REUNION # 3 RESEAU SPOC-BENIN

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1 REUNION # 3 RESEAU SPOC-BENIN Date: Mercredi 09 mai et Jeudi 10 mai 2012 Lieu: Locaux PAFIRIZ, Bohicon Thème principal de la réunion: Partage des "success stories" en communication Participants: Anke Leflere (FAFA MC), Cyrille Sotondji (PAFIRIZ), Deborah De Baeremaeker (AIMS), Laure Speecke (AIMAEP), Florence Penson (PARZS AD), Hanne Geuens (remplaçante de Amadou Dieng,FAFA AD), Harika Ronse (REPBEN), Victorien Randriamahonina (AIMAEP). Etaient absents: Amadou Dieng (remplacé par Hanne Geuens pour FAFA AD), Cyrille Chabi (FAIA), Marc Dokoui (PAPDC), Olivier Dossa (PARZS MC). Les SPOC ont préparé: L'exercice storytelling (envoyé en amont à Harika) Une clé USB sur laquelle ils pourront mettre les documents à consulter pendant la réunion Documents distribués pendant la réunion: Guide d'utilisation de l'intranet Guide de mise en ligne de photos sur l'intranet via Picasa 1

2 Retour sur les engagements en communication pris par chacun. Conseils. Tour d'horizon des Bulletins à venir. PAFIRIZ (Cyrille) : deadline pour les articles, notamment du Clin d œil. Mettre en place un planning de rotation d articles par collaborateurs. Pouvoir prévenir de la position des uns et des autres (particulièrement certains collaborateurs de la Représentation, tels que Mendel, Basile, ), lorsqu ils partent en mission ou en congés. Comment faire une réponse automatique de messagerie? (outlook thunderbird). Réponse: il suffit de contacter mailto:ict.helpdesk@btcctb.org afin qu'ils gèrent l'autoreply. AIMAEP (Laure) : interrogation sur le storytelling et l accessibilité des photos sur intranet (thèmes qui seront abordés pendant la réunion). Documentaire AIMAEP sur une grande réalisation du projet qui est la production de nombreux documents. Comment retrouver ces documents? (cf. AIMS cidessous). AIMS (Deborah) : mise en place d un espace sur le site internet pour partager les résultats des projets (ex : «ressources», «nos publications», etc.) FAFA MC (Anke) : Remerciements pour l aide apportée par l échange de documents sur la réalisation de documentaires (CSC, liste fournisseurs). Préoccupation : pourquoi les partenaires de FAFA MC n utilisent pas plus que ça le contrat établi avec le collectif des médias du Mono-Couffo? Comment les sensibiliser afin qu ils utilisent cette opportunité? Le bulletin et le Clin d œil marchent bien. Qu est-ce qui se passe quand le SPOC n'est plus là? AIMAEP (Victorien) : les activités du plan de communication => la mise en œuvre de l opérationnalisation du PSRSA. Problème de passation de marchés (qui prend deux mois pour que le processus aboutisse) + lancement de l ABSSA. Problème qui se pose est que, depuis l adoption du décret de création, la signature du décret n a pas encore eu lieu. D où blocage sur les deux activités. Problème au sein du ministère sur la campagne de Coton pour l année Activités prévues : ateliers, conférences de presse par le Ministre du MAEP, interviews avec les responsables du Ministère. Les responsables du projet sont très conscients de l importance de la communication à travers le Bulletin et le Clin d œil. PARZS (Florence) : bloquée au niveau du plan de communication. Avait reçu validation de la partie offre au niveau Atacora Donga mais manquait encore la demande. Ils vont envoyer ça à tous ceux du PARZS. Dans le TDR du team-building, il y a la validation du plan de communication. La communication n est pas une priorité et c est une tâche compliquée par le fait que le projet soit «divisé» en 2 régions. La Journée nationale du don de sang est le 14 juin. ANTS lien entre PARZS et AIMS quid d une activité? (voir éventuellement avec la mairie de Natitingou). FAFA AD (Hanne) : beaucoup d outils réalisés pour les partenaires (logos, en-têtes, dépliants, ). Mise en œuvre d une newsletter. Comment informer les femmes qui pourraient demander les MIP? Au niveau des CeCPA. Mais le retour n est pas toujours facile. 2

