PLAN D AFFAIRE DE LA MEC DELTA SUR LA PERIODE

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1 «Offrir toujours des opportunités de création de richesse aux couches démunies» Agrément N SL du 14 janvier 2000 siège social : Ronkh BP 19 Rosso Tel: Fax: mecdelta@orange.sn PLAN D AFFAIRE DE LA MEC DELTA SUR LA PERIODE MOHAMEDINE DIOP Mutuelle d épargne et de crédit du Delta, BP 19 Rosso, Tel : , mecdelta@orange.sn Page i

2 R E M E R C I E M E N T S LA MEC DELTA REMERCIE TOUS SES PARTENAIRES QUI L ONT SOUTENUE DURANT CETTE DERNIERE DECENNIE. CES REMERCIEMENTS VONT A L ENDROIT DE : - F.P.E ET PMIA - OIKOCREDIT - PLANETFINANCE - ASESCAW ET A LA PINORD - ALDEFI ET PARTICULIEREMENT A - TERRAFINA MICROFINANCE - ET CISV POUR LEURS APPUIS DECISIFS A L ELABORATION DE CE PRESENT DOCUMENT PROPRIETE EXCLUSIVE DE LA MEC DELTA TOUS DROITS DE REPRODUCTION ET DE DIFFUSION RESERVES Mutuelle d épargne et de crédit du Delta, BP 19 Rosso, Tel : , mecdelta@orange.sn Page ii

3 SIGLES, ABBREVIATIONS ET ACCRONYMES MEC DELTA : Mutuelle d épargne et de crédit du DELTA F CFA : Franc de la communauté financière africaine C.P.A : Caisse de promotion agricole ASESCAW : Amicale socio-économique, sportive et culturelle des agriculteurs du walo IPD/AOS : Institut panafricain pour le développement (Afrique de l ouest sahel) GIE: Groupement d intérêt économique DELTAGRISOL: Delta, Agriculture, Solidarité ASDEL: Action solidaire du Delta O.N.G : Organisation non gouvernementale PINORD : Plateforme des initiatives du nord CISV : ONG italienne (communauté, engagement, volontariat) PASA : Projet d amélioration de la Sécurité Alimentaire PAAZ : Projet d amélioration agro zootechnique F.P.E : Fonds de promotion économique PMIA: Projet de modernisation et d intensification agricole ALDEFI : Alliance pour le développement et la finance CNCAS: Caisse nationale de crédit agricole du Sénégal CBAO: Compagnie bancaire de l Afrique de l Ouest PAPEL: Projet d appui à l élevage D A V : Dépôt à vue D A T : Dépôt à terme C.M.S : Crédit mutuel du Sénégal PAMECAS : Partenariat pour la mobilisation de l épargne et le crédit au Sénégal Mutuelle d épargne et de crédit du Delta, BP 19 Rosso, Tel : , mecdelta@orange.sn Page iii

4 ACEP: Alliance pour le crédit et l épargne GOANA: Grande offensive agricole pour la nourriture et l abondance GERME: Gérer mieux son entreprise B.R.S: Banque régionale de solidarité UNACOIS /DEF: Union nationale des commerçants et industriels du Sénégal/département économique et financière MEC COPED: Mutuelle d épargne et de crédit du collectif des organisations de producteurs et d éleveurs de DELTA S.F.D: Système financier décentralisé U.E.M.O.A: Union économique et monétaire de l Afrique de l Ouest C.A: Conseil d administration S.I.G : Système d information de gestion G.R.H : Gestion des ressources humaines G.E.C : Groupement d épargne et de crédit M.I.X : Market information exchange G.P.F : Groupement de promotion féminine A.E.P: Système d adduction d eau potable A.S.C: Association sportive et culturelle C.A.T: Compte à terme C.C: Crédit de campagne A. S: Activité de survie I.P: Investissement productif I.F: Intermédiation financière M.E: Micro entreprise U.M.O.A: Union monétaire ouest africaine Mutuelle d épargne et de crédit du Delta, BP 19 Rosso, Tel : , mecdelta@orange.sn Page iv

5 LISTE DES TABLEAUX Tableau 1 : Evolution de quelques indicateurs de la MEC DELTA entre 2000 et Tableau 2 : Forces et faiblesses de la MEC DELTA du model institutionnel 13 Tableau 3 : Partenaires techniques et domaines d intervention..13 Tableau 4 : Résumé des appuis institutionnels reçus 14 Tableau 5: Résumé des appuis financiers reçus.16 Tableau 6 : Forces et faiblesses du partenariat développé..17 Tableau 7 : Forces et faiblesses du système de gouvernance.19 Tableau 8 : Forces et faiblesses des produits de crédit...23 Tableau 9: Tarification des produits de crédit 24 Tableau 10 : Fiche descriptive des produits d épargne..24 Tableau 11 : Forces et faiblesses de la politique d épargne...26 Tableau 12 : Forces et faiblesses de la politique de micro assurance.27 Tableau 13 : Quelques indicateurs du système de financement rizicole 30 Tableau 14 : Forces et faiblesses du produit de crédit destiné aux riziculteurs..31 Tableau 15 : Opportunités et menaces dans le financement de la riziculture. 32 Tableau 16 : Forces et faiblesses de la politique de gestion des ressources humaines Tableau 17 : Forces et faiblesses du système d information de gestion Tableau 18 : Forces et faiblesses du système de contrôle interne.. 37 Tableau 19 : Opportunités et menaces en général.. 38 Tableau 20 : Evolution de quelques indicateurs sur le portefeuille 40 Tableau 21: Evolution des indicateurs de qualité du portefeuille.. 40 Tableau 22 : Evolution des indicateurs de rentabilité et de pérennité 41 Tableau 23 : Evolution des indicateurs de gestion du bilan Tableau 24 : Evolution des indicateurs d efficacité et de productivité.. 43 Tableau 25 : Structure du passif de l institution de 2003 à Tableau 26 : Croissance des sources de financement...44 Mutuelle d épargne et de crédit du Delta, BP 19 Rosso, Tel : , mecdelta@orange.sn Page v

