VERSION 1.8 Version au 19 janvier 2013 MODE OPÉRATOIRE. Sommaire : Les recommandations pédagogiques contenues dans ce tutoriel ne sont pas normatives.

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1 VERSION 1.8 Version au 19 janvier 2013 MODE OPÉRATOIRE Sommaire : - mode opératoire, - liste des compétences, - grille d évaluation, - aide technique complémentaire, - contenu des compétences, - schéma de synthèse de l évaluation, - compétences et sauvegarde des fichiers associés, Les recommandations pédagogiques contenues dans ce tutoriel ne sont pas normatives. N imprimez que si nécessaire - 1/38

2 LIVRET INFORMATIQUE Version au 19 janvier 2013 MODE OPÉRATOIRE Assistant Manager 0- S INSCRIRE : Se connecter au site web suivant : Cliquez sur le lien «enregistrez-vous» de la rubrique Etudiant : N imprimez que si nécessaire - 2/38

3 Vous obtenez l écran suivant : Adresse de messagerie : une adresse VALIDE que vous pouvez consulter du lycée. Code d accès : code fourni par votre professeur Vous allez rapidement recevoir un mail contenant votre mot de passe personnel pour accéder au livret. Exemple : Une fois votre mail récupéré et votre mot de passe noté, revenez à la page d accueil du livret : Cliquez maintenant sur le lien «entrez dans l application» : N imprimez que si nécessaire - 3/38

4 Vous obtenez l écran ci-dessous : Cette fois-ci saisissez votre adresse de messagerie et VOTRE MOT DE PASSE PERSONNEL REÇU PAR MAIL. Vous entrez dans l application du livret informatique : Cette magnifique application créée par M. J.P. Pujol professeur dans l académie de Nantes va vous permettre de suivre les compétences informatiques validées pour l épreuve E6 de votre BTS. Commençons par changer le mot de passe fourni par défaut et qui est difficile à retenir. Vous pouvez le changer mais ATTENTION à la sécurité : évitez les mots de passe trop simples comme votre prénom, essai, azert ou Mélangez si possible des chiffres et des lettres. N imprimez que si nécessaire - 4/38

5 Pour modifier votre mot de passe, cliquez sur l onglet ADMINISTRATION. Vous obtenez alors l écran suivant : Cette partie de l application est TRÈS IMPORTANTE : - vous pouvez changer votre mot de passe ou code d accès : saisissez DEUX fois votre NOUVEAU code d accès puis cliquez sur le bouton. Un message vous précise que le code a bien été changé : - vous pouvez aussi SAUVEGARDER les saisies réalisées : enregistrer sur le disque de la station ou sur sa clé USB l'ensemble de ses données (informations personnelles, situations, productions, compétences). Le fichier créé a comme nom un mot de trois chiffres et l'extension.xml. Ce nom de fichier ne doit pas être changé, son contenu ne doit pas être modifié : à ces conditions, un professeur pourra récupérer l'ensemble de ces données ou les porter sur un autre serveur (seul un professeur, qui devient ainsi votre référent, peut réaliser cette action). Pour cela, CLIC DROIT sur le lien puis «Enregistrer la cible du lien sous.» et choisir un emplacement. La sauvegarde des données saisies est de VOTRE RESPONSABILITÉ! CONSEIL : réalisez RÉGULIÈREMENT DES SAUVEGARDES DE VOS DONNEES!!! N imprimez que si nécessaire - 5/38

6 Vous pouvez commencer à compléter votre livret. Les étapes sont les suivantes : 1- SAISIR UNE SITUATION 2- SAISIR UNE PRODUCTION 3- SUIVRE UNE VALIDATION 1- SAISIR UNE SITUATION ATTENTION : les situations peuvent être des situations vécues à l occasion de TD, APS, stages en entreprise Une situation peut regrouper une ou plusieurs productions qui peuvent permettre la validation d une ou plusieurs compétences du livret. Exemple : Les intitulés précis sont les suivants dans l exemple ci-dessus : Rubrique Intitulé descriptif de la situation Objectifs, enjeux, contraintes Acteurs internes et externes concernés Environnement technologique et ressources mobilisées Exemple ENQUÊTE DÉVELOPPEMENT DURABLE * SI du cas : réseaulocal, internet, logiciels bureautique, existence d un service informatique * MANAGÉRIAL : participatif * RELATIONNEL : confiance réciproque entre l assistant et le webmaster-manager OBJECTIFS : réaliser une enquête sur le développement durable, ENJEUX : informer les entreprises de la perception du DD par des élèves étudiants, CONTRAINTES : 15 jours, qualité ISO, < 1000 euros Commentaire (maximum : 250 caractères!!!) Contenu : le titre et le contexte de la situation. Le contexte correspond aux 3 éléments vus en cours. voir SI en dessous INTERNES : webmaster du site entreprise-durable.fr, EXTERNES : entreprises clientes INFRASTRUCTURES : réseau lycée, LOGICIELS : navigateur, tableur, TT, DONNEES : entreprise-durable.fr Interne ou externe par rapport à l entreprise concernée Ce sont les outils que vous avez utilisés dans ce cas. C est un sous-ensemble du SI de l organisation concernée. Distinguez les objectifs (quoi?) et les enjeux (pourquoi?). Pour les contraintes, soyez précis dans la mesure du possible. SI = système d information formé des acteurs, de la technologie et de règles d organisations. Le SI ce n est pas que la technologie, donnez des informations sur les acteurs (existence d un service informatique, maintenance externe à l entreprise ) Pour un TD ou une APS votre professeur vous a peut être fourni ces informations. Dans le cas du stage, vous devrez vous-même les rechercher puis les rédiger. Si vous n avez pas toutes les informations (pour le SI par exemple), pensez à être précis dans la description du contexte et précisez les éléments en votre possession. L essentiel est de comprendre que vos missions s inscrivent dans un contexte dont elles dépendent de façon plus ou moins importante. L exercice de description de la situation vous incite à analyser le contexte dans lequel vous travaillez. N imprimez que si nécessaire - 6/38

