Briljant Gestion de caisse

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1 Briljant Gestion de caisse

2 Table des matières 1. Gestion de caisse... 1 Travailler avec la gestion de caisse... 1 Les paramètres pour la gestion de caisse... 2 Aperçu paramètres... 2 Ouverture de la caisse... 6 Procédure... 6 Encoder une vente de caisse... 7 Procédure... 7 Conseils et remarques... 8 Échanger ou reprendre des articles Procédure Enregistrer un chèque-cadeau Procédure pour créer un chèque-cadeau Procédure pour utiliser un chèque-cadeau Enregistrement d'un acompte Procédure pour enregistrer un acompte Procédure pour enregistrer le solde d'un acompte lors de la réception Enregistrer un paiement partiel ou un non-paiement Procédure pour enregistrer un paiement partiel Procédure pour enregistrer un non-paiement Procédure pour enregistrer le paiement du solde d'un paiement partiel Utiliser un chèque à valoir Procédure Enregistrer des dépenses et recettes de caisse sans vente Procédure pour enregistrer une dépense-caisse Procédure pour enregistrer une recette de caisse Travailler avec des cartes client Procédure carte client Ouvrir le tiroir-caisse sans transaction Procédure Encoder ou modifier les données des clients Procédure pour créer un nouveau client Procédure pour rechercher et/ou modifier les données du client Encoder les données des articles Procédure pour remplir le code EAN ou le numéro d'article Procédure pour passer le code EAN ou le numéro d'article au scan Procédure pour rechercher et encoder un article Procédures pour encoder à l'aide de raccourcis Procédure d'encodage rapide Contrôler et clôturer la caisse Procédure pour le décompte de la caisse Procédure pour effectuer un contrôle de caisse Procédure de clôture Transférer et rouvrir la caisse dans Briljant Account Procédure de transfert automatique et de réouverture Consulter l'aperçu des bons de caisse Procédure Imprimer la liste de caisse Procédure Aperçu des touches de fonction dans le module de caisse Aperçu touches de fonction Index ii

3 Gestion de caisse Travailler avec la gestion de caisse Le module Briljant Gestion de caisse permet d'équiper un magasin d'un ou plusieurs système(s) de caisse intégré(s) dans Briljant Administrator. Les fonctions suivantes sont prévues: encodage des articles: de façon manuelle, par scanner, raccourcis et encodage rapide; encodage des données des clients; enregistrement des ventes et adaptation du stock; reprise des articles; enregistrement de chèques-cadeau, des acomptes, des paiements partiels et des chèques à valoir; cartes-client automatiques avec remise configurable; enregistrement des dépenses de caisse et des recettes de caisse sans vente; impression du ticket de caisse OU du bon de livraison OU de la facture; contrôle de caisse; impression de listes; transfert détaillé de la caisse en Briljant Account; commande du tiroir-caisse automatique, des imprimantes de tickets et de factures, scanner pour codes-barres et l'affichage clients; pouvoirs configurables avec mots de passe pour rendre la monnaie, ouvrir le tiroir-caisse sans opération, etc. lien avec le terminal de banque C-zam pour le transfert automatique du montant à payer (= module complémentaire). Les modules Gestion des ventes, resp. Gestion des achats doivent être activés pour l'impression directe des factures à partir de la caisse et l'enregistrement des mouvements de stock. Allez vers Paramètres pour configurer la gestion de caisse. 1

4 Briljant Gestion de caisse Les paramètres pour la gestion de caisse La mise en place d'un système de caisse intégré signifie généralement un changement complet de l'administration. Lors de la création d'un nouveau dossier, basé sur le dossier par défaut livré, Administrator n'est pas configuré pour la gestion de caisse étant donné que la majorité des paramètres et des mises en pages à cet effet doivent être configurés spécifiquement pour votre entreprise. Si vous n'êtes pas sûr de vos actions, n'hésitez pas à contacter votre Helpdesk ou faites configurer les paramètres par un consultant Briljant. Aperçu paramètres Les onglets Caisse, Caisse2 et Caisse3 dans le menu Paramètres, Facture ne réfèrent pas aux caisses physiques 1, 2 et 3, mais uniquement à la numérotation des onglets consécutifs. 1. L'onglet Caisse contient les paramètres pour les champs, les touches, le champ de scan et l'autorisation pour les opérations avec mot de passe. 2. L'onglet Caisse2 contient les paramètres pour l'impression des tickets de caisse, l'affichage des totaux, la carte client, la comptabilisation automatique sous Briljant Account et la gestion des mots de passe. 3. L'onglet Caisse3 contient la mise en pages du ticket de caisse et les paramètres pour le tiroir-caisse automatique et l'affichage client. Menu Paramètres, Facture, onglet Caisse Dénomination: la dénomination de l'article peut oui ou non être modifié dans l'écran de caisse. Choisissez "Inaccessible" ou "Accessible". Prix: le prix de l'article peut oui ou non être modifié dans l'écran de caisse. Choisissez "Inaccessible" ou "Accessible". Nombre: le nombre peut oui ou non être modifié dans l'écran de caisse. Choisissez "Inaccessible" ou "Accessible". Si vous avez choisi "accessible", vous pouvez remplir le nombre dans l'écran de caisse. Si vous avez choisi "inaccessible", remplissez alors la valeur par défaut "1" dans le champ Par défaut. Plusieurs articles semblables doivent alors être soumis à un scan individuel. Vous pouvez également choisir "accessible" et remplir la valeur par défaut "1". Celle-ci est alors remplie, à chaque fois que vous introduisez un article. Indiquez également ce qui doit se passer lorsque vous remplissez un nombre négatif (par ex. une reprise): demander un mot de passe et/ou connecter l'opération (enregistrer dans un fichier log). Remise 1 et Remise 2: mis à part la possibilité de rendre ces champs accessibles ou inaccessibles, vous pouvez également les rendre invisibles et demander un mot de passe et/ou connecter lorsque vous les remplissez. Touches: configurez ici les raccourcis pour les articles fréquents. Deux combinaisons de touches sont déjà prévues pour Acompte à payer et Chèque-cadeau (respectivement F9 et SHIFT+F9). Pour ajouter de nouveaux raccourcis: créez d'abord l'article, appuyez sur la touche de fonction ou la combinaison avec CTRL, ALT ou SHIFT dans le champ Touche. Remplissez ensuite l'article et sauvegardez avec F5. Champ de scan: ce bloc contient les paramètres pour l'emploi du scanner de codes-barres. Rechercher article selon: sélectionnez "Code EAN" si les articles ont un code EAN. Sélectionnez "Numéro d'article" si le code-barre est créé sur base du numéro d'article. Code EAN, Nom de l'article et Groupe principal: lorsqu'un article n'a pas de code-barre ou un code-barre illisible, vous pouvez l'introduire de façon manuelle dans le champ de scan. Remplissez le code-barre ou le nom d'article, précédé du signe que vous introduisez ici et l'article est rempli. Si vous n'introduisez qu'une partie du code-barre ou du nom d'article, la fenêtre de recherche est ouverte. Si vous remplissez le groupe principal, la fenêtre de recherche est toujours ouverte. 2

