DSAV Dossier-Suivi/Agenda Visuel

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1 DSAV Dossier-Suivi/Agenda Visuel COMMENT S ORGANISER POUR GERER LES VENTES 2012 TOUS DROITS RÉSERVÉS MICRONOMIE INC.

2 TABLE DES MATIERES 1. INTRODUCTION DESCRIPTION DES ACTIVITES DE VENTES POTENTIELS : PROSPECTS : RENCONTRES DE PRESENTATION : OFFRES DE SERVICE : ENTENTES DE SERVICE : SUPPORTS APRES-VENTE : ORGANISATION ET ADMINISTRATION : PLAN DE VENTE SOMMAIRE LISTE DES PRODUITS/CLIENTS/PROSPECTS RAPPORT DES ACTIVITES DE VENTES LOGICIEL DOSSIER-SUIVI/AGENDA SOMMAIRE L'ÉCRAN DU DSA INSCRIPTION D'UN DOSSIER SUIVI DU DOSSIER AGENDA DU VENDEUR (Destinataire) AGENDA DES OFFRES DE SERVICES (Émetteur) TÉLÉPHONE ADRESSE SUJET DOCUMENT MODIFICATION SUIVI ET NOTE FACTURE Facture (en Rouge si le solde est Positif) Statistiques de Ventes ÉCRAN FACTURE Liste Fiche Items de Facture Imprimer Facture Afficher % Profit, Totaux RAPPORT FICHE D UN DOSSIER RAPPORT AGENDA PAR VENDEUR RAPPORT AGENDA DES OFFRES NON COMPLÉTÉES RAPPORT DOSSIERS PAR SUJETS EXEMPLE DE RÉFÉRENCES D UN CLUB DE VENDEURS LES AVANTAGES DE L INFORMATIQUE POUR LE VENDEUR POUR LE DIRECTEUR DES VENTES POUR L ENTREPRISE PLUS D INFORMATION...36 MICRONOMIE INC. 2

3 1. INTRODUCTION Dans ce document, nous allons voir comment s organiser et utiliser l ordinateur comme OUTIL DE GESTION DES VENTES. Pour ce faire, nous prendrons le cas typique d une compagnie qui commence à utiliser le logiciel DOSSIER-SUIVI/AGENDA (DSA), un logiciel de suivi de dossiers. Rappelons en premier que le plus important dans un système de ventes demeure les CLIENTS et les VENDEURS. L ordinateur et ses logiciels ne sont que des outils que les utilisateurs doivent apprivoiser pour améliorer leur travail et leur efficacité. Nous définissons en premier lieu des ACTIVITES DE VENTES. Nous faisons ensuite un «PLAN DE VENTE» qui définit les éléments suivants : SOMMAIRE DES PRODUITS/CLIENTS/PROSPECTS RAPPORT DES ACTIVITES DE VENTES La troisième étape est de décrire certains ECRANS et RAPPORTS du logiciel DOSSIER- SUIVI/AGENDA : INSCRIPTION D UN DOSSIER SUIVI DU DOSSIER AGENDA DES VENDEURS (DESTINATAIRE) AGENDA DES OFFRES DE SERVICES (EMETTEUR) RAPPORT D UN DOSSIER RAPPORT D AGENDA DES VENDEURS (DESTINATAIRE) RAPPORT D AGENDA DES OFFRES DE SERVICES (EMETTEUR) RAPPORT DOSSIERS PAR SUJET EXEMPLE DE REFERENCES D UN CLUB DE VENDEURS En guise de conclusion, nous examinons les AVANTAGES QU OFFRE LE LOGICIEL DOSSIER-SUIVI/AGENDA pour les VENDEURS, DIRECTEURS DE VENTES DIRECTION DE L ENTREPRISE MICRONOMIE INC. 3