6 Tableau 27 : Evolution des indicateurs de portée.45 Tableau 28 : Forces et faiblesses financières 45 Tableau 29 : Opportunités et menaces financières.46 Tableau 30 : Cadre d intervention quinquennal.47 Tableau 31: Plan opérationnel Tableau 32 : Hypothèse de croissance du sociétariat et des emprunteurs et des épargnants.62 Tableau 33: croissance annuelle des déboursements par produit de crédit Tableau 34 : hypothèse sur la qualité du portefeuille.64 Tableau 35: hypothèse sur la croissance de l épargne Tableau 36: Evolution de l effectif du personnel de 2009 à Tableau 37 : Evolution du niveau de rémunération mensuelle par personne et par mois..67 Tableau 38: Investissements prévus Tableau 39 : Mobilisation annuelle de fonds propres (en millions de F CFA)..73 Tableau 40 : Evolution des fonds propres de l institution.73 Tableau 41: Evolution des déboursements.74 Tableau 42 : Evolution de l encours de crédit net (en millions de FCFA).75 Tableau 43: taux d intérêt sur le crédit..76 Tableau 44: évolution des produits d intérêts.77 Tableau 45: Evolution des frais et commissions perçus sur le crédit.78 Tableau 46: Evolution des autres produits et des produits exceptionnels 79 Tableau 47: Besoin en subvention d exploitation..80 Tableau 48: Coût et financement du plan opérationnel (en millions de FCFA)...81 Tableau 49 : Evolution de la masse salariale(en millions de FCFA).81 Tableau 50 : Coûts et financement des investissements (en millions de FCFA) 82 Tableau 51: Evolution des emprunts..83 Tableau 52: Taux d intérêts des emprunts..84 Mutuelle d épargne et de crédit du Delta, BP 19 Rosso, Tel : , mecdelta@orange.sn Page vi

7 Tableau 53: Coût annuel des emprunts..85 Tableau 54: Evolution des taux de croissance annuelle...88 Tableau 55 : Besoin d appui financier (en millions de FCFA) 89 Tableau 56: Indicateurs de rentabilité et de pérennité 90 Tableau 57: Indicateurs de qualité du portefeuille.91 Tableau 58: Evolution de la structure financière de l institution...92 Tableau 59: Evolution des indicateurs d efficacité et de productivité...93 Tableau 60: Comptes de résultats prévisionnels.94 Tableau 61: Bilans prévisionnels...96 Tableau 62: Evolution du flux de trésorerie...98 Mutuelle d épargne et de crédit du Delta, BP 19 Rosso, Tel : , mecdelta@orange.sn Page vii

8 SOMMAIRE Plan d affaire de la MEC DELTA REMERCIEMENTS....ii SIGLES, ABBREVIATIONS ET ACCRONYMES...iii LISTE DES TABLEAUX...v 1 INTRODUCTION..1 2 PRESENTATION DE L INSTITUTION Présentation de la MEC DELTA Histoire et processus d émergence Vision, mission et objectifs stratégiques de la MEC DELTA La vision La mission Valeurs Les objectifs stratégiques 5 3 DESCRIPTION DU PLAN D AFFAIRE Objet du plan d affaire Objectifs du plan d affaire les objectifs qualitatifs les objectifs quantitatifs Processus d élaboration du plan d affaire Méthodologie Démarche Utilisation du document Contraintes et limites du plan d affaire.11 4 EVALUATION INSTITUTIONNELLE DE LA MEC DELTA Statut juridique et pouvoirs de la MEC DELTA Partenariat Gouvernance Administration et management Equipement et infrastructure 20 Mutuelle d épargne et de crédit du Delta, BP 19 Rosso, Tel : , mecdelta@orange.sn Page viii

9 4.6 La sécurité La sécurité physique La sécurité administrative La sécurité informatique Produits et services La gestion des performances sociales Marché, clientèle et concurrence Gestion des ressources humaines Système d information et de gestion Système de contrôle interne La gestion des risques Analyse des opportunités et des menaces EVALUATION DES PERFORMANCES FINANCIERES La qualité du portefeuille Evolution du portefeuille Qualité du portefeuille Evolution de la rentabilité Gestion de l actif Efficacité opérationnelle Le financement de l institution Indicateurs de portée et d impact Forces et faiblesses financières Opportunités et menaces financières PLANIFICATION STRATEGIQUE Stratégies opérationnelles Cadre d intervention quinquennal Programmation annuelle des activités Hypothèse de base de croissance du sociétariat, des emprunteurs actifs et épargnants actifs Hypothèse de croissance des déboursements de crédit Hypothèse de croissance des membres et de l épargne 64 Mutuelle d épargne et de crédit du Delta, BP 19 Rosso, Tel : , mecdelta@orange.sn Page ix

10 6.1.6 L évolution des besoins en ressources humaines Les besoins d investissement Stratégie financière Stratégie de recapitalisation de l institution Stratégie de résorption des déficits antérieurs et d amélioration des indicateurs de performances financières Coûts et financement du plan opérationnel Evolution de la masse salariale Coûts et financement des investissements Sources de financement du portefeuille Caractéristiques particulières du scénario de croissance Conditions favorables à la réalisation du pan d affaire et à l atteinte des objectifs fixés Conditions hypothétiques Caractéristiques particulières du scénario de croissance EVALUATION DU SCENARIO DE CROISSANCE Evolution des indicateurs de performance financière Indicateurs de rentabilité Indicateurs de qualité du portefeuille Indicateurs de gestion du bilan Indicateurs d efficacité et de productivité Comptes de résultat et Bilans prévisionnels Comptes de résultats Bilan prévisionnels Tableau de flux de trésorerie 98 Mutuelle d épargne et de crédit du Delta, BP 19 Rosso, Tel : , mecdelta@orange.sn Page x

