En coopération avec. Franchir le pas du DAM. Comprendre la nécessite d implémenter un système de Digital Asset Management

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1 En coopération avec Comprendre la nécessite d implémenter un système de Digital Asset Management

2 Qui n a pas déjà participé une ou deux fois à un webinar sur «Qu est-ce que le DAM?» ou lu des articles tels que «Les 5 Choses à Savoir sur le DAM» On en trouve partout. Vous en avez un justement entre les mains. Les avantages d un système de Digital Asset Management (DAM) sont faciles à observer et à comprendre : un système moderne de DAM facilite la gestion, l organisation, le partage et la distribution des médias numériques. Mais la question demeure : Qu est-ce qui peut justifi er l investissement dans un nouveau système tel qu un DAM? La réponse est étonnamment simple. Sans un système moderne de DAM :» Augmentation considérable des coûts d opération» Vulnérabilité de vos Assets» Diminution de la valeur potentielle de vos Assets Ces trois conséquences sont des problèmes que l on rencontre aussi bien dans une petite entreprise comme au sein d une multinationale gérant des centaines de marques ; la seule différence est la gravité exponentielle de l impact. Réaliser l existence de cette épée Damoclès, pourrait vous convaincre de mettre en place un système de DAM. Comment le DAM aide-t-il à réduire nos coûts? Lorsque vous commencez à analyser les avantages d un DAM en termes de réduction des coûts, il est préférable de prendre du recul et regarder de plus près le cycle de vie complet d un Asset. La vie de cette image démarre soit dans un studio photo ou dans l ordinateur d un créatif. Elle est ensuite transférée et placée quelque part afi n d être accessible aux autres utilisateurs. Mais notre image n est qu au début de sa vie. Elle est ensuite soit utilisée en tant qu image produit ou dans une plaquette. Cela signifi e que d autres utilisateurs ont besoin d accéder à l image pour créer de nouveaux contenus. Ensuite ce nouveau contenu doit être converti au format et espace colorimétrique appropriés, puis fi nalement placé quelque part avant qu il ne soit livré à la consommation. Projet Analyse Création Image 1 : Cycle de vie d un Asset Consommation Livraison 2

3 Il s agit là d un exemple simpliste, mais qui provoque un certain nombre de questions quant à la vie de cette «petite» image ; questions qui ont toutes une réponse : Comment cette image est-elle transférée entre les membres de l équipe? Notre image est envoyée par le graphiste, par à toute l équipe ou copiée sur un CD. Où est enregistrée cette image? L image est conservée sur un CD étiqueté ou copiée sur un serveur interne. Comment savoir si l image n a pas été dupliquée dans un autre emplacement? Nous essayons d éviter les doublons de fi chiers, mais parfois cela est nécessaire si l image correspond à plusieurs catégories en même temps. Qui est en charge de l organisation et du stockage? Notre équipe comporte une ou deux personnes qui passent le plus clair de leur temps à organiser les fi chiers. Comment mon équipe fait-elle pour retrouver une image et combien de temps lui faut-il? Lorsqu une personne a besoin d une image, elle demande à un membre de l équipe, ou encore effectue une recherche sur le réseau, au travers les dossiers identifi és par année. Le temps de recherche dépend essentiellement de ce qu il recherche. Comment savoir si cette image est disponible? Nous ne sommes pas certains, on doit poser la question ou le découvrir de manière fortuite. Les utilisateurs sont-ils au fait des droits d utilisation ou des droits d auteur relatifs à l image? Ils envoient une demande par aux membres de l équipe en charge des images. Quel est le point commun entre toutes ces réponses? Le Temps. Toutes ces étapes requièrent du temps ; entre le processus de création et d utilisation. Dans un sens ou l autre, quelqu un doit «payer» pour le temps perdu. Un système de DAM peut éliminer voire réduire de manière drastique le temps perdu à chaque étape. Que penses-tu de celle-ci? Et maintenant, qu en penses-tu? Je pense qu elle n est pas appropriée Elle me paraît très bien La couleur doit être rouge OK, je vais arranger cela Super! Livre-la! Image 2: Le travail quotidien sans un système de DAM 3