7 Conseils : - soyez précis - écrivez les noms des sous rubriques en MAJUSCULE pour mieux les repérer par la suite - séparez les sous rubriques par des virgules - complétez TOUTES les sous rubriques - attention aux fautes!!! - pour les dates, utilisez le calendrier en cliquant sur l icône pour éviter des problèmes de format. Une fois les saisies effectuées, cliquez sur le bouton : En cliquant sur l onglet : vous pouvez vérifier que votre situation a bien été enregistrée : Vous pouvez à partir de cet onglet, modifier ou supprimer la situation. La modification peut par exemple être utile pour corriger des fautes, ajouter de nouvelles informations 2- SAISIR UNE PRODUCTION Il faut maintenant saisir des productions : cliquez sur l onglet SAISIR PRODUCTION : PRODUCTION = MISSION Une production n est pas une tâche précise (ouvrir un document Word) ni une activité large (organiser un évènement). C est un ensemble de tâches qui a conduit à la production d un ou plusieurs fichiers OU une ou plusieurs actions. Exemples de production : - rédiger un questionnaire - trier un questionnaire - créer le budget d un évènement - organiser les déplacements d un manager Une situation (notamment APS ou stage) donnera lieu à plusieurs productions. N imprimez que si nécessaire - 7/38

8 Voici l écran obtenu : Situation de travail : sélectionnez dans la liste déroulante, une des situations que vous avez saisie préalablement. Intitulé de la production : saisir un titre court mais signifiant ; cette partie est importante pour que votre professeur comprenne la nature du travail effectué. Documents numériques associés : noms des fichiers créés, pensez à compléter la fiche avec la liste des fichiers (ANNEXE 6 p. 34 à 38) ET aussi organiser la sauvegarde de vos fichiers (1 répertoire par situation et des sous répertoires par production). Compétences : liste des compétences du livret que vous souhaitez associer à cette situation. Vous pouvez associer plusieurs compétences à une situation. Exemple : Exemple d intitulé précis : - Rédaction questionnaire: recherche web et validation information, méthode indépendante du contexte - Tri questionnaire : choix d Excel car outil adapté aux tris (calculs de %) et à l entreprise (contrainte financière). Remarquez que la description contient la justification du choix de l outil dans le contexte donné. C est une information TRÈS importante pour vérifier que vous avez compris le choix d utiliser cet outil. JUSTIFICATION = PROBLÈME + CONTEXTE Un outil se justifie par son adaptation au problème et au contexte de l organisation. Exemple : Utilisation de Freemind car présentation structurée de la situation (problème) ET logiciel gratuit (pas de budget alloué pour cette mission) (contexte). Contre-exemples pour un intitulé de production : - «mise en forme d informations» : pas assez précis et pas de justifications, - «organisation du planning, réalisation du budget, conception d une plaquette» : correspond à 3 productions et manque les justifications. N imprimez que si nécessaire - 8/38

9 Maximum : 250 caractères : soyez concis, précis et structuré! Soyez TRÈS précis dans l intitulé de la production pour que votre professeur comprenne précisément le travail que vous avez réalisé, les choix effectués et votre capacité à prendre du recul par rapport aux outils utilisés, c'est-à-dire à analyser l influence des CONTEXTES sur le choix et l utilisation des outils. En effet, sans description précise, il n aura pas les informations suffisantes pour valider les compétences. Dans tous les cas, votre professeur peut vous demander de préciser certaines informations avant de valider ou non la compétence, en particulier pour les situations vécues en stage. Cliquez ensuite sur le bouton La sélection des compétences se fait à l aide de la fenêtre suivante : Il suffit de sélectionner une finalité puis un type d activité puis une activité et les compétences correspondantes s affichent automatiquement. ATTENTION : - vous ne pouvez sélectionner qu une seule compétence à la fois vous pouvez associer plusieurs compétences à une production pour associer plusieurs compétences à une production, vous devez refaire plusieurs fois le processus de sélection des compétences. SAISIE DE TEXTES : - évitez le copier-coller à partir de Word (qui ajoute des caractères hexadécimaux) qui parfois pour des textes proches de 250 caractères peuvent ne pas être enregistrés ; utilisez plutôt le bloc-note pour enregistrer vos textes ou saisissez directement dans le livret ; vérifiez que vous n avez pas de code dans vos descriptions ; certains caractères comme l apostrophe peuvent être remplacés par des codes hexadécimaux illisibles. N imprimez que si nécessaire - 9/38

10 Relations entre situation, production et compétences Une situation peut donner lieu à plusieurs productions qui peut être rattachée à une ou plusieurs compétences. Une SITUATION Production 1 Compétence 1 Production 2 Compétence 2 Production n Compétence n 3- SUIVRE LA VALIDATION Votre professeur peut maintenant valider ou non les compétences que vous avez sélectionnées. Pour savoir si votre professeur a validé une compétence : onglet EXPLOITATION Exemple : Le premier tableau correspond aux compétences validées : Le commentaire du professeur vous donne des indications pour vos apprentissages futurs : lisez bien même si votre compétence est validée! N imprimez que si nécessaire - 10/38

11 Le deuxième tableau présente les compétences non validées car : - le professeur ne souhaite pas les valider ; il peut alors préciser dans un commentaire ses raisons ; - le professeur n a pas encore eu le temps d étudier leur validation. LISEZ les commentaires du professeur quand la compétence n est pas validée : - LIRE LE MODE OPERATOIRE - revoir l orthographe, - revoir la description de la situation, - revoir la description de la production, - présenter un fichier, une impression au professeur. N imprimez que si nécessaire - 11/38

