Mission d assistance à la gestion sociale

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1 61 e Congrès de l Ordre des experts-comptables CAP SUR LE SOCIAL ET LES RESSOURCES HUMAINES POLE LE SOCIAL & LES RH : UN MARCHE PORTEUR POUR LES CABINETS D EXPERTISE COMPTABLE! Janin Audas, Rapporteur délégué Mission d assistance à la gestion sociale EXEMPLE DE LETTRE DE MISSION SOMMAIRE 1. une proposition de mission qui a pour vocation de permettre au futur client de prendre sa décision en toute clarté sur le contenu et le coût de la proposition ; 2. une fiche de présentation des prestations du cabinet en matière sociale et de RH ; 3. une lettre de mission qui sera rédigée après l accord définitif du client et qui aura valeur de contrat ; 4. des conditions générales d intervention des missions qui seront annexées à la lettre de mission et fixent les règles du cabinet sans avoir à les insérer dans le corps de la lettre de mission. ATELIER DE LA PROFESSION Réglementation Professionnelle & le champ des possibles

2 Avertissement sur l utilisation des documents liés à la mission d assistance à la gestion sociale A l occasion du 61 e congrès de l Ordre, nous proposons aux participants un ensemble de documents liés à la gestion sociale qui a pour objectif de préciser au client la nature de nos prestations et de packager notre offre. Cet ensemble de documents, qui constitue un simple exemple, s articule autour : - d une proposition de mission qui a pour vocation de permettre au futur client de prendre sa décision en toute clarté sur le contenu et le coût de la proposition ; - d une fiche de présentation des prestations du cabinet en matière sociale et de RH ; - d une lettre de mission qui sera rédigée après l accord définitif du client et qui aura valeur de contrat ; - des conditions générales d intervention des missions qui seront annexées à la lettre de mission et fixent les règles du cabinet sans avoir à les insérer dans le corps de la lettre de mission. La proposition de mission a un objectif de «proposition de prestations» et peut ne pas être effectuée, notamment en cas de rédaction d une lettre de mission pour un client existant (absence de lettre de mission, séparation des missions comptables et sociales, actualisation). Elle comprend 4 modules dont les 3 premiers portent sur la prestation d établissement de la paie : - module 1 : Etablissement de la paie et des déclarations sociales, - module 2 : Paramétrage des données de paie, - module 3 : Examen du «réglementaire de paie», et le module 4 qui vise les : Prestations d assistance et de conseils et autres travaux. Cette construction doit être adaptée en fonction des pratiques et des compétences de chaque cabinet. Le module 3 d examen du «réglementaire de paie» est très vivement recommandé en début de mission car l expert-comptable ne peut s affranchir de son devoir de conseil. Pour cette raison certains cabinets le rendent obligatoire, notamment aux vues des attentes de l employeur ; ils peuvent ainsi facturer des travaux qu ils estiment de toute façon devoir réaliser. Ces documents ne constituent pas une norme de l Institution ; ils sont destinés à illustrer les enseignements tirés des travaux de ce congrès. Il appartient à chaque cabinet d expertise comptable d établir ses propres documents contractuels et promotionnels en fonction de sa stratégie et de sa cible de clientèle, de ses compétences et de son offre de services ainsi que du style et de l image qu il souhaite présenter. On rappellera qu il n existe pas de norme spécifique pour les missions sociales mais que les normes générales de l expert-comptable sont applicables et que, pour la mission sociale comme pour toutes ses missions, l expert-comptable a un devoir de conseil envers son client. Janin AUDAS Rapporteur délégué du 61 e Congrès de l Ordre des experts-comptables CSOEC / Congrès 2006 / Lettre de mission pour l assistance à la gestion sociale / 2 sur 26

3 (Exemple de) PROPOSITION DE MISSION D ASSISTANCE A LA GESTION SOCIALE (Ce document n a qu un caractère d exemple illustrant les travaux d un atelier du congrès et ne peut être considéré comme un document normé de l Institution. Chaque cabinet souhaitant l utiliser devra l adapter en fonction de ses pratiques et de ses compétences). Objet : notre proposition de mission d assistance à la gestion sociale. Messieurs, Vous avez sollicité notre cabinet pour assurer une mission d assistance à la gestion sociale de votre entreprise, ce dont nous vous remercions vivement. LE CONTEXTE Nous avons compris que votre entreprise exerce l activité de ( ) sous la forme d une (forme juridique) et qu à ce titre elle dépend de la convention collective d... Vous réalisez un chiffre d affaires de.. et vous employez. salariés. Autres caractéristiques de l entreprise : (à compléter) Dans un environnement en permanente mutation, la gestion sociale est devenue une fonction stratégique de l entreprise. Parce que complexe compte tenu des évolutions permanentes du droit du travail et des conventions collectives, parce que sensible du fait qu elle touche au capital humain et aux relations entre l entreprise et ses salariés, vous nous avez exposé vos attentes. Vos attentes Sécuriser la gestion sociale par une assistance de professionnels compétents Respect de la législation et de votre convention collective, Respect des délais, Fiabilité des traitements effectués, (à compléter en fonction de l entretien avec l employeur). CSOEC / Congrès 2006 / Lettre de mission pour l assistance à la gestion sociale / 3 sur 26

