Formation Inscription Pédagogique

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1 Formation Inscription Pédagogique 1 Présentation générale APOGEE APOGEE : Application pour la gestion des étudiants et des enseignements APOGEE est un logiciel national élaboré par l'amue (Agence de Modernisation des Universités et Etablissements) qui est installé dans environ 90 universités ou établissements. Son objectif principal est d'assurer la gestion du dossier étudiant qui va de l'inscription administrative jusqu'aux notes en passant par les stages et les thèses. Le produit est constitué de domaines (ou modules) qui peuvent être mis en place progressivement selon les besoins de chaque établissement. 2 Objectif de la formation Cette formation a pour objectif de permettre aux utilisateurs d inscrire pédagogiquement les étudiants aux éléments obligatoires ou optionnels, de savoir modifier cette inscription et prendre en compte les résultats antérieurs de l étudiant pour l année en cours. Voici quelques termes Apogée que l on rencontre dans cette formation. Etape : C est le fractionnement dans le temps (année, ensemble d'années, semestres...) d'un enseignement conduisant (éventuellement) à un diplôme. L étape permet de lier les concepts administratifs (paiement des droits annuels, inscription administrative, affiliation...) à l'offre de formation et d'assurer notamment que les étudiants sont en règle administrativement par rapport à la formation qu'ils suivent. Version d'étape (VET) : Différenciation du contenu d'une étape, éventuellement différenciation géographique. Elément pédagogique (ELP) : L'élément pédagogique est le terme générique utilisé pour décrire le contenu d'un enseignement et préciser sa nature : unité d'enseignement, niveau, période, UV, module, bloc, section, certificat, ensemble disciplinaire, groupe d'enseignement, matière. Il peut être décomposé en éléments plus fins selon le niveau de précision souhaité. Un élément pédagogique peut être caractérisé par un mode de validation et des conditions d'accès, dites pré-requis. Unité d'enseignement (UE) (élément pédagogique capitalisable) : Subdivision d'une version d'étape, regroupement d'enseignements qui donne lieu à un résultat. Liste d éléments : Une liste d éléments est un regroupement d éléments pédagogiques constituant un ensemble cohérent. La liste est elle-même rattachée à un élément ou à la VET directement. MR_Mission Apogée 03/10/2008 1/14

2 Liste obligatoire : Une liste peut être obligatoire, ainsi tous les éléments de la liste à laquelle ils appartiennent sont obligatoires (l étudiant doit être inscrit obligatoirement à tous les éléments de cette liste). Liste obligatoire à choix : L étudiant doit choisir obligatoirement un nombre défini d éléments de la liste (un nombre minimum et un nombre maximum d éléments à choisir est précisé) mais le choix de ceux-ci est laissé libre à l étudiant. Liste facultative : Elle regroupe des éléments optionnels liés à l étape. L étudiant s inscrit librement aux éléments de cette liste. Inscription pédagogique (IP) : C est la démarche faite après l inscription administrative qui détermine le contrat pédagogique de l étudiant. L inscription est réalisée du haut vers le bas de l arborescence d une Structure des Enseignements (SE). Capitalisation : La capitalisation s applique à un élément pédagogique (souvent à une unité d enseignement). La note et le résultat d un élément capitalisable sont utilisés par l étudiant sans limite de durée. PRise en compte pour Calcul (PRC) : Elle permet à un étudiant de choisir, lors de l IP, des notes et des résultats antérieurs capitalisés et/ou conservés. Les PRC sont utilisées automatiquement sur les éléments obligatoires où l étudiant a eu un résultat positif. Remarque : elles doivent être choisies pour les éléments obligatoires à choix. Elément en dette : L élément en dette n appartient pas à l étape d inscription et n intervient pas dans les calculs. A l issue d une commission de validation, un étudiant peut se retrouver inscrit en L2 avec obligation de suivre une unité d enseignement en L1 : cette unité est considérée comme un ELP en dette. Une dette peut également porter sur une étape. Elle concerne généralement l année de niveau le plus bas, celle sur laquelle les étudiants ont eu le statut AJAC l année antérieure, lorsque l étudiant est inscrit sur deux années sur la nouvelle année en cours. Elément en crédit : C est une autorisation d inscription par anticipation à des enseignements d une étape sans y être inscrit administrativement. A l issue d un jury, un étudiant peut-être autorisé à suivre une unité en année supérieure en plus de l année sur laquelle il est inscrit : cette unité est considérée comme un ELP en crédit. Epreuve : C est l évaluation d un enseignement dans le cadre d une session. L'épreuve est caractérisée par sa nature (écrit, contrôle continu, tp, oral, rapport, soutenance, etc.) et par son type (contrôle terminal, contrôle continu, contrôle partiel, etc.) European Crédit Transfer System (ECTS) : Système d'équivalence d'enseignements entre universités européennes. La correspondance prévoit un montant de crédits (points) porté par les éléments pédagogiques. MR_Mission Apogée 03/10/2008 2/14

