La maintenance. des équipements avec Servicentre

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1 6075 Corbeil, Trois-Rivières (Québec) G8Z 4S6 : : La maintenance des équipements avec Servicentre (Version Acomba & Avantage) Ce document est destiné aux utilisateurs qui désirent gérer et planifier les maintenances préventives des équipements de leurs clients. «Dernière modification le 11 novembre 2010»

2 Table des matières Activation de la gestion des maintenances... 3 Création des modèles de maintenances... 4 a. L'onglet " Produits "... 5 b. L'onglet " Honoraires "... 6 Ajout d'une maintenance dans un équipement... 7 Personnalisation de la maintenance d'équipement... 8 Mise en œuvre des maintenances d'équipement... 9 A. Gestion par Servicentre de la création des appels de service pour des maintenances à effectuer Procédure de génération automatisée des appels de service Résultats obtenus à la suite de la création automatisée des appels de service B. Gestion manuelle de création d'un appel de service pour une maintenance d équipements à effectuer Création de l'appel de service Sélection des maintenances à inclure dans le nouvel appel de service Page Version

3 Activation de la gestion des maintenances Pour utiliser les fonctionnalités de gestion des maintenances d'équipements avec les bons de travail, il est nécessaire d'activer l'option suivante dans la configuration serveur. Aller dans Fichier > Configuration > Serveur et saisir le mot de passe d'administration, puis sélectionner les fonctions Équipements > Maintenances. Dans la rubrique «Types de maintenances» : créer les types de maintenances appropriés aux équipements. Dans la rubrique «Options» cocher la fonction «Activer la gestion des maintenances d équipements via les bons de travail». Pour information : cette fonction permet d'automatiser la planification de la maintenance des équipements en générant, en lot, des bons de travail documentés. Sans cette option, l'usager Servicentre gère la maintenance manuellement pour chacun des clients. Dans cette rubrique «Options», Servicentre propose d'activer l'une des trois fonctions suivantes : Il n'y a pas d'ajout de maintenance dans la fiche de l équipement. L'ajout de la maintenance à l'équipement se fait automatiquement. L'ajout dépend du choix de l'utilisateur. Page Version

4 Création des modèles de maintenances Servicentre propose de créer une table des modèles de maintenance qui pourront ensuite être appliqués aux équipements des clients. Pour accéder à l'écran de gestion des modèles de maintenances, se rendre dans le menu déroulant Gestion > Maintenances. Cliquer sur «Ajouter» pour obtenir l'écran de «Détails de maintenance». Saisir ensuite les éléments du détail de ce modèle de maintenance sélectionné, à savoir : Le code de maintenance (alphanumérique), la description générale, le type de maintenance (Cf. page 3) et son lieu d'exécution. La période qui définit la fréquence des interventions et l'intervalle de temps (JOURS, SEMAINES, MOIS et ANNÉES). Le ou les compteurs (de 1 à 4) et l'unité de mesure particuliers au type de la maintenance définie. Les produits et les honoraires associés au modèle de maintenance dont le fonctionnement est décrit dans le chapitre suivant. Page Version

5 a. L'onglet «Produits» Le modèle de maintenance contient la liste type des produits habituellement nécessaires à la bonne exécution des travaux. Pour information : l'ajout, la modification et la suppression sont également disponibles lors de l'attribution de ce modèle de maintenance à un équipement. Le bouton «Ajouter» ouvre l'écran «Pièce de maintenance» suivant : No produit : permet de sélectionner un produit depuis la liste d'inventaire. Quantité : permet de saisir la quantité de produits nécessaires à l'exécution de cette maintenance. Prix : permet de modifier le prix vendant courant de ce produit. Cliquer sur pour enregistrer la pièce de maintenance. Page Version

6 b. L'onglet «Honoraires» Le modèle de maintenance contient la liste type de la main d'œuvre habituellement nécessaire à la bonne exécution des travaux. Pour information : l'ajout, la modification et la suppression sont également disponibles lors de l'attribution de ce modèle de maintenance à un équipement. Le bouton «Ajouter» ouvre l'écran «Honoraires de maintenance» suivant : Description : champ libre de description de l'activité requise pour ce modèle de maintenance. Heures : estimation du temps nécessaire à l'exécution de cette maintenance. Prix : tarif courant demandé. Cliquer sur pour enregistrer cet honoraire de maintenance. À la fin de toutes ces opérations de saisie, dans l'écran de «Détails de maintenance», cliquer sur pour enregistrer l'ensemble du paramétrage de ce modèle de maintenance d'un équipement. Page Version