11 1. INTRODUCTION Dix sept ans après sa création et dix ans après sa reconnaissance juridique, la mutuelle d épargne et de crédit du Delta fait face à plusieurs défis d ordre institutionnel, financier et social. Après la bataille de la légitimité juridique entreprise entre 1993 et 2000, la MEC DELTA s était attaquée aux défis de la croissance et de la viabilité financière et sociale dans la décennie pour jeter les bases d un système de financement agricole et rural performant. La première moitié de la décennie a été faste, les activités de l institution ont connu une forte croissance, les indicateurs de performances financières ont été de très bonne qualité. La contribution de l institution au développement agricole, économique et social de la localité a été louable, ce qui lui a valu la visite des autorités de l Etat en la personne du ministre de l agriculture. La seconde moitié de la décennie qui devait consacrer la fin du plan stratégique élaboré en 2003 et l élaboration d un second plan, est arrivé avec un ensemble de problèmes à la fois internes et externes. Au plan interne la MEC DELTA devait étendre son réseau de distribution de service à trois agences en 2006 et à six agences en Ceci, naturellement, rendait plus complexe la gestion de la structure en entrainant du coup l augmentation croissante des charges opérationnelles et la nécessité de trouver des ressources additionnelles pour financer la croissance du portefeuille. Au niveau externe, l institution a été secouée en 2006 par l invasion des exploitations agricolesfinancées en partie par la MEC DELTA- par des oiseaux granivores qui ont détruit plus de 70% de la production, (la perte a été estimée à près de trois milliards de F CFA (4,573 millions d euros)). Les effets de ce désastre économique sur le portefeuille de l institution et l augmentation croissante des charges d exploitation ont plongé la MEC DELTA dans une crise à partir de Pendant trois années consécutives, l institution a connu des déficits successifs jusqu à se retrouver avec des fonds propres négatifs. Le plan intérimaire de redressement mis en place en 2007 à la place du second plan stratégique a permis en 2009 de faire revenir le ratio du portefeuille à risque (30j) de 32 % en 2007 à 1,6% et le résultat de l institution de -94 millions de FCFA en 2007 à +16 millions de F CFA. Les dirigeants ont alors jugé nécessaire d élaborer un second plan stratégique qui fait l objet de ce présent document pour consolider les acquis et renouer avec la croissance et l équilibre financier dans le quinquennat et s attaquer au défi de viabilité financière et sociale dans l avenir. Pour relever ce défi, la MEC DELTA compte d abord sur ses ressources propres et sur ses forces mais fera aussi appel à l appui et à la Mutuelle d épargne et de crédit du Delta, BP 19 Rosso, Tel : , mecdelta@orange.sn Page 1

12 collaboration des partenaires techniques et financiers nationaux et internationaux soucieux du développement durable de l espace rural sénégalais. 2. PRESENTATION DE L INSTITUTION 2.1. Présentation de la MEC DELTA Histoire et processus d émergence La MEC DELTA a été portée sur les fonds baptismaux le 13 mars 1993 avec F CFA de fond de démarrage par un groupe de 70 producteurs originaires de Ronkh, composé d hommes et de femmes sous la dénomination Caisse de promotion agricole de Ronkh (C.P.A). L initiative a été prise en réaction contre le système de financement rural mis en place par l état. Ce système réservait peu de places aux jeunes, aux personnes démunies et était prioritairement orienté au financement de la riziculture laissant en rade les autres activités menées dans la localité. De 1993 à 2000 la MEC DELTA a exercé ses activités dans l informel sous l appellation caisse populaire de Ronkh à partir de 1995 ne bénéficiant d aucune reconnaissance juridique. Seule l amicale socio-économique, sportive et culturelle des agriculteurs du walo (ASESCAW), organisation faîtière des associations villageoises de développement dont le foyer de Ronkh est membre, a soutenu son effort en 1996 par un appui financier sous forme de fond de crédit d un montant de F CFA et en 1997 par un appui technique à travers la formation de son principal responsable sur la gestion des coopératives d épargne et de crédit à l institut panafricain pour le développement (IPD/AOS). Ces deux appuis ont permis à la MEC DELTA, en 1997, de mettre en place un système comptable et un plan triennal de croissance qui devait porter le sociétariat à près de 300 membres et l actif à près de 10 millions de F CFA en Les progrès, à la fois financier et organisationnel, réalisé vers la fin de l année 1999 ont permis le dépôt et l obtention de l agrément de la structure le 14 janvier 2000 sous la dénomination mutuelle d épargne et de crédit de Ronkh. Son territoire d intervention qui était jusque là circonscrit dans le village de RONKH s est élargi à l ensemble de la communauté rurale du même nom en Cette extension de son domaine d intervention a été possible grâce aux concours financiers du FPE qui permirent à l institution Mutuelle d épargne et de crédit du Delta, BP 19 Rosso, Tel : , mecdelta@orange.sn Page 2

13 d élargir son financement à la riziculture après sept ans consacrés au financement d activités autres que la riziculture. La légitimité juridique de l institution ouvrant de nouvelles opportunités de refinancement et de partenariat, la MEC DELTA s est progressivement spécialisée dans le financement de la riziculture exploitant les niches de marchés laissées par les nombreuses crises du système de crédit étatique. Se faisant, les membres ont jugé nécessaire depuis 2003 de créer un Groupement d Intérêt Economique (GIE) dénommé GIE DELTAGRISOL (DELTA AGRICULTURE SOLIDARITE) comme bras économique de la MEC DELTA et depuis 2007 une association dénommée ASDEL (ACTION SOLIDAIRE DU DELTA). Depuis 2006, la MEC DELTA et ses partenaires stratégiques sont présents dans toutes les collectivités locales du département de Dagana. La MEC DELTA dispose de six(6) agences opérationnelles (Ronkh, Boundoum, Rosso,Thilène, Mbane, Dagana), toutes localisées dans le département de Dagana. La MEC DELTA est depuis 2008 partie prenante d une vision de développement plus large portée par la PLATEFORME DU DELTA dont les composante sont en sus de la MEC DELTA, DELTAGRISOL et ASDEL. Cette plateforme cherche à «promouvoir un développement local durable dans la vallée du fleuve Sénégal à travers un système solidaire capable de fournir des services adaptés aux besoins de la population cible.» Pour matérialiser sa vision, la PLATEFORME DU DELTA se fixe comme mission de : «contribuer à l amélioration des conditions de vie des populations de la vallée du fleuve Sénégal en leur offrant des services financiers et non financiers durablement. Elle poursuit les objectifs stratégiques suivants : Bâtir un système de financement agricole performent et durable (objectif porté par la MEC DELTA) Améliorer la qualité des services agricoles (porté par DELTAGRISOL) Faciliter l accès aux services sociaux de base (porté par ASDEL) Mutuelle d épargne et de crédit du Delta, BP 19 Rosso, Tel : , mecdelta@orange.sn Page 3

