PRÉSENTATION DE L ENTREPRISE

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1 PRÉSENTATION DE L ENTREPRISE Vous effectuez un stage en milieu professionnel au service secrétariat de l entreprise EPS17. Installée à La Rochelle dans le département de la Charente-Maritime, cette société est spécialisée dans la vente d articles de sport. L effectif salarié est de cinq personnes. IDENTIFICATION : PRINCIPAUX CLIENTS : Associations, Détaillants. STATUT JURIDIQUE : SARL au capital de euros. EXERCICE COMPTABLE : Il s étend du 1 er janvier au 31 décembre. ORGANISATION COMPTABLE : Les documents commerciaux sont précomptabilisés dans un bordereau puis saisis sur ordinateur. Les journaux utilisés sont les suivants : Factures fournisseurs Factures clients Avoirs fournisseurs Avoirs clients Reprise Banque nationale de crédit Banque postale Opérations diverses SITUATION GÉOGRAPHIQUE : BREST CHERBOURG RENNES NANTES LA ROCHELLE Adresse Code postal Ville SARL EPS17 27 rue Amelot La Rochelle Téléphone Télécopie Courriel eps17@tiscali.fr RCS La Rochelle, B SIRET NAF BORDEAUX 520 C N TVA FR Banque Nationale de Crédit Agence de La Rochelle 25 rue Gambetta RÉFÉRENCES BANCAIRES code code numéro clé Domiciliation banque guichet compte bancaire ROUEN LILLE LIMOGES PARIS ORLÉANS TOULOUSE LYON Identification internationale FR NANCY GRENOBLE MARSEILLE STRASBOURG

2 COMMERCE DE GROS EPS17 ENTREPRISE La vente pour entreprendre CHARTE GRAPHIQUE Cette charte graphique a pour objet d'harmoniser l'ensemble des documents (papier à lettres, cartes de correspondance, enveloppes, feuille de calcul...) réalisés par tous les services de l entreprise EPS17. Elle permet ainsi d'obtenir une identification rapide et une lisibilité fiable des documents chez nos partenaires. Cette charte oblige l'ensemble du personnel à adopter la même image : logo en haut à droite, identité de chaque salarié en bas à l'horizontale, en pied de page. Les zones d écriture sont fixées pour respecter l harmonie de la page et mettre en valeur le logo. Pour les textes, hors ceux de l'en-tête et pied de page, respectez les consignes suivantes : police des caractères : times new roman (éviter la police arial qui a tendance à entrer en conflit avec le logo), taille 12, style normal. Pour les feuilles de calcul (tableaux et graphiques), respectez les consignes suivantes : dans l'en-tête, au centre : nom du classeur, taille 14, graissé, dans le pied de page à gauche : identité (nom et prénom) du salarié ou du stagiaire, taille 8, graissé, dans le pied de page à droite : date du dossier, taille 10, en italique. Pour les feuilles de données (formulaires et états), respectez les consignes suivantes : dans l'en-tête, au centre : nom de la base de données, taille 14, graissé, dans le pied de page à gauche : identité (nom et prénom) du salarié ou du stagiaire, taille 8, graissé, dans le pied de page à droite : date du dossier, taille 10, en italique. Il est impératif de respecter la présente charte graphique pour l'ensemble des documents internes et externes. 22

3 2 JANVIER DOSSIER n COMPÉTENCES PROFESSIONNELLES Mettre en œuvre le poste de travail informatique X Éditer et gérer des fiches X Gérer le temps X Communiquer oralement avec les interlocuteurs internes et externes X X COCHEZ LES ACTIVITÉS RÉALISÉES ACTIVITÉS PROFESSIONNELLES 1 - Épreuve de pratique professionnelle* : Mettre en œuvre un gestionnaire de fiches. Jusqu à présent, les coordonnées des tiers (clts et frs) étaient répertoriées dans un cahier. Disposant désormais d un gestionnaire de fiches, je souhaite que le fichier CLIENTS soit informatisé. Effectuez le travail préparatoire à l exploitation des données en complétant les tableaux que je vous ai préparés. Sur poste informatique, veuillez : concevoir la structure de la feuille de données CLIENTS, saisir les données à l aide du formulaire, contrôler et corriger si nécessaire, réaliser les requêtes, créer des états, respecter la charte graphique et imprimer : le fichier CLIENTS, les requêtes mises en forme. 2 - Activités professionnelles sur dossier : Gérer le temps. MAJ agenda. Monique Saurat Ci-joint 4 lettres et 2 messages téléphoniques reçus ce matin. Mettez à jour mon agenda. Contactez M. DELAUNAY pour confirmer le jour et l heure du RV. Éric Parisot * Indiquez le nom du logiciel à mettre en œuvre. Complétez et/ou consultez les modes opératoires (dossier MODES). Entraînement EP1 EP2 Documents à analyser compléter 1A 2A 1C 2C 3C