3 Exemple de présentation d une étape : Etape Semestre 1 O Semestre 2 O Semestre 1 Semestre 2 Unité 1 Unité 3 Unité 2 Unité 4 O O O O Unité 1 Unité 2 Unité 3 Unité 4 Mathématique s Biologie Physique Economie Informatique Géologie Chimie Langue viv. X (1,1) Langue viv. Anglais Allemand Espagnol Un lien avec un O correspond à une liste où les éléments sont obligatoires. Un lien avec un X correspond à une liste où il faut faire un choix : ici, le X (1,1) signifie que l étudiant doit choisir au minimum une langue vivante et au maximum une seule. Dans certains cas, les minimums et maximums sont > 1 et parfois le minimum et le maximum sont différents. Le principe est donc : 1) d inscrire les étudiants aux éléments obligatoires aux 2 semestres Inscription automatique aux éléments obligatoires 2) de les inscrire à l élément Langue vivante de leur choix Inscription de masse à un élément pédagogique Pré-requis : Toute cette formation est basée sur le principe que les Inscriptions Administratives (IA) sont réalisées avant les IP. Seuls, les étudiants ayant réglé leurs droits d inscription et n ayant aucun interdit seront pris en compte dans les travaux qui suivent. Important : Avant de vous lancer dans ce traitement, il faut toujours vous assurer que la Structure des Enseignements (SE) ainsi que les Modalités de Collecte et de Contrôle (MCC) de votre étape soient mises à jour! MR_Mission Apogée 03/10/2008 3/14

4 Inscription automatique aux éléments obligatoires. Dans le domaine Inscription pédagogique, cliquer dans le menu Administration puis sur Inscription auto aux versions d étapes et éléments obligatoires. A l aide de l ascenseur situé sur la droite, trouvez l étape qui vous intéresse et cochez la case sur la gauche comme indiqué en 1. La colonne Exm indiquée en 2 permet de saisir une formule d examen sur l étape choisie. La formule saisie s initialisera automatiquement sur tous les ELP descendants : il sera toujours possible d intervenir manuellement pour modifier cette formule. Cliquer ensuite sur Accepter. Un message «Demande de traitement enregistrée» s affiche. 2 1 Remarque : Le principe est identique si on souhaite le faire par semestre. Il suffit pour cela de se positionner dans le menu Administration puis sur Inscription automatique semestrielle. Il faut ensuite quitter cet écran pour savoir si le traitement que l on vient de lancer s exécute correctement. Dans le domaine Inscription pédagogique, cliquer dans le menu Administration puis sur Liste des travaux différés. Ces travaux sont classés du plus récent au plus ancien. La colonne Traitement indique le travail demandé, les colonnes Demandé et Attendu, les dates et heures de leur lancement et de leur exécution. La colonne Etat indiquée en 3 est la plus importante car c est elle qui nous indique si tout s est bien passé! MR_Mission Apogée 03/10/2008 4/14