12 A la suite de ces tableaux, se trouvent les compétences que vous n avez pas encore proposées à la validation. Le livret de compétence contient 60 compétences au total (voir annexe). Au bas de cette page, 2 boutons vous permettent d imprimer tout ou partie du livret : En haut de la page, un graphique vous indique votre progression ; exemple : Le jeu? Avoir tout en vert!!! N oubliez pas de quitter «proprement» le livret en cliquant sur l onglet La fermeture du navigateur n est pas suffisante Un peu de pédagogie : qu est-ce que valider une compétence? La validation consiste pour le(s) professeur(s)/formateur(s) à attester que la compétence est acquise au regard des critères de performance attendus. (guide d accompagnement du livret p.8) Une compétence est déclarée acquise lorsque qu'elle peut être généralisée à d'autres situations de travail. (guide d accompagnement du référentiel p.77) ACQUIS = PERFORMANCE + GÉNÉRALISATION A méditer! Quand une compétence est validée par le professeur, inutile de redemander sa validation. N imprimez que si nécessaire - 12/38

13 4- DIVERS MODIFIER UNE PRODUCTION Onglet «Gestion des saisies» : Puis cliquez sur le lien «Modifier» : N imprimez que si nécessaire - 13/38

14 Modifiez les informations voulues puis cliquez sur le bouton ATTENTION de ne pas supprimer des compétences déjà validées par le professeur!!!! N imprimez que si nécessaire - 14/38

15 LA VALIDATION D UNE COMPÉTENCE PEUT ÊTRE DEMANDEE PLUSIEURS FOIS. UNE COMPÉTENCE PEUT ÊTRE VALIDEE PLUSIEURS FOIS. Extrait de l interface professeur : Claire a demandé la validation de 18 compétences, 7 ont été validées et, parmi ces 7, 5 sont distinctes. Elle a, à cette date, 5 compétences validées pour son livret. Cette étudiante a demandé la validation de certaines compétences plusieurs fois. On voit dans le tableau que les autres étudiants ont demandé une seule fois la validation de chacune de leur compétence. Si une compétence n est pas validée, vous pouvez redemander sa validation. Il n est pas utile de valider plusieurs fois une même compétence pour votre livret. N imprimez que si nécessaire - 15/38

16 ANNEXE 1 : LISTE DES 60 COMPETENCES Finalité Finalité 1 : Soutien à la communication et aux relations internes et externes Finalité 1 : Soutien à la communication et aux relations internes et externes Finalité 1 : Soutien à la communication et aux relations internes et externes Finalité 1 : Soutien à la communication et aux relations internes et externes Finalité 1 : Soutien à la communication et aux relations internes et externes Finalité 1 : Soutien à la communication et aux relations internes et externes Finalité 1 : Soutien à la communication et aux relations internes et externes Finalité 1 : Soutien à la communication et aux relations internes et externes Finalité 1 : Soutien à la communication et aux relations internes et externes Finalité 1 : Soutien à la communication et aux relations internes et externes Finalité 1 : Soutien à la communication et aux relations internes et externes Finalité 3 : Aide à la décision Finalité 3 : Aide à la décision Finalité 3 : Aide à la décision Finalité 3 : Aide à la décision Finalité 3 : Aide à la décision Finalité 4 : Organisation de l'action Compétence Mettre en oeuvre les fonctionnalités d'écriture, de correction et de mise en forme des logiciels bureautiques. Mettre en oeuvre les outils et les méthodes du travail collaboratif. Assurer la circulation des documents (papiers et électroniques). Pratiquer les techniques d'animation de réunion. Pratiquer les techniques de créativité. Créer une base de contacts. Partager ses informations. Rechercher dans un annuaire, un agenda électronique....mettre en forme tous types de documents. Appliquer une charte graphique. Mobiliser les fonctionnalités d'écriture, de mise en page et de présentation des logiciels bureautiques. Mobiliser les moyens de recherche d'information. Interroger une base de données. Sélectionner et valider l'information. Réaliser un questionnaire d'enquête et traiter les réponses. Mettre en place une méthode de veille. Produire, utiliser, maintenir des documents génériques. Structurer le dossier, la revue de presse. Organiser l'accès à l'information. Numériser les documents. Attribuer un format au document (image ou contenu). Convertir le format d'un document. Compresser un document numérique. Indexer un document. Mettre à jour les listes de diffusion et les annuaires. Se situer dans l'organisation et dans les processus. Identifier les besoins. Analyser et représenter les procédures et les flux. Proposer des améliorations et les argumenter. Identifier les procédures et moyens de sécurisation du système d'information. Repérer les dysfonctionnements. Participer à la gestion des droits d'accès. Gérer les sauvegardes. Contrôler l'intégrité et la confidentialité des informations. Formuler des propositions d'amélioration relatives aux postes et au service. Collecter les informations. Utiliser les méthodes et outils de simulation. Concevoir une feuille de calcul. Utiliser les fonctionnalités de gestion de projet et de traitement de l'information quantitative. Utiliser les fonctionnalités de calcul et de présentation de données. Mobiliser les fonctionnalités de l'agenda électronique, individuel ou partagé. N imprimez que si nécessaire - 16/38

17 Finalité Finalité 4 : Organisation de l'action Finalité 4 : Organisation de l'action Finalité 4 : Organisation de l'action Finalité 4 : Organisation de l'action Finalité 4 : Organisation de l'action Finalité 4 : Organisation de l'action Finalité 4 : Organisation de l'action Finalité 4 : Organisation de l'action Finalité 4 : Organisation de l'action Finalité 5 : Prise en charge des activités déléguées Finalité 5 : Prise en charge des activités déléguées Finalité 5 : Prise en charge des activités déléguées Finalité 5 : Prise en charge des activités déléguées Finalité 5 : Prise en charge des activités déléguées Finalité 5 : Prise en charge des activités déléguées Finalité 5 : Prise en charge des activités déléguées Compétence Accéder à des sites de réservation sur Internet (transport et hébergement). Mettre en oeuvre les outils d'administration d'un espace de travail collaboratif. Se positionner en tant qu'utilisateur dans le système d'information. Répondre à une demande ponctuelle d'aide, de dépannage. Orienter vers des ressources, des formations. Optimiser les pratiques. Former les utilisateurs aux usages, pratiques et outils utilisés. Actualiser ses connaissances dans le domaine des TIC. Accompagner le déploiement des applications informatiques auprès des utilisateurs. Mettre en œuvre les outils bureautiques, de communication, de recherche d'information et d'accès aux données du domaine. Mettre en œuvre les outils bureautiques, de communication, de recherche d'information et d'accès aux données du domaine. Mettre en œuvre les outils bureautiques, de communication, de recherche d'information et d'accès aux données du domaine. Mettre en œuvre les outils bureautiques, de communication, de recherche d'information et d'accès aux données du domaine. Mettre en oeuvre les outils d'administration d'un espace de publication dynamique sur le web. Mettre en oeuvre les outils d'administration d'un espace de publication dynamique sur le web. Mettre en œuvre les méthodes et outils spécifiques. N imprimez que si nécessaire - 17/38

