CHAPITRE 3 PROCEDURES D ENREGISTREMENT

Transcription

1 CHAPITRE 3 PROCEDURES D ENREGISTREMENT Les documents de synthèse «sont le résultat final d un processus extrêmement rigoureux d enregistrement et de traitement.la connaissance des mécanismes qui permettent de préparer les états financiers est une étape indispensable à leur compréhension.les informations sont recueillies puis synthétisées afin d être présentées de façon intelligible sous la forme d états financiers 1.» I LE COMPTE A) Intérêt du compte Dans le mot comptabilité, il y a «compte». Au cours des développements précédents chaque opération a été enregistrée directement au bilan et au compte de résultat pour des besoins pédagogiques, afin de mettre en évidence le lien entre ces opérations et les documents de synthèse. Il est évident qu une telle technique, si elle était appliquée à des milliers d opérations, serait fastidieuse et coûteuse. En effet, l élaboration de documents de synthèse après chaque événement est d un intérêt limité. Les comptables ont donc inventé une technique qui évite d établir le bilan après chaque opération tout en se donnant les moyens de dresser à tout moment les documents de synthèse, si besoin est : ils ont inventé des «compteurs» ou, plus simplement des comptes. Ainsi chaque poste (ou rubrique) du Bilan et du Compte de Résultat comprend au moins un compte où sont retracés, de façon chronologique, les différents mouvements qui l affectent. Le compte permet ainsi de suivre l évolution de chaque élément particulier du patrimoine ou de l activité (C/R), c est à dire les augmentations et les diminutions. Le chapitre 3 a pour objectif d expliquer la «mécanique» comptable d enregistrement des opérations. B) Numéro des comptes Le nombre de comptes n est pas fixé et dépend du degré de détail souhaité par l entreprise pour le suivi des éléments du Bilan et du Résultat (les particuliers n ont que des comptes de banque). Le Plan Comptable Général français comporte une liste de compte utilisant la classification décimale, et divisée en 7 classes numérotées de 1 à 7, chaque classe étant ensuite subdivisée en comptes de niveaux successifs de plus en plus détaillés, avec 2, 3, 4 chiffres. Plus le compte comporte de chiffres, plus il est précis. Exemple : CLASSE 2 COMPTES D IMMOBILISATIONS 20 IMMOBILISATION INCORPORELLES 201 Frais d établissement 203 Frais de recherche et développement 1 Dick W. et Missonnier-Piera F. (2006), «Comptabilité financière en IFRS», Pearson Education, p.23 et 32 ROY Thierry cours de comptabilité financière Page 1 sur 10

2 . 21 IMMOBILISATION CORPORELLES 211 Terrains 2111 terrains nus 2112 terrains aménagés. 212 Agencements et aménagements des terrains NB : il conviendra de se procurer la liste des comptes du plan comptable général 1999, en vente dans toutes bonnes librairies, et autorisée aux examens. Nous utiliserons en général des numéros de comptes à 3 chiffres. Les classes sont réparties ainsi : Compte Classe du plan de compte Document concerné commençant par : comptes 1 à 5 Classe 1 : Classe 2 : Classe 3 : Classe 4 : Classe 5 : comptes 6 à 7 Classe 6 : Classe 7 : (a) la classe quatre est la seule à comprendre à la fois des comptes d actif (client) et de passif (fournisseus) Ce qui se traduit ainsi : ACTIF PASSIF IMMOBILISATIONS STOCKS CAPITAUX PROPRES EMPRUNTS Comptes commençant par le chiffre 1 CLIENTS FOURNISSEURS DISPONIBILITES DFS CHARGES PRODUITS CH. D EXPLOITATION CH. FINANCIERES CH. EXCEPTIONNELLES PR. D EXPLOITATION PR. FINANCIERS PR. EXCEPTIONNELS ROY Thierry cours de comptabilité financière Page 2 sur 10

