ASSOCIATION TANGO QUÉBEC ASSEMBLÉE GÉNÉRALE. Tenue le 21 septembre 2014, à 14 heures YWCA, 855 Avenue Holland, à Québec PROCÈS VERBAL

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1 ASSOCIATION TANGO QUÉBEC ASSEMBLÉE GÉNÉRALE Tenue le 21 septembre 2014, à 14 heures YWCA, 855 Avenue Holland, à Québec PROCÈS VERBAL 1. Bienvenue : ouverture de l assemblée générale annuelle Mme Diane Hainse, présidente sortante, souhaite la bienvenue aux membres présents et demande l élection d un président et d un secrétaire d assemblée. 2. Nomination d un président et d un secrétaire d assemblée M. André Guay est proposé comme président par Mme Lise Sabourin, secondée par Mme Janice Wood. Mme Louise-Andrée Laliberté est proposée comme secrétaire d assemblée par Mme Diane Hainse, secondée par Mme Nicole Nadeau. Le président d assemblée constate le quorum, 35 membres sont présents (voir document Membres présents AGA 2014). 3. Lecture et adoption de l ordre du jour 2014 La secrétaire d assemblée fait la lecture de l ordre du jour. M. Daniel Caron propose son adoption, il est secondé par M. Denis Fulham. 4. Lecture et adoption du procès verbal de l assemblée générale annuelle du 28 septembre 2013 La secrétaire d assemblée fait la lecture du procès verbal M. Alexander Stewart propose son adoption, il est secondé par M. Gabriel Lapointe. - Une correction est apportée à la page 8 : au paragraphe de la mise en candidature pour le poste de responsable des communications, il faut lire que Simon Drolet «refuse le poste». - Pour plus de clarté, une modification est apportée à la numérotation. En page 2, «Propositions de modifications aux règlements généraux...» devient le point 9. En page 7, «Nomination d un comité d élection» devient le point Rapport de la présidente La présidente sortante fait la lecture de son rapport, auquel s ajoutent les précisions suivantes : a) Projet Flash Mob La présidente informe les membres que le projet Flash Mob est interrompu depuis le 5 juillet dernier, la cause étant le désistement du chorégraphe responsable, M. Élias Navas. La présidente répond aux interrogations des membres: - Désistement du chorégraphe: M. Navas s est retiré du projet sans notification ni justification et il n a pas été possible de communiquer avec lui depuis. Il semble qu il ait cessé ses activités à Québec; - Bris du contrat : Les trois versements prévus au contrat totalisaient approximativement 1000 $. Le travail de M. Navas ayant été réalisé aux deux tiers, le dernier versement d environ 350 $ est récupéré. 1

2 Il est à noter que M. Navas défrayait les coûts de location des locaux. La présidente conclut qu une poursuite contre M. Navas est injustifiée; - Pertinence du projet : Malgré son annulation, le projet a permis à ses participants, membres de l association, de bénéficier de six cours gratuits. De plus, il a permis à l association d accueillir cinq nouveaux membres; - Apparence de conflit d intérêt : La présidente explique qu elle ne se considérait pas en conflit d intérêt puisqu elle avait mis fin à sa participation à l école de M. Navas en juillet dernier; Toutes les écoles avaient été invitées à participer au projet. Le délai de réponse offert aux écoles était cependant trop court, seul M. Navas avait pu y donner suite. Les responsables de l organisation du Flash Mob admettent (et s en excusent) que leurs communications entourant ce projet aient été déficientes. Le président d assemblée invite au respect des règles d éthique afin d éviter la suspicion de favoritisme. b) Milongas du dimanche Les membres applaudissent la ténacité et l engagement de l équipe des milongas du dimanche qui a dû faire face cette année à de nombreux problèmes. c) Événements spéciaux La présidente sortante répond aux interrogations des membres : - Apparence de conflit d intérêt : Afin de dissiper les soupçons de conflit d intérêt, la présidente souligne que, lors des décisions concernant les demandes d aide de école Tango comme il faut, elle quittait le local de réunion et ne participait pas aux votes; - Événement Republica Tanguera : aucun montant inscrit comme «retour aux membres». Le bénéfice de cette activité a été la «visibilité du tango à Québec» qui n est pas chiffrée dans ce bilan comptable. L adoption du rapport de la présidente est proposée par Mme Nicole Nadeau, secondée par Mme Ginette Noël. 6. Rapport financier Conformément aux règlements de l association, le conseil a assumé les tâches du trésorier démissionnaire. Mme Janice Wood fait la lecture du rapport financier. Elle répond aux interrogations des membres: - Encaissement retardé : Le dépôt des récentes cotisations a été retardé par la démission du trésorier; - Précision : «Dépenses engagées» signifie «dépenses réservées», non pas «payées à l avance». L adoption du rapport financier est proposée par Mme Lise Sabourin, secondée par M. Denis Fulham. 7. Rapport du registraire La registraire sortante fait la lecture de son rapport. Ajoutons que l ATQ totalisait 121 membres à la fin de l année et qu elle en compte 54 en date du 22 septembre de la nouvelle année L adoption du rapport de la registraire est proposée par M. Daniel Caron, secondé par M. André Caron. 2