18 ANNEXE 2 : EXTRAIT GRILLE ÉVALUATION E6 N imprimez que si nécessaire - 18/38

19 ANNEXE 3 AIDE LIVRET Source : application «livret informatique» Saisie d'une situation Une situation permet à l'étudiant(e) de démontrer différentes compétences. La saisie d'une situation est la première étape de l'établissement du livret. Une situation est caractérisée par : son intitulé descriptif ; ses dates de début et de fin ; les objectifs, les enjeux et les contraintes ; les acteurs internes et externes ; l'environnement technologique mobilisé. Saisie d'une production Une production est réalisée lors d'une situation et permet de démontrer plusieurs compétences. Une production est caractérisée par : la situation à laquelle elle se réfère ; son intitulé descriptif ; les documents numériques associés (énumération des titres et types); les compétences mises en oeuvre ; ce sont les compétences du référentiel. Gestion des saisies Cette fonctionnalité de l'application permet de modifier ou de supprimer une situation. Modification de situation Toutes les informations caractérisant la situation peuvent être modifiées. L'enregistrement permet de mémoriser ces modifications. Les productions réalisées au cours de cette situation peuvent elles aussi être modifiées ou supprimées. Modification de production de l'intitulé d'une production ; ajouter une nouvelle compétence ; N imprimez que si nécessaire - 19/38

20 sélectionner dans la liste une compétence déjà saisie et la supprimer. L'enregistrement des modifications permet la mémorisation de ces actions. Suppression de production La suppression n'est pas définitive ; il est possible dans un deuxième temps de récupérer une production supprimée ou de la supprimer définitivement. Suppression de situation La suppression n'est pas définitive ; il est possible dans un deuxième temps de récupérer une situation supprimée ou de la supprimer définitivement. La suppression d'une situation entraine celle des productions associées. Exploitation Cette fonctionnalité permet d'éditer le livret de compétences. L'étudiant(e) a la possibilité d'envoyer automatiquement un courriel à son professeur pour l'inviter à valider les différentes compétences. Le professeur peut invalider cette fonctionnalité en cas d'abus. Il est possible d'imprimer : seulement les compétences citées ; l'ensemble du livret comportant aussi les compétences non encore citées lors des différentes situations saisies. Administration L'étudiant(e) peut modifier son propre code d'accès. Ce module comporte aussi une sauvegarde XML des données personnelles. Selon le navigateur utilisé : soit l'arbre XML est affiché dans une nouvelle fenêtre et il convient alors de l'enregistrer (en utilisant le menu de votre navigateur : "Fichier"/"Enregistrer sous") soit une fenêtre propose un enregistrement L'étudiant(e) choisit alors l'emplacement de stockage (usuellement sa clé USB ou un espace personnel). Le fichier XML obtenu pourra être copié sur une autre machine ou remplacer des données existantes : il convient de s'adresser à un professeur qui seul peut réaliser cette action. N imprimez que si nécessaire - 20/38

21 ANNEXE 4 Exemple d interprétation du contenu des compétences Liste des compétences du LIVRET INFORMATIQUE BTS AM Activités Rendre compte, informer, faire le point Compétences Essai d Explicitation Outils : Traitement de textes, PAO, tableur, grapheur tout logiciel qui assure les fonctionnalités à évaluer Fonctions : Format de car., de, tab., puces connaissance du Mettre en œuvre les fonctionnalités d'écriture, de correction et correcteur orth., des menus, des styles, des modèles, table de mise en forme des logiciels bureautiques. des matières Méthodes : choix pertinent de l outil et de ses fonctionnalités Outils : tout logiciel permettant un travail collaboratif : Prométhée, Quickplace, dokeos, Gmail, Outlook, partagenda, Google Animer un travail collaboratif Mettre en œuvre les outils et les méthodes du travail collaboratif. Fonctions : produire, transmettre, partager Méthodes : partage des droits, connaissance des procédures, gestion de l espace commun pour transmettre et partager Animer un travail collaboratif Gérer une réunion Gérer une réunion Assurer la circulation des documents (papiers et électroniques). Pratiquer les techniques d'animation de réunion : créer et utiliser une présentation assistée par ordinateur. Pratiquer les techniques de créativité : créer et exploiter une carte visuelle des idées assistée par ordinateur. Outils : tout logiciel permettant un travail collaboratif : Prométhée, Quickplace, dokeos, Gmail, Outlook, partagenda, Google, messagerie électronique, liste de diffusion, EDI, fax Fonctions : évidentes Méthodes : choisir la méthode la plus pertinente, choix du format des documents, choix de l interface Outils : Pré- Pao, PowerPoint Fonctions : mettre en forme une présentation, l animer, la commenter Méthodes : sélectionner et hiérarchiser l information Outils : Freemind, mindmapping, thinkgraph Fonctions : mettre en forme grâce à un outil actuel N imprimez que si nécessaire - 21/38