3 C) Organisation 1) Présentation Le compte donne une représentation numérique des augmentations ou diminutions traduites en valeurs monétaires qui ont, soit affecté un élément du patrimoine, soit contribué à former le résultat. Toutes les opérations réalisées par l entreprise (achat, vente, encaissement, décaissement, souscription d un emprunt ) se traduisent dans les comptes. Certaines opérations aboutissent à une augmentation du montant du compte, d autres à une diminution. Chaque compte doit donc comporter un coté pour enregistrer les augmentations, et un autre coté pour enregistrer les diminutions. En outre la date et le libellé (la nature) de l opération doivent être indiqués, aux fins d analyses ultérieures. Le compte est symbolisé ainsi : N de COMPTE : XXX DATE DE L OPERATION LIBELLÉ de l ECRITURE + ou -? + ou -? TOTAL SOLDE Néanmoins, par simplification, et pour les besoins de la pédagogie, on retiendra en cours une présentation abrégée, dite «en T», qui reprend uniquement la partie droite du compte. COMPTE N XXX + ou - + ou - 2) Règles de fonctionnement Reste à définir le coté + (où sont enregistrées les augmentations) et le coté (où sont enregistrées les diminutions), sachant que ce qui est au débit chez l un (par exemple le fournisseur ou le banquier) et au crédit chez l autre (par exemple le client du fournisseur ou du banquier) et vis versa. ROY Thierry cours de comptabilité financière Page 3 sur 10

4 Par convention 2, étant donné qu il existe deux grandes catégories de compte : Les deux catégories de comptes Il a été décidé que les comptes augmentent du coté où ils se trouvent (dans les documents de synthèse) et diminuent de l autre coté. Ainsi : GAUCHE ACTIF COMPTE N XXX BILAN DROITE PASSIF COMPTE N XXX CHARGES COMPTE DE RESULTAT PRODUITS COMPTE N XXX COMPTE N XXX 3) Notions de débit et crédit Mais les comptables utilisent un langage de spécialistes. Ainsi, au lieu de recourir aux signes + et au dessus des comptes, ils ont baptisé DEBIT le coté gauche et CREDIT le coté droit. 3 2 Cette convention aurait très bien pu être en sens inverse ROY Thierry cours de comptabilité financière Page 4 sur 10

5 Mais débit, comme d ailleurs crédit, ne signifie pas augmentation ou diminution, ce qui se décline ainsi : GAUCHE Comptes d EMPLOIS (actif ou charges) DROITE Comptes de RESSOURCES (passif ou produits) Débit (+) Crédit (-) Débit (-) Crédit (+) Ce qui donne, pour les comptes de bilan les plus usités : ACTIF Débit Compte n 411 clients Crédit PASSIF Débit Compte n 101 Capital Crédit Débit Compte n 2.. Immob. Crédit Débit Cpte n 164 Emprunts Crédit Débit Cpte n 512 banque. Crédit Débit Cpte n 401 fournisseurs Crédit CHARGES Débit Cpte n 6. Crédit PRODUITS Débit Cpte n 7. Crédit 3 «En vérité, débit et crédit sont la survivance d une époque qui ignorait les opérateurs algébriques plus (+) et moins (-)». LA COMPTABILITE, J. G Degos, éditions Flammarion 01/1998, p.51. ROY Thierry cours de comptabilité financière Page 5 sur 10