5 Gestion de caisse Caractères initiaux code client: lorsque vous introduisez ces caractères initiaux dans le champ de scan, vous pouvez remplir le numéro de client. Celui-ci est chargé et vous pouvez commencer le scan des articles. Caractères initiaux utilisateur: avec ces caractères initiaux, suivis d'un code d'utilisateur, vous modifiez l'utilisateur de la caisse. Modifications autorisées: pour attribuer un raccourci aux opérations Adapter dernière ligne, Adapter ligne arbitraire et Supprimer la ligne. Vous pouvez sécuriser ces raccourcis par un mot de passe. Les mots de passe sont créés et gérés dans l'onglet Caisse2. Utilisateur de la caisse obligatoire pour chaque ticket: choisissez "Pas", "Utilisateur" ou "Utilisateur + mot de passe". Menu Paramètres, Facture, onglet Caisse2 Impression Si le client est indiqué sur le ticket Choisissez "Faire un ticket" si vous souhaitez imprimer des tickets de caisse. Choisissez "Remarque" si vous imprimez pratiquement toujours un bon de livraison ou une facture lorsqu'un client est indiqué. Le programme vous offre la possibilité d'imprimer quand même un ticket. Choisissez "Interdire" afin d'imprimer toujours un bon de livraison ou une facture lorsqu'un client est indiqué. Imprimer bon de livraison direct. sans écran: cochez cette option si le bon de livraison par défaut est toujours utilisé et que vous ne devez jamais modifier le nombre d'exemplaires. Imprimer facture directement sans écran: cochez cette option si la facture par défaut est toujours utilisée et que vous ne devez jamais modifier le nombre d'exemplaires. Nombre tickets: nombre par défaut d'exemplaires du ticket, généralement "1". Si solde encore à payer: nombre à imprimer lorsqu'il n'y a pas de paiement ou un paiement partiel, généralement "2". Le client peut signer le double pour confirmer son accord du solde encore à payer. Nombre chèques à valoir: nombre par défaut à imprimer, généralement "2". Impr. ticket de sortie de caisse: choisissez "Toujours", "Jamais" ou "Question". Possibilité de fermer l'écran: choisissez "Toujours" (par ex. pour un dossier d'exercice), "Jamais" afin que l'écran de caisse ne puisse pas être fermé, "En cas d'écran vide" afin que l'écran ne puisse être fermé qu'après avoir terminé une opération de caisse. Livres: définissez les comptes pour comptabiliser automatiquement la caisse dans Briljant Account. Total: Chèques à valoir: par ex. " Compte d'attente Chèques à valoir". Solde: par ex. " Compte d'attente Solde". Vers la banque: par ex. " Virements internes Caisse". Écart de caisse: par ex. " Petits écarts de caisse". Restitution argent: choisissez "Autorisé", "Mot de passe à partir de" ou "Autorisé jusqu'à". Pour les deux dernières options, un nouveau champ est affiché dans lequel vous pouvez remplir le montant. 3

6 Briljant Gestion de caisse Propositions reçues: rempli au choix le champ Reçu. Choisissez "Toujours" pour toujours remplir automatiquement le solde. Choisissez "Jamais" si vous remplissez toujours le montant reçu de façon manuelle. Choisissez "Lors du paiement" pour faire remplir le montant lors du paiement d'une facture ouverte ou du ticket de caisse. Livre de caisse par défaut: remplissez le livre de caisse à proposer par défaut (ceci n'est pas le livre de caisse financier officiel de la comptabilité). Devise à payer: choisissez "Aucun". Ces fonctions ne sont plus d'application depuis l'euro (sauf si vous acceptez encore des paiements en d'autres devises à la caisse). Monnaie devise: choisissez "EUR". Code linguistique par défaut: choisissez la langue par défaut pour le ticket de caisse. Total remise: dans l'écran de décompte, vous pouvez afficher le champ Remise, le rendre accessible aux modifications manuelles ou le masquer entièrement. Total remise vers: détermine si la remise globale éventuelle est remplie dans le champ Remise 1 ou Remise 2. Si la remise est remplie dans le champ Remise 2, vous ne pouvez plus accorder une remise article individuelle. Mode de paiement monnaie: remplissez le code de votre mode de paiement "Comptant". Client par défaut: vous pouvez remplir un client à remplir par défaut, par ex. "Magasin" ou "Particulier". Imprimer par défaut: choisissez "Ticket", "Bon de livraison" ou "Facture" comme document à imprimer par défaut. Vous pouvez toujours sélectionner une autre configuration que la configuration par défaut dans l'écran de décompte. Carte client: définition du fonctionnement de la carte client Nombre pièces carte client: remplissez le nombre d'achats, par ex. 10. Remise: remplissez le pourcentage de remise à utiliser. Remise accordée par: choisissez "Dernier achat" ou "Achat prochain". En fonction de cette configuration, la remise est calculée au 10ème ou 11ème achat (en supposant que le nombre d'achats se trouve sur 10). Lignes remise sur carte client: si cette option est cochée, les articles vendus avec une remise, sont également mentionnés pour la remise sur carte client. Montant vers carte client: choisissez "Chaque ligne distincte" pour imprimer chaque ligne d'article sur la carte client. Choisissez "Total de la caisse" si ceci n'est pas le cas. Article remise carte client: remplissez le numéro d'article pour l'article "Carte client". Mot de passe: définition des mots de passe et des fonctions qu'ils interdisent ou autorisent. Les utilisateurs sont autorisés à définir, modifier ou supprimer les mots de passe par le menu Paramètres, Sécurité. Menu Paramètres, Facture, onglet Caisse3 Lve de caisse: remplissez le livre de caisse (F3 pour la liste de recherche). Module EFT et EFT-INI-file: pour l'emploi du module Electronic Fund Transfer (= lien avec le terminal de paiement). Ce paramètre sera pratiquement toujours configuré par un consultant Briljant. Utilisation de la caisse: 4