22 Activités Compétences Essai d Explicitation Méthodes : analyser, structurer et enchaîner les informations Outils : carnet d adresses type Outlook, Access, Excel, Facebook Créer, entretenir et activer un réseau relationnel (à l'interne, Créer une base de contacts. à l'externe, à l'international) Fonctions : formulaire logiciel, formulaire web Méthodes : savoir chercher, structurer, trier l information Créer, entretenir et activer un réseau relationnel (à l'interne, Partager ses informations. à l'externe, à l'international) Outils : réseaux, intranet, travail collaboratif, ENT, blog : Quickplace, Prométhée, messagerie Fonctions : mettre à disposition, échanger, diffuser Méthodes : gérer, contrôler l information et sa diffusion Outils : téléphone, accueil physique : tout support écrit, les annuaires, agendas, lexiques spécifiques à l accueil Accueillir et informer en français et en langue étrangère Orienter et guider un visiteur : rechercher dans un annuaire, un agenda électronique. Fonctions : accueillir, filtrer, rechercher, sélectionner, mettre en attente, transfert d appel Méthodes : savoir être relatif à l accueil et savoir faire ( sourire, langage ) N imprimez que si nécessaire - 22/38

23 Activités Compétences Communiquer par écrit (en interne, à l'externe, en langue Définir les moyens de la communication. française et étrangère) Essai d Explicitation par votre professeur Outils : questionnement pertinent sur la variété de supports existants : lettres, notes, CR, rapports Méthodes : choix adapté Fonctions : répondre au besoin Outils : texteur, base de données, Communiquer par écrit (en interne, à l'externe, en langue Réaliser un publipostage. française et étrangère) Méthodes : publipostage simple ou conditionnel Fonctions : automatiser la diffusion du support Outils : charte en elle-même, outils de mise en forme Communiquer par écrit (en interne, à l'externe, en langue Appliquer une charte graphique. française et étrangère) Méthodes : l intégrer, utiliser les modèles de documents et les styles propres à l entité Fonctions : respecter et diffuser l image de l entreprise Outils : Traitement de textes, PAO, tableur, grapheur tout logiciel qui assure les fonctionnalités Répondant au besoin spécifique Communiquer par écrit (en Mobiliser les fonctionnalités d'écriture, de mise en page et de Fonctions : Format de car., de, tab., puces connaissance du interne, à l'externe, en langue présentation des logiciels bureautiques. correcteur orth., des menus, des styles, des modèles, table française et étrangère) des matières Méthodes : choix pertinent de l outil en fonction des besoins Mobiliser les méthodes de Mobiliser les moyens de recherche d'information. recherche d'information Objectif : Trouver l information pertinente Outils : Internet, BCDI, tous les moteurs et metamoteurs Fonctions : Manipuler les opérateurs booléens et les critères de recherche Méthodes : Choisir les mots clefs et affiner la recherche N imprimez que si nécessaire - 23/38

24 Activités Compétences Mobiliser les méthodes de Interroger une base de données. recherche d'information Mobiliser les méthodes de recherche d'information Sélectionner et valider l'information Mobiliser les méthodes de Réaliser un questionnaire d'enquête et traiter les réponses. recherche d'information Assurer une veille informationnelle Mettre en place une méthode de veille Créer et modéliser un document Produire, utiliser, maintenir des documents génériques. Activités Compétences Élaborer un dossier documentaire, un dossier comptable, une revue de presse Organiser l'accès à l'information dans le dossier, la revue de presse Procéder à l'acquisition numérique de documents Numériser les documents Procéder à l'acquisition numérique de documents Attribuer un format au document (image ou contenu) Procéder à l'acquisition numérique de Convertir le format d'un document. Essai d Explicitation par votre professeur Objectif : Savoir analyser et rédiger une requête Outils : Un SGBDR (Access, Mysql, Etc.) Fonctions : Sélection, suppression, mise à jour Méthodes : Identifier le résultat attendu en utilisant les informations à sa disposition Objectif : Faire un tri et contrôler la fiabilité et la pertinence de l information Outils : Tous outils pertinents d analyse de l information Fonctions : Méthodes : Analyse multicritères : identification des sources, croisement des sources etc. Objectif : Obtenir l information utile et spécifique au problème ou besoin identifié Outils : Outils de dépouillement d enquêtes Sphinx, Ethnos, Excel etc. Fonctions : Fonctions de base de rédaction et de traitement dont tris à plat et croisés Méthodes : Réflexion, conception, test, administration et exploitation (suivre le processus d enquête) Objectif : Etre informé en continu sur les domaines identifiés Outils : Flux RSS, alertes, newsletters, forums etc. Fonctions : manipulation des outils cités précédemment Méthodes : Identifier le domaine et choisir les outils adaptés et en assurer le suivi Objectif : Créer, mettre à jour et sauvegarder des documents types Outils : Texteurs, tableurs, SGBDR etc. Fonctions : création de modèles Méthodes : Identifier le besoin et la structure du document pour répondre au besoin Essai d Explicitation par votre professeur Objectif : Faciliter l accès à l information Outils : Texteurs, PréAO Fonctions : Créer des liens hypertextes, des sommaires, une pagination et utiliser un mode plan Méthodes : Identifier les utilisateurs et hiérarchiser l information Objectif : Limiter l encombrement des supports et diffuser l information rapidement Outils : Scanner équipé d un logiciel de reconnaissance des caractères Fonctions : Sélectionner une zone, définir les paramètres Méthodes : Utiliser un mode opératoire Objectif : Adapter le format à l utilisation et au volume Outils : Scanner équipé d un logiciel de reconnaissance des caractères Fonctions : Enregistrement Méthodes : Objectif : Le rendre accessible à tout utilisateur N imprimez que si nécessaire - 24/38

