Edition Pilotée XL. Administration et prise en main Sage

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1 Edition Pilotée XL Administration et prise en main 2012 Sage

2 Sommaire Avant propos page 3 Administration page 4 Création de Bases de données XL page 5 Droits d accès page 7 Utilisation page 8 Les outils Sage Édition Pilotée XL page 9 Consulter un état page 16 Créer un état page 19 Mettre à jour les données page 24 Gestion d'un cube page 26 Partage et compatibilités page 33 Glossaire page 36 Annexes page Sage 2

3 Avant propos Avant propos Sage Édition Pilotée XL est un complément de Sage Édition Pilotée. Il vous accompagne dans la gestion de votre PME et vous permet : De mieux visualiser et comprendre vos données. Une meilleure visibilité et compréhension de vos données externes. D enrichir un cube avec vos données ou de créer vos propres champs calculés. Vous pourrez par ailleurs partager vos documents d analyse avec les personnes qui ne possèdent pas Sage Édition Pilotée XL. Sage Édition Pilotée XL est la solution d aide intuitive et facile à prendre en main. Elle vous accompagne à chaque étape de votre activité et vous permet de disposer de toutes les informations nécessaires pour une meilleure prise de décision Sage 3

4 Administration Administration Attention ce chapitre s adresse aux administrateurs serveur et aux utilisateurs «avancés» qui ont accès aux bases de données. Ce chapitre donne accès aux explications suivantes : - Création de Bases de données XL, page5 - Droits d accès, page Sage 4

5 Administration Création de Bases de données XL Une fois les logiciels installés, vous devez ajouter les sociétés à piloter afin de créer des bases de données nommées «Base de données XL» pour que les utilisateurs puissent effectuer des analyses. 3 étapes sont nécessaires à la création d une «Base de données XL» : 1. Première étape : Ouvrez le «Guide interactif» via le menu Démarrer/Programmes/Sage/Edition Pilotée/Guide interactif Sélectionnez le volet «Outils» et cliquez sur l onglet «Administration Serveur» Cliquez sur l onglet «Base de données XL» Cliquez sur le bouton [Ajouter] à droite de la fenêtre Dans la nouvelle fenêtre, saisissez le nom de la «Base de données XL» à créer. 2. Deuxième étape : Sélectionnez une société à piloter et cliquez sur [Ajouter]. Répétez cette étape pour toutes les sociétés à piloter. Seules les sociétés présentes dans «Sociétés Pilotées» peuvent être ajoutées dans «Base de données XL». 3. Troisième étape : Deux options s offrent à vous : - Soit vous validez. - Soit vous sélectionnez des tables complémentaires selon les demandes des utilisateurs afin d enrichir leurs analyses Sage 5

6 Administration Par défaut, chaque «Base de données XL» est composée de nombreuses tables prédéfinies. Ces tables sont indispensables pour toute analyse simple ou complexe. Par conséquent, elles n apparaissent pas dans les choix de sélections. En cas de besoin, vous pouvez ajouter ou supprimer des tables aux bases de données XL avec la fonction [Modifier]. Pour toute modification d une base de données du logiciel applicatif vous devez cliquer sur [Mettre à jour] pour que ces changements soient pris en compte. Vous devez également signaler toute évolution aux utilisateurs, pour qu ils actualisent leurs cubes. Sans cette actualisation, les nouvelles données ne seront pas accessibles dans les analyses Sage 6

7 Administration Droits d accès Ce chapitre donne accès aux explications suivantes : - Ajout de droits, page7 - Mise à disposition des bases de données XL, page7 Ajout de droits Pour que les utilisateurs puissent ouvrir une Base de données Édition Pilotée, il est nécessaire qu'ils disposent de droits d'accès au serveur de bases de données. La création des comptes et l'affectation de droits s'effectuent depuis l'outil d'administration de bases de données : SQL Server Management Studio. 1. Création de compte. Pour créer des comptes de connexion, il faut se placer sous la branche «Sécurité\Connexions» de l'explorateur d'objets. À l'aide du menu contextuel, sélectionnez la fonction " Nouvelle connexion ". A partir de cette interface, vous pouvez donner le droit de connexion à un serveur aux utilisateurs. Pour l'exploitation des applications Sage, il est nécessaire que les comptes de connexion soient créés avec le type " Authentification Windows ". 2. Attribution des rôles et de droits. Dans le groupe " Sélectionnez une page " choisissez [Le mappage d'utilisateur]. Le mappage permet d'attribuer des rôles à chaque utilisateur pour chaque base de données à partir des applications Sage pour SQL Server. Pour lire une Base de données Édition Pilotée XL, l'utilisateur doit se voir attribuer db_datareader. Cette opération limite les mauvaises manipulations des données et garantit une certaine confidentialité. Pour plus d informations : consultez le manuel Sage Paie & RH pour SQL SERVER. Mise à disposition des bases de données XL Pour ajouter une «Base de données XL» depuis l «Outil d administration client», l utilisateur est invité à saisir le nom du serveur ainsi que le nom de la base. Pour permettre à un utilisateur d accéder aux Bases de l Édition Pilotée XL, vous devez lui fournir les renseignements nécessaires à la connexion des Bases de données XL. Les noms de serveurs ainsi que les noms des bases de données sont gérés par l administrateur serveur Sage 7

8 Utilisation Utilisation La partie Utilisation s adresse à tous les utilisateurs (novices ou avancés). Nous allons vous décrire : - Les outils Sage Édition Pilotée XL, page 9 Et vous présenter les points suivant : - Consulter un état, page16 - Créer un état, page19 - Mettre à jour les données, page24 - Gestion d'un cube, page26 - Partage et compatibilités, page Sage 8

9 Utilisation Les outils Sage Édition Pilotée XL Dans ce chapitre nous vous présentons les outils de Sage Édition Pilotée : quelques fonctionnalités du «Guide interactif» : - Accès Excel, page9 - Mes favoris, page10 - Outil d'administration client, page10 - Les cubes, page11 les nouveautés dans Excel 2010 : - Le menu Sage, page 11 - La fenêtre PowerPivot, page13 Accès Excel La rubrique «Accès XL» du «Guide interactif», vous permet de visualiser la liste des états standards Excel du catalogue. Ces états vous offrent un accès facile et rapide aux données. Pour accéder à un état géré dans Édition Pilotée XL : 1. Ouvrez le «Guide interactif». 2. Sélectionnez le volet «Catalogue». 3. Sélectionnez le sous-volet «Accès XL». 4. Sélectionnez un domaine (ou point d entrée). 5. Sélectionnez l état dans lequel effectuer votre analyse. Chaque domaine regroupe tous les états qui permettent d effectuer vos analyses multisociétés. Exemple : l état «Achats» dans le domaine «Achats» Sage 9

