Production d une enquête avec Excel Online Version 2013

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1 Production d une enquête avec Excel Online Version 2013 Copyright Workinlive - Tous droits réservés

2 Sommaire I. PRESENTATION GENERALE...3 A. LES MODALITES DE CONNEXION... 3 B. SE CONNECTER A L ESPACE EN LIGNE POUR EXCEL... 4 C. ENREGISTRER LE CLASSEUR... 5 D. RETROUVER SES DOCUMENTS... 5 II. CREER UNE ENQUETE SUR EXCEL ONLINE...6 A. CREER LA NOUVELLE ENQUETE... 6 B. REMARQUE GENERALE SUR LE TYPE DE REPONSE... 6 C. PRODUIRE LES QUESTIONS... 7 D. QUELQUES TYPES DE REPONSE... 7 E. DEPLACER UNE QUESTION... 8 F. FERMETURE DE L ENQUETE... 8 III. PARTAGER L ENQUETE...9 A. OBTENIR LE LIEN VERS L ENQUETE EN LIGNE... 9 B. INTEGRER LE LIEN DANS UN MAIL C. INTEGRER LE LIEN DANS UN PUBLIPOSTAGE DIFFUSE PAR MESSAGERIE D. RECEPTION ET REPONSE A VOTRE ENQUETE IV. EXPLOITATION DES REPONSES...12 A. COLLECTER LES REPONSES B. ANALYSE DES DONNEES Support de cours Excel Online V2013 Copyright Workinlive - Tous droits réservés Page 2

3 A. Les modalités de connexion I. P r é s e n t a t i o n g é n é r a l e Pour accéder à cet espace il faut utiliser ou créer un compte Microsoft Le bouton Mon compte vous permet de vous identifier ou de créer un compte Microsoft. Support de cours Excel Online V2013 Copyright Workinlive - Tous droits réservés Page 3

4 B. Se connecter à l espace en ligne pour Excel Ce bouton vous permet de lancer le logiciel Excel Online. L écran de bienvenue vous guide Le bouton Nouveau classeur vierge permet de créer un nouveau classeur en ligne Le bouton Parcourir les modèles permet de créer un nouveau classeur en ligne Le bouton Documents récents dans OneDrive Permet de visualiser la liste des fichiers récemment mis à jour dans votre espace. Support de cours Excel Online V2013 Copyright Workinlive - Tous droits réservés Page 4

5 C. Enregistrer le classeur Le menu FICHIER ENREGISTRER SOUS Les fichiers sont automatiquement enregistrés L option Enregistrer sous du menu Permet de créer une copie Online et de choisir le nom du nouveau fichier. Le menu Télécharger une copie Permet de télécharger ce fichier sur votre poste. Le menu vous permettra soit de l ouvrir Ou De l enregistrer sur votre poste. D. Retrouver ses documents Le bouton Documents permet de retrouver tous les fichiers stockés dans le dossier Documents de son espace. Support de cours Excel Online V2013 Copyright Workinlive - Tous droits réservés Page 5

6 La case à cocher permet de sélectionner le fichier La barre de menu situé au-dessus permet de sélectionner l action voulue. Vous pourrez : Renommer Supprimer Déplacer Et Copier votre fichier II. C r é e r u n e e n q u ê t e s u r E x c e l O n l i n e A. Créer la nouvelle enquête Le ruban Insertion Enquête Nouvelle enquête permet de lancer un assistant qui vous guidera dans la saisie de votre nouvelle enquête. Saisir le titre, la description Et commencer à produire vos questions. Le bouton ajouter une nouvelle question En bas à droite de votre assistant, vous pourrez à tout moment Enregistrer et afficher votre enquête ou partager votre enquête. Nous reviendrons sur ces menus plus bas. B. Remarque générale sur le type de réponse Pour l analyse de réponses, les réponses ouvertes de type texte et paragraphes ne permettront pas une analyse quantitative automatique. Aussi, il est conseillé de les réserver pour des informations complémentaires. Le traitement des réponses pourra être effectué par l intermédiaire des tableaux croisés dynamiques. Il pourra aussi être effectué par un décompte manuel. Support de cours Excel Online V2013 Copyright Workinlive - Tous droits réservés Page 6

