Coordination de l organisation d un congrès scientifique

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1 Julie PERROT N étudiant : Enseignant tuteur : C. Montanard Rapport de stage de licence LEA (parcours communication) Coordination de l organisation d un congrès scientifique 11th Evolutionary Biology at Marseilles Association pour l Etude de l Evolution Biologique Du 16 avril 2007 Au 16 juin 2007

2 Je remercie mon responsable de stage, Pierre Pontarotti, pour m avoir accueillie dans son laboratoire et fait confiance, ainsi que les membres du laboratoire EA 3781 pour leur accueil et leur aide. La théorie de l Évolution traite d événements très anciens, détruit la position privilégiée de l espèce humaine non seulement comme couronnement mais aussi comme finalité de la création, et foule aux pieds la moitié des religions de la planète (Ian Stewart) 2

3 SOMMAIRE Introduction... 4 PARTIE 1 : PRESENTATION DU STAGE... 6 I) Présentation de l organisme d accueil ) Le laboratoire EA ) L association pour l étude de l Evolution Biologique ) L Evolutionary Biology Meeting at Marseilles (EBM)... 7 a) Présentation... 7 b) Thème du congrès : l évolution biologique... 8 II) Mission du stage PARTIE 2 : ORGANISER UN CONGRES SCIENTIFIQUE : Communication & Logistique I) Communiquer sur l organisation d un évènement scientifique ) Recherche de sponsors a) Les organismes publics b) Le secteur privé La presse scientifique ) Informer la communauté scientifique a) Informer les scientifiques susceptibles d apporter une contribution au congrès en présentant leurs derniers travaux b) Communiquer auprès des sociétés savantes c) Informer grâce aux listes de diffusion II) La logistique ) Les deadlines ) Les frais d inscription ) Localisation La salle de conférence et le lieu de restauration CONCLUSION ANNEXES Annexes Bases de données et Mailing I) Les bases de données destinées à l EBM II) Le publipostage Annexe Accès par identification à une page Internet : script php Annexe Formulaires et Traitement des données

4 Introduction Dans le cadre de mes études en licence Langues Etrangères Appliquées, j ai effectué un stage de neuf semaines au sein du Laboratoire d Evolution Biologique EA 3781 à l Université de Provence, Saint-Charles. Effectuer un stage signifiait tout d abord avoir une première expérience significative dans le domaine de ses études, mais cela représentait aussi pour moi l occasion d expérimenter le métier auquel on se pré destine. C est ainsi que conformément à mon projet professionnel, j ai recherché un stage dans la communication évènementielle, et plus particulièrement dans l organisation de congrès. Plus précisément, j aimerais à l avenir travailler dans une agence intergouvernementale ; mais après des recherches effectuées sur Internet, j ai constaté qu un bac + 4 est le minimum requis pour effectuer un stage au sein de ces organisations. Je me suis alors tournée vers les agences conseil spécialisées dans la communication évènementielle car le rythme de travail de ces agences est réputé pour être très soutenu, et d après les guides décrivant les métiers de la communication, il peut être préférable de commencer à travailler dans le secteur privé, puis de se tourner vers le secteur public car il est donné de voir plus de métiers différents sur une courte période dans le secteur privé que dans le secteur public 1. J ai donc contacté les agences de communication évènementielle sur la région Marseillaise : Alice Evènements, MCO Congrès, Package Organisation Méditerranée, Malheureusement, je n ai eu que des réponses négatives ou une absence de réponse ; soit mon profil ne correspondait pas à ce que les agences recherchaient, soit le besoin en stagiaire était nul. J ai donc utilisé dans un second temps mes «relations» puisque finalement le monde de la communication semble par essence basé en grande partie sur les contacts établis tout au long de son parcours professionnel. C est ainsi que j ai rencontré le directeur commercial de la SAFIM 2, Nicolas Bodin, qui m a donné de 1 Karine Darmon, P. Bonnemayre & M.L. Ginès, Les métiers de la communication. Librairies Studyrama. 2 Société gérant le Parc des expositions, le Palais des congrès et Palais des arts (Parc Chanot) et organisant des évènements majeurs à Marseille tels que la Foire de Marseille 4

5 précieux conseils pour ma recherche de stage. Il m a aussi mis en relation avec plusieurs agences de communication évènementielle, dont Atout Organisation Science. Mon entretien avec le directeur de cette agence s est très bien déroulé mais la proposition de stage qui m a été faite ne correspondait pas à mes attentes. Finalement, j ai contacté le laboratoire d Evolution Biologique situé à St Charles, en réponse à une annonce de stage mise en ligne sur la plateforme de l Université de Provence 3 qui proposait d organiser une conférence scientifique internationale à Marseille. Bien que destiné à l origine à des étudiants de master en communication maîtrisant l anglais, j ai pu me voir confier une mission au sein du Laboratoire EA3781, sous la direction de son directeur, Pierre Pontarotti. C est donc sous sa direction que j ai coordonné l organisation du 11th Evolutionary Biology Meeting at Marseilles, un congrès scientifique annuel, ce qui m a amenée, d une part, à expérimenter certaines facettes du métier de PCO 4, et d autre part, à mettre en pratique mes connaissances en langues étrangères car seul l anglais est pratiqué lors de ce congrès. 3 Claroline, 4 Professional Congress Organizer 5