4 LA MISSION QUE NOUS VOUS PROPOSONS Une solution qui se compose de quatre modules autonomes Module 1 Etablissement de la paie et des déclarations sociales afférentes : Etablissement des bulletins de salaire, Etablissement des déclarations sociales périodiques liées, Fournitures des écritures comptables, Tenue de journal des salaires, Mise à disposition des documents et états informatisés de la paie, Transmission des données traitées et fourniture des données d archivage, Gestion administrative d évènements occasionnels courants (entrées et sorties du personnel ; maladie, maternité, accidents du travail). Module 2 Module 3 Module 4 Paramétrage des données de paie (obligatoire au démarrage de la mission) Examen du «réglementaire» de paie (au démarrage de la mission) Contrôle des pratiques de l entreprise concernant le traitement de la paie, au regard des règles en vigueur ; Compte rendu de l examen. Prestations d assistance et de conseil en matière sociale et autres travaux convenus Ces prestations pourront être effectuées à votre demande tout au long de notre collaboration. Vous trouverez en annexe une liste des principales missions que nous pouvons effectuer, seul ou en partenariat avec nos spécialistes / correspondants. Si cette solution ne couvre pas l ensemble de vos attentes, nous sommes en mesure de la compléter pour trouver avec vous les solutions adaptées à vos besoins particuliers dans le domaine social et vous assister, le cas échéant, dans vos prises de décision. Le planning Il est envisagé que la mission débute à compter du XX/XX/200X. Elle portera sur l année civile et sera réalisée de façon régulière tout au long de l année. Elle sera renouvelable chaque année par tacite reconduction, sauf dénonciation selon les modalités prévues dans les conditions générales d intervention et qui seront rappelées dans notre lettre de mission. Le paramétrage informatique des données de la paie nécessite un délai de l ordre de xxx jours et l examen du «réglementaire» un délai de l ordre de xx jours. Le budget (Paragraphe à adapter par chaque cabinet en fonction des modalités de facturation du cabinet) Notre proposition financière d honoraires est établie compte tenu des informations que vous nous avez communiquées et que nous rappelons : CSOEC / Congrès 2006 / Lettre de mission pour l assistance à la gestion sociale / 4 sur 26

5 Nombre d établissements : Nombre de salariés : Rotations habituelles (nombre d entrées/sorties à effectif constant) : Mode de rémunération habituel : o fixe : o variable : o primes : Particularités : o Convention collective appliquée (code APE.) o. Nos modalités de facturation sont les suivantes (tarif) : (à adapter en fonction des pratiques de chaque cabinet) Module 1 : Etablissement de la paie et des déclarations sociales : Etablissement des bulletins de salaires : o par bulletin de salaire émis : xxxx o par salarié entré ou sorti : xxxx Déclarations sociales et fiscales (sur salaires) : o périodiques : xxxxx par mois /trimestre, o en fin d année : xxx par an. Autres (le cas échéant) :.. Le cas échéant : Notre intervention pour ce module ne pourra pas être facturée à moins de XXX HT par mois. Sur les bases et le tarif ci-dessus rappelé, le budget prévisionnel d honoraires s établirait à XXX HT/mois (*) pour la prestation du module 1. Le cas échéant : Notre tarif est indexé sur l indice XXXXX ; il sera actualisé chaque année en fonction de son évolution par rapport à l indice applicable au 1 er janvier de l année du début de notre mission. (*)Toutes modifications dans les conditions de réalisation de la mission (rotation des effectifs supérieure, évolution du nombre de salariés, souscription à de nouvelles caisses ) peuvent donner lieu à un ajustement à la clôture de l exercice (ou de chaque mois ou trimestre) Ou : La facturation mensuelle / trimestrielle qui vous sera adressée sera établie à partir des éléments réels de paie survenus au cours de la période ; un ajustement éventuel pouvant intervenir sur une facture suivante. (à adapter en fonction des modalités propres au cabinet) Module 2 : Paramétrage des données de paie au démarrage de la mission : XXXX HT. Module 3 : Examen du réglementaire de paie au démarrage de la mission : XXXX HT. Module 4 (sur demande) : Prestations d assistance et de conseils et autres travaux convenus Toute prestation entrant dans ce module réalisée à votre demande fera l objet d une facturation particulière / au temps passé / sur la base du tarif applicable le jour de la réalisation de la prestation. CSOEC / Congrès 2006 / Lettre de mission pour l assistance à la gestion sociale / 5 sur 26

6 LES INTERVENANTS Nous mettons à votre disposition une équipe aux compétences complémentaires. M. XXX, expert-comptable, assurera la responsabilité déontologique de la mission. Le pilotage de la mission sera assuré par un collaborateur qui sera votre interlocuteur privilégié, en charge de votre dossier social. Nous vous communiquerons ses coordonnées dans notre lettre de mission. Toutes les missions complémentaires d assistance et de conseil seront assurées par nos consultants spécialisés en matière sociale. Nos engagements Mise en place d une relation de confiance Professionnalisme dans l exécution de la mission Discrétion absolue au sujet des informations traitées Réactivité pour répondre à vos besoins particuliers LES AVANTAGES ET GARANTIES POUR VOTRE ENTREPRISE Vous êtes déchargés d un grand nombre de tâches administratives liées à la gestion sociale, ce qui vous permet de vous consacrer pleinement à votre cœur d activité. Vous bénéficiez d une prestation professionnelle : toutes nos interventions sont régies par les normes générales définies par l Ordre des Experts-comptables. Ceci constitue pour nos clients la garantie d une éthique professionnelle dans le respect de notre code de déontologie. Vous disposez de tous les éléments vous permettant d apprécier le coût de notre prestation. Nous espérons que cette offre retiendra votre attention et nous restons à votre disposition pour tous compléments d information. Vous voudrez bien nous informer de votre décision le plus rapidement possible afin que nous puissions prendre toutes nos dispositions pour la prise en charge de votre dossier. Vous nous indiquerez en particulier si vous nous confiez la prestation «examen du réglementaire de paie» qui vous est proposée. Un document contractuel vous sera adressé confirmant nos accords. Nous vous remercions de votre confiance et vous prions A le XXXXXX Expert-comptable CSOEC / Congrès 2006 / Lettre de mission pour l assistance à la gestion sociale / 6 sur 26