4 2. DESCRIPTION DES ACTIVITES DE VENTES Si l on examine le cheminement critique d une vente typique pour identifier les ACTIVITES (ETAPES) mesurables, on peut le décrire ainsi : 2.1 POTENTIELS : Le vendeur établit une liste de PERSONNES ou ENTREPRISES POTENTIELLES d être intéressées par ses PRODUITS. Il choisit des moyens pour se faire connaître à ces personnes : Annonces, Publipostages, Téléphones, etc. [L objectif est de faire en sorte que le client POTENTIEL COMMUNIQUE avec le vendeur. (R=12)] 2.2 PROSPECTS : Lorsque le vendeur entre en contact avec des personnes et que celles-ci se montrent intéressées à son produit, ces dernières deviennent des PROSPECTS. Il peut alors QUALIFIER ces personnes pour sélectionner celles qui sont plus susceptibles d investir dans ses services. [L objectif est d obtenir une RENCONTRE de présentation. (R=23)] 2.3 RENCONTRES DE PRESENTATION : Une ou des rencontres aura lieu entre le vendeur et le prospect. Il faut ici que le vendeur optimise l utilisation de son temps et de celui de l acheteur potentiel. [L objectif est de FAIRE LA VENTE. (R=34)] 2.4 OFFRES DE SERVICE : Une offre de service formelle est faite. Un document d ENTENTE peut être signé. Il arrive souvent qu un délai soit requis entre la remise de l offre et l ACCEPTATION par le client. [L objectif est d obtenir L APPROBATION du client ou une échéance sur la décision d achat.(r=45)] MICRONOMIE INC. 4

5 2.5 ENTENTES DE SERVICE : Lorsque qu une Offre de service est acceptée, elle devient une ENTENTE de service, un CONTRAT. Ce dernier doit être clair et concis pour que les parties impliquées sachent à quoi s en tenir. [L objectif est de BIEN DECRIRE LES CONDITIONS de vente, les produits et services, la livraison, le paiement, les garanties, etc.(r=56)] 2.6 SUPPORTS APRES-VENTE : Le support après vente est souvent très important pour la SATISFACTION du client et sa FIDÉLISATION au fournisseur. Un CLIENT est votre meilleur PROSPECT pour d autres VENTES. [L objectif est la QUALITÉ, SATISFACTION et FIDÉLISATION du client. Il faut aussi identifier d autres BESOINS du CLIENT, d autres RÉFÉRENCES de PROSPECTS. (R=65)] 2.7 ORGANISATION ET ADMINISTRATION : Nous mettons cette activité en dernier. Nous voulons ainsi insister sur les ACTIVITÉS DE VENTES. L Organisation est très importante et nécessaire. Elle servira à toutes les autres étapes de la VENTE. [L objectif est l EFFICACITÉ (accomplir beaucoup dans un temps minimum) et l EFFICIENCE (faire les bonnes choses au bon moment). (R=78)] Chaque entreprise peut identifier les ÉTAPES qui lui conviennent le mieux. Nous utiliserons ce standard pour l exemple qui suit. MICRONOMIE INC. 5

6 3. PLAN DE VENTE 3.1 SOMMAIRE Nommons notre entreprise typique «Bureautique ABC». Toute ressemblance avec une entreprise existante est FORT PROBABLE... Il s agit d une entreprise qui existe depuis plus de 15 ans et a obtenu beaucoup de succès en affaire. Elle se spécialise en vente de mobiliers de bureau, de photocopieurs, de fax et d équipements informatiques. Chaque secteur est couvert par deux (2) ou plusieurs vendeurs. Les vendeurs décident de mieux s organiser pour profiter du potentiel de la clientèle existante : les CLIENTS d un PRODUIT (ex. Mobilier) sont des PROSPECTS pour les AUTRES PRODUITS (ex. Fax) et ainsi de suite. De plus l entreprise décide de vendre le logiciel DOSSIER-SUIVI/AGENDA qui répond à un besoin de sa clientèle typique. La stratégie suivante est élaborée sur une période de 1 an : 1) Que tous les VENDEURS utilisent le logiciel DOSSIER-SUIVI/AGENDA pour CONTROLER leurs ACTIVITES de VENTES et mieux CONNAITRE le nouveau produit ; 2) Contacter tous les CLIENTS EXISTANTS pour leur parler du NOUVEAU PRODUIT : invitation à un SEMINAIRE, VISITE ou BROCHURE d information ; 3) Profiter des contacts pour RENOUVELER les VENTES de produits déjà UTILISÉS par le client, offrir les AUTRES PRODUITS ET SERVICES de l entreprise et particulièrement le nouveau logiciel DOSSIER-SUIVI/AGENDA. 4) Établir une politique de CONTROLE HEBDOMADAIRE des ACTIVITÉS de VENTES avec comme récompense un VOYAGE de deux semaines pour deux (2) personnes au MEILLEUR VENDEUR. 3.2 LISTE DES PRODUITS/CLIENTS/PROSPECTS Le tableau 1 présente le «SOMMAIRE DES PRODUITS/CLIENTS/PROSPECTS que pourrait faire notre compagnie. Les CLIENTS actuels se divisent en 1500 pour le secteur du Mobilier, 500 pour le Photocopieur, 250 pour le Fax et 100 pour l Informatique. Le tableau donne une estimation des PROSPECTS pour chaque produit. Il estime aussi les POTENTIELS. MICRONOMIE INC. 6