10 Utilisation Mes favoris La rubrique «Mes favoris» vous permet d accéder en 3 clics à vos tableaux de bord préférés, organisés par thématique. Le nom des thématiques et leur commentaire peuvent être modifiés sur chaque «Guide interactif». Pour accéder à vos états favoris dans Édition Pilotée XL, cliquez successivement dans le " Guide interactif ", sur : 1. le volet «Catalogue» 2. le sous-volet «Mes favoris» À partir de cette fenêtre, si vous souhaitez créer ou modifier vos favoris, Sage Édition Pilotée vous offre un accès rapide avec un lien vers les outils Sage Édition Pilotée XL. Pour plus de renseignements sur l outil de personnalisation des favoris, consultez le manuel de prise en main de l Édition Pilotée. Outil d'administration client L «Outil d administration client» vous permet de paramétrer les «Bases de données XL». Pour y accéder : 1. Cliquez dans le volet «Outils» du «Guide interactif» puis sur «Administration Client». Dans la fenêtre «Gestion de vos sociétés» : 2. Sélectionnez l onglet «Base de données XL». 3. Sélectionnez le logiciel concerné. Exemple : Gestion Commerciale / Compatibilité 4. Cliquez sur le bouton [Administrer]. 5. Dans la nouvelle fenêtre, cliquez sur le bouton [Ajouter] Sage 10

11 Utilisation Dans la fenêtre «Ajout Société Pilotée», renseignez le nom du serveur et le nom de la «Base de données XL» que vous devez piloter. Ces renseignements doivent être fournis par l administrateur serveur. Une fois les champs renseignés, cliquez sur le bouton [Tester] pour vous assurer que les informations saisies sont correctes. Après cette vérification, cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Les cubes Un cube est une base de données décisionnelle utilisée par un fichier Excel 2010 (grâce au module complémentaire PowerPivot). Ce cube contient des dimensions et des indicateurs clés, qui permettent d analyser les activités des sociétés pilotées. Sage Édition Pilotée XL met à votre disposition des cubes qui rassemblent, traitent et présentent des données multidimensionnelles à des fins d analyse, pour un ou plusieurs domaines selon la ou les solutions Sage que vous possédez. Il est aussi possible d enrichir des analyses en ajoutant des tables et des champs (voir Propriétés de la table, page15). Un fichier Excel 2010 ne peut contenir qu un seul cube de données. Le menu Sage Après l installation d Édition Pilotée XL, un nouveau menu nommé «Sage Édition Pilotée» est disponible dans Excel Ce menu regroupe des fonctions spécifiques de PowerPivot (rafraîchissement, création de tableaux, etc.), et des fonctions Excel traditionnelles (comme la mise en forme conditionnelle) qui facilitent la création et l utilisation des analyses. À partir de ce menu vous pouvez accéder aux fonctions suivantes : Accès et configuration des outils PowerPivot. Ajout, suppression ou modification des mesures grâce aux formules DAX (Data Analysis Expressions). Vous pouvez ainsi créer des analyses avancées, définir des calculs complexes et effectuer des manipulations Sage 11

12 Utilisation Actualisation d un état ou de tous les états du classeur Excel. Sélection d'un élément du tableau croisé dynamique : tableau croisé dynamique, étiquettes et/ou valeurs. Déplacement du tableau croisé dynamique vers un autre emplacement du classeur Excel. Affichage des propriétés et options disponibles pour le tableau croisé dynamique. Transposition rapide en colonnes des données entrées en ligne et inversement. Mise en évidence de certaines données en fonction d'une ou plusieurs conditions. Exploration ou regroupement d'un groupe de cellules. Sauvegarde des modèles d analyse sans les données du cube associées. Permets d'afficher la fenêtre listant les champs disponibles. À partir de cette fenêtre vous pouvez ajouter ou supprimer des dimensions ou des indicateurs dans le tableau croisé dynamique Sage 12

13 Utilisation La fenêtre PowerPivot Microsoft SQL Server PowerPivot pour Microsoft Excel (PowerPivot pour Excel) est un outil d'analyse de données offrant une très grande puissance de calcul directement dans l'application Excel La fenêtre PowerPivot est accessible depuis le bouton «Fenêtre PowerPivot» de l onglet «Sage Édition Pilotée». Elle inclut de nombreuses fonctionnalités spécifiques, notamment : L'ajout de tables et de champs qui appartiennent ou non à la base de données afin d enrichir le cube. L actualisation des données. La création de relations entre les tables et les fichiers. Ainsi, avec une seule application, vous accédez et stockez rapidement et simplement toutes les données avec lesquelles vous travaillez dans le même fichier de classeur. Toutefois, la fenêtre PowerPivot et la fenêtre Excel 2010 restent indépendantes. Elles apparaissent comme deux éléments distincts dans la barre des tâches Windows. La fenêtre PowerPivot est composée des onglets : «Accueil» : cet onglet permet d'ajouter des tables qui composent les cubes SQL Server, de compléter l'analyse avec un fichier texte, d'actualiser les sources de données, d'appliquer une mise en forme (Type de données, Format,etc...), filtrer et trier les données. «Conception» : cet onglet permet de modifier les propriétés des tables et de créer et gérer des relations. «Table liée» : cet onglet permet de mettre à jour et trier les tables PowerPivot liées à des tableaux dans Excel, ainsi que d accéder au tableau Excel depuis PowerPivot. L'onglet «Table liée» n est disponible que si l'utilisateur sélectionne une table. Obtenir des données externes Ce groupe d outils de l onglet «Accueil» permet de vous connecter à des sources externes et d'importer leurs données. Ces sources peuvent être : d autres bases de données, des flux de données, des fichiers Texte ou des classeurs Excel. N oubliez pas d actualiser afin d obtenir la version plus récente des données et de vérifier les calculs avec les mises à jour de votre classeur. Consultez : Actualiser un état, page Sage 13

