Simplifiez la gestion sans papier des documents de votre cabinet

Transcription

1 Simplifiez la gestion sans papier des documents de votre cabinet Présentateur : Dwayne Bragonier, CA, CA TI BAI Bragonier & Associates Inc. Créateurs de la méthode BAIWay ClientDocs

2 Processus de gestion sans papier des documents Terminologie pour une communication claire Simplification des éléments complexes Cadre de gestion des documents Systèmes de gestion de documents (SGD) non encore publiés publiés

3 «Rendons tout le plus simple possible, mais pas plus simple que ce ne doit l être.» Albert Einstein

4 Terminologie pour une communication claire Document vs fichier Document Information structurée que l utilisateur peut consulter ou écouter sur demande Entrée individuelle dans le Gestionnaire de documents Il peut y avoir ou non une relation bijective (un pour un) entre un document et un fichier connexe

5 Terminologie pour une communication claire Document vs fichier Fichier Entité lisible par ordinateur Conteneur de services fourni par un système d exploitation pour l organisation d un train de bits en une seule unité Il peut y avoir ou non une relation bijective entre un fichier et un document

6 Terminologie pour une communication claire Dossiers Il peut s agir de dossiers de documents ou de dossiers de fichiers Permettent une structure organisationnelle pour : les bibliothèques le ciblage la navigation

7 Terminologie pour une communication claire Métadonnées «Afférentes» ou «adjacentes» aux données Permettent le catalogage Exemples : Nouveaux filtres du Gestionnaire de documents de CaseWare Outils d annotation d un éditeur PDF

8 Un brin d histoire Il y a 20 ans Transmission de documents électroniques sur le Web Il y a 10 ans Apparition des systèmes de gestion de documents Il y a 6 ans Cadre de gestion simplifié des documents BAIDocument Framework «Bureau numérique», CAmagazine (septembre 2005)

9 Cadre de gestion des documents D abord La simplification des éléments complexes Quel est notre produit et comment est-il livré? Qu est-ce qu un document? Pourquoi créer des documents? Ensuite Le cadre BAIDocument Framework Comment s applique-t-il à nous?

10 Simplification des éléments complexes Quel est le produit livré par les expertscomptables? Contenu spécialisé Deux moyens de livrer le produit : VIVE VOIX Dialogue Présentation DOCUMENTS Nombreux véhicules / médias

11 Simplification des éléments complexes Un document est un contenu structuré livré sur demande Écriture Son Concept traditionnel Enregistrements sonores Image Vidéo Graphiques / photos Combinaison des trois : écriture, son et image

12 Simplification des éléments complexes Donc Un échange de vive voix n est pas un document Une réunion n est pas un document Le procès-verbal d une réunion est un document, car on peut y accéder sur demande en tout temps après la réunion

13 Simplification des éléments complexes Pourquoi créer des documents? Responsabilités professionnelles ou juridiques Raisons probantes (gestion des risques) Service à la clientèle Retransmission / comparabilité Efficience Réutilisation du contenu mots, métadonnées Savoir logique, styles, structure

14 Simplification des éléments complexes Résumé Nous produisons un contenu spécialisé livré sous forme de documents (méthode privilégiée) ou transmis de vive voix Un document est un contenu structuré que l on peut livrer sur demande Dans notre secteur, la livraison sous forme de documents est préférable à la livraison de vive voix

15 Cadre de gestion des documents Les quatre principes du cadre BAIDocument Framework

16 Cadre de gestion des documents Quatre principes à retenir Nous gérons deux des trois types de documents que nous créons : non encore publiés + publiés Le contrôle de l accès ne suffit pas à rendre un contenu statique Un contenu devient statique lorsqu il ne peut plus être modifié au moyen d une application Nos systèmes de gestion de documents doivent prendre en charge ces deux types de documents

17 Cadre de gestion des documents Premier principe Nous gérons deux des trois types de documents que nous créons : non encore publiés + publiés

18 Cadre de gestion des documents Premier principe Trois types de documents : Non encore publiés (que nous gérons) Actifs, en cours de production, non signés, non livrés Publiés (que nous gérons) Terminés, complétés, reliés, classés Livrés (à un tiers) Transmis au client, soumis par voie électronique à l ARC, déposés sur SEDAR

19 Cadre de gestion des documents Deux types de documents preuve Non encore publiés Nature - Dynamique Contenu Modifié, revu, mis à jour Récupéré - clients/années Emplacement Au bureau / sur le terrain / à la maison Modification par les utilisateurs De nombreux utilisateurs peuvent apporter des modifications Publiés Nature - Statique Contenu Sera identique dans 5 ans Preuve pour l avenir Emplacement Au bureau seulement Modification par les utilisateurs Personne ne peut apporter de modifications

