Amendement des règles de remboursement des dépenses de fonction

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1 Nouvelle à l intention du personnel Mercredi 10 août 2016 Amendement des règles de remboursement des dépenses de fonction Le directeur général de la CSSMI, M. Jean-François Lachance, informe tout le personnel de l entrée en vigueur des «amendements à la politique Règles de remboursement des dépenses de fonction». En effet, le conseil des commissaires a procédé, le 24 mars 2015, à quelques amendements à cette politique. Bien que ces amendements soient en vigueur depuis le 1 er avril 2015, le conseil des commissaires avait bien pris soin de demander à la Direction générale de suspendre l application desdits amendements afin de déterminer une date dans le respect des conventions collectives ou de ce qui en tiendrait lieu, ainsi que des ententes et des lois applicables. Conformément à cette résolution, lesdits amendements seront appliqués à compter du 1 er septembre Concrètement, cela signifie que tous les déplacements effectués à compter du 1 er septembre 2016 par toute personne admissible à la politique seront soumis à la nouvelle définition de kilométrage admissible au remboursement. À cet égard, la Direction du service des ressources financières publiera, dès le mois d août, les nouvelles modalités découlant de ces amendements. Cette publication prendra la forme d un bulletin spécial d information ainsi que d un tutoriel multimédia facilitant la transition vers le nouveau formulaire de frais de fonction qui sera en vigueur dès le 1er septembre Voir les règles de remboursement des dépenses de fonction du recueil de gestion à la page suivante À suivre Direction du service des affaires corporatives et des communications 430, boulevard Arthur-Sauvé, Saint-Eustache (Québec) J7R 6V6 Téléphone : , poste 2121 Télécopieur : communication@cssmi.qc.ca

2 Approbation : CC Amendée par CC , CE , CE , CE , CE Annule : Règlement Politique Pratique de gestion S U J E T : Règles de remboursement des dépenses de fonction PERSONNES CONCERNÉES Les membres du conseil des commissaires Les employées et employés de la Commission scolaire Les membres des comités de la Commission scolaire Les membres des conseils d'établissement ne sont pas assujettis à la présente politique. PRINCIPES GÉNÉRAUX 1. Ces règles de remboursement des dépenses de fonction s'appliquent pour les commissaires et les employés de la Commission scolaire. 2. Les comités de la Commission scolaire, prévus à la Loi sur l instruction publique, peuvent établir des barèmes différents en vertu de l'article 195 de la loi. 3. La Commission scolaire de la Seigneurie-des-Mille-Îles assure le remboursement des dépenses de fonction dans la mesure où elles sont pertinentes et raisonnables. 4. Le kilométrage aller-retour normalement effectué par la personne concernée entre sa résidence et le lieu de travail prévu à son horaire régulier n est pas remboursable. Cependant, lorsque la personne concernée a plus d un lieu de travail prévu à son horaire quotidien régulier, le kilométrage non remboursable est le suivant : Le kilométrage effectué entre sa résidence et le premier lieu de travail prévu à son horaire régulier ainsi que le kilométrage effectué entre le dernier lieu de travail prévu à son horaire régulier et sa résidence. 5. Les dépenses de fonction comprennent : les frais de déplacement, c'est-à-dire les frais de transport, d'hébergement et de repas, ainsi que différents frais connexes, par exemple, des frais d'inscription à un congrès ou colloque; les frais de représentation, qui sont généralement des frais de repas, assumés par un employé en fonction, à l égard d une personne externe à la Commission scolaire. 6. Le comité exécutif peut modifier au besoin le barème des dépenses de fonction. 7. Avant d être effectués, les déplacements hors Québec des commissaires et du directeur général font l'objet d'une approbation du conseil des commissaires et le directeur général approuve ceux des autres employés. Modifié le : Page 1 de 5

