Absence avec ou sans maintien de salaire

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1 Sommaire HISTORIQUE DU DOCUMENT... 2 LA SUSPENSION DU CONTRAT DE TRAVAIL... 3 LA METHODE DU TAUX HORAIRE REEL... 3 LA METHODE DU TAUX HORAIRE MOYEN... 3 LA METHODE DES JOURS OUVRES... 4 LA METHODE DES JOURS OUVRABLES... 4 LA METHODE DES JOURS CALENDAIRES... 4 LE MAINTIEN DE LA REMUNERATION... 5 LE MAINTIEN LEGAL... 5 LE MAINTIEN CONVENTIONNEL... 6 SUR LE BULLETIN DE PAIE... 7 AUTRES CONSEQUENCES D UNE ABSENCE MALADIE... 7 DANS L APPLICATION PAIE... 8 VALORISATION DES ABSENCES... 8 CHOIX DES RUBRIQUES SUR LE BULLETIN... 9 DECOMPOSITION DES ABSENCES EN PRESENCE D HEURES DE BASE ET D HEURES STRUCTURELLES /11

2 Historique du document Date Commentaires et précisions N Page 07/04/2011 Création - 23/11/2011 Ajout des numéros de versions compatibles avec cette fiche 2 10/05/2012 Précision en cas d absence sur le mois complet (neutralisation du plafond) 7 09/01/2013 Décomposition des absences en présence d heures de base et d heures structurelles 10 Remarque : Les renseignements et manipulations décrits dans cette notice sont actifs à compter des versions suivantes : Version application paie Base modèle Merci de vérifier si la version que vous utilisez est bien en concordance avec cette fiche. 2/11

3 La suspension du contrat de travail L'absence du salarié entraîne la suspension du contrat de travail. Le salarié n'accomplissant plus son travail, l'employeur se trouve, sauf cas particuliers (congés payés, maladie, etc.), déchargé de son obligation de verser le salaire. L'employeur doit opérer sur le salaire une retenue exactement proportionnelle à la durée de l'absence. Remarque : L'employeur qui ne respecte pas la proportionnalité de la retenue liée à l'absence peut, le cas échéant, se voir reprocher la pratique de sanctions pécuniaires prohibées à l encontre de son salarié. Entre les différentes méthodes existantes (voir ci-après), seule la méthode de l'horaire réel de travail a été validée par les juges (cass. soc. 11 février 1982, n , BC V n 90). C'est cette méthode qui doit tout particulièrement être utilisée en cas d'absence non rémunérée ou indemnisée (ex. : grève, mise à pied disciplinaire, entrée ou sortie en cours de mois). En principe, la méthode de retenue utilisée ne peut pas être moins favorable que celle préconisée par la jurisprudence. La retenue pour absence non rémunérée doit figurer sur le bulletin de salaire, et faire l'objet d'une ligne à part. La méthode du taux horaire réel Elle consiste à faire le rapport entre la rémunération mensuelle et le nombre d'heures effectives de travail pour le mois considéré, sans tenir compte du nombre d'heures mensualisées, et à multiplier par ce rapport le nombre d'heures d'absence. Exemples : Un salarié mensualisé est payé par mois pour 35 heures de travail hebdomadaires, réparties sur 5 jours à raison de 8 heures par jour du lundi au jeudi et 3 heures le vendredi. Les jours fériés légaux sont habituellement chômés dans l'entreprise et le salarié est supposé remplir les conditions requises pour bénéficier du ces jours-là. 1) En mai 2010, le salarié est absent les jeudi 6 (huit heures) et vendredi 7 mai (trois heures), soit un total de 11 heures. Le mois de mai comprenant 148 heures réelles payées comme du travail (y inclus les jours fériés chômés), la retenue sur le salaire du mois de mai est de : (2 500 X 11 h)/148 h = 185,81. 2) En juin 2010, le salarié est absent les mercredi 2 (huit heures), jeudi 3 (huit heures), vendredi 4 (trois heures) et lundi 7 (huit heures), soit un total de : (3 X 8) + 3 = 27 heures. Le mois de juin comporte en réalité 156 heures de travail réelles ou assimilées. La retenue sur salaire est donc de : (2 500 X 27 h)/156 h = 432,69. 3) Compte tenu de l'horaire réel de chaque mois, chaque heure d'absence du mois de mai équivaut à une retenue de /148 h = 16,89 et chaque heure d'absence du mois de juin vaut /156 h = 16,03. Tableau des retenues selon la méthode horaire base 35 heures (1) Nombre de jours Nombre d'heures Retenue jour Retenue heure h 1/20 1/ h 1/21 1/ h 1/22 1/ h 1/23 1/161 (1) Durée du travail hebdomadaire de 35 heures répartie sur 5 jours, à raison de 7 heures par jour. La méthode du taux horaire moyen Cette méthode repose sur la fiction d'un horaire mensuel moyen constant (pour la formule, voir tableau ci-après). Ainsi, un salarié travaillant 35 heures hebdomadaires sera supposé avoir un horaire mensuel moyen de 151,67 heures : chaque heure d'absence entraînera la déduction de 1/151,67 du salaire mensuel brut. 3/11