14 Utilisation Connexion Le bouton [Connexions existantes] de l onglet «Conception», permet d afficher la liste des connexions utilisées par votre classeur via une boîte de dialogue. Depuis la fenêtre «Sélectionner une connexion existante», vous pouvez : modifier les propriétés des connexions, actualiser les données, enrichir le cube avec d autres Bases de données XL. Relations Ce groupe d outils de l onglet «Conception» permet de créer et gérer des relations entre les tables. Une relation établit le lien entre les données de deux tables. Pour créer une relation entre les tables de données, cliquez sur le bouton [Créer une relation] du groupe «Relations». Depuis le groupe «Relations», vous pouvez également gérerles relations existante en cliquant sur [Gerer les relations]. Pour plus d informations : sur les fonctionnalités de PowerPivot, consultez : aspx 2012 Sage 14

15 Utilisation Propriétés de la table Il peut être utile de n afficher que les données pertinentes dans vos analyses. Vous réduisez aussi la quantité d informations à l écran afin de travailler uniquement avec les données pertinentes et permet de réduire la taille du fichier. Pour masquer et afficher des données : 1. Cliquez sur le bouton [Propriétés de la table] de l onglet «Conception». 2. À partir de la boîte de dialogue «Modifier les propriétés de la table», sélectionnez ou désélectionnez les colonnes afin d obtenir un cube qui contient toutes les données pertinentes pour vos analyses. 3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer] Sage 15

16 Utilisation Consulter un état Ce chapitre donne accès aux explications suivantes : - Sélection d'un état dans le «Guide interactif», page16 - Utilisation des segments pour afficher les données souhaitées, page16 - Ergonomie des couleurs, page17 - Outils d'aide à la visualisation : développer-réduire, page18 Sélection d'un état dans le «Guide interactif» Pour accéder aux états depuis le «Guide interactif» : 1. Cliquez sur le volet «Catalogue». 2. Choisissez «Accès XL». À partir de cette fenêtre, le «Guide interactif» vous aide pas à pas dans les différentes étapes à suivre pour ouvrir un état. Exemple, vous devez faire une analyse sur l évolution des ventes : 3. Sélectionnez le point d entrée «Ventes». 4. Choisissez «Évolution ventes» dans la liste des états. 5. Cliquez sur le bouton [Ouvrir l état]. L état sélectionné s ouvre dans Excel Vous pouvez visualiser une analyse sur l évolution des ventes à l aide du tableau croisé dynamique. Utilisation des segments pour afficher les données souhaitées Les segments sont indispensables pour afficher, organiser et filtrer les éléments dont vous avez besoin. Leur organisation et leur intuitivité vous permettent de gagner du temps pour parcourir une grande quantité de données. Chaque segment contient un ensemble de boutons qui permet un filtrage rapide de données, afin de faciliter la compréhension des données affichées Sage 16

17 Utilisation Par exemple, si vous voulez filtrer les valeurs sur le premier trimestre de l exercice 2010 pour les bijoux en argent selon l axe d analyse «Article». 1. Sélectionnez «Article» dans le segment «Axe». Le segment «Axe» ne filtre pas, mais change l axe d analyse. Ainsi, si vous changez d axe, vous changez la vue de votre analyse. Dans cet exemple, vous pouvez orienter l analyse de l activité commerciale : par article, par client ou par représentant. 2. Choisissez l exercice 2010 dans le segment nommé «Exercice social». 3. Cliquez sur le premier trimestre appelé «T1» dans le segment «Trimestre Civil». 4. Sélectionnez «Bijouterie Argent» dans le segment «Famille - Intitulé». Le tableau n affiche plus que les résultats pour les bijoux en argent du premier trimestre de l exercice Par conséquent vous obtenez un tableau rapide à lire et facile à analyser en quelques clics. Ergonomie des couleurs Lors de la sélection de filtres dans les segments, vous constatez que certains éléments sont surlignés en vert clair et d autres en vert plus foncé. Les couleurs sont des indicateurs pour distinguer et signaler : 2012 Sage 17

18 Utilisation Les éléments que vous avez sélectionnés (vert foncé). Les éléments non sélectionnés mais qui contiennent des données (vert clair). Les éléments non sélectionnés qui sont vides (blanc). Par exemple, le segment «Famille - Intitulé» «Bijouterie Argent» est en vert foncé : cet élément est sélectionné par l utilisateur. «Bijouterie Or» est en vert clair : cet élément n est pas sélectionné par l utilisateur mais contient des données. «Matériel pour entretien montres BW» est blanc : cet élément n est pas sélectionné par l utilisateur et ne contient aucune donnée. En cliquant sur le bouton segment. du segment, vous supprimez le filtre choisi mais pas le Outils d'aide à la visualisation : développer-réduire Vous pouvez afficher toutes les familles et faire apparaître au fur et à mesure les détails d un ou plusieurs éléments : 1. Cliquez sur le bouton du segment «Intitulé famille». Toutes les familles apparaissent dans votre tableau croisé dynamique. 2. Cliquez maintenant sur le signe situé à côté des étiquettes de lignes (ou de colonnes), pour regrouper les détails de chaque famille. 3. Cliquez sur le signe pour explorer les détails de chaque famille Sage 18

19 Utilisation Créer un état Sage Édition Pilotée XL vous permet de créer rapidement vos propres états ou de personnaliser simplement les états existants. Dans cette partie nous allons vous présenter comment : Exécuter des Opérations de base, page19 Effectuer la Transposition d'indicateurs, page21 Appliquer des Mesures calculées, page22 Par exemple vous devez effectuer une analyse sur les résultats nets d un cube. Dans votre «Guide interactif» : 1. Cliquez sur le volet «Outils». 2. Placez-vous sur la droite de la fenêtre, dans l espace «Liens». 3. Cliquez sur «Édition Pilotée XL». Ce lien ouvre automatiquement une feuille d analyse Sage vierge dans votre logiciel Excel 2010, avec les tables correspondant à la base de données sur laquelle vous êtes connecté (voir : Changer de Base de données, page25, pour accéder à une autre base de données). Avant toutes analyses, vous devez rafraichir le cube PowerPivot. Consultez : Actualiser un état, page24 Opérations de base Cette partie donne accès aux explications suivantes : - Création d un tableau croisé dynamique, page19 - Supprimer ou déplacer un champ d une zone, page 21 Création d un tableau croisé dynamique Après avoir changé le titre de votre analyse dans votre feuille Excel 2010 : 1. Sélectionnez le menu «Sage Édition Pilotée». 2. Cliquez sur une cellule de votre feuille Excel 2010 et sur le bouton [Tableau croisé dynamique]. À l insertion de votre tableau croisé dynamique, la liste des champs PowerPivot apparaît sur la droite de votre fenêtre Excel Cette liste de champs contient les tables auxquelles vous avez accès et qui appartiennent à votre base de données. Vous pouvez aussi enrichir cette liste grace à l action d activation de table (voir Propriétésdelatable, page 15) Sage 19

