GastroTime FAQ français

Transcription

1 GastroTime FAQ français 1. Installation du logiciel 2. Paramètres de l entreprise 3. Gestion du personnel 4. Planification 5. Saisie des heures 6. Rapports 7. Update, nouveaux CD 8. Timbreuse - Badgeuse JLD vm

2 1. Installation du logiciel Aide pour l installation avec Windows 7, 32 et 64 bits. L installation de GastroTime sur Windows 7 peut effectivement poser un problème causé par Crystal Report. Lors de l installation, juste après avoir accepté la licence de Crystal Report, un message d erreur apparaît indiquant qu une erreur s est produite pendant l installation de GastroTime. Il se peut également que GastroTime ne permette pas d éditer les rapports. Pour résoudre ce problème, il faut installer manuellement Crystal Report avant d installer GastroTime. Procédez de la manière suivante : 1. Affichez le contenu du CD-ROM 2. Ouvrez le dossier SetupFR (ou DE, IT, EN pour une autre langue) 3. Ouvrez le dossier CrystalReports10_5 4. Double clic sur CRRedist2008_x86.msi (ou x64.msi si version 64 bits) puis double clic sur CRRedist2008_x86_fr.msi (ou x64.msi si version 64 bits, ou encore version de, it, en). Lorsque l installation de Crystal Report est terminée, installez GastroTime normalement. Pourquoi certaines parties de GastroTime, comme les calendriers, ne sont-elles pas traduites dans la langue que j ai sélectionnée? Les calendriers et certaines boîtes de dialogues ne peuvent pas être traduits dans une langue spécifique parce qu ils sont fournis directement par MS Windows. Pour celles-ci, c est la configuration de votre ordinateur qui impose la langue. Le message "Une traduction est manquante. Elle a été remplacée par la traduction par défaut" s affiche. Que dois-je faire? Tout d abord, ne vous inquiétez pas si ce message apparaît. Il veut simplement dire que le système de traduction intégré à GastroTime n a pas trouvé de traduction pour un terme choisi. Ce fait ne devrait normalement pas se produire. Lorsqu il a lieu contre toute attente, vous pouvez continuer à utiliser GastroTime normalement. Le seul inconvénient qui peut apparaître est qu un texte du logiciel ne soit pas traduit dans la langue sélectionnée. J aimerais désinstaller GastroTime mais je ne sais pas comment faire. Il existe au moins deux manières vous permettant de désinstaller GastroTime de votre ordinateur si vous n en n avez plus besoin. La première consiste à insérer le CD-ROM d installation de GastroTime, puis de démarrer le processus d installation (voir chapitre 2.1 Installation du logiciel pour plus de détails). Lorsqu on vous demande de sélectionner la langue d installation, sélectionnez celle que vous avez utilisée lors de l installation de GastroTime. Puis sélectionnez Supprimer GastroTime. La seconde consiste à passer par le Panneau de configuration, "Ajouter ou supprimer des programmes". Sélectionnez ensuite GastroTime dans la liste et cliquez sur le bouton Modifier/Supprimer. J'aimerais installer GastroTime sur un "terminal server" (réseau) car je travaille souvent depuis la maison. Le logiciel est en usage seul (single-user), on ne peut donc pas l'installer en réseau. Cependant, vous pouvez charger les données depuis votre PC sur une clef USB avec laquelle vous pouvez travailler sur un autre ordinateur. «Erreur fatale» apparaît en voulant ouvrir GastroTime. Contrôlez si GastroTime est déjà ouvert «en attente» sur la barre de tâches en bas de l écran. Si oui, fermez celui-ci et redémarrez en cliquant sur l icône se trouvant sur le bureau. Si le problème persiste, contactez un de nos collaborateurs GastroTime.