7 TABLEAU 1. SOMMAIRE DES PRODUITS/CLIENTS/PROSPECTS PRODUITS CLIENTS PROSPECTS POTENTIELS MOBILIER PHOTOCOPIEUR FAX INFORMATIQUE DEFINITIONS : CLIENT : Entreprise ou personne à qui nous avons déjà vendu pour plus de $1000. sujet : Client-Mobilier PROSPECT : Entreprise ou personne que nous avons déjà contactée et qui semble intéressée par un produit. Un Client-Mobilier peut être un Prospect-Photocopieur sujet : Prospect-Fax POTENTIEL: Entreprise ou personne qui pourrait être intéressée par nos produits mais que nous n avons pas encore contactée. sujet : Potentiel-Photocopieur Potentiel-DSA MICRONOMIE INC. 7

8 3.3 RAPPORT DES ACTIVITES DE VENTES Le tableau 2 présente un formulaire de contrôle hebdomadaire des ACTIVITES DE VENTES. Nos sept (7) ACTIVITES standard y sont mesurées par les colonnes OBJECTIFS, REELS et ECARTS. Il faut voir ce rapport comme un moyen de MOTIVATION et d ORGANISATION important pour suivre l évolution des VENTES au fur et à mesure. Il faut porter une attention spéciale a l activité «5. ENTENTE DE SERVICE». Elle est la clef de la REUSSITE du vendeur et de l entreprise... Par contre, n oublions pas que les POTENTIELS d HIER sont les PROSPECTS d AUJOURD HUI et les CLIENTS de DEMAIN. TABLEAU 2. FORMULAIRE DES ACTIVITES DE VENTES ETAPES ACTIVITÉS OBJECTIFS REELS ECARTS 1 Potentiel (liste, publicité, fax, téléphone) 2 Prospect (téléphone, fax, lettre) 3 Rencontre de vente (visite de, à) 4 Offre de service (Soumission, Proposition) 5 $50,000 4 $40, $10,000 5 Entente de service (Contrat, Commande) 3 $25,000 4 $30, $5,000 6 Support après-vente (Entente de support, Entretien) 2 $1,000 3 $1, $500 7 Organisation, administration (plan, réunions, rapports..) MICRONOMIE INC. 8

9 4. LOGICIEL DOSSIER-SUIVI/AGENDA 4.1 SOMMAIRE Tout ça c est bien beau, mais COMMENT S ORGANISER POUR ne pas SE PERDRE dans les tâches ADMINISTRATIVES et les activités NON PRODUCTIVES. Nous sommes à l'ère de l'informatique. L ordinateur doit nous servir. Le logiciel DOSSIER-SUIVI/AGENDA sera l outil permanent des employés de la firme. Il permettra entre autre de gérer les : Dossiers de CLIENTS, PROSPECTS, POTENTIELS, VENDEURS, FOURNISSEURS (Noms, Adresses, Téléphones, Suivis) SUJETS d INTÉRÊTS (Client-Mobilier-0008, Prospect-Fax-0008, Région Laval, etc.) SUIVIS de DOSSIERS/PERSONNES (Potentiels, Prospects, Clients, Employés, Fournisseurs) AGENDA DES VENDEURS (DESTINATAIRE) (Dates, Compagnies, Contacts, Téléphones, Adresses, Activités, Montants) AGENDA DES OFFRES (EMETTEURS) (1.Potentiels, 2.Prospects, 3.Rencontres, 4.Offres, 5.Ententes, 6.Supports, 7.Organisation) RAPPORTS d ACTIVITÉS de VENTES AVEC NOMBRES ET TOTAUX (suivi Complété = Oui, Non, Tous) (par Vendeur, par offre, par Période de temps) DOCUMENTS de FAX, de LETTRES PERSONNALISÉES, de FORMULAIRES, etc. (Présentations de produits - Offres de services) (Entente de services - Bons de commande clients et fournisseurs) IMPRESSION d ÉTIQUETTES et d ENVELOPPES (pour une PERSONNE, un GROUPE, un SUJET) IMPRESSION de LISTES téléphoniques et d adresses (pour une PERSONNE, un GROUPE, un SUJET) BOTTIN TÉLÉPHONIQUE à l écran avec SIGNALEMENT automatique. ET BIEN D AUTRES... MICRONOMIE INC. 9