20 Utilisation Pour effectuer une analyse sur l activité commerciale, par exemple, vous pouvez choisir plusieurs indicateurs : le chiffre d'affaires, la marge, les quantités vendues. Selon deux axes : l exercice social, les produits (famille et désignation). Pour afficher les données dans votre tableau ou votre graphique croisé dynamique, vous allez organiser et positionner les différents champs selon vos besoins dans les zones : «Découpages verticaux» pour filtrer les données par les valeurs de ce champ. Cette zone est placée le long du côté supérieur du tableau croisé dynamique. «Découpages horizontaux» pour filtrer les données par les valeurs de ce champ. Cette zone est placée le long du bord supérieur du tableau croisé dynamique. «Filtre de rapport» pour filtrer tout le rapport en fonction de l élément sélectionné dans le filtre du rapport. «Étiquettes de colonnes» pour afficher des champs sous forme de colonnes en haut du rapport. Une colonne de position inférieure est imbriquée dans la colonne affichée immédiatement au-dessus d elle. «Étiquettes de lignes» pour afficher des champs sous forme de lignes sur le côté du rapport. Une ligne de position inférieure est imbriquée dans la ligne affichée immédiatement au-dessus d elle. «Somme de valeurs» pour afficher des données de synthèse numériques Sage 20

21 Utilisation Vous obtenez un tableau à deux entrées : par ligne (produits) et par colonne (exercice social). Les cellules de ce tableau indiquent : le chiffre d'affaires TTC, le chiffre d'affaires HT, la marge, le total de pris de revient, le pourcentage de la marge. Supprimer ou déplacer un champ d une zone Pour supprimer un champ, sélectionnez et faites glisser le champ à supprimer en dehors de la liste de champs du tableau croisé dynamique ou décocher le champ dans la liste. Pour déplacer un champ d une zone à une autre, sélectionnez et faites glisser le champ à déplacer vers une autre zone. Vous pouvez ainsi constituer votre tableau croisé dynamique selon les besoins de vos analyses en changeant vos découpages, vos étiquettes, vos filtres et vos valeurs. Transposition d'indicateurs Il est parfois nécessaire de transposer les colonnes et les lignes. Pour cela, vous devez utiliser le bouton [Transposer les indicateurs] afin d intervertir les étiquettes de colonnes avec les étiquettes de lignes rapidement. Pour transposer les indicateurs : Sélectionnez une cellule du tableau. Cliquez sur le bouton [Transposer les indicateurs], situé dans le menu «Sage Édition Pilotée». Les champs qui étaient situés dans le segment «Étiquettes de lignes» sont maintenant situés dans «Étiquettes de colonnes» Sage 21

22 Utilisation Mesures calculées Dans ce chapitre, nous allons aborder les points suivants : - Création de mesures calculées, page22 - Affichage et modification d une mesure existante, page 23 Création de mesures calculées Une mesure est une formule créée pour les tableaux croisés dynamiques (ou graphiques croisés dynamiques) qui utilisent PowerPivot. Pour créer une mesure, PowerPivot pour Excel utilise le langage DAX. DAX permet l'utilisation de données relationnelles et l'agrégation dynamique. De manière similaire à Microsoft Excel, vous pouvez générer des formules PowerPivot. Pour utiliser les mesures dans Excel 2010 : 1. Cliquez sur l'onglet «Sage Édition Pilotée». 2. Sélectionnez [Nouvelle mesure] dans le groupe «Mesures». 3. Dans la boîte de dialogue «Paramètres de mesure», pour «Nom de la table», sélectionnez une table dans la liste déroulante. Exemple : «Sociétés». Le choix de la table détermine l'emplacement où la définition de la mesure sera stockée. La mesure ne doit pas nécessairement être stockée avec une table qu'elle référence. 4. Dans «Nom de la mesure», saisissez un nom d identication pour la mesure applicable à tous les tableaux croisés dynamiques. Exemple : «Toutes Sociétés». Ce nom est utilisé comme identificateur pour la mesure ; par conséquent, il doit être unique dans le classeur et ne peut pas être changé. 5. Dans «Nom personnalisé», saisissez un nom d identication pour la mesure applicable à ce tableau croisé dynamique. Exemple : «Toutes les sociétés». Ce nom est utilisé uniquement à des fins d'affichage dans le tableau croisé dynamique actuel. Par exemple, vous pouvez réutiliser la mesure «Toutes Sociétés» dans d'autres tableaux croisés dynamiques mais lui attribuer un autre nom ou utiliser un langage différent. 6. Dans la zone de texte «Formule», positionnez le curseur après le signe égal (=). 7. Saisissez l opérateur de calcul, puis une parenthèse et un apostrophe. Exemple : «SUMX(». L'info-bulle est mise à jour pour indiquer que l'argument obligatoire suivant doit spécifier une expression. Une expression peut être une valeur, une référence à une colonne ou une combinaison des deux. Par exemple, vous pouvez créer une expression qui additionne deux autres colonnes. Pour cet exemple, vous allez indiquer le nom d'une colonne qui contient le chiffre d affaires de chaque raison sociale. 8. Saisissez les premières lettres du nom de la colonne que vous souhaitez inclure. Exemple : «Rai» et sélectionnez la colonne «Sociétés'[Raison Sociale]» dans la liste Sage 22