4 Voici comment un système moderne de DAM peut répondre aux mêmes questions : Comment cette image est-elle transférée entre les membres de l équipe? Le transfert du fi chier original a lieu lorsque l image est envoyée dans le système. Ce transfert vers le DAM peut être effectué depuis n importe où dès lors que le DAM est accessible depuis l extérieur ou via une connexion VPN. Cette méthode de travail élimine les coûts IT liés au transfert de fi chiers lourds via les serveurs de mails ou l envoi de CD. Où est enregistrée cette image? Cette image est enregistrée une seule et unique fois dans le système. Comment savoir si l image n a pas été dupliquée dans un autre emplacement? L image est enregistrée une seule fois, puis elle est rendue accessible à tous les intervenants externes et internes d une société via le DAM. Cela réduit les coûts IT en termes d espace disque. L absence de doublons devient cruciale lorsqu il s agit de gérer des images de haute définition et des vidéos. Qui est en charge de l organisation et du stockage? Un système de DAM est capable de placer automatiquement une image, au bon emplacement et dans le format approprié, dans dans un processus de production. Un système de DAM permet d automatiser les processus de gestion manuelle des fichiers. Il permet de faire des économies en termes de temps et de gagner ainsi en productivité. Comment mon équipe fait-elle pour retrouver une image et combien de temps lui faut-il? Fini les recherches sur le réseau, au travers les dossiers, dans l espoir de trouver la bonne image. Grâce aux fonctionnalités telles que les métadonnées, ou les mots-clés, les membres de l équipe peuvent retrouver en quelques secondes une image, ou encore lancer une recherche précise. Comment savoir si cette image est disponible? Etant donné que l image est immédiatement disponible après son upload dans le DAM, l image sera disponible lors d une recherche. L image peut également être retrouvée via l utilisation de collections, des mots-clés, ou via des notifi cations automatiques. Les utilisateurs sont-ils au fait des droits d utilisation ou des droits d auteur relatifs à l image? L un des principaux objectifs d un système de DAM est la sécurité. L accès à l image peut être restreint à certains utilisateurs et vous pouvez ajouter des informations relatives aux droits d utilisation via des métadonnées. Est-ce que je peux disposer de ces Assets? Ok, voici tes fi chier s Pas de souci, dis-moi juste lesquels et pour quel support La Magie du DAM opère Ok, j en ai besoin pour une banniere Web Merci! Image 3: Le travail quotidien avec un système de DAM 4

5 L amélioration des processus est le principal avantage que l on puisse réaliser grâce à un DAM. Il réduit le nombre total d heures-homme perdu par Asset et donc par projet et campagne. Réduire les pertes de temps, facilite les processus de production et permet donc d améliorer la productivité de vos équipes. Il est quasiment impossible d établir une liste des avantages d un DAM, car ceux-ci peuvent peut varier selon le secteur, le marché, la société, ou même un département. Est-ce que j ai besoin d un calculateur de ROI? Il existe une multitude de calculateurs en ligne. Même si à la base ces calculateurs peuvent vous donner un rapide aperçu des coûts sans l utilisation d un système de DAM, ils ne peuvent en aucun cas vous donner une vision claire sur votre réel retour sur investissement. En quelques mots, voici où ils échouent :» Ils partent du principe que le taux journalier-homme de chaque membre de l équipe est identique.» Ils vous force à faire des estimations «à la louche» sur le temps consacré à réaliser une tâche. Les seniors sont peut-être capables de retrouver une image plus rapidement que les jeunes recrues, mais ce n est pas certain.» Ils partent du principe que votre processus métier suit un simple chemin linéaire depuis la création à la livraison.» Ils ne prennent pas en compte les coûts cachés d un DAM. Le plus grand défaut des calculateurs de ROI c est qu ils nous font croire qu il est très facile d atteindre 100% de ROI dans la première année. La plupart des installations atteignent ce cap dans le courant de la seconde année, voire même l année d après. Un ROI total n arrive que très rarement la première année, car la plupart du temps de nombreux coûts annexes ont été oubliés. La formation des utilisateurs, les différents changements internes, la gestion du projet, la migration des données, les coûts liés à l infrastructure, etc. autant d éléments souvent oubliés lors du démarrage du projet. Malheureusement à partir du moment où le système est mis en place, la direction exige un retour sur investissement immédiat. Ce piège en attrape plus d un et peut de ce fait mettre en péril la réussite du projet. Lors de l implémentation d un système de DAM, assurez-vous que tous les intervenants concernés ont une vision réaliste sur les délais en matière de retour sur investissement. 5