25 Activités Compétences Mobiliser les méthodes de Interroger une base de données. recherche d'information Mobiliser les méthodes de recherche d'information Sélectionner et valider l'information. documents Procéder à l'acquisition numérique de documents Compresser un document numérique Procéder à l'acquisition numérique de documents Indexer un document Optimiser la circulation de l'information Mettre à jour les listes de diffusion et les annuaires Participer à l'évolution du système d'information Se situer dans l'organisation et dans les processus Participer à l'évolution du système d'information Identifier les besoins Participer à l'évolution du système d'information Analyser et représenter les procédures et les flux Participer à l'évolution du système d'information Proposer des améliorations et les argumenter. Activités Compétences Essai d Explicitation par votre professeur Objectif : Savoir analyser et rédiger une requête Outils : Un SGBDR (Access, Mysql, Etc.) Fonctions : Sélection, suppression, mise à jour Méthodes : Identifier le résultat attendu en utilisant les informations à sa disposition Objectif : Faire un tri et contrôler la fiabilité et la pertinence de l information Outils : Tous outils pertinents d analyse de l information Fonctions : Méthodes : Analyse multicritères : identification des sources, croisement des sources etc. Outils : Logiciel de conversion ou bureautique (média convecteur, jpeg etc.) Fonctions : adaptées selon les logiciels Méthodes : Modes opératoires Objectif : Faciliter la transmission et le stockage de données Outils : logiciels de compression comme WINZIP, 7 ZIP, WINRAR ZIP, JPEG, GIF, MPEG, MP3, WMA Fonctions : modifier les paramètres de compression Méthodes : justifier choix par rapport au taux de compression, à l utilisateur, à l objectif et aux contraintes (c est le : Pourquoi avoir effectué la compression). La compression estelle accessible par l utilisateur final? Objectif : Faciliter la recherche Outils : Référentiel documentaire et propriétés sous Word Fonctions : Méthode Objectif : Assurer la performance de la diffusion Outils : outils de la messagerie, services Web Fonctions : ajout ou suppression d un contact Méthodes : Objectif : Analyser et améliorer la circulation de l information Outils : Modèle évènement résultat, schéma poste document, diagramme imagé, organigramme de structure Fonctions : Méthodes : Utiliser les modes opératoires Objectif : Analyser l existant en vue de son amélioration Outils : Questionnaire, tous outils de résolution de problèmes Fonctions : Méthodes : Correspond au contexte des situations professionnelles données ou vécues Il faut repérer le contexte organisationnel de ladite situation, les outils technologiques mobilisés ou à mobiliser (matériel et logiciels), les acteurs concernés et les éventuelles formations nécessaires pour l évolution du SI Les 3 composantes su SI doivent être présentées Objectif : Schématiser et comprendre les procédures et les flux Outils : Diagramme de flux Fonctions : Méthodes : Repérer les acteurs, les flux et leurs sens Objectif : Dégager une solution favorable en fonction de l analyse Outils : Tous les outils d analyse et de comparaison et les outils d argumentation Fonctions : Méthodes : La solution doit être argumentée dans les trois composantes du SI Essai d Explicitation par votre professeur N imprimez que si nécessaire - 25/38

26 Activités Compétences Essai d Explicitation par votre professeur Objectif : Savoir analyser et rédiger une requête Outils : Un SGBDR (Access, Mysql, Etc.) Mobiliser les méthodes de Interroger une base de données. Fonctions : Sélection, suppression, mise à jour recherche d'information Méthodes : Identifier le résultat attendu en utilisant les informations à sa disposition Objectif : Faire un tri et contrôler la fiabilité et la pertinence de l information Mobiliser les méthodes de Outils : Tous outils pertinents d analyse de l information recherche d'information Sélectionner et valider l'information. Fonctions : Méthodes : Analyse multicritères : identification des sources, croisement des sources etc. Objectif : Dresser l état des procédures et de la sécurisation de notre SI Outils : Participer à la sécurité du Identifier les procédures et moyens de sécurisation du Fonctions : système d'information système d'information. Méthodes : Faire l inventaire de l existant (outils logiciels anti spam, outils matériels avec les onduleurs etc.) et des procédures Objectif : Identifier les failles Outils : Diagramme causes effet, arbre des causes, tableau Participer à la sécurité du Repérer les dysfonctionnements. de visualisation système d'information Fonctions : Méthodes : Cf. outils Objectif : Adapter les droits aux profils des utilisateurs Participer à la sécurité du Outils : ENT, réseau, SGBDR, outils de travail collaboratif Participer à la gestion des droits d'accès. système d'information Fonctions : selon le logiciel, gestion des droits Méthodes : Matrice de droits Objectif : Stocker et permettre l accès à l information Outils : Matériels (tous supports de stockage amovibles, Participer à la sécurité du disques durs externes, clés USB etc.) et outils de GED et de Gérer les sauvegardes. système d'information compression Fonctions : Méthodes : Modes opératoires, indexation Objectif : Protéger l entreprise en assurant la sécurité de son SI Participer à la sécurité du Outils : Rendre le document non modifiable, mot de passe, Contrôler l'intégrité et la confidentialité des informations. système d'information etc. Fonctions : Méthodes : respect des procédures fixant les droits d accès Participer à la sécurité du Formuler des propositions d'amélioration relatives aux postes Objectif : Améliorer la sécurité du SI système d'information et au service. Outils : tous les outils d analyse N imprimez que si nécessaire - 26/38

27 Activités Compétences Mobiliser les méthodes de Interroger une base de données. recherche d'information Mobiliser les méthodes de recherche d'information Sélectionner et valider l'information. Essai d Explicitation par votre professeur Objectif : Savoir analyser et rédiger une requête Outils : Un SGBDR (Access, Mysql, Etc.) Fonctions : Sélection, suppression, mise à jour Méthodes : Identifier le résultat attendu en utilisant les informations à sa disposition Objectif : Faire un tri et contrôler la fiabilité et la pertinence de l information Outils : Tous outils pertinents d analyse de l information Fonctions : Méthodes : Analyse multicritères : identification des sources, croisement des sources etc. Fonctions : Méthodes : S inscrire dans une démarche globale N imprimez que si nécessaire - 27/38