10 4.2 L'ÉCRAN DU DSA L'écran DSAV regroupe l information sur le contact. Elle se divise en 13 parties : 1. Ligne de Titre DSA Nom de compagnie, utilisateur 2. Menu : Fichier, Modifier Barre de contrôle : Nouveau, Duplique Barre de calendriers: Date, Calendriers 5. Fenêtre Ouvrir: DSAV, Type/Code 6. Barre d'action: Modifier suivi, Téléphoner 7. Barre Fiche/Liste: Onglets Fiche, Liste 8. Zone d options : Agenda de, Complété 9. Zone de référence : Compagnie, Nom, Dossier Barre d écran : 1-Agenda, 2-Dossier Écran de travail : Dossier, Suivis Barre de statut: informations sur le dossier 13. Contrôles zone de Travail: Nouveau, Duplique... MICRONOMIE INC. 10

11 4.3 INSCRIPTION D'UN DOSSIER La zone de référence regroupe les principaux champs qui identifient le dossier : Catégorie, Responsable, Compagnie, Titre, Nom, Prénom, Source, Dossier (numéro de), Numéro de comptabilité, Adresse, Téléphones (2), Courriel. L écran 1.Description, présente les autres champs qui décrivent un dossier : Langue, Sexe, Salutation, Classe, Statut, Divers, Profession, Mémo, Sécurité, Dates de Début, Fin, Naissance, Modifiables (9) et Notes. Le champ Catégorie (de dossier) permet entre autre de regrouper les DOSSIER par CLIENTS (CL), PROSPECTS (PR), POTENTIELS (PO), EMPLOYES (EM), FOURNISSEURS (FO), DOSSIERS (DO), PROJETS (PJ), DIVERS (DI), etc. Le champ Responsable contient le nom du Vendeur affecté à ce dossier. Le champ Source rappelle d où est venue cette personne : Publicité, Référence, Télémarketing, Pages Jaunes, Publipostage, etc.. Comme vous pouvez le constater, cet écran contient beaucoup d information UTILE au VENDEUR, au DIRECTEUR DE VENTE ou à tout EMPLOYÉ. MICRONOMIE INC. 11

12 Pour entrer plus de 2 numéros de TELEPHONES, cliquez sur l'onglet 3-TÉLÉPHONE On peut spécifier le type de téléphone: TRAVAIL (TRA), FAX (FAX), CELLULAIRE (CEL), RESIDENCE (RES), etc. Pour entrer plus d'une ADRESSE, cliquez sur l'onglet 4-ADRESSE. On peut spécifier le type d'adresse: TRAVAIL (TRA), RESIDENCE (RES), LIVRAISON (LIV), FACTURATION (FAC), etc. Les SUJETS sont particulièrement importants. Ils permettent de RECHERCHER ou REGROUPER les DOSSIERS par GROUPES, SUJETS, DESCRIPTEURS ou MOTS- CLEFS, etc. Le DSA suggère des sujets qui reviennent le plus tel le site Web. Dans notre exemple, il pourrait y avoir :.WEB : Échéance : support DSA DSA : client version 7.0 MICRONOMIE INC. 12

13 4.4 SUIVI DU DOSSIER La Figure 3 «SUIVI D UN DOSSIER» présente l ÉCRAN SUIVI. La zone de référence identifie le dossier : Catégorie, Responsable, Compagnie, Titre, Nom, Prénom, Source, Dossier, Adresse, Téléphone, Complété (Non). La Zone de Travail contient les SUIVIS: Le champ No DSA contient le Numéro DSA de ce dossier Le champ C (Complété) permet de connaître si l activité est Complétée : Non lorsqu'elle n'est pas crochetée Oui lorsqu'elle est crochetée. Le NON représente les activités qui restent à faire. Le OUI représente un historique des activités qui sont faites. Le champ Priorité contient une priorité lorsqu'il n'y a pas de date de début Le champ D_Début contient la DATE DE RAPPEL de l ACTIVITÉ. Le champ D_Fin contient la DATE DE FIN de l ACTIVITÉ. (ce champ n'est pas encore utilisé) MICRONOMIE INC. 13