14 Tableau 1 : Evolution de quelques indicateurs de la MEC DELTA entre 2000 et Indicateurs Nombre de membres Encours d épargne en FCFA Épargne collectée en FCFA Encours de crédit en FCFA Production de crédit (crédit octroyé) en FCFA Portefeuille à risque (30j) 8,9% 3,29% 0 % 0 % 0% 2,21% Autonomie opérationnelle 148,57% 140,14% 139,42% 116,82 % 123,40%. 155,94% Rendement du portefeuille 36,07 % 26,06 % 27,98 % 24,24 % 14,77% 15,91% Effectif du personnel Capitaux propres et assimilés en FCFA Total actif en FCFA Mutuelle d épargne et de crédit du Delta, BP 19 Rosso, Tel : , mecdelta@orange.sn Page 4

15 Vision, mission et objectifs stratégiques de la MEC DELTA La vision La vision de la MEC DELTA est la suivante : «Devenir une institution de financement agricole et rural socialement et financièrement performant capable d offrir des services financiers et non financiers diversifiés, en bonne adéquation avec les besoins des membres en vue de transformer positivement le tissu économique local» La mission La mission déclarée de la MEC DELTA est d «offrir des opportunités de création de richesse aux couches démunies par l appui à la création et au renforcement de micro entreprises rurales en mettant à leur disposition des services financiers et non financiers variés et pérennes» Valeurs Pour mener à bien sa mission et traduire sa vision en réalité les membres, le personnel et les dirigeants de la MEC DELTA s approprient les valeurs suivantes : La Disponibilité : pour servir l institution et sa cause en tout lieu et en tout temps ; La Transparence : dans la gestion des affaires de l institution et vis-à-vis de tous les acteurs et partenaires ; La solidarité : pour conjuguer et réunir toutes nos forces pour combattre nos faiblesses en vue d exploiter judicieusement les opportunités de notre environnement et de triompher durablement sur les menaces qui pèsent sur nous Les objectifs stratégiques Dans les cinq prochaines années, la MEC DELTA poursuit les objectifs stratégiques suivants: Renforcer l assise sociale de l institution ; Améliorer la crédibilité de l institution ; Développer un réseau rural performent de distribution de services financiers et non financiers; Améliorer la visibilité de l institution et la qualité de la communication interne ; Mutuelle d épargne et de crédit du Delta, BP 19 Rosso, Tel : , mecdelta@orange.sn Page 5

16 3. DESCRIPTION DU PLAN D AFFAIRE Ce plan d affaire est le deuxième document de planification stratégique élaboré par la MEC DELTA depuis sa création. Il fait suite au plan premier plan d affaire élaboré avec l appui technique d AQUADEV dans le cadre de l exécution du projet d appui à l élevage (PAPEL). Ce premier plan élaboré en 2003 devait prendre fin en 2007 mais la crise de remboursement qui a secoué la MEC DELTA en fin 2006 a entrainé la mise en quarantaine de l exécution de ce plan. A la place un plan intérimaire avait été élaboré pour redresser et améliorer la qualité du portefeuille et la situation financière de l institution. Ce plan intérimaire a été mis en œuvre de 2007 à C est donc tout naturellement que la MEC DELTA s est lancé dans un processus de planification stratégique, tout au long de l année 2010, et dont l aboutissement est l élaboration de ce présent document Objet du plan d affaire Le plan d affaire élaboré par la MEC DELTA est un document de planification stratégique sur cinq (5) ans ( ). Il définit le cadre de management de la stratégie de développement de l institution dans tous les domaines couverts par ses activités aussi bien au niveau institutionnel qu opérationnel. Il se propose d apporter des solutions efficaces aux faiblesses de l institution (MEC DELTA) identifiées dans tous les domaines dans la limite des moyens susceptibles d être mobilisés et du temps que durera sa mise en œuvre. Il propose en outre des mesures et actions tendant à l atténuation des menaces qui pèsent sur l institution et enfin s oblige à exploiter au mieux les opportunités offertes par l environnement. Sous ce rapport, le plan d affaire constitue un référentiel important aussi bien pour les élus et le personnel technique de l institution, les autorités et ses partenaires présents et futurs. Au niveau opérationnel il propose des hypothèses chiffrées fondées d une part sur les forces et les performances historiques de l institution et d autre part sur les opportunités offertes par l environnement dans lequel l institution se meut. Sur la base de ces hypothèses des projections sont réalisées et des résultats prévisionnels sont établis pour servir de référence dans le pilotage opérationnel de l institution et son évaluation. Mutuelle d épargne et de crédit du Delta, BP 19 Rosso, Tel : , mecdelta@orange.sn Page 6

17 3.2. Objectifs du plan d affaire Le plan d affaire de la MEC DELTA poursuit les objectifs qualitatifs et quantitatifs suivants : les objectifs qualitatifs Au niveau qualitatif le plan d affaire cherche à : - Renforcer la crédibilité sociale et financière de la MEC DELTA ; - Rendre la MEC DELTA plus visible au niveau national et international ; - Renforcer la considération de l institution dans l échiquier régional et national les objectifs quantitatifs Au niveau quantitatif, le plan d affaire cherche dans le quinquennat à : - Recapitaliser l institution en portant les fonds propres de -79,282 millions à 610,799 millions de F CFA - Augmenter la portée de l institution en portant le sociétariat de 3561 à 9312 membres et les emprunteurs actifs de 822 à Accroître de manière significative l encours de crédit en le portant de 388,730 millions de FCFA à 1,686 milliards de F CFA - Améliorer de manière significative tous les indicateurs d appréciation de la performance financière notamment le ratio d autonomie opérationnelle de 52,5% à 104,6% Processus d élaboration du plan d affaire Le processus d élaboration du plan d affaire a duré près de neuf mois et a été conduit suivant la méthodologie et la démarche suivante Méthodologie La méthodologie adoptée pour conduire le processus de planification stratégique au sein de la MEC DELTA a été largement participative et a nécessité d une part l organisation d ateliers sectoriels et d autre part la réalisation d un diagnostic de l institution au plan institutionnel et fonctionnel complété par une étude sur les besoins et l offre de services financiers dans la zone Mutuelle d épargne et de crédit du Delta, BP 19 Rosso, Tel : , mecdelta@orange.sn Page 7

