Le Président Strasbourg, le 7 novembre 2013

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1 Le Président Strasbourg, le 7 novembre 2013 FB/CR/n /gr Recommandée avec A.R Monsieur le Président, Par lettre du 1 er octobre 2013, j'ai porté à votre connaissance les observations définitives arrêtées par la chambre régionale des comptes sur la gestion de l association «Initiatives Evénements» pour les exercices 2007 et suivants afin de vous permettre, si vous l estimiez utile, d apporter une réponse écrite à ces observations, en application du code des juridictions financières. En l absence de réponse de votre part, ce rapport d observations définitives vous est à nouveau adressé pour être communiqué au conseil d'administration de votre association conformément à la destination habituelle des rapports d'observations de la chambre. Ce document final demeure confidentiel jusqu'à la plus proche réunion du conseil municipal de Sainte-Marie-aux-Mines et du conseil communautaire du Val d Argent, à la connaissance desquels il est par ailleurs porté conformément aux dispositions de l'article L du code des juridictions financières. Ce rapport d observations définitives est également adressé à M. le Préfet du Haut-Rhin et à M. le Directeur régional des Finances publiques du département du Haut-Rhin. Après sa communication aux assemblées délibérantes, il est communicable de plein droit à toute personne qui en ferait la demande. Je vous prie d agréer, Monsieur le Président, l'expression de ma considération distinguée. Christophe Rosenau Monsieur Philippe Gasperment Président de l association «Initiatives Evénements» 5, rue Kroeber Imlin Sainte-Marie-aux-Mines 14, rue du Faubourg de Pierre Strasbourg Cedex Téléphone : Télécopie : Courriel : crc@alsace.ccomptes.fr

2 CHAMBRE REGIONALE DES COMPTES D ALSACE ASSOCIATION «INITIATIVES EVENEMENTS» EXAMEN DE LA GESTION (à compter de l exercice 2007) RAPPORT OBSERVATIONS DEFINITIVES Sommaire SYNTHESE... 2 LISTE DES PRECONISATIONS DE LA CHAMBRE LA SURVIVANCE DE L OFFICE DU TOURISME DE SAINTE-MARIE-AUX-MINES Création de l association L organisateur historique des manifestations de la ville Les salons «Mode et Tissus» (mars et octobre) Le carrefour européen du patchwork L aide à l organisation de la bourse aux minéraux Des manifestations diverses DES RELATIONS PEU CLAIRES AVEC LES PARTENAIRES INSTITUTIONNELS Relations avec la commune de Sainte-Marie-aux-Mines La convention d affermage du site VALEXPO La prestation de service pour l organisation de «La bourse aux minéraux» Relations avec la communauté de communes du Val d argent : FONCTIONNEMENT DE L ASSOCIATION ET ORGANISATION COMPTABLE L assemblée générale Le conseil d administration Le bureau ANALYSE FINANCIERE Un bilan qui se dégrade Un déficit d exploitation persistant Structure des produits d exploitation Structure des dépenses Le bilan par activité LES MOYENS DE L ASSOCIATION Les agents et leurs fonctions Les salariés permanents Le registre unique du personnel Les locaux CONCLUSION /16

3 CHAMBRE REGIONALE DES COMPTES D ALSACE ASSOCIATION «INITIATIVES EVENEMENTS» EXAMEN DE LA GESTION (à compter de l exercice 2007) RAPPORT OBSERVATIONS DEFINITIVES Dans le respect de la procédure contradictoire, les observations provisoires ont été notifiées le 10 juin 2013 par la chambre à M. Gasperment, président de l association IE Initiatives Evénements, M. Patris, ancien président de l association IE Initiatives Evénements, M. Fréchard, président de la communauté de communes du Val d Argent et à M. Abel, maire de la commune de Sainte Marie aux Mines. Ces communications ont donné lieu à des réponses émanant de M. Gasperment et de M. Fréchard. Les observations définitives ci-après prennent en compte les éléments et précisions apportés par leurs réponses. SYNTHESE Depuis plus de vingt ans, l association «Initiatives Evénements» (IE), sous ses diverses formes (syndicat d initiative, office du tourisme) est l organisateur des manifestations culturelles et commerciales de la ville de Sainte-Marie-aux-Mines, dont certaines sont de notoriété internationale. L activité de l association IE est essentiellement une activité commerciale relevant du secteur de l organisation de foires et salons. Ses manifestations attirent chaque année près de visiteurs et un millier d exposants. Les retombées économiques de ces manifestations dépassent largement le périmètre du Val d Argent. IE reste une association de taille modeste dont le personnel est affilié à la convention collective relative aux offices du tourisme. Le fonctionnement associatif et la taille de l association sont, de l avis de la chambre, deux facteurs limitant les possibilités de développement de la structure. Dans un contrat d affermage signé le 7 août 2006, la ville de Sainte-Marie-aux-Mines a délégué la gestion du site Val Expo à l association IE, seul organisme ayant répondu à la procédure de mise en concurrence. En décembre 2007, la ville a délibéré pour transférer le contrat d affermage du site de Val Expo de l association «Initiatives Evénements» à l association VA Expo. La décision de principe du conseil municipal n étant pas un acte juridique liant les deux parties, la chambre estime que l association IE est restée le véritable cocontractant de la ville. En 2012, l association a effectué des prestations pour l organisation de la bourse aux minéraux pour près de 90 k. Ces prestations ont été effectuées sur la base d une convention dans laquelle l association s engage à mettre à disposition les moyens informatiques, téléphoniques et à assister l organisateur dans différentes missions techniques et administratives. Pour la chambre, cette convention n est pas suffisamment précise et fait courir un risque à l association. Elle l invite à établir, préalablement à toute prestation, un devis descriptif et estimatif précis. En 2012, l association a perçu des subventions importantes de la communauté de communes du Val d Argent (CCVA) : 85 k au titre de la convention d objectif de 2006, 60 k pour le rachat du stock de tissus de la SEM dont elle était actionnaire et enfin 100 k pour couvrir les déficits cumulés. En effet, l association connaît des difficultés de trésorerie qui l amènent à avoir une dette envers ses fournisseurs de 224 k au 31 décembre 2012, dont près de 90 k envers l association VA Expo. Le résultat d exploitation est négatif depuis Il devient positif en 2012 à la seule faveur de la subvention exceptionnelle de 100 k de la CCVA, encaissée en janvier 2013 seulement. En ne tenant pas compte de cette subvention, le résultat 2012 est négatif 2/16