23 Utilisation 9. Saisissez les premières lettres du nom de la table pour l insérer dans la formule et ajoutez une parenthèse. Exemple : «Ven» pour la colonne «Ventes». Vous devez obtenir une formule du style «=SUMX ('Sociétés'[Raison Sociale],Ventes[Chiffre d'affaires TTC])». 10. Positionnez le curseur dans la saisie de formule, puis entrez ou copiez-collez le code précédent dans la boîte de dialogue «Paramètres de mesure». 11. Cliquez sur [Vérifier la formule]. La formule est vérifiée afin d'identifier de potentielles erreurs de syntaxe ou de référence. Résolvez toute erreur qui aurait pu être rencontrée, telle qu'une parenthèse ou une virgule manquante. 12. Cliquez sur [OK]. La mesure alimente le tableau croisé dynamique avec des valeurs pour chaque combinaison d'année civile et de catégorie de produits. Affichage et modification d une mesure existante Pour vérifier ou modifier une formule dans la fenêtre Excel : 1. Cliquez dans une cellule du tableau croisé dynamique ou du graphique croisé dynamique pour afficher la «liste de champs PowerPivot». 2. Sélectionnez la table qui contient la mesure que vous avez créée, dans la «liste de champs PowerPivot». Chaque table peut contenir des colonnes de base, des colonnes calculées et des mesures. Une icône de calculatrice apparaît à droite du nom des mesures. Pour cet exemple, cliquez avec le bouton droit sur «SomVentesParSociétés», 3. Cliquez sur [Modifier la formule], 4. Dans la boîte de dialogue [Paramètres de mesure], modifiez la formule. Vous pouvez également modifier le nom de la mesure ou le nom personnalisé, et la table associée. Vous pouvez, aussi, accédez aux mêmes options de modification à partir du menu «Sage Édition Pilotée» : 1. Cliquez dans une cellule du tableau croisé dynamique ou du graphique croisé dynamique pour afficher la «liste de champs Power pivot». 2. Sélectionnez la table qui contient la mesure que vous avez créée, dans la «liste de champs PowerPivot». Pour cet exemple, cliquez avec le bouton droit sur «SomVentesParSociétés», 3. Cliquez sur [Paramètres de mesure] dans le groupe «Mesures». Pour plus d informations : sur les mesures calculées et le langage DAX, consultez : aspx 2012 Sage 23

24 Utilisation Mettre à jour les données Dans cette partie nous allons vous montrer comment : - Actualiser un état, page 24 - Changer de Base de données, page25 Actualiser un état Actualiser un cube permet d obtenir la version la plus récente des données. Recalculer implique de mettre à jour le résultat de toute formule qui utilise des données. N hésitez pas à mettre à jour vos données, notamment : Si l administrateur serveur vous a signalé un changement dans la base de données. Exemple : un ajout de sociétés. Si vous avez eu connaissance d un changement de données. L actualisation se fait en deux temps : 1. Mise à jour du cube avec les données de la «Base de données XL» à laquelle il est lié. Pour actualiser une ou plusieurs tables d un cube : Cliquez sur [Fenêtre PowerPivot], dans l onglet «Sage Édition Pilotée» Cliquez sur l'onglet «Accueil» de la fenêtre [PowerPivot] Cliquez sur [Actualiser] dans le groupe «Obtenir des données externes» Sélectionnez [Actualiser] ou [Actualiser tout] de l onglet «Accueil» pour mettre à jour la ou les tables en cours. La mise à jour de PowerPivot n actualise pas automatiquement les données des analyses dans la fenêtre Excel Par conséquent vous devez rafraichir PowerPivot avant Excel 2010, sinon vous ne pourrez pas avoir la dernière mise à jour des données. 2. Mise à jour des analyses. Une fois le cube mis à jour, vous devez actualiser vos analyses, les données dans votre fenêtre Excel 2010, pour prendre en compte la dernière mise à jour de la base de données ou de ses valeurs. Pour cela, dans votre fenêtre Excel 2010 : Soit cliquez sur [Actualiser] si vous souhaitez actualiser le tableau croisé dynamique actif. Soit cliquez sur [Actualiser tout] si vous devez actualiser tous les tableaux croisés dynamiques de votre classeur Excel Sage 24

25 Utilisation Changer de Base de données Il vous est sans doute demandé d effectuer la même analyse sur plusieurs bases de données. Exemple : vous avez en charge l analyse de l évolution des ventes pour les bases de données nommées «bijou» et «alimentation». Vous pouvez effectuer une première analyse de la base de données «Bijou», puis vous pouvez changer de base de données sans fermer la fenêtre Excel Pour cela : 1. Ouvrez votre «Guide interactif». 2. Choisissez «Administration Client» dans le volet «Outils». 3. Dans l onglet «Base de données XL», vous constatez que votre base de données «bijou» est notifié «en cours». 4. Sélectionnez «alimentation». La base de données «alimentation» est à son tour «en cours». Vous devez mettre à jour votre cube, afin de récupérer les données de la base de données. Pour plus d informations : sur l actualisation d un état, consultez : Actualiser un état, page Sage 25

26 Utilisation Gestion d'un cube Ce chapitre explique comment : - Modifier les paramètres du cube, page 26 - Gestion des indicateurs, page32 - Gestion des indicateurs, page32 Modifier les paramètres du cube Pour modifier un cube vous pouvez : - Ajouter et supprimer des tables, page 26 - Ajouter une relation entre les données, page 30 - Personnaliser les tables, page 31 Ajouter et supprimer des tables Avec la fenêtre «PowerPivot», il est possible d enrichir un cube de différentes manières. Vous pouvez : - Ajouter des données depuis un fichier, page 26 - Ajouter des données à partir d'une base de données, page26 - Ajouter des données à partir d'un flux de données, page27 - Copier-coller des données dans PowerPivot, page27 - Ajouter des données à l'aide de tables liées Excel, page28 - Modifier les propriétés d'une source de données existante, page29 - Ajouter une table avec la connexion existante, page 29 - Supprimer des tables, page30 Ajouter des données depuis un fichier Avec l'assistant «Importation de table», vous pouvez importer des données à partir de fichiers Microsoft Excel et de fichiers texte. Pour ajouter un fichier : 1. Ouvrez l assistant «Importation de table», disponible dans le groupe «Obtenir des données externes» de l onglet «Accueil». 2. Cliquez sur [À partir d'autres sources], et dans la page «Connexion à une source de données» de l'assistant «Importation de table». 3. Cliquez sur [Fichier Excel] pour importer un fichier Excel ou sur [À partir d'un fichier texte] pour importer un fichier texte. Ajouter des données à partir d'une base de données Dans PowerPivot pour Excel, vous pouvez importer des bases de données avec l'assistant «Importation de table». Cet outil est disponible dans la fenêtre «PowerPivot», sous l'onglet «Accueil» dans le groupe «Obtenir des données externes». Plusieurs types de base de données sont disponibles, pour vous connecter à une source de données, installées sur votre ordinateur : les «Bases de données Microsoft SQL Server», les «Bases de données Microsoft Access», 2012 Sage 26