7 (Exemple de) DE FICHE DE PRESENTATION DES PRESTATIONS SOCIALES ET RESSOURCES HUMAINES (Ce document n a qu un caractère d exemple illustrant les travaux d un atelier du congrès et ne peut être considéré comme un document normé de l Institution. Chaque cabinet souhaitant l utiliser devra l adapter en fonction de ses pratiques et de ses compétences). 1. PRESTATION D ETABLISSEMENT DE LA PAYE Cette prestation se compose de trois modules : Module 1 : Etablissement de la paye et gestion administrative Etablissement de la paye et des déclarations sociales Etablissement des bulletins de salaires ; Etablissement des déclarations sociales périodiques liées ; Fourniture des écritures comptables et tenue du journal des salaires ; Mise à disposition des documents produits et états informatisés ; Fourniture des données traitées aux fins d archivage. Gestion administrative d évènements occasionnels Entrées et sorties du personnel ; Maladie, maternité, accidents du travail. Module 2 : Paramétrage des données de paie Intégration des données de paie de l entreprise et de chaque salarié dans le système de traitement informatique. Module 3 : Examen du «réglementaire» de paye Contrôle des pratiques de l entreprise concernant le traitement de la paye au regard des règles en vigueur ; compte rendu d examen. CSOEC / Congrès 2006 / Lettre de mission pour l assistance à la gestion sociale / 7 sur 26

8 2. PRESTATIONS DE CONSEIL Module 4 : Assistance et conseil en matière sociale et ressources humaines 2.1. Missions d assistance dans la relation du salarié avec l entreprise Embauches Analyse économique et financière des recrutements ; Aide au recrutement (définition des besoins, conduite d entretien, validation des aptitudes et compétences ) ; Formalités administratives à l embauche (déclaration unique d embauche, affiliation aux caisses ) ; Suivi des contrats de travail et des avenants ; Recherche et optimisation des aides à l embauche : présentation des différentes aides, après analyse de la situation de l entreprise et de leurs impacts juridiques et fiscaux, mais aussi économiques, organisationnels, humains. Assistance au choix et à la mise en place. Licenciements Informations sur la procédure à suivre ; formalités liées à la rupture du contrat ; détermination des indemnités dues aux salariés. Gestion des droits individuels Suivi du temps de travail et des heures supplémentaires, des congés payés, des droits à la retraite Reconstitution de carrières Missions d audit et d assistance à négociations et contrôles Audit social. Suivi des seuils, diagnostic de risques, prévention des contentieux, négociations avec les instances représentatives syndicales et du personnel, litiges, conflits et grèves, harcèlement et discrimination Négociation d accords collectifs (sur la durée du travail, compte d épargne temps ). Réponses aux demandes d informations de tous organismes ; assistance au contrôle Urssaf (examen de la notification, préparation des réponses, suivi du contrôle, contentieux), relations avec l inspecteur du travail et tous autres organismes de contrôle Missions d organisation et de management Assistance dans l établissement des procédures internes relatives au suivi des dossiers des salariés CSOEC / Congrès 2006 / Lettre de mission pour l assistance à la gestion sociale / 8 sur 26

9 Mise en place d un manuel de procédures, constitution d un dossier salarié type, rédaction du règlement intérieur, contrôle ou établissement du registre du personnel, de l affichage obligatoire, du document unique sur la prévention des risques Assistance dans le choix d un logiciel de paie Définitions des besoins, établissement du cahier des charges, choix du prestataire et du logiciel, tests, assistance à la mise en place et au paramétrage. Assistance dans la mise en place de documents ou de procédures de représentation du personnel Conséquences de la définition de la durée collective ou individuelle du travail, planification d horaires particuliers. Elaboration d un règlement intérieur, mise en place de délégués du personnel, gestion des élections Assistance à la gestion du Comité d hygiène, de sécurité et des conditions de travail Aide au management Motivation, fidélisation Missions économiques Création d un tableau de bord social et de données analytiques Analyse économique de la fonction personnel ; Mise en place de données analytiques, recensement des indicateurs clés, formalisation du tableau de bord, procédure de suivi. Evaluation du passif social Analyse des composants du passif social ; chiffrage après choix ou validation de différentes hypothèses ; traitement comptable. Gestion prévisionnelle de l emploi A partir des objectifs de développement économique de l entreprise, du secteur, réflexion sur la politique d emploi (recrutement, sous-traitance, licenciement, préretraite, reconversion ) ; établissement des budgets prévisionnels salariaux. Gestion analytique des coûts de main d œuvre et de la productivité Analyse des coûts et prix de revient et des performances en matière de productivité. CSOEC / Congrès 2006 / Lettre de mission pour l assistance à la gestion sociale / 9 sur 26

10 Optimisation des coûts Recherche de modes de rémunération et avantages sociaux particuliers ; Analyse des taux d accident du travail ; Analyse des prestations et des coûts des régimes sociaux facultatifs (mutuelle ) ; Recherche d aides et subventions (création d emploi, formation, adaptation au poste de travail, travailleurs handicapés ) Missions d assistance à la décision sociale Diagnostic social Vérification du respect des obligations, analyse des politiques sociales, identification des dysfonctionnements, proposition de solutions. Bilan social Assistance dans l établissement du bilan social obligatoire (pour les entreprises de plus de 300 salariés) ou volontaire. Choix d un système de rémunération des dirigeants Analyse des composants de la rémunération directe et indirecte ( actionnariat, dividendes, retraite et prévoyance intéressement, rémunération du conjoint ) ; optimisation. Mise en place de systèmes de rémunération Proportionnelle, intéressement, participation, épargne salariale, stock option, rémunérations indirectes Veiller à la bonne application des minimas sociaux, Analyse des motivations ; présentation des dispositifs existants et de leurs incidences juridiques, fiscales, économiques ; pilotage du projet de mise en place en lien avec les salariés. Choix d un type de couverture retraite et prévoyance Analyse des motivations ; analyse des avantages et inconvénients de différentes solutions ; impacts financiers, fiscaux ; évolution du dispositif choisi. Suivi des compétences et élaboration du plan de formation En fonction de la stratégie de l entreprise, recensement des compétences actuelles, futures ; identification des moyens pour combler l écart ; mise en place d un plan de formation ; suivi du plan et des formations ; gestion du Droit Individuel à la Formation (DIF). CSOEC / Congrès 2006 / Lettre de mission pour l assistance à la gestion sociale / 10 sur 26

