LETTRE CIRCULAIRE N

Transcription

1 PARIS, le 01/08/01 DIRECTION DE LA REGLEMENTATION ET DES ORIENTATIONS DU RECOUVREMENT DIROR MISSION DE LA COORDINATION NATIONALE ET DE LA COMMUNICATION MICCOM LETTRE CIRCULAIRE N OBJET : Guide d aide au remplissage de la «Déclaration unique d embauche» Le guide d aide au remplissage de la Déclaration Unique d Embauche, mis à jour lors de la dernière actualisation de la DUE, a été homologué. TEXTE A ANNOTER : Lettre-circulaire du 6 février Le guide d aide au Déclaration Unique d Embauche «Comment remplir votre déclaration unique d embauche remplissage de la (DUE)» est homologué par la COSA sous le numéro CERFA 50282#02. Cette notice (document 2 couleurs format A3 2 plis roulés), dont modèle en annexe, sera également mise en ligne sur Internet sur le site du recouvrement conformément au décret n du 2 février 1999.

2 Les films nécessaires à l impression du guide d aide au remplissage de la DUE sont mis à disposition des URSSAF-pilotes qui coordonneront les opérations d édition avec les CERTI. L ACOSS prendra en charge, si nécessaire, les frais d édition exposés par les CERTI.

3 cerfa N 50282#02 U R S S A F L a DUE contribue à la simplification des démarches liées à l'embauche. Cette déclaration obligatoire offre en effet la particularité de regrouper de nombreuses formalités. COMMENT REMPLIR VOTRE DÉCLARATION UNIQUE D'EMBAUCHE (DUE) Vous effectuez en une seule fois, et auprès d'un seul interlocuteur, l'urssaf, 9 formalités liées à l embauche. L'URSSAF vous adresse un accusé de réception pour la DPAE (Déclaration Préalable à l'embauche) et se charge de transmettre les informations fournies aux partenaires concernés. Les informations qui figurent sur fond bleu dans le formulaire déclaratif (cf. A et B) doivent impérativement être complétées pour effectuer la DPAE. Le non respect du caractère préalable de cette obligation est passible de sanctions. La déclaration préalable à l embauche doit être effectuée : t par tous les employeurs, quels que soient le secteur d activité, les conditions d exercice de la profession et la durée d engagement, t pour toute embauche nouvelle de salariés, reconnus comme tels par le code du travail, quelles que soient la nature et la durée de leur contrat, t avant la prise de fonction effective ou la période d essai du salarié. La qualité et la lisibilité des renseignements portés sur le formulaire de déclaration permettront une bonne gestion de votre dossier cotisant. 1/6

4 L A D U E E N 5 ETAPES A - ÉTABLISSEMENT EMPLOYEUR t Rubrique Numéro Siret Mentionnez le numéro SIRET de votre établissement ou, si celui-ci est en cours d immatriculation, le numéro de liasse délivré par le Centre de Formalités des Entreprises (CFE). B - FUTUR SALARIÉ t Rubrique Numéro de Sécurité sociale Indiquez le numéro qui figure sur la carte d'immatriculation du salarié ou sur tout autre document attestant l'immatriculation. C - AUTRES ÉLÉMENTS SUR L'ENTREPRISE ET L'EMPLOI t Rubrique Service de médecine du travail Tout établissement employeur doit être inscrit à un service de médecine du travail pour l'ensemble de ses salariés. Vous devez reporter le code, le nom et l adresse du service de médecine du travail auquel vous adhérez ou souhaitez adhérer. Ces coordonnées sont disponibles auprès de la Direction Départementale du Travail, de l Emploi et de la Formation Professionnelle (DDTEFP) et de l URSSAF. Si vous avez un service de médecine de travail intégré à votre entreprise, cochez la case correspondante. La visite médicale d embauche doit intervenir, au plus tard, avant l expiration de la période d essai qui suit l embauche. Pour les salariés soumis à surveillance spéciale, la visite médicale d embauche doit être effectuée avant la prise de fonction (information disponible auprès de la DDTEFP). t Rubrique Effectif de l entreprise avant l embauche Indiquez l effectif de votre entreprise avant l embauche, tous établissements confondus. t Rubrique Durée du travail Indiquez la durée du travail portée au contrat. D - SI LE SALARIÉ N'A PAS DE NUMÉRO DE SÉCURITÉ SOCIALE t Ce cadre doit être complété chaque fois que le salarié n'est pas en mesure de fournir son numéro de Sécurité sociale. Tout employeur est tenu de déclarer dans les 8 jours qui suivent la date d'embauche, tout salarié non immatriculé au régime général de la Sécurité sociale. La Caisse Primaire d Assurance Maladie demandera à votre salarié les pièces justificatives éventuellement nécessaires à son immatriculation. 2/6