7 Gestion de caisse Travailler avec: choisissez "Scanner", "Clavier" ou "Scanner & clavier". Entrée rapide: active ou désactive cette fonction dans l'écran de saisie. Ticket: paramètres pour la mise en pages des tickets et les fonctions d'impression. Ces paramètres seront pratiquement toujours configurés par un consultant Briljant. Tiroir-caisse et affichage client: Ces paramètres seront pratiquement toujours configurés par un consultant Briljant. Voici un exemple: Catégorie tarifaire par défaut: remplissez la catégorie tarifaire à proposer par défaut utilisée lorsque vous n'avez pas rempli de catégorie tarifaire individuelle au client. Mode de paiement par défaut: remplissez le mode de paiement à proposer par défaut (F3 pour la liste de recherche). Vous pouvez définir ou modifier les modes de paiement dans le menu Paramètres, Fichiers de base, onglet Mode de paiement. Vous déterminez également dans cet onglet si le tiroir-caisse est ouvert automatiquement et quels sont les comptes généraux utilisés pour la comptabilisation automatique de la caisse dans la comptabilité. Livre de livraison des bons de livraison: remplissez le livre de livraison à utiliser (F3 pour la liste de recherche). Entrepôt: remplisse l'entrepôt à utiliser par défaut. Démarrer avec l'écran Caisse ouvert Sur les ordinateurs-caisse, vous pouvez faire démarrer le programme directement sur l'écran de caisse ouvert. Ajoutez le paramètre /R:CAISSE à la Cible des caractéristiques de l'icône de lancement. La commande pour démarrer le programme est la suivante [Drive]:\BRILJANT\PROG\BSADM.EXE /D [/U:[USER]] /ADM /R:CAISSE Le paramètre /D doit impérativement se trouver dans cette commande et vous devez remplir le répertoire vers le dossier sous Commencer sous. 5

8 Briljant Gestion de caisse Ouverture de la caisse Menu Caisse, Ouvrir L'ouverture de la caisse signifie l'encodage de la situation initiale dans le tiroir-caisse. Le temps entre l'ouverture de la caisse et la clôture de la caisse est appelé une période. Chaque période se voit automatiquement attribuer un numéro. Si vous souhaitez effectuer des contrôles de caisse, il est nécessaire de travailler avec des périodes, en d'autres termes ouvrir et fermer la caisse. Procédure Choisissez le menu Caisse, Ouvrir. L'écran Ouverture de la caisse est ouvert. 1. Remplissez le livre de caisse si vous travaillez avec plusieurs caisses. 2. Remplissez l'heure d'ouverture. Le Numéro d'ordre est automatiquement attribué. 3. Remplissez le nombre de devises présentes dans chaque ligne. Le montant est totalisé en bas dans l'écran Ouvrir. 4. Sauvegardez avec F5 et fermez la fenêtre. Si vous demandez une période de caisse précédente dans cet écran, les champs Achevé et Comptabilisé seront cochés ou non en fonction du statut de cette période de caisse. 6

9 Gestion de caisse Encoder une vente de caisse Menu Caisse, Opérations, onglet Articles Procédure Choisissez le menu Caisse, Opérations. L'écran Caisse est ouvert avec l'onglet Articles en premier plan. Le curseur se trouve dans le champ de saisie. 1. Remplissez le numéro d'article dans le champ de saisie (F3 pour la liste de recherche). Les données de l'article apparaissent dans la seconde ligne. 2. Remplissez la quantité (ceci peut être mis sur 0 ou sur 1 par défaut par les paramètres). 3. Remplissez éventuellement une remise: soit en remplissant un pourcentage de remise, soit en modifiant le Prix unitaire. Vous pouvez modifier la dénomination et le prix par défaut de l'article sauf si vous avez verrouillé ces champs dans les paramètres. 4. Pour ajouter l'article aux lignes d'articles en haut à l'écran, appuyez sur F12 ou sur ENTER afin de parcourir tous les champs. Le champ de saisie est à nouveau actif pour l'article suivant. 5. Après avoir introduit le dernier article, appuyez sur F5 pour activer l'onglet Total pour le décompte. Le montant total à payer est calculé dans l'onglet Total (F12 vous permet de retourner à l'onglet Articles). 6. Modifiez éventuellement la Catégorie tarifaire. Tous les prix et le montant total à payer sont recalculés. 7. Remplissez le code pour le mode de paiement (F3 pour la liste de recherche). La proposition "Comptant" sera généralement configurée par défaut par les paramètres. 8. Remplissez le montant reçu. La monnaie est immédiatement affichée. Vous pouvez également déterminer dans les paramètres que le montant à payer doit être repris dans le champ Reçu. 9. Régler le compte avec le client et rendez la monnaie. 7