4 de 75 k environ. La chambre note l augmentation plus rapide des dépenses de personnel que du chiffre d affaires de l association, liée aux recrutements effectués depuis sa création. Le profil des postes des salariés de l association est tourné vers le développement de l activité au détriment, selon la chambre, de la gestion administrative et comptable de la structure qui reste essentiellement assurée par le directeur. La chambre invite les acteurs locaux à envisager un retour de l association dans le giron de l Office du Tourisme du Val d Argent et la limitation de son activité à la conception des événements à réaliser, leur mise en place effective étant ensuite externalisée, par DSP ou marché public, à des acteurs professionnels de l événementiel. La chambre présente, en début de rapport, une synthèse de ses préconisations retenues à l issue de la procédure contradictoire. Les recommandations visent à permettre une inflexion ou une amélioration de la gestion. Elles sont susceptibles d être mises en œuvre sans délai particulier et sont formulées à l issue de la procédure contradictoire. Leur mise en forme fera l objet d un suivi. La mise en œuvre d une orientation s inscrivant dans la durée, un suivi de la chambre interviendra en tant que de besoin. LISTE DES PRECONISATIONS DE LA CHAMBRE Recommandation Recommandation n 1 : La chambre recommande que le conseil d administration se dote des moyens pour garantir, par une tarification adaptée, l équilibre financier de chacune des manifestations organisées par l association. Orientation Orientation n 1 : La chambre invite les acteurs locaux à envisager le retour de l association IE dans le giron de l Office du Tourisme du Val d Argent et la limitation de son activité à la conception des événements à réaliser, leur mise en place effective étant ensuite externalisée, par DSP ou marché, à des acteurs professionnels du secteur. 3/16

5 Le contrôle de l association "Initiatives Evènements" (IE) s inscrit dans le prolongement de l examen de la gestion de la commune de Sainte-Marie-aux-Mines. En effet, à l occasion des investigations menées il est apparu : - que l événementiel sur la commune est très largement organisé par l association IE ; - que l association perçoit des subventions modestes de la ville et des subventions plus importantes de la Communauté de communes du Val d Argent (CCVA) et qu elle assure des prestations de service pour la commune, notamment dans le cadre de l organisation de la Bourse aux minéraux. Ainsi, en 2012, elle a facturé pour 79 k TTC de prestations diverses à la ville ; - qu une convention d affermage avait été passée par la commune avec l association IE en août 2006 pour la gestion site de Val Expo avant création, en novembre 2007, d une nouvelle association, dénommée VA Expo, pour assurer la gestion du même site. 1. LA SURVIVANCE DE L OFFICE DU TOURISME DE SAINTE-MARIE-AUX-MINES 1.1 Création de l association Les statuts actuels de l association «Initiatives Evénements» datent du 1er janvier L article 1 du statut mentionne les faits historiques suivants : Créée le 18 mars 1931 sous l'appellation "Syndicat d'initiative de la vallée de Ste Marie aux Mines", transformée en "Office de Tourisme - Syndicat d'initiative du Val d'argent" le 21 septembre 1987, puis "Office de Tourisme du Val d'argent" le 27 décembre 1990, l'association, suite à la création par la Communauté de Communes d'un Office de Tourisme sous forme d'epic en janvier 2006, a décidé de poursuivre ses activités selon l'objet défini à l'article 2 des présents statuts et sous la dénomination "Initiatives Evènements". En réalité, la survivance de l association permettait à ses membres et à la commune de maintenir au niveau local l organisation des manifestations «modes et tissus» et «carrefour européen du patchwork» et d en pérenniser la gestion sous une forme associative. Dans son rapport 2011 sur l Office du Tourisme, la chambre avait relevé cette scission qui privait l office du tourisme d activités porteuses sur le Val d Argent et donc freinait son développement. Selon l article 2 du statut de 2006, l'association IE a pour objet : - la conception et l'organisation de tous évènements à caractère local, régional, national et international, etc. - la conception et l'organisation de colloques, séminaires, réunions, expositions, salons, concerts et festivals, etc. - la gestion et la commercialisation de tous espaces, sites ou bâtiments, - la participation à la promotion et au développement de l'entité touristique du Val d'argent, - d'une manière plus générale, toutes opérations industrielles, civiles ou commerciales, financières ou logistiques, mobilières ou immobilières pouvant se rattacher directement ou indirectement, en totalité ou en partie à l'objet ci-dessus spécifié et à tous objets similaires ou connexes ou de nature à en favoriser le développement et la réalisation. La chambre note qu à l exception du quatrième item (promotion et développement touristique du Val d Argent), qui relève d ailleurs plus de la compétence de la communauté de communes du Val d Argent (CCVA) et de son office du tourisme que d une association, l objet de l association est typiquement celui d une société commerciale. 4/16