3 J'ai rechargé une sauvegarde issue d une version récente sur une version plus ancienne actuellement installée sur mon ordinateur. La fenêtre de dialogue suivante est apparue : «Erreur inattendue d'écriture dans la base de données» Il n est pas possible de recharger une sauvegarde provenant d une version plus récente du logiciel. Vous devez dès lors installer la même version sur votre PC. J ai une ancienne version 2009 de GastroTime et j aimerais installer une version 2013 : Le fait de devoir «sauter» plus de 2 versions pose problème. Il est plus prudent d installer les versions intermédiaires afin d éviter les désagréments. Lors de votre commande, nos collaborateurs vous conseilleront volontiers et vous aident à effectuer cette opération. Il est également possible de mandater nos conseillers pour transférer vos données de la version plus ancienne sur votre nouvelle version contre un léger dédommagement. Disparitions des données lors de mise à jour de l antivirus Avast : Le logiciel antivirus gratuit Avast est très utilisé. Les dernières mises à jour d Avast traitent les fichiers de logiciels non reconnus de manière temporaire sur un disque virtuel. Par conséquent, toutes les tâches que vous aurez effectuées ne seront pas sauvegardées et seront perdues. Pour y remédier, veuillez consulter la rubrique ci-dessous. Disparitions de toutes les données saisies J ai effectué des saisies, imprimé les rapports, puis fait une sauvegarde. Le lendemain, en ouvrant GastroTime, tout avait disparu. J ai installé la sauvegarde, mais elle était vide. Ce même problème est déjà survenu 3 mois plus tôt, mais à ce moment-là, j ai pensé avoir fait une mauvaise manipulation. Ce problème est la conséquence d une sécurité de l antivirus AVAST. Pour y remédier, il faut ajouter le logiciel GastroTime comme exception dans Avast de la façon suivante : Ouvrez Avast - allez dans l'onglet "Sécurité" - cliquez sur "Antivirus" dans le menu à gauche Puis dans sous-menu "Agent des Fichiers" - cliquez ensuite sur le bouton "Paramètres" (à droite) Dans la nouvelle fenêtre, cliquez sur "AutoSandbox" - vous avez ensuite au bas de la fenêtre les "Fichiers à exclure de l'autosandbox". Cliquez sur "Parcourir" - sélectionnez l'exécutable de GastroTime (par défaut: C:\Programmes\Gastroconsult SA\GastroTime\GastroTime.exe ou C:\Program Files (x86)\gastroconsult SA\GastroTime\GastroTime.exe) Cliquez finalement sur OK pour ajouter l'exception

4 2. Paramètres de l entreprise J'aimerais insérer une saisie, mais le programme s'interrompt lorsque je clic sur OK, pourquoi? Lorsqu'on insère les heures de début et fin de journée, il ne faut pas oublier de mettre un point entre les heures et les minutes (ex : et non 0900) Je ne peux pas choisir plusieurs périodes d'heures de nuit, pourquoi? Selon la CCNT, la période des heures de nuit sélectionnée, est valable pour tout l'établissement. J'ai changé des données le mois précédent et elles ont été effacées. Lorsque l'on modifie des données, on ne peut le faire que pour les dates à venir et non rétroactivement, au risque de les perdre. J'ai introduit 33,6 dans les paramètres "heures hebdomadaires" pour un employé occupé à 80%. Les heures sont refusées dans le rapport. Il faut insérer les chiffres en heures et minutes et non en centièmes : ex: 33(h):36(min) et non 33,60. J ai un établissement saisonnier et j aimerais savoir à quel moment je dois renouveler la demande mon permis «d établissement saisonnier» et à qui je dois m adresser. En effet, si vous avez obtenu cette autorisation, celle-ci est valable au maximum 2 ans (éventuellement 1 an). Dans la rubrique «paramètres de l établissement», en cliquant «oui» sous établissement saisonnier, vous avez la possibilité d insérer d'une date du prochain renouvellement "établissement saisonnier" et vous en serez averti au démarrage de l'application à partir d'un mois avant l'échéance. Cette demande doit être faite auprès de l Office de contrôle de la CCNT à Bâle : info@l-gav.ch

