Meeting No. C Séance n o C Thursday, June 25, 2015 Le jeudi 25 juin 2015

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1 Board of Directors Conseil d administration Meeting No. C Séance n o C Thursday, June 25, 2015 Le jeudi 25 juin Elgin Street, Ottawa 40, rue Elgin, Ottawa PUBLIC MEETING MINUTES The board of directors approved these minutes on September 8, SÉANCE PUBLIQUE PROCÈS-VERBAL Le conseil d administration a approuvé ce procès-verbal le 8 septembre Board Members in Attendance: Membres du conseil présents : Chair of the board of directors Russell Mills Président du conseil d administration Chief Executive Officer Mark Kristmanson Premier dirigeant Members Victor Brunette Membres Brian Coburn Norman Hotson Eric MacKenzie Michael Pankiw Michael Poliwoda Jason Sordi Kay Stanley Basil Stewart Board Members Absent: Membres du conseil absents : Aditya Jha François Paulhus Bob Plamondon Denys Rivard Members of the Executive Management and Advisors in Attendance for All or Part of the Meeting: Acting General Counsel and Commission Secretary Anne Julie Lalonde Membres de la haute direction et conseillers présents pour toute ou une partie de la rencontre : Avocat général et secrétaire de la Commission par intérim Chief of Staff, Executive Office Maureen Hayes Chef de cabinet, Bureau de la direction Director, Audit, Research, Evaluation and Ethics, and Chief Audit Executive Jayne Hinchliff-Milne Directrice, Audit, recherche, évaluation et éthique, et dirigeante de l'audit interne Executive Director, Capital Stewardship Gary Lacey Directeur général, Intendance de la capitale Executive Director, Corporate Services, and Chief Financial Officer Pierre Lanctôt Directeur général, Services généraux, et chef des services financiers C NCC-CCN

2 Executive Director, Public and Corporate Affairs Natalie Page Directrice générale, Affaires publiques et d'entreprise Executive Director, Capital Planning Stephen Willis Directeur général, Aménagement de la capitale Guests Invités Director General, NCA Portfolio Management, PWGSC Dan Champagne Directeur général, Gestion du portefeuille, SCN, TPSGC NCC Secretariat: Secrétariat de la CCN : Chief, Commission Secretariat Chantal Bédard Chef, Secrétariat de la Commission Committee Secretary Caroline Bied Secrétaire des comités Opening of the Public Meeting 1 Ouverture de la séance publique The meeting was opened at 8:55 a.m. La séance est ouverte à 8 h 55. Russell Mills updated the assembly about changes in the composition of the board of directors and welcomed Victor Brunette, Brian Coburn and Basil Stewart. Russell Mills avise l assemblée de changements dans la composition du conseil d administration et souhaite la bienvenue à Victor Brunette, Brian Coburn et Basil Stewart. Adoption of the Agenda 2 Adoption de l ordre du jour It was moved by Michael Pankiw, seconded by Jason Sordi, that the agenda be adopted as follows: Il est proposé par Michael Pankiw, appuyé par Jason Sordi, que l ordre du jour soit adopté comme suit : Declaration of Conflicts of Interest 3 Déclaration de conflits d intérêts Adoption of the Minutes of the Previous Meeting 4 Approbation du procès-verbal de la dernière séance Report on Activities (I) 5 Rapport d activités (I) 2015-P106e - Canada s Capital Military Commemoration Plan Consultation Document P11e - National Arts Centre Rejuvenation Project 2015-P13e - Addition to the Ottawa Westin Hotel P106f - Plan de commémoration militaire du Canada document de consultation P11f - Projet de renouvellement du Centre national des arts P13f - Agrandissement de l hôtel The Westin Ombudsman Annual 2014 Report (I) 9 Rapport annuel 2014 de l Ombudsman (I) 2015-P76.2e - Update on the Design of the P76.2f - Mise à jour sur le design du Memorial to the Victims of Communism Canada, Monument aux victimes du communisme le a Land of Refuge (I) Canada, une terre d accueil (I) 2015-P76.1e - Federal Land Use Approval for the Decontamination of the site of the Memorial to Victims of Communism Canada, a Land of Refuge P76.1f - Approbation fédérale d utilisation du sol pour la décontamination du site du Monument aux victimes du communisme le Canada, une terre d accueil Adjournment 12 Levée de séance Declaration of Conflicts of Interest 3 Déclaration de conflits d intérêts Norman Hotson declared a conflict of interest on all Norman Hotson déclare un conflit d intérêt sur tout topics relating to LeBreton Flats. sujet touchant les plaines LeBreton. C NCC-CCN