6 Elle est affiliée à l'union Départementale des Offices du Tourisme du Haut-Rhin, à la Fédération Régionale des Offices de Tourisme d'alsace et par là même à la Fédération Nationale des Offices de Tourisme et Syndicats d'initiatives. Pour la chambre, le maintien de l affiliation aux organismes professionnels des offices du tourisme ne se justifie plus. D autres organismes professionnels paraissent plus pertinents au regard du champ réel d activité de l association qui consiste à organiser des manifestations commerciales, notamment la fédération des foires, salons, congrès et évènements de France (FSCEF) qui a pour but de promouvoir ce type d événements et qui offre à ses adhérents ses services par la mise en place d actions sectorielles, d'échanges d'expérience, de formation, d aide juridique et sociale ). De plus, son champ d activité relève du secteur de l organisation des foires et salons, 1 secteur d activité qui est indiscutablement commercial. La chambre observe qu il n a pas été répondu, au cours de la procédure contradictoire, aux constats formulés ci-dessus. 1.2 L organisateur historique des manifestations de la ville Depuis plus de vingt ans, l association, sous ses diverses formes (syndicat d initiative, office du tourisme) est l organisateur des manifestations culturelles et professionnelles dont certaines sont de notoriété mondiale (bourse aux minéraux, salons «Mode et Tissus» et «Carrefour européen du patchwork») Les salons «Mode et Tissus» (mars et octobre) La fête du tissu de Sainte-Marie-aux-Mines a été créée en 1973 par les industriels de la ville dans un but de promotion de leur production textile. Depuis 1997, la manifestation est organisée par le syndicat d initiative de la ville. La manifestation telle qu elle existe aujourd hui a pris forme à l automne Les deux salons annuels de «Mode et Tissus» sont devenus, selon l association, une manifestation de référence sur le marché de la confection. Le salon permet aux fabricants spécialisés dans la production de tissus haut de gamme de vendre du tissu aux particuliers souhaitant acheter du tissu au mètre. Il accueille également des artisans, des créateurs et des commerçants qui vendent des accessoires modes. Enfin, il propose aux visiteurs de nombreuses animations qui prennent la forme de défilés de mode ou d ateliers de couture. Le salon «Mode et tissus» est essentiellement un salon commercial. Celui-ci se tient sur quatre jours, accueille visiteurs par an et procure 25 % du chiffre d affaires de l association Le carrefour européen du patchwork Le «carrefour européen du patchwork» est un évènement plus prestigieux. Il s agit également d un salon professionnel doublé d une dimension culturelle. L association est dépositaire de la marque «Carrefour Européen du Patchwork». Depuis le 15 mars 2013, l association a ouvert un tout nouveau site internet (7 000 visiteurs en deux mois) qui est une très belle vitrine pour le Val d Argent. 1 Sont considérées comme commerciales les manifestations suivantes : Le salon professionnel qui se consacre à la promotion des produits ou des services appartenant à une liste limitative, réservé à des visiteurs professionnels justifiant d'un titre d'accès, et sans vente à emporter de produits d'une valeur supérieure à 80 TTC. Si ce plafond est dépassé, ce salon sera requalifié en «salon ouvert au public» ou en «vente au déballage», en fonction du lieu où il se déroule. Le salon ouvert au public dans lequel des biens ou services relevant d'une liste limitative déterminée par l'organisateur font l'objet d'une vente directe, sans limitation de prix. La foire, qui s'adresse principalement à des visiteurs non professionnels et durant laquelle des biens et services qui ne se réfèrent pas à une liste limitative, leur sont proposés à la vente à emporter, sans limitation de prix. 5/16

7 La manifestation s articule autour : - d un espace commercial : le marché du patchwork se faisant essentiellement sur internet, il faut aux sites marchands des salons pour se faire connaître. C est pourquoi l espace commercial est toujours complet ; - d expositions d œuvres de patchworks : chaque année, l équipe d IE est à la recherche d un millier d œuvres textiles qui seront présentées dans différents lieux d exposition situés dans les quatre communes de la communauté de communes du Val d Argent : église, chapelles, lieu d exposition, espace musée (12 expos à Sainte-Marie-aux-Mines et quatre à deux lieux dans les autres communes). Des œuvres rares sont recherchées. En 2013, pour le 40 e anniversaire du carrefour, l association a fait venir 18 pièces textiles religieuses qui n étaient jamais sorties du musée juif de Prague ; - d un concours international du patchwork : ce concours se déroule uniquement sur internet. En effet, les participants publient les photos sur le site et le choix du gagnant est réalisé par un jury international. En 2012, 125 candidats du monde entier ont participé à ce concours. 32 patchworks ont été sélectionnés pour le choix final. Le gagnant se voit doter d un prix de et l œuvre reste en possession de l association ; - de l organisation de cours de patchwork (23 pour l édition 2013), de séminaires, de conférences, d ateliers, de visites guidées des expositions. La manifestation attire chaque année près de visiteurs dont certains viennent du monde entier. Ainsi, en 2012 par exemple, la ville a accueilli des visiteurs venant d Afrique du Sud, des Etats-Unis, du Japon et d Australie. Les recettes du carrefour représentent 65 % du chiffre d'affaires de l association. D après les organisateurs, le carrefour de Sainte-Marie-aux- Mines est la troisième plus importante manifestation de patchwork au monde après Houston et Birmingham L aide à l organisation de la bourse aux minéraux La bourse aux minéraux à Sainte-Marie-aux-Mines a été créée en Elle a gardé un caractère local jusqu en 1966, où elle a pris une dimension internationale. En 2012, lorsque l organisateur a souhaité installer la manifestation à Colmar, la ville de Sainte-Marie-aux-Mines a pris en charge l organisation de la bourse. Les quatre jours de Minéral et Gem de juin 2012 ont attiré visiteurs et 900 exposants venus de 45 pays. Le budget de la manifestation est supérieur à celui des trois principales manifestations organisées par l association IE. En 2012, l association a été impliquée dans l organisation de l exposition Minéral et Gem en tant que prestataire de services de la ville. L association, qui dispose d un logiciel de gestion des stands, a réalisé la réservation et la facturation des stands des 900 exposants. Son directeur est également intervenu en tant que mandataire du régisseur, pour encaisser les recettes destinées à la bourse Des manifestations diverses De 2006 à 2010, l association IE avait repris l organisation du festival «c est dans ma vallée» qui a fait faillite en Ce festival, associant concerts rock, cinéma et arts plastiques dans différents lieux du Val d'argent, générait un déficit de 25 k. En 2012, l association a arrêté l évènement. Outre ces grandes manifestations phares, l association a organisé divers autres évènements : en 2010, les expositions Valpatch, Stumpf, «les Amish» et un marché aux puces. En 2011, les expositions «les Amish», Lavablaine, Bourquin, carrés afghans et atelier photo. 6/16