3 REPBEN (Harika): nouveau site internet (au niveau du siège et du Bénin). Clin d'œil qui intègre davantage la dimension humaine (interviews collaborateurs FAIA, bénéficiaire FAFA MC, etc.). Liste des anniversaires encore en attente, à valider avec tout le monde. Anticiper le départ de Toon et effectuer une remise-reprise de ses activités. Parmi ses tâches, il y a des propositions d'affectation pour la SPOC représentation mais aussi pour les SPOC projets. o Nouvelles tâches SPOC représentation (Harika): publier les articles du Bulletin sur le site web, mettre en page les newsletters, mettre à jour les mailing lists, gérer les logiciels on-line (picasa, youtube et vimeo), exécuter le graphisme (affiches, posters, banderoles, ) o Nouvelles tâches SPOC projets (avec appui SPOC REPBEN): ajouter des documents sur l'intranet et mettre à jour les pages projets Nouveau logiciel d'édition de newsletters: on est passé d'une conception (assez compliquée) en html sous Notepad à une mise en forme (plus intuitive) sur le logiciel en ligne "Your mailing list provider". cf. " clin d'œil sous notepad.jpg" et "bulletin sous ymlp.jpg" cf. " rapport YMLP clin d'oeil.pdf" et "statistiques bulletin avril.pdf" On a pour l'instant 4112 abonnés sur notre Bulletin. Les statistiques du Bulletin d'avril 2012, consacré aux Filières Agricoles, montre que la newsletter a été ouverte dans 48 pays, dont le Bénin (705 ouvertures et un taux correspondant de 63%, la Belgique (84 et 7,5%), l'afrique du Sud, la France, l'espagne, le Nigéria, etc. L'aperçu de la "carte des clics" permet aussi de voir quels sont les articles les plus consultés et incite à rendre nos titres et introductions d'articles plus attractifs (tout en relativisant le nombre de personne lisant une newsletter dans son intégralité). Conseils de rédaction pour les articles du Bulletin "La newsletter même est parfois - mon opinion personnelle - un peu longue. Ma propre expérience est qu'une newsletter (en fait un ) est scannée extrêmement vite, cela ne prend pas plus que quelques secondes avant que je ne décide de lire ou pas. Dans cette logique, les titres sont excessivement importants, puisqu'ils attirent l'attention et mènent le lecteur oui ou non vers l'action de cliquer et ensuite lire l'article sur le site (qui eux, ne sont pas vraiment trop long, mais il ne faut pas non plus les faire plus long). Donc, il faut des titres courts et captivants. Mais soyons clairs: vous avez de loin la meilleure newsletter dans l'univers de la CTB." (Guido Couck) Conseils & leçons à tirer : pas que des bonnes nouvelles, aussi parler des défis et des choses à relever (surtout en interne). Réduire article à 1 page ½ maximum. Simplifier encore plus. Rendre les titres accrocheurs. Faire plus d'effort sur les photos, illustrations, vidéos. Rendre les articles du Bulletin à temps. Etre proactifs. La SPOC REPBEN doit envoyer un rappel des articles à soumettre aux SPOCS en temps voulu (plusieurs semaines en avance) et préciser davantage la "ligne éditoriale" des bulletins thématiques afin de faciliter leur travail de rédaction et de coordination. 3

4 - Rappel des bulletins à venir: BULLETIN MAI 2012 Focus sur les MICROINTERVENTIONS PROJETS et les BOURSES - Il s'agit aussi bien des MIP représentation que des MIP projets (FAFA MC et FAFA AD) - Mise en lien avec l'ambassade - Bourses: AIMAEP et AIMS Contacts SPOC: Anke LEFLERE + Amadou DIENG + Victorien RADRIAMAHONINA + Laure SPEECKE + Deborah DE BAEREMAEKER + Florence PENSON + Edwige DANGBO et Ambassade Demander à Florence de prendre contact avec Ekambi pour avoir un article sur les bourses de formation du personnel médical Soumission des idées d'articles pour approbation: du 09 au 16 avril Dernière date d'envoi de l'article validé: mardi 22 avril Publication du Bulletin: mercredi 30 mai BULLETIN JUIN 2012 Focus sur la THEMATIQUE TRANSVERSALE ENVIRONNEMENT - Contexte: Journée de l'arbre, Journée mondiale de l'environnement, RIO + 20 (et évènement collectif CTB, thème à préciser) Contacts SPOC: tous les projets Soumission des idées d'articles pour approbation: du 21 au 25 mai Dernière date d'envoi de l'article validé: vendredi 01 er juin Publication du Bulletin: mardi 12 juin BULLETIN JUILLET - AOUT Focus sur le SECTEUR DECENTRALISATION avec PAPDC - Clôture du projet, conclusions à en tirer pour le nouveau PIC à venir et possibilités de tuilage avec FAIA. - Faire lien avec documentaire réalisé de 26 minutes (mise en ligne site internet) - Activités de clôture officielle à déterminer Contact SPOC: Marc Dossou DOKOUI ( ) Soumission des idées d'articles pour approbation: du 04 au 08 juin Dernière date d'envoi de l'article validé: vendredi 29 juin Publication du Bulletin: mardi 10 juillet 4