27 Utilisation les «Cubes Microsoft SQL Server Analysis Services», et... d autres sources. Pour plus d informations : sur les sources de données prises en charge dans les classeurs PowerPivot : aspx Ajouter des données à partir d'un flux de données Les flux de données sont des valeurs au format XML générées par une source de données en ligne. Dans PowerPivot pour Excel, vous pouvez importer un flux de données dans votre classeur. Afin d enrichir votre cube d analyse. Pour ajouter un flux de données : 1. Cliquer sur [À partir de flux de données] dans l'onglet «Accueil». 2. Tapez un nom descriptif pour le flux que vous souhaitez ajouter à votre cube d analyse. 3. Tapez l'adresse du flux de données. 4. Cliquez sur [Tester la connexion] pour vous assurer que le flux est disponible. 5. Cliquez sur [Suivant] pour continuer l'importation. 6. Tapez un nom dans la page «Sélectionner des tables et des vues» de l'assistant. 7. Cliquez sur [Afficher un aperçu et filtrez] pour examiner les données et modifier les sélections de colonnes. 8. Cliquez sur [OK]. 9. Dans la page «Sélectionner des tables et des vues», cliquez sur [Terminer]. 10. Lorsque toutes les lignes ont été importées, cliquez sur [Fermer]. Les données sont ajoutées pendant l'importation et placées dans le classeur PowerPivot. Pour obtenir des données à jour à partir du flux, vous pouvez actualiser les données depuis PowerPivot. Le flux doit être un flux Atom. Les flux RSS ne sont pas pris en charge. Le flux doit être disponible publiquement ou vous devez être autorisé à vous y connecter avec votre compte Windows. Copier-coller des données dans PowerPivot Vous pouvez copier des données de table à partir d'applications externes et les coller dans PowerPivot. Les données collées à partir du Presse-papiers doivent être au format HTML. PowerPivot détecte et applique automatiquement des types de données aux données collées dans une plage ou une table entière dans PowerPivot. Vous pouvez également modifier manuellement le type de donnée ou la mise en forme d'affichage d'une colonne. Pour coller des données dans la fenêtre «PowerPivot», cliquez sur l'onglet «Accueil», puis, dans le groupe «Presse-papiers», cliquez sur l'un des boutons suivants : [Coller] pour coller le contenu du presse-papiers dans une nouvelle table PowerPivot. [Coller par ajout] pour coller le contenu du presse-papiers sous forme de lignes supplémentaires dans la table sélectionnée. Ainsi des nouvelles lignes sont ajoutées à la fin de la table. [Coller par remplacement] pour remplacer la table sélectionnée par le contenu du presse-papiers Sage 27

28 Utilisation Pour l option [Coller par remplacement], tous les noms d'en-têtes de colonnes existants restent dans la table et les relations sont conservées. Certaines restrictions s'appliquent lorsque vous collez des données : - Lorsque vous utilisez [Coller par ajout] ou [Coller par remplacement], les nouvelles données doivent contenir exactement le même nombre de colonnes que les anciennes données. - Les options [Coller par ajout] et [Coller par remplacement] sont disponibles uniquement lors de l'utilisation d'une table créée initialement en collant des données à partir du Pressepapiers. Ajouter des données à l'aide de tables liées Excel Si vous devez modifier les valeurs dans la feuille de calcul Excel tout en utilisant les données à des fins d'analyse dans PowerPivot, vous pouvez créer et conserver les données dans Excel plutôt que de les importer. Dans cette partie nous vous montrons comment : - Créer une table dans Excel, page28 - Renommer une table dans Excel, page28 - Créer la table liée dans Excel, page 28 - Apporter des modifications aux tables liées, page 28 - Mettre à jour des données des tables liées, page29 Créer une table dans Excel. Lors de la création d'une table liée, la nouvelle table s'affiche dans la fenêtre «PowerPivot» avec le même nom que la table dans Excel. Par conséquent, vous devez renommer la table Excel avant de créer la table liée. Par défaut, Excel génère automatiquement des noms du style «Table1». Pour changer le nom de la table : 1. Sélectionnez les données que vous souhaitez mettre sous forme de table. 2. Cliquez sur [Mettre sous forme de tableau] dans l onglet «Accueil». 3. Nommez la table. Renommer une table dans Excel. Placez-vous sous «Outils de table», onglet «Création», groupe «Propriétés» et entrez un nom pour la table. Créer la table liée dans Excel. 1. Sélectionnez la table que vous avez créée. 2. Sous l'onglet «Sage Édition Pilotée», dans le groupe «Données Excel», cliquez sur «Créer une table liée». Une nouvelle table est insérée. Les données de cette table sont liées à la table sélectionnée dans Excel et peuvent être modifiées dans Excel mais pas dans la fenêtre PowerPivot. Apporter des modifications aux tables liées. Si vous renommez la table dans Excel après la création de la table liée, le lien entre les tables sera rompu. Dans ce cas, une boîte de dialogue «Erreurs dans les tables liées» s'affiche. Cliquez 2012 Sage 28