5 E - EXONÉRATIONS DE COTISATIONS Avant de cocher la case correspondant à une déclaration d'exonération de cotisations patronales de Sécurité sociale (un seul choix possible), vous devez vous assurer que vous remplissez les conditions pour en bénéficier. Les conditions générales d exonération de cotisations sont présentées ci-après. Pour toute information complémentaire, n hésitez pas à contacter votre URSSAF. EXONÉRATION AU TITRE DE L EMBAUCHE D UN PREMIER SALARIÉ Les employeurs concernés s les travailleurs indépendants inscrits à ce titre auprès de l'urssaf, s les gérants de S.A.R.L. ne bénéficiant pas de cette exonération à un autre titre, s les groupements d'employeurs visés à l'article L du code du travail dont les adhérents sont exclusivement artisans, s les mutuelles régies par le code de la mutualité, s les associations (loi 1901 ou 1908) agréées par la Préfecture. Sont exclues notamment les Sociétés Anonymes. Les salariés concernés Tous les salariés à l exception notamment du gérant minoritaire ou égalitaire de S.A.R.L., du conjoint ou du concubin, des personnes fiscalement à la charge de l employeur, du personnel de maison et des assistantes maternelles. Le contrat de travail La personne embauchée doit disposer d'un contrat à durée indéterminée ou à durée déterminée d'au moins 12 mois, conclu dans le cadre d'un accroissement temporaire d'activité prévu à l'article L du code du travail. Le contrat peut être à temps complet ou à temps partiel. Quand vous avez antérieurement exercé votre activité avec un ou plusieurs salariés pour une durée inférieure à 200 heures, l'embauche doit impérativement être effectuée dans le cadre d un contrat à temps complet. Les conditions d activité Vous devez avoir exercé votre activité professionnelle pendant les 12 mois précédant l'embauche, ou depuis la date de début d'activité, si vous exercez votre activité depuis moins de 12 mois : s sans salarié, à l'exclusion : - du conjoint ou concubin, des personnes fiscalement à charge, des employés de maison et des assistantes maternelles du travailleur indépendant, du gérant, du président de l'association ou du directeur de la mutuelle, - d'un seul titulaire d'un contrat d'apprentissage, d'adaptation, d'orientation ou de qualification, - des stagiaires de la formation professionnelle, - des titulaires de contrats emploi solidarité. s avec un ou plusieurs salariés occupés globalement pendant moins de 200 heures. 3/6

6 ABATTEMENT DE COTISATIONS AU TITRE DE L EMBAUCHE D UN SALARIÉ À TEMPS PARTIEL Les employeurs concernés s les entreprises industrielles, artisanales et commerciales, s les professions libérales, les sociétés civiles, les syndicats professionnels, les associations, les syndicats de copropriété, s les établissements publics industriels et commerciaux, les sociétés d'économie mixte, les entreprises nationales, s les chambres de commerce et d'industrie pour leurs salariés non statutaires des services à caractère industriel et commercial, s les chambres de métiers pour leurs salariés non statutaires. Les salariés concernés L'abattement est possible pour tous les salariés, y compris : le conjoint, le concubin ou les membres de la famille du chef d'entreprise, le gérant minoritaire de société reconnu comme salarié par le régime d'assurance chômage. Le contrat de travail Le contrat doit être écrit et à durée indéterminée. Il doit comporter une durée de travail comprise : s sur la semaine entre 18 heures (heures complémentaires non comprises) et 32 heures (heures complémentaires comprises même si elles ne sont pas effectuées), s sur le mois entre 78 heures (heures complémentaires non comprises) et 136 heures (heures complémentaires comprises même si elles ne sont pas effectuées). Lorsque la durée du travail est annualisée, des conditions spécifiques sont applicables (contacter la DDTEFP). Conditions particulières s l embauche à temps partiel n ouvre plus droit à l abattement er à compter du 1 janvier 2001 pour les entreprises de plus de 20 salariés et er à compter du 1 janvier 2003 pour les entreprises de 20 salariés et moins, s l abattement ne peut être cumulé avec l allégement lié aux 35 heures (Loi Aubry II), s le même salarié ne peut pas ouvrir droit simultanément au bénéfice de plusieurs abattements temps partiel, s l'embauche ne peut résulter du licenciement d'un salarié sous contrat à durée indéterminée à temps complet ou à temps partiel, ou entraîner un tel licenciement, s le salarié ne doit pas avoir travaillé chez le même employeur dans les 3 mois précédant l'embauche, sauf si celle-ci intervient à l issue d'un contrat à durée déterminée, ou d'un contrat emploi solidarité arrivé ou non à terme, s sont exclues les personnes dont les horaires de travail ne sont pas vérifiables. Les formalités s Une copie du contrat de travail doit être adressée obligatoirement à la DDTEFP, dans les 60 jours suivant l embauche. Si votre demande n est pas acceptée, une décision vous sera notifiée. s En cas de licenciement économique dans les 12 derniers mois, une demande écrite d'autorisation préalable doit être adressée à la DDTEFP. 4/6