6 PARTIE 1 : PRESENTATION DU STAGE I) Présentation de l organisme d accueil 1.1) Le laboratoire EA3781 Dirigé par Pierre Pontarotti (directeur de recherche et chercheur au CNRS), une des activités principales du Laboratoire EA 3781 est de chercher quels sont les mécanismes conduisant à l évolution des espèces, et grâce à un logiciel développé par ses membres, Figénix, les chercheurs de ce laboratoire retracent l histoire de gènes donnés. 1.2) L association pour l étude de l Evolution Biologique En 2000, l Association pour l Etude de l Evolution Biologique (AEEB) 5 a été créée afin d avoir une structure permettant d organiser un congrès sur l évolution biologique. Le colloque qu elle organise, l Evolutionary Biology Meeting at Marseilles, qui doit sa création en 1996 à deux chercheurs, le Dr. Pierre Pontarotti et le Pr. Eric Faure, a pour but de confronter les diverses avancées de la recherche en évolution biologique afin de faire progresser cette dernière de manière plus efficace ; la présentation annuelle des travaux et résultats de chercheurs ayant une approche prenant en compte l évolution biologique leur permet d avancer dans leur propres recherches à la lumière des résultats des autres 6. D abord national, ce congrès s est rapidement étendu à la communauté internationale, et du fait que l évolution biologique n est pas une discipline mais un concept faisant le lien entre tous les domaines de la biologie, englobés sous une seule et même théorie 7, l Evolutionary Biology Meeting (EBM) s est imposé comme étant interdisciplinaire. 5 Association de loi 1901 (N SIRET : , Code APE : 913 E) 6 N. Bardiot, Les colloques scientifiques dans la dynamique de l Espace Européen de la Recherche. Le cas de l Evolutionary Biology Meeting at Marseilles. 7 COLBY C., Introduction to Evolutionary Biology, 6

7 Depuis le début de l année 2007, l AEEB s est fixée deux nouvelles missions : l étude des différents concepts de l Evolution Biologique dans un cadre académique et interdisciplinaire, et la diffusion du savoir scientifique ainsi qu une réflexion sur l Evolution, accessible au grand public au travers de conférences-débats et de forums mensuels ) L Evolutionary Biology Meeting at Marseilles (EBM) a) Présentation Ce congrès se déroule chaque année sur trois jours pleins à Marseille, et réunit depuis 2000 entre 100 et 150 participants, dont plus de la moitié proviennent désormais de laboratoires situés hors de France. Une des forces de ce congrès est son caractère transciplinaire. En effet, il arrive très fréquemment que différents laboratoires travaillent sur les même sujets de recherche, mais ce qui est intéressant dans ce congrès, c est que du fait de sa transdisciplinarité, il attire non seulement des biologistes, mais aussi des mathématiciens, et les disciplines telles que la bio-informatique, les mathématiques (conférant au congrès une dimension intégrative) et la médecine sont ainsi fortement représentées ; ce faisant, même si deux chercheurs travaillent sur le même sujet, pour peu qu ils soient issus de deux disciplines différentes, leurs travaux se complèteront au lieu de se concurrencer comme on aurait pu le penser de prime abord. Son organisation repose sur deux comités : le comité d organisation (composé de six personnes : trois chercheurs, un post-doctorant et une stagiaire en communication) qui gère tout ce qui est relatif à la logistique et à la communication, et le comité scientifique (composé de quatre chercheurs et un post-doctorant) qui évalue les résumés de présentation de travaux des futurs participants afin de déterminer quel type de présentation ils vont donner

8 Les types de présentation durant ce congrès sont au nombre de trois : - une présentation orale de 20 minutes - un poster avec 5 minutes de présentation orale - un poster uniquement b) Thème du congrès : l évolution biologique Lorsque j ai débuté ce stage, j étais distante vis-à-vis du sujet même du congrès, l évolution biologique. Je ne pensais pas qu une quelconque efficacité au niveau de l organisation du congrès pouvait passer par la compréhension du sujet de ce dernier, et croyais au contraire que l organisation d une conférence pouvait se faire de manière totalement indépendante du sujet même de l évènement. Pourtant, au bout de quelques jours, j ai réalisé que d une part, trop de questions relatives au thème même du congrès m étaient posées pour que je puisse ignorer plus longtemps ce que c était, et que d autre part, il était important de pouvoir se mettre un minimum à la place des participants afin d organiser au mieux le symposium ; or la communauté scientifique m est justement apparue comme étant une communauté un peu à part et ses caractéristiques propres méritaient grandement d être prises en compte 9. Cette réflexion m est d ailleurs venue à l esprit après une discussion avec mon responsable de stage à propos de l organisation de congrès scientifiques par des agences de communication évènementielle : il m a semblé qu elles manquaient d implication et de personnalisation. De ce fait, j ai entrepris de comprendre à mon niveau ce qu était l évolution biologique, et j ai ainsi discuté de ce sujet avec mon directeur de stage, mais aussi avec les autres membres du laboratoire. J ai en outre lu deux essais 10 sur l évolution biologique ainsi que la plupart des résumés de présentation envoyés par les participants. Les résumés étaient pour la plupart trop techniques, mais certains des essais m ont permis d assez bien comprendre le concept d évolution. 9 Cf. Partie 2 10 Le Guyader H., L évolution dans les théories et les faits. Colby C., Introduction to Evolutionary Biology, 8

9 L évolution biologique (cf. LE GUYADER H., L évolution dans les théories et les faits) Etudier l évolution des espèces revient à admettre que l ensemble des organismes vivants ont une histoire commune. L évolution biologique vise ainsi à décrypter les mécanismes qui ont conduit les êtres vivants à se diversifier et à s adapter. D une part, les chercheurs se penchent sur la reconstruction de l histoire de la vie, et d autre part, ils s emploient à comprendre les modalités et les processus de l évolution. Au premier abord, on pourrait croire que cette discipline n a qu une finalité philosophique, et qu elle nous aiderait à répondre à la question «d où venonsnous?». Mais l évolution va bien au-delà de cela : elle est un cadre conceptuel qui englobe l ensemble de la biologie. En effet, l évolution biologique trouve ses applications dans de nombreux domaines, de l agro alimentaire à la médecine. Un des exemples le plus représentatif pourrait être les tests de médicaments effectués sur les animaux. Pourquoi est-ce que telle molécule aurait le même effet X chez la souris et chez l homme? En étudiant le génome 11 de la souris et de l homme, on a pu déterminer un ancêtre commun, et des gènes homologues ont ainsi été isolés : de ce fait, en prenant une molécule donnée, si l on sait sur quel gène elle agit et que l on trouve ce même gène chez l homme et la souris, alors on peut déduire l effet qu aura cette molécule sur l homme en la testant préalablement sur la souris. Autre exemple, toujours avec l homme et la souris, en isolant quel gène est responsable d une maladie donnée chez la souris, on peut établir par comparaison quel gène en est à l origine chez l homme (la méthode utilisée est la phylogénie). Comme la plupart des disciplines en biologie, l évolution a fait l objet de nombreuses théories qui se contredisaient ou se complétaient. 11 Ensemble du matériel génétique d un individu 9