10 Briljant Gestion de caisse 10. Appuyez sur le bouton Imprimer <F5> pour imprimer le ticket de caisse. L'onglet Articles vierge est à nouveau affiché, prêt à introduire l'opération de caisse suivante. Conseils et remarques 1. Lorsque vous travaillez avec des utilisateurs, la caisse peut être configurée de telle sorte que l'utilisateur doit s'annoncer pour chaque enregistrement de vente. Ce paramètre est généralement utilisé lorsque plusieurs personnes utilisent une seule caisse. 2. Pour imprimer un bon de livraison ou une facture au lieu du ticket de caisse, cochez l'option "Bon de livraison" ou "Facture" avant d'imprimer par F5. Vous pouvez également imprimer immédiatement en utilisant les raccourcis mentionnés à côté du champ. 3. Pour imprime un ticket de caisse sur nom ou un bon de livraison ou une facture, vous devez d'abord remplir le client. Voir Encoder ou modifier les données des clients. 4. Pour imprimer les bons de livraison ou factures, le module Gestion des ventes doit être activé. 8

11 Gestion de caisse 5. Pour consulter les données d'articles, encodez l'article dans le champ de saisie. Les données apparaissent dans la ligne du bas. Appuyez sur F11 pour supprimer à nouveau l'article. 6. Modifier ou supprime des lignes. Vous pouvez modifier ou supprimer des lignes en fonction des paramètres: pour modifier la dernière ligne: appuyez sur CTRL+F11; pour modifier une ligne arbitraire: tenez la touche ALT enfoncée pendant que vous naviguez avec la touche fléchée vers la ligne en question. Appuyez sur SHIFT-F11 pour modifier la ligne. Ou cliquez avec la touche droite de la souris et choisissez "Modiefier ligne". pour supprimer une ligne arbitraire: tenez la touche ALT enfoncée pendant que vous naviguez avec la touche fléchée vers la ligne en question. Appuyez sur F6 pour supprimer la ligne. Ou cliquez avec la touche droite de la souris et choisissez "Effacer la ligne". 7. Remplir un texte: vous pouvez introduire un petit texte qui sera imprimé sur le ticket dans le champ Description (si la mise en pages est configurée à cet effet). 8. Le point (.) sur le clavier numérique fonctionne comme virgule (,) dans les champs où vous devez introduire des décimales. 9. Vous pouvez également remplir des numéros de série dans la caisse. Voir Introduire des numéros de série lors d'une vente à la caisse sous le chapitre Numéros de série. 9

12 Briljant Gestion de caisse Échanger ou reprendre des articles Menu Caisse, Opérations, onglet Articles Lorsqu'un client souhaite échanger un article, les situations suivantes peuvent se produire: 1. l'article est échangé contre un article identique au même prix: il n'y a pas d'opération de caisse; 2. l'article est échangé contre un article plus cher. Le client paie la différence de prix; 3. l'article est échangé contre un article moins cher. Le client reçoit la différence en retour ou un chèque à valoir pour la différence; 4. l'article n'est pas échangé mais repris. Le client reçoit son argent en retour ou un chèque à valoir. Il peut naturellement également dépenser ce montant pour d'autres articles. Procédure Choisissez le menu Caisse, Opérations. L'écran Caisse est ouvert avec l'onglet Articles en premier plan. Le curseur se trouve dans le champ de saisie. 1. Remplissez l'article à échanger ou à reprendre. 2. Remplissez un - (signe moins) et le nombre dans le champ Nombre. Si l'article a été vendu avec une remise, vous devez également remplir cette remise lors de la reprise de l'article. 3. Après avoir encodé l'article à reprendre, appuyez sur F12 pour ajouter l'article en haut dans l'écran pour pouvoir encore reprendre d'autres articles. 4. Si l'article est échangé contre un article plus cher ou un article moins cher, remplissez cet article comme pour une vente normale. 5. Appuyez sur F5 pour faire le total. L'onglet Total est ouvert. 6. Si vous pouvez rendre de l'argent, remplissez le montant à rendre, précédé d'un - (signe moins) dans le champ Reçu. 7. Appuyez sur F5 pour imprimer le ticket ou le chèque à valoir. S'il s'agit d'un chèque à valoir, celui-ci porte un numéro unique. Vous utiliserez ce numéro pour identifier le chèque à valoir lorsque le client se représente à la caisse avec ce chèque. Voir Utiliser un chèque à valoir. 10

13 Gestion de caisse Enregistrer un chèque-cadeau Menu Caisse, Opérations, onglet Articles Un chèque-cadeau permet au client d'acheter des articles pour un montant mentionné sur le chèque. Un chèque-cadeau a un numéro unique pour enregistrer le bon lors de l'achat. Une fois le numéro enregistré dans les achats, le chèquecadeau ne peut plus être utilisé. Procédure pour créer un chèque-cadeau 1. Un chèque-cadeau est un article (Chèque-cadeau) que vous pouvez encoder parmi les autres articles. Utilisez le raccourci SHIFT+F9 pour l'encodage, sauf si vous en avez modifié les paramètres. 2. Remplissez le nombre et la valeur du chèque-cadeau. 3. Appuyez sur F12. Le chèque-cadeau est enregistré. Faites le total, réglez l'achat avec le client et imprimez le ticket de caisse. Le numéro du chèque-cadeau est imprimé sur le ticket de caisse. Vous pouvez éventuellement noter ce numéro sur un chèque-cadeau pré-imprimé. Utilisez ce numéro pour rappeler le chèque lors de l'achat. Procédure pour utiliser un chèque-cadeau Lorsqu'un client se présente avec un chèque-cadeau, procédez comme suit. 1. Appuyez sur SHIFT+F9 dans l'écran de saisie. La description du chèque-cadeau apparaît et le curseur se met dans le champ Prix par déf. 2. Remplissez un - (signe moins) dans le champ Prix par déf. Le message "Pour un acompte, vous devez introduire le numéro de l'acompte" apparaît à l'écran. 3. Introduisez le numéro du chèque-cadeau et appuyez sur ENTER. Le montant du chèque est chargé et rempli dans le champ Prix par déf. 4. Appuyez sur F12. Les données du chèque-cadeau sont ajoutées en haut dans l'écran. 5. Remplissez les articles de la vente. Appuyez sur F5 pour conclure la vente. La valeur du chèque-cadeau sera déduite du montant total à payer. Chèque-cadeau pas entièrement utilisé Lorsqu'un client n'a pas utilisé le montant total du chèque-cadeau, vous pouvez soit lui payer son avoir, soit créer un chèque à valoir ou créer un nouveau chèque-cadeau pour le solde restant. 11

