MARDI 13 OCTOBRE 2015 SEANCE D ACTUALITE LA MISE EN PLACE DE L ENTRETIEN PROFESSIONNEL

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1 MARDI 13 OCTOBRE 2015 SEANCE D ACTUALITE LA MISE EN PLACE DE L ENTRETIEN PROFESSIONNEL

2 LE CADRE JURIDIQUE Loi n du 13 juillet 1983 (article 17) Loi n du 26 janvier 1984 (article 76) Loi n du 3 août 2009 (article 15) Loi n du 27 janvier 2014 (article 69) Loi MAPTAM Décret n du 16 décembre 2014 : appréciation de la valeur professionnelle des fonctionnaires territoriaux Abrogation: - Décret n du 14 mars 1986 sur la notation - Décret n du 29 juin 2010 sur l expérimentation de l entretien professionnel

3 DEFINITION L entretien professionnel est un moment d échanges et de dialogue entre l agent et sa hiérarchie permettant d établir et d apprécier rétrospectivement la valeur professionnelle du fonctionnaire évalué.

4 LE PRINCIPE L entretien professionnel : Concerne les évaluations afférentes aux activités postérieures au 1 er janvier 2015 Remplace la notation Pas de nécessité de délibérer sur la mise en place du dispositif Avis du comité technique sur les critères d appréciation de la valeur professionnelle (article 4)

5 LES AGENTS CONCERNES (titulaires et stagiaires) Les fonctionnaires territoriaux appartenant à un cadre d emplois doté d un statut particulier. Particularités : Les stagiaires : nécessité d une évaluation en vue de la titularisation ou de la non titularisation Les non titulaires en CDI : évaluation au moins tous les 3 ans (décret n article 1-3) Les non titulaires en CDD sur un emploi permanent (possibilité de délibérer)

6 LES CAS PARTICULIERS Les fonctionnaires intercommunaux : entretien professionnel dans chaque collectivité bilan des entretiens par la commune où activité principale Les fonctionnaires pluricommunaux : entretien pour chaque emploi Les fonctionnaires mis à disposition : entretien dans l organisme d accueil transmission à la collectivité d origine Le fonctionnaire territorial détaché (décret n articles 12-13) : entretien par l organisme d accueil absence d entretien pour les détachements : auprès d un parlementaire pour exercer une fonction publique élective pour être membre du gouvernement pour mandat syndical Le fonctionnaire déchargé d activité de service : partiellement -> évaluation sur activité totalement -> pas d évaluation La mutation en cours d année (circulaire Etat du 5 août 2008) : 2 évaluations possibles : bilan objectifs

7 LES CARACTERISTIQUES DE L ENTRETIEN L entretien est annuel. L entretien est individuel entre l agent et son supérieur hiérarchique direct.

8 LES EVALUATEURS La notion de supérieur hiérarchique direct est une notion : fonctionnelle indépendante de l appartenance à un grade Nécessités : organigramme : structure hiérarchique claire fiches de poste : obligation réglementaire l agent est convoqué avec sa fiche de poste

9 L OBJET DE L ENTRETIEN (Art 3) Les résultats professionnels obtenus Les objectifs pour l année à venir La manière de servir Les acquis de l expérience professionnelle Les capacités d encadrement (le cas échéant) Les besoins de formation : missions compétences à acquérir projet professionnel formations obligatoires Les perspectives d évolution professionnelle : carrière mobilité

10 LES CRITERES D EVALUATION (article 4) Fixés après avis du comité technique Fonction de la nature des tâches confiées Fonction du niveau de responsabilité : Les résultats professionnels obtenus et la réalisation des objectifs Les compétences professionnelles et techniques Les qualités relationnelles La capacité d encadrement ou d expertise ou à exercer des fonctions d un niveau supérieur

11 CONTEXTE DE MISE EN OEUVRE Un dispositif qui doit s articuler avec les spécificités de la FPT : un système de notation qui a trouvé ses limites gestion des carrières/statut L évolution de nos modes de gestion et de fonctionnement : nouvelles missions, nouveaux métiers nécessitant accompagnement et adaptation des compétences exigences qualités, souci du résultat, demande d efficacité développement de fonctions RH : bien être au travail, systèmes de reconnaissance évolution du rôle de l encadrement

12 Pour l agent : LES APPORTS DE L ENTRETIEN Faire valoir son travail, ses compétences, être reconnu Parler de ses motivations, du sens et du positionnement du poste dans l organisation, avoir des explications sur les projets de la commune ou de l établissement Faire un retour sur les faits marquants de l année (positifs, négatifs, les difficultés ) Aborder les pistes de progression souhaitées et attendues : formation, mobilité, responsabilités, développement professionnel Pour le supérieur hiérarchique : Évaluer l organisation du travail, clarifier les missions et responsabilités, faire évoluer les fiches de poste (remise à plat) Apprécier les résultats, le niveau d atteinte des objectifs Valoriser les compétences et mieux les gérer Réfléchir sur les moyens accordés et nécessaires

