicien Product. Gestionnaire Por tef. d'ets. Technicien de l'édition Ges tionnaire ctes cotisants Technicien Cte individuel Gestionnaire Cte prestataire Trés orier Technicien Action sociale CONTROLEUR CHARGE RECHERCHE ENQUETE 40 % 60 % 80 % 100 % MOBILITE ADAPTATION FORMATION IMMEDIATE Etc... Technicien A.T. Docum entaliste Inspecteur 8990\RA012.DRW 5 4,5 Recrutement Formation 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1 0,5 Identification des exigences recherchées Fiche métier Définition Activité principales Savoiragir Compétences Définition 0 Evaluationdes besoins individuels et collectifs de compétences Connaissance Conditions et modalités d'exercice Savoirfaire Gestion prévisionnelle Métier Mobilité carrière Métier de Contrôleur (Recouvrement : chargé de recherche et d'enquête) Cartographie de l'emploi et des compétences Analyse et simulation Analyse financière Assurance Administration de données Niveau 2 Niveau 1 Niveau 4 Niveau 3 Niveau 1 Niveau 2 Niveau 3 Niveau 4 Identification des aires de mobilité