14 Briljant Gestion de caisse Enregistrement d'un acompte Menu Caisse, Opérations, onglet Articles Lorsqu'un client donne un acompte, il paie une partie du prix à l'avance et le reste lors de la réception des articles. L'acompte ne fait pas partie de la vente: il n'y a en effet pas de modification du stock. Ce n'est que lorsque le client paie le solde, que l'opération est enregistrée comme vente et que l'article est enregistré hors stock. Procédure pour enregistrer un acompte 1. Un acompte est un article (Acompte) que vous pouvez encoder parmi les autres articles. Utilisez le raccourci CTRL+F9 pour l'encodage, sauf si vous en avez modifié les paramètres. 2. Remplissez le nombre 1 et le montant de l'acompte. 3. Appuyez sur F12. L'acompte est enregistré. Faites le total, remplissez les données du client, réglez l'achat avec le client et imprimez le ticket de caisse. Le numéro de l'acompte est imprimé sur le ticket de caisse. Utilisez ce numéro pour rappeler l'acompte lorsque le client vient réceptionner l'article commandé. Vous pouvez éventuellement remplir "Acompte sur... [nom d'article] dans le champ Description. Sans ce numéro - donc lorsque le client ne présente pas le ticket de caisse avec le numéro d'acompte - il est impossible de calculer cet acompte lors de la réception de l'article! Étant donné que le ticket de caisse ne contient aucune référence à l'article commandé (vous n'avez en effet pas encodé l'article), vous pouvez éventuellement mentionner "Acompte sur [nom d'article]" dans le champ Description et imprimez ce texte sur le ticket. Procédure pour enregistrer le solde d'un acompte lors de la réception Lorsqu'un client se présente avec sont ticket de caisse pour réceptionner l'article commandé, procédez comme suit. 1. Appuyez sur CTRL+F9 dans l'écran de saisie. La description de l'acompte apparaît et le curseur se met dans le champ Prix par déf. 2. Remplissez un - (signe moins) dans le champ Prix par déf. Le message "Pour un acompte, vous devez introduire le numéro de l'acompte" apparaît à l'écran. 3. Introduisez le numéro de l'acompte à partir du ticket de caisse du client et appuyez sur ENTER. Le montant de l'acompte est chargé et rempli dans le champ Prix par déf. 4. Appuyez sur F12. Les données de l'acompte sont ajoutées en haut dans l'écran. 5. Remplissez l'article pour lequel l'acompte a été payé (et éventuellement les autres articles que le client achète). Appuyez sur F5 pour conclure la vente. La valeur de l'acompte sera déduite du montant total à payer. 12

15 Gestion de caisse Enregistrer un paiement partiel ou un non-paiement Menu Caisse, Opérations Lors d'un paiement partiel, le client ne paie qu'une partie du montant à payer lors de la réception de l'article. Lors d'un non-paiement le client ne paie rien. La grande différence avec un acompte se trouve dans le fait qu'il y a une modification de stock lors d'un paiement partiel ou un non-paiement. Le client emporte en effet l'article. Procédure pour enregistrer un paiement partiel 1. Remplissez l'article de façon normale. 2. Appuyez sur F5 pour faire le total. L'onglet Total apparaît. 3. Remplissez les données du client. 4. Remplissez le montant reçu dans le champ Reçu et appuyez sur Enter. 5. Appuyez sur F5 pour imprimer le ticket de caisse. L'écran Confirme est ouvert avec la question 'S'agit-il d'un paiement partiel?'. 6. Appuyez sur ENTER pour confirmer. Le ticket de caisse est imprimé en deux exemplaires. Procédure pour enregistrer un non-paiement Suivez la même procédure que ci-dessus mais ne remplissez rien dans le champ Reçu. Imprimez le ticket de caisse, le bon de livraison ou la facture. Confirmez la question "Conserver ce ticket sans paiement?". Procédure pour enregistrer le paiement du solde d'un paiement partiel 1. Dans l'écran Caisse, cliquez sur l'onglet Paiements. 2. Choisissez "Ticket" dans la liste de choix Paiement de. 3. Remplissez le numéro de ticket dans le champ Numéro. Vous pouvez également remplir le client dans le champ Client et rechercher ensuite le numéro de ticket dans le champ Numéro par F3. 4. Appuyez sur F5 pour faire le total. L'onglet Articles est ouvert avec les données du paiement déjà ajoutées dans la partie supérieure de l'écran. 5. Remplissez éventuellement les autres articles et terminez la vente de façon normale. 13

16 Briljant Gestion de caisse Utiliser un chèque à valoir Menu Caisse, Opérations Un chèque à valoir est automatiquement créé lorsque vous ne pouvez pas rendre de l'argent pour le reste d'un chèquecadeau ou lors de la reprise d'articles. Au lieu de remettre de l'argent, vous remettez au client un chèque à valoir à utiliser lors d'un prochain achat. Un chèque à valoir a un numéro unique. Ce numéro permet d'identifier le chèque lorsqu'il vous est présenté à la caisse. Vous ne pouvez pas enregistrer le chèque à valoir si vous ne connaissez pas ce numéro. Une fois le numéro enregistré, le chèque à valoir ne peut plus être utilisé. Procédure 1. Remplissez un - (signe moins) et appuyez sur ENTER. L'écran Question apparaît avec le message "Vous devez donner une raison pour un nombre négatif". 2. Choisissez "2" pour un chèque à valoir et appuyez sur ENTER. L'écran Question apparaît avec le message "Pour un chèque à valoir, vous devez introduire le numéro du chèque à valoir". 3. Remplissez le numéro du chèque à valoir et appuyez sur ENTER. Les données du chèque à valoir sont chargées. 4. Appuyez sur F12 pour ajouter le chèque à valoir en haut dans l'écran. 5. Remplissez les autres articles de l'achat de façon habituelle et appuyez sur F5 pour calculer le total. Le montant du chèque à valoir est déduit du montant total à payer. Réglez l'achat avec le client et imprimez le ticket de caisse. 14