8 2. DES RELATIONS PEU CLAIRES AVEC LES PARTENAIRES INSTITUTIONNELS La chambre note la présence, non prépondérante, des élus dans la vie de l association. Le maire de la commune de Sainte-Marie-aux-Mines est invité à participer aux réunions de l assemblée générale. Les maires des trois autres communes du Val d Argent (Sainte-Croix, Liepvre et Rombach-le-Franc) sont membres de l association. 2.1 Relations avec la commune de Sainte-Marie-aux-Mines La convention d affermage du site VALEXPO Avant l aménagement d un site dédié aux salons et expositions, les manifestations se tenaient dans des chapiteaux érigés dans les rues et places de la ville. En 2004, la préfecture, ainsi que les pompiers, ont alerté la ville sur l insuffisance des mesures de sécurité de ces dispositifs. C est dans ce contexte qu en 2005 la commune a racheté le site d une ancienne usine textile situé au centre de la ville et l a aménagé en site d accueil de manifestations d envergure pour un coût de 679 k environ. La commune, qui a souhaité confier la gestion du site à un prestataire externe, a lancé une procédure de délégation de service public, à laquelle seule l association IE a répondu. Dans le contrat d affermage signé le 7 août 2006, la ville de Sainte-Marie-aux-Mines réaffirme «sa volonté de mettre à la disposition des habitants et des organisateurs de manifestations un espace multifonctions permettant l organisation, dans les meilleures conditions possibles, de manifestations économiques, sociales et culturelles afin de favoriser les échanges et le rayonnement de l économie locale» et indique que «n entendant pas gérer directement ce service, [la ville de Sainte-Marie-aux-Mines] a décidé, par délibération susvisée, d en confier l affermage à la société contractante». La chambre note l emploi du mot «société» qui traduit bien le caractère commercial des relations entre la commune et l association. En novembre 2007, une nouvelle association, dénommée VA Expo, a été créée par les membres du conseil d administration d «Initiatives Evénements» qui ont décidé de séparer juridiquement l organisation des événements (Modes et Tissus, et le Carrefour Européen du Patchwork) et la gestion du site «Val d Argent Expo». En décembre 2007, la ville a délibéré pour transférer le contrat d affermage du site de VALEXPO de l association «Initiatives Evénements» à l association VA Expo. Toutefois, au point de vue juridique, la démarche n a pas été menée jusqu au terme. En effet, aucun document actant le transfert de compétence n a été signé entre le maire de la commune et le président de l association VA Expo. De même, la fin du contrat d affermage n a pas été signifiée par le maire à l association IE. La décision de principe du conseil municipal n étant pas un acte juridique liant les deux parties, la chambre estime qu il n y a pas eu de transfert du contrat et qu au plan strictement juridique l association «Initiatives Evènements» est restée le véritable cocontractant de la ville. Selon l article L du code général des collectivités territoriales (CGCT), une délégation de service public est un contrat par lequel une personne morale de droit public confie la gestion d'un service public dont elle a la responsabilité à un délégataire public ou privé, dont la rémunération est substantiellement liée aux résultats de l'exploitation du service. La délibération du conseil municipal de décembre 2007 a conduit à dénaturer l objet du contrat d affermage puisque le nouveau fermier n a pas été en mesure d assumer les obligations de gestion de service public, à savoir l organisation de toutes manifestations économiques, sociales et culturelles donnant vie au site qui lui avait été confié. En revanche, IE continue d exercer cette mission tout en ayant cessé d être partie prenante dans le contrat d affermage. 7/16

