MEMENTO DE L ADMINISTRATEUR DE GISOCLE TOULOUSE EN ETABLISSEMENT

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1 ACADEMIE DE TOULOUSE RECTORAT GROUPE ACADEMIQUE EVALUATION ET CONTINUITE DES APPRENTISSAGES MISSION TICE MEMENTO DE L ADMINISTRATEUR DE GISOCLE TOULOUSE EN ETABLISSEMENT - INITIALISATION - V / 6

2 TABLE DES MATIERES 1 INTRODUCTION PRE-REQUIS PREPARATION DES DONNEES A INTEGRER DANS GISOCLE ACCES A GISOCLE EN ADMINISTRATEUR SAUVEGARDE DE LA BASE DE DONNEES INCORPORATION DES DONNEES DES UTILISATEURS PROFILS PARTICULIERS A ACTIVER RECUPERATION DES IDENTIFIANTS ET DES MOTS DE PASSE DES COMPTES VERIFICATION DU PARAMETRAGE ETABLISSEMENT PARAMETRAGE DES PROFESSEURS PRINCIPAUX AFFECTATION DES ITEMS PAR DISCIPLINES ET/OU ENSEIGNANTS CLASSES ET GROUPES LIAISON ENT (ENTMIP OU ECOLLEGE31) / 6

3 1 INTRODUCTION PRE-REQUIS Les comptes utilisateurs ne se trouvent pas automatiquement dans GiSocle Toulouse. En début d année scolaire ou en cours d année, il est nécessaire d initialiser la base de données avec les bases de l établissement. Pour les établissements qui utilisaient déjà l applicatif l année scolaire passée, il suffit en début d année scolaire de réactiver les comptes des utilisateurs qui se trouvent maintenant dans la base de «anciens utilisateurs». Cette procédure permet de récupérer les comptes élèves et professeurs avec leur suivi, leurs validations, leur identifiant et mot de passe pour les placer dans les nouvelles classes de l année en cours. La récupération des comptes et données associées s effectue automatiquement si l élève ou l enseignant était dans un autre établissement utilisant GIsocle. Pour effectuer le mode opératoire de cette documentation, vous devez disposer : - de fichiers provenant de Siècle et STSweb (à obtenir au secrétariat de l établissement) cf partie 2 ci-dessous - de la liste des professeurs principaux - cf partie 9 - de la répartition des items du S3C par discipline (procédure recommandée) ou par enseignant - cf partie 10 - de la composition des groupes de l établissement - cf partie 11 2 PREPARATION DES DONNEES A INTEGRER DANS GISOCLE Pour son initialisation GiSocle Toulouse nécessite l incorporation de 2 fichiers nommés eleves.txt et profs.txt. Les informations contenues dans ces fichiers proviennent respectivement des applications administratives Siècle et STSweb. Un outil académique nommé «extraction et mise au format» permet de générer ces 2 fichiers. Cet outil et sa documentation sont disponibles sur le site TICE/Magret à l adresse directe : Après avoir dézippé l archive, suivre les documentations : ExtractionsSconet.pdf et MiseAuFormat.pdf et utiliser le fichier MiseAuFormat.exe pour procéder à la génération des fichiers en suivant la procédure pour GiSocle Toulouse. Remarques : - Si vous avez déjà utilisé cette procédure pour générer les fichiers de Magret (par exemple), il est quand même conseillé de refaire une extraction pour les élèves au moins car depuis la rentrée, la base élèves a surement évoluée. De plus, l export des données vers Sconet-LPC en juin prochain étant basé sur le RNE des élèves et cette information n étant pas totalement renseignée pour tous les élèves dans la base Sconet à la rentrée, une nouvelle extraction évitera des problèmes de remontée d information. - A tout moment en cours d année, il est tout à fait possible de mettre à jour les comptes élèves et professeurs par cette procédure SANS aucune perte des données. Vous devez disposer à présent des 2 fichiers nommés eleves.txt et profs.txt. 3 / 6

