COMITÉ D'AUDIT DU CERN. Rapport des activités menées au cours de l année 2008

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1 CERN/2820 Original: anglais 7 janvier 2009 ORGANISATION EUROPEENNE POUR LA RECHERCHE NUCLEAIRE CERN EUROPEAN ORGANIZATION FOR NUCLEAR RESEARCH Suite à donner Procédure de vote Information CONSEIL RESTREINT 149 e session 11 décembre 2008 COMITÉ D'AUDIT DU CERN Rapport des activités menées au cours de l année 2008

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3 CERN/ COMITÉ D'AUDIT DU CERN Rapport des activités menées au cours de l année 2008 Introduction En 2008, le Comité d audit du CERN (CAC) s est réuni quatre fois, les 10 mars, 15 avril, 15 juillet et 19 novembre. Le programme de travail de 2008 a reçu l'aval du Conseil en mars Dans la section qui suit sont détaillées les activités menées par le Comité dans le cadre de son programme de travail pour Le programme de travail de 2009 sera examiné lors de la réunion de février 2009 du Comité, en vue de son approbation par le Conseil en mars Activités menées à bien dans le cadre du programme de travail de 2008 a. Évaluer l efficacité de la gestion des risques et des procédures de contrôle Le CAC a examiné la situation concernant les registres des risques départementaux et le registre des risques global du CERN. Même si les départements évaluent et limitent de manière permanente les risques, l'organisation ne dispose pas encore d une procédure de gestion des risques suffisamment aboutie pour garantir que les risques sont traités au niveau adéquat de responsabilités. Le CAC a noté que l exercice d évaluation des risques réalisé en 2007 n a pas été reconduit en Le CAC recommande une nouvelle fois qu une procédure régulière d évaluation des risques soit mise en place, aboutissant à l élaboration d un registre des risques de haut niveau (10 à 20 risques maximum), afin que le Directoire puisse être au fait de ces questions prioritaires et se concentrer sur celles-ci. b. Évaluer l'adéquation des modalités d'audit interne et externe Audit externe Sur la base des informations présentées par le chef de l audit interne sur les systèmes d audit externe en vigueur dans les autres organisations membres de l EIROforum, le CAC s est assuré que les modalités de l audit externe du CERN sont conformes à celles en place au sein de l EIROforum. 1 CERN/2780 (Programme de travail du Comité d'audit du CERN pour 2008, 11 mars 2008)

4 2 CERN/2820 Après s être entretenu avec M. K. Jaros, commissaire aux comptes de la Cour des comptes d Autriche, le CAC a poursuivi l examen de l efficacité du système d'audit externe commencé en Le CAC a également évoqué le mode de fonctionnement des audits interne et externe avec MM. F. Franceschetti et S. Penati, commissaires aux comptes de la Cour des comptes d Italie lors de leur réunion en juillet. Il a été question de la procédure de nomination des commissaires aux comptes, de la présentation des rapports et des recommandations des commissaires aux comptes, de l examen de ces rapports et de ces recommandations par la Direction du CERN et la Caisse de pensions, et des réponses apportées par ces dernières ainsi que des mesures de suivi. Le CAC convient que la nomination d une institution supérieure de contrôle chargée de l audit externe constitue le moyen le plus adapté pour vérifier les comptes d une organisation intergouvernementale financée par des fonds publics comme le CERN. Même si la procédure de nomination par le Conseil des commissaires aux comptes a permis depuis 1954 une rotation harmonieuse entre les Cours des comptes des États membres, le CAC relève que cette procédure n est toutefois pas complètement transparente. Le CAC recommande que la Direction fournisse au Conseil une description de la procédure actuelle de nomination des commissaires aux comptes et recommande que l on encourage les Cours des comptes des États membres à manifester leur intérêt. Le CAC a noté qu il n existe aucune procédure formelle par laquelle il est demandé au Comité des finances et au Conseil de prendre une décision sur les mesures de suivi de la mise en œuvre des recommandations des commissaires aux comptes. En particulier, les changements importants, comme le passage aux normes IPSAS, qui ont des conséquences notables pour le CERN, devraient être approuvés formellement par le Conseil en sa qualité d organe de surveillance et de tutelle. Le CAC a également noté que, conformément au mandat des commissaires aux comptes, les délégations au Comité des finances peuvent proposer ponctuellement que les commissaires aux comptes mènent des audits spécifiques sur les aspects opérationnels de la vie de l Organisation, comme ce fut le cas par exemple avec la QRL. Il n existe toutefois aucune procédure par laquelle le Comité des finances ou le Conseil peuvent commander de tels audits. L absence de procédure d approbation formelle du rapport des commissaires aux comptes et la nature informelle de l examen par ces derniers des aspects