10 La théorie de l évolution est entre autre née de la volonté de classer les organismes. Or, malgré des approches plus ou moins différentes, toutes les tentatives de classification dégageaient les mêmes grandes familles de la botanique : ce fut la naissance de l idée de l existence d une classification unique, dite Classification Naturelle, que l on organisa selon les taxons (pour le monde animal le règne, la classe, la famille, le genre, l espèce, etc.). Cependant, il ne faut pas croire que cette classification fut facilement acceptée : tout comme on croyait que la Terre fut plate, comment pouvait-on imaginer que l homme ne fut pas l élément central auquel on se réfèrerait pour classer les autres êtres? Cependant, comme les êtres regroupés dans un même taxon ne semblent pas à première vue se ressembler (l homme et le cochon!) ou ont du moins beaucoup de caractères qui diffèrent, l idée que les organismes vivants peuvent se transformer au fil du temps est apparue, et le concept d homologie est né : les organismes seront désormais comparés suivant leur plan d organisation. En effet, si l on considère les pattes antérieures des mammifères, la patte du cheval, l aile de la chauve-souris ou l aileron de la baleine sont a priori très différents ; pourtant, si l on se base sur leur situation dans le plan d organisation de l organisme, il apparaît que tous ces organes sont homologues. Pour classer les êtres vivants, il ne faut donc prendre en compte que les caractères homologues, c est-à-dire ceux qui sont hérités d un ancêtre commun. De plus, les organismes subissent au fil du temps une longue série de transformations pour finir par se séparés en de nouvelles espèces. Mais il est aussi très important de noter que si des espèces voient le jour, d autres peuvent aussi disparaître (mort des espèces). De nos jours nous cherchons donc à comprendre pourquoi et comment les organismes se sont transformés. De plus, il faut encore comprendre pourquoi tel caractère et pas un autre s est transmis à la communauté descendante (hérédité des caractères). 10

11 Il a donc été très important pour moi de comprendre ce qu était l évolution biologique et ses enjeux afin de pouvoir manipuler des termes comme phylogénie, taxinomie, systématique, génomique, exobiologie dans mes échanges avec les scientifiques et lors de la recherche de potentiels participants. De plus, cela m a permis de me sentir plus impliquée dans l organisation du congrès puisque désormais j en comprenais les enjeux. 11

12 II) Mission du stage C est donc dans le cadre de l organisation de l Evolutionary Biology Meeting que m a été confiée ma mission de stage : coordonner l organisation du congrès. Membre du comité d organisation, je devais initialement m occuper de la communication vers les scientifiques ; mais mon responsable de stage m a laissé jouir d une grande autonomie et je me suis vue confier d autres tâches telles que la recherche de sponsors, l annonce du congrès dans la presse spécialisée internationale ou encore la coordination à des niveaux plus pragmatiques (logistique, tâche administrative, maintenance du site Internet dédié au congrès : Cela m a permis d aborder tous les aspects de l organisation de l EBM et m a donné des bases solides, du moins, en ce qui concerne les congrès scientifiques. J ai de plus acquis d autres compétences dans des domaines plus éloignés tels qu en informatique (la maintenance et amélioration du site Internet s est faite en php). Du fait du caractère international du congrès, l ensemble de la communication s est faite en anglais et j ai du rapidement m habituer à un nouveau type de vocabulaire, scientifique et spécifique, ainsi qu à un autre type de communication écrite qui se voulait moins formel, ce qui peut être déroutant au premier abord. Enfin, comme l EBM a pour vocation de prendre de l ampleur, j ai développé quelques points qui pourraient contribuer à son amélioration à l avenir. C est ainsi qu en me basant sur cette expérience précise j ai essayé d extraire les grandes lignes de l organisation d un congrès scientifique. J espère que ce rapport de stage pourra en outre servir de base pour les personnes qui reprendront l organisation du congrès après moi, d où la présence d annexes assez spécifiques, et un travail concentré sur la communication. 12

13 PARTIE 2 : ORGANISER UN CONGRES SCIENTIFIQUE : Communication & Logistique I) Communiquer sur l organisation d un évènement scientifique Une fois les objectifs de l évènement définis, il faut adapter un plan de communication adapté à ces derniers, en définissant le public visé et la manière dont l information sera diffusée. L Evolutionary Biology Meeting at Marseilles ayant pour ambition d être un creuset de partage d idées nouvelles en évolution, la France n ayant pas le monopole du savoir et de l innovation, le public touché par ce congrès ne peut être limité à la seule communauté scientifique française, et il faut donc s adresser aux chercheurs du monde entier. De plus, si l organisateur a besoin de faire connaître l évènement organisé auprès des potentiels participants, il doit aussi penser à communiquer sur son évènement auprès des organismes pouvant apporter une aide financière ou logistique. En outre, ces deux cibles sont fortement liées puisque plus un congrès est connu de la communauté scientifique et perçu par cette dernière comme un rendez-vous annuel incontournable, plus les propositions de sponsoring sont susceptibles d affluer, ce qui à terme, peut permettre de promouvoir et d agrandir le congrès. L information diffusée doit être claire et cohérente, c est-à-dire que si le contenu du message doit être le même pour tous afin que tous disposent de la même information, il faut aussi et surtout adapter le message en fonction du destinataire. Il faut donc être vigilant aux retours et commentaires des personnes ciblées : le message ne doit pas être figé, mais au contraire être constamment remanié si la bonne formulation n a pas été trouvée. Cela contribuera en outre à l établissement de rapports de qualité avec les destinataires. De plus, il faut évaluer les moyens qui sont à notre disposition : dans le cas de l AEEB, il y a d une part, une contrainte géographique, et d autre part une contrainte budgétaire. Le moyen de communication privilégié est donc Internet. 13