17 Gestion de caisse Enregistrer des dépenses et recettes de caisse sans vente Menu Caisse, Opérations Lorsque vous prenez de l'argent du tiroir-caisse ou que vous ajoutez de l'argent sans qu'il n'y ait de vente, vous devez enregistrer cette opération comme une dépense ou vente de caisse sans vente. Si vous n'effectuez pas cet enregistrement, le montant de la caisse ne correspondra pas à celui des recettes et dépenses enregistrées dans la caisse. Procédure pour enregistrer une dépense-caisse 1. Sélectionnez l'onglet Dépenses dans l'écran Caisse. 2. Remplissez le code de dépense (F3 pour la liste de recherche). Vous créez les codes de dépense (par ex. Publicité, Timbres postaux, Essence, etc.) dans le menu Paramètres, Fichiers de base, onglet Dépenses de caisse. 3. Remplissez le montant avec un - (signe moins). 4. Remplissez éventuellement une remarque et un compte général au cas où vous transférez immédiatement la caisse dans Briljant Account (vous pouvez également remplir ce numéro de compte lors de la création du code). 5. Appuyez sur F5. La dépense de caisse est enregistrée et le ticket est imprimé. Procédure pour enregistrer une recette de caisse Une recette de caisse est enregistrée de façon identique à une dépense de caisse. Vous introduisez le montant sans - (signe moins). Le programma affiche le message "Pour une dépense, vous devez introduire un montant négatif". Étant donné que vous ne faites aucune dépense, vous pouvez ignorer ce message en appuyant sur ENTER. 15

18 Briljant Gestion de caisse Travailler avec des cartes client Menu Caisse, Opérations L'emploi de cartes client est entièrement automatisé dans le module Gestion de caisse. Le fonctionnement de ce module (nombre d'achats, remise, etc.) est défini dans les paramètres, onglet Caisse2. Après avoir configuré ces paramètres, l'onglet Carte client apparaît dans l'écran Caisse. Pour les enregistrements de caisse avec carte client, il est évidemment nécessaire de remplir le client sur chaque ticket de caisse. Ceci représente une opération supplémentaire mais elle est largement compensée par le temps que vous gagnez à ne plus attendre jusqu'à ce que votre client ait retrouvé sa carte, à mettre des cachets ou des signatures sur la carte ou à enregistrer plusieurs opérations lorsque le client l'a oubliée. De plus, le calcul de la remise et de son attribution sont également entièrement automatiques. Procédure carte client 1. Encodez les articles de façon normale dans l'écran Caisse et appuyez sur F5 pour calculer le total. 2. Remplissez le nom du client dans l'écran de calcul (onglet Total) ou remplissez les données du nouveau client. 3. Réglez l'achat avec le client et imprimez le ticket de caisse. La date d'achat et le montant total sont alors ajoutés dans l'onglet Carte client. Le statut de la carte client peut être imprimée sur le ticket de caisse (voir Paramètres). 4. Dès la carte pleine, la remise sur le total est automatiquement calculée dans le champ Avoir et les lignes d'achat individuelles sont vidées. La remise est attribuées soit lors du dernier achat, soit lors du prochain achat en fonction des paramètres. Introduire le solde initial Lorsque vous passez d'une carte client en papier à la carte client sous Briljant, vous pouvez remplir le montant total de l'ancienne carte sur la première ligne de l'onglet Carte client. 16

19 Gestion de caisse Ouvrir le tiroir-caisse sans transaction Menu Caisse, Opérations Vous pouvez ouvrir le tiroir-caisse sans qu'il n'y ait de vente, de dépense ou de recette de caisse. Lorsque vous ouvrez le tiroir-caisse sans transaction, vous ne pouvez pas en retirer ou y ajouter de l'argent. Il peut être nécessaire d'ouvrir le tiroir-caisse pour: - déposer le solde initial dans le tiroir-caisse; - changer de l'argent; - effectuer un contrôle de caisse. Procédure Appuyez sur ALT+F10 dans l'écran de caisse ouvert. Un mot de passe peut vous être demandé en fonction des paramètres. Dans ce cas, remplissez le mot de passe et appuyez sur ENTER pour ouvrir le tiroir-caisse. 17

20 Briljant Gestion de caisse Encoder ou modifier les données des clients Menu Caisse, Opérations, onglet Total Pour certaines opérations, telles que l'impression d'un ticket de caisse sur nom, un bon de livraison ou une facture, il est nécessaire de remplir les données du client dans l'écran de caisse. Vous pouvez non seulement remplir un client existant et modifier ses données de base, mais également créer un nouveau client. Lors de la création d'un nouveau client dans l'écran caisse, vous ne pouvez remplir que les données de base (nom, adresse, téléphone, fax, régime et numéro de TVA). Pour compléter la fiche client, cliquez sur le numéro de client et appuyez ensuite sur CTRL+F3 pour ouvrir l'écran Clients dans le menu Gestion. Procédure pour créer un nouveau client 1. Appuyez sur CTRL+N dans l'onglet Total ou cliquez sur le bouton Nouveau. Les champs pour remplir les données du client sont alors accessibles. 2. Remplissez les données du nouveau client et appuyez sur CTRL+B ou sur le bouton Sauvegarder. Le numéro de client est attribué et les données sont sauvegardées. Catégorie tarifaire Lorsque vous remplissez une catégorie tarifaire lors de la création d'un nouveau client, celle-ci n'est pas sauvegardée dans les données du client. Le champ de saisie Catégorie tarifaire sert à attribuer ou modifier une catégorie tarifaire unique lors d'une opération de caisse. Suivez le conseil ci-dessus pour ouvrir l'écran Clients et ajouter la catégorie tarifaire aux données du client. Procédure pour rechercher et/ou modifier les données du client 1. Remplissez le nom du client et appuyez sur ENTER. 2. Appuyez sur CTRL+W ou cliquez sur le bouton Modifier. Les champs avec les données du client sont alors accessibles. 3. Modifiez les données du client et appuyez sur CTRL+B ou sur le bouton Sauvegarder. 18