20 Cadre de gestion des documents Deux types de documents preuve Non encore publiés Nombreuses applications Fichiers uniques Word, Excel, déclaration de revenus, PDF avec outils d annotation Fichiers multiples (base de données) CaseWare, QuickBooks Publiés Une seule application PDF Support accessible par tous Support accepté internationalement Milliards de documents dans le monde

21 Cadre de gestion des documents Deux types de documents preuve Non encore publiés Bibliothèque Uniformisation difficile Bibliothèque : conventions de nommage, politiques de conservation, possibilités de recherche, déplacements et modifications, etc. Causes : nature dynamique et diversité des applications Exercice du jugement professionnel Publiés Bibliothèque Possibilité de mettre en place des protocoles clairement définis

22 Cadre de gestion des documents Deux types de documents preuve Non encore publiés Contrôle Contrôle de l accès Fonctions de sécurité du système d exploitation Mots de passe Listes de contrôle Responsabilité des utilisateurs Contrôle Publiés Contrôle de l accès Fonctions de sécurité du système d exploitation Mots de passe Listes de contrôle Responsabilité des utilisateurs

23 Cadre de gestion des documents Deux types de documents preuve Non encore publiés Nature Dynamique En cours de production Applications PDF Nombreuses Bibliothèque Nommage / conservation Contrôle Accès / listes de contrôle Publiés Nature Statique Version définitive Application PDF Une seule Bibliothèque Nommage / conservation Contrôle Accès / listes de contrôle

24 Cadre de gestion des documents Résumé Notre contenu spécialisé se présente sous forme de documents non encore publiés / publiés / livrés Nous gérons deux de ces trois types de documents : non encore publiés + publiés Ces documents se distinguent selon quatre caractéristiques : nature / application(s) / bibliothèque / contrôle passons aux autres principes du cadre BAIDocument Framework

25 Cadre de gestion des documents Nous connaissons déjà le premier principe Nous gérons deux des trois types de documents que nous créons : non encore publiés + publiés Quel est le deuxième principe?

26 Cadre de gestion des documents Deuxième principe Le contrôle de l accès ne suffit pas à rendre un contenu statique

27 Cadre de gestion des documents Deuxième principe Non encore publiés Nature Dynamique Applications Bibliothèque Contrôle N O N Accès / listes de contrôle Publiés Nature Statique Version définitive Application Bibliothèque Contrôle

28 Cadre de gestion des documents Deuxième principe Contrôle de l accès Mots de passe, verrouillage, paramètres de sécurité, emplacements multiples Le contrôle de l accès ne rend pas un contenu statique. Il ne fait que limiter le nombre d utilisateurs pouvant y apporter des modifications. Dans ce cas, comment faire pour qu un document publié devienne statique?

29 Cadre de gestion des documents Troisième principe Un contenu devient statique lorsqu il ne peut plus être modifié au moyen d une application Qu est-ce que cela signifie?

30 Cadre de gestion des documents Troisième principe Un contenu devient statique lorsqu il ne peut plus être modifié au moyen d une application Il suffit généralement de l imprimer en format PDF (changement d application) Le document «publié» ne peut être modifié par l application ayant servi à la création du document «non encore publié» en raison d un changement de version de l application d une mise à jour des tables de données d une erreur du logiciel d un changement des règles administratives

31 Cadre de gestion des documents Quatrième principe Nos systèmes de gestion de documents doivent prendre en charge ces deux types de documents

32 Cadre de gestion des documents Quatrième principe Non encore publiés CaseWare Par défaut Impôt Taxprep / Profile Autres QuickBooks, Simply Publiés Doc.It Archive / Prosystem fx Document Responsabilités professionnelles Windows Explorer Gestion de fichiers et NON de documents

33 Résumé Notre cadre BAIDocument Framework : Notre produit est un contenu spécialisé structuré Ce contenu est produit sous forme de document non encore publié Nous en faisons un document publié statique Nous utilisons un système de gestion de documents (SGD) distinct pour chaque type de documents

34 SGD documents non encore publiés Accès aux documents Accès aux documents / métadonnées Responsabilité Communication Contrôle des versions

35 SGD documents non encore publiés Accès aux documents Dossiers du Gestionnaire de documents Comparables à des chemises de type «accordéon» Feuilles de travail Impôt Correspondance, etc. Organisation d un dossier racine pour le flux de documents non encore publiés -> publiés (impression par lot) Emplacement par défaut pour tous les documents non encore publiés