4 C'est la méthode la plus proche de la notion de mensualisation. Elle permet également de décompter des absences inférieures à la journée et de prendre en compte la répartition des horaires sur chaque journée travaillée. Elle connaît également ses limites. Par exemple, pour un mois qui compte plus de 151,67 heures réelles, une absence non rémunérée pour 151,67 heures ramènerait le brut à zéro alors que le salarié aurait quand même travaillé. La méthode des jours ouvrés Elle s'apparente à la méthode horaire, mais sur une base journalière ne permettant pas de calculer avec précision le montant de la retenue en cas d'absence inférieure à une journée. En jours ouvrés réels La retenue se calcule en multipliant le salaire mensuel brut du salarié par le nombre de jours ouvrés d'absence, puis en divisant le tout par le nombre réel de jours ouvrés du mois considéré (en incluant les jours fériés chômés et payés comme des jours travaillés). En jours ouvrés moyens Cette méthode repose sur la fiction d'un horaire mensuel réparti chaque mois sur 22 jours ouvrés (ou 21,67) lorsque l'horaire hebdomadaire est réparti sur 5 jours. Chaque journée d'absence entraîne donc la réduction de 1/22 (ou de 1/21,67) du salaire mensuel brut. Cette méthode a l'avantage d'être alignée sur le décompte des congés payés pour les entreprises qui les calculent en jours ouvrés. Lorsque l'horaire est réparti sur 6 jours, l'absence doit, dans ce cas, être décomptée au regard d'une moyenne de 26 jours ouvrés par mois. La méthode des jours ouvrables En jours ouvrables réels La retenue se calcule en multipliant le salaire mensuel brut du salarié par le nombre de jours ouvrables d'absence, puis en divisant le tout par le nombre réel de jours ouvrables du mois considéré (en incluant les jours fériés chômés et payés comme des jours travaillés). En jours ouvrables moyens Cette méthode repose sur la fiction de mois constants de 26 jours ouvrables. Chaque journée d'absence entraîne la déduction de 1/26 du salaire. Ce système a pour principal avantage d'être calqué sur les règles de calcul des droits à congés payés (décompte en jours ouvrables). La méthode des jours calendaires En jours calendaires réels La retenue se calcule en multipliant le salaire mensuel brut du salarié par le nombre de jours calendaires d'absence, puis en divisant le tout par le nombre réel de jours calendaires du mois considéré (en incluant les jours fériés chômés et payés comme des jours travaillés). En jours calendaires moyens L'horaire mensuel est supposé réparti chaque mois sur 30 jours calendaires. Chaque jour d'absence entraîne la déduction de 1/30 du salaire. Remarque : ces modalités correspondent aux règles légales de calcul des indemnités journalières de sécurité sociale. 4/11

