CARTR Plus Introduction à la saisie des données Cliniques situées hors de l Ontario. Novembre 2012

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1 CARTR Plus Introduction à la saisie des données Cliniques situées hors de l Ontario Novembre 2012

2 Objectifs de cette formation À la fin de cette formation, vous saurez : Ouvrir une session dans le système; Naviguer dans la page de renvoi; Chercher le dossier d une patiente; Créer le dossier d une patiente; Comprendre la différence entre les cycles primaire et secondaire; Comprendre la différence entre les cycles primaires complet et simulé; Créer un cycle primaire de FIV; Créer un cycle secondaire de traitement enzymatique relié à un cycle primaire; Définir et discerner les types de champs et naviguer avec les onglets. 2

3 CARTR Plus Introduction à la saisie des données OUVERTURE D UNE SESSION ET PAGE DE RENVOI 3

4 Ouverture d une session - RPV Pour accéder au Réseau privé virtuel (RPV) de CARTR Plus : Ouvrez votre navigateur et allez au lien suivant : 1. Inscrivez votre nom d utilisateur; 2. Inscrivez votre mot de passe; 3. Cliquez sur le bouton «Ouvrir une session». Attention : Le système soutient Internet Explorer 6 ou une version plus récente et Mozilla Firefox. 4

5 Accès au CARTR Plus - Portail 1. Choisissez le lien «Portail». 5

6 Accès au CARTR Plus 1.Inscrivez votre nom d utilisateur; 2. Inscrivez votre mot de passe; 3. Cliquez sur le bouton «Ouvrir une session». 6

7 Page de renvoi Quand vous aurez cliqué sur «Ouvrir une session», votre page de renvoi apparaîtra. C est votre page d accueil dans le système du CARTR Plus. Vous y verrez une fenêtre de recherche des dossiers des patientes, les dossiers de PMA des patientes et des annonces du système, s il y en a. 7

8 Page de renvoi Dossiers de PMA des patientes Le champ sur les dossiers de PMA des patientes à la page de renvoi affiche automatiquement les cycles entamés à votre clinique au cours du mois précédent. Vous pouvez créer une liste plus précise des dossiers affichés en sélectionnant une autre date de début de cycle ou une autre période de mise à jour des dossiers. 8

9 Menu et liens rapides Les options du menu du CARTR Plus sont affichées horizontalement en haut de l écran (barre de navigation supérieure). Au côté gauche de l écran, des liens rapides vous renvoient à la fonction désirée (barre de navigation de gauche). Vous pouvez en tout temps retourner à votre page de renvoi en cliquant sur le logo de BORN ou sur le lien qui se trouve dans l en-tête de la page. 9

10 CARTR Plus Introduction à la saisie des données J AI OUBLIÉ MON MOT DE PASSE, MODIFIER MON PROFIL, AIDE 10

11 Première ouverture d une session La première fois que vous ouvrez une session, l écran d inscription de l utilisateur s affiche. Vous devez accepter la Politique sur l usage acceptable pour accéder au CARTR Plus. 1. Inscrivez votre mot de passe temporaire (que vous avez reçu quand on a approuvé votre inscription). 2. Inscrivez votre nouveau mot de passe. 3. Confirmez votre nouveau mot de passe en l inscrivant à nouveau. 4. Choisissez deux Questions secrètes de la liste du menu déroulant. 5. Inscrivez les réponses à vos Questions secrètes. 6. Lisez la Politique sur l usage acceptable et choisissez le bouton J accepte tel qu indiqué cidessous. 7. Cliquez sur le bouton Envoyer quand vous avez rempli tous les champs et que vous avez choisi J accepte ou Je refuse. Attention : Si vous choisissez le bouton Je refuse, le système vous refusera l accès et vous renverra à la page d ouverture de session. Vous n aurez donc pas créé votre compte d utilisateur. 11

12 J ai oublié mon mot de passe Si vous avez déjà créé votre compte mais que vous avez oublié votre mot de passe, vous pouvez demander un nouveau mot de passe en suivant les étapes ci-dessous : 1. Cliquez sur le lien J ai oublié mon mot de passe tel qu illustré ci-dessous. 2. Votre navigateur reviendra à la page J ai oublié mon mot de passe. 12

13 J ai oublié mon mot de passe 3. Inscrivez votre nom d utilisateur. 4. Répondez aux questions de sécurité que vous avez choisies pour votre compte. 5. Cliquez sur le bouton Envoyer. 6. On vous demandera ensuite d inscrire un nouveau mot de passe pour votre compte. 7. Quand le système aura accepté votre nouveau mot de passe, vous pourrez retourner à la page d ouverture de la session pour accéder à la PMA. 13

