c) Procéder par lots de la même manière pour chaque langue du champ Divers

Transcription

1 PASSAGE DE BCDI 1 A BCDI 2 collège-lycée 4. Optimiser votre base après la conversion Remarques importantes : BCDI offrant de nouvelles fonctionnalités, les consignes académiques de saisie ont été modifiées. La création d un nouveau champ Langue normalisé libère le champ Divers (précédemment paramétré en Langue) des fiches Documents. Il peut alors être paramétré en Discipline, libérant ainsi le champ Divers des fiches Notices (précédemment paramétré en Discipline). A son tour, le champ Divers des fiches Notices est intitulé Thèmes. Le but de ces transferts est de créer un champ réservé aux thèmes littéraires et aux thèmes philosophiques afin qu'ils ne soient plus mélangés, dans le champ Mots clés, aux descripteurs installés dans ce champ par les Mémonotices ou par le passage à MOTBIS 3. Voici, présenté ci-dessous, le schéma des opérations à effectuer en 3 étapes à suivre dans l'ordre : 1 ère étape paramétrable* (Divers) vers le champ Langue de Document * =Langue dans BCDI 1 =Discipline dans BCDI 2 2 ème étape paramétrable* (Divers) de Notice vers le champ Discipline de Document * =Discipline dans BCDI 1 =Thèmes dans BCDI 2 3 ème étape Mots clés vers le champ Thèmes de Notice 14/06/01 CM/JG/GF/JPG C:\BCDI2\fiches espacedoc\4 optimiser.doc1

2 41. 1 ère étape : le champ Langue La langue dans laquelle est rédigé un document enregistré dans BCDI 1 était saisie dans le champ Divers du fichier Document, paramétré, selon les consignes de l'académie de Lyon, en "Langue". Dans BCDI 2, un champ "Langue", fermé et normalisé, a été ajouté dans le fichier Document. Lors de la conversion, l'ancien champ Divers paramétré "Langue" de BCDI 1 est naturellement basculé dans le champ Divers de BCDI 2. Il faut alors renseigner le nouveau champ Langue à partir du contenu du champ Divers. "Fre" a été attribué par défaut à tous les documents par la conversion. Pour les documents en français, il n'est donc pas nécessaire de Divers. a) Rechercher les fiches à modifier : tous les documents en "Anglais" dans l'exemple proposé Poser l'équation : Divers = Anglais Cliquer sur : Chercher Contrôler les documents en éditant le résultat en Fiches présentées sur une ligne Fermer la fenêtre des fiches en ligne pour retrouver l'écran de recherche et poursuivre b) Transférer le contenu du champ Divers vers le champ Langue Cocher Langue Dans le champ Remplace, capturer : Eng NOTE : le nouveau champ LANGUE est fermé et normalisé. Anglais devient : «Eng», Français devient : «Fre», Allemand devient «Ger» Les sigles sont à capturer dans le champ du fichier document. (Voir annexe Correspondance des codes des langues p.123 du classeur BCDI 2). Contrôler en éditant en Fiches présentées sur une ligne que le champ Langue contient désormais "Eng" Fermer la fenêtre des fiches en ligne pour retrouver l'écran de recherche et poursuivre c) Procéder par lots de la même manière pour chaque langue du champ Divers Renseigner le champ Langue à partir du champ Divers en respectant la normalisation, sauf pour "Français" (voir introduction au 41) d) Supprimer le contenu du champ Divers transféré précédemment Une fois transférées toutes les langues des notices : Poser l'équation : Divers >! 14/06/01 CM/JG/GF/JPG C:\BCDI2\fiches espacedoc\4 optimiser.doc2

3 Contrôler les documents en éditant le résultat en Fiches présentées sur une ligne Cocher Divers ème étape : le champ Discipline Depuis l'indexation des notices en MOTBIS 3 (insertion des mémonotices dans BCDI 1 ou conversion du thésaurus), des descripteurs se sont trouvés mêlés dans le champ Mots clés aux thèmes littéraires et aux thèmes philosophiques qui étaient saisis dans ce champ (Voir 45). Pour réserver aux thèmes un emplacement spécifique dans la notice, nous vous proposons de paramétrer le champ Divers en champ Thèmes. Les disciplines qui se trouvent à ce jour dans ce champ, sont alors à transférer dans le champ Divers, paramétré en Discipline, du fichier Documents. Cette opération n'est à effectuer qu'après avoir transféré les langues dans le nouveau champ Langue du fichier Documents (procédure 41 ci-dessus). a) Paramétrer le champ Divers de Notices et le champ Divers de Documents Cliquer sur Outils / Paramétrer Renommer les 2 champs concernés b) Transférer les disciplines dans le nouveau champ Discipline du fichier Documents 1 er temps : les disciplines sont à transférer une à une comme dans le modèle ci-dessous pour l'anglais : Cliquer sur le bouton Notices Poser l'équation : Thèmes = Anglais, par exemple. (Le champ désormais nommé Thèmes contient encore les disciplines). Contrôler les documents en éditant le résultat en Fiches présentées sur une ligne Cocher Discipline Dans le champ Remplace, inscrire : Anglais 14/06/01 CM/JG/GF/JPG C:\BCDI2\fiches espacedoc\4 optimiser.doc3

