Inscrire un enseignant en formation Les champs obligatoires sont en rouge. Il est préconisé d utiliser Google chrome.

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1 EXTRANET CHEF D ETABLISSEMENT F410 Inscrire un enseignant en formation Les champs obligatoires sont en rouge. Il est préconisé d utiliser Google chrome. Contexte Pour tout départ en formation, il est indispensable de s assurer de l inscription de l enseignant auprès de l organisme de formation. Vous devez également saisir une demande d inscription via votre extranet FormElie pour obtenir l accord de prise en charge de Formiris. L inscription doit être effectuée avant la date limite d inscription qui figure dans l offre de formation qui vous a été communiquée. Elle se fait sous la responsabilité du chef d établissement. Conditions préalables à l inscription d un enseignant en formation La prestation Pour inscrire un enseignant dans une formation, celle-ci doit être référencée dans FormElie (sauf cas particulier, voir plus loin). Il peut arriver que vous ne retrouviez pas certaines prestations préalablement repérées. Celles-ci ne sont peut-être pas éligibles à l inscription pour les raisons suivantes : la date limite d inscription est dépassée ; la prestation est réservée à un territoire, un établissement ou un réseau d établissements ; la prestation est en attente de validation par Formiris. L enseignant L enseignant doit être présent dans FormElie et affecté à votre établissement. Le référentiel des enseignants de FormElie s appuie sur l annuaire Gabriel. Si votre établissement : est sous contrat avec l Etat, adhère à la Convention de formation continue des maîtres des établissements privés sous contrat avec l Etat, mais ne fait pas partie de l Enseignement catholique, un bouton «Ajouter un enseignant» vous permet d ajouter vos enseignants. Points de vigilance o La participation aux frais de déplacement et d hébergement remboursée aux enseignants se fait via l établissement scolaire. C est pourquoi il est préconisé de vérifier l Iban saisi dans FormElie. o Aucun départ en formation ne doit se faire sans la convocation nominative de la part de l organisme de formation qui doit être remise à l enseignant par le chef d établissement dans des délais raisonnables. o L autorité académique doit est mise au courant du départ en formation à travers l envoi de l autorisation d absence. Une autorisation d absence pré-remplie est mise à votre disposition sur votre extranet lorsque le dossier est en état «validé» par Formiris. En cas de retard dans le traitement de l inscription, un formulaire vierge est téléchargeable sur assistance.formiris.org. 27/09/2016 V05 F410-1/9

2 Cas particuliers Pour certaines prestations, afin d assurer le départ en formation notamment en début d année scolaire, la procédure d inscription s effectue exceptionnellement via un formulaire papier ou mail transmis par Formiris. Si vous n avez pas été destinataire d une communication, contactez votre structure Formiris. Pour toutes autres difficultés liées ou pas aux conditions préalables d inscription, contactez votre structure Formiris. Il y a deux modes d inscription : «Création rapide d un dossier d inscription» : si vous disposez du numéro de la prestation ; Création d un dossier d inscription par la prestation : si vous ne disposez pas du numéro de la prestation. F410-2/9

3 Création rapide d un dossier d inscription [Avec le numéro de la prestation(pn)] 1. Rendez-vous dans le menu «Mes inscriptions». Saisissez le numéro de la prestation dans le champ «Création rapide d'un dossier d'inscription» et validez en cliquant sur «Créer le dossier». Si un message indique que vous ne pouvez pas procéder à l inscription, contactez Formiris. 2. Sélectionnez les enseignants à inscrire (étape 1). Sélectionnez un ou plusieurs enseignants dans la liste en cochant dans la colonne de gauche. Il est possible d effectuer une rechercher dans la liste des enseignants par nom ou par discipline enseignée. F410-3/9

4 3. Cliquez sur «Passer à l étape suivante». 4. Vérifiez la liste des inscrits et inscrire les enseignants aux sessions (étape 2). La vérification de la liste des inscrits s opère par un contrôle de cohérence avec votre propre liste. L inscription se fait par l intermédiaire de cases à cocher. o Cas 1 : la prestation comporte une seule unité d enseignement et une ou plusieurs sessions toutes obligatoires. Dans ce cas, aucune action n est requise. o Cas 2: la prestation comporte une seule unité d enseignement et un choix à opérer entre sessions. Dans ce cas, cochez les cases correspondant aux sessions que l enseignant a choisies et que vous avez validées. F410-4/9