11 Assistance au recrutement de personnel Définition de poste, profil des candidats, définition du type de contrat et des aides attachées, établissement de budgets, Sélection de personnel spécialisé (comptable, financier, gestion) et autres. D autres prestations en matière sociale et ressources humaines peuvent vous être apportées ; consultez nous. Certaines de ces missions sont effectuées en partenariat avec des spécialistes du droit social, de la protection sociale ou de l épargne salariale ou en collaboration avec des consultants RH. CSOEC / Congrès 2006 / Lettre de mission pour l assistance à la gestion sociale / 11 sur 26

12 (Exemple de) LETTRE DE MISSION D ASSISTANCE A LA GESTION SOCIALE (Ce document n a qu un caractère d exemple illustrant les travaux d un atelier du congrès et ne peut être considéré comme un document normé de l Institution. Chaque cabinet souhaitant l utiliser devra l adapter en fonction de ses pratiques et de ses compétences). Le cabinet. Ci-après dénommé le cabinet, d une part, Et L entreprise. Ont convenu et décidé ce qui suit. part, Ci-après dénommée l entreprise, d autre Préambule L entreprise a répondu favorablement à l offre de services du cabinet présentée en date du xx/mois/200x selon des modalités exposées ci-après. La présente lettre de mission précise cette offre de services. Elle est accompagnée des «Conditions générales d intervention des missions d assistance à la gestion sociale», jointes en annexe, indissociables de cette lettre de mission. La mission d établissement de la paie et des déclarations est réalisée en application des normes générales de l Ordre des experts-comptables. A ce titre, elle fait l objet d un contrat passé entre l entreprise et le cabinet pour définir la prestation et les droits et obligations de chacune des parties. La présente lettre de mission a pour objet de définir : le contenu de la mission, les obligations des parties (répartition des travaux, transmission des informations ), les modalités pratiques d intervention, les conditions financières. Elle est signée par l expert-comptable qui engage sa responsabilité déontologique. CSOEC / Congrès 2006 / Lettre de mission pour l assistance à la gestion sociale / 12 sur 26

13 Ceci étant rappelé, il a été convenu et décidé ce qui suit. 1. LA MISSION La mission qui nous est confiée est une mission : d établissement de la paie et des déclarations liées (module 1), de paramétrage des données de paie (module 2), ainsi que d examen du «réglementaire de paie» au démarrage de la mission (module 3). Si le client n a pas retenu le module 3 d examen du «réglementaire de paie», mettre la phrase suivante : «L examen du réglementaire de paie (module 3) qui a été proposé par le cabinet au démarrage de la mission n a pas été retenu par l entreprise qui, de ce fait, considère que sa pratique en matière sociale est conforme à la législation applicable». Prestations d assistance et de conseil : autres travaux convenus (module 4). Lorsque d autres travaux sont convenus, ils sont décrits au paragraphe «module 4» ci-dessous. (Décrire les travaux complémentaires qui ont été convenus avec l entreprise.) Toute autre mission complémentaire d assistance et de conseil dans le domaine social et des ressources humaines, pour répondre à vos besoins, pourra être réalisée à votre demande. Vous trouverez en annexe à la présente lettre de mission une liste des missions que nous pouvons effectuer pour vous. Module 1 : Etablissement de la paie et des déclarations liées Notre mission consiste à : établir les bulletins de salaire, établir les déclarations sociales périodiques liées (déclarations mensuelles ou trimestrielles et déclarations annuelles), fournir les écritures comptables, tenir le journal des salaires, mettre à disposition de l entreprise, qui en assurera la conservation, les documents et états liés au traitement de la paie et des déclarations y afférentes, fournir les données d archivage, assurer la gestion administrative d évènements occasionnels courants tels que les entrées et sorties de salariés, les arrêts maladie ou maternité, les accidents du travail. Cette mission inclut le droit d utilisation du logiciel de traitement de la paie XXXX par le cabinet. CSOEC / Congrès 2006 / Lettre de mission pour l assistance à la gestion sociale / 13 sur 26

14 Etablissement des bulletins de salaire Un bulletin de salaire est établi chaque mois pour chaque salarié. L entreprise fournit par écrit au cabinet, dans les délais et modalités convenus, toutes les données nécessaires au calcul des rémunérations des salariés. La mission du cabinet consiste à : 1. établir le bulletin : o en se référant aux contrats de travail individuels établis et en traitant ce bulletin conformément à ces contrats, o en ne traitant uniquement que, mais toutes les données transmises par l entreprise liées à la durée du travail (heures travaillées, forfait, absences ), à la rémunération (fixe, données variables de paie, indemnités journalières, primes, congés, arrêt de travail ), o en appliquant les dispositions légales et conventionnelles régissant le bulletin de salaire à établir pour l emploi existant dans l entreprise, o en appliquant les dispositions particulières (zone de redynamisation, zone franche, aides ) préalablement définies et convenues, o en appliquant les taux de cotisations sociales (salariales et patronales) de l entreprise, o en déterminant le montant net à payer au salarié, o en mentionnant sur le bulletin les informations obligatoires ; 2. transmettre les informations à l entreprise dans les délais convenus en vue des paiements à effectuer / le cas échéant / fourniture sous forme de fichier informatique des virements de salaires pour transmission et ordre de paiement par l entreprise à sa banque. Etablissement des déclarations sociales périodiques En lien avec les bulletins de salaires établis, l entreprise doit régler les cotisations sociales correspondantes et transmettre les informations aux organismes sociaux. La mission du cabinet consiste à : 1. établir les déclarations de cotisations sociales périodiques (mensuelles ou trimestrielles) destinées à l URSSAF, aux ASSEDIC, aux caisses de retraite et de prévoyance, à la médecine du travail, aux caisses de congés payés, le cas échéant, o en appliquant les taux en vigueur pour l entreprise, o en respectant les règles de présentation des déclarations ; 2. établir les déclarations annuelles (déclaration annuelle des salaires DADS, déclarations récapitulatives aux organismes sociaux) ; CSOEC / Congrès 2006 / Lettre de mission pour l assistance à la gestion sociale / 14 sur 26