6 Comment le DAM sécurise-t-il vos Assets? La non-utilisation d un système de Digital Asset Management laisse la porte ouverte à de nombreux risques et problèmes. Perte de votre Propriété Intellectuelle Après avoir consacré du temps, des efforts et investi de l argent pour acquérir ou créer du contenu, la dernière chose que vous souhaitiez c est qu il puisse tomber entre de mauvaises mains. Des mesures de sécurité traditionnelles ne sont souvent pas suffisamment souples pour permettre le contrôle de votre contenu; nous ne sommes pas tous des professionnels de l informatique. La sécurité des fichiers et la gestion des droits d auteur ne sont donc pas simples à gérer et requièrent beaucoup de temps pour la mise en place. De ce fait, la plupart du temps on donne accès à tout le contenu et seuls les fichiers réellement sensibles sont protégés. En donnant ce type d accès, votre précieux contenu devient vite très vulnérable. L un des points forts d un système de DAM est de permettre aux administrateurs de contenu de contrôler l accès via une combinaison d autorisations, rôles, groupes d utilisateurs et droits d accès au contenu. Tout cela peut être réalisé à partir de l application sans l aide de votre service informatique. Plus il est facile de mettre en place une sécurité d accès aux données, et plus les administrateurs de contenu suivront avec intérêt les informations qui en découlent. Ainsi, le contenu est protégé, rendant impossible l accès aux utilisateurs non autorisés. Contrairement à un système de fichiers traditionnel, dans un DAM, l accès aux Assets est contrôlé. Quand un utilisateur récupère du contenu, le système enregistre l historique de cette action. L intégralité des actions sont ainsi tracées. Un DAM permet également de contrôler la manière dont sont récupérés les Assets. Certains utilisateurs sont autorisés à télécharger les fichiers en basse définition, avec filigrane, tandis que d autres utilisateurs privilégiés ont accès aux fichiers haute résolution. Cette fine gestion des droits sur les Assets permet d éviter une mauvaise utilisation de votre contenu. Mauvaise Utilisation ou Utilisation Illégale des Assets Toutes les utilisations inappropriées de votre précieux contenu ne sont pas pour autant malveillantes. Parfois, l utilisation incorrecte ou illicite de fichiers est commise par des utilisateurs qui ne comprennent pas pleinement les conséquences de leurs actions. Ainsi de nombreux Assets non appropriés sont diffusés publiquement : Travaux en cours Concept en pré-release/en attente d approbation Utilisation de médias appropriés à une campagne marketing spécifique Les Assets sont spécifiques à un revendeur, un pays, une région 6