5 BULLETIN SEPTEMBRE 2012 Focus sur le SECTEUR SANTE avec TRANSFUSION SANGUINE - Nouvelle agence de transfusion sanguine - Plans de mise en œuvre AIMS - Résultats de la journée de collecte tenue en juin (vidéos et interviews) Contact SPOC: Deborah DE BAEREMAEKER + Florence PENSON Soumission des idées d'articles pour approbation: du 06 au 10 août Dernière date d'envoi de l'article validé: vendredi 31 août Publication du Bulletin: mardi 11 septembre BULLETIN OCTOBRE 2012 Focus sur le SECTEUR AGRICULTURE - Contexte: Journée mondiale de l'alimentation, Journée nationale du Riz, Conférence Anacarde (African Cashew Alliance) - Article, interviews, photos de FAFA AD pour la Conférence - Article PAFIRIZ sur Journée nationale du riz - Article FAFA MC sur sécurité alimentaire Contacts SPOC: Anke LEFLERE + Amadou DIENG + Cyrille SOTONDJI + Victorien RADRIAMAHONINA + Laure SPEECKE Soumission des idées d'articles pour approbation: du 03 au 07 septembre Dernière date d'envoi de l'article validé: vendredi 28 septembre Publication du Bulletin: mardi 09 octobre BULLETIN NOVEMBRE 2012 Focus sur la Commission Mixte et sur le nouveau Programme Indicatif de Coopération Contacts SPOC: tous les projets Soumission des idées d'articles pour approbation: du 01er au 05 octobre Dernière date d'envoi de l'article validé: vendredi 26 octobre Publication du Bulletin: mardi 06 novembre BULLETIN DECEMBRE 2012 Focus sur la THEMATIQUE TRANSVERSALE VIH/sida Contacts SPOC: tous les projets 5

6 Soumission des idées d'articles pour approbation: du 05 au 09 novembre Dernière date d'envoi de l'article validé: vendredi 30 novembre Publication du Bulletin: mardi 11 décembre Formation intranet Installer Filezilla (pour ceux qui n'ont pas, aka Cyrille). cf. " Guide d'utilisation intranet.doc" Comment charger des textes, dossiers, et photos? Faire le lien avec Picasa Web Albums cf. "Guide d'utilisation intranet-photos.doc" Success story FAFA MC: émissions de radio avec le CeRPA et le collectif des médias sur l'utilisation de pesticides Présentation d'anke Success story PARZS: l'organisation de la journée des relais communautaires Présentation de Florence Relations presse: présentation des "dossiers de presse type CTB", à imprimer et utiliser au sein de chaque projet Quelle est notre visibilité? Pas très grande. Déjà, de par le choix de ne pas se mettre en avant, de laisser nos partenaires mettre leur propre stratégie de communication en avant. En outre, il s'agit de projets en co-gestion, et non pas en régie (contrairement à la GIZ, coopération néerlandaise ou bcp d'autres). D'où un certain flou sur ce que fait la CTB dans les médias (voire une quasi absence de mention de notre agence). Nous pourrions tirer profit des nombreuses réunions de travail, des ateliers et conférences auxquels participent parfois certains journalistes pour mettre nos activités en lumière. Il s'agirait, pour cela, de préparer en amont des courts dossiers de presse, reprenant les infos sur le projet concerné, mais aussi un rapide récapitulatif des activités de la CTB au Bénin et des actions des autres projets dans le pays. Pour avoir le recul et la visibilité nécessaires sur nos actions en cours, nous devrions remplir un planning mensuel des activités de communication par projet. En reprenant le "récapitulatif des priorités et évènements en communication pour 2012" (rempli en parallèle au plan de com annuel et au plan d'action pays), en le complétant et en me l'envoyant chaque mois, nous aurons plus de visibilité sur le soutien à apporter, les activités à concerter, etc. cf. " RECAPITULATIF DES PRIORITES & EVENEMENTS EN COMMUNICATION POUR 2012.doc" cf. " dossiers de presse type.doc" 6