14 Il faut aussi noter que l absence de réponse à un courriel qui se voulait général est fréquent (car s il y a beaucoup de personnes à contacter, même s il est préférable d envoyer un mail à chacune séparément, il serait beaucoup trop long de personnaliser totalement chaque message ; dans un premier temps, seul le nom de la personne ou de l organisme feront l objet d une personnalisation). Il faut alors à la suite d une première vague de réponses faire une relance en personnalisant cette fois un peu plus les messages. Il est difficile de procéder de la sorte avec les potentiels participants car d une part, ils sont beaucoup trop nombreux, et d autre part, ils peuvent mettre beaucoup de temps à répondre, ou ne se décident qu un mois avant le début du congrès. En revanche, cela est à faire auprès des sponsors potentiels. Enfin, comme le congrès s adresse à la communauté scientifique internationale, il se déroule en anglais ; par conséquent, il est important de diffuser l information aux participants en anglais, même si ces derniers sont de nationalité française. En revanche, cela n est pas nécessaire en ce qui concerne les sponsors, et il est même préférable de leur écrire dans leur langue si cela est possible. De ce fait, il convient de prendre en compte les caractéristiques propres à la communication en anglais, car contrairement à la communication en français, elle se veut moins formelle, et nous amène très rapidement à employer un ton «amical», proche avec son interlocuteur, quelque soit sa position sociale. Cela passe par l emploi des prénoms, de formules de politesse plus simples, d une syntaxe plus riche (emploi plus fréquent des points d exclamation par exemple qui laisse transparaître une certaine émotion). J ai trouvé que cela permet d établir plus rapidement un bon contact avec son interlocuteur. 1.1) Recherche de sponsors C est un exercice difficile car il s agit de contacter des organisations publiques ou privées, et de leur «vendre» l évènement organisé de manière à ce qu elles veuillent s impliquer dans l organisation du congrès en fournissant une aide pécuniaire ou logistique. 14

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16 a) Les organismes publics Dans le cas de l EBM, deux composantes sont à prendre en compte : sa localisation, Marseille, et son thème principal, l évolution biologique. Il est ainsi possible de demander des subventions auprès de la mairie de Marseille, le conseil régional et le conseil général d une part, et auprès des organismes scientifiques tels que l Institut National de la Recherche Agronomique (INRA), l Institut National de la Santé et de la Recherche Médicale (INSERM) et les Groupes De Recherche (GDR) d autre part. b) Le secteur privé C est un secteur sur lequel il serait judicieux de se pencher. La difficulté est de réussir à montrer aux entreprises visées en quoi être associées au Evolutionary Biology meeting leur sera bénéfique. Si l on prend l exemple de la Régie des Transports Marseillais, il semble assez évident que la venue de 150 personnes devant se rendre trois jours durant à un congrès par le biais des transports en commun ne peut que leur être profitable. Cependant, le trafic de 150 personnes sur, supposons, cinq jours n est pas nécessairement suffisamment important au niveau des retombées économiques (environ 1275 euros) pour que la RTM veuille s impliquer dans l évènement organisé. Par cet exemple, je veux montrer que seules les retombées économiques ne sont pas suffisantes pour convaincre une société issue du secteur privé de sponsoriser un évènement scientifique tel que l EBM ; il faut qu elle puisse retirer de cette action une certaine popularité ou reconnaissance qui justifierait son implication. C est un challenge qui est à relever dans le cadre de l EBM puisque c est un congrès encore méconnu du grand public, tout comme peut l être l évolution biologique par aillieurs. Cependant, une branche du secteur privé peut être tout à fait intéressante lors de la recherche de sponsor pour un congrès scientifique : la presse spécialisée et la 16

17 presse scientifique. En effet, tout participant à un congrès scientifique est un lecteur potentiel ou avéré de la presse scientifique, et une grande partie des journaux sont le support de diffusion de sociétés savantes. En sponsorisant ce type d évènement, les éditeurs et les sociétés savantes bénéficieront du crédit accordé au congrès et pourront promouvoir leur journal auprès des participants. La presse scientifique Tout d abord, il s agit de cerner quels journaux sont concernés par le dit évènement, en fonction de leur thème principal. Dans le cas d un congrès transdisciplinaire comme c est le cas pour l Evolutionary Biology Meeting at Marseilles, différents domaines, et donc différents types de journaux sont touchés. Il s agit ensuite de déterminer quels journaux communiqueront au mieux l information, en raison de leur plus ou moins grande diffusion (nous utiliserons pour cela l impact factor). Même si le facteur d impact ne reflète pas le nombre de lecteurs de tel ou tel journal, il demeure une bonne mesure de la diffusion et de la qualité du dit journal. En effet, le facteur d'impact représente, pour une année donnée, le nombre de citations sur le nombre d'articles publiés par un journal, sur une période de référencement de deux ans. C est une mesure mise en place par le Journal Citation Report (JCR) sous l égide de l Institute for Scientific Information (Thomson ISI) 12. Il est calculé sur une période de trois ans, et fournit le nombre moyen de fois où des papiers publiés ont été cités après deux ans de publication. Une fois les journaux intéressants ciblés, il faut chercher le contact le plus approprié dans l équipe éditoriale ou managériale afin de soumettre l idée d un possible partenariat. Les sites Internet des journaux scientifiques peuvent être trouvé dans la base de données JournalSeek base de données scientifique (toutes disciplines confondues) payante 13 base de données non officielle que j ai trouvée pour faciliter mes recherches 17