9 La chambre prend acte de la délibération du conseil municipal en date du 24 juillet 2013 mettant fin à la convention d affermage et décidant de la reprise de la gestion du site en régie La prestation de service pour l organisation de «La bourse aux minéraux» Depuis 2012, l association participe à l organisation de la bourse aux minéraux. Ses prestations ont été réalisées sur la base d une convention dans laquelle l association s engage à mettre à disposition les moyens informatiques, serveur, logiciels et standard téléphonique et à assister l organisateur dans différentes missions techniques et administratives (installation du salon, aménagement divers, mailing ). La signature d un contrat avec la commune présente des risques, en premier lieu pour la commune qui, en vertu du code des marchés publics, est tenue à des obligations de publicité et de mise en concurrence de ses achats, mais également pour l association, car l inobservation de règles définies par la loi ou par la jurisprudence peut conduire à engager la responsabilité pénale du dirigeant ou de la personne morale. En réponse aux observations de la chambre, l association précise qu à l avenir elle établira un devis détaillé des prestations envisagées et signera avec la commune un contrat de prestation de services précis. 2.2 Relations avec la communauté de communes du Val d argent Les statuts de la communauté de communes lui donnent compétence pour verser des participations financières à l organisation de grandes manifestations d échelle intercommunale. En 2006, dans le cadre de la politique de développement touristique, la CCVA a signé une convention d objectifs et de moyens avec l association IE. Il s agissait, pour la structure intercommunale, de soutenir le caractère intercommunal des principales manifestations organisées par l association et notamment de garantir que le carrefour européen du patchwork permette l organisation de manifestations dans chacune des quatre communes de la CCVA moyennant une subvention de 125 k en Les subventions versées à l association IE ont été revues à la baisse depuis Un avenant financier à la convention du 28 février 2006 a été signé pour l année 2010 prévoyant une subvention annuelle de fonctionnement de 85 k en En 2012, le montant des subventions a augmenté de façon très importante. En effet, en sus de sa participation annuelle, la communauté de communes a versé à l association une subvention de 60 k pour financer le rachat d un stock de tissus d une SEM dont la CCVA était actionnaire avant reprise par une autre société. Le stock de mètres de tissus est valorisé dans l actif de l association. Par ailleurs, en décembre 2012, l association a bénéficié d une subvention de 100 k de la communauté de communes pour couvrir ses déficits cumulés. Toutefois, cette subvention n a été versée qu en janvier FONCTIONNEMENT DE L ASSOCIATION ET ORGANISATION COMPTABLE 3.1 L assemblée générale L'association se compose de membres actifs, de membres bienfaiteurs et de membres d'honneur. Ses statuts prévoient le règlement de cotisations par les membres actifs et les membres bienfaiteurs. L'admission des membres est restreinte. En effet, l admission est prononcée par le conseil d'administration lequel, en cas de refus, n'a pas à faire connaître le motif de sa décision. Depuis 2006, l assemblée générale se compose d une cinquantaine de membres (loueurs de 8/16

10 meublés, socio-professionnels, exposants, etc.). Le grand livre 2012 enregistre 26 cotisations à 50, qui sont versées par des commerçants, et 13 cotisations à 75 versées par les restaurateurs. Conformément aux statuts, l assemblée générale se réunit tous les ans sur un ordre du jour déterminé. Une vingtaine de membres participent régulièrement à la réunion de l assemblée générale. 3.2 Le conseil d administration L'association est administrée par un conseil d'administration comprenant 25 membres maximum élus pour trois ans par l'assemblée générale et choisis en son sein. Le renouvellement du conseil d'administration a lieu chaque année par tiers. Les membres sortants sont rééligibles. Les membres du conseil d'administration ne peuvent recevoir aucune rétribution à raison des fonctions qui leur sont confiées. Aux termes de l article 12 du statut, le conseil d'administration se réunit au moins une fois par trimestre, et chaque fois qu'il est convoqué par son président ou sur la demande du tiers de ses membres. Le conseil d'administration est investi d'une manière générale des pouvoirs les plus étendus pour prendre toutes les décisions qui ne sont pas réservées à l'assemblée générale. Il peut déléguer telle ou telle de ses attributions à l'un de ses membres ou au bureau. Constitué, comme l assemblée générale, d une vingtaine d acteurs locaux du tourisme, le conseil d'administration s est réuni trois fois chaque année, comme prévu aux statuts. L année 2011 a été marquée par une crise de gouvernance entraînant un changement de président. L examen des procès-verbaux des derniers exercices démontre que le conseil d administration prend une part active dans la vie de l association et est amené à participer à des décisions de gestion. 3.3 Le bureau Le conseil d'administration élit en son sein, au plus tard dans les deux mois qui suivent l'assemblée générale, un bureau chargé d'élire un président, un ou plusieurs vice-présidents, un secrétaire et un trésorier. Le bureau est élu pour un an. Les membres sortants sont rééligibles. Le bureau ainsi formé se réunit toutes les semaines avec la participation des salariés de l association. Les informations échangées et les décisions prises sont consignées dans les comptes rendus de réunions. 4. ANALYSE FINANCIERE 4.1 Un bilan qui se dégrade L association, qui n est pas endettée, dispose d actifs limités. L augmentation des immobilisations en 2012 retrace l achat d un logiciel pour 9 k, tandis que la hausse importante de l actif circulant correspond pour 60 k à l acquisition d un stock de tissus subventionné par la CCVA. Le bilan de l association retrace des œuvres d art pour 25 k. Il s agit des kilts réalisés dans le cadre du concours international organisé annuellement par le carrefour européen du patchwork. 9/16

11 Tableau 1 : Bilan d'ie Exprimé en K Concessions, brevets, 1,6 0,6 1,2 10,3 Inst. techniques, matériels, outillage, 16,1 22,4 24,7 27,2 Autre immobilisation 16,1 15,1 17,4 25,9 Immobilisations corporelles 33,8 38,1 43,3 63,5 Immobilisations financières Marchandises 5 9,5 6,6 57,3 Clients et comptes rattachés, 3,4 6 16,2 Autres créances 58 11,8 11,9 117,9 Disponibilités 17,1 47,4 24,6 19,9 Charges constatées d'avance 0,6 1,4 1,6 6 Actif circulant 84,1 76,1 61,04 201,2 TOTAL ACTIF ,4 104,3 264,7 Capital social 48,3 48,3 48,3 48,3 Report à nouveau -25,1-48,7-52,8-110,3 Résultat de l'exercice -23,6-4,1-57,5 25,3 Emprunts et dettes auprès ets de crédits ,2 Dette fournisseur et comptes rattachés 71,3 70,8 111,4 224,6 Dettes fiscales et sociales ,5 69,8 Autre dette 0,3 7 Produits constatés d'avance 1,6 Source : CRC/états financiers d IE TOTAL PASSIF ,9 104,3 264,7 Les créances sont constituées pour 100 k par une subvention à recevoir de la communauté commune du Val d Argent. Celle-ci a été encaissée en janvier A la clôture de l exercice 2012, l actif circulant ne couvrait pas les dettes exigibles à court terme. Le déficit cumulé depuis 2006 a conduit à des difficultés de trésorerie. Outre le retard dans les règlements des loyers à l association VA Expo, l association a tardé à régler une partie de ses fournisseurs. En effet, à la clôture des exercices 2011 et 2012, les dettes fournisseurs (dont 50 % du stock de tissus) s élèvent respectivement à 111 k et 224 k, 65 et 89 k étant dus à l association VA Expo. Compte tenu de difficultés rencontrées par l association pour payer ses créanciers, le suivi précis de la trésorerie est particulièrement important. La chambre note la mise en place à compter de 2013 d une comptabilité permettant de suivre les dépenses au fur et à mesure de leur engagement, d un meilleur suivi budgétaire et, à compter de 2014, la réalisation de prévisions pluriannuelles de recettes et de dépenses. 4.2 Un déficit d exploitation persistant En 2012, le compte de résultat comptabilise un total de produits de k. Entre 2009 et 2012, le chiffre d'affaires net a progressé de près de 30 %, soit + 6,9 % en 2010, + 1,3 % en 2011 et + 18,3 % en Durant la même période, les charges n ont augmenté que de 11 %. Mais leur évolution est plus erratique (- 15 % en 2010, + 6 % en 2011, + 23,2 % en 2012). 10/16