7 Une mauvaise utilisation de ces Assets peut avoir un impact significatif sur l efficacité d une campagne, une relation client, votre réputation, ou même déclencher une action en justice. Dans un DAM, le contrôle des droits d accès aux fichiers permet d éviter bien des problèmes. Contentieux La mauvaise utilisation du contenu numérique peut nuire à votre entreprise. Les Assets achetés sont généralement soumis à des droits d utilisation qui défi nissent quand, où, et combien de fois l Asset peut être utilisé. Ces droits d utilisation sont souvent très compliqués et facilement violés. La violation des droits d utilisation ou des droits d auteur laisse la porte ouverte à des actions en justice de la part du propriétaire de l Asset. Cela peut être très coûteux en frais juridiques et dommages, en fonction de l infraction commise. La gestion numérique des droits (DRM, Digital Rights Management) est un dispositif qui contrôle une permission ou une restriction d action ou d usage sur un Asset. En théorie, elle permet de protéger le contenu numérique, de le distribuer selon les règles ou conditions pour y accéder, de permettre aux acheteurs de réaliser la transaction en s acquittant des droits. Les systèmes DRM, imbriqués à une plate-forme DAM, ont pour principe de gérer les droits en fonction de règles commerciales qui associent trois types d acteurs : titulaire des droits, distributeur et utilisateur. Atteinte à la Réputation Qu un Asset soit utilisé de manière incorrecte ou illégale, si l on prouve une irrégularité dans l utilisation, celle-ci est dommageable. La violation des droits d utilisation ou une mauvaise utilisation, peut avoir un impact négatif sur votre réputation. En tirant parti des fonctionnalités de gestion des DRM d un système de DAM, vous pouvez éviter la plupart de ces incidents. La confi ance grandissante accordée à votre système de DAM, vous laisse penser que cet investissement est des plus intéressants. Comment le DAM permet-il d augmenter la valeur de vos Assets? Chaque photo, image, logo, vidéo, brochure, bannière, présentation, et catalogue que vous créez et gérez ont une valeur. Ces Assets requièrent soit de l argent pour être achetés ou du temps pour être créés. Le DAM peut donc permettre de diminuer les coûts relatifs à ces Assets actifs, mais cette réduction des coûts n est qu une infi me partie de ce qu un DAM peut et doit faire. Le DAM est au cœur même de votre entreprise. Il est responsable du contenu utilisé par les équipes commerciales, le service marketing, les ressources humaines, le service clients, et plus encore. Les avantages d un DAM sont donc ressentis par l ensemble des utilisateurs. 7

8 Lorsque le DAM apporte une réelle valeur ajoutée à votre business Renforcer votre Marque Un des points clés de la construction et du maintien d une forte image de marque est une communication claire et directe aux consommateurs ; cela est important aussi bien dans le cas du message transmis visuellement qu oralement. Un référentiel centralisé, tel qu un DAM vous aide à maintenir la cohérence du contenu. En tant que source unique, le DAM vous garantit que : Votre logo actuel est correctement utilisé sur votre site Internet, dans les s ainsi que dans vos brochures Votre force de vente utilise les présentations commerciales approuvées et toujours à jour Les images de vos produits utilisées dans votre catalogue sont à jour et correspondent aux images également utilisées sur votre site Web Vos vidéos sont rapidement publiées en ligne et tout aussi rapidement dé-publiées à la fin de votre campagne Marketing Vos manuels techniques sont à jour En proposant des fonctions de contrôle, de révision et d approbation du contenu, le DAM vous aide à maintenir la cohérence des messages diffusés et éviter ainsi les conflits. Connexion et livraison rapide du contenu vers de nouveaux marchés La consommation de contenu est en constante évolution. L impression se dirige vers les canaux de distribution en ligne. Fini le temps du simple catalogue imprimé et d un simple site Internet. Aujourd hui, les consommateurs participent activement, en recherchant et consommant du contenu dans la presse écrite, la télévision, les médias sociaux, les sites de marques ou des sites spécifiques produits, sites e-commerce, sites de partage de vidéos, blogs, sites web revoir; la liste est longue. 8