5 3. Gestion du personnel J ai défini une date de sortie pour un employé et depuis il a disparu. Les listes vous permettant de sélectionner un employé dans les différents onglets ne comprennent que les employés effectivement engagés par votre établissement durant l année en cours. Ceci est fait dans le but de ne pas surcharger ces listes avec des employés qui n ont plus rien à faire avec votre établissement. Cependant, il est possible que pour une raison ou une autre, vous désiriez quand même sélectionner l un de ces employés. Pour cela, cliquez simplement sur le bouton Afficher tous les employés de la barre d outils. Ce bouton reste enfoncé et indique que tous les employés sont disponibles dans les listes. Si vous désirez retrouver des listes normales, cliquez à nouveau sur le même bouton. Un collaborateur a réduit (ou augmenté) son temps de travail de 42 à 36 heures, comment dois-je procéder? Valable uniquement pour la version Il s agit en réalité d une modification du contrat de travail. Vous devez saisir une date de sortie du collaborateur dans la tâche gestion du personnel, sans oublier ensuite d imprimer tous les rapports des heures (contrôle de la durée du travail, récapitulatif mensuel et récapitulatif annuel). Ensuite, pour ce même collaborateur, vous saisissez une nouvelle date d entrée en inscrivant son nouveau temps de travail hebdomadaire (dans notre exemple 36 heures). N oubliez pas de saisir les reports initiaux ressortant des rapports précédents (jours de repos, jours fériés, vacances et heures supplémentaires). Mon collaborateur travaille 2 jours par semaine en moyenne. Ce mois, il a été malade 1 jour lorsqu il aurait dû travailler. Si j introduis une absence pour maladie pour ce jour-là, il aura des heures manquantes, est-ce juste? Oui, c est correct. Il s agit d un collaborateur à temps partiel avec un horaire fixe. Comme pour tous les autres travailleurs, une absence pour cause de maladie est calculée à raison de 1/7ème du temps de travail hebdomadaire. Si ce collaborateur avait 7 jours d absence pour maladie, il n aurait aucune heure manquante. Un collaborateur est absent pour cause de maladie depuis plus de 2 mois complets et le droit aux vacances est toujours calculé mensuellement. Comment procéder pour que le droit aux vacances ne soit plus calculé? La version 2013 de GastroTime effectue cette réduction automatiquement. Dans le cas des versions plus anciennes, procédez comme suit : En effet, selon les commentaires de l article 17 de la CCNT, les vacances ne peuvent être réduites pour cause de maladie, de service militaire ou d accident que lorsque le collaborateur est absent plus de deux mois par an. Cette réduction de 1/12ème n est possible qu à partir du 2ème mois d absence complet. Vous devez procéder de la manière suivante sur GastroTime: 1. Saisir la date de sortie correspondant à la date du dernier jour du 1er mois de la maladie, service militaire ou accident. 2. Imprimer tous les décomptes (3 au total) 3. Saisir la date d entrée correspondante au 1er jour du 2ème mois d absence. 4. Saisir 0 jour dans le champ jour de vacances (ne pas tenir compte de l avertissement). 5. Saisir les reports initiaux. Lorsque votre collaborateur sera à nouveau présent, veuillez procéder de la même manière en introduisant à nouveau son droit aux vacances annuelles. J'ai payé 10 heures supplémentaires à un collaborateur à fin janvier. Comment faire pour que ces 10 heures soient déduites du rapport de contrôle de la durée de travail à fin février? Dans la boîte de dialogue "Temps payé par employé", "heures supplémentaires payées" introduire 10 ainsi, les 10 heures seront déduites du total du calcul de la durée du travail.

6 Manque d heures important après installation d une mise à jour GastroTime J avais une ancienne version 2010 et j ai installé une nouvelle version. Dès la 1 ère lecture, j ai constaté que mes collaborateurs avaient des heures manquantes dans des proportions importantes, pourquoi? La date d'entrée de vos collaborateurs doit correspondre à la date du début du contrôle des heures à l aide de GastroTime et non à la date d engagement du collaborateur dans votre entreprise. (Dans ce dernier cas, le logiciel aura comptabilisé toute une période avec des heures dues mais non contrôlées. Vous situez dans l'onglet «Gestion du personnel» où vous trouverez la liste de votre personnel ainsi que leurs dates d'entrées respectives. Parcourez tous vos employés et changez la date d'entrée correspondante à la mise en place de GastroTime pour la 1 ère fois. Par la suite, vous pourrez insérer la date effective du début de contrat de votre collaborateur.