12 Tableau 2 : Compte de résultat d'ie de 2009 à 2012 Exprimé en K Vente de marchandises 54,1 72,5 75,2 78,9 Services vendus 591,7 617,9 624,2 748,4 Chiffre d'affaires net 645,8 690,4 699,4 827,4 Subvention d'exploitation 266, ,7 272,6 Reprise sur amortissement 2,8 4,8 4,6 4,6 Autres produits 4,2 3,9 4,4 4,4 Total des produits d'exploitation 919,5 816,1 823, ,70 Achats de marchandises 27,7 39,4 45,8 139,9 Variation de stocks -2,1-4,3 7,5 50,6 Achat mat. Première et approvisionnement 7,6 11,4 16,1 17,9 Autres achats et charges externes , ,4 Impôts et taxes 3,3 3 4,5 3,1 Salaires et traitements 208,6 216,2 225,1 296,6 Charges sociales 68,8 68,2 69,4 80 Dotations aux amortissements 28,1 9,6 9,6 13,7 Dotations aux provisions 4,8 4,6 Autres charges 8 1,3 3,4 Total des charges d'exploitation 969,8 822, ,70 Resultat d'exploitation -50,01-6,7-53,5 23,9 Source : CRC/ états financiers IE Le résultat d exploitation est négatif depuis Il devient positif en 2012 à la seule faveur d une subvention exceptionnelle de 100 k de la communauté de communes et encaissée en janvier 2013 seulement. En ne tenant pas compte de cette subvention, le résultat 2012 est négatif de 75 K environ. D après l ancien président, le projet initial impliquait la volonté de trois parties prenantes : la mairie en tant qu acquéreur et aménageur du bâtiment, la société Minéral et Gem et l association IE qui devaient payer chacun la moitié du loyer. Mais il est apparu rapidement que le loyer était trop cher et que les occupants n arriveraient pas à rembourser. Pour la chambre, la persistance d un résultat d exploitation négatif est un facteur qui doit amener la gouvernance de l association et les principales collectivités et autres structures associatives (VA Expo) avec lesquelles IE entretient des relations financières à revoir le modèle économique de son activité Structure des produits d exploitation Les produits d exploitation se composent principalement des recettes de billetteries (226 k ) et des locations d emplacements (110 k ). En 2012, l association a encaissé des prestations pour l organisation de Minéral et Gem (87 k de prestations de service). La billetterie et la location d emplacement ne totalisent que 60 % de son chiffre d affaires. L association a su diversifier ses ressources financières : les prestations de services et les ventes de la boutique représentaient respectivement 11 % et 8 % du chiffre d'affaires en Les tarifs de la billetterie sont votés par le conseil d administration. Ils sont restés stables depuis 2009 en ce qui concerne la location d espace. Pour la période sous revue, l association ne dispose pas d une analyse fine de l évolution des produits de la billetterie mise en regard avec le nombre de visiteurs et d exposants. La gestion du pass illimité reste délicate, entraînant une perte pour l association. En réponse, le Président indique que les tarifs ont été augmentés en 2013, tant en ce qui concerne le prix des entrées (augmentation du prix du billet, limitation du nombre de jours pour les pass «illimités») que pour les tarifs des locations de stands et autres services accordés. 11/16