4 2 ème temps : Il faut maintenant vider le champ qui contenait les disciplines : Faire la recherche suivante : Rechercher / Notices Poser l'équation : Thème >! Contrôler les documents en éditant le résultat en Fiches présentées sur une ligne Cocher Thèmes Cocher si nécessaire Confirmer avant le remplacement ème étape : le champ Thèmes a) Transférer les thèmes littéraires et les thèmes philosophiques dans le nouveau champ Thèmes du fichier Notices Le champ Thèmes, à présent vide, est prêt à recevoir les thèmes littéraires et les thèmes philosophiques qui se trouvent encore dans le champ Mots clés et qui doivent être transférés un à un comme dans le modèle ci-dessous. Pour les thèmes littéraires, seul le thème sera inscrit (par exemple adolescence /), alors que pour les thèmes philosophiques, on inscrira le thème précédé de!philo, ce qui permet de classer les thèmes philosophiques en tête d index des existants. Faire la recherche suivante : Rechercher / Notices Poser l'équation : Mots clés = ~adolescence : thème~ (ou bien : Mots clés = ~bonheur : philo~) Contrôler les documents en éditant le résultat en format standard ou en Fiches présentées sur une ligne Cocher Thèmes Dans le champ Remplace, inscrire : adolescence / (ou bien :!philo : bonheur /) Ne pas oublier le slash. Respecter l'espace avant le slash et l'espace après. Respecter la majuscule ou minuscule pour la première lettre. Cocher Concaténer après Rester sur cet écran de recherche 14/06/01 CM/JG/GF/JPG C:\BCDI2\fiches espacedoc\4 optimiser.doc4

5 b) Vider le champ Mots clés des thèmes littéraires et des thèmes philosophiques Le champ Mots clés doit être vidé des thèmes littéraires et des thèmes philosophiques transférés dans le nouveau champ Thèmes. Il ne reste plus dans ce champ que le type de littérature si vous l'avez indiqué, et des descripteurs insérés là automatiquement et destinés à corriger l'indexation à la main (Voir 45). En même temps que doivent être effacés les thèmes, il faut effacer le slash ("/") qui suit chaque thème selon le modèle cidessous : Cliquer sur Éditer pour faire apparaître la première notice Sélectionner adolescence : thème / en mettant l'ensemble, sans oublier le slash, en surbrillance avec la souris. En maintenant la touche Maj appuyée, taper successivement sur Suppr puis sur Inser. Cliquer sur Sortir Cocher Mots clés Dans le champ Recherche, en maintenant la touche Maj appuyée, taper sur Inser : adolescence : thème / apparaît (ou bien : bonheur : philo /) Cocher Confirmer avant remplacement 44. Définir les droits du prêt Voir fiche indépendante "Paramétrer les Droits" 45. Éditer le journal de la réindexation (extrait d'un journal dans l'encadré ci-dessous) Ce journal est créé par le logiciel lors du passage de MOTBIS 2 à MOTBIS 3. Il est accessible à partir du répertoire C:\BCDI\DATA. En ouvrant ce fichier dans l'explorateur (ou dans le gestionnaire de fichiers), il vous est possible de repérer les cas d'impossibilité de réindexation automatique (le logiciel ne pouvant choisir lorsque des descripteurs ont été ajoutés...) et de les traiter fiche par fiche. Ainsi, le descripteur "mort" devient "mort : biologie" ou "mort : philosophie". Liste des notices dont la réindexation en MotBis3 pose problème Euthanasie : vers la fin d'un tabou Choix effectué pour le changement de descripteur : mort > mort : biologie Autres choix possibles pour le changement de descripteur : mort > mort : philosophie Emploi / Travail / Revenus Cause : trop de nouveaux descripteurs. Descripteur : revenu : économie Pour les descripteurs insérés automatiquement dans le champ Mots clés, nous vous conseillons de les laisser là pour le moment. (Il s'agit, par exemple, d'anciens descripteurs de MOTBIS 2 rejetés par MOTBIS 3...). Il sera possible, lorsque vous les aurez repérés, de remonter les mots hors-thésaurus de MOTBIS 2 devenus descripteurs de MOTBIS 3 dans le champ Thésaurus. En attendant de le faire, la recherche plein texte permet bien sûr de profiter de ces termes Sauvegardes et récupération des données Voir fiche indépendante "Sauvegardes / Restaurations automatiques" 14/06/01 CM/JG/GF/JPG C:\BCDI2\fiches espacedoc\4 optimiser.doc5