COMPTE RENDU DE REUNION Comité Directeur Mercredi 6 novembre 2013

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1 Le MERCREDI 6 NOVEMBRE 2013, à 18H30, les membres du comité du BESANCON TENNIS CLUB se sont réunis au siège de l'association, sur convocation du Président, Patrick AYACHE. Présents : AYACHE Patrick - MISMETTI Bernard BALLOT Jean-Yves - RACINE Benjamin COUPEY Alain - ROMANZINI Olivier GARITO Richard - SAUVONNET Annie GIAFFERI Jean-Jacques - SIESS Michel Excusé(s) : MONNIN Gilles Gilles Monnin est excusé pour cette réunion. 1 / Approbation du compte-rendu de comité du 16/10 Il est précisé que la gestion des salariés (suivi des fiches de paie, assurances, virements) est du ressort du Trésorier, Olivier Romanzini. 2 / Compte-rendu de la réunion avec l adjoint aux sports, Direction Sports, le représentant de la ligue et point sur le projet Travaux Le 22 octobre dernier, P. Ayache et B. Racine ont rencontré Mr Bontemps, adjoint aux sports, Mme Nathalie Porral, directrice des sports et Mr Philippe Debat, conseiller en développement, représentant la Ligue de Franche-Comté. Lors de cette réunion, un point d'étape sur le projet engagé par notre comité au cours des deux précédentes réunions a été présenté aux différents acteurs. Cette rencontre a été l'occasion pour nous de partager le constat réalisé sur l'état actuel du club et de faire connaître les axes de développement prioritaires que nous avons retenus. Parmi ceux-ci, la restructuration du projet de travaux concernant nos infrastructures a fait l'objet de nombreux échanges dont il est ressorti un accord total de nos partenaires et l'assurance de leur soutien : 1

2 P. Debat propose notamment un appui technique concernant la réalisation des futurs travaux et des surfaces de jeu en lien avec la FFT. La Ville de Besançon valide la modification de certains éléments du projet initialement prévu au moment de la fusion, prend en charge les travaux de la salle omnisports et assurera ses engagements futurs. Il nous est rappelé que le projet sportif doit être approfondi, détaillé et complété, en nous appuyant sur les travaux déjà menés cet été. La vocation sociale et éducative du club doit y être affirmée (notamment via le projet «tennis handicap»). 3 / Premiers éléments d'analyse financière Les règlements courants ont été réalisés par Olivier Romanzini. L'analyse prévisionnelle doit être travaillée en lien avec Gilles Monnin pour notre prochaine réunion de comité afin de déterminer notre capacité à assurer nos engagements. Un analyse financière détaillée sera donc présentée le 27 novembre prochain en lien avec le projet de travaux. 4 / Point sur les candidatures pour intégrer les commissions A ce jour, quatre adhérents ont fait part de leur souhait d'intégrer les commissions ouvertes lors de notre dernière réunion : Commission «Système d'information et communication» : Isabelle Marechal Commission «Sportive et compétition» : Stéphanie Klein, Grégoire Mareschal et Christophe Desbourdes. B. Mismetti rappelle la demande de Michel Kaulek pour rejoindre la commission. 5 / Sportif 5-1 Tournoi Cooleur du 6/11 Organisé sur le site de Trépillot. 53 enfants inscrits. La salle omnisports a été utilisée pour l'atelier vidéo, ce qui confirme la nécessite de réhabiliter cet espace. 2

3 5-2 Tournoi jeunes Les préparatifs sont terminés. Début du tournoi ce jeudi. Filipe fournira les sandwichs pour les arbitres. Les boissons seront vendues par Filipe aux joueurs sur le site de Trépillot et par le club sur le site des Torcols. Les membres du comité sont invités à assister aux finales du dimanche 17/11 et à la remise des prix au siège de Trépillot. 5-3 Travaux de la commission sportive La commission se réunira une première fois dans les semaines à venir. La finalisation du projet sportif apparaît comme étant le principal axe de travail pour la commission : Une échéance à fin janvier est fixée pour la finalisation du projet sportif. La première version de cet été doit être enrichie, des arbitrages devront être rendus et un travail sur la lisibilité des objectifs et sur la forme du document doit être mené dans une logique de présentation aux membres et aux partenaires du club. Un travail transversal entre les différentes commissions doit être mené sur la réalisation et la communication du projet sportif. 6 / Communication La commission se réunira une première fois dans les semaines à venir. Un panneau infos/photos sur les filles de l'école de compétition a été réalisé par Mai et Benjamin. Il est affiché au club-house. JY Ballot a validé le nom de domaine et l'hébergement du site internet prochainement disponible à l'adresse : La réalisation de l arborescence est en cours. Les CR de Comité seront validés par le comité suivant lorsque les délais le permettront. Un résumé e la réunion sera diffusé aux adhérents, notamment via le site internet. Le projet de reportages vidéos en lien avec le site internet est validé : il a pour objectif de valoriser la vie et les actions du clubs, aussi bien auprès des adhérents que du public extérieur. Le contenu, la fréquence et d'autres éléments devront être précisés en commission. Un document d'autorisation de droit à l'image a été réalisé. Les informations erronées dans les contacts sur le site de la Ligue ont été corrigées. 3

4 7 / Questions diverses A compter de ce jour, les adhérents «étudiants» parrainant un nouvel étudiant au club bénéficieront d'une remise de 50 sur leur cotisation (tarif initial : 160 ). L'étudiant parrainé réglera la totalité de son adhésion à moins de «recruter» à son tour un nouvel adhérent étudiant. A noter que le coût de la cotisation dans les autres clubs à proximité se situe davantage à 100 qu'à 160. > D'une manière plus générale il sera nécessaire de mener une réflexion globale sur la structuration de notre offre au cours de cette année. Grégoire Mareschal, dans le cadre de sa formation BE propose de réaliser une action visant à rapprocher les seniors + des plus jeunes. Le thème du projet est validé. Samedi 23/11 : AG du Comité Départemental du Doubs, P. AYACHE et M. SIESS représenteront le club. Samedi 14/12 : AG de la Ligue, P. AYACHE, B. RACINE et O. ROMANZINI représenteront le club. «Visite» de la salle omnisports prévue vendredi 8/11 en vue du prochain réaménagement. P. Ayache rencontrera les différents salariés du club et le gérant au cours des prochaines semaines. Calendrier des réunions de comité : mercredi 27 novembre 2013, à 18h30 au siège de Trépillot Pour le comité, Benjamin RACINE - 4

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