5 Taper Ctrl+E pour afficher le message indiqué en 4. Il rappelle sur quelle étape vous venez de lancer l IP. Si vous obtenez le message Fin normale cela signifie que tous les étudiants inscrits administrativement à l étape sont inscrits pédagogiquement à tous les éléments obligatoires rattachés à cette VET par le biais des listes obligatoires. 3 4 Remarque : La colonne Etat peut prendre, pendant son exécution plusieurs valeurs : Demandé, Pris en compte, En exécution, Fin normale, Anomalies détectées, Interrompu. Il faut impérativement que le message «Fin normale» apparaisse. Si ce n est pas le cas, contacter l informaticien qui gère votre étape avant de faire quoi que ce soit d autre! Attention : Ce traitement s exécute progressivement et peut prendre 10 à 15 minutes avant d arriver à son terme. Il ne faut pas chercher dans la foulée à connaître le nombre d étudiants inscrits dans chaque élément pédagogique ou épreuve. Inscription de masse à un élément pédagogique. Cliquer dans le menu Inscription pédagogique, puis sur Inscription pédagogique de masse. A l aide de schémas Diego comme indiqué sur la page 15, recherchez puis saisissez l Elément cible (élément sur lequel vous souhaitez faire votre IP de masse) indiqué en 5. Vous pouvez aussi rechercher l élément en cliquant sur Rechercher élément comme précisé en 6. Cliquer sur Saisie assistée en 7 : les champs Liste Elt cible et Elément supérieur deviennent obligatoires. Renseignez-les avec la touche F9 sauf s ils sont déjà remplis! Cliquer sur Afficher en 8 : les étudiants déjà inscrits sur cet élément sont déjà affichés dans le bloc Etudiants inscrits. MR_Mission Apogée 03/10/2008 5/14

6 Le bouton Compter étudiants en 9 permet de connaître le nombre d étudiants susceptibles d être inscrits pédagogiquement à l élément cible. Sur cet écran, dans le rectangle Etudiants inscrits figurent à droite quatre colonnes. Exm : Formule d examen : La formule est initialisée en générale en Standard mais vous pouvez choisir une autre formule parmi celles définies pour l élément. Dis : Dispense : Vous pouvez saisir une dispense d examen pour l étudiant et pour l année en cours. La dispense se répercute automatiquement sur les éléments obligatoires. L étudiant n apparaîtra pas dans les écrans de saisie de notes. Com : Commentaire : Zone utilisable pour saisir un commentaire (filtre possible) PrC : Prise en compte pour Calcul : La notion de PrC permet à l étudiant d utiliser des notes et résultats capitalisés, conservés ou bien obtenus par validation d acquis. Remarque : Lorsque des choix pédagogiques sont organisés sur une étape (questions posées aux étudiants pour connaître leurs choix d options), des listes par groupe éditées permettent de pratiquer l IP de masse très facilement. Ces choix pédagogiques peuvent être répartis sur deux périodes. Par exemple, une série de questions posées en octobre pour les choix du semestre 1 et une autre série posées en mars pour le semestre 2. Important : Depuis la version Apogée 3.30, les champs Liste Elt cible et Elément supérieur sont remplis systématiquement si l élément cible est relié à une seule liste et si cet élément appartient à un seul élément supérieur. MR_Mission Apogée 03/10/2008 6/14

7 Précision : Si votre VET contient des Parcours, indiquez sur l Elément cible un ELP «Parcours» de la même manière que vous le faites sur n importe quel autre élément pédagogique. Cliquer sur le bouton Ajouter Etudiants en 10, ce qui permet d accéder à la fenêtre de Saisie assistée. Cette fenêtre permet de visualiser les étudiants susceptibles de s inscrire à l élément et de sélectionner en masse ces étudiants. Dans cette liste d étudiants proposés, n apparaissent pas les étudiants qui ont déjà atteint le nombre maximum d inscription (ou PrC) pour la liste de l élément cible (cas des listes obligatoires à choix). Egalement, les étudiants qui ont déjà une IP (ou PrC) sur cet élément cible de cette VET ainsi que ceux qui ont une PrC, une dette ou un crédit sur l élément supérieur de l élément cible n apparaissent pas non plus. Pour effectuer l IP, il faut cocher individuellement les étudiants qui ont choisi l élément cible affiché. Exemple ici : Méthodologie et langue. Il est possible de cliquer sur le bouton Tout sélectionner IP en 11 : tous les étudiants susceptibles de s inscrire à cet élément seront sélectionnés. Cliquer ensuite sur le bouton Retour comme indiqué en 12 : les étudiants sélectionnés sont rapatriés dans le bloc des étudiants inscrits dans l écran précédent. Enregistrer votre travail en cliquant sur l icône correspondante ou en tapant sur la touche F Attention : S il y a des redoublants, il faut toujours commencer par cliquer sur Tout sélectionner PrC en 13 car Apogée considère qu un ELP qui contient une PrC peut ne pas être utilisé sur l année en cours. Ce comportement ne s applique pas sur les IP aux éléments obligatoires : les PrC sont d offices utilisés par défaut. MR_Mission Apogée 03/10/2008 7/14

