D.S.A. Dossier-Suivi/Agenda. Module Don - Bosco Manuel de l utilisateur

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1 D.S.A. Dossier-Suivi/Agenda Module Don - Bosco Manuel de l utilisateur 2016 TOUS DROITS RÉSERVÉS MICRONOMIE INC. 1

2 TABLE DES MATIERES 1 SOMMAIRE GESTION DES DOSSIERS Dossier Missionnaire (Catégorie «MS») Onglet 1-Dossier Onglet 2-Suivi Onglet 6-Sujet Dossier Donateur (Catégorie «DN») Onglet 1-Dossier Onglet 2-Suivi Onglet 6-Sujet Dossier Variables Onglet 1-Dossier Onglet 6-Sujet SUIVI D'UN DOSSIER DON Étape 1, Complété = Non (Reçu Non imprimé) Code d Abréviations des Activités Étape 2, Complété = Oui (Reçu imprimé) ÉCRAN DU MODULE ÉCRAN IMPRIMER LES REÇU D'IMPÔT RAPPORT AGENDA DES DONS Rapport «Agenda des Dons Complété = Non» Rapport «Agenda des Dons Complétés = Oui» SUPPRIMER DES DOSSIERS CONFIGURATION DU MODULE Écran Variable Système Onglet Module Ajout d un Utilisateur Nouveau Dossier Nouvel Utilisateur POUR PLUS D INFORMATION ANNEXE 1 REÇUS D IMPÔT (FEUILLE 8.5 X 14)

3 1 SOMMAIRE Ce document est un «Manuel de l utilisateur» pour le module «DSAV Don-Bosco. Le module permet de gérer les Dons : - les Dons avec reçu d'impôt non imprimé (Suivi Complété = N non-coché) - les Dons avec reçu d'impôt imprimé (Suivi Complété = O coché) 3

4 2 GESTION DES DOSSIERS 2.1 Dossier Missionnaire (Catégorie «MS») Onglet 1-Dossier Onglet 2-Suivi 4

5 2.1.3 Onglet 6-Sujet GROUPE SUJET NOTE 5

6 2.2 Dossier Donateur (Catégorie «DN») Onglet 1-Dossier Divers : NS (Non Sollicitation). Si vous marquez «NS» (Non Sollicitation) dans le champ «Divers», l étiquette de reçu d impôt no 4 qui es t la copie du missionnaire ne contiendra pas l adresse du donateur pour éviter la sollicitation Onglet 2-Suivi 6

7 2.2.3 Onglet 6-Sujet GROUPE SUJET NOTE Région: H3L 2Y2 Code postal du dossier D: LEBEJE No DSA du Destinataire (Missionnaire) Date 1er Don...: Date du 1 er don Date Dern. Don.: Date du dernier don Mont. Dern. Don: 50 Montant du dernier don Montant à Date.: 50 Montant à Date Montant en 2000 : 50 Montant pour l année

8 2.3 Dossier Variables Onglet 1-Dossier Le Dossier «Variables» permet de gérer certaines variables avec l onglet «5-Sujet» Catégorie : Nom : No DSA : DO (Dossier) Variables VARIABLE 8

9 2.3.2 Onglet 6-Sujet GROUPE SUJET NOTE Prochain No Reçu : Contient le prochain no de reçu d impôt Directeur : Prénom Nom Nom du Directeur pour les reçus d impôt 9

10 3 SUIVI D'UN DOSSIER DON 3.1 Étape 1, Complété = Non (Reçu Non imprimé) No DSA = Numéro DSA du Donateur C = Non coché pour Complété = Non, tant que le reçu d'impôt n'est pas imprimé) D. DÉBUT = date du don ACTIVITE = /NR Chèque no 123 ( deviendra le no de reçu NOTE = Description détaillée du don MONTANT = $ le montant du don (c est le champ Autre3 personnalisé) EMETTEUR = DON (permet l'agenda par Émetteur = DON) DESTINAT = MISSION1 (à qui est destiné le don, Missionnaire, Projet R = 5 (Résultat 5 = Type de don) 3.2 Code d Abréviations des Activités Dans la gestion des «Codes», vous pouvez ajouter des «Codes d Abréviations» pour les Activités : TYPE DE CODE : AC (Activité) CODE DESCRIPTION 5 Entrez le code «D» dans l Activité du Suivi. Faites TAB. Le code «D» sera remplacé par : Activité = /NR (deviendra le No de Reçu) Émetteur = CHARITE Destinataire = DON Résultat = 5 10

11 3.3 Étape 2, Complété = Oui (Reçu imprimé) No DSA = Numéro DSA du Donateur C = Coché pour Complété = Oui, reçu d'impôt imprimé D. DÉBUT = date du don ACTIVITE = /NR Chèque no 123 ( est le no de reçu) NOTE = Description détaillée du don MONTANT = $ le montant du don EMETTEUR = DON (permet l'agenda par Émetteur = DON) DESTINAT = MISSION1 (à qui est destiné le don, Missionnaire, Projet R = 5 (Résultat 5 = Type de don) 11

12 4 ÉCRAN DU MODULE L écran OUVRIR affiche des écrans du DSA dans le premier bloc. Dans le second bloc, on retrouve les menus spécifiques à Don-Bosco : Le Rapport des Reçus d Impôt Le Rapport des Adresse des Donateurs Supprimer des Dossiers 12