18 du Delta central, agricoles. berceau de la MEC DELTA et poumon de ses activités de financement L organisation des ateliers sectoriels a fait appel au groupe de travail comme cadre restreint de discussion et d échange mais aussi au focus groupe comme technique d animation et de recueil de données ; elle a permis d éveiller et de recueillir les réactions internes à chaque groupe et de favoriser le brainstorming. Elle a permis de recueillir une quantité importante d informations qualitatives. Le diagnostic et l étude sur les besoins et l offre de services financiers dans la zone du Delta ont privilégié une approche quantitative conduite à travers une enquête par questionnaire, ce qui a permis d interroger un grand nombre d individus et de recueillir une foule d informations quantitatives aussi bien sur l institution que sur son environnement, et qui ont servi à dégager des tendances et à faire des comparaisons Démarche Le processus de planification a été conduit en quatre phases. Phase 1 : Diagnostic de l institution et étude sur l offre et le besoin de service Cette phase a été conduite de juillet à octobre Au total 152 agriculteurs résidents de sept villages ont été interrogés et tous les maillons du dispositif de gérance, d administration, de gestion et contrôle de la MEC DELTA ont été touchés. Elle a été conduite à travers les étapes suivantes : L élaboration et validation des termes de référence ; L élaboration de questionnaire ; La construction d un échantillon ; L administration des questionnaires ; Le traitement et l analyse des données ; La rédaction du rapport provisoire ; La restitution et la finalisation du rapport ; Phase 2 : Organisation d ateliers sectoriels Mutuelle d épargne et de crédit du Delta, BP 19 Rosso, Tel : , mecdelta@orange.sn Page 8

19 Cette phase a été conduite du 6 au 12 janvier Quatre ateliers sectoriels ont été organisés à l intention des dirigeants locaux et des sociétaires des localités suivantes (Ronkh, Rosso, Dagana et Thilène) et un atelier a visé exclusivement le personnel et les membres des organes d administration, de gestion et de contrôle. Au total 101 personnes ont participé à la réflexion dont les sociétaires (60), le personnel (18), les élus (23). Ces groupes de personnes ont analysé les forces, les faiblesses, les opportunités et les menaces de l institution dans les domaines relatifs au cadre institutionnel, à la stratégie commerciale, à la concurrence. A chaque fois les groupes ont essayé pour chaque point évoqué d identifier les mesures de consolidation ou de rémédiation. A l issu de chaque atelier un rapport a été dressé et déposé au secrétariat du conseil d administration. Phase 3 : Organisation d ateliers de synthèse et de planification Cette phase a été conduite de février à juin Les travaux de synthèse et de planification ont consisté à : L élucidation de certains constats issus des ateliers sectoriels ; La mise en cohérences des différents points évoqués ; La catégorisation des différents points évoqués ; L évaluation des moyens (humains, matériels) et des délais d exécution des activités identifiées ; La planification sur cinq (5) ans des activités programmées ; Elle a été conduite à travers les étapes suivantes : L élaboration et la validation des termes de références ; L organisation d ateliers de synthèse puis de planification ; La restitution et la validation des résultats ; Phase 4 : modélisation financière et rédaction du plan d affaire Cette étape a mobilisé des personnes ressources, les membres du bureau exécutif et le personnel de la direction générale. Elle a été conduite entre novembre et décembre Elle a été réalisée en deux phases. La première phase a consisté en la valorisation des activités qui ont été Mutuelle d épargne et de crédit du Delta, BP 19 Rosso, Tel : , mecdelta@orange.sn Page 9

20 identifiées et en la réalisation de projection financière jusqu en 2014 avec MICROVISION, un outil de projection financière développé par JOOST et la deuxième phase a porté sur la rédaction du document de plan d affaire Utilisation du document Le plan d affaire est utilisé comme référentiel dans les différentes activités qui rythment le pilotage de l institution. Sous ce rapport, il est utilisé comme : Référentiel de gestion : le plan d affaire est le principal référentiel de tout manager de l institution. Il décline les options stratégiques et opérationnelles de l institution au niveau institutionnel et au niveau commercial. C est ainsi qu il est un excellent guide sur le plan d expansion du réseau de distribution de services, sur les mutations institutionnelles de l organisation, sur les politiques de recrutement,sur les politiques commerciales, les politiques budgétaires et la gestion de la trésorerie. Référentiel de planification : la planification comme fonction importante de gestion est une activité courante au sein de toute institution. Le plan d affaire éclairera toutes les personnes intéressées par le devenir de l institution sur la nature des activités qu elle compte mettre en œuvre pour assurer le développement de la structure ainsi que leur programmation dans le temps. Elle constitue donc un référentiel précieux pour l élaboration et la construction des plans d actions annuels. Référentiel de formation : Pour avoir plus de motivation et plus d efficacité, les personnes nouvellement recrutées ou nouvellement élues ont besoin du plan d affaire pour comprendre et partager les options stratégiques et opérationnelles de l organisation. Il constitue sous ce rapport un support de formation incontournable pour ces catégories de personnes. Référentiel d évaluation : La mise en place d un système d évaluation implique forcément la fixation et le partage des performances requises et attendues de chaque service et partant de chaque employé ou de chaque organe. C est ainsi que l analyse des résultats obtenus annuellement se fera aussi au regard des performances attendues dans le plan d affaire. Référentiel de promotion et de communication : Les dirigeants élus ainsi que le personnel de la direction générale ont besoin de fidéliser les sociétaires et les partenaires Mutuelle d épargne et de crédit du Delta, BP 19 Rosso, Tel : , mecdelta@orange.sn Page 10