14 Modifier mon profil 1. Cliquez sur Mon Profil > Modifier mon profil du menu des liens rapides à gauche de l écran. 2. Vous pouvez modifier les coordonnées de votre compte à partir de cette page. 3. Vous pouvez changer les questions de sécurité de votre compte si vous avez oublié votre mot de passe. 4. La page de modification de votre profil s affichera. 5. Modifiez vos renseignements ou ajoutez-en selon les besoins. 6. Cliquez sur Sauvegarde. 14

15 Modifier mon mot de passe 1. Cliquez sur Modifier mon mot de passe dans le menu des liens rapides. La page de modification du mot de passe s affichera. 2. Inscrivez votre mot de passe actuel dans la boîte de texte Mot de passe actuel. 3. Inscrivez votre nouveau mot de passe dans la boîte de texte Nouveau mot de passe. 4. Inscrivez le même mot de passe dans la boîte de texte Confirmer mon nouveau mot de passe. 5. Cliquez sur le bouton Sauvegarde. Dès qu il aura approuvé votre nouveau mot de passe, le CARTR Plus fermera votre session. Vous pourrez alors ouvrir une session de PMA avec votre nouveau mot de passe. 15

16 Aide du registre CARTR Plus de BORN Si vous vous heurtez à des problèmes pendant que vous utilisez le CARTR Plus de BORN, visitez la page d Aide où vous trouverez une liste de ressources. Cliquez sur le lien Aide dans la barre de navigation supérieure. 16

17 CARTR Plus Introduction à la saisie des données CHERCHER OU CRÉER LE DOSSIER D UNE PATIENTE CRÉER UN PROFIL 17

18 Chercher le dossier d une patiente Les cliniques situées hors de l Ontario peuvent chercher le dossier d une patiente avec l outil de recherche du CARTR Plus en saisissant : Son numéro de dossier médical; Le n o d identification du cycle; La date de naissance de la patiente. Les numéros de dossier médical et d identification du cycle des patientes sont différents pour chaque clinique. 18

19 Résultats de la recherche Sélection de la patiente Si la recherche donne un ou plusieurs résultats, l écran affichera une liste de patientes. Cliquez sur le nom de la patiente que vous cherchez, puis sur «Choisir» pour ouvrir le dossier de la patiente et afficher son profil. 19

20 Profil de la patiente Démographie Le profil de la patiente vous amène par défaut à l onglet de la démographie et de l identité qui contient les renseignements principaux sur la patiente. Tous les cycles qui concernent cette patiente apparaissent à la barre du menu de gauche. Cliquez sur le n o de dossier médical de la patiente pour ouvrir son profil. 20

21 Résultats de la recherche Aucun dossier à afficher Si les résultats indiquent qu aucun dossier ne correspond à vos critères de recherche, l écran indiquera «Aucun dossier à afficher». Pour créer le dossier d une nouvelle patiente à partir des critères de votre recherche, cliquez sur le bouton «Créer le dossier d une patiente». Vous devez toujours faire une recherche sur le dossier de la patiente avant d en créer un. De cette façon, on évite de créer deux fois un même dossier. 21

22 Créer le dossier d une patiente Pour créer un nouveau dossier, saisissez tous les renseignements qui s y appliquent, puis cliquez sur «Créer le dossier d une patiente». ATTENTION : Il est important de créer un numéro de dossier qui ne puisse pas en lui-même identifier la patiente. Par exemple, mjohnson1234 ou ne seraient pas des numéros de dossier acceptable dans CARTR Plus. Une fois le dossier de la patiente créé, le profil de la patiente s affichera. 22

23 CARTR Plus Introduction à la saisie des données CRÉER ET RELIER LES CYCLES D UNE PATIENTE 23

24 Cycles des patientes Primaire et secondaire Quand vous êtes à la page du profil de la patiente, tous les cycles en cours de cette patiente s affichent au menu situé à gauche de l écran. Les cycles primaires sont ceux d où proviennent les ovocytes (p.ex. FIV, MIV, mise en banque des ovocytes); Les cycles secondaires sont ceux où l on utilise des embryons ou des ovocytes congelés. Chaque cycle secondaire doit être relié à un ou plusieurs cycles primaires d où viennent les ovocytes. 24

25 Créer un cycle primaire Pour créer un cycle de FIV, de MIV ou de mise en banque des ovocytes, cliquez sur le bouton «Créer un cycle primaire». Une fenêtre apparaît. Saisissez tous les détails de la FIV, de la MIV ou de la mise en banque des ovocytes ainsi que le type de cycle primaire, la date du début du cycle et l identificateur du cycle. Puis cliquez sur «OK». Le système vous amène alors à l écran des détails du cycle. 25