6 NB : - L ensemble des comptes, classés par numéro croissant, constitue le grand livre (the ledger). - Lorsque le comptable établit les documents de synthèse en fin de période, il doit calculer le solde de chaque compte, c est à dire prendre le montant en début de période car la vie de l entreprise ne s arrête pas à la clôture de l exercice précédent («solde à nouveau», sauf pour les comptes du C/R qui sont remis à zéro au début de chaque période), ajouter les augmentations et défalquer les diminutions qui l ont affecté durant l exercice comptable. Ainsi les comptes de bilan ont un caractère permanent et n affichent que rarement un solde égal à zéro alors que les comptes 6 et 7, qui enregistrent uniquement les flux de l exercice, affichent un solde égal à zéro au début de chaque exercice. Dans le cas contraire, ils grossiraient chaque année et ne signifieraient plus rien : en effet qu elle est la pertinence d un cumul de chiffre d affaire sur 5 ans? D) Relations entre les comptes et procédure d enregistrement : la comptabilité en partie double (Double entry accountig) «Les écritures sont passées selon le système dit "en partie double". Dans ce système, tout mouvement ou variation enregistré dans la comptabilité est représenté par une écriture qui établit une équivalence entre ce qui est porté au débit et ce qui est porté au crédit des différents comptes affectés par cette écriture». (PCG, art ) Le mécanisme de la partie double permet de relier les comptes entre eux. Cette règle, en vigueur dans la plupart des pays, permet d assurer le contrôle entre débit et crédit (puisque le total des sommes inscrites dans la colonne de droite doit être égal au total inscrit dans la colonne de gauche) et de suivre simultanément les comptes de gestion (charges et produits) et de bilan (créances, dettes, emprunts.). E) Illustration Nous allons illustrer le fonctionnement des comptes et le principe de la partie double en procédant à l enregistrement des opérations des étapes n 1 à 8 de la société AP (c.f. IV du chapitre 1 Le BILAN). ROY Thierry cours de comptabilité financière Page 6 sur 10

7 En résumé, enregistrer une opération consiste à répondre aux 4 questions suivantes : 1) Quels sont les comptes concernés (au moins deux)? 2) A quelle «catégorie» appartiennent-ils (emplois ou ressource). On en déduit le mode de fonctionnement (augmentation à gauche et diminution à droite ou vis et versa). 3) Dans l opération, augmentent-ils ou diminuent-ils? 4) A-t on vérifié l équilibre Débit = crédit? Attention : selon le principe de la partie double, on ne peut pas simultanément augmenter deux emplois, ou diminuer deux emplois. De même on ne peut pas simultanément augmenter deux ressources ou diminuer deux ressources. L enregistrement d une opération se déroule forcement selon l un des quatre schémas suivants : 1) augmentation d un emploi et d une ressource. Exemple : facture d achat ou de vente, emprunt, achat d une immobilisation à crédit ; 2) diminution d un emploi et d une ressource. Exemple : règlement d une facture d achat, remboursement d un emprunt ; 3) augmentation et diminution simultanée d un emploi. Exemple : achat comptant, encaissement d une facture de vente, dotation aux amortissements ; 4) augmentation et diminution simultanée d une ressource. Nous ne donnerons pas d exemples de cette dernière catégorie car il s agit d opérations comptables complexes qui ne relèvent pas d un cours de première année. Le compte 512 banque fonctionne en comptabilité de façon inverse à ce qui est mentionné sur le relevé de banque. En effet l entreprise retrace dans le compte 512 ses opérations avec la banque, alors que la banque nous transmet, à travers le relevé de banque, l état de ses relations avec nous. On est dans un schéma de client à fournisseur. Ce qui est en dette chez l un est en créance chez l autre. On parle alors de comptabilités ou comptes réciproques. Créance de l entreprise sur son banquier = Dette du banquier envers l entreprise Dette de l entreprise envers son banquier = Créance du banquier sur l entreprise II LES NOUVELLES DU JOUR : LE JOURNAL A) Intérêt du journal Etablir une comptabilité en partie double en se servant uniquement des comptes est possible mais cette technique présente deux inconvénients majeurs : - premier inconvénient : elle ne permet pas de garder une trace chronologique des enregistrements et de contrôler les comptes. En effet, chaque opération affecte plusieurs comptes et on en perd vite la trace. Imaginons une entreprise avec des milliers de comptes dans lesquels il faudrait retrouver la trace d une opération parmi des dizaines de milliers d autres : autant chercher une aiguille. ROY Thierry cours de comptabilité financière Page 7 sur 10