8 Remarque : Les colonnes N/R, Note, Barème, Résultat nous informent si des notes et résultats ont été obtenus à l élément cible antérieurement : c est ce qui permet de déterminer si l étudiant peut bénéficier ou non d une PrC sur cet élément. Inscription pédagogique d un nouvel étudiant après son IA. Cette étape sert de manière ponctuelle suite à une inscription tardive d un étudiant à l étape ou à une régularisation de ses droits d inscription. Cliquer dans le menu Inscription pédagogique, puis sur Modification d une inscription / Choix des étapes. Contrôler que l année d inscription au centre de l écran soit bien celle de l année en cours sinon la choisir en manipulant les flèches < et >, cliquer sur le bouton IAE Réalisées indiqué en 14. Apparaît alors, l étape choisie par l étudiant lors de l IA (si l étudiant a fait le choix de plusieurs étapes, un petit écran apparaît afin de sélectionner l étape désirée). S il n y en a qu une, sélectionnez l étape proposée puis cliquer sur Accepter. Cliquer ensuite sur Suivant en 15, un nouvel écran apparaît : MR_Mission Apogée 03/10/2008 8/14

9 Cliquer sur le bouton Ins élt oblig en 16. Les éléments obligatoires rattachés à la VET s affichent automatiquement dans le bloc Eléments choisis. A ce niveau, on peut saisir, modifier et/ou consulter les formules d examen (colonne Exm). Si l étudiant bénéficie d une PrC, la case PrC sera cochée sur l élément correspondant indiquée en 17. On observera également si l étudiant bénéficie d une dispense d examen à l élément comme indiquée en 18. Cliquer sur le bouton Saisie assistée en 19 pour inscrire l étudiant aux éléments obligatoires à choix. Un nouvel écran apparaît MR_Mission Apogée 03/10/2008 9/14

10 Positionner le curseur dans le champ Etape en 20 pour afficher dans le bloc Eléments disponibles, les éléments disponibles rattachés directement à la VET et non encore choisis. S il n y en a pas, se positionner sur le 1 er ELP dans le rectangle Eléments choisis et descendre au fur et à mesure avec la flèche du clavier jusqu à ce qu apparaissent dans le rectangle Eléments disponibles les éléments à choisir. Cocher la case IP de l ELP choisi en 21. Cliquer sur la flèche <= pour rapatrier l élément dans le bloc Eléments choisis comme précisé en 22. Si la case située en 23 Inscription par défaut aux éléments obligatoires est cochée, le système rapatrie également les éléments obligatoires sous l élément choisi. Important : Ce n est pas parce que vous venez de choisir un élément que votre IP est terminée. Tant que vous n êtes pas rendu au dernier ELP avec la flèche du clavier, il peut y avoir d autres choix à faire sur d autres ELP. En 24, les colonnes Typ, Mn et Mx précisent le type de liste à laquelle est rattachée l ELP (ici X : liste obligatoire à choix) ainsi que le nombre minimum et maximum à choisir. Cliquer sur le bouton Saisie directe indiqué en 25 pour revenir à l écran principal puis sur Fin inscription pour valider l IP. Des contrôles sont réalisés à ce moment et des messages d erreurs non bloquants peuvent apparaître si le nombre d éléments choisis est insuffisant ou dépassé. Exemple de message :! APO : Pas assez d éléments inscrits (min = 1) dans sous Deux possibilités : Soit il s agit d un ELP suivi actuellement par l étudiant et dans ce cas, il faut retourner dans l écran Saisie assistée et reprendre la procédure ci-dessus pour sélectionner l élément choisi et le rapatrier. Soit il s agit d un ELP qui sera à choisir au semestre suivant et là, vous passez outre. Ce message signifie qu il faudra y revenir dans quelques temps. Modification d une Inscription Pédagogique. Un étudiant émet un souhait de modifier son IP. Par exemple, il avait indiqué avoir pris Anglais et finalement, c est Allemand qu il a choisi comme langue vivante. Aller dans le menu Inscription pédagogique, puis sur Modification d une inscription / Inscription aux éléments. Cliquer sur le bouton Saisie assistée. Placer le curseur sur le code élément dont vous voulez supprimer l inscription (ex: ici Semestre 6) et cliquer sur la flèche => comme indiqué en 26. L élément Semestre 6 apparaîtra alors dans le bloc de droite Eléments disponibles avec les autres éléments disponibles. MR_Mission Apogée 03/10/ /14