5 o Cas 3 : la prestation comporte plusieurs unités d enseignement toutes obligatoires ou pas et une ou plusieurs sessions toutes obligatoires ou pas. Quand l unité ou la session est obligatoire, elle est cochée par défaut et il n est pas possible de la décocher. Lorsqu elles ne sont pas obligatoires, cochez les cases concernées en fonction du dispositif que l enseignant a choisi et que vous avez validé. 5. Une fois les choix vérifiés, cliquez sur «Terminer l ajout d enseignants» à l inscription. 6. Attendez que la page de synthèse du dossier d inscription s affiche. Le dossier est en état «brouillon». Il est encore possible d inscrire des enseignants tant qu il n a pas été transmis pour traitement. F410-5/9

6 Les états du dossier d inscription : o Brouillon : le dossier n est pas transmis à Formiris et peut être modifié. o en attente (OF) : l organisme de formation doit statuer sur les inscriptions du dossier. o Validé par les OF : l organisme de formation a traité l inscription. Formiris doit statuer sur la prise en charge financière. o Validé : le financement du dossier d inscription est validé par Formiris ainsi que la globalité de l inscription. Il est possible d imprimer le dossier d inscription en cliquant sur le bouton «Imprimer le dossier». 7. Une fois le dossier finalisé, cliquez sur «Transmettre le dossier». La barre de progression indiquant l avancement du dossier se met à jour. Le dossier passe à l état «En attente OF». L onglet «coût» comporte les informations financières du dossier d inscription. Elles sont mises à jour au moment de la transmission du dossier à Formiris. F410-6/9

7 Création d un dossier d inscription par la prestation [Sans le numéro de la prestation(pn)] Vous avez identifié une prestation mais ne connaissez pas son numéro. 1. Cliquez sur «Recherche et inscription» dans le menu gauche. 2. Recherchez la prestation souhaitée. Des filtres sont appliqués par défaut. Vous pouvez les modifier. S ils n apparaissent pas, cliquez sur le bouton «Recherche avancée». Un moteur de recherche permet de filtrer selon différents critères : o mots-clés : la recherche se fera dans les intitulés de formation ; o périmètre d inscription : le périmètre d inscription affiché par défaut vous indique les prestations auxquelles vous pouvez inscrire votre enseignant. Il se peut qu une inscription soit refusée si votre établissement ne se situe pas dans les critères indiqués par défaut ; o année scolaire ; o organisme de formation (prestataire) ; o ville : du lieu de formation ; o origine : structure à l origine de la proposition de formation (DDEC, Formiris, organisme de formation, chef d établissement). F410-7/9

8 3. Cliquez sur la ligne de la prestation dans les résultats. Le bouton «Voir les détails de la prestation» permet de s assurer qu il s agit de la bonne prestation. 4. Cliquez sur «Créer un dossier d inscription pour cette prestation». Effectuez les actions décrites dans le mode «Création rapide d un dossier d inscription» (pages précédentes). Pour modifier ou supprimer un dossier d inscription Il est possible de modifier ou supprimer un dossier d inscription à condition qu il soit encore en état «brouillon». Pour le retrouver : cliquez sur «Mes inscriptions» dans le menu gauche ; par défaut l affichage est par enseignant ; pour afficher le dossier cliquez sur le bouton «Affichez les inscriptions par dossier d inscription». Attention : La modification concerne uniquement l ajout d un nouvel enseignant. La suppression du dossier d inscription entraîne la suppression de toutes les inscriptions. Si le dossier d inscription comporte une erreur (choix de session, erreur sur le choix de l enseignant, etc.), contactez votre structure Formiris. Que se passe-t-il après l inscription? Le dossier d inscription est étudié par l organisme de formation et par Formiris. Vous serez informé, à chaque fois, de la confirmation ou du rejet de l inscription par une notification sur le tableau de suivi de la page d accueil de votre extranet. Télécharger l accord de prise en charge et l autorisation d absence Une fois l inscription et la prise en charge financière validées, il vous est possible de télécharger l accord de prise en charge ainsi que l autorisation d absence à envoyer aux autorités académiques. Sélectionnez «Mes inscriptions» dans le menu. Cliquez sur le bouton «Afficher les inscriptions par dossier d inscription». Dans l avant dernière colonne du tableau qui s affiche : - le bouton permet de télécharger l accord de prise en charge ; - le bouton permet de télécharger l autorisation d absence. Participation aux frais d hébergement et de déplacement Lors du déroulement de la formation, l enseignant doit signer la feuille d émargement pour chaque demi-journée de formation. F410-8/9

9 L émargement conditionne la participation de Formiris au paiement des frais d hébergement et de déplacement de l enseignant. Cette participation relève de critères et d un barème définis par Formiris. Pour les connaître, contactez votre structure Formiris. Le paiement est effectué à l établissement scolaire qui doit les reverser à l enseignant. Le détail des versements à effectuer aux enseignants est mis à disposition dans le menu «Mes avis de règlement de frais annexes». L enseignant était totalement ou partiellement absent : le paiement des frais d hébergement et de déplacement sera adapté en conséquence. F410-9/9