4 3 ACCES A GISOCLE EN ADMINISTRATEUR Vous devez à présent accéder à GiSocle Toulouse avec un compte administrateur (en général le compte correspondant à l identifiant «admin»). Remarques : - Les comptes enseignants n étant pas encore activés pour l année scolaire en cours, il vous est impossible de vous identifier avec un compte «personnel» à ce stade même si vous aviez des droits d administrateur. - En cas de perte de l identifiant d administration et/ou mot de passe, utilisez l adresse administrative de l établissement pour adresser un mail à l adresse admin.gisocle@ac-toulouse.fr 4 SAUVEGARDE DE LA BASE DE DONNEES Il est très important de faire une sauvegarde de la base de données dès à présent (même avant l importation des données en début d année scolaire!!!!) car en cas de problème, il sera possible de revenir à cet état de la base de données. Dans l interface d administration dans le menu UTILITAIRES sur la droite, cliquer sur Sauvegarde de la base. Vous pouvez éventuellement choisir de compresser le fichier de sauvegarde mais ce n est pas obligatoire, la taille du fichier étant relativement faible. Vous disposez d un fichier au format.sql et/ou sql.gz 5 INCORPORATION DES DONNEES DES UTILISATEURS Cliquez sur le bandeau «GiSocle Toulouse» pour revenir à la page d administration. Dans le menu «OPERATIONS DELICATES» cliquer sur Incorporation utilisateurs. Vous en êtes déjà à l étape 2 normalement car la sauvegarde a été effectuée. Dans le choix des types de fichiers choisir un ou deux fichiers textes (eleves.txt, profs.txt) (option par défaut) puis Suite Allez chercher les fichiers eleves.txt et profs.txt (générés au 2) pour traitement. Il est conseillé de laisser les options par défaut. Cliquer sur Traiter les fichiers. Faites une vérification visuelle des correspondances de champs entre les fichiers txt et ce qui est attendu par GiSocle. Cliquez sur Continuer le traitement si cela convient. Il est possible que GiSocle ne puisse pas traiter automatiquement toutes les données. Dans ce cas, il apparait des «incertains» qu il va falloir traiter «à la main». Cliquer sur Vérifier les éléments incertains. Les comptes incertains en provenance de la dernière importation par un fichier texte sont en gras et précédés d'un numéro. Audessous, d'une autre couleur et en plus petits caractères se trouvent les comptes qui pourraient leur être associés. Vous pouvez effectuer un des traitements prévus en dernière colonne ou traiter plusieurs élèves en utilisant leurs cases à cocher puis l'une des actions prévues dans la boîte déroulante au bas de cette page. Les années qui figurent à gauche entre crochets correspondent aux années scolaires : 2009 pour année scolaire , 2010 pour année scolaire Les comptes sont maintenant créés. Ne pas passer à l étape 3 de la page, cliquez sur le bandeau GiSocle Toulouse. 4 / 6