7 4. Planification Dans la planification, je ne retrouve pas tous mes employés. Premièrement, avez-vous bien choisi une planification par employé? Pour le vérifier, reportez-vous au chapitre 4.1 du guide d utilisation Choix du type de planification. Si ceci est correct, vérifiez les dates d entrée et de sortie de l employé en question dans l onglet Gestion du personnel. La planification ne comporte en effet que les employés qui travaillent pour vous selon leurs dates d entrée et de sortie. Comment procéder pour réduire les heures supplémentaires par compensation de congé? Dans l onglet "planification" ou "saisies des heures", sous "absence", cliquer sur " pas travaillé" : sous "absence demi-jour 1" dans le cas d une compensation partielle, ou également sous "absence demi- jour 2" s il s agit d une compensation du jour complet. Sur la version 2013 de GastroTime, choisissez le taux de 50% dans les «Absences», dans le cas d une compensation d un demi-jour. Comment traiter un collaborateur occupé à temps partiel (40 % du temps normal de travail) mais travaillant 2 jours par semaine? Dans un premier temps, le collaborateur sera saisi dans l onglet gestion du personnel avec les choix «employé à temps partiel» et «16h48mn» de temps de travail hebdomadaire (40% de 42 heures). Dans notre onglet planification ou saisie des heures en cas de saisie directe, il faudra planifier 2 jours de travail à 8h24mn (h.mn). Les autres jours de la semaine seront considérés comme suit : 2 jours de repos et 3 jours «pas travaillé». En cas de semaine de vacances, nous considérerons toute la semaine comme vacances. Par contre si le collaborateur désire prendre 1 jour de vacances (absence à 1/7) alors qu il devait travailler ce jour-là, il aura alors un manque d heure de 2.24 (h/mn) qu il devra compenser par la suite. S il prend 1 jour férié (absence à 1/5) ce jour-là, les heures à travailler seront alors réduites de 3h.22mn. Un employé travaille à 100% et se trouve en maladie 1 jour, l entreprise travaille 42 h/semaine. GastroTime calcule 6 heures de maladie pour ce jour. Cela ne devrait- t-il pas être 8,4 heures (8h.24mn)? La maladie est calculée à 1/7 de l horaire hebdomadaire (au même titre que les vacances et accidents). 1/7 de 42h représente 6 heures. Notez que, si un collaborateur était absent une semaine complète (7 jours) il n y aurait aucune heure manquante (7 x 6 heures). Comment insérer correctement les absences maladie dans GastroTime? Dans la rubrique «saisies des heures», ouvrir la boîte de dialogue «absences» et cliquez sur la première ligne, puis choisissez les dates, le pourcentage d absence, la périodicité et type d absence, en l occurrence «maladie». Mon collaborateur a des jours de repos manquants, ainsi qu un grand nombre d heures supplémentaires. Comment puis-je les compenser? Un collaborateur a travaillé 6 jours par semaine à raison de 08h24mn par jour, pendant trois semaines. Il présente par conséquent un solde de trois jours de repos non pris et il accumulé 25h12mn supplémentaires. Durant les deux semaines suivantes, il ne travaille que 4 jours par semaine à raison de 08h24mn par jour. Il peut prendre ainsi un troisième jour de repos à titre de compensation, réduisant du même coup son solde de jours de repos non pris de deux jours et son solde d heures supplémentaires de 16h48mn. Le fait de ne pas prendre tous les jours de repos, a pour conséquence une accumulation d heures supplémentaires. Si le collaborateur a travaillé plus de 08h24mn par jour et pris tous ses jours de congé, il devra seulement réduire les heures supplémentaires.

