CONNEXION SUR LE LOGICIEL... 3 II. ACCUEIL...

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2 I. CONNEXION SUR LE LOGICIEL... 3 II. ACCUEIL... 4 A. GENERAL... 4 B. DETAIL DE LA PAGE D ACCUEIL Général Détail de la barre de navigation Résumé des informations sur la page d accueil... 6 III. ALERTES... 9 A. GENERAL... 9 B. ACTIONS GENERALES... ERREUR! SIGNET NON DEFINI. C IV. JOURNAL DE BORD A. CHOIX D UNE REQUETE Listing et numéros Résumés Ventilation Comparaison temporelle B. FILTRER LES INFORMATIONS Filtres sur les types d appels Filtres sur les durées Filtres sur les coûts Filtres sur les numéros Filtres sur les sites Filtres sur les postes Filtres sur les opérateurs V. ETATS PLANIFIES (RAPPORTS AUTOMATIQUES) A. CREER UNE PLANIFICATION Période d édition Mode de sortie Paramètres additionnels B. GERER LES PLANIFICATIONS Actions Liste Page 2 sur 18

3 I. Connexion sur le logiciel Dans le dossier «GT-ENTERPRISE» sur votre bureau, cliquez sur le raccourci «WEB GT-ENTERPRISE». NB1 : Le logiciel s utilise avec le navigateur Firefox, dans le cas où ce navigateur ne serait pas installé sur votre poste, une version embarquée est fournie et préinstallé avec le logiciel. NB : L URL d accès du logiciel est la suivante : Pour tout accès au logiciel, un nom d utilisateur et un mot de passe sont requis. Par défaut il faudra utiliser le compte : «admin» mot de passe «admin» NB : Le logiciel est utilisable par plusieurs utilisateurs à la fois, cependant, un compte ne peut être connecté qu une seule fois. Dans le cas où un utilisateur oublierait de déconnecter son compte à la fin de ses manipulations, une déconnexion automatique sur inactivité est mise en place (10 minutes) Page 3 sur 18

4 II. Accueil A. Général Une fois l identification passée, vous serez redirigé vers la page d accueil. Cette page permet d afficher l arborescence des sites et de votre annuaire. - Premier niveau : Entreprise - Second niveau : Sites (1 Site = 1 connexion PABX) - 3 ème niveau et supérieurs : à définir dans la gestion de votre annuaire. Vous pouvez avoir jusqu au degré 9. - Pour chaque niveau (sauf Entreprise) : les postes téléphoniques associés. B. Détail de la page d accueil 1. Général Cette partie affiche la période de visualisation des tickets 2. Détail de la barre de navigation de la période de visualisation. : Affichage Le bouton permet de rafraichir les informations correspondant aux périodes séléctionnées. : Recherche les postes par numéro de poste. Page 4 sur 18

5 a) Recherche d un poste L icône permet de se positionner sur le poste, celui-ci sera alors affiché en surbrillance b) Résultat d affichage de la recherche Etat du poste une fois le poste trouvé en passant par la barre de recherche d un poste Page 5 sur 18

6 3. Résumé des informations sur la page d accueil Affiche la liste des niveaux de la structure en cours de consultations. L entête bleu indique les sous niveaux du niveau en cours. Un clic sur le niveau permet d aller dans le sous niveau suivant et permettra d afficher la liste des postes présents sur le niveau concerné. L entête gris indique qu il s agit d un poste et non plus d un niveau, sur chaque poste il est possible qu un icône soit afficher celui-ci indique une alerte sur le poste. En plaçant le curseur sur l icône, une fenêtre contenant le détail de l alerte s affichera (cf. Alerte). Un clic sur le poste va permettre de visualiser le détail des consommations pour la période concernée et le poste concerné. Page 6 sur 18

7 a) Détail du niveau ou du poste Un clic sur le poste permet d aller dans le journal de bord et de visualiser les appels concernant le poste sélectionné (cf. Journal de bord). Lors du survol avec le curseur sur la ligne «Nombre d appels» ou «Coût total» les informations suivantes s affichent : Résumé des appels pour la période en cours de visualisation Résumé des coûts de communication pour la période de visualisation b) Actions sites Sur les niveaux de types sites dans la fenêtre d accueil, l action est disponible. Elle permet de gérer les entêtes pour les facturations. (Génération de documents PDF). Page 7 sur 18