13 Sans méconnaître les difficultés liées à l attractivité du lieu ou aux conditions spécifiques de transport et de sécurité nécessaires pour le bon déroulement de certaines manifestations, la chambre invite l association à veiller à l équilibre financier de chacune des manifestations organisées. Recommandation n 1 : La chambre recommande que le conseil d administration se dote des moyens pour garantir, par une tarification adaptée, l équilibre financier de chacune des manifestations organisées par l association. Pour le salon du tissu, c est l association qui organise la vente et encaisse un pourcentage sur le chiffre d affaires. Les fabricants exposent le tissu et servent les clients qui vont payer à la caisse la totalité du panier. L ensemble du chiffre d affaires concernant cette activité est encaissé par cinq caisses situées à la sortie du Salon. La gestion est relativement lourde pour l association qui, après avoir encaissé les liquidités en banque, doit vérifier les totaux, et envoyer à chaque exposant les recettes qui lui sont attribuées après déduction de sa commission (18 % jusqu en 2011). Pour 2012, il a été proposé aux exposants vendant des tissus au mètre d encaisser directement ces ventes et de payer un prix de location de stand. Les exposants n ayant pas souhaité donner suite à cette proposition, le conseil d administration a décidé de faire passer le taux de sa prestation de 18 à 21 %. L association a ouvert la boutique Arts Textiles le 6 avril 2009, animée par une professionnelle du textile. Cette boutique, qui se veut le pendant des grandes manifestations, offre à la vente des tissus, des articles de mercerie, quelques vêtements ou accessoires de mode, des articles spécifiques patchworks ainsi que des conseils. Un site internet marchand est en projet. La chambre note qu avec l acquisition d un stock important de tissus en fin d année 2012, la nature de l activité de l association évolue. Elle va devoir développer ses activités de vente de marchandises de façon significative pour rentabiliser cette opération Structure des dépenses En 2012, les charges de gestions externes s élèvent à 576 k (54 % des dépenses) les salaires et traitement s élèvent à 376 k (35 % des dépenses), les achats boutiques à 88 k et les achats pour le bar à 18 k. Les autres charges de gestion externes sont constituées principalement de locations (129 k ), d annonces et de publicité (60 k ), d achats de prestations (85 k ) et de frais de transport, déplacement, réceptions et restauration (76 k ). Les manifestations organisées par l association sont des manifestations commerciales. Au plan fiscal, l association est soumise à l impôt sur les sociétés et à une TVA de 19,6 % pour les dépenses et les recettes liées à l organisation des évènements commerciaux. Les recettes de la billetterie sont soumises à une TVA de 7 %. 4.3 Le bilan par activité L association répartit ses activités essentiellement sur trois évènements annuels : les salons de modes et tissus qui se tiennent en mars et en novembre et le carrefour européen du patchwork qui se tient fin juin. L association tient une comptabilité analytique des différentes manifestations. Jusqu en 2011, les frais de fonctionnement généraux n étaient pas affectés aux activités. En 2012, l association a construit une clef de répartition des dépenses de personnel et les a affectées aux différentes manifestations. Ceci permet de constater qu à l exception du carrefour européen du patchwork et du bar, toutes les manifestations et activités étaient déficitaires en /16

14 La situation s améliore en 2012 en tenant compte des subventions de la CCVA qui ont été affectées à chaque activité. D après le président, cette clé de répartition reste à affiner au cours des années pour permettre à terme de valoriser le bénévolat. Tableau 3 : Recettes et dépenses des manifestations y compris frais généraux de personnel Dépenses recettes soldes Dépenses recettes soldes Modes et tissus printemps 134,1 101,3-32,8 127, ,4 Modes et tissus autonome 127,6 102,7-24.9, 124,7 113,6-11,1 Carrefour européen du patchwork 503,4 537,1 33,6 546, ,4 Arts et textiles boutique 93,9 66,1-27,8 76,6 147,2 70,6 Bar eurominéral 14,5 16,5 4,8 9,1 9,1 0 Autres expositions 7,6 0-7,6 9,5 0,1-9,4 Minéral et gem 84,5 85,2 0,7 Marché de l'histoire 10,3 10,7 0,4 Autres 30,8-30,8 TOTAL 881,2 823,7-54,7 1019,8 1045,2 25,4 Source : CRC / comptabilité analytique IE 5. LES MOYENS DE L ASSOCIATION 5.1 Les agents et leurs fonctions Les charges de personnels ont augmenté de 36 % depuis 2009, dont 28 % pour l année 2012 (+ 2,5 % en 2010 et 3,5% en 2011). Comme il ressort du tableau ci-après, ces frais progressent un peu plus vite que le chiffre d affaires qui a augmenté de 28 % depuis 2009 (dont 18 % entre 2011 et 2012). La hausse des charges de personnel entre 2011 et 2012 s explique en partie par l utilisation de chèques emplois service pour rémunérer des vacataires intervenant sur les évènements en lieu et place d étudiants qui n ont pas été reconduits (102 k en 2012). Tableau 4 : Les dépenses de personnel de 2009 à Charges de personnels 277,4 284,4 294,5 376,6 Total des charges d'exploitation 969,8 822, ,70 % Des charges d'exploitation Chiffre d'affaire net 645,8 690,4 699,4 827,4 % Chiffre d'affaire net Source : CRC/ états financiers d IE En 2012, l association a versé une indemnité transactionnelle de rupture de contrat de travail de (en fonction du temps de présence). La convention signée en février 2012 a été rédigée par un avocat et homologuée par l inspection de travail. La chambre note que le conseil d administration en a été informé préalablement lors de sa réunion de novembre 2011, mais ne l a pas formellement approuvée Les salariés permanents L association emploie six salariés. Pour une raison historique, les salariés relèvent de la convention collective des offices de tourismes qui n est pas très adaptée aux contraintes de travail liées à l activité mais qui, d après le directeur, serait plus favorable aux agents. A l occasion de la scission des activités de l office de tourisme et du renouvellement de l équipe de salariés, il aurait été judicieux, pour l association, d envisager l adoption de la convention collective des salariés du secteur d activités d organisation des foires, salons et 13/16