8 Mon collaborateur a des jours de repos et des heures de travail manquantes. Comment puisje les compenser? Jours de repos manquants : cette situation se présente souvent dans les établissements saisonniers. Durant la haute saison, s il n est pas possible de prendre chaque semaine 2 jours de repos, cela se traduit par un manque de jour de repos pris à la fin du mois. L employé devra les reprendre durant la basse saison conformément à la CCNT, ainsi le décompte sera exact à la fin de l année. Les heures manquantes : l employé doit faire par ex. 8h24mn par jour. S il n y a pas assez de travail certains jours et que l employeur libère son employé avant d avoir effectué toutes ses heures, il aura des heures manquantes à la fin du mois. La solution est donc de travailler un peu plus tous les jours jusqu à ce que les heures soient rattrapées. Si cette situation se présente régulièrement, il faudra revoir le pourcentage de travail à la baisse, ce qui signifie un changement de contrat Une collaboratrice employée à 80% travaille 4 jours par semaine. Comment dois-je planifier les jours de repos? Le principe de deux jours de repos par semaine vaut pour tous les collaborateurs, y compris les collaborateurs occupé à temps partiel. Pour cette personne employée à 80%, il faut donc planifier 4 jours de travail, 2 jours de repos et 1 jour " pas travaillé". Quelle est la différence entre les absences prises en compte à 1/7 ème et celles prises en compte à 1/5 ème? Les jours d'absence calculés à 1/7 ème (par exemple vacances, maladie, accident, etc.) représentent l équivalent de 6h. pour la semaine de 42h., 6h12mn pour la semaine de 43h30mn et 6h26mn pour la semaine de 45h. Les jours d'absence calculés à 1/5 ème décès, mariage, formation, etc) représentent l équivalent de 8h24mn pour la semaine de 42h., 8h42mn pour la semaine de 43h30mn et 9h. pour la semaine de 45h. Ces jours sont stipulés en détail sur le rapport «récapitulatif mensuel». Je désire insérer les pauses dans la planification afin de respecter la loi sur le travail. Comment dois-je procéder? Positionnez le curseur de la souris à l'extérieur d'une période de travail, clic droit, puis cliquez sur "Ajouter une période" et déplacez le champ afin que l espace-temps corresponde à la pause désirée. Pour déplacer une période planifiée, cliquez sur la période et faites glisser la souris. Pour supprimer une période, positionnez votre curseur sur la période choisie, clic droit, puis choisissez "Supprimer la période".

9 En cas d'absence pour décès et jours fériés, le droit aux jours de repos est-il réduit? Mon employé a 3 jours d absence pour décès et 1 jour férié durant la même semaine. A-t-il tout de même droit à 2 jours de repos? Le droit de jours de repos n est pas réduit en cas d absence à 1/5 ème. Dès lors, il faudra saisir les 2 jours de repos. En cas de non saisie des jours de repos, il n'y aura pas d'incidence sur les heures à travailler, mais des jours de repos seront manquants!