5 Le maintien de la rémunération Certaines absences entraînent pour l'employeur l'obligation de procéder à un maintien ou à un complément de salaire. Cette obligation est édictée par les textes légaux, la loi sur la mensualisation, les conventions ou accords d'entreprise. Il s'agit essentiellement, d'une part, de certains congés ne donnant pas lieu à retenue sur salaire (congés pour événements familiaux sous certaines conditions, etc.) et, d'autre part, des absences liées à l'état de santé du salarié (maladie, maternité, accident du travail, etc.). Le code du travail (c. trav. art. L et D à D ) prévoit que le salarié perçoit 90 % ou 2/3 de son salaire brut. Attention : certaines conventions collectives prévoient un plus favorable, allant parfois jusqu'à 100 %. Dans de nombreux cas, il s'agit du net, afin que le salarié ne perçoive pas plus lorsqu'il est en maladie que lorsqu'il travaille, neutralisant ainsi l'avantage représenté par l'exonération de cotisations de sécurité sociale des IJSS. Le maintien légal Tout salarié victime d'un accident du travail ou d'une maladie (professionnelle ou non professionnelle) est assuré de percevoir une indemnisation légale, versée par l'employeur, qui complète les indemnités journalières de la sécurité sociale, à condition (c. trav. art. L ) : - que l'arrêt de travail soit pris en charge par la sécurité sociale (le refus de prise en charge par la sécurité sociale autorise donc l'employeur à ne pas verser d'indemnités complémentaires) ; - d'être soigné en France ou dans l'un des États membres de l'union européenne (UE) ou de l'espace économique européen (EEE) ; - de faire constater médicalement son incapacité de travail et d'envoyer le certificat médical à l'employeur sous 48 heures ; - de justifier d'une condition d'ancienneté minimale de 1 an au premier jour de l arrêt de travail ; - le cas échéant, de subir une contre-visite médicale. Remarque : Cette indemnisation légale ne s'applique pas en cas d'arrêt de travail lié à un congé de maternité. Il n'y a aucun délai de carence en cas d'accident du travail ou de maladie professionnelle. L'employeur est immédiatement tenu de verser les indemnités complémentaires aux indemnités journalières de sécurité sociale d'accident du travail. En revanche, si l'arrêt de travail est lié à une maladie non professionnelle ou s'il est consécutif à un accident de trajet, un délai de carence de 7 jours calendaires est applicable (c. trav. art. D ). L'indemnité complémentaire est calculée ainsi : - pendant les 30 premiers jours, 90 % de la rémunération brute qu'aurait perçue le salarié ; - pendant les 30 jours suivants, 2/3 de cette même rémunération. Ces durées d'indemnisation sont augmentées de 10 jours par période entière de 5 ans d'ancienneté en plus de la durée d'une année requise, sans que chacune d'elle puisse dépasser 90 jours (c. trav. art. D ). Le s'entend déduction faite : - des indemnités journalières de sécurité sociale, - et des éventuelles prestations versées par un organisme de prévoyance, pour la part correspondant au financement par l'employeur. Le niveau du prévue par la loi (90 % ou les 2/3) correspond à un pourcentage de salaire brut (c. trav. art. L ). Si l'employeur est subrogé dans les droits du salarié, il doit retraiter les indemnités journalières de sécurité sociale sans se préoccuper du salaire net à payer. 5/11