7 Evènement collectif: montrer vidéo déjeuner et donner rapide formation à l'utilisation de la flipcam (prises de vues et montage) cf. " Une journée à la CTB Bénin.wmv cf. " tutorial flipcam.pdf" Rappel: l'évènement collectif sera diffusé sur l'intranet de la CTB la semaine du 04 au 08 juin (+ vidéo sur les écrans d'accueil de Bruxelles). Communiquer là-dessus auprès des collègues. Success story AIMS: réalisation de la newsletter d'aims et initiation à la réalisation de newsletters sur Publisher Présentation de Deborah Success story FAFA AD: réalisation du dépliant MIP et initiation à la réalisation de dépliants sur Publisher Présentation de Hanne Geuens Storytelling: partage des histoires de chacun. Conseils. Points de vue Lecture des histoires de Deborah, Laure, Victorien (texte de Cyrille en attente pour la prochaine réunion). Faire part de nos doutes, propositions et sentiments concernant cette méthode: Est-ce qu'il s'git de dénigrer la situation avant le projet? Tous les bénéficiaires apprécient-ils l'exercice? Est-ce que la trame consiste à dire que "avant le projet, tout va mal, mais maintenant Superman est là!"? La communication cherche à vendre quelque chose ou à transmettre une idée (une marque, un point de vue,..). Appliquer des "recettes" à tout prix ne fonctionne pas toujours. Il existe une dimension idéologique forte à ce concept, l'extrême de la communication et du storytelling pouvant devenir de la propagande. La "méthode" storytelling est donc davantage un outil que nous mettons au service de nos projets (et d'un "monde équitable"), sans en faire une arme de persuasion ou de mercantilisation à outrance. Il est important de garder la dimension humaine et de rester les plus proches possible de la réalité. Brainstorming d'idées pour le calendrier de 2013 Le calendrier est vu comme un outil de communication pouvant contenir beaucoup d'informations sur la CTB. Au vu du budget communication de plus en plus restreint, le fait d'engager un photographe professionnel a été débattu. 7

8 La mosaïque en couverture et en dos de couverture peut être conservée. Cette mosaïque pourrait être composée des photos des collaborateurs CTB (qui formeraient éventuellement le logo de la CTB). Parmi les idées évoquées, citons: une phrase "choc" et une mise en lien avec le(s) projet(s). Ex: "La transfusion sanguine c'est la vie" En soutenant la transfusion sanguine, les projets PARZS et AIMS assurent la santé de la population béninoise, etc. un portrait de bénéficiaire + citation + mise en lien avec le(s) projet(s). Ex: portrait de femme + "J'ai pu mettre de l'argent de côté pour envoyer mes enfants à l'école et réparer le toit de notre maison". Claudette Houévinou, transformatrice de riz, 37 ans. Bénéficiaire d'un microprojet financé par le projet FAFA AD un portrait de collaborateur CTB + explication de sa fonction + "pourquoi aimes-tu travailler dans le développement?" mélanger des photos des collaborateurs de la CTB sur le terrain en contact avec les bénéficiaires. Brainstorming (bis): activité en remplacement de l'atelier bénino-belge, évènement de com interne autour de l'environnement Coupler la prochaine réunion sectorielle des projets santé AIMS et PARZS avec une animation pour l'ensemble des collaborateurs, à tenir sur une après-midi. Remarque: les projets AIMAEP, FAFA AD, FAFA MC et FAIA ne tiennent pas de réunions conjointes du secteur agricole. Les SPOC de ces projets pourraient voir avec leurs responsables s'il ne serait pas possible d'instaurer de telles réunions (notamment au vu des objectifs définis par le nouveau PIC)? Voir à ce sujet le rapport de la dernière rencontre santé envoyé par Deborah. La prochaine rencontre sectorielle en santé aura probablement lieu en juin (se tient tous les 3 mois). L'organisation de la rencontre bénino-belge devrait plutôt se faire en septembre, afin de permettre une meilleure organisation. La Représentation (ResRep, Soulé Manigui?) devrait fixer et transmettre la date. 8