14 Le champ Activité décrit l activité. Il peut y avoir jusqu à 225 caractères de texte. Nous suggérons d y inscrire l essentiel du suivi : Offre no 00134, $ Téléphone à, réponse vendredi DSA-4 utilisateurs, réseau 4 utilisateurs Formation 4 heures $295 Total vente $590. Il faut ici un compromis entre une description sommaire et une activité mesurable de VENTE : TÉLÉPHONER à UN PROSPECT (R=2) pour OBTENIR UNE RENCONTRE (R=3). Le champ Note peut contenir une note avec un nombre illimité de texte. Le champ Émetteur contient le CODE de la personne qui à EMIS L ACTIVITÉ. Il peut s agir du VENDEUR, de son DIRECTEUR DE VENTE, d une SECRETAIRE, d une fonction de l entreprise comme OFFRE DE SERVICE, etc. Il est possible d obtenir L AGENDA PAR EMETTEUR (OFFRE). Le champ Destinataire contient le CODE de la personne à qui est DESTINÉE l activité : le VENDEUR. Il est possible d obtenir L AGENDA PAR DESTINATAIRE (VENDEUR). Le champ R (Résultat) peut contenir le TYPE D ACTIVITÉ DE VENTE : 1.POTENTIEL, 2.PROSPECT, 3.RENCONTRE, 4.OFFRE, 5.ENTENTE, 6.SUPPORT, 7.ORGANISATION, ETC... Le champ S (Sécurité) contient le groupe de sécurité. Ces SUIVIS PAR DOSSIER/PERSONNE permettent d obtenir UN (1) RAPPORT ESSENTIEL au bon contrôle de nos VENTES : *** QUEL EST L HISTORIQUE DU DOSSIER *** LA LISTE DES SUIVIS COMPLÉTÉS = TOUS (OUI ET NON), PAR DOSSIER ET PAR DATE. MICRONOMIE INC. 14

15 4.5 AGENDA DU VENDEUR (Destinataire) L AGENDA DU VENDEUR se présente à la Figure 4. La zone d option identifie l AGENDA DE et en donne le No DSA, Prénom, Nom et Compagnie. L option Complété peut-être NON, OUI, TOUS (Non et Oui). L option Période peut être : Jour, Semaine, Mois, 6-Mois, Année, Tout, A0, A1, A2... B0, B1, B2, B3...C0, C1, C2, C3... (jusqu à) Z7,Z8,Z9. L option Agenda Par peut être par DESINATAIRE, EMETTEUR, ÉMETTEUR/DESTINATAIRE ou TOUS. L option Activité peut être laissé à blanc ou entrer un mot pour n afficher que les activité débutant par ce mot. L option Résultat vide affiche tous les Résultats ou entrer un Résultat pour n afficher que ceuxci. La zone de référence présente un sommaire du dossier actif dans l AGENDA : Catégorie, Compagnie, Titre, Nom, Prénom, Source, Dossier (numéro de), Adresse, Téléphone (3). MICRONOMIE INC. 15

16 La Zone de Travail partie regroupe les SUIVIS qui correspondent aux options de l AGENDA. Chaque SUIVI comprend No. DSA, Complété, Priorité, Date Début, Date Fin, Jour, Activité, Note, Émetteur, Destinataire, R (Résultat), S (Sécurité). Il s agit des mêmes champs que ceux de l écran SUIVI décrit auparavant. L AGENDA ne fait que présenter les SUIVIS par Destinataire ou par Émetteur. A partir de l écran AGENDA, vous pouvez aller directement au dossier en cliquant sur les boutons : Ces AGENDAS par DESTINATAIRE (VENDEUR) et ÉMETTEUR permettent d obtenir, avec la même information que celle des SUIVIS, DEUX (2) AUTRES RAPPORTS ESSENTIELS au bon contrôle de nos VENTES : *** QUI FAIT QUOI, QUAND, COMMENT *** L AGENDA PAR VENDEUR ET PAR DATE POUR LES SUIVIS COMPLÉTÉS = NON. *** QUI A FAIT QUOI, QUAND, COMMENT *** L AGENDA PAR VENDEUR ET PAR DATE POUR LES SUIVIS COMPLÉTES = OUI. MICRONOMIE INC. 16

17 4.6 AGENDA DES OFFRES DE SERVICES (Émetteur) MICRONOMIE INC. 17

18 4.7 TÉLÉPHONE Caractéristiques : Les Téléphones du dossier : travail (TRA), résidence (RÉS), cellulaire, (CEL), pagette (PAG), etc. Contient : Contact Pays, Région, Numéro, Extension, Type, Code, Description, Courriel, Statut, Sécurité, Date de, Mise à Jour. STATUT : Le Statut peut être «A» pour Actif ou «I» pour Inactif. Si vous le spécifiez «Statut = (A)ctif» dans vos envois massifs de courriels seul les Actifs seront choisis. Permet d éliminer les adresses des personnes qui ne veulent pas recevoir de publicité par courriel. MICRONOMIE INC. 18

