Université Européenne de Bretagne AMETHIS. Présentation AMETHIS 2012

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1 Université Européenne de Bretagne AMETHIS Présentation AMETHIS 2012

2 SOMMAIRE 1. AMETHIS en quelques lignes 2. Les fonctionnalités 3. Architecture 4. Annexe

3 AMETHIS en quelques lignes

4 Amethis...en quelques lignes AMETHIS ça signifie quoi? Accès Multi-Etablissements aux THèses, à l International et au Suivi des doctorants et docteurs. AMETHIS c est quoi? Un logiciel développé à l'initiative du Collège Doctoral International du PRES UEB (Université Européenne de Bretagne) pour disposer d'un outil de gestion administrative et de valorisation des études doctorales en Bretagne. La gestion administrative s effectue de l inscription en thèse jusqu à la soutenance de thèse AMETHIS pour quoi faire? Assurer le suivi administratif des doctorants / docteurs et des thèses Produire des éléments de reporting : suivi, statistiques, réponses à des enquêtes

5 Amethis...en quelques lignes Principaux gains apportés par AMETHIS Simplification du travail du personnel : plus d extraction manuelle des S.I. Application multi-établissements : universités et grandes écoles Standardisation/harmonisation des suivis des doctorants/docteurs Gestion centralisée des informations - données de scolarité et données complémentaires dans une seule application - sauvegarde des informations - sécurisation des informations - confidentialité des informations Production des éléments de reporting - en temps réel - Indépendamment de la disponibilité du personnel chargé de produire les fichiers de suivi / réponses aux enquêtes les systèmes d information des établissements, dans un logiciel unique de référence. Mise à jour de données relatives aux doctorants/docteurs et aux thèses en temps réel.

6 Amethis...en quelques lignes Collecte automatisée Application externe scolarité établissement 1 (par ex. APOGEE) Collecte automatisée Application externe scolarité établissement 2 (par ex. APOGEE) Collecte automatisée Application externe scolarité établissement 5 (par ex. application différente d APOGEE) Consultation Mise à jour données complémentaires AMETHIS Génération automatisée Fichiers de suivis établissement(s) / école(s) doctorale(s) / PRES Fichier de réponses à enquêtes

7 Amethis...en quelques lignes Le logiciel AMETHIS s appuie sur : Des web services AMETHIS but : collecter quotidiennement dans les établissements des données existantes sur les doctorants/docteurs et leurs thèses. Des utilisateurs but : enrichir les données collectées avec des données complémentaires. Une base de données but : stocker d'une part les données collectées via les web services AMETHIS et d'autre part les données complémentaires saisies par les utilisateurs du logiciel AMETHIS.

8 Les fonctionnalités d AMETHIS

9 Les fonctionnalités d AMETHIS Les fonctionnalités d AMETHIS AMETHIS est composé de 4 modules : Nomenclatures : gestion des nomenclatures de l application Gestion au quotidien : gestion des doctorants/docteurs et des thèses au quotidien Editions : production d éléments de reporting Administration : gestion utilisateurs/profils/périmètres de données visibles L accès à ces modules dépend du profil (droits) attribué à l utilisateur

10 Les fonctionnalités d AMETHIS Fonctionnalités du module «Nomenclatures» Il s agit de la définition des éléments communs suivants : Collecte fonctionnalité AMETHIS: «Etablissement AMETHIS» définition des établissements, des paramètres et des horaires de collecte. Il s agit des établissements dans lesquels les données relatives aux doctorants / docteurs et aux thèses sont collectées. Rattachement fonctionnalités AMETHIS : «Ecole doctorale», «Unité de recherche», «Equipe de recherche» «Lien Etablissement-Ecole doctorale», «Lien Etablissement-Unité de recherche», «Lien Ecole Doctorale-Unité de recherche» définition de la liste des écoles doctorales, des unités de recherche (labo), des équipes de recherche et des liens de rattachement les unissant. Financement des thèses fonctionnalités AMETHIS : «Catégorie de financement», «Sous catégorie de financement», «Correspondance financement Etablissement/AMETHIS», «Financement mobilité internationale» Définition des catégories et sous-catégories de financement de thèses, des correspondances entre les libellés des financements établissements / libellé de financement AMETHIS (SIREDO), financements des mobilités internationales Encadrants fonctionnalités AMETHIS : «Création encadrant de thèse», «Fonction encadrant de thèse», «Recherche/modification encadrant de thèse» recherche, définition, modification d un encadrant de thèse Formation complémentaire fonctionnalités AMETHIS : «Quota formation complémentaire» définition des quotas des formations complémentaires dans les écoles doctorales Contrat doctoral fonctionnalité AMETHIS : «Type d avenant contrat» définition des missions complémentaires aux contrats doctoraux