36 SGD documents non encore publiés Accès aux documents

37 SGD documents non encore publiés Métadonnées Timbres (Tags) = métadonnées Conçus pour la consultation des documents Outil de documentation extrêmement puissant permettant de réduire le «bruit» et donc de cibler les documents recherchés Principe très important Navigation + mise en relief

38 SGD documents non encore publiés Métadonnées Timbres (Tags) meilleures pratiques Affichage des timbres dans le Gestionnaire de documents (Affichage Réordonner les colonnes) Affichage au moyen de la boîte de dialogue Document Timbres Menu contextuel Simple saisie de timbres (soyez concis)

39 SGD documents non encore publiés Accès aux documents Filtres du Gestionnaire de documents Permettent à l utilisateur de cibler des documents précis selon Certaines propriétés Verrouillage, conservation lors du nettoyage, repositionnement, indexation Combinaisons de rôles complétés Tâches affectées Autres propriétés personnalisées au moyen des timbres de documents

40 SGD documents non encore publiés Accès aux documents / métadonnées de filtrage

41 SGD documents non encore publiés Responsabilité Rôles 8 rôles bien plus que «préparé par» et «vérifié par» Numérisé par, imprimé par, livré par, publié par CW 2011 permet la combinaison de plusieurs rôles Différentes combinaisons pour différents documents Publication d un document sur les rôles complétés (preuve)

42 SGD documents non encore publiés Responsabilité

43 SGD documents non encore publiés Responsabilité

44 SGD documents non encore publiés Communication Questions Centrées sur le document Filtrage selon le type de communications Affichage des communications Créées mais non traitées Créées, traitées mais non résolues Créées, traitées et résolues

45 SGD documents non encore publiés Communication

46 SGD documents non encore publiés Contrôle des versions Étapes importantes Versions distinctes d un document non encore publié Comparaison toutes Version active documents externes Un document un fichier Fonction «Enregistrer sous» disponible

47 SGD documents non encore publiés Contrôle des versions

48 SGD documents non encore publiés Contrôle des versions Corbeille CaseWare pour les documents des clients Stocke les documents supprimés jusqu à ce qu elle soit vidée Mission Nettoyer Sélection et suppression des documents dans la corbeille Chaque client est indépendant Aucun lien avec la corbeille Windows

49 SGD documents non encore publiés Contrôle des versions

50 SGD documents non encore publiés Finalisation Finalisation des fichiers en cinq étapes (Five Step File Finalization ) Approbation Repositionnement Nettoyage Verrouillage Publication

51 SGD documents non encore publiés Finalisation

52 SGD documents publiés Doc.It Archive Concept simple Archives Salle de classement virtuelle Documents Suppression IMPOSSIBLE Contrôle des versions Métadonnées Facilité de recherche / contrôle de la conservation

53 SGD documents publiés Doc.It Archive Fonction de bibliothèque simple Client Filtrage aux fins de navigation et de ciblage Dossiers Feuilles de travail / impôt / correspondance Métadonnées

54 SGD documents publiés Filtre simple

55 SGD documents publiés Facilité de recherche

56 SGD documents publiés Documentation appropriée

57 Résumé Nous produisons un contenu spécialisé livré sous forme de documents (méthode privilégiée) ou transmis de vive voix Un document est un contenu structuré que l on peut livrer sur demande Dans notre secteur, la livraison sous forme de documents est préférable à la livraison de vive voix

58 Résumé BAIDocument Framework Puisque notre produit est un contenu spécialisé structuré Nous le produisons sous forme de document non encore publié Nous en faisons un document publié statique Nous utilisons un système de gestion de documents distinct pour chaque type de documents

59 Résumé À retenir Responsabilités professionnelles Production et tenue à jour de documents étayant nos conclusions Archives Niveau d assurance le plus élevé lorsque le contenu est statique

60 Résumé Documentation des politiques et protocoles Aidez votre personnel à obtenir des résultats Renforcez la crédibilité de vos preuves documentées Assurez-vous qu il n y a qu une version des documents non encore publiés + publiés

61 Simplifiez la gestion sans papier des documents de votre cabinet «Plus ça change, plus c est la même chose.» Jean-Baptiste Alphonse Karr

62 Simplifiez la gestion sans papier des documents de votre cabinet Questions Dwayne Bragonier, CA, CA TI BAI Bragonier & Associates Inc. Créateurs de BAIWay ClientDocs