13 5 ÉCRAN IMPRIMER LES REÇU D'IMPÔT Description des champs : No DSA Entrer un Numéro DSA pur un seul reçu d impôt ou ne rien mettre pour imprimer tous les reçus d impôt Date Début Date de début : par défaut la date du lundi de la semaine en cours est inscrite Date Fin Date de fin : par défaut la date du vendredi de la semaine en cours est inscrite Complété Non pour les reçus à imprimer, Oui pour un reçu déjà imprimé Résultat = 5 Normalement pour les Résultats = 5 Montant cumulatif en L année pour le cumul : par défaut l année en cours Divers : NS (Non Sollicitation). Si vous marquez «NS» (Non Sollicitation) dans le champ «Divers» de l onglet Description, l étiquette de reçu d impôt no 4 qui es t la copie du missionnaire ne contiendra pas l adresse du donateur pour éviter la sollicitation. 13

14 6 RAPPORT AGENDA DES DONS Il s agit de l écran du rapport «H-Agenda» standard du DSA. Voir le «DSAV Manuel de l Utilisateur». Voici les paramètres typiques pour le module «Don-Bosco» : Agenda Par : Destinataire : Date Du : Date Au : Complété : Résultat : Destinataire (rien) (Lundi) (Vendredi) Oui (Reçu d impôt imprimé) 5 (Type de Don) Options Référence : Oui = Noms, Adresses, Téléphones Sommaire seul : Oui = Sous-totaux seulement 14

15 6.1 Rapport «Agenda des Dons Complété = Non» (par Destinataire, Complété = N, Emetteur = DON) 6.2 Rapport «Agenda des Dons Complétés = Oui» par Destinataire, Complété = O, Emetteur = DON) 15

16 7 SUPPRIMER DES DOSSIERS Cet écran permet de supprimer, selon la catégorie, des Dossiers (Description, Suivis, Téléphones, Adresses, Sujets, Documents) au complet qui n ont pas eu de Suivis depuis une date donnée. Il permet aussi de supprimer des suivis plus vieux qu une date donnée. IMPORTANT : Il est très important de faire une copie de sécurité avant de supprimer des Dossiers. 1. Supprimer les Dossiers (Description, Suivis, Téléphones, Adresses, Sujets, Documents) a. Choisir la catégorie, ex : DN (Donateur) b. Choisir la date depuis quand il n y a pas de Suivi : (exemple) c. Cliquer sur «J ai fait une copie de sécurité avant de faire cette opération» pour activer le bouton «Supprimer» d. Cliquer sur le bouton «Supprimer» Note : Il est possible de rappeler un Dossier supprimé avant qu une épuration soit faite. Voir le Manuel du DSA. 2. Supprimer les Suivis seulement a. Choisir la catégorie, ex : DN (Donateur) b Choisir la date avant laquelle il faut supprimer les Suivis: (exemple) c. Cliquer sur «J ai fait une copie de sécurité avant de faire cette opération» pour activer le bouton «Supprimer» d. Cliquer sur le bouton «Supprimer» Note : Il est possible de rappeler un Suivi supprimé avant qu une épuration soit faite. Voir le Manuel du DSA. Il est suggéré de faire une épuration des fichiers après une suppression : a. Fermer l écran du DSA b. Cliquer sur Menu Outil, Bases de Données c. Cliquer sur les doubles flèches vers la droite pour sélectionner toutes les tables d. Cocher «Compacter» e. Cliquer sur OK 16

17 8 CONFIGURATION DU MODULE 8.1 Écran Variable Système Onglet Module Pour activer le module Don-Bosco, il faut ouvrir l écran Variables Système, cliquer sur l onglet Module et cocher Module 09 : Don-Bosco 8.2 Ajout d un Utilisateur Il y a deux étapes pour créer un nouvel utilisateur. Premièrement il faut le créer dans le DSA puis l ajouter aux Utilisateurs du DSA Nouveau Dossier Pour ajouter un nouvel utilisateur, il faut lui créer un dossier dans DSA comme on crée un dossier pour un donateur, sauf qu il est recommandé de lui mettre la catégorie EM pour Employé. Ouvrir le DSA, cliquer sur NOUVEAU et compléter les données du nouvel utilisateur. 17

18 8.2.2 Nouvel Utilisateur Cliquer sur le menu OUTILS et choisir LISTE D UTILISATEURS pour ouvrir la fenêtre suivante : Cliquez sur NOUVEAU Entrer son No DSA comme Code Utilisateur Lui assigner un mot de passe qu il pourra changer par la suite Accorder un niveau d accès de 80. Le niveau 1 est réservé à l administrateur Entrer son nom (Prénom Nom) au complet, ce dernier apparaitra dans les dossiers lorsqu il fera des modifications ou créera des nouveau dossiers. 18

19 9 POUR PLUS D INFORMATION Vous trouverez d autres informations sur le DSA dans les documents suivants : (Vous pouvez cliquez sur les liens Internet pour afficher le document.) «DSAV, Sommaire» «DSAV, Manuel de l usager» «DSAV, Tutoriel» «DSAV, Comment gérer les ventes» (ce document) «DSAV, Module Projet Avantage» «DSAV, Module Comptabilité Avantage» «DSAV, Module Comptabilité Simple Comptable» «DSAV, Module Comptabilité GLOBAL de LCM» «DSAV, Module Gestion des Équipements» «DSAV, Module Gestion des Appels de Services». Pour plus d information, veuillez consulter : MICRONOMIE INC., TÉLÉPHONE (514) info@micronomie.com WEB : Documentation : 19

20 ANNEXE 1 REÇUS D IMPÔT (FEUILLE 8.5 X 14) 20