8 Vous pouvez éditer les informations mentionnées puis cliquer sur «Valider» pour enregistrer les modifications. c) Actions postes En cliquant sur l icône d un poste, le menu suivant apparaît : «Configurer une alerte» redirige vers le module de déclaration d alerte avec un filtre préétabli sur le poste. Se référer à la gestion des alertes pour le reste de la configuration. «Etat de facturation» permet Page 8 sur 18

9 III. Alertes A. Général Accès via le menu «Alertes». Ce module permet de définir actuellement des alertes visuelles sur les postes lors de la navigation sur l écran d accueil. Les futures versions implémenteront également un déclenchement d alertes par mail sur des entités plus diverses (niveaux, globales). B. Liste Permet de visualiser la liste des alertes créées pour l utilisateur connecté sur le logiciel. permet de créer une nouvelle alerte, dans le logiciel. permet de modifier la période de visualisation en cours C. Définition d une alerte visuelle En premier lieu, nommer l alerte dans «Nom de l alerte». Puis choisir le type de portée de l alerte : - Certains postes : il faudra via le bouton «Voir les éléments» définir les postes à surveiller pour l alerte. - Tous les postes : tous les postes seront vérifiés sans distinction. - Poste en cours : Les postes du niveau affichés seront vérifiés. La distinction entre «Tous les postes» et «Poste en cours» se situe pour les recherches de type «MAX» ou «MIN». Dans le premier ce sera le poste qui «a le plus de» parmi tous les postes. Tandis que le second sera celui qui a «le plus de» uniquement pour le niveau en cours de visualisation. Dans un second temps il faut régler les critères de déclenchement. Page 9 sur 18

10 Champ : données sur laquelle sera portée la vérification de dépassement (ou non dépassement). Il suffit de choisir dans la liste déroulante le champ à utiliser. Ensuite choisir l opérateur à utiliser ex «Supérieur à» et finalement la valeur dans la case «Seuil». Une fois enregistrée l alerte visuelle sera directement appliquée pendant la navigation sur l accueil. Voici comment se présente un poste avec une alerte déclenchée : Au survol de l icône le détail de l alerte (ou des alertes) déclenchées apparaît : Page 10 sur 18

11 IV. Journal de bord Le journal de bord représente le module de consultation des appels à l aide de plusieurs requêtes. Il est constitué d un ensemble de requêtes préconfigurées, comprend un large éventail des filtres. Chaque requête se présente sous la forme d une grille de détails et d un total (sommes / moyennes) Les actions suivantes sont possibles : Modification de la période, permet de spécifier les dates de visualisation des données. Force un rafraîchissement des données de la page (suite à modifications des réglages ou pour afficher de nouveaux appels). Choisir une nouvelle requête. Modifier les filtres appliqués sur la requête. Configurer un état planifié (se reporter au chapitre dédié). Page 11 sur 18

12 A. Choix d une requête En cliquant sur l écran suivant apparait : Il suffit de cliquer sur la requête souhaitée pour qu elle soit exécutée. NB : pour certaines requêtes des choix additionnels seront demandés lors de la sélection. Ex : pour résumé par poste ou niveau, la liste des éléments à utiliser sera demandée. 1. Listing et numéros Les données affichées seront présentées sous forme de liste d appels (détails). La requête tickets est la requête de base : affichage des appels sur la période sélectionnée. Les requêtes «TOP» quant à elles afficheront les XX appels ou les XX numéros selon le nom de la requête choisie. 2. Résumés Permet d effectuer des cumuls par entités. Par exemple les cumuls par poste. Le résultat s affichera sous la forme : une ligne par entité prise en compte, avec pour chacune les sommes / moyennes pour l élément de la ligne. 3. Ventilation Présentation similaire aux requêtes de résumé. Les éléments affichés seront soit des tranche de temps (heure / jour etc.) soit par éléments de la grille de tarifs (Zones). 4. Comparaison temporelle Similaire à un résumé, mais affiche en tant que ligne les mois de la période en cours de sélection. Page 12 sur 18