7 Ajout d'une maintenance dans un équipement Ce chapitre décrit les modalités d'attribution de modèles de maintenance à des équipements clients. Pour réaliser cet ajout, se rendre dans Gestion > Équipements > Liste des équipements. Sélectionner l équipement pour lequel doit s'appliquer un modèle de maintenance et cliquer sur le bouton «Modifier». Cliquer sur l onglet «Maintenances» de la fiche de l équipement, puis sur «Ajouter». Sélectionner le modèle de maintenance le plus approprié à cet équipement et l'assigner afin de l ajouter à l'équipement. Page Version

8 Personnalisation de la maintenance d'équipement La personnalisation des détails de cette maintenance permet une adaptation du modèle de maintenance aux paramètres particuliers de l'équipement, à savoir : Période : la fréquence des interventions et la date de vente de l'équipement ou la date de début de période de maintenance. Compteur : la quantité au compteur lors de l achat ou de la création de cette maintenance et la fréquence d'intervention basée sur les compteurs. Bon de travail : des champs facultatifs. Produits et Honoraires : les produits et honoraires du modèle s affichent automatiquement. Pour ajouter des produits ou des honoraires, utiliser la touche flèche en bas. Sauvegarder les modifications avec le bouton Page Version

9 Mise en œuvre des maintenances d'équipement A. Gestion par Servicentre de la création des appels de service pour des maintenances à effectuer 1. Procédure de génération automatisée des appels de service Cette section permet de créer les appels de service nécessaires pour les équipements dont les maintenances prévues doivent être effectuées. Pour exécuter cette planification, aller dans : Gestion > Équipements > Exécuter la planification des maintenances d équipement Saisir la date à partir de laquelle une maintenance doit être effectuée. Par défaut, la date du jour est proposée. Inscrire une date ultérieure à la date du jour pour consulter les maintenances à venir. Désélectionner les maintenances pour lesquelles on ne désire pas générer un appel de service. Pour information : le clic du bouton droit de la souris dans la fenêtre de saisie permet de visualiser et/ou d'imprimer une liste des maintenances d'équipements dues. Cliquer le bouton pour lancer le processus de création des appels de service. Pour information, lors de la création des appels de service, toutes les maintenances dues pour un même équipement, sont regroupées dans un même appel de service. Page Version

10 2. Résultats obtenus à la suite de la création automatisée des appels de service Les maintenances sélectionnées sont présentes dans l onglet «Équipement» de l appel de service. La description des activités de maintenance à exécuter sont dans l onglet «Bon de travail». La liste des produits prévus dans les maintenances sont dans l onglet «Produits». Pour information : l'ensemble des paramètres ainsi générés automatiquement à partir des modèles de maintenance des équipements restent entièrement modifiables par l'usager de Servicentre. Page Version

11 B. Gestion manuelle de création d'un appel de service pour une maintenance d équipements à effectuer Cette section permet de créer un appel de service pour un équipements dont les maintenances doivent être effectuées. 1. Création de l'appel de service Pour effectuer cette fonction, se rendre dans : Appels de service > Placer un appel Sélectionner ensuite le client depuis l'onglet «Clients» et l'équipement à inclure dans l'appel de service dans l'onglet «Équipement». Les maintenances recommandées pour cet équipement sont visibles en bas de l'écran de l onglet «Équipement» du bon de travail. Les lignes en rouge sont les maintenances à effectuer et celles en gris sont celles qui sont à venir à la date de saisie de l'appel de service. Pour information : la mise à disposition des maintenances à venir de l'équipement donne à l'utilisateur la possibilité de planifier, dès à présent, une maintenance qui était prévue à une date ultérieure. Compléter le bon de travail et enregistrer les modifications avec le bouton Page Version

12 2. Sélection des maintenances à inclure dans le nouvel appel de service Pour sélectionner la ou les maintenances à inclure dans les travaux à exécuter, double-cliquer sur l'une des lignes de maintenances proposées par Servicentre dans l'onglet des équipements (en rouge ou en gris). Selectionner les maintenances appropriées en cochant la case de choix. Dans cet écran, l'ajout d'un modèle de maintenance est toujours possible à l'aide du bouton Choisir le modèle de maintenance et cliquer sur le bouton «Assigner». Pour information : toutes les fonctions d'ajouts, de modifications et de suppressions sont disponibles depuis l'écran des modèles de maintenance. Page Version

13 Le modèle de maintenance nouvellement assigné apparait en bleu dans la liste des maintenances de l'appel de service. A la fin de toutes ces opérations d'ajouts et/ou de selections, cliquer sur le bouton toutes les maintenances sélectionnées dans l'appel de service. afin d inclure Enfin, lors de l'ajout d'un nouveau modèle de maintenance dans cet appel de service, Servicentre demande une confirmation pour que cet ajout apparaisse en permanence dans le dossier de l'équipement. Page Version