3 Adoption of the Minutes 4 Adoption du procès-verbal It was moved by Kay Stanley, seconded by Jason Sordi, that the minutes of April 22, 2015, be adopted. Il est proposé par Kay Stanley, appuyée par Jason Sordi, que le procès-verbal du 22 avril 2015 soit adopté. Report on Activities (I) 5 Rapport d activités (I) The Chief Executive Officer gave a verbal update on the following topics : Le premier dirigeant fait une mise à jour orale sur les sujets suivants : o LeBreton Flats o Plaines LeBreton o Sir John A. Macdonald Plan Public Workshop o Atelier public concernant le plan pour le parc de la promenade Sir-John-A-Macdonald o North Shore of the Ottawa River Plan o Plan des berges nord de la rivière des Outaouais o Plan for Canada s Capital o Plan de la capitale du Canada o National Memorial to Canada s Mission in Afghanistan o Monument commémoratif national de la mission du Canada en Afghanistan o National Victoria Cross Memorial o Monument commémoratif national aux récipiendaires de la Croix de Victoria o National Holocaust Monument o Monument national de l Holocauste o Tripartite Meetings o Réunions tripartites o Regional Cycling Map o Carte du réseau cyclable de la région o Archaeology Month o Mois de l archéologie o 7 Clarence o 7, rue Clarence o Strutt House o Maison Strutt o Just Food Lease Agreement o Annonce du bail de Just Food o Maple Leaves Forever Foundation o Fondation Maple Leaves Forever o Shuttle Bus Pilot Project during the 2015 Fall Rhapsody o Projet pilote de navettes pendant le Coloris automnal de 2015 o Canadiana Fund o Fonds Canadiana o Regroupement des gens d affaires o Regroupement des gens d affaires o Summer Activities in the Capital o Activités estivales dans la capitale o Capital Urbanism Lab Events o Événements du labo d urbanisme de la capitale o Summary of the to Corporate Plan o Résumé du plan d entreprise à interim improvements on LeBreton Flats. commentaires sur les améliorations temporaires aux plaines LeBreton P106e - Canada s Capital Military Commemoration Plan Consultation Document Stephen Willis presented the Military Commemoration Plan for Canada s Capital P106f - Plan de commémoration militaire de la capitale du Canada Document de consultation Stephen Willis présente le plan de commémoration militaire de la capitale du Canada. Les membres posent les questions et font des commentaires sur: Memorial Route right of way Droit de passage de la route cérémoniale C NCC-CCN