18 Le premier objectif est que l évènement soit annoncé, dans la version papier et en ligne. Il faut en outre inclure dans la demande effectuée auprès du journal les possibilités de participation financière ou bien matérielle (telle que fournir des stylos, un abonnement gratuit, des tee-shirts, etc ). Le journal doit trouver un intérêt à faire du sponsoring, en étant associé de manière claire et visible à l évènement. Plus un évènement a de répercussion après sa réalisation, et plus les journaux et à termes les sociétés auront la volonté d y être associés. La prise de contact avec les sponsors privés devra respecter les points énoncés ci-dessous : - négocier les accords afin de trouver une bonne contre partie dans chacun des deux camps - tenir informer les sponsors de tout changement ou avancée dans l organisation de l évènement - faire en sorte que le sponsor se sente utile, mais aussi et surtout, que nous lui sommes encore plus utile : son association à l évènement aura de nombreuses répercussions positives sur sa notoriété - faire un bilan avec le sponsor une fois l évènement terminé afin d entretenir le partenariat établit. Une fois le contact établit, il faut l entretenir, afin d être capable d une année sur l autre de convier les anciens sponsors à être de nouveau associé à l évènement. 1.2) Informer la communauté scientifique a) Informer les scientifiques susceptibles d apporter une contribution au congrès en présentant leurs derniers travaux. Tout chercheur publie des articles sur ses recherches. Ces derniers sont en ligne dans des bases de données telles que PubMed 14. Après avoir ciblé les papiers pertinents 15, il faut informer les auteurs de ces derniers du congrès que l on organise, en soulignant pourquoi il serait susceptible de les intéresser, et en quoi il est 14 concerne exclusivement la médecine et la biologie, gratuite. 15 Cf. annexe Base de données et Mailing 18

19 novateur par rapport à la palette de congrès scientifiques existants. De plus, il faut que le scientifique contacté ait le sentiment que sa contribution sera utile et que le partage de ses travaux fera avancer la recherche dans son domaine, d où l importance de souligner le vif intérêt que nous avons eu pour ses publications ; néanmoins, il faut se rappeler que le chercheur contacté peut être amené à nous questionner quant aux travaux qui nous ont intéressés, et il faut être en mesure de pouvoir répondre. Lorsqu une réponse nous parvient, il faut s efforcer de personnaliser cette foisci le message : référence à ses travaux publiés et empathie par rapport à sa situation personnelle sont de mise. Même si le chercheur répond par la négative, il faut l inciter à être présent les fois prochaines; il faut s efforcer de créer un lien avec le scientifique qui fasse naître chez lui un intérêt par rapport au congrès, et une bonne relation avec le comité d organisation peut être une des sources d intérêt, au-delà de l intérêt proprement scientifique. b) Communiquer auprès des sociétés savantes Ce type de communication doit faire l objet de beaucoup d attention. En effet, les sociétés savantes sont dans une grande majorité des cas à l origine des journaux scientifiques dans lesquels l évènement organisé est susceptible d être annoncé (cf. la presse scientifique). En outre, elles possèdent elles aussi la plupart du temps leur propre congrès, et c est pour cela qu il est impératif de communiquer avec tact sur notre propre évènement. Ce dernier ne doit pas faire concurrence au congrès qu elles organisent ; il doit venir le compléter. En ce sens, la transdisciplinarité d un congrès peut être un atout majeur. c) Informer grâce aux listes de diffusion Il s agit de listes sur lesquelles des membres de la communauté scientifique internationale s inscrivent selon leur appartenance à tel ou tel domaine. En ce qui 19

20 concerne l évolution biologique, la liste de diffusion s appelle «Evoldir» ( L intérêt de ces listes de diffusion est que d une part, elles sont très simples d utilisation, et que d autre part, les destinataires sont tous avertis et désireux de recevoir une information concernant leur domaine de recherche : l information diffusée est donc la plupart du temps, bien accueillie, voire attendue. L idée est donc de diffuser un premier message pour annoncer le congrès, puis à chaque fois qu un changement «majeur» survient dans l organisation du séminaire afin de susciter chez les adhérents à la liste le désir d en savoir plus quant à l évènement. Par exemple, il faut annoncer les nouvelles deadlines, la parution des premiers résumés de présentation acceptés, les nouvelles concernant la logistique, etc. II) La logistique 1.1) Les deadlines Elles sont mises en place pour structurer l organisation de la conférence dans le temps, mais aussi pour inciter les éventuels participants à s inscrire pus tôt, ou bien à envoyer leur résumé de présentation avant la fin d une deadline afin de payer des frais d inscription moindres. 1.2) Les frais d inscription Dans un congrès classique, ils peuvent facilement se situés autour des euros. Si ils permettent d inviter des personnalités scientifiques présentant un intérêt par rapport aux thèmes abordés dans la conférence, ils limitent aussi fortement la participation des étudiants en thèse ou en master. Et bien que la présence de ces invités puissent souvent être une source de motivation à une forte participation, il s agit d évaluer quel but réel vise la conférence : si elle vise à faire une présentation des paradigmes du moment, alors oui, la présence de ces invités est justifiée ; en revanche, si le but du congrès est de réaliser un brainstorming à 20

