Module 21 : Résumer les données

Transcription

1 Module 21 : Résumer les données 21.0 Introduction Les grands tableaux Excel (et même les plus petits) peuvent paraitre intimidants. Mais Excel excelle dans les descriptions simples de ces tableaux, en catégorisant leur contenu, en les résumant à partir de catégories et en donnant du sens au résultat. Ce module traite de comment utiliser Excel pour comprendre ces tableaux de données Caractéristiques d un ensemble de données. Décrire toutes les données Devoir résumer un ensemble de chiffres est assez courant, parfois en un seul nombre. Quelques-unes des fonctions d Excel permettent de faire cela avec toutes les cellules qui ont font partie : SOMME NB NBVAL MOYENNE MAX MIN L utilisation de NB, NBVAL et SOMME est expliquée dans Module 20 sur les fonctions mathématiques. Nous allons traiter les autres de la liste dans ce module. MOYENNE La fonction MOYENNE calcule la moyenne 1 de toutes les cellules qui contiennent des chiffres. MOYENNE(A1:B2) est l équivalent de SOMME(A1:B2)/NB(A1:B2). La formule =MOYENNE(G1:H4,J1) calcule la moyenne des cellules de la plage G1:H4 et de la cellule J1. Les chiffres cités dans la définition sont importants, si dans vos données il y a des cellules vides, cela peut vouloir dire que la quantité est nulle (par exemple, pour des ventes, une 1 Techniquement, elle calcule le sens des chiffres (au lieu de la moyenne ou de la médiane) Excel dans le Business 1 Module 21 : Résumer les données

2 cellule vide peut vouloir dire une absence de vente), MOYENNE ne donnera pas le bon résultat car cette cellule n aura pas été prise en compte au lieu d être comptée comme zéro. Nous recommandons que MOYENNE soit utilisée avec attention (et parcimonie). Pour la raison que nous avons énoncée et parce que diviser le calcul avec SOMME/NB rend le processus plus clair. MAX ou MIN Ces deux fonctions fonctionnent exactement de la même manière que les précédentes, mais elles renvoient la valeur la plus haute (ou la plus basse) des cellules entrées comme références. Elles permettent de vérifier que toutes vos données sont bien dans les valeurs attendues. La barre de statut La barre de statut d Excel (voir module 1 : Le tableau de bord d Excel) donne les caractéristiques simples de toutes les cellules sélectionnées, leur valeur moyenne, le nombre de cellules sélectionnées contenant des données, et leur somme (SOMME). Dans cet exemple, toutes les cellules à l intérieur du rectangle noir sont sélectionnées, et les résultats sont donnés dans la barre de statut en bas de la saisie d écran. Vous pouvez modifier ces réglages par défaut, par exemple, pour que le Maximum des cellules soit aussi affiché, ou pour cacher l une de ces caractéristiques, faites un clic droit sur la barre de statut pour les options de personnalisation : 2010 Excel dans le Business 2 Module 21 : Résumer les données

3 Faites attention quand vous utilisez NB dans la barre de statut. Comme la fonction NBVAL (et non pas comme la fonction NB), le décompte de la barre de statut utilise aussi les cellules qui contiennent des données qui ne sont pas des chiffres. Si vous souhaitez ne pas prendre en compte les cellules contenant du texte dans la barre de statut, vous devez choisir NB (nombres) Comptage conditionnel Pour l instant, dans ce module, nous avons utilisé Excel pour décrire les données dans leur ensemble. Maintenant nous allons nous concentrer sur comment catégoriser les données. Voici un type de base de données qui nous permet de faire cela : 2010 Excel dans le Business 3 Module 21 : Résumer les données