21 actuels mais aussi de mobiliser d autres pour réunir les conditions favorables à l atteinte des objectifs et des performances fixés. Le plan d affaire constitue sous ce rapport un puissant moyen pour convaincre les uns et les autres à accompagner la structure parce qu elle aura démontré à travers les options stratégiques et opérationnelles prises qu il est possible de construire un partenariat gagnant-gagnant Contraintes et limites du plan d affaire L élaboration du plan d affaire n a connu de contrainte significative qu au moment de la modélisation financière. En effet, il a été particulièrement difficile de mettre en place une stratégie capable d assurer une viabilité financière progressive de l institution tout en utilisant moins de ressources extérieures. Cette contrainte résulte de la volonté de vouloir conjuguer plusieurs impératifs liés à la situation actuelle de l institution (croissance des activités, réduction de la dépendance financière, atteinte de la viabilité financière, niveau d exposition au risque climatiques des activités et leur variabilité saisonnière). Les limites du plan d affaire qui méritent d être notés sont les suivants : - La contribution financière extérieure est relativement élevé ; - Le niveau de viabilité financière atteinte en 2014 (68,1%) reste encore insatisfaisant ; - Le niveau d exposition aux risques climatiques et à la variabilité saisonnière des activités financées par l institution ce n a pu être pris correctement en charge dans la projection des activités ; - L outil de projection n a pas permis de moduler les indicateurs d appréciation de la qualité du portefeuille en fonction des années. Ceci nous a obligé à maintenir la même qualité du portefeuille sur cinq ans ce qui ne correspondra certainement pas à la réalité ; Cependant la motivation des dirigeants et leur connaissance du milieu, l ancrage social de l institution et les opportunités offertes par l environnement Mutuelle d épargne et de crédit du Delta, BP 19 Rosso, Tel : , mecdelta@orange.sn Page 11

22 4. EVALUATION INSTITUTIONNELLE DE LA MEC DELTA Les différentes études et ateliers de réflexion organisés sur la MEC DELTA et son environnement ont permis de faire sa situation de référence au niveau institutionnel sur les points suivants : 4.1. Statut juridique et pouvoirs de la MEC DELTA La MEC DELTA est une organisation à but non lucratif constituée sous forme de coopérative d épargne et de crédit au sens de la loi du 3 septembre 2008 portant réglementation des systèmes financiers décentralisés au Sénégal et du décret du 28 novembre 2008 portant application de la loi ci-dessus mentionnée. Ces textes abrogent la loi du 5 janvier 1995 et le décret du 11 novembre Elle est agréée par le ministère de l économie et des finances de la république du Sénégal le 14 janvier 2000 sous le numéro SN-SL Son statut juridique lui donne plein pouvoir d exercice sur les activités de collecte de l épargne, d octroi de crédit, d éducation et de formation de ses membres. Pour réaliser ses objectifs, la mutuelle a et exerce les pouvoirs suivants: a) Elle peut recevoir les épargnes de ses membres et en créer un fond commun qui servira à leur accorder en retour les prêts nécessaires pour leurs besoins économiques et matériels. b) Elle peut acquérir et disposer de biens mobiliers et immobiliers. c) Elle peut emprunter et hypothéquer ses biens mobiliers et immobiliers en garantie. d) Elle peut placer ses fonds disponibles dans les endroits autorisés par la loi. e) Elle peut effectuer des activités de publicité, de bienfaisance et d éducation de ses membres. f) Elle peut retenir, pour se faire rembourser, les épargnes d un membre débiteur ou avaliseur d un prêt. g) Elle peut intenter un procès en justice et se constituer partie civile. h) Elle peut assurer les épargnes et les prêts de ses membres ainsi que les biens de la mutuelle, contre les risques de décès et tout autre risque. Mutuelle d épargne et de crédit du Delta, BP 19 Rosso, Tel : , mecdelta@orange.sn Page 12

23 i) Elle peut recevoir des dons, des subventions, et toute autres formes d appui réalisé à titre gracieux par une tierce personne ou par une organisation ou une institution. j) D une façon générale, elle peut mener toute opération financière pouvant contribuer à son développement et à sa rentabilité dans les limites offertes par la loi. Tableau 2 : Forces et faiblesses de la MEC DELTA du model institutionnel FORCES FAIBLESSES Caractère endogène de l initiative Le model institutionnel choisi est approprié Très forte appréciation de l institution par ses membres Sens du sacrifice des dirigeants Bon ancrage social Très forte vulnérabilité de la cible 4.2. Partenariat La MEC DELTA s est progressivement dotée d un réseau diversifié de partenaires dans des domaines très divers. Entre 2006 et 2010 le partenariat développé par la MEC DELTA se présente comme suit : La MEC DELTA a bénéficié de l appui technique de certains partenaires dans les domaines suivants: Tableau 3 : Partenaires techniques et domaines d intervention Partenaires Objet de l appui Années Résultats PLANET FINANCE -Appui à l élaboration du 2009 Manuel disponible manuel des procédures -Appui à l harmonisation des 2010 Texte conforme à la textes avec la nouvelle réglementation réglementation Mutuelle d épargne et de crédit du Delta, BP 19 Rosso, Tel : , mecdelta@orange.sn Page 13

24 - Réalisation Diagnostic - Formation de formateurs sur la gestion des micro entreprises de femmes Diagnostic réalisé Quatre ont été formés (4)formateurs ADfinance -Mise en place d un SIG 2008 Le logiciel ADbanking informatisé est installé PLANET RATING -Réalisation d un mini rating 2007 Mini rating réalisé La MEC DELTA a bénéficié de l appui institutionnel des partenaires suivants : Tableau 4 : Résumé des appuis institutionnels reçus Partenaires Objet de l appui Années Résultats PLANET FINANCE TERRAFINA MICROFINANCE PINORD -Formation du personnel et des élus -appui à la formation des femmes micro entrepreneurs -Appui à l élaboration du manuel des procédures, -Achat de matériel informatique -Financement de l élaboration plan d affaire, -Financement de l audit annuel des comptes -Financement partiel de minirating Achat de mobilier de bureau, équipement salle de réunion 2009 Trois modules de formation sont réalisés Quatre (4) modules réalisés -Le manuel des 2009 procédures est disponible le parc informatique des trois(3) anciens guichets est renouvelé le plan d affaire est élaboré Depuis - les comptes de la 2007 MEC DELTA sont audités annuellement un mini-rating est réalisé le guichet de Boundoum équipé en mobilier est Mutuelle d épargne et de crédit du Delta, BP 19 Rosso, Tel : , mecdelta@orange.sn Page 14