21 l échelle planétaire, les étudiants ne peuvent être exclus du fait de frais d inscription trop élevés, car ils sont souvent à l origine d idées décalées et surprenantes. De plus, ils représentent l avenir de la recherche, et par conséquent, il serait maladroit de ne pas les prendre en compte. 1.3) Localisation Lorsqu on compare avec les autres congrès scientifiques annuels organisés par delà le monde, on constate qu ils sont peu fréquemment organisés chaque année au même endroit. Pourtant, le fait que l Evolutionary Biology Meeting soit accueilli depuis onze ans à Marseille peut être une des forces de ce congrès. En effet, Marseille est une destination touristique assez prisée par la communauté internationale en période estivale. En effet, a priori toute ville a un potentiel d attrait et il revient aux organisateurs du congrès d exploiter ce potentiel au mieux. C est le cas avec l EBM puisqu il se déroule en septembre, période qui demeure très agréable, tant au niveau des températures que des activités pouvant être pratiquées à Marseille. Lors d un entretien avec le directeur commercial de la SAFIM, Nicolas Bodin, j avais appris que les différents acteurs intervenant dans l organisation d un congrès sur un même site sociétés gérant les salles de conférence, office du tourisme, restaurateurs, industrie de l hôtellerie, agence de communication évènementielle, prestataires de service et organisateurs de congrès - essaient d agir de concert afin de faire de la destination choisie, une destination prisée et fortement appréciée par les congressistes. En effet, l organisation d évènements peut générer une dynamique non négligeable pour la ville d accueil au niveau économique (Bardiot, 2003) 16. C est ainsi qu il apparaît important de proposer aux congressistes des activités représentatives de la destination où se déroule le congrès : il est par exemple proposé dans le cadre de l EBM une découverte de la ville et des calanques. 16 N. Bardiot, Evolutionary Biology Meeting at Marseilles, Bilan et perspectives

22 La salle de conférence et le lieu de restauration Le lieu où se déroulera la conférence doit réunir certaines caractéristiques essentielles : il doit être facile d accès, avoir une capacité d accueil suffisante et être suffisamment équipé afin que la partie proprement matérielle ne pose aucun problème aux congressistes lors de leur présentation. L Evolutionary Biology Meeting était initialement situé au Musée d Histoire Naturelle, au Palais Longchamp mais, ayant une capacité d accueil insuffisante (80 places assises), le congrès a été déplacé au CRDP de Marseille (130 places assises). Son emplacement, non loin de la gare St Charles est très facile d accès, que les participants soient logés sur Marseille ou non. En ce qui concerne le lieu de restauration, du moins pour celui du banquet, il me semble important de choisir un lieu qui ait un certain caractère : ce banquet est une étape importante du congrès car il permet aux participants de se réunir dans un cadre autre que celui des présentations et de discuter entre eux ; il convient, je pense, de trouver un lieu qui apporte un certain cachet au congrès et qui reflète la cuisine française ou mieux encore, la cuisine de la ville ou région d accueil C est ainsi que j ai été amenée à chercher un lieu correspondant à cette vision du lieu de restauration, tout en respectant le budget alloué à cet évènement ; de ce fait j ai du négocier avec le restaurateur lors d un repas test les tarifs, afin de parvenir à réserver une grande table à bas prix. 22

23 CONCLUSION La réalisation de ce stage m a permis de me faire une idée assez précise de l organisation de congrès scientifique et de toutes les taches qui incombent à l organisateur. Certaines sont très intéressantes, comme toute la partie réservée à la communication, d autres le sont moins, comme faire des factures, du mailing ou remplir des dossiers de subvention, bien qu elles soient nécessaires. Du fait de l autonomie dont j ai joui pendant ce stage, j ai du faire preuve de rigueur et d organisation, et j ai aussi été amenée à réfléchir à l amélioration du congrès ainsi qu à sa professionnalisation. J ai ainsi eu le temps de travailler sur certains aspects de l organisation comme le publipostage 18, ou sur l intégration d accès restreints à certaines parties du site Internet 19, et de ce fait, j ai pu étendre mes compétences en informatique. De plus, je me suis familiarisée avec le difficile exercice de la négociation, chose que je n avais jamais eu l occasion de faire auparavant. La négociation en anglais s est faite par écrit, mais j ai obtenu de bons résultats : j ai reçu le sponsoring d une maison d édition, triplé le nombre d annonceurs du congrès, augmenté le nombre prix remis aux meilleures présentations de trois prix, et obtenu la publication gratuite des actes de conférence. Cependant, je tiens à relativiser ces résultats et analyser ces nouveaux apports comme n étant pas seulement le fruit de mon propre travail mais une combinaison de ce dernier et des retombées positives de la précédente édition du congrès. J ai aussi négocié, en français cette fois-ci, avec les restaurateurs, mais de visu, ce qui fut un très bon exercice. Je me suis ensuite efforcée de systématiquement organiser et annoter mon travail de manière à ce que prendre ma relève soit chose aisée. En effet, j ai passé beaucoup de temps à comprendre les actions de mon prédécesseur, et mon poste étant généralement occupé par un(e) stagiaire, il me semblait important de réfléchir à son efficacité. 18 Cf. annexe «Bases de données et Mailing» 19 Cf. annexe «accès par identification à une page Internet : script php» 23

24 Enfin, dans un souci de réflexion quant à la professionnalisation et l amélioration du congrès, j ai établi une liste de points qui me sembleraient important à développer à partir de réflexion personnelle, de discussion avec mon responsable de stage ou bien faisant suite à des remarques des futurs participants. Tout d abord en ce qui concerne la logistique, au vu du nombre de participants m ayant demandé s ils pouvaient régler via carte bancaire, il serait intéressant de créer un service de paiement en ligne, soit en contactant la banque détenant les comptes de l AEEB, soit en passant par des services tels que Paypal, sachant que ces derniers retiendront une faible commission sur les transactions financières. De plus, à des fins de professionnalisation du congrès, il serait très apprécié des participants de leur réserver leur hôtel. Cela pourrait se faire par le moyen d un formulaire de réservation indiquant le nombre de nuits, les dates de séjour et l hôtel souhaité. Ce dernier sera choisit dans la liste que j ai actualisée à partir des données de l Office du Tourisme et des Congrès de Marseille. Cela pourrait nous permettre à terme de regrouper les participants dans un même lieu et de ce fait de négocier des tarifs avec le prestataire. Au niveau des sponsors et de la recherche de subvention, je suis convaincue que la création de nouveaux partenariats ne pourra se faire que par une démonstration évidente de moyens et un feedback très positif. A ces fins, j ai étudié les diverses possibilités qui s offraient à nous et outre la publication des actes de conférence, le congrès sera par exemple cette année retransmis sur une chaîne WebTV 20. Les impressions des participants pourraient être elles recueillies par le biais d un questionnaire à remplir en ligne 21 et les résultats pourraient ainsi être exploités afin d améliorer le congrès. De plus, dans la mesure où le congrès semble être lancé dans une dynamique de développement et tend à être de plus en pus connu et reconnu, il faudrait à 20 Télé Campus Provence 21 Cf. Annexe Formulaire et traitement des données 24