29 Utilisation sur «Options» pour sélectionnez une option qui permet de résoudre l'erreur. La modification du nom dans la fenêtre PowerPivot n'affecte pas le lien. Si vous renommez dans Excel un en-tête de colonne, qui est utilisé dans une relation PowerPivot, vous devez à nouveau créer la relation PowerPivot. Pour plus d informations : sur les relations entre tables : library/gg aspx Mettre à jour des données des tables liées. Par défaut, les tables PowerPivot liées aux tables Excel sont mises à jour automatiquement lors de la modification des données. Modifier les propriétés d'une source de données existante Il y a un risque de perturber le fonctionnement du système. Contactez l administrateur serveur, avant manipulation des propriétés d une source de données existante. Après avoir créé une connexion à une source de données externes utilisée par une connexion actuelle, vous pouvez modifier les informations de la connexion, notamment les mappages de tables et de colonnes, et supprimer des références aux colonnes qui ne sont plus utilisées. Pour modifier la source de données externe utilisée par une connexion actuelle : 1. Dans la fenêtre «PowerPivot», cliquez sur l'onglet «Conception», puis dans le groupe «Connexions», cliquez sur [Connexions existantes]. 2. Sélectionnez la connexion de base de données actuelle, puis cliquez sur [Modifier]. 3. Dans la boîte de dialogue «Modifier la connexion», cliquez sur [Parcourir] pour localiser une autre base de données du même type avec un nom ou un emplacement différent. Dès que vous modifiez le fichier de base de données, un message apparaît pour indiquer que vous devez enregistrer et actualiser les tables pour afficher les nouvelles données. 4. Cliquez sur [Enregistrer], puis sur [Fermer]. 5. Sous l'onglet «Accueil», dans le groupe «Obtenir des données externes», cliquez sur [Actualiser], puis sur [Actualiser tout]. Les tables sont actualisées à l'aide de la nouvelle source de données, mais avec les sélections de données d'origine. Si la nouvelle source de données contient des tables supplémentaires qui n'étaient pas présentes dans la source de données d'origine, vous devez rouvrir la connexion modifiée et ajouter les tables en suivant la procédure précédente. Ajouter une table avec la connexion existante Pour afficher uniquement les tables utiles à vos analyses et ainsi éviter d avoir une trop grande quantité d informations, vous pouvez sélectionner les tables necessaires à ces analyses. Pour activer ou désactiver les tables indispensables : 1. Dans la fenêtre PowerPivot, cliquez sur l'onglet «Conception», puis dans le groupe «Connexions», cliquez sur [Connexions existantes]. 2. Sélectionnez la connexion de base de données actuelle, puis cliquez sur [Ouvrir] Sage 29

30 Utilisation 3. Dans la boîte de dialogue «Assistant Importation de Table», sélectionnez les Tables pertinente pour les analyses. 4. Pour chaque Table, vous pouvez filtrer les colonnes en cliquant sur le bouton [Afficher un aperçu et filtrer]. 5. Après sélection des colonnes, cliquez sur le bouton [OK], pour retourner à la fenêtre «Assistant Importation de Table». 6. Si vous avez sélectionné toutes les Tables, vous pouvez cliquer sur [Terminer]. Supprimer des tables Vous pouvez supprimer les tables de votre cube dont vous n'avez plus besoin. Ces tables restent disponibles dans la base de données et peuvent être ajoutées à tout moment. Pour supprimer une table : 1. Cliquez droit sur l'onglet de la table à supprimer au bas de la fenêtre «PowerPivot». 2. Sélectionnez [Supprimer], 3. Cliquez sur [Oui], dans la nouvelle fenêtre pour confirmer la suppression. Ajouter une relation entre les données Une relation est une connexion entre deux tables de données, basée sur une ou plusieurs colonnes dans chaque table, qui établit la façon dont les données des deux tables doivent être mises en corrélation. Par exemple, il est possible de créer une relation entre une table Fournisseurs et une table Sociétés afin d'indiquer la clé de la société associée à chaque fournisseur. Pour créer une relation entre des tables de données : 1. Cliquez sur l onglet «Conception». 2. Cliquez sur [Créer une relation]. Puis sélectionnez successivement : 3. La première table de la relation. Par exemple, la table «Société». 4. La colonne source qui sera utilisée dans la relation. Par exemple, la colonne «Clé Société». 5. La seconde table qui figurera dans la relation. Par exemple, la table «Fournisseurs». 6. La colonne de la seconde table qui est associée à la première colonne. Par exemple «Clé Société». La boîte de dialogue «Gérer les relations» vous permet d'afficher, de modifier ou de supprimer une ou plusieurs relations ou d'en créer de nouvelles. Pour accéder à cette boîte de dialogue : 7. Cliquez sur l onglet «Conception». 8. Cliquez sur [Gérer une relation]. À partir de cette boite de dialogue vous pouvez, soit : Visualiser les relations existantes. Modifier une relation : - Sélectionnez une relation Sage 30

31 Utilisation - Cliquez sur [Modifier la relation] pour modifier la relation sélectionnée. Ou supprimer une relation : - Sélectionnez une relation. - Cliquez sur [Supprimer la relation] pour supprimer la relation sélectionnée. Pour toutes les tables appartenant à la Base de données Édition Pilotée XL, les détections des relations entre les tables se fait de manière automatique. Personnaliser les tables Pour personnaliser vos tables, vous pouvez : - Ajouter une colonne dans une table, page31 - Renommer une table ou une colonne, page31 - Vous pouvez aussi activer ou désactiver une colonne dans une table, voir : Propriétés de la table, page15 Ajouter une colonne dans une table Vous pouvez être amené à ajouter des colonnes, pour effectuer un calcul. Par exemple : effectuer une soustraction automatique entre le prix vendu et le prix acheté de tous les articles, dans une nouvelle colonne. Pour créer une colonne calculée dans la fenêtre «PowerPivot» : 1. Sélectionnez la table à laquelle vous souhaitez ajouter une colonne calculée. 2. Sous l'onglet «Conception», dans le groupe «Colonnes», cliquez sur [Ajouter]. Dans la barre de formule au-dessus de la table : 3. Cliquez sur le bouton de fonction [ fx ] pour afficher une liste de fonctions et créer une formule. 4. Taper les noms des colonnes et des tables. 5. Une fois la formule saisie, appuyez sur la touche [ENTRÉE]. Les valeurs remplissent alors toutes les lignes de la colonne calculée. Renommer une table ou une colonne Lorsque vous ouvrez la fenêtre «PowerPivot», le nom d'une table s'affiche sous l'onglet de table, au bas de la fenêtre PowerPivot. Vous pouvez changer le nom de votre table afin de lui donner un nom plus approprié. Vous pouvez également renommer une colonne après que des données ont été ajoutées au classeur. Pour renommer une table : 1. Dans la fenêtre «PowerPivot», cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'onglet contenant la table que vous souhaitez renommer, puis sélectionnez «Renommer». 2. Saisissez le nouveau nom. Pour renommer une colonne : 1. Dans la fenêtre PowerPivot, double-cliquez sur l'en-tête de la colonne que vous souhaitez renommer ou cliquez dessus avec le bouton droit et sélectionnez «Renommer» la colonne dans le menu contextuel. 2. Tapez le nouveau nom Sage 31