7 UNE EMBAUCHE UNE DÉCLARATION 9 FORMALITÉS 1 - La déclaration préalable à l embauche (DPAE) pour tout employeur qui envisage de recruter un salarié. ORGANISMES CONCERNÉS URSSAF DÉLAIS DÉCLARATIFS Avant l embauche et au plus tôt 8 jours avant l embauche. 2 - La déclaration d une première embauche dans un établissement. L URSSAF et ses partenaires CFE (DDTEFP CRAM ASSEDIC INSEE Services fiscaux) Dans les 8 jours suivant l embauche. 3 - La demande d immatriculation au régime général de la Sécurité sociale. 4 - La demande d affiliation au régime d assurance chômage. 5 - La demande d adhésion à un service de médecine du travail. 6 - La déclaration d embauche du salarié auprès du service de médecine du travail en vue de la visite médicale obligatoire. 7 - La déclaration en vue d appliquer l exonération des cotisations patronales pour l embauche d un premier salarié. 8 - La déclaration en vue d appliquer l abattement des cotisations patronales pour l embauche d un salarié à temps partiel. 9 - La liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la Déclaration Annuelle de Données Sociales (DADS). CRAM CPAM INSEE ASSEDIC Service de médecine du travail Service de médecine du travail URSSAF DDTEFP URSSAF DDTEFP CRAM Dans les 8 jours suivant l embauche. Dans les 2 mois de l embauche er du 1 salarié. Dès l embauche er du 1 salarié. Avant l embauche (obligatoirement dans certains cas) ou au plus tard avant expiration de la période d essai. Au plus tard lors de la déclaration des cotisations afférentes à la rémunération du mois d embauche. Dans les 60 jours de l embauche du salarié à temps partiel. Au moins une fois par an, et au plus tard début octobre. 5/6

8 LE SAVIEZ-VOUS? Vous avez la possibilité d effectuer une DUE par échange de formulaire informatisé via l internet : Le formulaire DUE Internet, proche du document papier, est accessible à tous les employeurs à partir du seul numéro SIRET. Par ailleurs, l imprimé DUE peut être retiré auprès de l URSSAF, de chacun des organismes partenaires, ainsi que dans les Centres de Formalités des Entreprises. La DUE doit être transmise à l URSSAF dont relève l établissement concerné par l embauche. Les informations concernant les formalités, autres que la DPAE, peuvent être fournies avec la déclaration initiale ou complétées postérieurement, en respectant les délais déclaratifs (cf. tableau des formalités). La DPAE doit être transmise : t au plus tôt 8 jours avant la date prévue de l embauche, t au plus tard : - par courrier, le dernier jour ouvrable précédant l embauche, - par l Internet, le Minitel ou la télécopie, dans les instants qui précèdent l embauche. Une attention toute particulière doit être apportée au remplissage du formulaire. Une information incorrecte entraînera un retard dans le traitement de la DUE qui aura pour effet : t de pénaliser le salarié dans ses droits sociaux, t de pénaliser l employeur dans ses droits à exonération, t de rendre l employeur passible de sanctions (DPAE). Pour transmettre votre DUE, 4 moyens s offrent à INTERNET : ou : ou le MINITEL : 3614 EmbaucheXX (XX = code du département) ou le COURRIER ACOSS - URSSAF - avril 2001 ou la TELECOPIE Pour tous renseignements concernant la Déclaration Unique d Embauche, n'hésitez pas à contacter votre URSSAF. 6/6