9 Conclusion, commentaires et appréciations: Points positifs: le fait que la réunion ait pu se dérouler sur 1 journée et demie a permis d'aborder plus de points, de partager davantage les expériences en laissant la parole à un plus grand nombre plusieurs SPOC ont préparé un texte pour l'activité storytelling et certains ont également présenté une activité de communication propre à leur projet. beaucoup d'idées ont émergées concernant les activités en interne autour de l'environnement. de manière générale, chacun s'est beaucoup impliqué. Les critiques constructives permettront d'améliorer de manière continue la qualité de notre communication. Points négatifs: l'absence du SPOC de FAIA, projet en démarrage et qui pourrait bénéficier du partage d'expérience au niveau de la communication. le retard des SPOC venant du Nord (FAFA AD et PARZS), alors que l'objet d'une réunion à Bohicon était de faciliter leur participation. Cela est notamment dû au fait que les SPOC ne disposaient pas d'une voiture de mission mais devait venir en autobus. Résolutions prises: faire apparaître les anniversaires dans les futurs Clin d'œil (mettre à jour la liste d'anniversaires) que la SPOC RepBen transmette aux SPOC projets un calendrier plus détaillé de leur participation aux Bulletins futurs (date limite de proposition d'idée d'article, date limite de remise de l'article fini, date de publication du Bulletin) que les SPOC projets puissent obtenir un engagement des responsables projets et de leurs collaborateurs afin de respecter l'agenda établi et rendre ainsi les articles à temps. proposer aux responsables de la Représentation de: communiquer les déplacements et congés du personnel RepBen + proposer une date pour la tenue de la "double revue sectorielle" (couplée à un évènement de team-building plus large) se concerter afin de mettre sur pied, dans le courant du mois prochain, des actions de visibilité et de sensibilisation autour de la thématique "environnement". 9

10 ANNEXE 1 : Planning indicatif de la réunion MERCREDI 09 MAI h30 Rendez-vous devant la Représentation pour les SPOC de Cotonou Deborah,Harika, Victorien,Laure 09h00 12h00 14H00 15H30 Voyage vers Bohicon. Besoin d'une voiturectb pour amener les participants. 12H00 14H00 Pause déjeuner Retour sur les engagements en communication pris par chacun. Conseils. Tour d'horizon des Bulletins à venir. Deborah,Harika, Victorien,Laure + 1 chauffeur Tous les participants 15H30 16H00 16H15 17H00 17H00 17H45 17H45 18h15 Formation intranet 16h00 16H15 Pause café Success story FAFA MC: émissions de radio avec le CeRPA et le collectif des médias sur l'utilisation de pesticides Success story PARZS: l'organisation de la journée des relais communautaires Storytelling: partage des histoires de chacun. Conseils. Points de vue Harika Anke Florence Tous les participants 10

11 JEUDI 10 MAI h00 09h30 09h30 10h30 11H00 12H00 Relations presse: présentation des "dossiers de presse type CTB", à imprimer et utiliser au sein de chaque projet Evènement collectif: montrer vidéo déjeuner et donner rapide formation à l'utilisation de la flipcam (prises de vues et montage) 10H30 10H45 Pause café Success story AIMS: réalisation de la newsletter d'aims et initiation à la réalisation de newsletters sur Publisher Harika Harika + Tous les participants Deborah 12H00 13H00 14H00 15H00 15H00 16H00 16H00 18H00 Success story FAFA AD: réalisation du dépliant MIP et initiation à la réalisation de dépliants sur Publisher 13h00 14H00 Pause déjeuner Brainstorming d'idées pour le calendrier de 2013 Brainstorming (bis): activité en remplacement de l'atelier béninobelge, évènement de com interne autour de l'environnement Départ et retour de tous les participants Hanne Tous les participants Tous les participants Tous les participants 11

12 ANNEXE 2 : Brainstorming des activités en communication interne autour de la thématique "environnement" (mois de juin 2012) 12

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14 ANNEXE 3 : Photos 14