15 3. transmettre les informations à l entreprise dans les délais nécessaires pour permettre l envoi des déclarations et des règlements dans les délais imposés, sous réserve du respect des délais d information et de communication par l entreprise. Procédures particulières de télétransmissions et de télérèglements Ces procédures sont mises en place sur la base du mandat conclu entre le cabinet et l entreprise et, le cas échéant, du bordereau d adhésion aux télérèglements signés par le client. La DADS-U (déclaration automatisée des données sociales unifiée) Le cabinet assure le transfert annuel des données sociales et la transmission annuelle des informations aux différentes caisses (CNAV, retraite, prévoyance ) en établissant, via l informatique, la DADS-U et en la transmettant aux destinataires, directement ou par l intermédiaire du portail déclaratif. La DUCS-EDI (déclaration unifiée de charges sociales) Le cabinet établit la déclaration mensuelle, via l informatique, et la transmet directement aux organismes de protection sociale concernés avec instruction de paiement à l échéance. Fournitures des écritures comptables à enregistrer et tenue du journal des salaires Le traitement mensuel de la paie et des déclarations sociales génèrent des écritures comptables qui doivent être enregistrées dans la comptabilité de l entreprise. Le cabinet fournit au service comptable de l entreprise les écritures mensuelles à enregistrer en s appuyant sur les états informatisés qu il produit (journal mensuel des salaires, état récapitulatif mensuel des charges sociales) et les déclarations établies. Mise à disposition des documents et états informatisés La mission de traitement de la paie et des déclarations conduit le cabinet à mettre à la disposition de l entreprise les documents et états suivants (sous forme papier ou dématérialisé) : Mise à disposition périodique o Bulletins de salaire o Déclarations aux organismes sociaux o Journal des salaires o Etat récapitulatif mensuel des charges sociales CSOEC / Congrès 2006 / Lettre de mission pour l assistance à la gestion sociale / 15 sur 26

16 o Etat des paiements Mise à disposition en fin d année civile o Etat récapitulatif annuel o Déclaration annuelle des salaires o Déclarations récapitulatives aux organismes sociaux Fourniture des données d archivage Dans le cas où le traitement de la paie est assuré par le cabinet sur son système informatique, le cabinet s engage à fournir à l entreprise les données d archivage nécessaires. Conformément à la législation en vigueur, l entreprise doit prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la sauvegarde des données transmises et conserver les pièces justificatives, et d une façon générale, l ensemble des documents produits par le cabinet pendant les délais de conservation requis. Gestion administrative d évènements occasionnels courants Cette prestation recouvre les travaux et/ou formalités à réaliser dans les situations suivantes : Entrée d un salarié o Etablissement / ou vérification de la déclaration unique d embauche (supprimer la mention inutile) o Affiliation du salarié aux organismes sociaux o Création de la fiche individuelle salarié Sortie d un salarié : o Etablissement du solde de tout compte o Etablissement de l attestation ASSEDIC o Etablissement du certificat de travail Maladie / maternité / accident du travail : o Etablissement de l attestation de reprise du travail o Prise en compte des données pour l établissement des bulletins de salaire (dates, encaissements des indemnités journalières ) La déclaration d accident du travail est à effectuer par l entreprise dans les 48 heures de l accident. Les travaux et/ou formalités sont réalisées, à la demande de l entreprise, en fonction des informations transmises. Le cabinet décline toute responsabilité pour toutes formalités non effectuées par défaut d informations de la part de l entreprise. La gestion des congés payés et des temps de travail peut faire l objet d une prestation convenue, à la demande du client, et sur la base d un budget spécifique. CSOEC / Congrès 2006 / Lettre de mission pour l assistance à la gestion sociale / 16 sur 26

17 Module 2 - Paramétrage des données de paie Le paramétrage des données de paie a pour objet d intégrer dans le système informatique les données de paie communes à l entreprise et les données propres à chaque salarié. Il est obligatoirement réalisé en début de mission. A cette fin, l entreprise devra transmettre au cabinet toutes informations utiles pour réaliser ce paramétrage. Module 3 - Examen du «réglementaire de paie» au démarrage de la mission (La réalisation de cet examen est très fortement recommandée au démarrage de la mission pour assurer un traitement de la paie et des déclarations conforme à la réglementation applicable à l employeur. L expert-comptable ne peut s exonérer de son obligation de conseil.) L examen du réglementaire de paie a pour objectif de s assurer que l entreprise respecte les principales obligations légales et conventionnelles applicables au secteur d activité qui la concerne. Il est réalisé sur la base d un certain nombre de contrôles et tests ; il ne peut de ce fait avoir pour objectif de déceler toutes infractions consécutives au non-respect des obligations ni de garantir l absence de redressement en cas de contrôle des organismes sociaux. Il n a pas non plus pour objet d analyser les différents types d aides auxquels l entreprise pourrait prétendre ; cette recherche pouvant constituer une prestation spécifique complémentaire. Dans le cadre de cet examen, qui ne constitue pas un audit, nous examinerons les points suivants : Convention collective applicable à l entreprise et obligations spécifiques (établissements classés ) Embauches : respect des formalités obligatoires, Contrats de travail : respect du formalisme ; mentions obligatoires en fonction du type de contrat ; classification des salariés, Bulletins de salaires : respect des dispositions relatives au formalisme, respect des dispositions légales et conventionnelles, contrôle sur taux de charges applicables et répartition (part patronale, part salariale), Pratique des remboursements de frais et avantages en nature, Charges sociales : adhésion aux caisses obligatoires, Registres obligatoires : vérification de l existence et de la mise à jour, Représentation du personnel : respect des obligations liées à l effectif. L entreprise devra par ailleurs transmettre spontanément au cabinet toutes autres informations utiles concernant le réglementaire de paie. Cet examen donne lieu à la délivrance d un compte rendu faisant état des constats, des conclusions et recommandations ainsi que des travaux à faire par l entreprise. (En annexe à ce compte rendu, il est vivement recommandé de joindre une note sur le rappel des principales obligations de l employeur en matière notamment de registres obligatoires, de constitution et suivi du dossier individuel du salarié, d affichage, de représentation du personnel ). CSOEC / Congrès 2006 / Lettre de mission pour l assistance à la gestion sociale / 17 sur 26