19 4.8 ADRESSE Caractéristiques : Les Adresses du dossier : travail (TRA), résidence (RÉS), livraison (LIV), etc. Contient : Contact, Rue, Suite, Adresse2, Ville, Province, Pays, Code Postal, Type, Sécurité, Date de Mise à Jour. MICRONOMIE INC. 19

20 4.9 SUJET Caractéristiques : Les Sujets ou Mots-Clefs ou Descripteurs : Assurance, Manufacturier, Région, etc. Contient : Groupe, Sujet, Sécurité, Date de mise à jour. Permet de regrouper les dossiers par groupe et/ou sujet pour des rapports, de toutes sortes Il est possible de regrouper par Sujets Multiples. Contient une ou plusieurs. (Messagerie) Contient une ou plusieurs adresses.web (Site Internet) MICRONOMIE INC. 20

21 4.10 DOCUMENT Caractéristiques : Les Documents du dossier : lettres, fax, mémos, chiffriers, photos, etc. Contient : No DSA, A, De, Titre, Description Extension, Sécurité, Date du Fichier, Date de mise à jour. Permet n importe quel fichier d une application Windows : Word (doc), Excel (xls), Image (bmp), etc. Le DSA lance l application qui ouvre le document en cliquant 2 fois sur le fichier. Vous pouvez corriger un titre en cliquant 2 fois sur le titre. Lors de l ajout d un nouveau document, une fenêtre s ouvre pour que vous donniez un titre au document en commençant par la date pour permettre un meilleur classement MICRONOMIE INC. 21

22 4.11 MODIFICATION SUIVI ET NOTE Caractéristiques de «Note» : Contient du texte de longueur illimitée. Exemple : Implantation formation Louise Soulard, Comptable MICRONOMIE INC. 22

23 4.12 FACTURE Facture (en Rouge si le solde est Positif) Caractéristiques : Présente une liste des Factures du logiciel comptable «Avantage». Par ordre inverse de date. Contient : No Facture, Date, Numéro Livré à, Numéro du Client, Compagnie, Numéro de commande, Description, Vendeur, Sous Total, TPS, TVQ, Total de facture. Contient aussi : Solde de Facture, Contient aussi : Délais de Paiement (date du jour moins la date de la facture) Contient aussi : Suivi Note (champ ajouté par le DSA pour inscrire une note par facture). Permet d ouvrir l Écran Facture en double cliquant sur la Description Statistiques de Ventes Caractéristiques : Les Statistiques de ventes apparaissent dans la «Barre de Titre» des Clients. Contient : Nom du Client, le Solde dû, le Total de l Année en cours, le Total à Date du client. L onglet Facture est en ROUGE si le solde est positif. MICRONOMIE INC. 23

24 4.13 ÉCRAN FACTURE Liste Caractéristiques (section du haut): S ouvre en double-cliquant sur la Description de l onglet «Facture» de l écran DSAV. Présente une liste des Factures du logiciel comptable «Avantage». Par ordre inverse de date. Contient : Numéro de facture, Date, Numéro Livré à, Numéro du client, Numéro de Facture, Numéro de Commande, Description, Vendeur, Sous Total, TPS, TVQ, Total. Contient aussi : Solde de la facture (des Recevables.) Contient aussi : Délais de paiement (date du jour moins la date de la facture). Contient aussi : Le Statut de la soumission. Contient aussi : Suivi Note (champ ajouté par le DSA pour inscrire une note par facture). MICRONOMIE INC. 24

25 Fiche Caractéristiques (section du haut): Contient : No facture, Date de la facture, Détails de Facturé à et de Livré à, Transporteur, No de commande, No du Vendeur, Remarque, le Sous total de la commande, les taxes, Total,, Total reçu, Solde dû, et Statut pour les Soumissions Items de Facture Caractéristiques (section du bas): Contient : Numéro de Produit, Description, Quantité commandée, Quantité livrée, Prix unitaire, Total Imprimer Facture Permet d imprimer la facture avec un format Windows Afficher % Profit, Totaux Pour les administrateurs il possible d afficher les coûts et les profits bruts pour chaque item dans la section du bas MICRONOMIE INC. 25