6 L'indemnisation complémentaire légale I. Conditions d'attribution de l'indemnisation légale depuis le 27 juin 2008 (1) avoir 1 ans d'ancienneté justifier médicalement sa maladie dans les 48 heures être pris en charge par la sécurité sociale être soigné en France ou dans un État membre de l'ue ou de l'eee II. Délai de carence (maladie non professionnelle et accident de trajet) depuis le 20 juillet 2008 (2) 7 jours III. Durée et taux d'indemnisation depuis le 27 juin 2008 (1) De 1 à 5 ans d'ancienneté inclus De 6 à 10 ans d'ancienneté inclus De 11 à 15 ans d'ancienneté inclus De 16 à 20 ans d'ancienneté inclus De 21 à 25 ans d'ancienneté inclus De 26 à 30 ans d'ancienneté inclus À partir de 31 ans d'ancienneté 30 premiers jours : 90 % de la RB* 30 j. suivants : 66,66 % de la RB* 40 premiers jours : 90 % de la RB* 40 j. suivants : 66,66 % de la RB* 50 premiers jours : 90 % de la RB* 50 j. suivants : 66,66 % de la RB* 60 premiers jours : 90 % de la RB* 60 j. suivants : 66,66 % de la RB* 70 premiers jours : 90 % de la RB* 70 j. suivants : 66,66 % de la RB* 80 premiers jours : 90 % de la RB* 80 j. suivants : 66,66 % de la RB* 90 premiers jours : 90 % de la RB* 90 j. suivants : 66,66 % de la RB* * RB : rémunération brute. (1) Entrée en vigueur de la loi de modernisation du marché du travail (loi du 25 juin 2008, JO du 26). (2) Ce délai de carence est applicable pour les arrêts de travail liés à un accident de trajet ou une maladie non professionnelle (il ne joue pas en cas d'accident du travail ou de maladie professionnelle). La réduction du délai de carence n'a pas été prévue dans la loi sur la modernisation du marché du travail mais dans un décret (décret du 18 juillet 2008, JO du 19). Le nouveau délai de carence s'applique donc à compter du 20 juillet Le maintien conventionnel Les conventions collectives de branche ou les accords collectifs d'entreprise peuvent prévoir des règles plus favorables en matière d'indemnisation complémentaire, tant du point de vue de l'ancienneté requise que de la durée et du niveau du maintien de salaire. L'employeur doit donc vérifier l'existence et le contenu des clauses conventionnelles qui lui sont applicables en cas de maladie et d'accident du travail. Si la plupart des conventions collectives de branche prévoient des dispositions relatives à l'indemnisation des accidents du travail ou de la maladie, certaines appliquent encore une condition d'ancienneté et/ou un délai de carence moins favorable que la loi nouvellement modifiée (juin 2008). Dans l'attente d'éventuelles modifications conventionnelles, l'employeur devra régler ce conflit de normes en appliquant la disposition la plus favorable pour le salarié. Les dispositions conventionnelles s'appliquent si elles sont plus favorables aux salariés que la loi. Cette comparaison peut poser quelques problèmes, par exemple lorsqu'une convention collective prévoit une indemnisation plus favorable au salarié sur certains points et moins favorable sur d'autres. La comparaison se fait en principe globalement, avantage par avantage (cass. soc. 17 janvier 1996, n , BC V n 15). Lorsque deux dispositions, légale et conventionnelle, entrent en concours, l'employeur doit appliquer la disposition la plus 6/11

7 favorable appréciée au regard de la situation particulière du salarié (cass. soc. 4 janvier 2000, n , BC V n 1). En effet, le salarié est toujours en droit de se prévaloir des dispositions légales plus favorables que celles de la convention collective. Les juges admettent donc que la comparaison entre un texte légal et une disposition conventionnelle puisse se faire au regard du cas particulier du salarié. Après avoir déterminé pour le salarié en cause la disposition globale la plus favorable (code du travail ou convention collective), l'employeur peut donc l'appliquer exclusivement, sans panacher les avantages des deux systèmes. C'est d'ailleurs en ce sens que l'administration s'était prononcée dans une note remontant à 1980 (note min. Travail du 1er septembre 1980). Dans certains cas, des régularisations pourront s'avérer nécessaires, notamment si, du fait de la prolongation d'un arrêt de travail, la convention collective s'avère au final plus favorable que la loi. La solution la moins sujette à contentieux, mais aussi la plus onéreuse, serait de comparer la situation du salarié malade sur chaque point et d'appliquer à chaque fois le point le plus favorable (délai de carence, niveau d'indemnisation, durée d'indemnisation, etc.). Même si certaines conventions collectives précisent qu'il s'agit d'un brut, la plupart d'entre elles prévoient un net, neutralisant ainsi l'avantage que représente pour le salarié l'exonération de cotisations sociales des indemnités journalières de sécurité sociale. Sous déduction des indemnités journalières de la Sécurité Sociale Si la convention collective prévoit simplement le «sous déduction des IJSS», ces termes signifient seulement que les IJSS sont prises en compte pour calculer le montant de l'indemnisation complémentaire, mais ne suffisent pas à faire de la prise en charge de l'arrêt de travail par la CPAM une condition de l'indemnisation complémentaire. Dès lors, l'employeur ne peut cesser de verser les indemnités complémentaires si la CPAM refuse de verser des IJSS à un salarié (cass. soc. 14 octobre 1998, n , BC V n 420). Sur le bulletin de paie L'employeur a l'obligation de faire figurer sur le bulletin de paye le motif de l'absence et le montant de la retenue correspondante. La mention des dates de l'absence n'est pas obligatoire, mais il peut être utile de les préciser. Si l'employeur verse un complément de salaire, il doit figurer sur le bulletin, déduction faite des IJSS brutes. Les IJSS nettes apparaissent sur le bulletin seulement en cas de subrogation. Autres conséquences d une absence maladie L'absence pour maladie a de nombreuses conséquences sur les différents éléments de rémunération, notamment : - neutralisation du plafond si l'arrêt pour maladie couvre toute la période de paye et qu'aucune rémunération ou indemnisation complémentaire aux IJSS n'est versée (Attention : cette neutralisation du plafond est automatique dans votre application paie dès lors que celle-ci détecte une absence non maintenue complète sur le mois (autant d heures d absence non maintenue que l horaire contractuel du salarié) et en l absence d indemnités journalières complémentaires versées par un organisme de prévoyance (IJSS exclues) précisées exclusivement dans les rubriques 2750 à 2760) ; - possibilité de diminution du droit à congés payés, sachant qu'il est, en revanche, interdit de déduire directement du droit à congés le nombre de jours de maladie ; - réduction des primes annuelles calculées sur le temps de travail effectif ; - non-paiement des jours fériés chômés pour lesquels une condition de présence est exigée ; - non-paiement des remboursements de frais professionnels ; - possibilité de perte d'une fraction de la prime d'intéressement ou de la participation aux résultats si la durée de présence au cours de l'exercice fait partie des critères de répartition. Par ailleurs, l'assiette AGIRC est alignée sur l'assiette des cotisations de sécurité sociale, sous réserve de l'intervention de la Garantie Minimale de Points (GMP) si la rémunération passe en dessous du salaire charnière. Ainsi, les cadres habituellement non concernés par la GMP peuvent s'y trouver soumis en cas d'arrêt maladie indemnisé par la sécurité sociale du fait que les IJSS ne sont pas soumises à cotisations sociales. 7/11