13 LES APPORTS DE L ENTRETIEN Pour la gestion des ressources humaines, informations sur : Le climat social L organisation du travail Pilier en terme de GRH (formation, mobilité, situations à accompagner individuellement ) Permet une déclinaison opérationnelle des enjeux stratégiques (impulsion par le haut)

14 CONDITIONS DE RÉUSSITE Un portage RH, un soutien fort de la direction générale Une démarche partagée (projet transversal) qui implique de poser un cadre de mise en œuvre (qui, quoi, comment, pourquoi) Former Une démarche dynamique (faire adhérer, les intérêts pour chacun, l utilisation ) Prévoir une personne référente, un soutien aux évaluateurs et évalués pour accompagner notamment la préparation des entretiens Créer et mettre à disposition les outils supports adaptés Faire de l entretien professionnel une démarche positive de management

15 LA MISE EN ŒUVRE DE L ENTRETIEN LES PREALABLES Élaboration de l organigramme, identification des évaluateurs Récupération/rédaction des fiches de poste Formation des évaluateurs Identification des critères choisis (avis du CT), réalisation des supports pour l entretien Communication auprès des agents, sensibilisation des agents Accompagnement des services Lancement (délais)

16 LES ETAPES DE L ENTRETIEN La préparation : Préparation individuelle de l évaluateur (historique, bilans, fonctions occupées ) Préparation individuelle de l agent (importance de l auto-évaluation) Anticiper les points que l agent souhaiterait aborder (créer un climat de confiance et de dialogue) J-8 : la convocation (délai minimum de 8 jours) Effectuée par l évaluateur Remise des documents (fiche de poste, fiche d entretien à minima) Date, lieu et temps à réserver (isolement et confidentialité) Jour J: l entretien Accueillir et ouvrir l échange Suivre la fiche d entretien qui doit guider l entretien Durée moyenne : 1h

17 LES ETAPES DE L ENTRETIEN J+15 : le compte-rendu (écrit) Établi et signé par l évaluateur Appréciation générale littérale traduisant la valeur professionnelle Spécifie les voix et délais de recours Notifié au fonctionnaire (délai maximum de 15 jours) La signature du compte-rendu Signé par le fonctionnaire (prise de connaissance) + observations éventuelles Renvoyé à l évaluateur Le visa de l autorité territoriale Le versement du compte-rendu au dossier La transmission au Centre de gestion : copie du compte-rendu

18 LA REVISION DU COMPTE-RENDU (Art 7) Notification du compte-rendu pour observations et signature 15 jours francs Demande de révision du compte-rendu adressée par le fonctionnaire à l autorité territoriale 15 jours Réponse de l autorité territoriale au fonctionnaire sur la demande de révision Prise en compte de la demande et modification du compterendu Notification du compte-rendu définitif au fonctionnaire Rejet de la demande 1 mois Saisine de la CAP par le fonctionnaire Décision de l autorité territoriale et notification du compterendu définitif au fonctionnaire

19 LES TABLEAUX D AVANCEMENT ET LA PROMOTION INTERNE (article 8) Les tableaux d avancement d échelon, de grade et la promotion interne sont établis après appréciation de la valeur professionnelle des fonctionnaires compte tenu : Des comptes-rendus d entretiens professionnels Des propositions motivées formulées par les chefs de service Des notations (antérieures) Le suivi : Les plans de formation : analyse des formations souhaitées nécessaires à l exercice des missions ou obligatoires La gestion des carrières La mobilité interne

20 LA FICHE DE POSTE Elle doit être remise à l agent avec sa convocation : Présentation générale du poste Description des missions et activités du poste Compétences et savoirs requis pour l exercice des missions Savoir-faire et savoir-être requis Présentation générale du poste : Intitulé Catégorie cadre d emplois grade Durée de travail (TC TNC heures) Description des missions du service Positionnement du poste dans l organigramme Localisation Moyens mis à disposition Spécificités contraintes (logement astreintes déplacements) Compétences et savoirs requis : Niveau de diplôme requis Formations ou qualifications nécessaires Compétences techniques relationnelles - managériales

21 LA FORMATION PROFESSIONNELLE TOUT AU LONG DE LA VIE

22 DES FORMATIONS OBLIGATOIRES Formations d intégration : La titularisation est subordonnée au respect de l obligation de suivi de la formation d intégration pendant la 1 ère année de nomination. Formations de professionnalisation : actions dispensées tout au long de la carrière et à l occasion de l affectation dans un poste de responsabilité.