28 Activités Compétences Déceler un problème ou un Collecter les informations. besoin Rechercher des solutions Utiliser les techniques de créativité : créer et exploiter une carte visuelle des idées assistée par ordinateur Analyser les solutions Utiliser les méthodes et outils de simulation Analyser les solutions Concevoir une feuille de calcul Analyser les solutions Concevoir un tableau croisé dynamique Définir un plan d'action Utiliser les fonctionnalités de gestion de projet Définir un plan d'action Utiliser les fonctionnalités de traitement de l'information quantitative. Essai d Explicitation par votre professeur Objectif : Collecter des informations pour prouver le besoin ou le problème Outils : logiciels de dépouillement d enquête, intranet, tableur, logiciel de présentation, traitement de texte Fonctions : Tableaux, graphiques, formulaires Méthode : Mobiliser les méthodes de recherche de l information pour cerner le besoin ou le problème tout en tenant compte du contexte. Objectif : Utiliser à bon escient les techniques de créativité Outils : logiciels de créativité et de cartographie : freemind, thinkgraph,, mind mapping Des redondances avec le point Gérer une réunion Objectif Analyser les aspects quantitatifs des solutions proposées pour pouvoir les comparer Outils Tableur Fonctions : - Fonctions de base : Somme, moyenne, adressage absolu et relatif, fonction si - Fonctions avancées : tableau croisé dynamique Ne sont pas exigées : la recherche V ou H, ni les macros. Méthode : Différencier la feuille de calcul à usage unique et la feuille automatisée pour les simulations, Réalisation de scénarii et repérage des valeurs cibles Objectif Analyser les différentes phases d un projet et gestion des ressources Outils logiciels de gestion de projet (MS-project, Gantt) Fonctions : saisie des tâches, ordonnancement des tâches Objectif Savoir réaliser et suivre le budget d une manifestation. Effectuer un calcul de coût simple. Outils Tableur, grapheur Fonctions : %, valeur cible... Cf N imprimez que si nécessaire - 28/38

29 Activités Compétences Élaborer un tableau de bord Utiliser les fonctionnalités de calcul et de présentation de données Tenir les agendas Personnels et partagés Mobiliser les fonctionnalités de l'agenda électronique, individuel ou partagé Organiser les déplacements Utiliser les outils de recherche d'informations relatives aux déplacements Organiser les déplacements Utiliser les outils de réservation sur Internet (transport et hébergement) Participer à la coordination Mettre en oeuvre les outils d'administration d'un espace de des activités des membres de travail collaboratif. l'entité Essai d Explicitation par votre professeur Objectif Choisir des indicateurs utiles, significatifs et pertinents. Définir la périodicité de MAJ. Choisir un mode de représentation efficace. Outils Tableur, grapheur, PréAO Fonctions : %, Evolution ; Fonction SI, graphiques... cf Objectif Gérer l urgence, l importance, les contraintes Outils Part agenda, Google Agenda, Dodle.ch Fonctions : Définir les participants, créer une tâche, modifier un RdV, créer une alerte, consulter plusieurs agendas et trouver un créneau commun. Objectif Respecter les contraintes (réglementaires, culturelles, financières) Outils cf. 212 recherches d information Fonctions : Itinéraire, hébergement, transports. Fournir les informations utiles: Toutes ces compétences ont déjà été évaluées par ailleurs. Objectif Tenir compte du contexte managérial et relationnel, culturel de l entreprise. Outils Quick Place, Part Agenda... outils du travail collaboratif. Fonctions : Définir et gérer les droits des utilisateurs. Organiser l espace de travail collaboratif. N imprimez que si nécessaire - 29/38

30 Activités Fournir une assistance à l'utilisation des technologies de l'information et de la communication Fournir une assistance à l'utilisation des technologies de l'information et de la communication Fournir une assistance à l'utilisation des technologies de l'information et de la communication Fournir une assistance à l'utilisation des technologies de l'information et de la communication Fournir une assistance à l'utilisation des technologies de l'information et de la communication Compétences Répondre à une demande ponctuelle d'aide, de dépannage d'un membre de l'entité Fournir une assistance à l'utilisation des technologies de l'information et de la communication Accompagner le déploiement des applications informatiques auprès des utilisateurs. Orienter vers des ressources, des formations. Optimiser les pratiques des utilisateurs dans l'entité. Former les utilisateurs aux usages, pratiques et outils utilisés. Essai d Explicitation par votre professeur Objectif Etre capable de poser les questions de base afin de poser un diagnostic. Se situer dans le système d information et connaître les ressources. Outils Ensemble des outils cités dans le référentiel (veille, recherche d information, présentation) Des supports possibles pour répondre à la demande ponctuelle d aide ou de dépannage : mode opératoire, fiche de procédure, organigramme, FAQ, blogs... Pour actualiser ses connaissances en TIC : flux RSS, alertes, consultation de sites... Méthode : Utiliser la démarche de résolution de problème et de gestion de projet. Actualiser ses connaissances dans le domaine des TIC. N imprimez que si nécessaire - 30/38

31 Activités Préparer et suivre les formations Compétences Essai d Explicitation par votre professeur Outils : texteur, tableur, base de données, tout logiciel spécialisé : planning, agendas Assurer le suivi administratif et financier : mettre en œuvre les Fonctions : produire, utiliser des supports de suivi fonctionnalités d'applications métier du domaine de la formation. Méthodes : collecte de l information, mise en forme et diffusion Outils : planning, tableur, agendas, base de données du personnel Fonctions : collecte des informations, centralisation, mise en Assurer le suivi des congés Organiser la continuité du service : mettre en œuvre des outils forme et mise à jour annuels de planification de l'activité et des congés. Méthodes : prise en compte des contraintes (organisationnelles, juridiques, techniques) Outils : planning, tableur, agendas, base de données du personnel Gérer les absences Assurer le suivi des absences : mettre en œuvre un outil de suivi des absences. Fonctions : collecte des informations, centralisation, mise en forme et mise à jour Méthodes : prise en compte des contraintes (organisationnelles, juridiques, techniques) Outils : formulaire de saisie de données, masque de saisie Fonctions : Mettre à jour les données administratives du Personnel Utiliser les interfaces graphiques de saisie des données du domaine de la GRH. Méthodes : N imprimez que si nécessaire - 31/38