21 Gestion de caisse Encoder les données des articles Menu Caisse, Opérations, onglet Articles Vous encodez les articles avec le numéro d'article ou le code EAN en fonction des paramètres. Procédure pour remplir le code EAN ou le numéro d'article Remplissez le code EAN ou le numéro d'article dans le champ de saisie et appuyez sur ENTER. L'article est chargé et rempli. Procédure pour passer le code EAN ou le numéro d'article au scan Passez le code EAN ou le code-barre de l'article au scan. L'article est chargé et rempli. Si vous scannez un code EAN erroné, le programme signale que l'article n'existe pas. Lorsque vous travaillez avec un scanner, il et conseillé de configurez le programme de telle sorte que le nombre "1" soit rempli par défaut. Chaque ligne d'article est automatiquement ajoutée en haut de la liste sans que vous n'ayez à appuyez sur F12. Vous pouvez alors scannez l'un article après l'autre sans avoir à toucher le clavier. Plusieurs articles similaires peuvent être passés au scan plusieurs fois ou vous pouvez en remplir le nombre par le clavier. Si vous avez configuré que les articles ne peuvent être introduits qu'au scanner mais que vous souhaitez quand même remplir un numéro d'article par le clavier, ce numéro doit être précédé d'une / (ligne oblique). Ce signe spécial a été configuré dans Paramètres, Facture, onglet Caisse. Vous pouvez le modifier. Procédure pour rechercher et encoder un article Lorsque vous avez configuré le programme de telle sorte que vous encodez les articles avec le code EAN, il se peut qu'un article soit présenté à la caisse sans étiquette. Vous pouvez alors rechercher et encoder l'article comme suit: tapez / pour rechercher la dénomination de l'article et appuyez sur ENTER. ou + pour rechercher le numéro d'article (ou code EAN) et appuyez sur ENTER. ou - pour rechercher les groupes principaux et appuyez sur ENTER pour ouvrir la liste de recherche avec les groupes principaux et les sous-groupes. Procédures pour encoder à l'aide de raccourcis Vous pouvez définir des raccourcis pour les articles fort demandés. Par ex. F9 pour encoder l'article Divers. Voir Paramètres pour configurer les raccourcis. Procédure d'encodage rapide Remplissez la quantité multipliée par le prix, par ex. 5*4 et appuyez sur le raccourci de l'article, par ex. F9. Les données de l'article encodé, le nombre et le prix sont remplis. Passez l'article au scan et remplissez [nombre]*. Exemple: passez l'article au scan et tapez 8*. Vous avez encodé 8 fois l'article. Remplissez le prix et appuyez sur le raccourci. Si vous ne remplissez qu'un seul chiffre, celui-ci est automatiquement utilisé comme prix. Exemple: Tapez 10 et appuyez sur F9. Vous avez encodé l'article Divers avec 10 comme prix. Vous pouvez activer ou désactiver l'encodage rapide dans les paramètres (onglet Caisse3). 19

22 Briljant Gestion de caisse Contrôler et clôturer la caisse Menu Caisse, Clôturer Lorsque vous clôturez la caisse, vous vérifiez si le montant dans le tiroir-caisse correspond aux recettes et dépenses telles qu'elles ont été enregistrées par la caisse. Vous clôturez toujours la caisse par période, donc à partir d'une certaine date d'ouverture et éventuellement heure d'ouverture. La clôture de la caisse est effectuée en trois étapes: 1. le décompte de la caisse; 2. le contrôle de la caisse; 3. la clôture de la caisse. 1 Procédure pour le décompte de la caisse Le décompte de la caisse consiste à compter l'argent dans le tiroir-caisse, compter les montants des autres modes de paiement et à encoder ces montants dans l'écran Clôture de la caisse. Choisissez le menu Caisse, Clôturer. 1. Remplissez le numéro de la période que vous souhaitez clôturer dans le champ N d'ordre et appuyez sur ENTER (ALT+END vous permet d'appeler le dernier numéro d'ordre). Les quantités des devises dans le tiroircaisse au début de la période, sont remplies. 2. Si vous effectuez une clôture pendant la journée, par ex. à l'heure du dîner, et que rouvrez ensuite, remplissez l'heure de clôture. 3. Comptez les devises et remplissez les nombres dans la colonne Nombre de clôture. Le montant est totalisé en bas à l'écran et la différence entre l'ouverture et la clôture est affichée. 4. Appuyez sur F5 pour sauvegarder le décompte de la caisse. Vous pouvez imprimer ce décompte par l'icône Imprimer ou CTRL+P afin qu'une autre personne puisse éventuellement le contrôler à un moment ultérieur. 20

23 Gestion de caisse 2 Procédure pour effectuer un contrôle de caisse Lorsque vous effectuez un contrôle de caisse, les montants introduits sont comparés aux recettes et dépenses enregistrées par la caisse. Vous trouvez le contrôle de caisse dans le tableau Modes de paiement de la liste Règlement. Imprimez la liste Règlement comme suit. Choisissez le menu Caisse, Liste, onglet Règlement. 1. Sélectionnez la liste que vous souhaitez imprimer de la liste et cliquez sur l'icône Imprimer ou CTRL+P. 2. Vérifiez maintenant le tableau Mode de paiement sur la liste. La colonne Différence indique la différence entre les montants introduits lors de décompte de la caisse et les montants tels qu'ils ont été introduits lors des opérations, par mode de paiement. Si le total indique 0, la caisse est exacte. 21