26 4.14 RAPPORT FICHE D UN DOSSIER MICRONOMIE INC. 26

27 La figure 5 présente le RAPPORT D UNE FICHE DOSSIER/PERSONNE. Il s agit en fait ECRAN 2. DOSSIER/PERSONNE d un imprimé de toutes les informations que contient le logiciel DOSSIER-SUIVI/AGENDA sur ce dossier : ECRAN 4. TÉLÉPHONES ECRAN 5. ADRESSES ECRAN 6. SUJETS ECRAN 7. DOCUMENTS ECRAN 8. NOTES ECRAN 3. SUIVIS COMMENTAIRE. (Notes manuscrites) MICRONOMIE INC. 27

28 4.15 RAPPORT AGENDA PAR VENDEUR Un exemple de l imprimé de l AGENDA PAR VENDEUR (DESTINATAIRE) est fourni à la Figure 6. Notez que le no de TÉLÉPHONE et l ADRESSE de chaque CONTACT sont inclus. Le vendeur n a donc pas besoin d avoir un ordinateur lors de ses déplacements. Ce rapport est semblable à l ÉCRAN AGENDA PAR VENDEUR. Lorsqu on l imprime pour les «Complétés = Non», il est : L AGENDA PAR VENDEUR DES ACTIVITÉS A FAIRE. Lorsqu on l imprime pour les «Complétés = Oui», il est : LE RAPPORT D ACTIVITÉS COMPLÉTÉS PAR VENDEUR. La période de temps peut-être de une (1) ou plusieurs journées. MICRONOMIE INC. 28

29 4.16 RAPPORT AGENDA DES OFFRES NON COMPLÉTÉES MICRONOMIE INC. 29

30 4.17 RAPPORT DOSSIERS PAR SUJETS MICRONOMIE INC. 30

31 4.18 EXEMPLE DE RÉFÉRENCES D UN CLUB DE VENDEURS FIGURE 7. EXEMPLE D UN CLUB D ECHANGE DE VENDEURS MICRONOMIE INC. FICHE COMPLETE D UNE PERSONNE Date : PERSONNE/DOSSIER Numéro... : INITCL Compagnie : Club Inities Champion de Laval Nom... : Prénom... : SUIVIS C ACTIVITÉ EMET DESTINA. RAPPEL R N André Chaput ; PHILIP_R CLAUDE_R O Daniel Courtois ; DANIEL_C PHILIP_R O O Délis Jus ; MARC_T LUC_T O O Gilbert Thibert ; GILBER_T LOUISE_B N N Line Babin ; RICHAR_ JOHANE-M O Patrice Lapointe Informatissimo MICHEL_B JEAN-Y_T F N Bernard Gilles Gougoux CLAUDE_R LUC_T O Daniel Genest ; JEAN-Y_T JACINT_F O O Jacques Vandelac ; MICHEL_B JEAN-Y_T O O Jean-Yves Thibault ; JEAN-Y_T RICHAR_A N N Luc Touchette ; LUC_T JOHANE-M O Luc Touchette ; LUC_T DOMINI_B F N Richard Alary RICHAR_A LUC_T N Denise Alain ; LAUDE_R MARC_T N Gilbert Thibert ; GILBER_T MARC_T N Jean Jacques Corbeil ANDRÉ_B JEAN-Y_T N Lucie Houde DOMINI_B JEAN-P_L N M.Continelli ; RICHAR_T LUC_T LEGENDE : C COMPLÉTÉ = (N)on, (O)ui R RÉSULTAT = vente (O)ui, vente (N)on, vente (F)uture Un RAPPORT DES ECHANGES DE PROSPECTS d un CLUB DE VENDEURS est donné à la figure 7. L ACTIVITE contient le NOM ET TÉLÉPHONE DU PROSPECT. L ÉMETTEUR contient le nom du vendeur qui émet la référence. Le DESTINATAIRE contient le nom de celui qui la reçoit. La DATE DE RAPPEL est la date de la RÉUNION du groupe. MICRONOMIE INC. 31

32 Lors de l ÉMISSION, le champ C (COMPLÉTÉ) est laissé à (N)on et le champ R (RÉSULTAT) est laissé à blanc (). A chaque réunion du groupe, le responsable des références remet ce rapport : LISTE DES REFERENCES NON COMPLÉTÉS (Suivi pour le Club, Complétés = Non) A chaque réunion du groupe, les membres donnent un FEEDBACK SUR LES RÉFÉRENCES. Le champ C (COMPLÉTÉ) devient alors (O)ui et le champ R (RÉSULTAT) peut contenir : (O)ui pour vente, (N)on vente, (F)utur vente anticipée. A chaque semestre, la personne responsable des références remet les rapports suivants : LISTE DES REFERENCES EMISES PAR VENDEUR (Agenda par Émetteur, Complétés = Tous) LISTE DES REFERENCES RECUES PAR VENDEUR (Agenda par Destinataire, Complétés = Tous) SOMMAIRE DES RÉFÉFENCES ÉMISE, RECUES, RÉSULTATS PAR VENDEURS Nous voyons ainsi que le logiciel DOSSIER-SUIVI/AGENDA est tellement FLEXIBLE qu il peut s adapter facilement à différentes ACTIVITÉS DE VENTES. MICRONOMIE INC. 32