4 Different treatment for thoroughfares surrounding important commemorations Clarification of the roles of the various groups involved in military commemorations Links with other Canadian memorials such as Vimy it was moved by Eric MacKenzie, seconded by Norman Hotson, that the document Canada s Capital Military Commemoration Plan be approved in principle as the consultation document. Traitement différent des voies de communication près des commémorations importantes Clarification des rôles des divers groupes impliqués dans les commémorations militaires Lien avec les autres commémorations canadiennes, comme Vimy Stephen Willis, il est proposé par Eric MacKenzie, appuyé par Norman Hotson, que le Plan de commémoration militaire de la capitale du Canada soit approuvé en principe comme document de consultation P11e - National Arts Centre Rejuvenation Project P11f - Projet de renouvellement du Centre national des arts Fred Gaspar presented the rejuvenation project for the National Arts Centre. Fred Gaspar présente le projet de renouvellement du Centre national des arts. Members asked questions and made comments on: commentaires sur : Land ownership jurisdiction surrounding the Propriété et autorité des terrains aux environs National Arts Centre du Centre national des arts Entrance of parking garage on Elgin Street Entrée du garage sous-terrain sur la rue Elgin Access to canal from street level Accès au canal à partir de la rue Amount of glass used in the façade Quantité de verre utilisé sur la façade it was moved by Kay Stanley, seconded by Eric MacKenzie, that the National Arts Centre rejuvenation project be approved in concept subject to the following conditions: Stephen Willis, il est proposé par Kay Stanley, appuyée par Eric MacKenzie, que le projet de renouvellement du Centre national des arts soit approuvé en principe, sous réserve des conditions suivantes : 1. That NCC staff continue to work with the proponent to advance the project to final federal approval; 2. That this approval is subject to appropriate resolution of property line issues along the north side of the subject land; 3. That the proponent works with the NCC to strike a heritage advisory committee for the purpose adjudicating the National Historic Site designation; 4. That no projections or advertising visible from the exterior of the building are approved at this time and that any such proposals be advanced separately as part of a subsequent approval; and 1. Que le personnel de la CCN continue à collaborer avec le promoteur aux fins de la soumission du projet à l approbation fédérale finale; 2. Que l approbation soit accordée sous réserve d un règlement approprié des problèmes liés à la limite de propriété le long du côté nord du terrain visé; 3. Que le promoteur collabore avec la CCN en vue de créer un comité consultatif patrimonial qui sera chargé de se prononcer sur la désignation de lieu historique national; 4. Qu aucune projection ou annonce visible de l extérieur de l édifice ne soit approuvée à ce stade-ci, et que toute proposition de ce genre soit présentée séparément, dans le cadre d une approbation ultérieure; et C NCC-CCN

5 5. That a full review of transportation and universal accessibility issues relevant to the project be undertaken by the proponent prior to finalization of the site plan. 5. Que le promoteur effectue un examen complet des problèmes de transport et d accessibilité universelle pertinents au projet avant l achèvement du plan d emplacement. MOTION APPROUVÉE 2015-P13e - Addition to Ottawa Westin Hotel P13f - Agrandissememt de l hôtel The Westin Ottawa Fred Gaspar presented the addition to the Ottawa Westin Hotel. Fred Gaspar présente l agrandissement de l hôtel Westin. commentaires sur les sujets suivants : Concerns from neighbours Inquiétudes des voisins Integration of addition on the 22nd floor Intégration de l agrandissement du 22e étage it was moved by Norman Hotson, seconded by Michael Poliwoda, that additional height be approved for an addition to the 22 nd floor of the Westin Hotel such that the new top of parapet height will be m above sea level, with top of associate stair roof parapet at m, be approved in principle subject to a more detailed plan, and: 1. That NCC staff continue to work with the Westin to refine the design of the addition in order to bring it forward for final federal approval; 2. That the Westin engage NCC review and approval on any future revision to their exterior building signage; 3. That the Westin work with lessees of existing and future rooftop equipment to mitigate visual impact on the core of the National Capital; 4. That the final design will require approval by the NCC Board of Directors; and 5. That the NCC will notify the City of Ottawa that it does not object to the Official Plan Zoning By-law amendment, but requests that the zoning be issued with a Holding Provision under the Planning Act of Ontario which requires the final approval of the NCC Board of Directors. Stephen Willis, il est proposé par Norman Hotson, appuyé par Michael Poliwoda que l augmentation de la hauteur soit approuvée aux fins de l agrandissement du 22e étage de l hôtel Westin, afin que le nouveau sommet du parapet atteigne une hauteur excédant 131,400 m audessus du niveau de la mer, que le sommet du parapet de la toiture à étages qui y est associée, d une hauteur de plus de 131,400 m, soit approuvé en principe, sous réserve de la présentation d un plan plus détaillé, et que : 1. Le personnel de la CCN continue à collaborer avec la direction de l hôtel Westin afin de mettre au point le design de la rallonge en vue de le soumettre à l approbation fédérale; 2. La direction de l hôtel sollicite l examen et l approbation de la CCN dans le cadre de toute révision ultérieure de la signalisation extérieure de l édifice; 3. La direction de l hôtel Westin collabore avec les locataires de toit existants ou ultérieurs, afin d atténuer l impact visuel sur le cœur de la capital nationale; 4. Le design final soit approuvé par le conseil d administration de la CCN; et 5. La CCN avise la Ville d Ottawa qu elle ne s oppose pas à la modification du Règlement de zonage et du Plan officiel, mais demande que le zonage s accompagne d une disposition de maintien en vertu de la Loi sur l aménagement du territoire de l Ontario, qui exige l approbation finale du conseil d administration de la CCN. Ombudsman Annual Report 2014 (I) 9 Rapport annuel 2014 de l Ombudsman (I) C NCC-CCN