4 TESTEZ VOS CONNAISSANCES Pour prendre rapidement les messages téléphoniques, la secrétaire utilise des abréviations. Exemple : av pour avenue. Consultez la fiche téléphonique n 1 et donnez la signification de : Sté : RV : Testez vos connaissances en reliant à l'aide d'une flèche, l'abréviation à sa signification. client clt cde > plus grand que commande < plus petit que différent qq quantité environ tél qté réf quelques facture tt référence fournisseur fact tout marchandises n/chq fr tjs téléphone notre chèque mses toujours NOTES PERSONNELLES 24

5 DOCUMENTS À ANALYSER DOSSIER n DOCUMENT 1A Adresse : 47 quai Valin ESPRIT KAYAK Code postal : Association Détaillant Conditions de livraison : Ville : La Rochelle Civilité : Madame Téléphone : Contact : Marielle Duron fin de mois Service : - Télécopie : RIB : BNP Paribas banque : guichet : Forme juridique : - n compte/clé : /52 Date 1 re commande : 21/11/2003 Adresse : 61 rue Gambetta SPORT CLUB Code postal : Association Détaillant Conditions de livraison : Ville : La Rochelle Civilité : Madame Téléphone : Contact : Danielle Lamarque fin de mois Service : - Télécopie : RIB : BNP Paribas banque : guichet : Forme juridique : - n compte/clé : /19 Date 1 re commande : 12/08/2003 Adresse : 11 rue du port CLUB DE NAVIGATION Code postal : Association Détaillant Conditions de livraison : Ville : Arcachon Téléphone : Civilité : Monsieur Contact : Paul Varas au comptant Service : - Télécopie : RIB : non communiqué Représentant : autre secteur banque : guichet : Forme juridique : - Région : autre secteur n compte/clé : Date 1 re commande : 11/10/2003 Adresse : 6 boulevard Joffre CAMPING CLUB Code postal : Association Détaillant Conditions de livraison : Ville : La Rochelle Civilité : Monsieur Téléphone : Contact : Yves Lambert fin de mois Service : - Télécopie : RIB : Société Générale banque : guichet : Forme juridique : - n compte/clé : /56 Date 1 re commande : 12/05/

6 DOCUMENT 1A suite Adresse : 45 rue du palais Code postal : Ville : La Rochelle Téléphone : Télécopie : Forme juridique : SA GALERIES DU SPORT Association Détaillant Civilité : Monsieur Contact : Jacques David Service : commercial Date 1 re commande : 12/05/2003 Conditions de livraison : fin de mois RIB : Crédit Agricole banque : guichet : n compte/clé : /32 Adresse : 56 rue du four Code postal : Ville : Niort Téléphone : Télécopie : Forme juridique : EURL Association DANY SPORT Détaillant Civilité : Madame Contact : Danielle Cordier Service : gérante Représentant : autre secteur Région : autre secteur Date 1 re commande : 12/08/2003 Conditions de livraison : 30 jours, le 30, par traite RIB : BNP Paribas banque : guichet : n compte/clé : /89 Adresse : 4 rue des lilas Code postal : Ville : Surgères Téléphone : Télécopie : Forme juridique : SARL SPORTS ET LOISIRS Association Détaillant Civilité : Monsieur Contact : Dominique Duval Service : chef des ventes Date 1 re commande : 11/10/2003 Conditions de livraison : au comptant RIB : non communiqué banque : guichet : n compte/clé : Adresse : 56 avenue Marillac Code postal : Ville : La Rochelle Téléphone : Télécopie : Forme juridique : SARL Association NEW STYLE Détaillant Civilité : Madame Contact : Claude Fichet Service : commercial Date 1 re commande : 02/12/2003 Conditions de livraison : fin de mois RIB : Société Générale banque : guichet : n compte/clé : /72 26