33 5. LES AVANTAGES DE L INFORMATIQUE J espère que ces exemples concrets pourront être utiles aux lecteurs. Quels sont les BÉNÉFICES QUE VOUS OFFRE LE LOGICIEL DOSSIER-SUIVI/AGENDA? 5.1 POUR LE VENDEUR AUGMENTER SES VENTES ET SA PROFITABILITÉ MIEUX ORGANISER SON TRAVAIL CONTROLER SES RESULTATS PLUS FACILEMENT MINIMISER LES PERTES DE TEMPS EN RECHERCHE D INFORMATION AMELIORER LA QUALITÉ DE SON SERVICE AUX CLIENTS PROFITER DE L OUTIL MODERNE DE GESTION QU EST L ORDINATEUR AUGMENTER L ASPECT CREATIF DE SES TACHES CONSACRER PLUS DE TEMPS AUX ACTIVITÉS PRODUCTIVES... (AJOUTEZ LES VOTRES) MICRONOMIE INC. 33

34 5.2 POUR LE DIRECTEUR DES VENTES AMELIORER L ORGANISATION DE SON DÉPARTEMENT MIEUX STRUCTURER LA FONCTION VENTE ET SES ACTIVITÉS DÉTECTER A TEMPS LES CHANGEMENTS DU MARCHÉ COORDONNER LES ACTIVITÉS DE SON ÉQUIPE DE VENTE AUGMENTER LA MOTIVATION ET LA SATISFACTION DES VENDEURS AUGMENTER LE CHIFFRE D AFFAIRE ET LA PROFITABILITÉ DIMINUER LE ROULEMENT DU PERSONNEL FACILITER L INTÉGRATION DES NOUVEAUX VENDEURS AUGMENTER LA FIDÉLITÉ DE SA CLIENTELE OPTIMISER LE SUPPORT APRES VENTE CONNAITRE RAPIDEMENT L ETAT DE SON DÉPARTEMENT MIEUX REPARTIR LES MANDATS AUX VENDEURS IDENTIFIER RAPIDEMENT LES PROBLEMES ET LEURS SOLUTIONS... (AJOUTEZ LES VOTRES) MICRONOMIE INC. 34

35 5.3 POUR L ENTREPRISE OFFRIR DES OUTILS ADÉQUATS A SON PERSONNEL DE VENTE RESTER A LA FINE POINTE DE L INFORMATION ET DE SES TECHNIQUES - MIEUX GERER LA RESSOURCE (CAPITAL) INFORMATION DE L ENTREPRISE - DEVANCER LA COMPETITION AUGMENTER LA QUALITÉ DE SON SERVICE ET DE SES PRODUITS PROJETER UNE IMAGE D EFFICACITÉ ET DE FIABILITÉ DIMINUER SES COUTS D OPÉRATION AUGMENTER L EFFICACITÉ DE SON PERSONNEL AMÉLIORER L EFFICIENCE DE SES ACTIVITÉES... (AJOUTEZ LES VOTRES) MICRONOMIE INC. 35

36 5.4 PLUS D INFORMATION Vous trouverez d autres informations sur le DSA dans les documents suivants : (Vous pouvez cliquez sur les liens Internet pour afficher le document.) «DSAV, Sommaire» (ce document) «DSAV, Tutoriel» «DSAV, Comment gérer les ventes» «DSAV, Manuel de l Utilisateur» «DSAV, Liste des Procédures» «DSAV, Module Projet Avantage» «DSAV, Module Comptabilité Avantage» «DSAV, Module Comptabilité GLOBAL de LCM» «DSAV, Module Gestion des Dons» «DSAV, Module Gestion des Équipements» «DSAV, Module Gestion des Appels de Services». «Multi-Inventaire avec Avantage» Pour plus d information, veuillez consulter : MICRONOMIE INC., TÉLÉPHONE (514) WEB: Documentation : MICRONOMIE INC. 36

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