32 Utilisation Veillez à respecter les conventions de nommage des tables et des bases de données. Evitez d utiliser dans le nom d une table d une colonne : - les espaces en début et en fin de nom, - les caractères suivants (qui ne sont pas valides dans les noms d'objets Analysis Services) : «.,;':/\*?». Gestion des indicateurs Les indicateurs sont mis à jour dynamiquement et dépendent des éléments avec lesquels ils sont utilisés. Les indicateurs récupèrent les résultats de calculs effectués sur des valeurs de la base de données. Par exemple : vous souhaitez calculer le chiffre d affaires pour les bijoux. Votre requête correspond au nombre d éléments vendus multiplié par le prix de chaque élément. Ainsi, votre indicateur est le chiffre d affaires généré par les bijoux, et tous les résultats apparaissent dans le tableau croisé dynamique. Grâce au «Guide interactif», vous pouvez accéder en quelques clics à des indicateurs clés qui permettent de prendre les bonnes décisions selon votre niveau de responsabilité. Les indicateurs sont également personnalisables avec l «Outil de personnalisation des indicateurs». Les 3 bénéfices de la personnalisation des indicateurs sont les suivants : Fournir des indicateurs clés prêts à l emploi pour la création d états. Personnaliser les filtres et indicateurs en fonction du paramétrage de chaque dossier. Faciliter la consolidation des données. Les états du catalogue qui utilisent la «Sélection d indicateurs» prendront en compte la personnalisation réalisée avec cet outil. Pour ouvrir l outil de personnalisation des indicateurs à partir du «Guide interactif» : 1. Cliquez sur le volet «Outils», 2. Cliquez sur le bouton [Personnalisation des indicateurs]. Pour plus d informations : consultez le manuel de prise en main rapide du logciel applicatif Sage 32

33 Utilisation Partage et compatibilités Vous pouvez transmettre votre analyse à vos collaborateurs de différentes manières : - Partage avec le cube, page 33 - Partage sans le cube avec Excel 2010, page 33 - Compatibilité avec Excel 2010 sans PowerPivot, page33 - Partage avec Excel 2003/2007 et Excel 97/2003, page34 - Partage en dehors d Excel, page34 Partage avec le cube Après avoir créé un classeur PowerPivot, vous pouvez le partager avec d'autres personnes comme n'importe quel autre fichier. Pour cela : 1. Cliquez sur l onglet «Fichier», puis sur «Enregistrer» ou appuyez sur Ctrl+S. 2. Verifier que le type de fichier est bien au format XLSX pour les documents Excel 2010 sans macro ou XLSM pour les documents Excel 2010 avec macro. Lorsque vous utilisez des données PowerPivot dans un classeur Excel, vous devez disposer du logiciel PowerPivot qui traite, charge et calcule des données PowerPivot en arrière-plan. Partage sans le cube avec Excel 2010 Si vous devez partager vos fichiers avec des personnes qui utilisent PowerPivot mais qui ne doivent pas avoir accès à l'intégralité du cube : 1. Cliquez sur le bouton [Exporter sans le cube]. 2. Dans la fenêtre d enregistrement, entrez le nom du fichier. 3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Le type de fichier est au format Pour plus d informations : consultez : Partage avec Excel 2003/2007 et Excel 97/2003, page 34 Compatibilité avec Excel 2010 sans PowerPivot Vous pouvez partager vos fichiers d analyse avec des personnes qui ne possèdent pas PowerPivot. Dans ce cas, seules les données présentes dans l état seront visibles, l'interactivité (Filtres, Segments ) sera inopérante, puisqu il sera impossible de se connecter à la base de données. La modification, le rafraichissement et le changement d axes seront également indisponibles pour la même raison. En revanche, toutes les fonctionnalités d Excel 2010 restent actives Sage 33

34 Utilisation Partage avec Excel 2003/2007 et Excel 97/2003 Si vous devez partager vos fichiers avec des personnes qui utilisent une version antérieure de Microsoft Office, vous devez les enregistrer au format de fichier approprié. Nous vous invitons à vérifier la compatibilité avec les versions antérieures de Microsoft Excel Pour vérifier la compatibilité du fichier avec les versions antérieures : 1. Cliquez sur l onglet «Fichier». 2. Cliquez sur le volet «Informations». 3. Dans le groupe «Préparer pour le partage», cliquez sur [Vérifier la présence de problèmes]. 4. Sélectionnez [Vérifier la compatibilité]. Tous les problèmes connus entre la version 2010 et les versions antérieures sont répertoriés dans l onglet «Résumé». Une fois la vérification de compatibilité validée, vous pouvez enregistrer votre rapport. Toujours dans l onglet «Fichier» : 1. Cliquez sur le volet «Enregistrer et envoyer». 2. Dans le menu déroulant «Types de fichiers», sélectionnez le format «Classeur Excel ». 3. Saisissez le nom du fichier. 4. Cliquez sur [Enregistrer]. Après la conversion au format , seules les données présentes dans l état seront visibles, l'interactivité (Filtres, Segments ) sera inopérante. Par conséquent la modification, le rafraichissement et le changement d axes ne seront disponibles. Partage en dehors d Excel Vous pouvez partager un état PowerPivot avec un utilisateur qui ne possède pas Excel. Pour cela, vous devez enregistrer votre rapport au format PDF. Ce format permet qu un document : ait le même aspect sur la plupart des ordinateurs, soit de faible poids, soit conforme à un format standard répandu. Pour afficher un fichier PDF, vous devez installer un programme de lecture de PDF sur votre ordinateur, tel que le lecteur Acrobat Reader disponible sur le site d Adobe Systems. Pour enregistrer au format PDF : 1. Cliquez sur l onglet «Fichier». 2. Cliquez sur le volet «Enregistrer sous». 3. Saisissez le nom du fichier. 4. Cliquez sur «PDF (*.pdf)» dans la liste déroulante «Type de fichier». Si vous souhaitez ouvrir le fichier dans le format sélectionné après l avoir enregistré, activez la case à cocher «Ouvrir le fichier après publication», 2012 Sage 34

35 Utilisation Si la qualité d impression du document doit être irréprochable, cliquez sur «Standard» (publication en ligne et impression), Si la taille du fichier vous importe plus que la qualité d impression, cliquez sur «Taille minimale» (publication en ligne), 5. Cliquez sur [Enregistrer] Sage 35