25 ASEACAW-CISV Projet PASA -Construction et équipement de trois(3) guichets -Achat de matériels informatique -Renforcement des capacités du personnel et des élus - appui au diagnostic de la MEC DELTA ASEACAW-CISV -Renforcement des capacités du Projet PAAZ personnel et des élus OIKOCREDIT -Financement de l informatisation du SIG -Achat de coffre fort FONDAZIONI 4 -Achat de matériels informatique AFRICA - renforcement de capacité du personnel et des élus Rating Fund -financement partiel du mini rating Trois guichets sont construits et équipés à Thilène, Mbane et Dagana les trois guichets sont équipés en matériels informatiques Six (6) modules de formation sont 2009 organisés - le diagnostic de la MEC DELTA est réalisé 2006 Trois modules de formations sont réalisés Le SIG est informatisé quatre(4) coffres forts sont achetés le parc informatique de la direction générale est renouvelé Trois modules sont réalisés 2007 Un mini rating a été réalisé Mutuelle d épargne et de crédit du Delta, BP 19 Rosso, Tel : , mecdelta@orange.sn Page 15

26 La MEC DELTA a bénéficié de l appui financier des partenaires suivants : Tableau 5: Résumé des appuis financiers reçus Partenaires Objet de l appui Années Résultats Fonds de promotion économique (F.P.E) Dakar Sénégal Projet de modernisation et d intensification agricole PMIA, Dakar Sénégal Fonds national de promotion de la jeunesse Programme élargi de lutte contre la pauvreté Programme d appui à la réduction de la pauvreté ASECAW-CISV / PAAZ ASESCAW OIKOCREDIT Ligne de crédit sous forme de prêt à taux bonifié F CFA Ligne de crédit sous forme de F CFA prêt à taux bonifié Ligne de crédit sous forme de F CFA prêt à taux bonifié Prêt subordonné F CFA Ressources affectées Mise en place d un fonds de garantie FCFA Mise à disposition de ressources F CFA affectées Ligne de crédit sous forme de F CFA prêt au taux du marché Programme initiative Mise à disposition de ressources FCFA Nord (PINORD) affectées ALDEFI Ressources affectées FCFA CNCAS Prêt cout terme millions CFA CBAO Prêt court terme millions de FCFA Mutuelle d épargne et de crédit du Delta, BP 19 Rosso, Tel : , mecdelta@orange.sn Page 16

27 Tableau 6 : Forces et faiblesses du partenariat développé FORCES Coûts de refinancement relativement bas Diversité des formes d appui FAIBLESSES Quasi -inexistence des prêts subordonnés Absence de fonds de dotation au capital Les soutiens financiers au portefeuille de crédit sont très insuffisants Absence de prêt long terme Les conditions d octroi des lignes de crédit étatiques sont inadaptées et peu conformes à la politique de crédit de l institution. Les modalités d appui de certaines organisations bouleversent les procédures de l institution. L appui institutionnel est trop ponctuel et ne couvre pas le recrutement et la rémunération de ressources humaines de haut niveau Gouvernance Le système de gouvernance de la MEC DELTA fait intervenir des organes de base (au niveau local), des organes centraux et la direction générale. La zone d intervention est découpée en six (6) secteurs couverts chacun par une agence. Au niveau de chaque secteur il est érigé des organes locaux tels : L assemblée sectorielle : Elle regroupe tous les membres de la MEC DELTA résidant le secteur et constitue un cadre de partage d information et d échange sur la vie de l institution en général et du guichet en particulier. Elle se réunit chaque année pour valider la situation financière du guichet, le plan d action annuel et le budget. Le comité local de gestion : il compte cinq (5) membres élus par l assemblée sectorielle et représente le conseil d administration dans le secteur. Il est chargé de la promotion des Mutuelle d épargne et de crédit du Delta, BP 19 Rosso, Tel : , mecdelta@orange.sn Page 17

28 activités de la MEC DELTA dans le secteur. Il se réunit une fois par trimestre au siège du guichet. Le comité local de crédit : il compte 3 membres issus du comité local de gestion. il donne son avis sur toute demande de crédit issue d un membre du secteur et est aussi chargé d appuyer le personnel du guichet dans le suivi et le recouvrement du crédit. Il se réunit chaque semaine au siège du guichet. Le comité local de surveillance : il compte trois membres élus par l assemblée sectorielle. Il est chargé de veiller sur le déroulement correct des activités de l institution dans le secteur aussi bien dans le guichet qu au sein des organes locaux mis en place par l assemblée sectorielle. Il se réunit au moins une fois par trimestre au siège du guichet. Au sommet de l institution on peut noter l existence des organes suivants : L assemblée générale : Elle est composée de 50 délégués de secteur choisis par les assemblées sectorielles. Elle définit les orientations, approuve les statuts et les comptes de l institution. Elle se réunit régulièrement dans les délais fixés par la tutelle. Le conseil d administration : ses membres sont élus par l assemblée générale à laquelle ils rendent compte par un rapport annuel et compte 9 administrateurs. Il est chargé de mettre en application les décisions de l assemblée générale et de veiller à une bonne utilisation des ressources. Il se réunit au moins une fois par trimestre. Le comité de crédit : ses membres sont élus par l assemblée générale parmi les membres du conseil d administration auquel ils rendent compte par un rapport trimestriel. Il approuve en dernier ressort toute demande de crédit émanant des secteurs et appuie la direction générale sur le suivi et le recouvrement du crédit. Il compte 3 membres. Il se réunit tous les 15 jours. Le conseil de surveillance : Ses membres sont élus par l assemblée générale à laquelle ils rendent compte annuellement. Ils assument des fonctions de contrôle. Le conseil se réunit au moins une fois par trimestre. Il est composé de trois (3) membres. Mutuelle d épargne et de crédit du Delta, BP 19 Rosso, Tel : , mecdelta@orange.sn Page 18