5 CERN/ opérationnels ne relevant pas strictement de leur mandat à l égard des comptes les a conduit à limiter leurs conclusions, en particulier concernant les aspects opérationnels, à une analyse de ce qui s est passé, sans faire de recommandations particulières ni souligner les leçons à retenir (exemple de la QRL). Le CAC recommande que le Conseil, avis pris du Comité des finances, prenne une décision sur les recommandations des commissaires aux comptes, en tenant compte de la réponse de la Direction, et assure le suivi de la mise en œuvre des recommandations qu'il a approuvées. Un mécanisme permettant au Comité des finances ou au Conseil de commander aux commissaires aux comptes des audits spécifiques sur les aspects opérationnels de l Organisation devrait être envisagé. Le CAC a également examiné avec les commissaires aux comptes de la Cour des comptes d Italie les modalités de leur collaboration. Le CAC et les commissaires aux comptes ont convenu qu'une réunion annuelle conjointe en vue de discuter du rapport des commissaires aux comptes et des commentaires de la Direction permettrait au CAC de mieux en cerner les conséquences et de porter à l attention du Conseil lors de sa réunion de juin tout sujet majeur de préoccupation. Le CAC a convenu d'examiner plus avant en 2009 si le mandat des commissaires aux comptes et les normes de qualité attendues par l Organisation devraient être décrits de manière plus explicite dans le Règlement financier, ce qui pourrait donner une base au CAC pour examiner les travaux des commissaires aux comptes. Audit interne Le CAC a reçu du chef du service d Audit interne un rapport sur les activités de ce service en 2007 et a été consulté lors de la préparation du plan d audit annuel pour Le CAC a pris note du nouveau système de rapport et de suivi des recommandations de l audit interne qui vise à améliorer l incidence des recommandations de l audit interne. Le CAC a pris note de l évaluation de la qualité du service d Audit interne réalisée en 2008 par les commissaires aux comptes de la Cour des comptes d Autriche. Le CAC souscrit à la recommandation des commissaires aux comptes de mettre en œuvre rapidement un suivi systématique des plans d action du personnel d encadrement découlant des rapports de l audit interne. Le CAC a examiné les effectifs du service d Audit interne et pris note du départ de M. T. Bauswein, de la nomination de Mme L. Esteveny en qualité de chef par intérim

6 4 CERN/2820 du service d Audit interne, ainsi que du recrutement en interne à compter du 1 er janvier 2009 d un comptable et auditeur professionnel certifié. Le CAC se déclare préoccupé par l incidence qu aurait tout départ de personnel du service d Audit interne sur l étendue de l'audit et recommande que la Direction continue de veiller à ce que les effectifs du service restent stables et suffisants. Thèmes particuliers 1. Évaluer l adéquation du cadre réglementaire propre au CERN avec la gestion actuelle de l Organisation. Le chef du service d Audit interne a fourni un récapitulatif complet de toutes les règles actuellement en vigueur au CERN (Règlement financier et Règles financières intérieures, règles et procédures d achat, Statut et Règlement du personnel, règles et procédures de sécurité, etc.). Sur la base de nouvelles présentations et discussions avec le chef du département des finances et le Directeur des finances et des ressources humaines, le CAC a pris note de la révision en cours du Règlement financier et de ses modalités d application ainsi que l'examen des procédures d'achat. Il a rendu compte de l efficacité du Conseil dans sa gouvernance de l Organisation, notamment de la manière dont il examine et suit les questions relevant du mandat du CAC. Il a par conséquent recommandé que le Conseil mette en place une procédure visant à se prononcer sur les conclusions et recommandations du CAC et à assurer leur suivi. Le CAC convient de poursuivre en 2009 l évaluation du cadre réglementaire propre au CERN une fois en vigueur le nouveau Règlement financier et ses modalités d application. 2. Évaluer la stratégie de planification pour la continuité des activités de l Organisation afin de déterminer la manière dont le CERN rétablirait, dans un délai déterminé, une ou plusieurs fonctions essentielles partiellement ou entièrement interrompues à la suite d une catastrophe ou d une perturbation prolongée.