11 Les fonctionnalités d AMETHIS Fonctionnalités du module «Gestion au quotidien» Synthèse synthèse du doctorant/docteur et de sa thèse : titre/discipline de la thèse Informations personnelles informations personnelles sur le doctorant/docteur : identité, situation familiale, coordonnées Diplômes et inscriptions dernier diplôme obtenu, diplôme d accès en thèse, inscription administrative Formations complémentaires formations complémentaires réalisées et restant à faire Cotutelle établissement de cotutelle, date de signature de cotutelle Mobilités internationales séjours effectués à l étranger et financements Thèse et financements date début de la thèse, durée de la thèse, situation de la thèse, affectation (U.R., E.R.), liste des encadrants, contrat doctoral/missions complémentaires, financement de la thèse, contrat ATER Soutenance Jury de la thèse, rapporteurs avant soutenance, autorisation de soutenance, état de la publication, soutenance (date, lieu, résultat, mention, label européen) et la délivrance du diplôme Anomalie Consultation des anomalies de collecte

12 Les fonctionnalités d AMETHIS Fonctionnalités du module «Editions» Liste des doctorants Liste des doctorants non à jour des formations complémentaires Liste des docteurs par durée de thèse Liste des unités de recherche Répartition des effectifs du doctorat par unité de recherche Répartition des financements de thèse Répartition des diplômes d'accès en thèse Durée des thèses par type de financement Nombre d'étudiants diplômés en thèse par nationalité Liste des encadrants de thèse Liste des financements de thèse Liste des experts (jury) Fonctionnalités du module «Administration» Création/Modification/Suppression des utilisateurs Création/Modification/Suppression des profils utilisateurs Création/Modification/Suppression des attributions utilisateurs/profils/périmètres de données visibles Modification des données personnelles des utilisateurs Import de nomenclatures communes aux établissements

13 Architecture

14 ARCHITECTURE : Architecture de déploiement BDD Etab. 2 BDD Etab. 3 BDD Etab. 4 BDD Etab. 5 Tomcat 6.x / JVM 1.6.x Web Services AMETHIS Tomcat 6.x / JVM 1.6.x Web Services AMETHIS Tomcat 6.x / JVM 1.6.x Web Services AMETHIS Tomcat 6.x / JVM 1.6.x Web Services AMETHIS param. WS AMETHIS Etab. 2 param. WS AMETHIS Etab. 3 param. WS AMETHIS Etab. 4 param. WS AMETHIS Etab. 5 Etablissement 2 Etablissement 3 Etablissement 4 Etablissement 5 Etablissement 1 Internet Utilisateurs Tomcat 6.x / JVM 1.6.x Web Services AMETHIS Apache + Shibboleth param. WS AMETHIS Etab. 1 Tomcat 6.x / JVM 1.6.x Application AMETHIS HTTP avec données chiffrées AJP13 HTTPS JDBC BDD Etab. 1 BDD AMETHIS MySQL 5.x Hébergement AMETHIS Etablissement 1

15 Annexe

16 Exemple d écrans du logiciel AMETHIS

17 Rechercher un doctorant/docteur et accéder à son dossier L écran permet trois modes de recherche : (1) recherche par école doctorale, année universitaire, état de la thèse (2) recherche par nom et/ou prénom (3) recherche par numéro étudiant

18 Synthèse Cet écran permet de consulter une synthèse du dossier du doctorant/docteur et de sa thèse.

19 Diplômes et inscriptions Cet écran permet de consulter/mettre à jour les informations suivantes : dernier diplôme obtenu, diplôme d accès en thèse/dispense, inscription administrative

20 Informations personnelles Cet écran permet de consulter/mettre à jour les informations personnelles sur le doctorant/docteur : identité, situation familiale, coordonnées

21 Cotutelle Cet écran permet, pour une thèse en cotutelle, de consulter/mettre à jour les informations de cotutelle : établissement de cotutelle, date de signature de la cotutelle.

22 Formations complémentaires Cet écran permet : (1) de consulter les formations complémentaires suivies et restant à suivre par le doctorant (2) d ajouter/modifier/supprimer des formations complémentaires suivies par le doctorant (3) d éditer un récapitulatif des formations complémentaires suivies par le doctorant

23 Thèse et financements Cet écran permet de consulter/mettre à jour : (1) les informations générales sur la thèse : titre de la thèse, situation de la thèse (état de la thèse), date de début de la thèse et durée de la thèse (2) les encadrants de la thèse (3) les missions complémentaires au contrat doctoral (4) les informations annuelles sur la thèse : l affectation (U.R., E.R.), le financement de la thèse et les contrats d ATER

24 Soutenance de thèse Cet écran permet de consulter/mettre à jour le jury de la thèse, les rapporteurs avant soutenance, l autorisation de soutenance, l état de la publication, la date et le lieu de soutenance, le résultat de la soutenance et la délivrance du diplôme.

25 Edition de la liste des doctorants Cet écran permet d éditer et d exporter au format excel la liste des doctorants/docteurs selon certains critères.