10 5. Saisie des heures Dans la saisie des heures, j ai sélectionné une date et un employé mais les champs des jours sont désactivés (en gris). La saisie des heures n est possible que pour les employés qui sont engagés par votre établissement ce jour-là. Vérifiez les dates d entrée et de sortie de votre employé dans l onglet Gestion du personnel. Un employé travaille à 100% et se trouve en maladie 1 jour, l entreprise travaille 42 h/semaine. GastroTime calcule 6 heures de maladie pour ce jour. Cela ne devrait- t-il pas être 8,4 heures (8h.24mn)? La maladie est calculée à 1/7 de l horaire hebdomadaire (au même titre que les vacances et accidents). 1/7 de 42h représente 6 heures. Notez que, si un collaborateur était absent une semaine complète (7 jours) il n y aurait aucune heure manquante (7 x 6 heures). Comment insérer correctement les absences maladie dans GastroTime? Dans la rubrique «saisies des heures», ouvrir la boîte de dialogue «absences» et cliquez sur la première ligne, puis choisissez les dates, le pourcentage d absence, la périodicité et type d absence, en l occurrence «maladie». Mon collaborateur travaille 2 jours par semaine en moyenne. Ce mois, il a été malade 1 jour lorsqu il aurait dû travailler. Si j introduis une absence pour maladie pour ce jour-là, il aura des heures manquantes, est-ce juste? Oui, c est correct. Il s agit d un collaborateur à temps partiel avec un horaire fixe. Comme pour tous les autres travailleurs, une absence pour cause de maladie est calculée à raison de 1/7ème du temps de travail hebdomadaire. Si ce collaborateur avait 7 jours d absence pour maladie, il n aurait aucune heure manquante. Mon employé travaille de 9h à 13h30 puis mange à 13h30 et s en va dès qu il a terminé de manger. Il ne timbre plus et ne revient qu à 17h30. Si j insère les heures de 9h à 13h30, le repas (X sur la feuille de contrôle) n est pas pris en compte puisqu il part directement après avoir terminé. Comment procéder pour que le repas soit inscrit? Vous pouvez procéder de deux manières. 1. Vous fixez la fin du travail à 14h et saisissez une pause repas de 30 minutes. Celle-ci sera déduite du temps travail. 2. Vous fixez la fin du travail à 13h30 et saisissez une pause repas de 1 minute. Celle-ci ne sera pas déduite du temps de travail. Dans les deux cas, le repas sera considéré dans le rapport de contrôle du temps de travail. Si un employé prend une pause plus courte que 30 min pour le repas, on est obligé de la mettre en pause hors repas. Comment faire pour que le repas soit mentionné sur la feuille de contrôle de la durée de travail? Si vous introduisez une pause repas inférieure à 30 minutes, le repas pris sera mentionné sur la feuille de contrôle du temps de travail par une croix. Le temps de pause ne sera par contre déduit du temps de travail que s il est saisi dans le champ "Temps de pause total hors repas". Un collaborateur est absent pour cause de maladie depuis plus de 2 mois complets et le droit aux vacances est toujours calculé mensuellement. Comment procéder pour que le droit aux vacances ne soit plus calculé? La version 2013 de GastroTime effectue cette réduction automatiquement. Dans le cas des versions plus anciennes, procédez comme suit : En effet, selon les commentaires de l article 17 de la CCNT, les vacances ne peuvent être réduites

11 pour cause de maladie, de service militaire ou d accident que lorsque le collaborateur est absent plus de deux mois par an. Cette réduction de 1/12ème n est possible qu à partir du 2ème mois d absence complet. Vous devez procéder de la manière suivante sur GastroTime: 1. Saisir la date de sortie correspondant à la date du dernier jour du 1er mois de la maladie, service militaire ou accident. 2. Imprimer tous les décomptes (3 au total) 3. Saisir la date d entrée correspondante au 1er jour du 2ème mois d absence. 4. Saisir 0 jour dans le champ jour de vacances (ne pas tenir compte de l avertissement). 5. Saisir les reports initiaux. Lorsque votre collaborateur sera à nouveau présent, veuillez procéder de la même manière en introduisant à nouveau son droit aux vacances annuelles. Mon collaborateur est employé à plein temps, avec un horaire fixe. Il est en maladie à 50%. Comment saisir les heures afin que la maladie soit prise en compte? Saisir les heures de travail Sous demi-jour 2, insérer dans les "absences ½ jour 2" : Maladie Pour les 2 jours de repos: insérer dans " absence ½ jour 1" : Jour de repos (pour le matin) insérer dans " absence ½ jour 2 : Maladie (pour l'après-midi ) Sur la version 2013 de GastroTime, choisissez le taux désiré (de 10% à 100%) dans la fenêtre «Absences». Je désire saisir une absence pour un demi-jour de repos, comment procéder? Lorsque vous enregistrez la saisie des heures avec une absence pour un demi-jour de repos, GastroTime laisse apparaître ce message d'information: Contrôler l'article de la CCNT: est réputé demi-jour de repos, l'intervalle allant jusqu'à 12h ou de 14h au repos nocturne. Veuillez vérifier la date suivante. Lors de l'enregistrement, la fenêtre d'information vous demande de vous assurer que les heures saisies correspondent bien aux exigences de la CCNT. La question est posée sur tous les jours concernés, ce qui signifie qu'il faut cliquer sur OK jusqu'à ce que la fenêtre n'apparaisse plus. Comment procéder pour réduire les heures supplémentaires par compensation de congé? Dans l onglet "planification" ou "saisies des heures", sous "absence", cliquer sur " pas travaillé" : sous "absence demi-jour 1" dans le cas d une compensation partielle, ou également sous "absence demi- jour 2" s il s agit d une compensation du jour complet. Sur la version 2013 de GastroTime, choisissez le taux de 50% dans les absences dans le cas d une compensation d un demi-jour. Solde positif ou négatif des heures hebdomadaires. Le manque ou le surplus d'heures par semaine dépend du nombre de jours de travail dans la semaine. Exemple : semaine du vendredi au dimanche équivalente à une semaine de 3 jours de travail, le collaborateur prend 2 jours de repos, nous sommes confrontés à un solde négatif des heures hebdomadaires de travail. Il n'a pas droit à 2 jours de congé, mais à 0,86 jour. En conséquence, le collaborateur a pris trop de repos. A l'inverse, pour une semaine de 5 jours de travail, du lundi au vendredi et que le collaborateur n'a pas pris de jour de repos (alors qu'il aurait droit à 1,43 jours de repos) nous serons en présence d'un solde positif des heures hebdomadaires. Le logiciel calcule exactement les heures hebdomadaires dans le rapport " Contrôle de la durée de travail". Comment traiter un collaborateur occupé à temps partiel (40 % du temps normal de travail) mais travaillant 2 jours par semaine?