25 présent tenter de franchir un cap et de l étendre, quitte à investir une année en prévision de subventions à venir et d une augmentation des frais d inscription. Enfin, peut-être faudrait-il chercher à rencontrer les chargés de communication du secteur privé afin d établir d éventuels partenariats. Ils pourraient être à l origine de l amélioration du marchandising mis en place autour du congrès : ainsi, des objets à l image du congrès pourrait être distribué aux participants venant personnalisé la traditionnelle pochette qui leur est remise. J espère que cette courte contribution participera au développement du congrès et que ce dernier tendra à prendre de l ampleur et à se hisser au rang des congrès scientifiques internationaux incontournables pour les chercheurs. 25

26 ANNEXES 26

27 Annexes 1 Bases de données et Mailing Les opération de mailing sont nécessaires et inévitables lors de l organisation d un évènement, quelqu il soit. Dans le cadre de l EBM, il faut en plus que cette opération de mailing ne s apparente justement pas à du mailing ; les scientifiques contactés ne doivent pas penser qu ils ont été informés du congrès parce que leur adresse a été récupérée au hasard, mais bel et bien parce que leur travail apportera quelque chose de plus au congrès. D où la nécessité que les scientifiques reçoivent un courriel nominatif. Jusqu à présent, les opérations de mailing dans le cadre de l EBM étaient fastidieuses : récupération d adresses et envoi manuels par le moyen de nombreux copier-coller, ce qui représentait une perte de temps considérable, pouvant s élever à trois ou quatre heures par jour selon la fréquence d envoi, d autant plus que le mailing ne représentait en 2006 qu environ 7% des inscriptions au congrès (Bardiot N., 2006). Pourtant, sans mailing, il n y aurait pas de participants ; et en réalisant des envois groupés, il n y aurait peu ou pas de réponses car cela deviendrait du spamming. Cependant, il me semblait absurde de «perdre» autant de temps en envoi manuel de courriel, c est pourquoi je me suis intéressée à la fusion de documents pour publipostage. Cette action permet un gain de temps formidable puisqu il est désormais possible d envoyer un mail personnalisé et nominatif à un nombre X de personnes en une seule fois grâce à la création d une base de données. Après une réflexion sur les bases de données avec mon responsable de stage, nous sommes tombés d accord sur le fait que même si la récupération systématique et automatique d adresses mail existe, elle est loin d être la meilleure solution ; en effet, trop de personnes non concernées par le congrès se verraient envoyer un 27

28 courriel d annonce, et cela serait mal perçu par la communauté scientifique, ce qui à terme porterait atteinte à l image du congrès. La réalisation de base de données doit donc se faire manuellement, conférant pertinence et précision à ces dernières. I) Les bases de données destinées à l EBM En utilisant la base de données online Pubmed, il faut d abord lancé une recherche d articles pertinents grâce à des mots clés choisis : «evolutionary biology», «genomics evolution biology», La recherche peut être limitée aux papiers publiés sur les deux dernières années. Une fois les articles intéressants repérés, il faut insérer dans un tableau (de type Excel par exemple) le nom de l auteur et son adresse , en faisant attention de ne pas récupérer deux fois la même adresse (une recherche rapide Ctrl + F peut être bien utile dans ces cas là). Si on veut un peu plus personnaliser le message d annonce du congrès, on peut aussi noter dans une troisième colonne la titre de l article ayant retenu notre attention (d où l importance d ailleurs d avoir une idée assez précise de ce qu est la recherche en évolution biologique, afin d être capable de cibler les articles pertinents). II) Le publipostage La fusion de documents et publipostage peut être réalisé très simplement grâce à Word. Après avoir configuré Outlook ou le mailer par défaut utilisé par Word (2003 et +) avec l adresse de contact du congrès, il faut créer un mail modèle 22 qui transmettra la même information à tous les scientifiques contactés. 22 Cf. annexe «modèles» 28

29 Il faut seulement laisser des espaces pour les données qui permettront la personnalisation du courriel, comme le nom du chercheur ou le titre de l article. Voici la démarche à suivre (cf. aide Microsoft Office Online 23 ): 1) Dans le menu Outils, pointez sur Lettres et publipostage, puis cliquez sur Fusion et publipostage. 2) Sous Sélection du type de document, cliquez sur Messages électroniques. 3) Cliquez sur Suivante : Document de base. 4) Cliquez sur Utiliser un document existant. 5) Dans la zone À partir d'un/une, sélectionnez le document souhaité, puis cliquez sur Ouvrir. 6) Si le document ne figure pas dans cette zone, cliquez sur (Autres fichiers), puis sur Ouvrir. Dans la boîte de dialogue Ouvrir, recherchez le document souhaité, puis cliquez sur Ouvrir. 7) Sous Sélection des destinataires, cliquez sur Utilisation d'une liste existante. 8) Cliquez sur Parcourir. 9) Dans la boîte de dialogue Sélectionner la source de données, recherchez et cliquez sur la source de données souhaitée (par défaut, Microsoft Word ouvre le dossier Mes sources de données) 10) Cliquez sur Ouvrir. En fonction du type de source de données sélectionné, il se peut que d'autres boîtes de dialogue s'affichent vous invitant à indiquer des informations supplémentaires. Par exemple, si votre source de données est un classeur Microsoft Excel qui comporte des informations sur plusieurs feuilles de calcul, vous devez sélectionner la feuille de calcul contenant les informations dont vous avez besoin et cliquer sur OK. 11) Insérez les champs de fusion à l'emplacement où vous souhaitez fusionner les noms et les autres informations. Pour ce faire :