8 Dans l application paie Valorisation des absences Chemin d accès : Paie Paramètres Social onglet Général Les choix possibles sont les suivants : - Heures réelles du mois : le taux est calculé en divisant le salaire de base par le nombre réel d heures du mois qui sera renseigné dans le nombre de la rubrique 0050 ; - Taux horaire moyen : le taux horaire moyen est paramétrable grâce aux accumulateurs des rubriques. Ce taux est déterminé ainsi : o Cumul des montants salariaux des rubriques dont l accumulateur «Montant inclus dans taux horaire moyen» est coché, o Cumul des valeurs précisées dans la colonne «nombre» des rubriques dont l accumulateur «Nombre inclus dans taux horaire moyen» est coché ; o Division du premier cumul par le second. - taux horaire normal : il s agit du taux horaire de la rubrique de salaire de base (ce taux tient compte d un éventuel réajustement en cas de présence sur le bulletin). Dans l exemple ci-dessous, les absences sont valorisées au taux horaire moyen. 8/11

9 Choix des rubriques sur le bulletin L application paie retient 4 choix possibles : Absence en heures maintenue (exemple : rubrique 2400) L utilisateur renseigne le nombre d'heures d'absence dans la colonne "Nombre", le taux reprend le taux horaire moyen, le taux horaire normal ou les heures réelles du mois en fonction de la valorisation des absences paramétrée (voir ci-dessus). Le montant salarial affichera la valorisation de l absence. L insertion d une rubrique d absence en heures maintenue entraine systématiquement l ajout sur le bulletin de la rubrique de maintien qui lui est attachée. Cette dernière récupère en colonne «Base», le montant de la retenue pour absence. Elle affiche par défaut le taux de maintien à 100 % que l utilisateur peut modifier à loisir directement dans le bulletin (A noter que l utilisateur peut également décliner la rubrique de maintien au niveau du dossier si un accord ou une convention impose un taux de maintien différent). Le maintien correspond à la multiplication de la retenue due à l absence par le taux de maintien. Dans cet exemple ou le maintien est effectué à 100 %, les 10 heures d absence ont été saisies dans le nombre de la rubrique La rubrique 2410, liée à cette rubrique 2400, calcule un maintien à 100 %. Absence en heures non maintenue Même principe que ci-dessus sans la rubrique de maintien liée. Absence en jours maintenue L utilisateur renseigne le nombre de jours d'absence dans la colonne "Nombre". Le taux reprend le taux journalier moyen (pas le choix sur la valorisation des absences lorsque l absence est gérée en jours). La retenue est alors valorisée en multipliant le nombre de jours par ce taux. L insertion d une rubrique d absence en jours maintenue entraine systématiquement l ajout sur le bulletin de la rubrique de maintien qui lui est attachée. Cette dernière récupère en colonne «Base», le montant de la retenue pour absence. Elle affiche par défaut le taux de maintien à 100 % que l utilisateur peut modifier à loisir directement dans le bulletin (A noter que l utilisateur peut également décliner la rubrique de maintien au niveau du dossier si un accord ou une convention impose un taux de maintien différent). Le maintien correspond à la multiplication de la retenue due à l absence par le taux de maintien. Absence en jours non maintenue Même principe que ci-dessus sans la rubrique de maintien liée. 9/11