6 Ellen Fry, NCC Ombudsman, presented her 2014 annual report. steps of complaint resolution. It was moved by Kay Stanley, seconded by Eric MacKenzie, that the Ombudsman Annual Report 2014 be received P76.2e - Update on the Design of the Memorial to the Victims of Communism Canada, a Land of Refuge (I) Stephen Willis gave an update of the design for the Memorial to the Victims of Communism. Potential of additional built structure on the site Mobility of the monument Parking space surrounding site Security Project budget and timelines 2015-P76.1e - Federal Land Use Approval for the Decontamination of the site of the Memorial to the Victims of Communism Canada, a Land of Refuge Fred Gaspar and Dan Champagne presented the request to provide the federal land use approval to decontaminate the site of the Memorial to the Victims of Communism. Timing of site decontamination in relation to approval of design Type of contaminants it was moved by Jason Sordi, seconded by Brian Coburn, that: 1. the proposed decontamination works on the site southwest of the Supreme Court of Canada be approved via the issuance of a Federal Land Use Approval; and 2. subsequent approvals of minor modifications to the decontamination works arising during the Ellen Fry, Ombudsman de la CCN, présente son rapport annuel de commentaires sur les étapes de la résolution d une plainte. Il est proposé par Kay Stanley, appuyée par Eric MacKenzie, que le rapport annuel 2014 de l Ombudsman soit reçu P76.2f - Mise à jour sur le design du Monument aux victimes du communisme Le Canada, une terre d accueil (I) Stephen Willis fait une mise à jour sur le design du Monument aux victimes du communisme. commentaires sur les sujets suivants : Possibilité d ajouter une structure bâtie sur le site Mobilité du monument Espace de stationnement près du site Sécurité Budget et échéanciers du projet P76.1f - Approbation fédérale d utilisation du sol pour la décontamination du site du Monument aux victimes du communisme le Canada, une terre d accueil Fred Gaspar et Dan Champagne présentent la demande d approbation fédérale d utilisation du sol pour décontaminer le site du Monument aux victimes du communisme. commentaires sur les sujets suivants : Synchronisation de la décontamination vis-à-vis l approbation de design Type de contaminants Stephen Willis, il est proposé par Jason Sordi, appuyé par Brian Coburn, que : 1. les travaux de décontamination proposés sur le site de la cité judiciaire au sud-ouest de la Cour suprême du Canada soient approuvés par la délivrance d une approbation fédérale d utilisation du sol; et 2. Les approbations subséquentes des modifications mineures aux travaux de décontamination se C NCC-CCN

7 implementation process be delegated to the Executive Director, Capital Planning. Norman Hotson, Michael Poliwoda, and Russell Mills voted against the motion. MOTION CARRIED Adjournment On a motion by Jason Sordi, seconded by Eric MacKenzie, the public meeting of the board of directors was adjourned at 2 p.m. produisant au cours du processus de mise en œuvre soient déléguées au directeur général, Aménagement de la capitale. Norman Hotson, Michael Poliwoda, et Russell Mills votent contre la motion. MOTION APPROUVÉE 12 Levée de séance Sur une motion de Jason Sordi, appuyée par Eric MacKenzie, la séance publique du conseil d administration est levée à 14 h. General Counsel and Commission Secretary MARK DEHLER Avocat général et secrétaire de la Commission ~ Chief, Commission Secretariat CHANTAL BÉDARD Chef, Secrétariat de la Commission ~ Committee Secretary CAROLINE BIED Secrétaire des comités C NCC-CCN