18 Module 4 Prestations d assistance et de conseil et autres travaux convenus (Décrire les travaux complémentaires qui ont été convenus avec l entreprise.) 2. LES OBLIGATIONS RECIPROQUES Il est rappelé que le cabinet n a aucun lien direct avec les salariés de l employeur. Ce dernier conserve la gestion et la formalisation de ses relations avec son personnel. L employeur, sauf délégation particulière, est le seul interlocuteur du cabinet. 2.1 La transmission des informations par l entreprise L établissement de la paie et des déclarations sociales liées conduit à la mise en place du fonctionnement suivant : Les éléments nécessaires à l établissement mensuel de la paie doivent être transmis spontanément au cabinet par courriel, par fax, ou en saisie directe via le portail du cabinet (à adapter pour chaque dossier), XX jours avant la date d échéance de la paie, sauf cas de force majeure. La transmission des éléments sera faite en utilisant les modèles de documents préparatoires qui seront convenus. En cas de non transmission des informations par l entreprise dans les délais prévus, le bulletin de salaire pourra, sauf avis contraire de l entreprise, être établi à l identique de celui du mois précédent ; une régularisation étant faite, le cas échéant, le mois suivant en fonction des informations transmises par l entreprise. Les imprimés de déclarations de charges sociales doivent être transmis au cabinet, dans leur format original, dès réception au sein de l entreprise (sauf en cas de déclarations). Pour toute déclaration qui ne sera pas adressée au cabinet dans les délais fixés, celui-ci décline toute responsabilité sur les conséquences de la production hors délai. Toute modification sur le contrat de travail d un salarié doit être communiquée au cabinet dès sa survenance, en même temps et selon les mêmes modalités que les données mensuelles de paie. L entreprise doit par ailleurs communiquer au cabinet, au démarrage de la mission et/ou lors de leur survenance, les informations suivantes : Etablissement classé et autres particularités de l employeur, Convention collective applicable à l entreprise, code APE et activité effectivement exercée ainsi que ses particularités éventuelles, Adhésion éventuelle à un syndicat professionnel (une telle adhésion pouvant entraîner des obligations spécifiques et permettre de bénéficier de toutes informations à caractère social liées au secteur d activité), Installation de l entreprise dans une zone particulière (zone de redynamisation, zone franche ), Classement des salariés selon les dispositions de la convention collective, Contrats de travail particuliers (contrat d apprentissage, contrat nouvelle embauche, contrat VRP ), Avantages particuliers liés aux contrats (avantages en nature, primes spécifiques ) ou à certaines catégories de personnel, CSOEC / Congrès 2006 / Lettre de mission pour l assistance à la gestion sociale / 18 sur 26

19 Tous nouveaux contrats de travail établis par l entreprise à compter de la date d effet de cette lettre de mission, ainsi que, le cas échéant, les déclarations uniques d embauche (DUE) liées, Contrats aux caisses de retraite et de prévoyance, Contrats particuliers d intéressement ou de participation, Notification du taux d accident de travail, Toutes autres particularités liées à l entreprise ou au secteur d activité pouvant avoir des incidences sur le traitement de la paie et des déclarations. 2.2 La transmission à l entreprise des documents établis par le cabinet La transmission des documents établis par le cabinet sera effectuée selon les modalités suivantes : Envoi des bulletins de salaires et de l état des paiements par courriel (fichier) / par courrier (ou mise à disposition via le portail du cabinet) pour le XX de chaque mois au plus tard ou XX jours ouvrés après réception des données de paie complètes (à adapter pour chaque client) Envoi des déclarations de charges sociales X jours au plus tard avant la date limite de versement du règlement /ou xx jours ouvrés après réception des documents nécessaires. En cas de télérèglements, il convient de se reporter à la procédure indiquée ci-avant au paragraphe sur «les procédures particulières de télétransmissions et de télérèglements» (chapitre 1, module 1). Envoi de toutes autres déclarations au plus tard X jours avant la date limite de dépôt des déclarations /ou xx jours ouvrés après réception des documents nécessaires. 3. LES MODALITES PRATIQUES D INTERVENTION 3.1 L équipe La mission sera réalisée sous la responsabilité déontologique de M XXX, expertcomptable. YYY, collaborateur en charge de votre dossier sera votre interlocuteur privilégié. Vous pouvez le joindre directement par téléphone ou courriel. Ses coordonnées sont les suivantes : Tél : Fax : Courriel : 3.2 Le démarrage de la mission et la durée de la mission Les missions sociales portent sur l année civile et sont réalisées de façon permanente tout au long de l année en fonction des obligations de l employeur. Pour la première année, la mission portera sur la période allant du mois de 200X au 31 décembre 200X : CSOEC / Congrès 2006 / Lettre de mission pour l assistance à la gestion sociale / 19 sur 26

