Procédure. Page 1 sur 5. 3 (minimum) à 5 (maximum) lettres de recommandation sont exigées pour chaque poste 1.

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1 Télécharger une lettre de recommandation (Postes à pourvoir en septembre 2017) Deadline pour déposer une lettre de recommandation : lundi 28 novembre 2016 à H màj 10 oct (minimum) à 5 (maximum) lettres de recommandation sont exigées pour chaque poste 1. Ces lettres doivent émaner de personnalités scientifiques de renommée internationale, non-membres de l UCL. - Elles seront téléchargées directement par chaque référent e (dans un format pdf ou Word) selon la procédure décrite ci-dessous. - La date limite pour télécharger une lettre de recommandation est fixée au lundi 28 novembre 2016 à H. Procédure 1 ère étape (candidat e) : Accusé de réception de la candidature Une fois la candidature téléchargée, le ou la candidat e reçoit un accusé de réception automatique dans lequel est renseigné un [lien] vers l application «lettre de recommandation» : Madame, Monsieur, Nous accusons réception de votre candidature et vous remercions de l intérêt que vous manifestez à l égard de notre université. Afin de compléter votre candidature, vous devez impérativement demander à 3 (minimum) 5 (maximum) personnalités reconnues, de nous faire parvenir chacune une lettre de recommandations. Nous vous demandons de contacter ces personnalités par l intermédiaire de notre application en ligne : [lien] vers l application «lettre de recommandation». Des explications et FAQ à propos de cette application ont été placées sur notre site : S'il est complet, votre dossier sera examiné attentivement par une commission de sélection chargée de constituer une présélection. Si votre profil correspond au poste, la commission prendra contact avec vous dans les meilleurs délais, afin de vous rencontrer. Dans le cas contraire, vous recevrez un courriel vous informant qu au terme de cette première sélection, la commission n a pas retenu votre candidature. Recevez, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées. Christine Marcq Assistante de la Vice-rectrice à la politique du personnel de l UCL UCL/CRCT Place de l Université 1 Bte L B-1348 Louvain-la-Neuve (Belgique) Tél. : +32 (0) Si un e candidat e postule plusieurs postes, 3 à 5 demandes de lettre doivent être introduites pour chacun des postes pour lesquels il ou elle dépose une candidature. Ces lettres peuvent être demandées auprès des mêmes référent e s. Il faudra toutefois veiller à ce que ces référent e s reçoivent autant de demandes qu il y a de postes pour lesquels leur intervention est sollicitée. Page 1 sur 5

2 2 e étape (candidat e) : Identification et connexion Le ou la candidat e clique sur ce [lien] et arrive sur l applicatif. Il ou elle s identifie et se connecte avec ses adresse * et *Password, déjà créés pour postuler en ligne : 1 er écran 2 e écran 3 étape (candidat e) : Données sur les personnes de référence Le ou la candidat e complète les champs avec les informations sur ses référent e s (le champ *Poste faisant l objet d une candidature se complète automatiquement) : * , *Nom, *Prénom, *Institution, *Fonction, et précise sa demande dans la rubrique «*Contenu du mail qui sera envoyé à la personne de référence» : Rem. : Vous pouvez introduire les données de vos 3 à 5 référents à la suite les unes des autres, et cliquer ensuite sur «Enregistrer», une fois vos 3 à 5 référent e s encodé e s. Questions? Envoyer un courriel à gestion-recrutement-academique@uclouvain.be Page 2 sur 5

3 Exemple : Christine Marcq demande à 1) Clara BRUBRU et 2) Barak OBAMA, de la recommander : Après avoir cliqué sur «Enregistrer», un message en rouge indique «Lettre de recommandation en attente» Questions? Envoyer un courriel à gestion-recrutement-academique@uclouvain.be Page 3 sur 5

4 4 e étape (référent e) : le ou la référent e reçoit ce courriel avec le lien vers [Envoi de recommandation]. De : <gestion-recrutement@uclouvain.be> Date : 6 octobre 2016 à 18:06 Objet : Recommandation de Clara Brubru pour soutenir la candidature de Christine Marcq au poste académique ouvert à l UCL : Poste test : ne pas publier 21 sept 2016 À : clarabrubru87@gmail.com Chère Professeure, Puis-je vous demander de recommander ma candidature à un poste académique vacant à l'ucl? D'avance je vous remercie. Christine Marcq Poste pour lequel le/la candidat-e postule: Poste test : ne pas publier 21 sept 2016 Veuillez suivre le lien suivant afin d'envoyer votre lettre de recommandation: Envoi de recommandation This is an automatically generated , please do not reply. Ceci est un message automatique, veuillez ne pas répondre. 4.1 En cliquant sur le lien Envoi de recommandation, le ou la référent e arrive dans cette fenêtre : UCL Télécharger une lettre de recommandation pour Christine Marcq Poste académique UCL : Poste test : ne pas publier 21 sept 2016 Ajouter une lettre de recommandation Formats de fichiers acceptés: pdf, doc, docx, zip, rar. Enregistrer qui lui permet de : 1) «Ajouter une lettre de recommandation» (au format pdf, doc, docx, zip, rar). 2) «Enregistrer» (ne pas oublier!) 4.2 Le ou la référent e est automatiquement informé e que sa lettre de recommandation a bien été téléchargée : UCL Lettre de recommandation mise à jour avec succès! Une lettre de recommandation a été téléchargée pour Christine Marcq Poste académique UCL : Poste test : ne pas publier 21 sept 2016 Lettre (Téléchargée le 10/06/2016 à 18:13:49 ) Si vous rencontrez le moindre souci avec cet outil veuillez contacter caroline.englebienne@uclouvain.be 4.3 Le ou la candidate est informé e qu une lettre de recommandation a été téléchargée dans son dossier, par un courriel automatique : Questions? Envoyer un courriel à gestion-recrutement-academique@uclouvain.be Page 4 sur 5

5 4.4 En cliquant sur le lien renseigné dans le mail, le ou la candidat e peut vérifier que la lettre de recommandation a bien été téléchargée, via ces différentes étapes : Le message rouge «Lettre de recommandation en attente» est devenu : «Lettre de recommandation reçue» Si souci de type «un e référent e n a rien reçu» : lui demander de vérifier dans ses SPAMS ; le mail peut lui être renvoyé une 2 e fois Date limite pour demander les lettres : le 28 novembre 2016 à 11h59. Ne tardez pas! Questions? Envoyer un courriel à gestion-recrutement-academique@uclouvain.be Page 5 sur 5