29 L analyse du fonctionnement des organes laissent apparaître les forces et faiblesses suivantes : Tableau 7 : Forces et faiblesses du système de gouvernance Forces Faiblesses Dynamisme appréciable des Absence de registre de PV pour le CS ; organes Manque de cadre convivial pour les Bonne documentation des réunions des organes réunions du conseil Difficultés dans le recouvrement. d administration et du comité de Faible opérationnalité des organes crédit locaux Existence de supports de contrôle pour le conseil de surveillance Grande disponibilité des élus Bonne motivation Bonne connaissance du milieu Une bonne culture associative Irrégularité dans le suivi des activités de l institution par le CA Faible niveau de communication entre le CA et la Direction générale Lenteur dans le traitement des dossiers au niveau de la DG Bonne capacité de réflexion Faible capacité de management stratégique (Conception de stratégique et opérationnelle des élus modèles institutionnels) Absence de code de déontologie 4.4. Administration et management La gérance de la MEC DELTA est confiée à un directeur général depuis 2004 par le conseil d administration. Il exerce des fonctions techniques et est assisté par un Responsable administratif et financier et un responsable du portefeuille. Elle a pour mission d utiliser de manière efficiente les ressources mises à sa disposition pour atteindre les objectifs fixés par le conseil d administration. Au niveau de chaque guichet, un chef de guichet travaille à la tête d une équipe composée d un caissier, d un ou de deux gardiens et d un nettoyeur. La MEC DELTA compte six guichets opérationnels au 30 avril Malgré le niveau de motivation très élevé du directeur Mutuelle d épargne et de crédit du Delta, BP 19 Rosso, Tel : , mecdelta@orange.sn Page 19

30 général et de tout le personnel, la gérance de l institution présente des insuffisances que nous allons déclinées dans les différents autres points qui seront abordés. La planification stratégique : Le premier plan de développement stratégique de la MEC DELTA a été élaboré en 2003 pour quatre ans avec l appui du projet PAPEL et avec la collaboration technique de l ONG AQUADEV. Auparavant, l institution travaillait avec des plans d action annuels avec des objectifs stratégiques déclinés en plusieurs objectifs spécifiques et activités. Depuis la fin de ce premier plan stratégique, l institution travaille avec un plan dit intérimaire de deux ans suite à la détérioration de la santé financière de l institution en La planification opérationnelle : Le système de planification opérationnelle mis en place au niveau de la MEC DELTA s applique de la base (secteur/ guichet) au sommet (conseil d administration/direction générale) avec des priorités, des cibles et des activités quelquefois différents. Il se fonde sur un plan d action annuel valorisé et validé par l assemblée sectorielle au niveau de chaque secteur et par les délégués de secteur au sommet de l institution. Un plan d action trimestriel valorisé est ensuite élaboré et validé par le comité local de gestion au niveau du secteur et par le conseil d administration au sommet. Le bureau exécutif, avec la collaboration de la direction générale, élabore un planning mensuel des activités. La direction générale tient des réunions hebdomadaires (ou mensuelles) avec l ensemble du personnel technique des guichets pour évaluer la réalisation des activités et effectuer la programmation des activités de la semaine suivante. Le secrétariat du bureau du conseil d administration, bien que très motivé et dynamique, peine à assurer la mise en œuvre et le suivi correct des activités qui relève de la responsabilité des élus. Il faut en outre déplorer l absence de rapport d activité à la fin de chaque cycle de planification à l exception du rapport annuel du conseil d administration qui est présenté annuellement à l assemblée des délégués de secteur Equipement et infrastructure Le patrimoine matériel de la MEC DELTA est composé de six locaux opérationnels abritant les opérations. Le personnel de la direction générale est abrité par un local du GIE DELTAGRISOL. Au niveau des guichets, chaque local est composé d un bureau, de deux box pour la caisse, d une salle de réunions et d une toilette. Au siège comme au niveau des guichets, tous les bureaux sont équipés d ordinateurs, de fauteuils, de bureaux, de régulateur Mutuelle d épargne et de crédit du Delta, BP 19 Rosso, Tel : , mecdelta@orange.sn Page 20

31 de tension, d onduleurs, d armoires et de ventilateur. Chaque salle de réunion dispose d une table de réunion, de plusieurs chaises. Le siège comme les guichets est équipé d imprimantes et dispose d une ligne téléphonique. Un seul véhicule acheté neuf en bon état et localisé au siège assure les besoins de déplacement du personnel et des dirigeants. Le niveau d équipement au niveau du siège et dans chacun des guichets est correct. Cependant, on a constaté qu il n existe pas de procédures formelles de gestion et d utilisation de ce matériel encore moins de plan de maintenance ou de renouvellement. Par ailleurs, près de 80% du parc informatique est vétuste La sécurité La sécurité physique La MEC DELTA a pris en charge la sécurité physique du siège et de tous les guichets en mettant en place un dispositif de veille nocturne assuré par des gardiens recrutés dans la zone. Des coffres forts de qualité sont installés et scellés avec une séparation de la détention des clés et de la combinaison. Au niveau de chaque guichet comme au siège des extincteurs de feu sont achetés. La sécurité physique souffre néanmoins de : - L absence d un système d alarme et de caméra de surveillance ; - L inexistence d un dispositif de surveillance et de contrôle des veilleurs de nuit ; - L inexistence d un dispositif de filtrage et de veille diurne ; - L inexistence d un plan de maintenance des extincteurs ; - La non utilisation des barres de fer de l entrée principal de l agence de Ronkh et de la chambre forte ; - L amateurisme du personnel de sécurité La sécurité administrative Les mesures de sécurité administratives sont des dispositions administratives prises pour sécuriser et protéger les membres, le personnel, les actifs de l institution et les capitaux propres ou empruntés. Au niveau de la MEC DELTA, les statuts, le règlement intérieur, la politique d épargne et de crédit assurent des conditions de sécurités optimales au fonctionnement régulier des organes et au déroulement correct des opérations. Cependant la sécurité administrative souffre de : Mutuelle d épargne et de crédit du Delta, BP 19 Rosso, Tel : , mecdelta@orange.sn Page 21