10 Décomposition des absences en présence d heures de base et d heures structurelles En cas de valorisation des absences sur les heures mensualisées, et en cas de présence d heures structurelles sur le bulletin, la solution retenue dans l application paie est un système à deux rubriques d absence (absence sur salaire de base et absence sur heures structurelles). Le principe est le suivant : renseigner manuellement le nombre d heures global d absence exceptionnellement dans la colonne "Base" de la rubrique d absence "classique" (absence sur salaire de base Rubrique 2291 en cas d absence non maintenue). L éclatement en nombre d heures d absence sur salaire de base et d absence sur heures structurelles se calculera automatiquement dans les colonnes «Nombre» des rubriques dédiées à cet effet (rubriques 2291 et 2331 en cas d absence non maintenue). De plus, il sera toujours possible de modifier manuellement le nombre d heures éclaté dans les deux rubriques d absence, dans cette colonne «Nombre», si le prorata calculé par défaut par l application ne correspond pas aux valeurs attendues. La rubrique d absence sur heures structurelles sera insérée sur le bulletin à l écran par la rubrique d absence sur salaire de base et comportera deux conditions à son affichage sur le bulletin : présence d heures structurelles sur le bulletin et paramétrage de la valorisation des absences (dans les préférences sociales) qui doit être différent des heures réelles. Exemple avec heures structurelles Code Rubrique Base Nombre Taux salarial Montant salarial 0100 Salaire de base Heures structurelles (majo. 125%) Absence non maintenue (salaire de base) Absence non maintenue (heures structurelles) Total du brut Le nombre d heures d absence global (ici 39.00) est directement saisi dans la colonne «Base» de la rubrique Détail du calcul du nombre d heures de la rubrique "Absence non maintenue (salaire de base)" (code 2291) : 39 x / ( ) = 35 heures - Détail du calcul du nombre d heures de la rubrique " Absence non maintenue (heures structurelles)" (code 2331) : 39 x / ( ) = 4 heures Rappel : ces nombres d heures peuvent être modifiés manuellement directement sur le bulletin à l écran. Exemple sans heures structurelles Code Rubrique Base Nombre Taux salarial Montant salarial 0100 Salaire de base Absence non maintenue (salaire de base) Total du brut Le nombre d heures d absence global est renseigné manuellement directement dans la colonne "Nombre" de la rubrique "Absence non maintenue (salaire de base)" (code 2291). 10/11

11 Un problème se pose pour certains calculs, dont notamment celui de la réduction Fillon, lorsque le taux horaire des absences est calculé sur la base des heures réelles du mois (nombre d heures variant d un mois à l autre en fonction du nombre de jours réellement travaillés dans le mois), et lorsque sur le bulletin, figurent des heures supplémentaires structurelles (Exemple : heures à 125 % rémunérées mensuellement). Dans ce cas, heures d absence de base et heures d absence structurelles peuvent figurer dans une même rubrique dont le taux horaire correspond à une moyenne calculée en fonction des heures réelles du mois. Exemple avec heures structurelles et valorisation des absences sur heures réelles du mois Code Rubrique Base Nombre Taux salarial Montant salarial 0050 Heures réelles du mois Salaire de base Heures structurelles (majo. 125%) Absence non maintenue (salaire de base) Total du brut Détail du calcul du taux salarial de la rubrique "Absence non maintenue (salaire de base)" (code 2291) : ( ) / 172 = 9.47 En cas de paramétrage de la valorisation des absences en heures réelles, il convient de renseigner le nombre d heures d absence global directement dans la colonne "Nombre". 11/11