15 congrès. En effet, celle-ci prend en compte les spécificités de métiers qui s organisent autour d activités se déroulant autour de manifestations limitées dans le temps et propose des formes de travail particulières (travail dominical, travail à temps plein modulable, contrat d intermittent). Au moment du contrôle, l association était en phase de recrutement d un spécialiste en marketing et communication pour un poste à partager avec la commune. La chambre constate qu aucun document ou convention n a été conclu entre la commune et IE concernant le profil de cette personne ou ses fonctions, et encore moins les conditions de remboursement du temps passé au profit d IE à la commune. Les emplois se répartissent entre des profils commerciaux et des profils de communication-marketing au détriment d un profil administratif et comptable. De plus, le caractère saisonnier des tâches complique la gestion des compétences. La chambre constate que l effectif permanent de l association a augmenté d un poste et demi depuis sa création. A titre de comparaison, dans son rapport 2011 sur l Office du Tourisme du Val d Argent, la chambre avait constaté qu il disposait uniquement de cinq agents en CDI et dont les qualifications paraissaient insuffisantes face aux enjeux du développement touristique dans la vallée. L association fait également appel à des prestataires externes, auto entrepreneurs dans le domaine du marketing ou travailleurs indépendants spécialistes du secteur du patchwork Le registre unique du personnel En mars 2013, le registre unique du personnel n était pas à jour. Or, ce document doit être établi par l employeur, quel que soit l effectif de l entreprise, pour assurer la transparence des emplois. Toute infraction est punie d une sanction pénale. Ce registre a été mis à jour pendant la période du contrôle. Pour le seul exercice 2012, 180 personnes ont bénéficié d un ou de plusieurs emplois occasionnels. 5.2 Les locaux L association dispose de locaux permanents (bureaux, boutique et lieux de stockage) pour lesquels elle règle un loyer annuel de HT. La mise à disposition des salles pour l organisation des manifestations est facturée HT pour chaque salon mode et tissus et HT pour l organisation du carrefour européen du patchwork. Au total, le montant facturé en 2012 s est élevé à HT. En matière de sécurité des lieux, le directeur, en liaison avec la commission sécurité et le service départemental d incendie et de secours, a établi des dossiers sécurité pour chacun des sites d exposition fréquentés par les visiteurs dans le cadre du carrefour européen du patchwork. Tout organisateur de manifestations dans les établissements recevant du public de type T, comme l est le bâtiment VALEXPO, doit en outre commissionner un ou plusieurs chargés de sécurité. 2 Jusqu en 2011, cette tâche était confiée à un prestataire extérieur qui envoyait un devis. En 2012, l association a pris conscience de l insuffisance de la formalisation des missions du chargé de sécurité. Une mission a été confiée à une nouvelle société dont le projet est en instance de validation par le SDIS. Enfin, l'organisateur doit remettre, avant la manifestation, à chaque exposant un extrait du "cahier des charges entre l'organisateur et les exposants et locataires de stands" qui précise 2 Règlement de sécurité contre l incendie relatif aux établissements recevant du public - Livre II - Chapitre VIII - Section 1 - Article T4 (arrêté du ). 14/16

16 notamment l'identité et la qualification du chargé de sécurité, les règles particulières de sécurité à respecter, etc. La chambre note que cette disposition reste à mettre en œuvre. 6. CONCLUSION L activité de l association IE est essentiellement une activité commerciale relevant du secteur de l organisation des foires et salons. L objectif d intérêt général de son activité réside dans l animation ainsi apportée dans cette vallée vosgienne. Les manifestations organisées par l association IE ou avec sa collaboration attirent chaque année près de visiteurs et un millier d exposants. Les retombées économiques de ces manifestations n ont pas été réellement mesurées. Il va de soi qu elles dépassent largement le périmètre du Val d Argent. Pendant le carrefour du patchwork, les visiteurs vont jusqu à Strasbourg pour trouver un hôtel, la vallée ne comptant que 120 lits. Les instances représentatives de l association ont un fonctionnement qui est conforme aux dispositions statutaires. L association est correctement gérée par des bénévoles et des salariés, mais une telle organisation est fragile, comme le montre la crise de gouvernance survenue en La chambre s interroge sur le caractère approprié d une structure associative pour la gestion d une activité qui présente des problématiques de gestion d une PME et sur sa capacité à assurer la pérennité de l événementiel sur Sainte-Marie-aux-Mines, indispensable à de nombreuses activités économiques induites de la vallée. La chambre note le caractère déficitaire de l association depuis 2009 malgré les soutiens dont elle bénéficie de la CCVA et, en 2012, du surcroît d activité obtenu avec la ville pour la bourse aux minéraux. En réponse, le président de l association indique que des rencontres régulières sont organisées pour mettre en place une politique de communication commune permettant de mieux valoriser l image du Val d Argent et ainsi de mieux commercialiser les différents produits culturels et touristiques. Au-delà, le président de l association comme celui de la communauté de communes souhaitent la mise en place d une réflexion ayant pour objectif de proposer une réorganisation des structures et de leur mode de financement en vue de clarifier l exercice des compétences événementielles et touristiques. La chambre invite les acteurs locaux à envisager un retour de l activité de l association dans le giron de l Office du Tourisme du Val d Argent. En ce qui concerne l événementiel, et pour mieux garantir à la fois leur qualité et les conditions de sécurité, il pourrait être envisagé de limiter l activité de l Office du Tourisme ainsi restructuré à la conception des événements à réaliser, leur mise en place effective étant ensuite externalisée, par DSP ou marché public, à des acteurs professionnels du secteur. Cette solution aurait le mérite d avancer dans la voie d une rationalisation de l exercice des compétences et de l organisation des évènements déjà préconisée par la chambre. 3 3 Voir ROD n du 5 décembre 2011 de la CRCA dont la synthèse résume les enjeux locaux : «( ) La dégradation de la situation financière [de l Office du Tourisme du Val d Argent] ( ) implique également une rationalisation du système, passant par une mutualisation des moyens et des économies d échelle. Parmi les solutions à envisager figure le rattachement de l association «Initiatives Evénements» à l office du tourisme afin que ce dernier exerce l ensemble des compétences relevant d un office du tourisme classique. Le rapprochement avec d autres associations ayant des objets proches ou similaires serait également à favoriser.» 15/16

17 Orientation n 1 : La chambre invite les acteurs locaux à envisager le retour de l association IE dans le giron de l Office du Tourisme du Val d Argent et la limitation de son activité à la conception des événements à réaliser, leur mise en place effective étant ensuite externalisée, par DSP ou marché, à des acteurs professionnels du secteur. Délibéré à la chambre le 24 septembre 2013 Le président Christophe Rosenau 16/16