8 - deuxième inconvénient : elle ne permet pas de contrôler l égalité entre ressources et emplois (entre débit et crédit). Or la comptabilité doit être vérifiable et les comptables ne sont pas infaillibles. Les écritures comptables sont donc enregistrées, non pas directement dans les comptes mais sur un document préparatoire à l imputation des comptes appelé «journal». Le comptable y mentionne, dans un ordre chronologique, la date et les circonstances de chaque fait constaté (c est-à-dire de chaque opération), ainsi que les montants du débit et du crédit. Puis les écritures viennent affecter automatiquement (avec les systèmes informatiques) les comptes utilisés dans ce qui est appelé le Grand Livre et qui regroupe l historique des mouvements de l ensemble des comptes. Lorsqu une opération comptable est enregistrée dans le journal, le total des sommes inscrites au débit des comptes et le total des sommes inscrites au crédit doivent être égaux (et ceci pour chaque écriture).un vérificateur (auditeur, inspecteur des impôts, de l Urssaf, commissaire aux comptes, associé.) qui veut contrôler le bon enregistrement des opérations, et notamment les rapprochées des factures, trouvera son bonheur avec le journal B) Présentation N DE COMPTE N du compte débité PUIS N du compte crédité LIBELLÉ de l ECRITURE Date de l écriture Nom du compte à débiter Nom du compte à créditer DEBIT (augmentation des emplois ou diminution des ressources) Montant CREDIT (augmentation des ressources ou diminution des emplois) Montant Libellé de l écriture TOTAL Total débit Total crédit C) Illustration Enregistrons les écritures des étapes n 1 à 8 dans le journal de l entreprise AP. Dans la suite du cours, nous procéderons de la même manière, c est-à dire que nous enregistrerons les écritures dans le journal. Eventuellement, au cas par cas, nous pourrons également construire le compte en «T» pour visualiser l impacte d une écriture sur le solde du compte concerné. ROY Thierry cours de comptabilité financière Page 8 sur 10

9 III LA BALANCE A) Présentation L ensemble des comptes, classés selon un plan conventionnel, peut être présenté dans un document faisant apparaître, pour chacun d eux, les montants totaux des débits et des crédits et le solde qui peut être soit débiteur, soit créditeur. Ce document est appelé balance (c est un concentré du grand livre): N du COMPTE Libellé du MOUVEMENTS SOLDES compte Débits Crédits Débiteur Créditeur TOTAUX = = La balance possède des propriétés arithmétiques simples. La somme des débits est égale à la somme des crédits et le total des soldes débiteurs est égal au total des soldes créditeurs. Ainsi elle constitue un instrument de contrôle qui permet de s assurer qu à tout débit correspond un crédit du même montant. Elle permet, en outre, d obtenir les montants cumulés de chaque compte à une date donnée et, après regroupement de certains comptes, d établir le bilan et le compte de résultat. B) Illustration Comptes à l actif ou en charge Nous allons présenter la balance de la société AP au 31/12/N Comptes en dettes ou en produits N du COMPTE TOTAUX Libellé du compte Capital Emprunt Matériel Amortissement Fournisseur Fournisseur d immob. Client Personnel rem. Dues Séc. sociale Banque Location Téléphone Rémunération Séc. Sociale et autres Charges d intérêt Dot. aux amort. Prestations de service MOUVEMENTS SOLDES Débits Crédits Débiteur Créditeur EGAL EGAL ROY Thierry cours de comptabilité financière Page 9 sur 10

10 IV SCHEMA GENERAL DE L ORGANISATION COMPTABLE Pièces justificative s (1) (1) Factures d'achat, double des factures de ventes, souches de chèques, pièces de caisse, double des bulletins de paye, (2) Journal Report des écritures (2) Registre sur lequel on enregistre chronologiquement les opérations de l'entreprise. Travaux quotidiens Grand-livre(s) (3) Ensemble des comptes de l'entreprise. On le divise souvent en : Grand-livre général. Grand livre auxiliaire des comptes clients et fournisseurs. Regroupement des comptes Balance (4) Tableau qui récapitule tous les comptes de l'entreprise Travaux de fin d'exercice Bilan Compte de Annexe ROY Thierry cours de comptabilité financière Page 10 sur 10