5 6 PROFILS PARTICULIERS A ACTIVER Les enseignants documentalistes, AED, etc n étant pas dans la base STSweb, il faut donc créer «à la main», la première année ces comptes qui n apparaissent pas. Utiliser l interface Opérations courantes Gestion des professeurs - Ajouter. Si les comptes ont déjà été créé l année scolaire passée, le plus simple est d aller «restaurer» les comptes via le menu Utilitaires Anciens utilisateurs, aller à la fin dans la liste des professeurs cocher la restauration des comptes souhaités. Identifiants et mots de passes restent inchangés. 7 RECUPERATION DES IDENTIFIANTS ET DES MOTS DE PASSE DES COMPTES Si l établissement utilisait GiSocle l année scolaire passée, TOUS les comptes existants ont gardé le même identifiant et mot de passe. Seuls les mots de passe des NOUVEAUX comptes seront accessibles ci-dessous. Remarque : si l établissement souhaite forcer la régénération des tous les mots de passe (au moins des élèves), cette action est possible via l interface de gestion des mots de passe. Rendez-vous dans le menu OPERATIONS DELICATES Gestion des mots de passe. Un bouton tout en bas vous permettra d afficher en mode CSV (une ligne par compte et séparation par une virgule des données) les données des nouveaux utilisateurs. Vous pouvez copier-coller ces données dans un fichier texte ou un tableur. Il faudra les communiquer aux utilisateurs. 8 VERIFICATION DU PARAMETRAGE ETABLISSEMENT Cliquez sur le bandeau «GiSocle Toulouse» pour revenir à la page d administration. Rendez-vous dans le menu OPERATIONS DELICATES Paramétrages généraux Vérifiez les informations affichées. Choisissez les options : - Paliers et niveaux : par défaut un collège travaille sur les compétences du palier 3 mais si l établissement comporte une SEGPA, le palier 2 peut être activé. Il est aussi possible de paramétrer le niveau d utilisation. Par défaut, pour un collège, le suivi du S3C en 6eme, 5eme, 4eme et 3eme est activé mais d autres possibilité sont offertes. - Doublement compétence langue vivante : par défaut, il est préconisé de doubler la compétence 2 pour la LV1 et LV2. - B2i et GiBII. Pour les établissements qui utilisent l applicatif GIBII, il suffit de remplir ce champ avec l adresse d accès gibii pour que la liaison GiSocle-Gibii pour la compétence 4 s active. Dans ce cas, on ne peut plus faire de suivi ni d attestation pour la compétence 4 dans GiSocle mais la compétence 4 sera automatiquement validé quand l élève aura son B2i via GIBII. Remarque : cas des établissements activant 2 niveaux (exemple palier 2 et 3) : Il faudra affecter aux différentes classes le bon palier. Exemple en SEGPA : palier 2 et 3, pour toutes les autres classes palier 3. Pour cela se rendre dans les OPERATIONS COURANTES Modifications classes groupes. Sauvegardez les paramètres. 5 / 6

6 9 PARAMETRAGE DES PROFESSEURS PRINCIPAUX Le rôle du professeur principal est important dans l évaluation du S3C. Il faut saisir cette information dans GiSocle. Rendez-vous dans le menu UTILITAIRES Gestion professeurs principaux Cocher et valider 10 AFFECTATION DES ITEMS PAR DISCIPLINES ET/OU ENSEIGNANTS Pour un premier accès GiSocle, l ensemble de cette partie est à paramétrer. Il est conseillé d utiliser le paramétrage par discipline plus rapide qu enseignant par enseignant. Si l établissement utilisait GiSocle l année scolaire passée, le paramétrage effectué pour les disciplines et/ou les enseignants de l année passée est conservé CEPENDANT les nouveaux enseignants qui arrivent dans l établissement n ont pas le bon paramétrage (rien ou celui de leur établissement de l an passé). Si on souhaite uniformiser le paramétrage, il faut sélectionner les disciplines des nouveaux enseignants et appliquer le paramétrage de l établissement. On peut choisir d ajouter ce paramétrage à «l ancien» paramétrage de l enseignant ou forcer le paramétrage de la discipline pour l enseignant. Rendez-vous dans le menu UTILITAIRES Gestion affect disciplines par enseignant 11 CLASSES ET GROUPES Pour un établissement utilisant GiSocle l année scolaire passée, les intitulés des classes et groupes de l année scolaire sont conservés. Les groupes ne sont pas/plus «peuplés». Vérifier le paramétrage des classes et «peupler» éventuellement les groupes de cette année scolaire en vous rendant dans OPERATIONS COURANTES Modifications classes groupes. Automatiquement lors de l importation des comptes (partie 5), les enseignants se sont vus affecter leurs classes par contre ce n est pas le cas pour les enseignants qui enseignent dans des groupes. Il est possible d affecter manuellement les groupes aux enseignants via l entrée Opérations courantes Gestion des professeurs ou laisser chaque professeur cocher lui même ses groupes dans ses options (icône en haut à droite de l accès professeur). 12 LIAISON ENT (ENTMIP OU ECOLLEGE31) Une documentation présentant le paramétrage de l ENT est disponible en téléchargement à l adresse : Dans les OPERATIONS COURANTES Gestion liaison ENT, vous pouvez supprimer une éventuelle association erronée entre l ENT et GiSocle. 6 / 6