7 C. Produire les questions L assistant vous guide dans la mise en place des questions. La fenêtre de droite permet de saisir la question Types de réponses possibles L option Nécessaire permet de rendre la réponse obligatoire L option Réponse par défaut permet de prédéfinir une réponse par défaut si l interlocuteur ne modifie pas la réponse. Le bouton permet de saisir directement une nouvelle question. Le bouton Terminé ferme la fenêtre de droite Le bouton Supprimer la question vous permet de supprimer la question active. D. Quelques types de réponse Le type Texte permet de demander une réponse courte sur une ligne Le type Texte de paragraphe permet de saisir du texte sur plusieurs lignes dans la réponse. Les types Date / Heure obligeront l utilisateur à saisir selon le format requis. Support de cours Excel Online V2013 Copyright Workinlive - Tous droits réservés Page 7

8 Pour les réponses de type Nombre Il faut préciser le format à appliquer Et le nombre de décimales Les questions de type Oui/non proposeront une liste de choix Les questions de type Choix proposeront une liste de choix que vous renseignerait vous-même. E. Déplacer une question Chaque question peut être sélectionnée et déplacée par le principe du cliquer-glisser. Mettre vos souris dessus Tenir le clic enfoncé et déposer la question à l endroit voulu dans l ordre visé. F. Fermeture de l enquête Le bouton Fermer de l assistant création d enquête enregistre et ferme l enquête. Vous obtenez un tableau avec en entête de colonne le titre de chacune des questions générées. Lors du partage de votre enquête, les réponses de vos interlocuteurs seront mises à jour directement dans ce tableau. Support de cours Excel Online V2013 Copyright Workinlive - Tous droits réservés Page 8

9 Le menu INSERTION ENQUETE vous permet de retravailler votre enquête Afficher votre enquête et simuler une saisie Modifier les questions Supprimer complètement cette enquête Et la partager (ce sera abordé plus loin) Remarque : Pour certaines modifications, il faut ne pas avoir encore saisi de réponse. Il est conseillé de faire un test avant de partager votre enquête. III. P a r t a g e r l e n q u ê t e A. Obtenir le lien vers l enquête en ligne Votre enquête est finalisée, testée, validée. Vous allez la partager pour contacter les interlocuteurs ciblés. Vous pouvez activer le partage soit à partir de l enquête et le bouton Soit à partir du menu INSERTION ENQUETE - Le bouton Créer un lien vous permettra d obtenir une adresse URL à coller dans vos mails. Support de cours Excel Online V2013 Copyright Workinlive - Tous droits réservés Page 9

10 Le bouton Raccourcir le lien permet d obtenir une adresse URL plus courte. B. Intégrer le lien dans un mail Vous allez pouvoir insérer ce lien dans un mail et inviter vos correspondants à cliquer dessus pour répondre à votre enquête. Pour cela, il suffit de coller ou taper l adresse fourni pour Excel Online Si votre logiciel de messagerie ne positionne pas un lien hypertexte dessus automatiquement, vous pouvez activer ce lien. Par exemple, sur un compte de messagerie Gmail, sélectionnez le texte à mettre en lien et cliquez sur le bouton Insérer un lien situé en bas de votre fenêtre. Mettre en forme votre message et diffuser le mail à tous les correspondants. C. Intégrer le lien dans un publipostage diffusé par messagerie Si vous disposez d une messagerie locale comme Outlook, vous pourrez mettre en place un publipostage diffusé par votre messagerie. Les adresses de vos correspondants pourront être saisies dans un classeur Excel. Une colonne devra contenir l adresse de messagerie du destinataire. Nous vous invitons à voir le cours spécifique de publipostage. Support de cours Excel Online V2013 Copyright Workinlive - Tous droits réservés Page 10

11 D. Réception et réponse à votre enquête Votre correspondant recevra un mail et pourra cliquer directement sur le lien qui ouvrira dans son navigateur Internet l enquête en ligne. Voici l exemple de l enquête ouverte par votre correspondant. Il pourra répondre à votre enquête sans avoir Excel. Le bouton Envoyer pour transmettre les réponses. Le correspondant sera remercié Support de cours Excel Online V2013 Copyright Workinlive - Tous droits réservés Page 11

12 I V. E x p l o i t a t i o n d e s r é p o n s e s A. Collecter les réponses C est très simple, le tableau se met à jour automatiquement au fur et à mesure des réponses de vos correspondants. Voici l exemple de la réponse présentée ci-dessus et enregistrée automatiquement dans mon tableau Excel. B. Analyse des données Pour cela je vous invite à télécharger ce classeur sur votre poste fixe et à mettre en place une analyse par l intermédiaire des tableaux croisés dynamiques. Un cours vous présente à partir d un tableau de réponse, comment analyser des données. Voici un exemple des tableaux croisés dynamiques mis en œuvre pour l analyse des résultats dans l exercice proposé. Support de cours Excel Online V2013 Copyright Workinlive - Tous droits réservés Page 12