3 8. Toute demande de remboursement comportant des éléments non prévus à la présente politique ou excédant les barèmes fait l'objet d'une autorisation spécifique. La présidente autorise les dépenses des commissaires et du directeur général, le directeur général celles des directeurs généraux adjoints et la Direction générale celles des employés. 9. Lorsque deux employés ou plus ont la même destination, il est recommandé de voyager dans la même voiture chaque fois qu'il est possible de le faire. 10. Les dépenses additionnelles occasionnées par la présence d'une personne non visée par les présentes règles lors d'un congrès, d'un colloque ou d'une session de travail ne sont pas assumées par la Commission scolaire. RESPONSABILITÉS 1. Le réclamant a le devoir de s'assurer que sa réclamation est en tout point conforme aux présentes règles. 2. Le signataire autorisé, selon l'article 3 ci-dessous, s'assure de la pertinence d'une dépense réclamée en vertu des présentes règles. Il approuve les dépenses du personnel sous sa responsabilité, à l'exception des dépenses de perfectionnement admissibles au budget en fidéicommis qui doivent être approuvées par la Direction du service des ressources humaines. 3. Les directions d'établissement, de centre et de service et les directeurs généraux adjoints approuvent les dépenses des employés sous leur responsabilité. Le directeur général approuve les frais de représentation des directeurs généraux adjoints. Les directeurs généraux adjoints approuvent les frais de représentation des employés des unités administratives sous leur responsabilité. La présidence du conseil des commissaires approuve les dépenses du directeur général et des membres du conseil. La vice-présidence du conseil des commissaires approuve les dépenses de la présidence. Toutefois, cette dernière tâche peut être confiée à un autre membre du conseil. Chaque comité de la Commission scolaire approuve les dépenses de chacun de ses membres par la signature de la présidence du comité. 4. Le Service des ressources financières vérifie la conformité des dépenses avec les présentes règles, la présence de pièces justificatives originales et procède au paiement de la réclamation. 5. Aucun paiement des dépenses de frais de déplacement et de représentation ne peut être effectué par une petite caisse ou un fonds de roulement. 6. La Direction du service des ressources financières assure le suivi et la mise à jour des présentes règles. Modifié le : Page 2 de 5

4 BARÈME POUR LES DÉPENSES DE FONCTION 1. Transport Le kilométrage quotidien reconnu aux fins du remboursement est celui effectué par la personne concernée en excédent de la distance normalement parcourue entre sa résidence et le lieu de travail prévu à son horaire régulier. Cependant, lorsque la personne concernée a plus d un lieu de travail prévu à son horaire quotidien régulier, le kilométrage non remboursable est le suivant : Le kilométrage effectué entre sa résidence et le premier lieu de travail prévu à son horaire régulier ainsi que le kilométrage effectué entre le dernier lieu de travail prévu à son horaire régulier et sa résidence. Lorsqu un déplacement autorisé implique un coucher à l extérieur du territoire de la Commission scolaire, le kilométrage reconnu aux fins du remboursement est celui effectué par la personne concernée en excédent de la distance normalement parcourue entre sa résidence et le lieu de travail prévu à son horaire régulier d une seule journée. Les frais de kilométrage sont remboursés au taux en vigueur et comprennent toute dépense reliée aux frais d automobile à l'exception des péages et des frais de stationnement qui sont remboursés spécifiquement. Les frais remboursés pour un déplacement effectué par une voiture louée sont les suivants : frais de location essence et huile. Lorsqu'un ouvrier spécialisé se sert de son véhicule pour transporter des équipements de travail lourds, il peut réclamer un remboursement additionnel selon le taux en vigueur. La Commission scolaire rembourse les dépenses de transport en commun sur présentation des pièces justificatives. Le coût des contraventions au Code de la route ou aux règlements municipaux n est pas remboursable. Lorsqu'une personne est appelée à utiliser son véhicule pour plus de kilomètres annuellement, un taux de remboursement différent est appliqué. Les frais de déplacement des commissaires membres pour participer aux séances du conseil ou du comité exécutif ne sont pas remboursables. 2. Hébergement Les tarifs préférentiels négociés par le gouvernement du Québec, les associations professionnelles ou ceux suggérés lors de congrès ou de colloques, doivent être respectés. La Commission rembourse le montant stipulé à la pièce justificative de l'établissement commercial. Si l'employé loge ailleurs que dans un établissement commercial, il est remboursé selon le taux en vigueur (sans pièces justificatives). 3. Repas et divers La Commission rembourse le prix d'un repas lorsqu'une personne est appelée, dans ses fonctions, à travailler en dehors des limites du territoire de la Commission. Modifié le : Page 3 de 5