24 Briljant Gestion de caisse Causes possibles de différences de caisse - Vous avez mal compté la monnaie ou vous avez fait une erreur lors du compte. Refaites les comptes et encodez à nouveau les montants. - Vous avez rendu trop peu ou trop de monnaie. - Vous avez mal enregistré une certaine opération (chèque-cadeau, bon à valoir, acompte,...). - Vous avez enregistré une opération avec un mode de paiement erroné. La différence totale est 0, mais les différences par mode de paiement ne sont pas égales à 0. La caisse est exacte, mais si vous effectuez le transfert automatique vers Account, les montants sont enregistrés sur des comptes erronés. Ceci peut être corrigé par une opération diverse. 3 Procédure de clôture 1. Rouvrez l'écran Clôture de la caisse et introduisez ensuite le numéro d'ordre de la période à clôturer. 2. Cochez le champ Clôturé et appuyez sur F5 pour sauvegarder. Après la clôture, vous pouvez transférer automatiquement la caisse vers Briljant Account. 22

25 Gestion de caisse Transférer et rouvrir la caisse dans Briljant Account Menu Caisse, Comptabiliser Lors du transfert automatique, tous les modes de paiement sont comptabilisés vers des comptes de régularisation et les frais et revenus sont comptabilisés en détail dans les comptes de produits/clients et dans les comptes de charges/fournisseurs. Ceci nécessite un système de paramètres complexe, aussi bien dans Briljant Account que dans Briljant Administrator. Il est donc fortement conseillé de faire effectuer cette configuration par un consultant Briljant. Ceci vous évitera de devoir effectuer des comptabilisations de correction compliquées après un transfert erroné. Une fois cette configuration en place, le transfert automatique se résume au célèbre clic sur un bouton... Procédure de transfert automatique et de réouverture Choisissez le menu Caisse, Comptabiliser. L'écran Comptabilisation de la caisse est ouvert. 1. Remplissez le numéro d'ordre de la période à transférer. 2. Si vous prenez un montant du tiroir-caisse pour le porter à la banque, remplissez ce montant dans le champ Montant vers banque. 3. Appuyez sur le bouton Comptabiliser caisse <F7> pour lancer l'opération comptable. 4. Appuyez sur le bouton Créer nouvelle ouverture <F8> pour mettre la caisse à la période suivante et au solde initial mis à jour. Le jour suivant, vous pouvez immédiatement reprendre la vente... Il ne peut jamais y avoir de différence dans la liste de caisse lors d'un transfert automatique. 23

26 Briljant Gestion de caisse 24

27 Gestion de caisse Consulter l'aperçu des bons de caisse Menu Caisse, Aperçu bons Procédure Choisissez le menu Caisse, Aperçu bons. L'écran Aperçu bons affiche les bons émis et les acomptes reçus. Remplissez la date pour limiter la liste aux bons de cette date. Remplissez le livre de caisse pour limiter la liste aux bons de ce livre de caisse. Cochez Uniquement en susp. pour ne voir que les bons ouverts. Les bons à valoir et les chèques-cadeau revenus, sont cochés dans la colonne OK. 25

28 Briljant Gestion de caisse Imprimer la liste de caisse Menu Caisse, Liste La liste des opérations vous donne un aperçu des transactions pour une certaine période. Procédure Choisissez le menu Caisse, Liste, onglet Liste. Sélectionnez les données que vous souhaitez obtenir sous l'en-tête Imprimer. Remplissez la date et le livre de caisse. Sélectionnez "Satisfait", "Pas acquitté" et/ou Uniquement les paiement de fac. Cliquez sur l'icône Imprimer ou CTRL+P pour imprimer la liste. 26

29 Gestion de caisse Aperçu des touches de fonction dans le module de caisse Menu Caisse, Opérations, onglet Articles Il est conseillé de travailler le plus possible avec le clavier dans les écrans de caisse et de limiter l'emploi de la souris au minimum. Ceci accélère considérablement le service aux clients. Aperçu touches de fonction Touche Commande Remarque Modifier les lignes d'articles CTRL+F11 Modifier la dernière ligne SHIFT+F11 Modifier une ligne arbitraire ALT+Flèche vers le haut pour sélectionner une autre ligne F6 Supprimer une ligne arbitraire ALT+Flèche vers le haut pour sélectionner une autre ligne Rechercher les articles F3 /[nom d'article] +[numéro d'article] -[groupe principal] Rechercher l'article Rechercher l'article sur nom Rechercher l'article sur numéro d'article Rechercher l'article sur groupe principal SHIFT+F9 Créer un chèque-cadeau Toujours par la touche de fonction, jamais par Rechercher article CTRL+F9 Introduire un acompte Toujours par la touche de fonction, jamais par Rechercher article F9 Article divers 21% Reprise Introduire un signe moins (-) au nombre Reprendre le chèque-cadeau Reprendre l'acompte Reprendre le bon à valoir Échanger Confirmer F5 Vers l'onglet Total Lorsque vous vous trouvez dans l'onglet Articles F5 Imprimer ticket Lorsque vous vous trouvez dans l'onglet Total F5 Imprimer ticket de dépense Lorsque vous trouvez dans l'onglet Dépense 27

30 Briljant Gestion de caisse F5 Vers l'onglet Articles Lorsque vous vous trouvez dans l'onglet Paiements F12 Confirmer ligne d'article Divers ALT+F10 Ouvrir le tiroir-caisse sans transaction 28

31 Index C Caisse Acompte Aperçu bons Carte client Chèque à valoir Chèque-cadeau Clôture Consulter les articles... 8 Contrôle de la caisse Décompte de la caisse Dépense sans vente Différences de caisse Données des clients Échange et reprise Encodage rapide Encoder les articles... 8 Imprimer la facture... 8 Imprimer la liste de caisse Imprimer le bon de livraison... 8 Non-paiement Ouvrir... 7 Ouvrir le tiroir-caisse Paiement partiel Paramètres... 2 Réception sans vente Réouverture automatique Touches de fonction Transfert automatique Travailler avec... 1 Caisse/Raccourcis S Scan Caisse/Articles