3 8. Départ du webmestre, Alexander Stewart M. Alexander Stewart quitte son poste de webmestre de l Association Tango Québec. M. Stewart évoque une possible relève, mais craint pour la pérennité du site Web. La présidente sortante remercie M. Stewart pour sa patience et pour son incommensurable travail. Elle propose d octroyer à M. Alexander Stewart le statut de membre honoraire. La proposition est reçue par les applaudissements de l assemblée. 9. Propositions de modifications aux règlements généraux par le comité ad hoc nommé par le CE et représenté par Lise Sabourin Voir le document : RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX; propositions d amendements, AGA du 21 septembre 2014, regroupant les extraits soumis à la présente assemblée. Les textes soulignés sont ajoutés; les textes raturés sont supprimés. a) Article 5 : Membres et catégories de membres - p. 4 du document cité plus haut Madame Nicole Nadeau propose un amendement. Pour des raisons légales, l association doit exiger l adresse civique de tous les membres. Le texte est modifié comme suit : Un membre individu est la personne ayant payé une cotisation annuelle. (voir article 10b). Tout membre individu est tenu de fournir une adresse courriel valide ou à défaut d une adresse courriel, une adresse civique et, si possible, une adresse de courriel valide et de tenir l Association informée d un changement. b) Article 26, item c (concernant la rémunération des DJ lors des milongas de l association) - p. 11 Monsieur Yukio R. Ouellet propose un amendement. Afin de ne pas lier le conseil à une rémunération fixe contraignante, et afin de ne pas limiter la fonction de DJ exclusivement aux membres inscrits de l association (empêchant ainsi les prestations de DJ invités), le texte est modifié comme suit : Lors des milongas organisées par l Association, le DJ n est pas rémunéré mais peut être remercié par un don volontaire des participants. Cependant, lors de milonga spéciale, exemple souper-dansant, le CE peut décider de payer le DJ d un montant ne dépassant pas 75$. Les DJ invités aux activités de l Association doivent obligatoirement être membres en règle. c) Article 44 : Vote électronique des membres de l Association (concernant la procédure d utilisation du vote électronique) - p. 17 M. Yaïves Ferland propose un amendement. Afin d éviter la confusion, le texte est modifié comme suit : La procédure d utilisation du vote électronique est la suivante : - On invite le membre à s identifier via Polldaddy le logiciel en usage. Alexander Stewart propose l adoption des modifications aux règlements généraux incluant leurs amendements. Il est secondé par M. Jean Martel. (Voir règlements amendés, en annexe) 10. Nomination du comité d élection La présidente sortante propose que le comité d élection soit formé du président d assemblée, M. André Guay et de la secrétaire d assemblée, Mme Louise-Andrée Laliberté. Elle est secondée par M. Denis Fulham. 3

4 11. Élections Postes à combler : Président, Secrétaire, Trésorier, Registraire, Responsable aux communications a) Mises en candidature pour le poste de président : - Myriam Paquette propose Yukio R. Ouellet appuyée par Jo-Annie Houde (M. Ouellet accepte) - Nicole Nadeau propose Diane Hainse appuyée par Ginette Noël (Mme Hainse refuse) - Alexander Stewart propose Wilner Laforest appuyé par Denis Fulham (M. Laforest refuse) - Monique Caron propose Janice Wood appuyée par Lise Sabourin (Mme Wood refuse) b) Mises en candidature pour le poste de secrétaire : - Claude Pierre-Antoine propose Véronique Boivin appuyé par Denise Bellemare (Mme Boivin refuse) - Myriam Paquette propose Jo-Annie Houde appuyée par Yukio R. Ouellet (Mme Houde accepte) - Diane Hainse propose Faby Lévesque appuyée par Denise Bellemare (Mme Lévesque refuse) - Ekaterina Skoblina propose Janice Wood appuyée par Claude Pierre-Antoine (Mme Wood refuse) - Nicole Nadeau prose Lise Sabourin appuyée par Ginette Noël (Mme Sabourin refuse) c) Mises en candidature pour le poste de trésorier : - Claude Pierre-Antoine propose Diane Hainse appuyé par Faby Lévesque (M. Hainse accepte) - Nicole Nadeau propose André Caron appuyée par Denise Bellemare (M. Caron refuse) - Alexander Stewart propose Myriam Paquette appuyé par Venceslava Jarotkova (Mme Paquette refuse) - Denise Bellemare propose Gabriel Lapointe appuyée par Monique Caron (M. Lapointe accepte) - Jo-Annie Houde propose Denise Bellemare appuyée par Véronique Boivin (Mme Bellemare refuse) - Faby Lévesque propose Réjean Simoneau appuyée par Claude Bergeron (M. Simoneau refuse) - Yukio R. Ouellet propose Yaïves Ferland appuyé par Lise Sabourin (M. Ferland refuse) Le président d assemblée demande aux deux candidats de se retirer et aux membres de voter. M. Gabriel Lapointe est élu à la majorité. d) Mises en candidature pour le poste de registraire : - Yukio R. Ouellet propose Myriam Paquette appuyé par Jo-Annie Houde (Mme Paquette accepte) - Claude Pierre-Antoine propose Marlyne Goulet appuyé par Denise Bellemare (Mme Goulet refuse) - Jean Martel propose Yaïves Ferland appuyé par Alexander Stewart (M. Ferland accepte) - Nicole Nadeau propose André Caron appuyée par Denise Bellemare (M. Caron refuse) - Faby Lévesque propose Ginette Noël appuyée par Nicole Nadeau (Mme Noël refuse) Le président d assemblée demande aux deux candidats de se retirer et aux membres de voter. Mme Myriam Paquette est élue à la majorité. e) Mises en candidature pour le poste de responsable aux communications : - Claude Pierre-Antoine propose Yaïves Ferland appuyé par Yukio R. Ouellet (M. Ferland refuse) - Faby Lévesque propose Wilner Laforest appuyée par Denise Bellemare (M. Laforest refuse) - Jo-Annie Houde propose Denise Bellemare appuyée par Monique Caron (Mme Bellemare refuse) Un deuxième tour est nécessaire. - Nicole Nadeau propose Tung Nguyen appuyée par Denise Bellemare (M. Nguyen refuse) - Denise Bellemare propose Louise-Andrée Laliberté appuyée par Diane Hainse (Mme Laliberté refuse) 4

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