20 Le traitement des salaires sera effectué pour la première fois au titre du mois de. Les premières déclarations sociales seront établies au titre du mois de / 200X ou du Xème trimestre 200X. Les missions sont renouvelables chaque année par tacite reconduction, sauf dénonciation un mois avant la clôture de l année civile selon les modalités prévues dans les conditions générales d intervention. En cas de résiliation en cours d année civile, et sauf faute grave imputable au cabinet, l entreprise devra verser au cabinet les honoraires dus pour le travail déjà effectué, majorés de l indemnité conventionnelle prévue aux conditions générales d intervention. (nb. Cette clause est facultative et le pourcentage librement fixé par le cabinet) 4. LES CONDITIONS FINANCIERES 4.1 Le budget d honoraires et la facturation (Paragraphe à adapter par chaque cabinet en fonction des modalités de facturation du cabinet) Module 1 : Budget concernant l établissement de la paie et des déclarations sociales Notre proposition financière d honoraires est établie compte tenu des informations que vous nous avez communiquées et que nous vous rappelons : Nombre d établissements : Nombre de salariés : Rotations habituelles (nombre d entrées/sorties à effectif constant) : Mode de rémunération habituel : o fixe : o variable : (si oui modalités) o primes : (si oui lesquelles) Particularités : o convention collective appliquée (code APE ) : o. Nos modalités de facturation sont les suivantes (tarif): établissement des bulletins de salaires : o par bulletin de salaire émis : XXX o par salarié entré ou sorti : XXX déclarations sociales et fiscales (sur salaires) : o périodiques : XXX par mois/trimestre o en fin d année : XXX par an autres (le cas échéant) : XXX Le cas échéant : Notre intervention pour ce module ne pourra pas être facturée à moins de XXX HT par mois. CSOEC / Congrès 2006 / Lettre de mission pour l assistance à la gestion sociale / 20 sur 26

21 Sur les bases et le tarif ci-dessus rappelé, le budget prévisionnel d honoraires peut être estimé à XXX HT/mois pour la prestation d établissement de la paie et des déclarations sociales. Toutes modifications dans les conditions de réalisation de la mission (rotation des effectifs, évolution du nombre de salariés, souscription à de nouvelles caisses ) peuvent donner lieu à un ajustement à la clôture de l année civile (ou de chaque mois / trimestre) ou La facturation mensuelle / trimestrielle qui vous sera adressée sera établie à partir des éléments réels de paie survenus au cours de la période ; un ajustement éventuel pouvant intervenir sur une facture suivante. (A adapter en fonction des modalités propres au cabinet) Tous frais inhérents à l exercice de la mission seront facturés en supplément (frais de déplacement, fournitures, registres, débours ) La facture sera établie en début d année / (ou chaque mois ou trimestre) pour l année civile complète / (ou le mois ou le trimestre). (Supprimer les mentions inutiles) Les modalités de facturation (ou le budget) seront(a) revues annuellement et feront(a) l objet d une information à l entreprise en fonction des évolutions de la mission. Ou le cas échéant : Notre tarif est indexé sur l indice XXX ; il sera actualisé chaque année en fonction de son évolution par rapport à l indice applicable au 1 er janvier de l année du début de notre mission. Module 2 : Budget ponctuel concernant le paramétrage des données de paie Ce budget est facturé au démarrage de la mission. Il s élève /forfaitairement / à XXX HT. Il fera l objet d une facturation distincte établie au démarrage de la mission. Module 3 : Budget ponctuel concernant l examen du réglementaire de paie Ce budget est facturé au démarrage de la mission. Il s élève /forfaitairement / à XXX HT. Il fera l objet d une facturation distincte; une provision de XXX HT sera facturée démarrage de la mission et le solde à la remise du compte rendu. Module 4 : Budget des prestations d assistance et de conseil et des autres travaux convenus Toute autre mission complémentaire de conseil et d assistance dans le domaine social et des ressources humaines, réalisée à votre demande, fera l objet d une facturation spécifique selon des modalités convenues : au temps passé / sur la base du tarif applicable le jour de réalisation de la prestation. (Supprimer la mention inutile). CSOEC / Congrès 2006 / Lettre de mission pour l assistance à la gestion sociale / 21 sur 26

22 4.2 Les règlements (Paragraphe à adapter en fonction des modalités de facturation définies ci-dessus) Toute facture sera réglée par virement / par chèque / à réception / à 30 jours fin de mois / ou La facture établie portant sur le budget annuel fera l objet d un règlement par prélèvements mensuels /ou trimestriels / au XX de chaque mois /ou de chaque début de trimestre/. Le premier prélèvement sera effectué le XX (mois) 20XX. Les factures ponctuelles feront l objet d un règlement /à réception de facture / à 30 jours fin de mois / (supprimer les mentions inutiles). En cas de retard de paiement, des intérêts seront dus et nos travaux pourront être suspendus conformément aux dispositions prévues dans à nos conditions générales. En vous remerciant de la confiance que vous nous témoignez, nous vous prions d agréer, M, l expression de nos sentiments distingués. A, le Le cabinet Nom de l expert-comptable Bon pour accord, A, le L entreprise Nom et qualité du signataire CSOEC / Congrès 2006 / Lettre de mission pour l assistance à la gestion sociale / 22 sur 26