4 Pour savoir combien d employés il y a dans chaque équipe, nous pourrions les compter manuellement si la base de données est petite. Si elle est plus grande, nous pourrions trier les lignes par nom d équipe (voir Module 13 : Trier et Filtrer), et le comptage manuel en serait facilité. Mais si la base de données est très grande, ou si elle est régulièrement mise à jour, la méthode manuelle prendrait trop de temps. On peut plutôt utiliser une fonction pour compter les cellules (de manière différente que NB), mais seulement si leur contenu est particulier. Cette fonction s appelle NB.SI. Dans la feuille de données ci-dessus, on peut entrer : =NB.SI(B2:B12,"Strategy") elle comptera les cellules qui contiennent Strategy dans la plage B2:B12. Le résultat est 3. Excel appelle l ensemble de cellules (B2:B12 dans cet exemple) la «plage», et le texte qui sélectionne lesquelles de ces cellules seront comptées (dans cet exemple Strategy ) le «critère». Il convient de noter qu en utilisant SOMME.IF de cette manière : Les données que vous voulez compter doivent être entrées en deuxième et entre guillemets ( Strategy dans l exemple ci-dessus). Tout le contenu de la cellule doit correspondre à cette suite de caractères pour être compté (donc dans l exemple ci-dessus, si la cellule contenait le texte «Strategy Director», elle n aurait pas été prise en compte. L équivalence n est pas sensible à la casse, une cellule contenant «strategy» aurait aussi été décomptée. Si on compte des nombres, on peut choisir de ne pas inclure les guillemets. Il faut prendre l habitude de régler les références de plages sur absolues (voir Module 11 sur les références de cellules). Donc dans l exemple ci-dessus, la plage devrait être $B$2:$B$12 On peut compter les espaces vides en entrant "" comme deuxième argument : SOMME.SI(C7:C14,"") 2010 Excel dans le Business 4 Module 21 : Résumer les données

5 21.3 Compter à partir de catégories NB.IF est bien plus puissante si le «critère» est contenu dans une cellule plutôt qu entré sous forme de texte comme «Strategy», car elle permet de compter dans bien plus de catégories différentes. Comme d habitude, on comprend mieux avec un exemple. En réutilisant l exemple de la section précédente, nous avons remplacé «Strategy» dans la formule par un lien vers la cellule D3 qui contient le mot Strategy. Le résultat de cette formule est exactement le même que si on avait entré «Strategy» au lieu de D3, mais nous pouvons copier la cellule E3 dans E4, E5 et E6, et la fonction NB fonctionnera aussi pour les autres noms d équipe : 2010 Excel dans le Business 5 Module 21 : Résumer les données

6 On comprend maintenant pourquoi c était une bonne idée de fixer la référence de la plage, donc quand la formule est copiée, la plage ne bouge pas, seule la catégorie à compter change. Avec cette technique, on peut produire des résumés simples et rapides à partir de grandes bases de données. Astuce Utilisez Données > Trier et Filtrer > Avancé pour produire une liste unique de catégories à compter (voir Module 13 : Trier et Filtrer). Utilisation avancée Vous pouvez combiner des colonnes (par exemple en tapant dans la cellule C1 =A1&B1) pour produire des catégories combinées. Par exemple, on peut combiner des colonnes contenant des goûts de boissons sans alcool avec des tailles de packs, pour produire des entrées telles que COLABOTTLE ou COLACAN. Cela permet d avoir des catégories plus détaillées sur lesquelles on peut utiliser NB.SI. Les tableaux croisés dynamiques peuvent aussi être une solution dans ce cas (voir Module 22 : Les Tableaux Croisés Dynamiques) Additionner avec des catégories De la même manière que la fonction NB.SI permet de compter par catégorie, SOMME.SI additionne des nombres par catégorie. Cette feuille de données étend notre exemple de base de données pour inclure un nombre de jours de congé pour chaque employé. Maintenant, au lieu de compter les lignes de la base de données pour chaque équipe, comme nous avons fait dans l exemple de SOMME.SI, nous voulons additionner les jours de congé pour chaque équipe Excel dans le Business 6 Module 21 : Résumer les données

7 SOMME.SI nécessite une plage supplémentaire comme troisième élément (entourée en violet dans la feuille de données ci-dessus). Cette plage supplémentaire contient les valeurs à additionner. En général, la syntaxe pour SOMME.SI est : SOMME.SI(<plage des entrées à comparer>,<texte équivalent>,<plage des nombres à additionner>) 2010 Excel dans le Business 7 Module 21 : Résumer les données