7 CERN/ Des présentations et des explications de MM. S. Myers, chef du département Accélérateurs et faisceaux, V. Vuillemin, chef du département Services techniques, F. Hemmer, chef adjoint du département Technologie de l information, S. Lettow, directeur des finances et des ressources humaines et J.M. Saint-Viteux, délégué à la gestion de la continuité des activités pour le département des ressources humaines, ont permis au CAC d avoir un aperçu de la gestion de la continuité des activités dans l Organisation, à savoir le niveau de priorité que la Direction du CERN accorderait à un ensemble d événements perturbateurs, les structures et dispositifs en place pour définir et mettre en œuvre une réponse à de tels événements, ainsi que les stratégies générales envisagées pour traiter ces événements. Le CAC a pris note que les départements évaluent et limitent les risques de manière permanente. Il a été impressionné par la planification de haut niveau et l analyse rigoureuse qui sont déployées pour faire en sorte que les fonctions subissent le moins de perturbations possible, à la suite d'incidents majeurs. Le CAC recommande la définition d une stratégie au plus haut niveau de l Organisation et l application d une procédure de gestion de la continuité des activités à l ensemble du CERN afin que cette gestion soit coordonnée entre les différents départements. Il suggère que le service d audit interne puisse faire office de consultant pour la mise en place de cette procédure. 3. Examiner la manière dont l Organisation veille à ce que son personnel adopte les normes les plus élevées possibles dans la conduite de leurs activités et travaux de recherche. Cela suppose, par exemple, de s assurer qu il fait preuve d une intégrité scientifique irréprochable et respecte les principes relatifs à la bonne exécution des travaux de recherche. Après avoir entendu M. J. Engelen, directeur scientifique, le CAC a examiné la manière dont l Organisation veille à l application de ces normes dans le domaine de la publication et de la recherche scientifiques. Le CAC s est assuré que la procédure applicable à l autorisation de publication de résultats, ainsi que les règles en vigueur dans les collaborations, éliminent les possibilités de manquements scientifiques (falsification ou la publication non autorisée de résultats). M. Lettow, directeur des finances et des ressources humaines, a également donné au CAC des informations sur l élaboration d un code de déontologie pour l Organisation. Un projet de code de déontologie pour la Caisse de pensions, premier volet d un code de déontologie applicable à l ensemble de l Organisation, a été remis au CAC. Le

8 6 CERN/2820 CAC a noté qu'il est prévu qu un tel code soit en place dans l Organisation d ici à la mi Le CAC appuie vigoureusement l adoption d un code de déontologie applicable à tous les membres du personnel. Il recommande que ce code de déontologie prévoie des sanctions claires et universellement reconnues en cas de non respect de ses dispositions. Des procédures écrites spécifiques concernant la publication de résultats et les rapports avec les médias sont souhaitables pour préserver encore davantage les principes relatifs à la bonne exécution des travaux de recherche Examen du rôle et du mandat du CAC Il est indiqué dans le mandat du Comité d audit du CERN, approuvé par le Conseil en mars 2006, que le rôle du CAC ainsi que son mandat seraient revus en Au titre du suivi de son programme de travail pour 2007 et dans la perspective de la révision prévue de son mandat, le CAC a continué de rendre compte de l efficacité du Conseil dans sa gouvernance de l Organisation, notamment de la manière dont il examine et suit les questions relevant du mandat du Comité. Il a par conséquent recommandé que le Conseil mette en place une procédure visant à se prononcer sur les conclusions et recommandations du CAC et à assurer leur suivi. Le CAC a examiné le rapport du Groupe de travail sur la gouvernance du CERN et ses incidences éventuelles sur son rôle et son mandat. Il a convenu d'examiner plus avant ces questions lors de sa prochaine réunion en février Le Directeur général, M. Aymar, a apporté des informations complémentaires sur le contexte dans lequel le Comité d'examen externe (ERC) a recommandé la création d un Comité d audit du CERN et sur son expérience du CAC entre 2002 et Des discussions avec les commissaires aux comptes de la Cour des comptes d Italie ont apporté des éléments d informations d'experts externes quant au rôle des comités d audit dans la gouvernance d organisations internationales. Le CAC a convenu qu'il est important que son autorité ainsi que ses responsabilités soient clairement établies et que ses échanges avec les fournisseurs extérieurs de services d audit (commissaires aux comptes ou service d audit interne) soient clairement définis.

9 CERN/ Les considérations du CAC concernant son rôle et les modifications qu il propose d apporter à son mandat sont présentées au Conseil dans un document distinct (CERN/2819 «Vue d ensemble des réalisations du CAC depuis 2003 et proposition de révision de son mandat»).

10 8 CERN/2820 Membres du Comité d audit du CERN Mme K. Galbáts M. J.-C. López M. C. Scherf Prof. R. Wade (président) Liste des personnes consultées M. R. Aymar, directeur général M. J. Engelen, directeur scientifique M. S. Lettow, directeur des finances et des ressources humaines M. S. Myers, chef du département AB M. P. Geeraert, chef du département des finances M. V. Vuillemin, chef du département TS M. F. Hemmer, chef adjoint du département Technologie de l information M. J.M. Saint-Viteux, délégué à la gestion de la continuité des activités pour le département des ressources humaines M. K. Jaros, commissaire aux comptes de la Cour des comptes d Autriche M. F. Franceschetti, commissaire aux comptes de la Cour des comptes d Italie M. S. Penati, commissaire aux comptes de la Cour des comptes d Italie M. T. Bauswein, chef du service d Audit interne (jusqu au 30 juin 2008) M. T. Bauswein, chef par intérim du service d Audit interne (à compter du 1 er juillet 2008)