23 SCHÉMA D ENSEMBLE DE LA FORMATION TOUT AU LONG DE LA VIE Formation d intégration : Nomination dans le cadre d emploi 5 jours (toutes catégories) Réduction possible de la durée en fonction des diplômes, de l expérience Pendant la 1ère année suivant la nomination Dans les 2 années suivant la nomination Formation de professionnalisation : Adaptation au 1er emploi Entre 5 et 10 jours -Cat. A - Entre 5 et 10 jours - Cat. B - Entre 3 et 10 jours Cat. C - Formation de professionnalisation : tout au long de la carrière & lors d une prise de poste à responsabilité Dans une période de 5 ans Dans les 6 mois suivant la nomination dans un poste à responsabilité Dans une période de 5 ans Entre 2 et 10 jours (pour toutes les catégories Entre 3 et 10 jours pour les agents accédant à un poste à responsabilité Entre 2 et 10 jours pour toutes les catégories

24 LES AUTRES FORMATIONS Les formations de perfectionnement, dispensées en cours de carrière à la demande de l employeur ou de l agent, La formation de préparation aux concours et examens, Les formations personnelles suivies à l initiative de l agent, Les actions de lutte contre l illettrisme et pour l apprentissage de la langue française

25 LES DISPOSITIFS Le Droit Individuel à la Formation Professionnelle (DIFP) : 20H/an/agent cumulables sur 6 ans Droit initié par l agent en accord avec la collectivité territoriale Les formations demandées (uniquement formations de perfectionnement ou de préparation aux concours) doivent être inscrites au plan de formation

26 LES DISPOSITFS La VAE : acquérir un diplôme, un titre à finalité professionnelle ou une certification La REP : accéder à certains concours au terme de 3 ans à temps plein en lien avec le cadre d emploi concerné Le livret individuel de formation : pour chaque agent occupant un emploi permanent Le bilan de compétences : à raison de deux bilans dans une carrière, sous réserve de l accomplissement de dix ans de service effectifs

27 LE PLAN DE FORMATION

28 CE QUE DIT LA LOI EN MATIÈRE DE PLAN DE FORMATION La loi du 19 février 2007 et les décrets de 2007 et 2008 précisent le cadre et les caractéristiques du plan de formation : Article 1 : définit les catégories de formation (obligatoires et autres) Articles 2 et 3 : les actions DIF doivent être inscrites au Plan de formation Article 7 : définit le caractère annuel ou pluriannuel du plan de formation Article 33 : précise le rôle du CT consulté sur le Plan de formation

29 LE PLAN DE FORMATION Le plan de formation va au-delà d une obligation réglementaire Le plan de formation = un outil de gestion des compétences

30 LE PLAN DE FORMATION 3 approches : approche projet (de la collectivité, du service) approche métier approche individuelle S appuie sur la fiche de poste et l entretien professionnel

31 LA DEMARCHE GLOBALE

32 L ÉLABORATION DU PLAN DE FORMATION Le recueil des besoins de formation Entretien Professionnel analyse, valide AGENT Analyse de la fiche de poste Échanges CHEF DE SERVICE Négociations (DIFP ) demande de formation liée au projet professionnel demande de formation liée au métier formations liées au projet de la CT formations liées au projet du service formations liées à l agent

33 LES DISPOSITIFS DE FORMATION

34 LE PLAN DE FORMATION L accompagnement du CNFPT : Formations catalogue : l élaboration et le suivi du plan de formation 2 jours code QELSU Formation territorialisée : accompagnement collectif à l élaboration du plan de formation Les ressources : Espace ressources Responsable de Formation

35 LES DISPOSITIFS DE FORMATION À L ENTRETIEN PROFESSIONNEL FORMATIONS CATALOGUE 2 modules : L entretien professionnel : cadre et mise en œuvre 2 jours L entretien professionnel : un acte de management 2 jours CNFPT DISPOSITIFS TERRITORIALISES Plusieurs collectivités d un même périmètre ou territoire Formations de 3 à 4 jours (selon le dispositif) Travaux en intersession pour mettre en place la démarche et construire les outils Durée 6 à 8 mois FORMATIONS INTRA 2 possibilités : Formation à la conduite de l entretien -2 jours Accompagnement à la mise en œuvre de la démarche de l entretien professionnel -8 à 12 mois Chefs de Projet : Collectivité 7 évaluateurs et + Evaluateurs : Collectivités jusqu à 6 évaluateurs

36 Les outils du CNFPT : LES OUTILS À VOTRE DISPOSITION Les fiches pratiques entretien professionnel : Les enjeux La définition des objectifs Les techniques de communication La fiche de poste Documents en ligne sur le site du CNFPT : onnel.zip Les outils du Cdg 59 : Les étapes clés Les modèles de grilles d entretien d évaluation Les principaux éléments règlementaires Le référentiel des critères spécifiques à certains métiers ou filières

37 Centre de gestion de la Fonction Publique Territoriale du Nord 14, rue Jeanne Maillotte CS Lille Cedex Délégation régionale Nord Pas-de-Calais du CNFPT 15, rue de Bavay CS Lille Cedex