30 - Dans le document principal, cliquez à l'endroit où vous voulez insérer le champ. - Cliquez sur Bloc d'adresse. - Dans la boîte de dialogue Insertion du bloc d'adresse, sélectionnez les éléments d'adresse à inclure ainsi que les formats souhaités, puis cliquez sur OK. - Si la boîte de dialogue Correspondance des champs s'affiche, il se peut que Microsoft Word n'ait pas pu trouver certaines des informations nécessaires au bloc d'adresse. Cliquez sur la flèche en regard de (non disponible), puis sélectionnez le champ de votre source de données correspondant au champ requis pour la fusion. Par exemple, dans nom, sélectionnez la colonne dans la source de données où sont les noms. 12) Cliquez sur Messagerie électronique. 13) Dans la boîte de dialogue Fusionner avec un message électronique, finalisez les paramètres de distribution : - Dans la zone À, vérifiez que Adresse_électronique ou l'équivalent est affiché. Vous êtes ainsi assuré que Microsoft Word fusionne bien des adresses de messagerie dans la ligne À de vos messages, et non d'autres informations de champ de fusion. - Dans la zone Ligne Objet, tapez l'objet à utiliser pour tous les messages (par exemple Xth Evolutionary Biology Meeting at Marseilles). - Dans la zone Format des messages, sélectionnez le format de courrier que vous souhaitez utiliser (normalement, ce sera texte brut et non pas html). - Sous Envoyer des enregistrements, sélectionnez les enregistrements à inclure dans la fusion (tous). - Pour opérer la fusion et envoyer les messages, cliquez sur OK. Grâce à cette opération, l ensemble des destinataires répertoriés dans la base de données que nous avons créée recevront un courriel nominatif et personnalisé. 30

31 Il peut être judicieux de retirer les adresses non valides des prochaines listes de destinataires afin de ne pas être envahis de retour de mailer «undelivered message»! 31

32 Annexe 2 Accès par identification à une page Internet : script php 24 Dans un souci d amélioration des outils servant la partie communication du congrès, j ai été amenée à modifier le site Internet selon les besoins des participants et des organisateurs. C est dans ce cadre que j ai réalisé des pages à accès restreints par identifiant et mot de passe, ou des formulaires visant soit à comptabiliser le nombre de participants qui seront présents à telle ou telle activité, soit à recueillir les appréciations des congressistes. A l avenir il serait d ailleurs intéressant d étendre ce type de modifications à l inscription, au paiement et à la réservation d hôtel, ce qui constituerait un gain de temps très appréciable puisque le traitement de ces informations seraient automatiques et instantanées. 24 Merci à Olivier Chabrol, ingénieur d étude en informatique, pour son aide et ses conseils. 32

33 Accès par identification à une page Internet : script php L intérêt de ce type de script réside dans le fait que d une part, il nous permet de restreindre l accès à certaines informations à un groupe réduit de personne, et que d autre part, le code php peut parfaitement s intégrer dans des pages écrites en html. Dans une première page, que l on appellera log.php par exemple, il faut écrire 25 : <?php $user = $_POST['Utilisateur']; //on rappelle quel est le nom d utilisateur $passwd = $_POST['Mdp']; //et quel est le mot de passe if (($user == "USER") && ($passwd == "CODE")) //on définit quel sera l identifiant et le mot de passe //et si l internaute rentre le bon identifiant et le bon mot de passe { header ("Location: informations_a_acces_restreint.php"); //on ouvre ce fichier! exit; } Else //mais si l identifiant et/ou le code sont faux { header ("Location: login.php?message=invalide"); exit; }?> //un message d erreur apparaît en faisant appel à une autre page, login.php Puis on crée un second fichier que l on appellera login.php par exemple. C est sur ce fichier que le lien restreint pointera. 25 Tout ce qui suit les doubles côtes (//), n influent absolument pas sur le code informatique : ce sont des commentaires. 33

34 <?php print($message); if ($Message == "Invalide") //un message va apparaître //si l identifiant et/ou le mot de passé étaient faux { print ("<B><CENTER><FONT COLOR=RED>restricted access!</font></center></b>\n"); //alors il sera écrit en gras et rouge, bien au milieu de la page: restricted access! } print ("<FORM ACTION=\"log.php\" METHOD=POST>\n"); //sinon on fera appel à la page log.php créée au dessus print ("Login : <INPUT TYPE=\"TEXT\" NAME=\"Utilisateur\" SIZE=\"10\"><BR>\n"); //pour cela il suffit de rentrer son nom d utilisateur print ("Password : <INPUT TYPE=\"PASSWORD\" NAME=\"Mdp\" SIZE=\"7\"><BR>\n"); //son mot de passe définis dans log.php print ("<INPUT TYPE=\"SUBMIT\" NAME=\"SUBMIT\" VALUE=\"Go\">\n"); //et d appuyer sur le bouton Go?> Tout ce qui est en rouge doit ou peut être modifié. Lorsque vous créez votre page à accès restreint, le lien hypertexte doit pointer sur le fichier login.php Tous les fichiers, c est-à-dire : - log.php - login.php - informations_acces_restreints.php doivent être téléchargés dans le dossier racine du site Internet. A noter que le fichier informations_acces_restreints, peut être aussi écrit en html ou tout autre langage. Vous êtes libre de faire ce que vous voulez sur cette page Internet. 34