12 Dans un premier temps, le collaborateur sera saisi dans l onglet gestion du personnel avec les choix «employé à temps partiel» et «16h48mn» de temps de travail hebdomadaire (40% de 42 heures). Dans notre onglet planification ou saisie des heures en cas de saisie directe, il faudra planifier 2 jours de travail à 8h24mn. Les autres jours de la semaine seront considérés comme suit : 2 jours de repos et 3 jours «pas travaillé». En cas de semaine de vacances, nous considérerons toute la semaine comme vacances. Par contre si le collaborateur désire prendre 1 jour de vacances alors qu il devait travailler ce jour-là, il aura alors un manque d heure de 5h58mn qu il devra compenser par la suite. S il prend 1 jour férié (absence à 1/5) ce jour-là, les heures à travailler seront alors réduites de 3h22mn. Quelle est la différence entre les absences prises en compte à 1/7 ème et celles prises en compte à 1/5 ème? Les jours d'absence calculés à 1/7 ème (par exemple vacances, maladie, accident, etc.) représentent l équivalent de 6h. pour la semaine de 42h., 6h12mn pour la semaine de 43h30mn et 6h26mn pour la semaine de 45h. Les jours d'absence calculés à 1/5 ème décès, mariage, formation, etc) représentent l équivalent de 8h24mn pour la semaine de 42h., 8h42mn pour la semaine de 43h30mn et 9h. pour la semaine de 45h. Ces jours sont stipulés en détail sur le rapport «récapitulatif mensuel». Mon collaborateur a des jours de repos manquants, ainsi qu un grand nombre d heures supplémentaires. Comment puis-je les compenser? Un collaborateur a travaillé 6 jours par semaine à raison de 08h24mn par jour, pendant trois semaines. Il présente par conséquent un solde de trois jours de repos non pris et il accumulé 25h12mn supplémentaires. Durant les deux semaines suivantes, il ne travaille que 4 jours par semaine à raison de 08h24mn par jour. Il peut prendre ainsi un troisième jour de repos à titre de compensation, réduisant du même coup son solde de jours de repos non pris de deux jours et son solde d heures supplémentaires de 16h48mn. Le fait de ne pas prendre tous les jours de repos, a pour conséquence une accumulation d heures supplémentaires. Si le collaborateur a travaillé plus de 08h24mn par jour et pris tous ses jours de congé, il devra seulement réduire les heures supplémentaires. Une collaboratrice employée à 80% travaille 4 jours par semaine. Comment dois-je planifier les jours de repos? Le principe de deux jours de repos par semaine vaut pour tous les collaborateurs, y compris les collaborateurs occupé à temps partiel. Pour cette personne employée à 80%, il faut donc planifier 4 jours de travail, 2 jours de repos et 1 jour " pas travaillé". En cas d'absence pour décès et jours fériés, le droit aux jours de repos est-il réduit? Mon employé a 3 jours d absence pour décès et 1 jour férié durant la même semaine. A-t-il tout de même droit à 2 jours de repos? Le droit de jours de repos n est pas réduit en cas d absence à 1/5 ème. Dès lors, il faudra saisir les 2 jours de repos. En cas de non saisie des jours de repos, il n'y aura pas d'incidence sur les heures à travailler, mais des jours de repos seront manquants! 6. Rapports Est-ce normal que sur le récapitulatif mensuel du contrôle de la durée du travail, le droit aux vacances pour le mois en cours soit de 2.87 alors qu il devrait être de 2.97 et, pour les jours fériés, de 0.49 au lieu de 0.50? Oui, c est normal. Le logiciel se base sur les jours effectifs: si le mois est de 30 jours, la formule est la suivante: 35 jours de vacances divisés par 365j * 30j = 2.87 jours. Si le mois a 31 jours = 35/365*31= 2.97 jours. Sur une année, la moyenne est de 2.92 Au total, à la fin de l année, le résultat est correct. Le calcul est identique pour les jours fériés.