11 26 Voir écran ci-dessous : Cliquer alors sur l élément finalement choisi par l étudiant, Semestre 6, en cochant la case IP puis sur la flèche <= indiquée en 27. L élément Semestre 6apparaît alors dans le bloc de gauche Eléments choisis. Cliquer sur le bouton Saisie directe, en 28 : vous revenez sur l écran précédent. Vous n avez plus qu à enregistrer puis quitter l écran. MR_Mission Apogée 03/10/ /14

12 Editions disponibles. Dans le menu Documentation / Edition de la fiche pédagogique, vous pouvez éditer la fiche pédagogique en sélectionnant le numéro de l étudiant puis en cliquant sur Visualiser ou Imprimer Prise en compte d éléments capitalisables. Lors de l inscription automatique aux éléments obligatoires, les PrC sont cochées automatiquement sur les éléments où les étudiants ont déjà obtenu des résultats favorables. Aller dans le menu Inscription pédagogique, puis sur Modification d une inscription / Inscription aux éléments, sélectionnez un étudiant et visualisez, sur l écran ci-dessous la colonne PrC en 29 et en 30. Cette visualisation est très explicite en Saisie assistée S il s agit d un ELP à choix comme précisé en 30, vous pouvez visualiser la note et le résultat obtenus antérieurement en utilisant l ascenseur horizontal en 31. Il suffit alors de cliquer sur la flèche <= pour rapatrier l élément dans le bloc Eléments choisis. Ainsi la note et le résultat acquis antérieurement sera utilisé pour les calculs de l année en cours. La colonne N/R en 32, indique le type de PrC : par défaut un O. S il s agit d une validation d acquis, ce sera un V, s il s agit d un lien de correspondance, ce sera un U. MR_Mission Apogée 03/10/ /14

13 Remarque : Dans la colonne Exm s affiche la formule d examen définie par défaut (C comme «Continu»). Vous pouvez la modifier à condition que plusieurs formules d examens aient été définies pour l élément dans le domaine MCC. Il est possible également de définir une formule d examen au niveau du choix de l étape, ainsi cette formule est initialisée pour chaque élément pédagogique (si cette formule est pré-déterminée dans les modalités de collectes et de contrôles). Important : Si vous avez connaissance de validations d acquis (VAC), il faudra les prendre en compte avant de vous lancer dans les IP. Pour cela, il faudra aller dans le menu Décision commission /Validation d acquis. Vous indiquerez alors, étudiant par étudiant, les ELP qui ont une VAC ainsi que la date à laquelle à été prise la décision. Vous retournerez ensuite dans le menu Inscription pédagogique / Modification d une inscription / Inscription aux éléments et rapatrierez comme vu précédemment les VAC : vous constaterez à ce moment là que les cases PrC seront cochées. Attention, si vous apprenez par la suite, une fois les IP terminées, qu il faut tenir compte de VAC, vous devrez désinscrire pour chaque étudiant concerné, tous les ELP sur lesquels seront posés une VAC et reprendre la procédure ci-dessus. MR_Mission Apogée 03/10/ /14

14 Schéma Diego Elément supérieur Liste Elément supérieur Exercice : inscriptions pédagogiques. 1. Choisissez une étape qui contient des éléments obligatoires et des éléments obligatoires à choix puis pratiquez à l inscription aux éléments obligatoires. 2. Contrôler si le travail demandé se déroule normalement. 3. A l aide des schémas Diego, choisissez un élément pouvant être choisi par quelques étudiants. 4. Inscrivez-en quelques uns à cet élément en visualisant l effectif avec le bouton Compter étudiants. 5. Choisissez un autre élément à choix et inscrivez quelques étudiants : que constatez-vous? 6. Un étudiant s est trompé : il a signalé avoir choisi le 1 er élément et finalement il prend le 2 ème. Choisissez un étudiant et modifiez son inscription pédagogique. MR_Mission Apogée 03/10/ /14