26 Nouveau cycle primaire Détails Pour confirmer la création de ce cycle primaire, cliquez sur le bouton «Sauvegarde». Le cycle primaire s affiche dans la liste de gauche sous le numéro de la patiente. Pour annuler la création de ce cycle primaire, cliquez sur le bouton «Annuler». 26

27 Créer un cycle secondaire Pour créer un cycle secondaire de thérapie enzymatique ou de FIV par ovocyte, cliquez sur le bouton qui se trouve à côté du cycle primaire auquel il se relie (c.-à-d. le cycle d où proviennent les ovocytes). Si vous n avez pas de détails sur le cycle primaire auquel il est relié (p. ex. si les embryons ou les ovocytes congelés proviennent d une autre clinique ou si le cycle a débuté avant qu on transfère le dossier dans le CARTR Plus), vous devez créer un cycle primaire simulé (présenté en détail à la page suivante). Une fenêtre apparaît. Saisissez-y le type, la date du début et l identificateur du cycle secondaire, puis cliquez sur «OK». Cela vous amènera à l écran des détails du cycle. Pour confirmer la création de ce cycle, cliquez sur le bouton «Sauvegarde» à l onglet «Antécédents de la patiente». Pour annuler la création du cycle, cliquez sur «Annuler». 27

28 Créer un cycle primaire simulé Si vous créez un cycle de thérapie enzymatique ou de FIV avec ovocytes congelés mais que vous ne disposez que de très peu de renseignements sur le cycle primaire qui s y relie (p. ex. si les embryons ou les ovocytes congelés proviennent d une autre clinique ou d une autre banque), vous devez créer un cycle primaire simulé. Un cycle primaire simulé ne nécessite que quatre éléments de données : le type de cycle et son identificateur, la date de collecte des ovocytes et l âge de la fournisseuse d ovocytes au moment de la collecte. Dans la fenêtre «Créer un cycle primaire», cochez la case «Cycle primaire simulé». Les champs à remplir apparaîtront. Remplissez-les, puis cliquez sur «OK». Le système vous amène alors à l écran des détails du cycle. Pour confirmer la création de ce cycle, cliquez sur «Sauvegarde» à l onglet des antécédents de la patiente. Pour annuler la création de ce cycle, cliquez sur «Annuler». 28

29 Cycle primaire simulé Dès que vous avez sauvegardé le cycle primaire simulé, vous pouvez créer un cycle secondaire qui lui est relié en cliquant sur le bouton situé à côté du cycle simulé dans la liste des cycles à gauche de l écran. La validation n est pas la même pour un cycle primaire complet que pour un cycle primaire simulé. On saisit tous les éléments de données requis pour le cycle primaire simulé pendant son processus de création. Vous pouvez transmettre un cycle primaire simulé dès que vous l avez créé. Nous vous présenterons les détails de la transmission des cycles un peu plus tard. L onglet de chaque cycle primaire porte une petite marque sous la case des notes indiquant si ce cycle est simulé ou non. L onglet de chaque cycle secondaire porte aussi une marque sous la case des notes indiquant si le cycle est relié à un cycle primaire complet ou simulé. 29

30 Gérer les liens d un cycle Un cycle secondaire de traitement enzymatique ou de FIV avec ovocyte congelé peut être relié à un ou à plusieurs cycles primaires. Pour effectuer une mise à jour ou pour relier un cycle primaire à un cycle secondaire, cliquez sur le bouton «Gérer les liens d un cycle» de l onglet «Antécédents de la patiente». Le bouton «Gérer les liens d un cycle» affiche tous les cycles primaires de la patiente. Vous pouvez choisir ceux qui s appliquent au cycle secondaire qui vous intéresse. Vous devez toujours choisir au moins un cycle primaire. 30

31 CARTR Plus Introduction à la saisie des données SAISIE DES DONNÉES DES CYCLES 31

32 Saisie des données des cycles Choisissez le cycle primaire ou secondaire désiré dans la liste des cycles de la patiente située à gauche de l écran. Les onglets des cycles apparaîtront. Si un onglet ne s applique pas au cycle désiré, il sera gris et son texte sera barré. Par exemple, les onglets «Embryologie» et «Transmettre» ne s appliquent pas au cycle de mise en banque des ovocytes, tel qu illustré ci-dessous. 32