32 Activités Compétences Essai d Explicitation par votre professeur Outils : interface graphique : masque de saisie Fonctions : Gérer les achats de petit matériel et de fournitures Assurer le suivi des commandes : enregistrer une facture. Méthodes : saisie de données, suivi du paiement de la facture par pointage sur un tableau de bord (?) Outils : tout outil d ordonnancement : PERT, msproject, ganttproject, liste de contrôle, planning, agendas, Matrice d Eisenhower Assurer la logistique d'un événement Construire le déroulement de la manifestation : utiliser les fonctionnalités d'un outil d'ordonnancement des tâches et de planification. Fonctions : gestion du temps Méthodes : prise en compte des besoins et de toutes les contraintes d ordre organisationnel, humain, matériel, financier. Outils : à adapter à la formation de spécialité proposée par l établissement de formation Mettre en œuvre les méthodes de travail spécifiques au domaine de spécialité Utiliser les logiciels ou modules spécifiques du domaine de spécialité. Fonctions : Méthodes : N imprimez que si nécessaire - 32/38

33 ANNEXE 5 SYNTHÈSE PROCESSUS DE VALIDATION DES COMPETENCES DU LIVRET N imprimez que si nécessaire - 33/38

34 N imprimez que si nécessaire - 34/38

35 N imprimez que si nécessaire - 35/38

36 ANNEXE 6 - Liste des compétences du LIVRET INFORMATIQUE BTS AM Activités Rendre compte, informer, faire le point Animer un travail collaboratif Animer un travail collaboratif Gérer une réunion Gérer une réunion Créer, entretenir et activer un réseau relationnel (à l'interne, à l'externe, à l'international) Créer, entretenir et activer un réseau relationnel (à l'interne, à l'externe, à l'international) Accueillir et informer en français et en langue étrangère Communiquer par écrit (en interne, à l'externe, en langue française et étrangère) Communiquer par écrit (en interne, à l'externe, en langue française et étrangère) Communiquer par écrit (en interne, à l'externe, en langue française et étrangère) Communiquer par écrit (en interne, à l'externe, en langue française et étrangère) Mobiliser les méthodes de recherche d'information Mobiliser les méthodes de recherche d'information Mobiliser les méthodes de recherche d'information Mobiliser les méthodes de recherche d'information Assurer une veille informationnelle Créer et modéliser un document Compétences Mettre en oeuvre les fonctionnalités d'écriture, de correction et de mise en forme des logiciels bureautiques. Mettre en oeuvre les outils et les méthodes du travail collaboratif. Assurer la circulation des documents (papiers et électroniques). Pratiquer les techniques d'animation de réunion : créer et utiliser une présentation assistée par ordinateur. Pratiquer les techniques de créativité : créer et exploiter une carte visuelle des idées assistée par ordinateur. Lien vers fichier étudiant Créer une base de contacts. Partager ses informations. Orienter et guider un visiteur : rechercher dans un annuaire, un agenda électronique. Définir les moyens de la communication. Réaliser un publipostage. Appliquer une charte graphique. Mobiliser les fonctionnalités d'écriture, de mise en page et de présentation des logiciels bureautiques. Mobiliser les moyens de recherche d'information. Interroger une base de données. Sélectionner et valider l'information. Réaliser un questionnaire d'enquête et traiter les réponses. Mettre en place une méthode de veille. Produire, utiliser, maintenir des documents génériques. Organiser l'accès à l'information dans le dossier, la revue de Élaborer un dossier documentaire, un dossier comptable, presse. une revue de presse Procéder à l'acquisition numérique de documents Numériser les documents. N imprimez que si nécessaire - 36/38

37 Activités Procéder à l'acquisition numérique de documents Procéder à l'acquisition numérique de documents Procéder à l'acquisition numérique de documents Procéder à l'acquisition numérique de documents Optimiser la circulation de l'information Participer à l'évolution du système d'information Participer à l'évolution du système d'information Participer à l'évolution du système d'information Participer à l'évolution du système d'information Compétences Attribuer un format au document (image ou contenu). Convertir le format d'un document. Compresser un document numérique. Indexer un document. Mettre à jour les listes de diffusion et les annuaires. Se situer dans l'organisation et dans les processus. Identifier les besoins. Analyser et représenter les procédures et les flux. Proposer des améliorations et les argumenter. Identifier les procédures et moyens de sécurisation du système Participer à la sécurité du système d'information d'information Participer à la sécurité du système d'information Repérer les dysfonctionnements Participer à la sécurité du système d'information Participer à la gestion des droits d'accès Participer à la sécurité du système d'information Gérer les sauvegardes Participer à la sécurité du système d'information Contrôler l'intégrité et la confidentialité des informations. Formuler des propositions d'amélioration relatives aux postes et Participer à la sécurité du système d'information au service Déceler un problème ou un besoin Collecter les informations. Utiliser les techniques de créativité : créer et exploiter une carte Rechercher des solutions visuelle des idées assistée par ordinateur Analyser les solutions Utiliser les méthodes et outils de simulation Analyser les solutions Concevoir une feuille de calcul Analyser les solutions Concevoir un tableau croisé dynamique Définir un plan d'action Utiliser les fonctionnalités de gestion de projet. Utiliser les fonctionnalités de traitement de l'information Définir un plan d'action quantitative. Utiliser les fonctionnalités de calcul et de présentation de Élaborer un tableau de bord données. Mobiliser les fonctionnalités de l'agenda électronique, Tenir les agendas Personnels et partagés individuel ou partagé. Utiliser les outils de recherche d'informations relatives aux Organiser les déplacements déplacements. Utiliser les outils de réservation sur Internet (transport et Organiser les déplacements hébergement) Participer à la coordination des activités des membres de Mettre en oeuvre les outils d'administration d'un espace de l'entité travail collaboratif Fournir une assistance à l'utilisation des technologies de Répondre à une demande ponctuelle d'aide, de dépannage d'un l'information et de la communication membre de l'entité Fournir une assistance à l'utilisation des technologies de Orienter vers des ressources, des formations. Lien vers fichier étudiant N imprimez que si nécessaire - 37/38