13 Solde positif ou négatif des heures hebdomadaires. Le manque ou le surplus d'heures par semaine dépend du nombre de jours de travail dans la semaine. Exemple : semaine du vendredi au dimanche équivalente à une semaine de 3 jours de travail, le collaborateur prend 2 jours de repos, nous sommes confrontés à un solde négatif des heures hebdomadaires de travail. Il n'a pas droit à 2 jours de congé, mais à 0,86 jour. En conséquence, le collaborateur a pris trop de repos. A l'inverse, pour une semaine de 5 jours de travail, du lundi au vendredi et que le collaborateur n'a pas pris de jour de repos (alors qu'il aurait droit à 1,43 jours de repos) nous serons en présence d'un solde positif des heures hebdomadaires. Le logiciel calcule exactement les heures hebdomadaires dans le rapport " Contrôle de la durée de travail". Une boîte de dialogue m informe : «Attention, les rapports des auxiliaires temps partiel payés à l heures peuvent contenir des incohérences». Que se passe-t-il? Il s agit d une information. Cette boîte de dialogue n apparaît que lorsque l on veut «apercevoir» ou «imprimer» le rapport «récapitulatif mensuel» des collaborateurs «auxiliaires temps partiel payés à l heures». Ces employés reçoivent mensuellement leur dû de vacances et jours fériés par le biais du paiement du salaire. Il n est donc pas nécessaire d établir un contrôle des vacances et jours fériés pour cette catégorie de collaborateurs. Si on a droit a des compensations de nuit (des heures sont effectuées dans la 1 ère ou dernière heure de nuit) il faut en tenir compte sur le rapport mensuel.

14 7. Update, nouveaux CD Les frais de remplacement pour un CD du programme GastroTime, perdu ou endommagé, sont de Fr Timbreuse Badgeuse Les importations des données de la timbreuse n'apparaissent pas sur GastroTime, pourtant le fichier XML se trouve sur la clé USB, pourquoi? Dans l onglet "Gestion du personnel", assurez-vous que chaque collaborateur soit associé à un ID pointeuse correspondant précisément au badge attribué. J ai attribué un ID pointeuse à chacun de mes collaborateurs, mais les données de la timbreuse n apparaissent pas! L ID pointeuse doit être saisi dans un format à 8 chiffres. Si par exemple, le badge attribué au collaborateur est le no 1756, vous devrez, dans l onglet "Gestion du personnel", saisir le chiffre Que faire si dans la boîte de dialogue «Menu configuration», s affiche «Système erreur 21 - Système bloqué»? Il se peut qu il y ait trop de données sur la timbreuse. Effectuez une copie des données sur une clé USB (sans les effacer sur la timbreuse), puis importez-les dans GastroTime. Renommez ou effacez le fichier XML se trouvant sur la clé USB et poursuivez comme suit : copier les données de la timbreuse sur la clé USB, puis presser «OUI» dans «effacer les données oui non?». Si le problème persiste, contacter un conseiller GastroTime.