13 B. Filtrer les informations Toutes les requêtes disponibles peuvent être filtrées, pour ce faire, cliquer sur La fenêtre de choix suivante apparaît : 1. Filtres sur les types d appels Cocher pour activer. Les types vont par paires, il n est possible d activer qu un seul élément par paire à la fois. Ex : Soit «Sortant» soit «Entrant». 2. Filtres sur les durées. Pour activer : cocher la case à gauche de l élément. Durée : filtre sur le temps de communication. Sonnerie : filtre sur le temps de sonnerie. Il faut ensuite choisir un opérateur, disponibles : - Egal / Différent de - Inférieur / Inférieur ou égal - Supérieur / Supérieur ou égal. Page 13 sur 18

14 3. Filtres sur les coûts Même principe que pour les durées. Le champ concerné est : «coût TTC». 4. Filtres sur les numéros Même principe que les durées, opérateur : commence par (début de numéro), égal à (numéro exact), différent de, ne commence pas par. Une fois l opérateur choisi, saisir dans la case de droite le numéro ou le début de numéro souhaité puis cliquer sur le symbole «+». Une fois le numéro ajouté, vous pouvez en ajouter d autres. Pour le retirer cliquer sur le symbole «-» dans la liste. 5. Filtres sur les sites La liste des éléments disponibles apparaît dans la partie gauche. Cliquer sur «Ajouter à la liste» pour le basculer dans les éléments sélectionnés. 6. Filtres sur les postes La liste des éléments disponibles apparaît dans la partie gauche. Cliquer sur «Ajouter à la liste» pour le basculer dans les éléments sélectionnés. Page 14 sur 18

15 7. Filtres sur les opérateurs La liste des éléments disponibles apparaît dans la partie gauche. Cliquer sur «Ajouter à la liste» pour le basculer dans les éléments sélectionnés. Page 15 sur 18

16 V. Etats planifiés (rapports automatiques) A. Créer une planification La création d un rapport automatisé peut se réaliser depuis le journal de bord : Une fois la requête définie, vous avez accès à une option pour les planifier : La fenêtre suivante apparaît : 1. Période d édition Les états planifiés s exécutent selon 3 modes : Jour / Semaine / Mois. Lors de l exécution, la période précédente à la date de réalisation sera exécutée. Pour une planification par jour : les données de la veille seront imprimées. Pour une planification par semaine : la semaine précédente sera imprimées. Pour une planification par mois : le mois précédent sera imprimé. Il est possible d afficher les réglages pour la date d exécution : Heure d impression : heure à laquelle l état sera réalisé le jour de son exécution. 1 er jour de la période suivante : concerne uniquement les planifications par mois : permet de s exécuter le premier du mois. Par mois il est possible de choisir un jour fixe en cochant l option «A date fixe le» et en indiquant le numéro de jour. Page 16 sur 18

17 2. Mode de sortie Choisissez le mode de sortie : «Mail» et / ou «Fichier». Pour le mode mail, pensez à configurer en envoi les paramètres SMTP du logiciel. Choisissez le type de format de fichier : PDF, CSV, ou EXCEL (Nécessite d avoir un logiciel Microsoft Excel XP ou version supérieure installé sur la machine). NB : Les états de facturations ne peuvent être édités qu en mode PDF. 3. Paramètres additionnels Par défaut, l état s exécutera indéfiniment, vous pouvez choisir en sélectionnant la seconde option de limité la réalisation à un nombre fin d exécution. Nommez votre état dans «Nom de la planification» afin de le retrouver plus facilement dans la liste de gestion. Vous pouvez également définir une date de première édition afin de démarrer les exécutions après une certaine date. Page 17 sur 18

18 B. Gérer les planifications Depuis le menu, rendez-vous dans «Rapports». 1. Actions En haut de la fenêtre, vous disposez d actions pour la modification / consultation d un rapport. Avec dans l ordre : - Modification du rapport : permet d éditer les paramètres du rapport (déclenchement / type de sortie) - Copie de rapport, permet de dupliquer le rapport pour l éditer de façon différente. - Désactiver : permet de ne plus exécuter le rapport. (ou de le réactiver sur un rapport désactivé) - Supprimer : pour supprimer un rapport, il doit d abord être désactivé. - Exécuter : créer une duplication du rapport, et l exécute immédiatement. Par exemple pour un état par jour, la veille sera imprimée. 2. Liste Le bas de la fenêtre répertorie la liste des rapports définis pour l utilisateur dans le logiciel. En cliquant sur une ligne la sélection s enclenche et les actions décrites dans le chapitre précédent deviennent disponibles. Page 18 sur 18