7 DOCUMENTS À ANALYSER DOSSIER n DOCUMENT 2A Tél : BNP Paribas La Rochelle n 4589G Objet : Visite d un VRP MAISON DELAUNAY Fondée en place Barentin La Rochelle, Le 2 janvier EPS17 27 rue Amelot Messieurs, Je viens de recevoir votre catalogue et vous en remercie. Je suis intéressé par quelques produits de la marque ÉVASION que vous commercialisez. Vous serait-il possible de me rendre visite mercredi 11 janvier à 14 heures ou vendredi 13 janvier à 15 heures? Dans l affirmative, veuillez me confirmer par téléphone le jour et l heure du rendez-vous. Veuillez agréer, Messieurs, mes salutations distinguées. Prévoir un entretien de 2 heures. Éric Parisot Agence clientèle : Champs de Mars 1 rue Marius Lacroix Nos références : 968D Objet : rendez-vous J. Delaunay La Rochelle, le 2 janvier EPS17 27 rue Amelot Messieurs, Suite à notre étude du 20 décembre dernier pour le passage de deux à quatre fils de votre ligne électrique souterraine, votre dossier se trouve en attente pour l exécution des travaux. Aussi, nous vous demandons de bien vouloir vous présenter le jeudi 12 janvier*, à l adresse mentionnée ci-dessus pour signer le devis et organiser avec notre équipe, le planigramme des travaux. Restant à votre service, nous vous prions d agréer, Messieurs, l expression de nos sentiments distingués. Prévoir au minimum 3 heures d entretien. Éric Parisot * Ouverture des bureaux : 10 h - 17 h EDF Delaunay SERVICES CHARENTE-MARITIME Le Chef d Agence d Exploitation P. Dupouy Dupouy

8 DOCUMENT 2A suite FICHE TÉLÉPHONIQUE N 1 DATE : SOCIÉTÉ : 2 janvier Évasion Message reçu : Roger Tabet de la Sté Évasion demande un RV d une durée de 2 heures, soit mardi prochain à 14 h, soit jeudi prochain à 10 h. Objet : démonstration des nouveaux produits avant ouverture du Salon International du Sport à Paris. FICHE TÉLÉPHONIQUE N 2 DATE : SOCIÉTÉ : 2 janvier Dany sport Message reçu : Danielle Cordier de Dany sport désire rencontrer Éric Parisot le + rapidement possible. Objet : renégociation des délais de paiement, durée de l entretien : 1 h à 1 h 30. BANQUE NATIONALE DE CRÉDIT 25 rue Gambetta Téléphone : La Rochelle, le 2 janvier, Monsieur, Votre demande de prêt est accordée. Veuillez passer à l agence (1) pour la signature du contrat (2). Sincères salutations. Votre conseiller financier. Guy Martin Martin (1) Ouverture de l agence : du mardi au samedi : 14 h - 18 h, (2) Durée de l entretien : 2 heures. AGENCE ROUSSEL Transactions immobilières Administration de biens Locations 5 rue Philippe Vincent Téléphone : Télécopie : Ouverture des bureaux mercredi et vendredi 14 heures - 18 heures URGENT Prévoir 30 mn d entretien. EPS17 27 rue Amelot Éric Parisot Monsieur, Suite à l agrandissement de votre magasin, nous vous demandons de bien vouloir passer rapidement à l agence afin de signer un avenant à votre contrat de location. Veuillez agréer, Monsieur, nos sincères salutations. P. Roussel Roussel Consultez nos affaires sur Internet 28

9 DOCUMENTS À COMPLÉTER DOSSIER n DOCUMENT 1C Base de données : CLIENTS NUMÉRO Table : CLIENTS Intitulé du champ Type de données Description RAISON SOCIALE Numéro d identification du client, clé primaire Raison sociale du client Adresse rue Code postal Ville Numéro de téléphone CATÉGORIE Texte Catégorie du client : association ou détaillant CIVILITÉ Texte Titre de civilité CONTACT Texte Nom et prénom de la personne à contacter chez le client Tableau d analyse de l extraction de données :1 re requête Liste comprenant la raison sociale classée en ordre alphabétique suivie de l adresse complète et du numéro de téléphone des clients situés dans la ville de La Rochelle (17000). Opérations Sélection Projection Table source Critère(s) de sélection Champ(s) projeté(s) Tableau d analyse de l extraction de données :2 e requête Requête résultat Clients rochelais Liste comprenant la catégorie suivie de la raison sociale classée en ordre alphabétique et de l adresse complète des clients situés dans le département de la Charente-Maritime (17). Opérations Sélection Projection Table source Critère(s) de sélection Champ(s) projeté(s) Requête résultat Clients situés dans le département de Charente-Maritime

10 DOCUMENT 2C AGENDA D ÉRIC PARISOT 2 e sem. LUNDI MARDI MERCREDI JEUDI VENDREDI JOURS JANVIER JANVIER JANVIER JANVIER JANVIER HORAIRES St Alix St Guillaume St Paulin Ste Tatiana Ste Yvette } Esprit kayak } } Galeries du sport Camping club New style } DOCUMENT 3C FICHE DE PRÉPARATION D APPEL TÉLÉPHONIQUE Raison sociale de l entreprise : Numéro de téléphone : Service à demander : Personne à contacter : Poste : OBJET DE L APPEL Points importants à préciser Document(s) susceptible(s) d être consulté(s) 30