5 Cependant, une direction peut autoriser le remboursement des frais de repas d'un employé étant appelé à travailler à l'intérieur des limites du territoire, mais hors de son contexte normal de travail, notamment en ce qui concerne la distance de son lieu de travail habituel ou la modification de son horaire de travail habituel. Les montants maximums admissibles pour frais de repas incluant taxes et pourboires sont établis sur la liste de taux approuvés par le comité exécutif, le tout sur présentation de pièces justificatives. Ces montants sont transférables à l'intérieur d'une même journée, lorsque les trois repas peuvent être réclamés. Les frais afférents à la participation à un colloque ou à un congrès autorisé sont remboursés intégralement sur présentation de pièces justificatives. 4. Frais de garderie Les membres du conseil des commissaires peuvent obtenir le remboursement des frais encourus pour la garde d'enfant lors de l exercice de leur fonction. 5. Frais de communication Sur approbation de son supérieur immédiat, un employé peut réclamer des frais d'appels reliés à sa fonction notamment, pour l utilisation d un télécopieur, d un photocopieur ou du branchement d un ordinateur portatif, etc. Lors de l'utilisation d'un téléphone cellulaire personnel, le montant est remboursé conformément à l'encadrement approuvé par la Commission scolaire. 6. Avance temporaire Exceptionnellement, une direction peut autoriser le paiement d'une avance temporaire. MODALITÉS 1. Toute réclamation, à l'exception des dépenses de perfectionnement, est effectuée en remplissant le formulaire de «Réclamation des dépenses de fonction» mensuellement. Les dépenses sujettes au budget de perfectionnement en fidéicommis sont présentées sur un formulaire de réclamation de dépenses différent des autres dépenses de fonction. Les pièces justificatives originales doivent être jointes au formulaire. 2. Ledit formulaire, accompagné des pièces justificatives originales, est acheminé, selon le cas, à la direction du service, du centre ou de l'établissement, au directeur général, à la présidente, au commissaire mandaté ou au comité de la Commission scolaire aux fins d'approbation. 3. Le formulaire dûment autorisé, accompagné des pièces justificatives originales est acheminé au Service des ressources financières pour vérification et paiement sur le système de paie de la Commission scolaire. Modifié le : Page 4 de 5

6 LISTE DES TAUX Frais de kilométrage : Jusqu à km par année : 0,51 $/km (1) À partir de km par année : 0,39 $/km (1) Lors du transport d'équipement lourd : 0,10 $/km Hébergement ailleurs que dans un établissement commercial : 20 $ par jour (sans pièces justificatives) Pour les repas, les taux suivants s'appliquent : Déjeuner $ (2) Dîner $ (1) Souper $ (2) pour un maximum de 80 $ par jour. Pour les dépenses afférentes, lors d'un déplacement qui comporte au moins 1 coucher, un montant de 10 $ par jour est alloué sans pièces justificatives. L article 3 de la présente politique précise notamment que : Les montants maximums admissibles pour frais de repas incluant taxes et pourboires sont établis sur la liste de taux approuvés par le comité exécutif, le tout sur présentation de pièces justificatives. Ces montants sont transférables à l intérieur d une même journée, lorsque les 3 repas peuvent être réclamés. (1) Barème en vigueur à compter du 1 er juillet 2014 (2) Barème en vigueur depuis le 1 er juillet 2011 Modifié le : Page 5 de 5