23 EXEMPLE DE CONDITIONS GENERALES D INTERVENTION D ASSISTANCE A LA GESTION SOCIALE 1- DOMAINE D APPLICATION Les présentes conditions sont applicables aux conventions portant sur la mission d assistance à la gestion sociale d une entreprise (d un employeur), conclues entre le cabinet XXX, membre de l Ordre des experts-comptables, et son client. 2- DEFINITION DE LA MISSION Les travaux incombant au cabinet sont détaillés dans une lettre de mission ou une proposition de mission. Toute prestation complémentaire devra faire l objet d une information préalable du client afin que celui-ci soit en mesure de manifester son accord. 3- DUREE DE LA MISSION La mission d assistance à la gestion sociale est conclue pour une durée d une année correspondant à l année civile. Pour la première année, la durée de la mission couvre la période comprise entre la date d effet de la convention et le 31 décembre de la même année, date d échéance du contrat. La mission est renouvelable chaque année par tacite reconduction, sauf dénonciation par lettre recommandée avec accusé de réception un mois avant la date de clôture de l année civile. En cas de résiliation en cours d année civile, et sauf faute grave imputable au cabinet, le client devra verser au cabinet les honoraires dus pour le travail déjà effectué, majorés d une indemnité conventionnelle égale à 33 % des honoraires annuels convenus pour l exercice en cours ou de la dernière année d honoraires en cas de montant incertain. Cette indemnité est destinée à compenser les travaux mis en œuvre par le cabinet dans le cadre de sa mission annuelle. (nb. Cette clause est facultative et le pourcentage librement fixé par le cabinet) En cas de manquement important de l entreprise à ses obligations, le cabinet aura la faculté de suspendre sa mission en informant l entreprise par tout moyen écrit ou de mettre fin à sa mission après envoi d une lettre recommandée demeurée sans effet. Lorsque la mission est suspendue, les délais de remise des travaux seront prolongés pour une durée égale à celle de la suspension pour autant que le cabinet dispose de toutes les informations nécessaires à l exécution des travaux à réaliser. Pendant la période de suspension, les obligations de l entreprise demeurent applicables. 4- OBLIGATIONS DU CABINET Le cabinet membre de l Ordre effectue la mission qui lui est confiée conformément aux normes générales établies par l Ordre des Experts-comptables. Il contracte, en raison de cette mission, une obligation de moyens. CSOEC / Congrès 2006 / Lettre de mission pour l assistance à la gestion sociale / 23 sur 26

24 L expert-comptable peut se faire assister par les collaborateurs de son choix. Le nom du collaborateur principalement chargé du dossier social est indiqué au client. L engagement du cabinet se concrétise par la production des informations, documents et données définis dans la lettre de mission ou l offre de services. A l achèvement de sa mission, le cabinet restitue les documents que lui a confiés le client pour l exécution de la mission. 5- SECRET PROFESSIONNEL Le cabinet est tenu au secret professionnel dans les conditions prévues à l article du nouveau Code pénal. Les documents établis par le cabinet sont adressés au client. Tout envoi direct à un tiers ne pourra être fait qu avec l accord du client. 6- OBLIGATIONS DU CLIENT Le client s interdit tout acte portant atteinte à l indépendance du cabinet ou de ses collaborateurs. Ceci s applique particulièrement aux offres faites à des collaborateurs d exécuter des missions pour leur propre compte ou de devenir salarié du client. Le client s engage : à mettre à la disposition du cabinet, dans les délais convenus, l ensemble des documents et informations nécessaires à l exécution de la mission ; à réaliser les travaux lui incombant conformément aux dispositions prévues dans l offre de services ; à respecter les procédures mises en place pour la réalisation de la mission ; à porter à la connaissance du cabinet les faits nouveaux ou exceptionnels ; à confirmer par écrit, si le cabinet le lui demande, que les documents, renseignements et explications fournis sont complets ; à vérifier que les états et documents produits par le cabinet sont conformes aux demandes exprimées et informations fournies par lui-même et d informer sans retard le cabinet de tout manque ou erreur. Le client reste responsable de la bonne application de la législation et des règlements en vigueur ; le cabinet ne peut être considéré comme se substituant aux obligations de l employeur du fait de cette mission. Conformément aux prescriptions légales, le client doit prendre toutes les mesures nécessaires pour conserver les pièces justificatives et, d une façon générale, l ensemble des documents produits par le cabinet pendant les délais de conservation requis. Dès lors que le traitement de la paie est assuré sur le système informatique du client, ce dernier devra assurer la sauvegarde des données et traitements informatisés pour en garantir la conservation, l inviolabilité et la lecture ultérieure. Il doit par ailleurs prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la protection de son système informatique. CSOEC / Congrès 2006 / Lettre de mission pour l assistance à la gestion sociale / 24 sur 26

25 7- HONORAIRES Le cabinet reçoit du client des honoraires librement convenus qui sont exclusifs de toute autre rémunération, même indirecte. Il est remboursé de ses frais de déplacement et débours. Des provisions sur honoraires peuvent être demandées périodiquement. Conformément à la loi du 31 décembre 1992, les conditions de paiement des honoraires sont les suivantes : les honoraires sont payés à leur date d échéance ; en cas de paiement anticipé, aucun escompte n est accordé : en cas de retard de paiement, un intérêt pourra être calculé, à compter de la date d échéance de facture, sur la base d un taux d intérêt égal à une fois et demi le taux d intérêt légal. (nb. Ce taux est librement fixé par le cabinet) Toute contestation d une facture devra être faite dès réception et motivée ; ladite contestation ne pourra justifier le non-paiement des autres prestations non contestées y compris celles incluses dans la même facture. En cas de non paiement des honoraires aux échéances prévues, le cabinet bénéficie du droit de rétention dans les conditions de droit commun. Les prestations prévues pourront être suspendues après dépassement de 30 jours de l échéance prévue et après information du client par tout moyen écrit. En cas de changement de modalités de facturation, information préalable sera donnée au client. En cas de rupture du contrat par l une ou l autre des parties, une assistance pour réaliser le transfert du dossier dans l entreprise ou à un nouveau prestataire pourra être effectuée à la demande du client et sur la base d un devis préalablement accepté. 8- RESPONSABILITE Le cabinet assume dans tous les cas la responsabilité de ses travaux. La responsabilité civile du cabinet pouvant résulter de l exercice de ses missions sociales, fait l objet d une assurance obligatoire. 1 La responsabilité du cabinet ne peut en aucun cas être engagée dans l hypothèse où le préjudice subi par le client est une conséquence : o o o d une information erronée ou d une faute ou négligence commise par le client ou ses salariés, du retard ou de la carence du client à fournir une information nécessaire au cabinet, des fautes commises par des tiers intervenant chez le client. 9- DIFFERENDS 1 Décret du 22 janvier 1996, modifié par le décret du 16 mai CSOEC / Congrès 2006 / Lettre de mission pour l assistance à la gestion sociale / 25 sur 26