9 DAM processsus de recherche et/ou de transformation connecteur / moteur de distribution CDN / systèmes de downstream Image 4 : Votre système de DAM livre le contenu approprié vers le bon canal En exploitant les capacités de livraison d un système de DAM vous poussez ainsi rapidement le contenu adéquat vers le canal de distribution approprié. Comme les vieux marchés meurent et de nouveaux marchés émergent, vous pouvez effectuer des petits ajustements dans votre DAM pour ne rien manquer. Données Marketing Et si vous pouviez lier les campagnes réussies ou l échec d un produit au contenu fourni? Sans un DAM, disposer de mesures précises est quasiment impossible. Les statistiques de connexions, téléchargements, et autres, sont autant de fonctions qui ouvrent la porte à une multitude de rapports qui vous permettent d analyser la vraie nature du contenu. Si vous constatez qu un type d Assets est à l origine de la réussite d une campagne, vous êtes alors en mesure de poursuivre dans cette voie en créant du contenu approprié et créateur de succès. Grâce aux informations communiquées par un système de DAM, vous pouvez élaborer des statistiques. 9

10 Par exemple, après votre campagne, vous analysez les clients potentiels et les ventes générées en comparant les Assets utilisés : Combien coûte l acquisition de ces Assets? Combien coûte la production de ces Assets? Combien de fois sont-ils utilisés? Quel contenu, pour quel marché? Ces Assets sont-ils utilisés ou liés à d autres Assets? Dans combien de campagnes différentes ou produits, ces Assets sont-ils utilisés? Ces Assets peuvent-ils être utilisés dans d autres campagnes ou produits? Ces Assets font-il partie du patrimoine de la marque ou de mon entreprise? Dans un DAM, il est même possible de créer vos propres statistiques afin qu elles soient le plus proches possibles de vos besoins. La compilation et l analyse du contenu ne sont pas les premières réflexions que l on se fait lorsque l on réfléchit à l implémentation d un DAM. L utilisation de ces données est indispensable lorsque vous voulez utiliser des Assets créateurs de valeur ajoutée. Etre un consommateur de contenu En engageant vos consommateurs, vous vous apercevrez qu ils peuvent être d excellentes sources de création de contenu. Ils créent ainsi un nouveau contenu qui est alors placé dans le DAM puis à son tour réutilisé lors d une prochaine campagne. Alors, et maintenant? Un système de Digital Asset Management n est plus un luxe, mais bel et bien une nécessité pour toutes les entreprises. Choisir le bon système de DAM n est pas une tâche facile ; il est possible de se faire accompagner par des cabinets de conseils spécialisés. Maintenant vous comprenez pourquoi il est important de prendre un pas de recul. La première étape est d analyser les processus actuels et autres workflows utilisés. Identifier et lister tous les processus qui posent problème. Cette liste vous servira de guide tout au long de votre analyse comparative des systèmes de DAM et vous permettra d identifier la plateforme qui correspond le mieux à vos besoins. Lorsque vous aurez trouvé le bon outil et que vous commencerez son implémentation au sein de vos processus métiers, vous réaliserez alors qu un DAM ce n est pas uniquement un simple logiciel, mais une puissante solution à forte valeur ajoutée. 10

11 pixelkinder Auteurs Chris Whalen Avi Steindel Matt Thesing Copyright : Ce document est la propriété de celum GmbH (FN m, tribunal de grande instance de Linz). Sans l accord écrit de la société celum GmbH, il ne peut être transféré à des tiers en tout ou partie ou être utilisé à des fi ns autres que celles spécifi ées dans le document. Les contenus du document sont présentés uniquement à titre informatif et peuvent être modifi és sans avertissement préalable. Les contenus de ces pages ne constituent en rien des garanties, conditions ou obligations de la part de la société celum GmbH. L ensemble des droits d auteur, marques, droits des dessins et modèles, brevets et autres droits utilisés de propriété intellectuelle (enregistrés ou non) dans le présent document restent la propriété exclusive de celum, ses donneurs de licence ou propriétaires. 2014