33 Champs de saisie des données Les onglets des cycles présentent un certain nombre de champs interactifs. Saisissez les valeurs applicables à chacun des champs. Voici les différents types de champs : Contrôle de l IU Champs grisé Onglet Champ de texte Bouton Liste déroulante Liste à choix multiples Champ de date Description Pour lecture seulement Vous ne pouvez pas le modifier. Indique les autres pages (ou fenêtres) auxquelles vous pouvez accéder dans cette page. Case dans laquelle vous saisissez les données. Bouton circulaire sur lequel vous pouvez cliquer pour faire un choix. Indique que vous pouvez ouvrir une liste cachée en cliquant sur la flèche. Liste générée par un bouton vous donnant un choix sur lequel cliquer. Calendrier interactif dans lequel choisir une date. 33

34 Sauvegarde du cycle Si vous devez quitter l écran pendant que vous créez un cycle, vous pouvez sauvegarder les données déjà saisies. Attention : Le système ne valide PAS vos données quand vous les sauvegardez. Il met simplement le cycle sauvegardé en état d ébauche. 34

35 Sauvegarder et passer à l onglet suivant Quand vous cliquez sur le bouton Suivant, le système sauvegarde les données saisies dans cet onglet et en effectue la validation obligatoire des champs. La page affichera toutes les erreurs commises. Note: Une fois les données sauvegardées et validées, vous vous rendrez au prochain onglet pour pouvoir poursuivre la saisie des données. 35

36 Transmettre le cycle Quand vous avez rempli tous les onglets, vous devez Transmettre le cycle. Attention : Le système applique des règles de validation pour chaque onglet pour vérifier si les champs sont remplis adéquatement et si les données saisies sont conformes aux règles de vérification. 36

37 Transmettre le cycle S il y a des erreurs, un message s affichera. Le titre de tous les onglets qui contiennent des erreurs portera un icône d avertissement. Vérifiez si vous avez rempli correctement tous les champs obligatoires. Quand vous avez tout corrigé, cliquez à nouveau sur Transmettre pour terminer la création du cycle. Cliquez sur le titre de chaque onglet pour accéder à l écran et corriger les erreurs (s il y en a). 37

38 Messages d avertissement Comme pendant le processus de validation décrit ci-dessus, le système affichera des messages d avertissement lorsque nécessaire. Ces messages avertissent l utilisateur qu il y a des erreurs dans les données qu il saisit ou qu il transmet, sans toutefois l empêcher de transmettre ces données. Quand vous voyez un de ces messages d avertissement, vérifiez vos données avant de les transmettre. Si un de ces message vous empêche de cliquer sur le bouton «Suivant», cliquez sur le titre de l onglet suivant pour poursuivre la saisie des données. 38

39 Annuler la saisie des données d un cycle Si vous cliquez sur le bouton d annulation pendant que vous saisissez les données d un cycle, le système vous ramènera à l écran du profil de la patiente. Si vous avez apporté des changements à un champ de l onglet, le système vous avertira qu en annulant, vous effacerez toutes les données saisies dans ce cycle depuis votre dernière sauvegarde. 39

40 Cycles en état d ébauche Tous les cycles d une patiente qui comportent des erreurs non corrigées seront marqués d un petit drapeau rouge. Ces cycles restent en état d ébauche. Tous les cycles en état d ébauche doivent être corrigés et transmis. Les cycles en état d ébauche paraîtront dans le rapport sur les dossiers incomplets de votre organisme pour la période du cycle concerné. 40

41 CARTR Plus Introduction à la saisie des données AIDE 41

42 Aide au niveau des champs L aide au niveau des champs s applique aussi à chaque élément de données du système de CARTR. 1. Cliquez sur l étiquette du champ pour afficher l aide sur ce champ. Vous remarquerez que votre curseur se transformera en un point d interrogation quand il sera sur cette étiquette. 2. Une fenêtre du navigateur s affichera pour présenter tous les champs (nom du champ et description) qui s appliquent à cette page. 42

43 Aide au niveau de la page L aide au niveau de la page s applique à tous les écrans de saisie des données du cycle. Cliquez sur l icône d aide qui se trouve dans le coin supérieur droit de l onglet de saisie des données du cycle. Un écran présentant les options d aide s affichera. 43

44 Coordonnées du CARTR Plus Coordonnées du CARTR Plus Problèmes liés au réseau, à la connectivité ou à l ouverture d une session : Formation : mkotuba@bornontario.ca Production : helpdesk@bornontario.ca Questions sur la saisie des données, la définition d éléments de données ou problèmes de scénario clinique dans le CARTR Plus : Moya Johnson, mojohnson@bornontario.ca Téléchargement de lots dans le CARTR Plus : 44 Marlene Elliott, melliott@bornontario.ca

45 Questions? 45